人事檔案在人力資源管理中的重要作用

1、人事檔案在人力資源管理中的重要作用 摘要人事檔案作為人才使用和管理的重要依據，而且在人力資源開發(fā)、預測及人力政策制定等方面都具有非常重要的作用。目前越來越多的企業(yè)開始認識到人事檔案工作的重要性，對人事檔案管理工作給予了充好重視，這對人力資源管理工作的順利開展奠定了良好的基礎。文中分析了人事檔案在人力資源管理中的作用，并進一步對提高人事檔案在人力資源管理中作用的策略進行了具體闡述。 關鍵詞人事檔案；人力資源管理；作用；特點；策略 人事檔案作為我國人事管理制度中的重要特色，其通過對個人身份、學歷、資歷等信息進行真實記錄，為個人工作關系調動、工齡計算等提供必要的參考依據，特別是在當前一些企事業(yè)單位中

2、，人事檔案更發(fā)揮著非常重要的作用。 一、人事檔案的特點 （一）全面性。人事檔案是對員工個人履歷、政治面貌、考評等相關信息進行真實的記錄，對員工的個人成長和思想發(fā)展等進行全面記錄，通過員人人事檔案，可能對一個員工有一個全面的了解。（二）現實性。人事檔案作為人事資源管理工作的重要依據，通過人事檔案，人事部門可以正確的使用人才，并制定與人才相適應的薪酬體系。（三）真實性。人事檔案最為重要的一點即是真實性，由于人事檔案整體內容上具有較好的真實性和完整性，所以可以為用人部門提供優(yōu)質的服務。（四）流動性。人事檔案管理工作需要與員工的人事管理工作具有統一性，由于當前員工流動性較大，所以在員工調動過程中，需要

3、進行人事檔案的調轉，使員工與人事檔案保持一致性。（五）機密性。人事檔案內容中包含著個人的的諸多信息，所以其具有機密性的特點，在任何情況下，任何人都不能對人事檔案材料進行私自泄露和保存。 二、人事檔案在人力資源管理中的作用 （一）為人力資源管理提供真實可靠的信息 企業(yè)在發(fā)展過程中，需要充分的挖掘每一名員工的潛力，做到人盡其才，使其在各自崗位上能夠發(fā)揮最大的效能。這就需要人力資源管理部門需要通過員工人事檔案對員工進行全面的了解，通過人員檔案內容中對員工的全部歷史和工作經歷的記錄，企業(yè)以此作為選人和用人的關鍵。通過人事檔案，人力資源管理部門可以全面的對員工的詳細情況進行了解，根據其各自所長來安排適當

4、的崗位，這對于更好的發(fā)揮人力資源的作用具有極為重要的意義。 （二）為人力資源管理提供重要的依據 在企業(yè)人力資源管理工作中，通過人事檔案可以為企業(yè)人力資源管理工作提供重要的依據。績效考核作為人力資源管理的重要環(huán)節(jié)，與員工的晉升、獎懲、培訓、薪金等都具有十分密切的關系。在績效考核工作中，由于需要大量的考核記錄作為依據，所以人力資源管理部門則需要利用人事檔案中的信息，來對員工的業(yè)績、素質和能力進行綜合評價，并做出科學、合理的決策。 （三）優(yōu)化人力資源的合理配置 人力資源配置是能通過將人與物有效的搭配，從而更好的發(fā)揮人潛力，提高工作效率。由于人力資源處于不斷的變化狀態(tài)下，人員具有較強的流動性，所以可以

5、通過人事檔案來實現人力資源信息的共享，對人力資源的需求進行科學預測，在促進人力資源合理流動的基礎上，也能夠對力資源配置進一步進行優(yōu)化。 三、提高人事檔案在人力資源管理中作用的策略 （一）充實人事檔案的內容 在人力資源管理工作中，人事檔案的信息和數據作為人力資源管理的重要依據。人力資源管理部門可以利用人事檔案來對人才成長規(guī)律和工作經歷等信息進行全面了解，加快對人才資源的開發(fā)，提高人力資源管理的科學水平。所以可以在傳統人事檔案內容基礎上進一步進行完善，將能夠反映個人個性化的一些信息和材料補充到人事檔案中來，這不僅能夠通過人事檔案更全員的對員工的個人信息進行了解，而且也會為人力資源管理工作提供有效的

6、助力。 （二）增強人事檔案的真實性 真實性是人事檔案最基本的特性。人事檔案管理工作應在原有基礎上進行清查、核對人員信息，剔除無效、虛假信息，擴展存檔范圍，將個人可公開信息分類儲備，建立企業(yè)人才數據庫。這些數據庫由專人動態(tài)管理，及時更新個人信息。對于企業(yè)較為重要的人員（如高管、專業(yè)技術人員）應更為詳盡地收集其個人信息。傳統的個人信息均為書面文字形式，信息內容較少，現代的人事檔案管理工作可以充分借用現代化多媒體手段，以音像資料記錄個人信息，這樣，可以擴展信息量，形成完備的信息管理體系和處理系統，提高整體使用水平。 （三）加強人事檔案的時效性 人事檔案應根據時代的變化及現實情況的需要，不斷把薪產生的

7、有關個人經歷的材料有選擇地及時地補充到人事檔案中去，增強人事檔案信息的肘效性。加強人事檔案的動態(tài)性管理，定期對原有的人事檔案進行審核鑒定，剔除無保存價值的內容，補充新的內容，使人事檔案的信息得到及時更新，方便人力資源管理部門了解和認識一個人的全部實際情況，包括歷史的和現在的。 （四）提高人事檔案現代化管理的水平 當今社會，信息化和網絡化已占據了主導地位，如何快捷方便地找到所需人才的信息，成為人力資源管理的關鍵問題。傳統人事檔案的紙質管理模式已遠遠不能滿足這種需求了。這就要求改革人事檔案的管理方式，大力推進人事檔案管理的現代化，大力引入現代科技手段，實現自動化、網絡化和文檔一體化，變被動接收檔案

8、資料為開發(fā)檔案的潛在價值，主動提供服務。變由紙質管理為信息化管理，企業(yè)可以將個人的檔案資料輸入計算機，形成數據化的檔案資料，并在企業(yè)內部局域網上建立平臺，形成資源共享。加快人事檔案信息在全國聯網的步伐，實現個人信息的聯網查詢，以此來消除由于時間和空間等問題帶來的障礙，做到人事檔案資源的社會共享，使人力資源管理部門足不出戶便能方便快捷的查詢到想要了解的個人的全部信息，不僅節(jié)省了時間，而且也提高了工作效率。 （五）提高檔案人員素質和全員檔案意識 人事檔案管理水平的高低與檔案管理人員自身的素質具有非常密切的關系，為了確保人事檔案管理工作的規(guī)范化，則需要努力提高檔案管理人員的綜合素質，做好檔案管理人員的業(yè)務技能培訓工作。同時檔案管理人員也需要加快自身知識結構的更新，努力學習現代化檔案管理知識和管理方法，將人事檔案的作用更好的體現出來。同時還要加強人事檔案相關政策及執(zhí)行情況的宣傳力度，努力提高全社會檔案意識，為檔案工作的發(fā)展打造一個良好的氛圍。 四、結束語 人事檔案是檔案管理工作中非常關鍵的環(huán)節(jié)，其對于發(fā)現人才、使用人才和管理人才具有非常重要的現實意義。近年來，隨著人事檔案管理機制的不斷創(chuàng)新，人事檔案在人力資源管理工作中的作用得以更好的體現出來，不僅為人才管理和使用提供優(yōu)質的服務，而且為促進社會經濟