陳鐵鋼：九段秘書-中華講師網

1、打造九段工作的團隊 -九段秘書 高級講師：陳鐵剛高級講師：陳鐵剛 找講師，就上中華講師網 中國最大的培訓講 師選聘平臺 課程內容 秘書工作的重要性 會議安排如何做到九段？ 如何做才是九段秘書？ 如何做才是九段助理？ 5W2H分析法 四象限時間管理法 自我工作評價演練 找講師，就上中華講師網 中國最大的培訓講 師選聘平臺 o 我忘記了！ o 我通知了！ o 我不知道！ o 我不會做！ o 我們總是很忙，可總是提供不了老板要的結果！ o 上級本想讓你分擔一些事情，誰知你有更多問題來問他， 最后上級變成了你的助理！ o 做了很多事情，卻沒有一個讓老板滿意 您是否有過類似的經歷？ 找講師，就上中華講師

2、網 中國最大的培訓講 師選聘平臺 一個優(yōu)秀的秘書需要具備： 有追求 負責任 重視細節(jié) 為什么做秘書比如何做好秘書更重要！ 找講師，就上中華講師網 中國最大的培訓講 師選聘平臺 但是， 一個優(yōu)秀的秘書最需要具備： 結果思維 提示： 做事之前，給自己30秒鐘的時間思考： 做這件事情，我需要的結果是什么？ 找講師，就上中華講師網 中國最大的培訓講 師選聘平臺 老總安排秘書通知銷售經理參加緊急 會議，秘書打電話挨個做了通知，但開會 時幾個重點區(qū)域的銷售經理沒有來，于是 問秘書，秘書說：我打電話通知他們了， 不知道為什么沒來？最后一查才知道，有 的銷售經理臨時出差了，有的把開會的 事情忘了 案例：開會

3、電話打完就可以了嗎？ 找講師，就上中華講師網 中國最大的培訓講 師選聘平臺 一段秘書的做法： 發(fā)通知首先會用電子郵件發(fā)個會議通知, 通知開會的相關人員之后再準備好相關會議 用品,并參加會議。 例：會議安排 找講師，就上中華講師網 中國最大的培訓講 師選聘平臺 二段秘書的做法： 抓落實發(fā)通知之后,再打一通電話給參加 會議的相關人等確認,確保每人被及時通知到。 找講師，就上中華講師網 中國最大的培訓講 師選聘平臺 三段秘書的做法： 重檢查發(fā)通知，落實到人后，第二天在會前30分 鐘提醒參會者，確定有沒有變動，對臨時有急事不能 參加會議的人，立即匯報給領導知悉缺席會議者的情 況，也給領導確定缺席者是否

4、必須參加會議留下時間。 找講師，就上中華講師網 中國最大的培訓講 師選聘平臺 四段秘書的做法： 勤準備發(fā)通知，落實到人，會前通知后，再測試 會議上使用的投影儀、電腦、麥克等工具是否工作 正常，并在會議室門上貼上小條：此會議室?guī)c到 幾點有會議。 找講師，就上中華講師網 中國最大的培訓講 師選聘平臺 五段秘書的做法： 細準備發(fā)通知，落實到人，會前通知，測試設備， 還先了解這個會議的主題和性質是什么？領導的議題 是什么？然后給參會者發(fā)去過去與這個議題相關的資 料，供他們參考。 找講師，就上中華講師網 中國最大的培訓講 師選聘平臺 六段秘書的做法： 做記錄發(fā)通知，落實到人，會前通知，測試 設備，了解

5、會議性質？提供相關會議資料，還 應該在會議過程中詳細做好會議記錄（在得到 允許的情況下，做一個錄音備份），整理好會 議記錄并把記錄發(fā)給相關人員。 找講師，就上中華講師網 中國最大的培訓講 師選聘平臺 七段秘書的做法： 定責任發(fā)通知，落實到人，會前通知，也測試了設備， 了解會議性質？提供相關會議資料，做好會議記錄，整理 好記錄并把記錄發(fā)給相關人員，將會議上確定的各項任務， 一對一地落實到相關責任人，然后經當事人確認后，形成 書面?zhèn)渫?，交給領導與當事人一人一份。 找講師，就上中華講師網 中國最大的培訓講 師選聘平臺 八段秘書的做法： 追結果發(fā)通知，落實到人，會前通知，也測試了設備， 了解會議性質

6、？提供相關資料，做好會議記錄，整理記錄、 下發(fā)記錄，確定任務，一對一落實，當事人確認后、形成 書面?zhèn)渫?，交給領導與當事人一人一份，并每天或每周 跟蹤各項任務的實際完成情況，并及時匯報領導。 找講師，就上中華講師網 中國最大的培訓講 師選聘平臺 九段秘書的做法： 做流程把上述過程做成標準化的“會議” 流程，讓任何一個沒有做過的秘書都可以根 據這個流程，把會議服務的結果做到九段， 形成不依賴于任何人的會議服務體系！ 找講師，就上中華講師網 中國最大的培訓講 師選聘平臺 要做到九段才算成功 1段2段3段4段5段6段7段8段9段 發(fā)通知 首先會用 電子郵件 發(fā)個會議 通知,通知 開會的相 關人員之

7、后再準備 好相關會 議用品,并 參加會議 抓落實 發(fā)通知之后, 再打一通電 話給參加會 議的相關人 等 確 認 , 確 保每人被及 時 通 知 到 重 檢 查 發(fā)通知，落 實到人后， 第二天在會 前30分鐘提 醒參會者， 確定有沒有 變動，對臨 時有急事不 能參加會議 的人，立即 匯報給領導 知悉缺席會 議者的情況， 也給領導確 定缺席者是 否必須參加 會議留下時 間 勤 準 備 發(fā)通知，落 實到人，會 前通知后， 再測試會議 上使用的投 影儀、電腦、 麥克等工具 是否工作正 常，并在會 議室門上貼 上小條：此 會議室明天 幾點到幾點 有會議 細 準 備 發(fā)通知，落實 到人，會前通 知，測試設

8、備， 還先了解這個 會議的主題和 性質是什么？ 領導的議題是 什么？然后給 參會者發(fā)去過 去與這個議題 相關的資料， 供 他 們 參 考 做 記 錄 發(fā)通知，落 實到人，會 前通知，測 試設備，了 解會議性質？ 提供相關會 議資料，還 應該在會議 過程中詳細 做好會議記 錄（在得到 允許的情況 下，做一個 錄音備份）， 整理好會議 記錄并把記 錄發(fā)給相關 人員 定 責 任 發(fā) 通 知 ， 落 實 到 人 ， 會 前 通 知 ， 也 測試了設備， 了 解 會 議 性 質 ？ 提 供 相 關會議資料， 做 好 會 議 記 錄 ， 整 理 好 記 錄 并 把 記 錄 發(fā) 給 相 關 人 員 ， 將

9、會 議 上 確 定 的 各 項 任 務 ， 一 對 一 地 落 實 到 相 關 責 任 人 ， 然 后 經 當 事 人 確 認 后 ， 形 成 書面?zhèn)渫洠?交 給 領 導 與 當 事 人 一 人 一份 追 結 果 發(fā)通知，落實 到人，會前通 知，也測試了 設備，了解會 議性質？提供 相關資料，做 好會議記錄， 整理記錄、下 發(fā)記錄，確定 任務，一對一 落實，當事人 確認后、形成 書面?zhèn)渫洠?交給領導與當 事人一人一份， 并每天或每周 跟蹤各項任務 的實際完成情 況，并及時匯 報領導 做 流 程 把上述過程做 成 標 準 化 的 “會議”流程， 讓任何一個秘 書都可以根據 這個流程，把 會議

10、服務的結 果做到九段， 形成不依賴于 任何能人的會 議服務體系,通 過建立一個培 養(yǎng)九段秘書的 機制來復制和 超 越 自 己 ! 結果意識強化 結果定義改變員工行為，基于客戶價值的結果定義是執(zhí)行的起點。 找講師，就上中華講師網 中國最大的培訓講 師選聘平臺 九段秘書之間的最大差別就在于： 結果思維 找講師，就上中華講師網 中國最大的培訓講 師選聘平臺 u “九段秘書“不僅僅是針對秘書這個職務，更重 要的是每個人做事情的思維習慣，而九段秘書的 邏輯是結果管理； u 如果每個人或者每個崗位都做好結果管理那么他 就是這個崗位的九段。 找講師，就上中華講師網 中國最大的培訓講 師選聘平臺 一段秘書的做

11、法： 遞資料幫領導端茶倒水、發(fā)通知、傳遞資料 等簡單的工作。 常規(guī)性的秘書 找講師，就上中華講師網 中國最大的培訓講 師選聘平臺 二段秘書的做法： 做提醒遞資料,把領導每周、每天的工作行程和時 間安排好，按照每周、每天行程的時間表提前提醒領 導，比較重要的事項提前一天提醒、特別重要的事項 提前一周提醒領導并且協(xié)助領導做好充分的準備。 找講師，就上中華講師網 中國最大的培訓講 師選聘平臺 三段秘書的做法： 審資料遞資料,排行程、做提醒，并且?guī)椭I 導審核資料，如何錯的或者不符合流程的就退 回去不往上交。 找講師，就上中華講師網 中國最大的培訓講 師選聘平臺 四段秘書的做法： 匯工作遞資料,排行程

12、、做提醒，審資料，并 且每周、每月和每季把領導直接下屬的工作結 果和計劃匯總起來及時提交領導。 找講師，就上中華講師網 中國最大的培訓講 師選聘平臺 五段秘書的做法： 做分析遞資料,排行程、做提醒，審資料， 匯下屬工作，幫助領導分析直接下屬本周或本 月的工作結果完成情況并給出自己的建議。 找講師，就上中華講師網 中國最大的培訓講 師選聘平臺 六段秘書的做法： 幫匯總遞資料,排行程、做提醒，審資料，匯下屬 工作，分析下屬工作結果、給出自己的建議，并且?guī)?助領導把自己本周、本月的工作結果匯總起來及下周、 下月的工作計劃做好初步的安排。 找講師，就上中華講師網 中國最大的培訓講 師選聘平臺 七段秘書

13、的做法： 追措施遞資料,排行程、做提醒，審資料，匯下屬 工作，分析下屬工作結果、給出自己的建議，匯總領 導的工作結果及工作計劃的初步安排，并且把領導修 改完成的工作計劃下發(fā)給下屬，重要事項還要求責任 人提交完成目標計劃的行動措施并及時提交給領導。 找講師，就上中華講師網 中國最大的培訓講 師選聘平臺 八段秘書的做法： 追結果遞資料,排行程、做提醒，審資料，匯下屬工 作，分析下屬工作結果、給出自己的建議，匯總領導 的工作結果、工作計劃的初步安排，下發(fā)領導的工作 計劃、追蹤措施、及時匯報，并且每天、每周、每月 根據行動措施中的關鍵節(jié)點追蹤階段性結果及時匯報 給領導。 找講師，就上中華講師網 中國最

14、大的培訓講 師選聘平臺 九段秘書的做法： 做流程把上述過程做成標準化的“秘書” 工作流程，讓任何一個沒有做過秘書的都可 以根據這個流程，把工作的結果做到九段。 找講師，就上中華講師網 中國最大的培訓講 師選聘平臺 秘書要做到九段才算成功 1段2段3段4段5段6段7段8段9段 遞資料 幫領導端 茶倒水、 發(fā)通知、 傳遞資料 等簡單的 工作 做提醒 遞資料,把 領導每周、 每天的工作 行程和時間 安排好，按 照每周、每 天行程的時 間表提前提 醒領導，比 較重要的事 項提前一天 提醒、特別 重要的事項 提前一周提 醒領導并且 協(xié)助領導做 好充分的準 備 審 資 料 遞資料,排行 程、做提醒， 并且

15、幫助領 導審核資料， 如何錯的或 者不合流程 的就返回去 不往上交 匯 工 作 遞 資 料 , 排 行程、做提 醒，審資料， 并且每周、 每月和每季 把領導直接 下屬的工作 結果和計劃 匯 總 起 來 做 分 析 遞資料,排行 程、做提醒， 審資料，匯下 屬工作，幫助 領導分析直接 下屬本周或本 月的工作結果 完成情況并給 出自己的建議 幫 匯 總 遞資料,排行 程、做提醒， 審資料，匯 下屬工作， 分析下屬工 作結果、給 出自己的建 議，并且?guī)?助領導把自 己本周、本 月的工作結 果匯總起來 及下周、下 月的工作計 劃做好初步 的安排 追 措 施 遞資料,做提 醒，審資料， 匯工作，分 析工

16、作結果、 給出建議， 匯總領導工 作結果及工 作計劃，并 下發(fā)領導修 改完成的工 作，重要事 項還要求責 任人提交完 成目標計劃 的行動措施 并及時提交 給領導 追 結 果 遞資料,排行 程、做提醒， 審 資 料 ， 匯 下 屬 工 作 ， 分 析 下 屬 工 作 結 果 、 給 出 自 己 的 建 議 ， 匯 總 工 作 結 果 、 工 作 計 劃 ， 下 發(fā) 領 導 的 工 作 計 劃 、 追 蹤 措 施 、 及 時 匯 報 ， 并 且 每 天 、 每 周 、 每 月 根 據 行 動 措 施 中 的 關 鍵 節(jié) 點 追 蹤 階 段 性 結 果 及 時 匯 報 給 領 導 做 流 程 把上述

17、過程做 成 標 準 化 的 “秘書”工作 流程，讓任何 一個沒有做過 的秘書都可以 根據這個流程， 把工作的結果 做 到 九 段 。 結果意識強化 結果定義改變員工行為，基于客戶價值的結果定義是執(zhí)行的起點。 找講師，就上中華講師網 中國最大的培訓講 師選聘平臺 九段助理 找講師，就上中華講師網 中國最大的培訓講 師選聘平臺 1. 每周、每月和每季把領導直接下屬的工作結果和計劃匯總起來； 2. 幫助領導分析直接下屬本周或本月的工作結果完成情況并給出自己的建議； 3. 幫助領導分析直接下屬的工作計劃是否支撐公司或部門的戰(zhàn)略，并給出自己的 建議； 4. 幫助領導把本周、本月的工作結果匯總起來并且分析

18、完成好的地方固化成流程， 不好的地方給出改進措施的方案； 5. 根據公司的整體戰(zhàn)略及領導自己的年度、季度、月度的戰(zhàn)略目標來分解領導自 己的季度、月度及每周的工作計劃并把做好的初步計劃按照要求的時間提交給 領導； 6. 根據領導修改完成的季度、月度及每周的工作計劃下發(fā)并且把目標計劃分解給 領導的直接下屬、通知到一對一的責任人；重要事項要求責任人提交完成目標 計劃的行動措施并及時提交給領導； 7. 每天、每周、每月根據行動措施中的關鍵節(jié)點追蹤階段性結果及時匯報給領導； 8. 把以上工作系統(tǒng)化流程化。 例：助理的工作計劃 找講師，就上中華講師網 中國最大的培訓講 師選聘平臺 一段助理的做法： 排行程

19、傳遞資料，把領導每周、每天的工作行程 和時間安排好，按照每周、每天行程的時間表提前提 醒領導，比較重要的事項提前一天提醒、特別重要的 事項提前一周提醒領導并且協(xié)助領導做好充分的準備。 找講師，就上中華講師網 中國最大的培訓講 師選聘平臺 二段助理的做法： 審資料傳遞資料、排行程、做提醒，并且?guī)?助領導審核資料，如有錯的和不符合流程的就 及時返回。 找講師，就上中華講師網 中國最大的培訓講 師選聘平臺 三段助理的做法： 匯工作排行程、做提醒，審資料，并且每周、 每月和每季把領導直接下屬的工作結果和計劃 匯總起來及時提交領導。 找講師，就上中華講師網 中國最大的培訓講 師選聘平臺 四段助理的做法：

20、 析結果排行程、做提醒，審資料，匯下屬工作， 幫助領導分析直接下屬本周或本月的工作結果完 成情況并給出自己的建議。 找講師，就上中華講師網 中國最大的培訓講 師選聘平臺 五段助理的做法： 幫匯總排行程、做提醒，審資料，匯下屬 工作，分析下屬工作結果、給出自己的建議， 幫助領導把自己本周、本月的工作結果匯總起 來并根據公司戰(zhàn)略把領導下周或下月的工作計 劃做好初步的安排。 找講師，就上中華講師網 中國最大的培訓講 師選聘平臺 六段助理的做法： 追措施排行程、做提醒，審資料，匯下屬工作，匯總 領導自己工的作結果及下周、下月的工作計劃并做好 初步的安排，并根據公司戰(zhàn)略和領導工作計劃來分析 直接下屬的周、月工作計劃是否支撐公司戰(zhàn)略和領導 的工作計劃，完成計劃的措施是否合理？如計劃和措 施不合理立即要求下屬在規(guī)定時間內再次提交計劃和 措施并及時提交領導。 找講師，就上中華講師網 中國最大的培訓講