ERP系統(tǒng)管理制度

1、ERP系統(tǒng)管理制度1 前言目的為保證ERP系統(tǒng)穩(wěn)定正常運行，規(guī)范系統(tǒng)的使用和維護，確保數(shù)據(jù)及時、準確、 規(guī)范、完整，達到資源有效共享，結合公司的實際，特制定本制度。范圍本制度對以下運行管理方面加以明確：（1）各部門（崗位）ERP職責及要求（ 2） 系統(tǒng)管理（ 3 ） 權限管理（ 4 ） 檢查與考核（ 5 ） 獎勵與處罰本標準適用于公司內部 ERP系統(tǒng)使用。生效時間本制度自正式發(fā)布之日起生效，各相關部門按本制度執(zhí)行。2各部門（崗位）ERP職責及要求ERP職責及要求崗位職責描述ERP管理員負責ERP系統(tǒng)的業(yè)務管理工作。公司ERP系統(tǒng)參數(shù)、單據(jù)性質及部分基礎數(shù)據(jù)的設置及維護。解決各部門在ERP業(yè)務操

2、作當中遇到的問題，協(xié)調各部門保證 ERP系統(tǒng)的正常運行， 跟蹤和監(jiān)督各部門系統(tǒng)操作是否是按照 ERP業(yè)務規(guī)則執(zhí)行。負責組織制定ERP穩(wěn)定運行所需要的相關制度、文件及工作標準，并監(jiān)督指導執(zhí)行。負責平衡、協(xié)調解決 ERP運行過程中出現(xiàn)的問題，并針對 ERP系統(tǒng)提出管理建議。 負 責各部門ERP權限設定、維護及管理。負責ERP系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫管理、后臺維護等。向主管領導匯報ERP運行情況，協(xié)助組織召開系統(tǒng)運行情況的總結、分析及問題討論 會議。如果出現(xiàn)異常數(shù)據(jù)由ERP系統(tǒng)管理員負責查找原因，并向領導匯報，如因不及時匯報 導致的后果由ERP系統(tǒng)管理員負責。如果出現(xiàn)因ERP管理員管理不妥當或不及時反饋導致的ER

3、P系統(tǒng)數(shù)據(jù)方面或管理方面的任何問題，ERP管理員應承擔責任。具體承擔范圍，由公司領導商議決定。網(wǎng)絡管理員 負責ERP系統(tǒng)硬件設備和軟件的安裝、維護。銷售部ERP職責及要求崗位 職責描述主管 安排并檢查本部門ERP工作。審批銷售相關單據(jù)。助理（內勤）銷售部ERP的整體管理工作。管理客戶信息。 客戶信息 業(yè)務員給客戶報價。根據(jù)銷售合同，錄入銷售訂單。客戶訂單 銷售接單后對原訂單物料或單價、交期或數(shù)量的變更。 客戶訂單變更單 根據(jù) 發(fā)貨計劃，且生產部已生產入庫，按客戶的要求發(fā)貨。客戶退貨：關聯(lián)原來銷售出庫單下推生成紅字銷售出庫單，并由倉庫審核后接收退 貨。 紅字銷售出庫單審核自動生成紅字銷售發(fā)票 ，

4、由財務審核。采購部ERP職責及要求崗位職責描述對應ERP工作及要求主管安排并檢查本部門ERP工作。審批采購相關單據(jù)。工藝與采購共同制定 BOM 損耗率。助理（內勤）采購部 ERP的整體管理工作。管理供應商信息。從供應商接受發(fā)票，整理發(fā)票交財務掛賬，為會計審核采購發(fā)票做準備。計劃員 根據(jù)客戶銷售訂單等編制生產或采購計劃。采購 /外協(xié)、生產計劃對各種研發(fā)類、新產品的物料進行詢價，經過領導確認定出價格。 詢價單 對批量生產 需要的各種物料進行比議價，經過領導確認定出價格。 核價單 對各種情況下產生的請 購單，對采購供應商、數(shù)量、單價、交期等信息進行維護，經主管審批完發(fā)放。 維護 采購申請信息， 從采

5、購申請單生成采購訂單 采購訂單管理及跟蹤執(zhí)行情況。采購業(yè)務員對下發(fā)的采購訂單進行跟蹤催貨，到貨送檢，及時取得送貨單，質檢單，確認入庫 單。采購變更對已經有入庫的采購訂單的采購合同變更時，對采購訂單也做相應的變更。采購退貨進貨單 已經進入庫房，在生產使用過程中發(fā)現(xiàn)不良，退貨的處理。 退貨單 （紅字外購 入庫單）錄入后，審核自動生成紅字采購發(fā)票 。委外加工計劃員制單委外訂單，采購委外負責人錄入委外單價，審核委外訂單，倉庫根據(jù)委外 訂單自動生成的投料單，進行審核，并根據(jù)委外訂單生成委外加工出庫單，錄入 委外 加工超定額領料，根據(jù)委外加工入庫單生成委外業(yè)務發(fā)票，并提醒財務審核。委外發(fā)票 有財務審核后錄

6、入預付款單、付款單。庫房ERP職責及要求崗位 職責描述對應ERP工作及要求主管安排并檢查本部門ERP工作。書面審批異常數(shù)量調整單、報廢領料單。庫管員料件倉庫間的調撥。調撥單 從庫房調撥到辦事處倉庫，由辦事處倉管審核入庫單后跟總部倉庫管理員確認。審核采購入庫單、銷售出庫單。審核廠內發(fā)退料單（外購入庫紅字）、委外退料單 （委外出庫紅字）。審核廠內委外出庫單、委外退料補料單、生產領料單、廠內生產退料料單。 審核工廠發(fā)貨的銷售出庫，其他出庫單等相關單據(jù)。質檢員檢驗完到貨的物料后，通知庫管員點數(shù)并入庫，審核入庫單。在生產過程中發(fā)現(xiàn)物料不良，車間將物料退回不合格品庫房， 由對應業(yè)務員錄入退貨 單，庫管員點

7、退貨數(shù)量，審核退貨單。生產成品后入庫后審核成品入庫單審核銷售退貨單 根據(jù)質檢工程師對客戶退給銷售的產品判定結果，點數(shù)入庫。 審核銷 售退貨單對公司需報廢的物料的賬務處理。 審核報廢退料單。研發(fā)部ERP職責及要求崗位 職責描述對應ERP工作及要求主管安排并檢查本部門ERP工作。 審核BOM相關單據(jù)。標準化 根據(jù)設計師新加材料的需求，本著公司優(yōu)化資源，方便生產、維修、采購的 方向，綜合平衡是否新增品號，如需，則可發(fā)布新物料，并保證數(shù)據(jù)庫物料編號、名 稱、規(guī)格等相關屬性的標準化。確保物料編碼相關屬性的規(guī)范新增錄入產品 BOM 清單。BOM 變更，有以下幾種情況：BOM 與生產實際不符、工藝路線從外購

8、改自制、工藝路線從自制改外購、材料定額增 加、材料定額減少。 BOM 變更 可由生產班組長 申請生產生產計劃內生產任務單的新增、下達、確認，已經下推生成的領料，生產計劃內領料的報廢退回補料單的新增。成品入庫，錄入成品入庫單。財務部ERP職責及要求應收模塊：財務業(yè)務人審核銷售發(fā)票 、 錄入預收款單、收款單。辦事處財務根據(jù)對應的客戶做收款，選擇對應好銷售發(fā)票進行新增收款單，并告知公 司財務審核。辦事處核銷未核銷的單據(jù)（收款、預收、收款退款、銷售發(fā)票）公司財務確認收款并審核對應收款單、預收單。應付模塊：審核采購發(fā)票、審核付款單、付款退款單、核銷未核銷的付款單相關單 據(jù)。（付款、預付、付款退款、采購發(fā)

9、票）ERP系統(tǒng)存貨核算業(yè)務模塊：及時進行核銷、核算、處理相關問題、月末結賬操作。總賬模塊：對財務憑證錄入準確、及時。每月統(tǒng)計計算相對應的財務報表，并上報領3. 系統(tǒng)管理用戶端不得私自修改 ERP軟件系統(tǒng)配置參數(shù)或相關計算機程序ERP管理員負責按照系統(tǒng)安全規(guī)定定期對ERP系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫和系統(tǒng)應用程序進行備份，并對系統(tǒng)和數(shù)據(jù)庫運行全過程進行監(jiān)控，保證系統(tǒng)安全運行和數(shù)據(jù)傳遞通暢。網(wǎng)絡管理員定期對ERP服務器及各終端設備進行防毒、殺毒處理。各用戶對自己錄入的單據(jù)負責，對需要用的基礎數(shù)據(jù)進行核實，如有問題及時通知ERP同時各相關部門指定專人對本部門的數(shù)據(jù)工作進行檢查。ERP系統(tǒng)用戶在休假或因公外出時，必須將

10、相關的工作內容授權給其他用戶負責完 成，并給相應人員申請臨時權限，不得延誤工作。做單必須要有依據(jù)，嚴禁在 ERP系統(tǒng)中隨意更改各種數(shù)據(jù)。對錄入超過半小時的單據(jù)，需要在不超過半個小時保存，以免單據(jù)丟失。為提高ERP系統(tǒng)資源利用率，用戶在完成操作后，應及時退出ERP避免其他用戶無法使用系統(tǒng)。 為提高系統(tǒng)運行效率，各部門必須密切配合，錄入單據(jù)人員、各級審核人 員應履行本崗位職責，單據(jù)錄入、審核在 1 個工作日內辦理完，特殊情況在 2 個工作 日內辦理完。各種單據(jù)審批流見附表。4. 權限管理ERP專員必須遵守保密制度，嚴禁把自己的密碼轉告他人；不得泄露其他用戶的密 碼，不得在ERP系統(tǒng)上操作超越自己權

11、限的信息；不得用不正當手段、方法對模塊進 行修改。公司需要數(shù)據(jù)修改時必須按規(guī)定程序執(zhí)行并及時對數(shù)據(jù)庫進行備份。各部門新增用戶權限、用戶權限的變更，應提出書面申請，經相關部門領導簽字確認 后，報ERP管理員進行設置。用戶必須更改個人初始密碼，不得把用戶名和密碼借給他人使用。5. 檢查與考核說明ERP系統(tǒng)運行檢查采用在系統(tǒng)上日常檢查和月度總結相結合的方式 根據(jù)ERP運行的實際情況，組織召開 ERP系統(tǒng)各部門運行檢查總結會，對一些文件進 行分析，并提出解決方案，以保障系統(tǒng)的正常運行。6. 獎勵與處罰.處罰條例提供數(shù)據(jù)不及時、一月內出現(xiàn)三次以上錯誤；錄入數(shù)據(jù)不及時、一月內出現(xiàn)三次以上 錯誤；對業(yè)務流程不熟悉并且又不及時反饋ERP管理員造成業(yè)務執(zhí)行延誤的；不按業(yè)務流程執(zhí)行，故意拖延不配合 , 系統(tǒng)業(yè)務單據(jù)不正常處理操作的；各級審核人員未認真 履行職