會計電算化質(zhì)量控制分析論文

1、會計電算化質(zhì)量控制分析論文 摘要：隨著計算機和信息技術(shù)的不斷發(fā)展，會計電算化在社會經(jīng)濟中的運用越來越廣泛，會計電算化的質(zhì)量控制問題也越來越引起人們的關(guān)注。為保證會計電算化的質(zhì)量，應(yīng)著重從初始化設(shè)置、工作分工控制、輸入控制與檢查、審核與監(jiān)督、安全控制等方面采取有效措施。 關(guān)鍵詞：會計電算化；質(zhì)量控制；會計核算 會計電算化是將繁瑣、單調(diào)、機械的會計核算工作交由計算機進行處理，提高會計核算的準確性、規(guī)范性和工作效率，減輕財會人員的勞動強度，使財會人員從繁重的手工勞動和繁瑣的核算事務(wù)中擺脫出來，更好地參與單位的經(jīng)營決策，加強財務(wù)管理，使財務(wù)管理工作電算化，將會計數(shù)據(jù)進行匯總、統(tǒng)計、分析，提供管理和決策

2、所必需的數(shù)據(jù)。會計電算化是會計工作從核算型向管理型轉(zhuǎn)變的必然趨勢，是現(xiàn)代會計工作的發(fā)展方向。 一、實行會計電算化應(yīng)加強質(zhì)量控制 會計信息是各單位各部門進行生產(chǎn)經(jīng)營決策的基礎(chǔ)依據(jù)，不準確或錯誤的會計信息會導(dǎo)致決策的偏差或錯誤，質(zhì)量控制是會計法規(guī)的要求。實行會計電算化后，會計資料是由電子計算機按規(guī)定的程序生成。為保證計算機生成的會計資料真實、完整、安全，加強對會計電算化工作的規(guī)范，會計法作出了兩方面規(guī)定：一是會計軟件必須符合國家統(tǒng)一會計制度的規(guī)定；二是用電子計算機生成的會計資料必須符合國家統(tǒng)一的會計制度的要求。盡管一個質(zhì)量可靠的會計軟件可以為生成真實、完整的會計資料提供前提條件，但由于技術(shù)上、設(shè)備

3、上、管理上及操作人員水平等方面的原因，生成的會計資料可能達不到要求，尤其在目前我國會計人員素質(zhì)參差不齊，對電子計算機方面的知識掌握不多的情況下，很容易因人為因素導(dǎo)致會計資料失真。另外，會計基礎(chǔ)工作規(guī)范、會計電算化管理辦法等相關(guān)法規(guī)也作了相應(yīng)的規(guī)定，更體現(xiàn)進行會計電算化全面質(zhì)量控制的重要性。 二、會計電算化的質(zhì)量控制要素 影響會計電算化工作質(zhì)量的因素很多。筆者認為，要保證會計電算化工作的質(zhì)量，應(yīng)著重從初始化設(shè)置、工作分工控制、輸入控制與檢查、審核與監(jiān)督、安全控制等五個方面入手，制定相應(yīng)的對策、措施。 （一）初始化與維護控制 初始化工作主要指為保證系統(tǒng)正常運行而進行的準備工作。如設(shè)置系統(tǒng)初始時間、

4、明細科目、口令、余額初始化及各種參數(shù)和文件的設(shè)置等。初始化工作是后續(xù)工作的基礎(chǔ)，因此會計軟件必須重視初始化工作的控制。維護工作主要指對系統(tǒng)數(shù)據(jù)的備份和恢復(fù)，它是保證系統(tǒng)安全正確運行的重要措施。 （二）工作分工控制 1.崗位劃分 會計電算化已由單機操作發(fā)展到網(wǎng)絡(luò)運行，由多人按不同分工共同操作完成。依據(jù)內(nèi)部控制制度的要求和會計電算化工作的特點，將會計電算化工作分為系統(tǒng)管理維護、操作錄入、出納、審核、檔案保管等。各項工作之間相互聯(lián)系、相互制約。 2.崗位權(quán)限與責任 各崗位被授予與工作內(nèi)容相應(yīng)的權(quán)限和職責。系統(tǒng)管理維護人員擁有較高權(quán)限，負責日常軟、硬件的管理維護，并為其他人員授權(quán)。各操作人員應(yīng)嚴格在授

5、權(quán)范圍內(nèi)工作，出納不得兼任錄入、記賬、審核、檔案保管等工作。審核人員對其他操作人員錄入的會計數(shù)據(jù)的準確性、合法性、合理性進行審核，但無權(quán)修改數(shù)據(jù)。為保證會計信息的準確、合理，操作錄入人員錄入數(shù)據(jù)后應(yīng)仔細核對，并經(jīng)審核人員審核簽章后方可輸出和記賬，審核人員發(fā)現(xiàn)差錯時應(yīng)及時通知操作錄入人員改正。未經(jīng)審核的會計數(shù)據(jù)不得輸出和記賬。 3.崗位勝任 為確保工作質(zhì)量，在工作分工時應(yīng)考慮將工作分派給那些接受過培訓(xùn)并有能力完成該項工作的人員，否則會對工作質(zhì)量帶來較大的負面影響。 （三）輸入控制與檢查 輸入控制是應(yīng)用控制與質(zhì)量控制的重點。輸入控制就是在保證原始數(shù)據(jù)真實、準確的前提下，采取措施保證會計數(shù)據(jù)在編碼、

6、填制記賬憑證及輸入過程中能及時發(fā)現(xiàn)可能出現(xiàn)的差錯并糾正。在電算化會計中，由于工具、載體、賬務(wù)處理、會計組織等發(fā)生了根本的變化，會計控制也由人工控制變?yōu)槿撕陀嬎銠C共同控制，使會計控制更為復(fù)雜，要求更加嚴密。但是操作簡單，控制功能也更加有效。電算化會計信息控制除計算機本身的一般控制外，主要是指會計信息的輸入、處理和輸出控制。輸入控制是指對數(shù)據(jù)采集和系統(tǒng)輸入的控制，由于目前數(shù)據(jù)的采集和輸入必須有人參與，而且數(shù)據(jù)輸入的正確與否直接影響到處理和輸出的結(jié)果，因而對電算化會計的輸入控制顯得尤為重要。為此，應(yīng)制定標準化憑證格式，建立科目參照文件，設(shè)立科目代碼校驗位，有條件的可進行二次輸入；每一位參與電算化會計

7、的人員都應(yīng)執(zhí)行合理授權(quán)控制，通過設(shè)置操作員口令和上機日志等控制手段，防止差錯和舞弊行為；還必須增設(shè)專人輸入檢查控制環(huán)節(jié)，未經(jīng)檢查，應(yīng)無法進入下一步會計處理。會計信息處理和輸出的控制，基本上是通過計算機程序自動進行的，主要取決于應(yīng)用程序的正確性和環(huán)境控制能力，系統(tǒng)設(shè)計應(yīng)具有識別信息失誤的能力。同時，要防止無關(guān)人員進入計算機程序操作。輸入控制要不斷加強操作人員的責任心和提高技術(shù)水平，因為計算機是由人來操作，目前的財務(wù)軟件能判別憑證輸入的借貸是否平衡，但不能檢查運用的會計科目正確與否，比如某項業(yè)務(wù)應(yīng)借記管理費用，貸記壞賬準備，操作人員誤輸入借記管理費用，貸記管理費用，財務(wù)會計電算化軟件就不能識別你輸

8、入錯誤，所以為了保證數(shù)據(jù)輸入與會計科目運用的正確性，還要采取如下控制方法：1）建立科目對照檢查；2）借、貸平衡檢查；3）邏輯性檢查；4）人工復(fù)核檢查。 （四）審核與監(jiān)督 會計電算化工作質(zhì)量要得到很好的控制，審核工作尤為重要。由于審核工作點多面廣，一切輸入、輸出的會計資料包括憑證、賬簿、報表、工資數(shù)據(jù)、固定資產(chǎn)資料等都需經(jīng)過審核，審核可在事前、事中、事后進行。為減少人為差錯，也可建立二級審核制度，審核人員完成日常審核，會計主管進行再審核。 （五）安全控制 為使會計信息系統(tǒng)安全有序地運行，應(yīng)做好以下安全控制：未經(jīng)授權(quán)不得上機操作；各臺計算機應(yīng)設(shè)置開機密碼和登錄密碼；各操作人員應(yīng)設(shè)置操作密碼，對他人

9、保密，并經(jīng)常更換；離崗時應(yīng)退出系統(tǒng)；禁止使用外來盤和安裝無關(guān)軟件；不得用處理數(shù)據(jù)的計算機上網(wǎng)，網(wǎng)絡(luò)是一個開放的環(huán)境，很難避免非法侵擾，在這個環(huán)境中一切信息在理論上都是可以被訪問到的，除非它們在物理上斷開連接。因此，網(wǎng)絡(luò)下的會計信息系統(tǒng)很有可能遭受非法訪問甚至黑客或病毒的侵擾。這種攻擊可能來自于系統(tǒng)外部，也可能來自系統(tǒng)內(nèi)部，而且一旦發(fā)生將造成巨大的損失。定期用正版軟件查毒、殺毒；每天關(guān)機前在兩臺計算機上進行數(shù)據(jù)備份，有條件的單位可購置光盤刻錄機進行光盤備份，以備系統(tǒng)遭受破壞時得到恢復(fù)；加強對計算機、ups等硬件的定期檢查，發(fā)現(xiàn)問題時及時修復(fù)，為會計信息系統(tǒng)創(chuàng)造一個安全的運行環(huán)境。 三、會計電算化

10、質(zhì)量控制的對策與措施 1）任何登記入帳的經(jīng)濟業(yè)務(wù)都必須填制記賬憑證，摘要區(qū)規(guī)范填入，在機上填制的記賬憑證編號應(yīng)當連續(xù)，編號出現(xiàn)間斷時，應(yīng)在斷號的第一張憑證上注明間斷的編號，并在打印輸出的該張憑證上注明斷號的原因并簽字蓋章。 2）記賬憑證必須經(jīng)過復(fù)核人員簽字后，才能根據(jù)其登記賬簿，復(fù)核人員必須在屏幕上直接對機器存儲的記賬進行復(fù)核簽字，同時要對打印輸出的記賬憑證或代用憑單進行簽字蓋章。同一張記賬憑證，制單和復(fù)核不能是同一人。記賬憑證在記賬以前必須打印輸出（記賬憑證清單），沒有打印輸出的記賬憑證不得登記入賬。 3）總賬及現(xiàn)金賬和銀行賬均可采用計算機打印輸出的活頁賬裝訂，出納人員根據(jù)審核人員審查并準許

11、報銷的憑證，收入或付出款項，出納人員可以不登記訂本式日記賬，如現(xiàn)金處理收支較多可根據(jù)需要自設(shè)輔助賬。每天必須將當日發(fā)生的現(xiàn)金收支數(shù)據(jù)輸入計算機并據(jù)以計算出庫存日報表，并在表上簽字蓋章。 4）單位根據(jù)機器使用和人員分工情況以及工作需要，確定每月的記賬期限，每月至少記賬一次，每月月末以前應(yīng)將當月所有收支及轉(zhuǎn)賬業(yè)務(wù)全部登記入賬。至少每月核對一次總賬，每季度核對一次明細賬。 5）必須將儲存在機器內(nèi)的賬簿數(shù)據(jù)打印輸出為書面賬簿，會計賬簿打印間隔時間不得超過一個月，平時可以只打印已滿頁的賬簿數(shù)據(jù)，但每年年末必須將全部賬簿數(shù)據(jù)打印。 四、會計電算化應(yīng)向更高層次發(fā)展 促使會計電算化向更高層次發(fā)展是建立企業(yè)管理

12、信息系統(tǒng)的前提。我國會計電算化的當務(wù)之急是加強會計電算化發(fā)展方向的引導(dǎo)，促進會計電算化從核算型向管理型過渡；重視會計電算化軟件開發(fā)和二次開發(fā)；引導(dǎo)會計電算化由單機向網(wǎng)絡(luò)化和客戶/服務(wù)器方向發(fā)展。目前，我國會計電算化還處于會計核算電算化的水平，或者說，現(xiàn)在僅僅實現(xiàn)了財務(wù)會計的電算化。而完整意義的會計電算化應(yīng)該是財務(wù)會計和管理會計的全面電算化，而且會計電算化不是簡單的財務(wù)會計電算化加管理會計電算化，而應(yīng)該是財務(wù)會計與管理會計結(jié)合后的電算化。我們不能因為目前管理會計在企業(yè)應(yīng)用還不普及或者有困難而停滯不前。管理會計在企業(yè)推廣困難的原因盡管很多，但重要原因之一是其規(guī)范性和可操作性不如財務(wù)會計，因此，管理會計軟件商品化、通用化比較困難，只能有針對性地開發(fā)研究。但是，管理會計電算化是以財務(wù)會計電算化為基礎(chǔ)的，因為它們的數(shù)據(jù)同源，財務(wù)會計電算化能為管理會計電算化提供所需的財會信息。因此，企業(yè)應(yīng)在