辦公室管理課程作業(yè)評講(一)Word版

1、辦公室管理課程作業(yè)評講(一)辦公室管理課程是中央廣播電視大學(xué)為開放教育（專科）現(xiàn)代文員專業(yè)開設(shè)的必修課。本課程的平時作業(yè)共有4次，采用的是中央電大下發(fā)的辦公室管理形成性考核冊；為幫助同學(xué)們做好平時作業(yè)，現(xiàn)將平時作業(yè)中的主要作業(yè)題作一提示性的解答和評講，供同學(xué)們參考。以下綠色字體部分為問題的參考答案，其他為問題和對問題的分析與評講。請同學(xué)們在答題時加以注意。一、將辦公室實(shí)務(wù)工作的簡要內(nèi)容填入下列表格，內(nèi)容基本相同的填在一行中。本題主要考核本課程的第一章第2點(diǎn)的“辦公室實(shí)務(wù)的范圍和內(nèi)容”這一知識點(diǎn)。本題的參考答案如下：辦公室實(shí)務(wù)工作一覽表序號國內(nèi)一般性國外一般性國內(nèi)企業(yè)（含外企）1文書撰寫按上司的

2、口頭或書面指示完成信函。記錄上司指令及會談、會議內(nèi)容。2文書制作復(fù)印資料。打印文稿及表格。3文書處理在權(quán)限內(nèi)按自己的意思發(fā)出信函。信函和郵件的處理。4檔案管理檔案管理。5會議組織安排會議事務(wù)，并做會議記錄或綱要。記錄上司指令及會談、會議內(nèi)容。6調(diào)查研究協(xié)助上司準(zhǔn)備書面的財務(wù)報告、研究報告。7信息資料準(zhǔn)備好公司要公開的資料；替上司收集演講或報告的資料；整理并組織好粗略的資料。收集及整理各種信息。8信訪工作替上司接洽外界人士。例如記者、工會職員等。接待賓客和員工的來訪。9接待工作接待來訪賓客；替公司賓客訂飯店的房間、訂機(jī)位、發(fā)電報、打電話。10協(xié)調(diào)工作以電話往來維持和外界的良好公共關(guān)系。11督查工

3、作督導(dǎo)一般職員或速記員。12日程安排替上司定約會并做好記錄；為上司安排旅行或考察。13日常事務(wù)閱讀并分類信件；自動處理例行的事務(wù)；替上司保管私人的、財務(wù)的或其他的記錄。通訊事務(wù)、電話；照料上司身邊的瑣事。14辦公室管理辦公室環(huán)境的布置和整理；保管辦公室設(shè)備及用品。15其他臨時交辦的事項(xiàng)以速記記下上司交待的事項(xiàng)；執(zhí)行上司留在錄音機(jī)中的吩咐。執(zhí)行上司交辦事項(xiàng)。16替上司申報交納所得稅及辦理退稅。17外出辦事，如銀行、郵局等。18192021同學(xué)們在做本題時，要注意分析哪些是內(nèi)容基本相同的，要放在一起。大多數(shù)同學(xué)因?yàn)闆]有把內(nèi)容基本相同的放在一起而失分。在分析這個問題時，有些內(nèi)容似乎模棱兩可。比如：記

4、錄上司指令及會談、會議內(nèi)容一項(xiàng)，它既可以是文書撰寫的內(nèi)容，也可以是會議組織的內(nèi)容；這種情況，可以將兩欄都填上這一項(xiàng)。還有些內(nèi)容要分開來寫。比如：通訊事務(wù)、電話、信函和郵件處理一項(xiàng)，前兩項(xiàng)是日常事務(wù)的內(nèi)容，后兩項(xiàng)則是文書處理的內(nèi)容。本題需要同學(xué)們在掌握教材上的基本知識的基礎(chǔ)上，認(rèn)真理解和思考后作答；本題的得分率不高。二、辦公用易耗品主要包括哪些？本題主要考核本課程的第一章第5點(diǎn)的“辦公用品的種類”這一知識點(diǎn)。本題的參考答案如下：辦公用易耗品主要有：1信封、紙張；2軟盤、光盤等；3鉛筆；4圓珠筆；5簽字筆或鋼筆；6修正液或修正帶；7印盒；8各種小型機(jī)器，如訂書機(jī)（包括訂書針）、打孔機(jī)、裝訂機(jī)（包括

5、裝訂線）、日期號碼機(jī)、切紙機(jī)、計算機(jī)、拆信器、碎紙機(jī)等；9小刀；10日歷等；11其他，如標(biāo)簽紙、直尺、三角尺、透明膠帶、粘膠帶、繩帶、圖釘、橡皮筋、大頭針、紙夾等。同學(xué)們在回答本題時，要注意審題，本題的題干是“辦公用易耗品有哪些？”在回答時，只回答易耗品就可以了，要分清易耗品和非易耗品的界限。本題在書上有明確答案，得分率很高。只要認(rèn)真閱讀教材，就能答對。三、簡要闡述文員工作的三個步驟，相互關(guān)系如何？本題主要考核本課程的第二章第1點(diǎn)的“文員工作的步驟”這一知識點(diǎn)。本題可按以下思路作答：首先說明文員工作的步驟是什么？文員工作分為三個步驟：計劃、實(shí)施和檢查。1計劃的步驟，要充分了解即將開始的工作內(nèi)容

6、，并思考以什么方法進(jìn)行效率會最佳。2實(shí)施的步驟，要注意：同時檢查是否按照當(dāng)初所擬定的順序進(jìn)行；上司所指示的工作無論是哪一種，都要正確地實(shí)施；配合上司預(yù)期的期限。3檢查的步驟，要分析計劃和實(shí)績的差異，并把以前進(jìn)行過的工作或別人做過的工作和目前自己所從事相同性質(zhì)的工作加以比較分析。其次，說明三個步驟之間的關(guān)系。三者的關(guān)系為：先作計劃，付諸實(shí)施，然后檢查結(jié)果，圍繞“計劃實(shí)施檢查”這樣一個滾動的過程開展。三者相互聯(lián)系形成一個循環(huán)。文員首先要仔細(xì)制定計劃，然后根據(jù)這個計劃去實(shí)施，并嚴(yán)格檢查其結(jié)果，使得這個結(jié)果對下一次的計劃有所幫助和啟示。同學(xué)們在回答這道題時，需要注意本題一共有兩個問題。不僅要求你闡述三

7、個步驟是什么，而且還要說明三者之間的關(guān)系如何。本題雖然在書上有現(xiàn)成的答案，但是還是需要同學(xué)們進(jìn)行一定的歸納再答題。否則，會使得答案太冗長。本題得滿分的同學(xué)并不多。四、按照“優(yōu)先順序”處理工作原則，虛擬一份半天或一天工作（或家務(wù)）計劃書。本題主要考核本課程的第二章第1點(diǎn)的“文員處理工作的原則”這一知識點(diǎn)。在按照“優(yōu)先順序”制定計劃書時，要按以下三個步驟進(jìn)行：1將自己要做的事情分為：A.是否應(yīng)該做的事？B.是否做或不做都無所謂的事？C.是否不可以做的事？對于A要集中精力做，對于B和C可以從計劃中刪掉。2對于A類事情再進(jìn)行分類，分為：重要并且緊急的事（優(yōu)先做）；緊急但是并不重要的事（第二做）；重要但

8、是并不緊急的事（第三做）；雖有做的價值，但是既不重要也不緊急的事（可以請他人代勞）。3與上司形成默契，可以直接找上司商量、請示。本題的例子請同學(xué)們見教材第28頁。同學(xué)們可以參照教材上的例子，自己制定一份計劃書，不要抄襲。五、從下列文員工作方法中，任意選擇一種或兩種，談?wù)勀愕墓ぷ黧w會或?qū)Υ斯ぷ鞣椒ǖ恼J(rèn)識。1請示方法和報告方法；2計劃方法和總結(jié)方法；3受意方法；4傳達(dá)方法；5進(jìn)言方法；6變通方法和擋駕方法；7分工方法與合作方法。本題主要考核本課程的第二章第3點(diǎn)的“文員的工作方法”這一知識點(diǎn)。下面我舉一個例子，同學(xué)們按照這個思路作答即可：1首先簡要說明此種方法：受意就是文員接受和領(lǐng)會上司的意圖?？梢?/p>

9、分為直接受意（即領(lǐng)會上司在會議講話、文件批示、工作部署或與文員談話時，直接就某一問題或某項(xiàng)工作所發(fā)表的意見和想法等，易于文員判斷和領(lǐng)會）和間接受意（即上司在平時隨便交談的情況下，或與其他人員談話種就某一問題、某項(xiàng)工作發(fā)表的意見和看法等）。受意方法要注意：（1）善于領(lǐng)會上司意圖，不要曲解上司意圖；（2）備好記錄本，記錄下指示要點(diǎn)；（3）注意傾聽，用心判斷指示的用意；（4）必要時可以提問，直至明了意圖為止，但不要打斷談話；（5）如有不同意見，可以公開提出，但要言之成理，并要注意方式、態(tài)度；（6）接受指示后，要不失時機(jī)地貫徹實(shí)施。2結(jié)合實(shí)際談體會。我曾經(jīng)經(jīng)歷過一件事情，使我充分認(rèn)識到，在受意時，充分做好記錄的重要性。才開始工作時，我到一家房地產(chǎn)公司當(dāng)文員。有一天，總經(jīng)理把我叫到辦公室讓我寫一份公司的簡介，內(nèi)容要包括四個部分公司的歷史、公司的現(xiàn)狀、公司的硬件和軟件配備、公司取得的成績。當(dāng)時，我沒有經(jīng)驗(yàn)，沒有帶上記錄本，記錄下指示的要點(diǎn)；事后，又怕顯得自己沒有能力，而沒有去請示總經(jīng)理。只好憑自己大腦中的記憶寫，結(jié)果寫出來的簡介根本就不行。后來，我再次向總經(jīng)理詢問，并備好了記錄本做好了記錄，根據(jù)總經(jīng)理的授意，才寫出了各方滿意的公司簡介。從這個事情中，我體會到了在受意時，