探索職校檔案管理的現(xiàn)狀及對策

1、探索職校檔案管理的現(xiàn)狀及對策 一、中等職業(yè)學(xué)校檔案管理的現(xiàn)狀與面臨的問題 （一）檔案管理觀念匱乏 長期以來，在中等職業(yè)學(xué)校從領(lǐng)導(dǎo)到檔案管理人員一直都沒有重視檔案管理。所有人的觀念都是存放檔案，而不是管理檔案。把檔案管理當(dāng)作是一種不需要創(chuàng)新和歸類整理的一種簡單的保管工作。這樣不僅僅會使檔案管理效率低下，資料混亂、信息利用率低下。本身檔案管理的目的就是為了更好的進行檔案資料的查詢，能夠為以后的學(xué)校發(fā)展提供更好的條件，這樣的簡單保管不僅不能達到這個目的，反而浪費人力、物力，違背初衷。 （二）檔案管理人員素質(zhì)不高 由于第一條中所敘述的原因，即領(lǐng)導(dǎo)的不重視，這樣就導(dǎo)致了領(lǐng)導(dǎo)委任檔案管理人員時的隨意性。很

2、多中等職業(yè)學(xué)校的檔案管理工作人員并非專業(yè)出身，而且也沒有經(jīng)過必要的培訓(xùn)。這樣的工作人員根本不能有效的進行檔案管理，無法勝任工作，對檔案的分類整理、信息收集、保管利用等業(yè)務(wù)就更不能落到實處?？萍己扛叩臄?shù)字化檔案信息系統(tǒng)的開發(fā)就更加是難上加難了。 （三）檔案管理手段非現(xiàn)代化 一般學(xué)校的檔案管理手段還處于傳統(tǒng)階段，即手工操作的紙質(zhì)檔案為主的分散管理模式。這樣的手段不僅效率低下，查詢時候的速度低工作量大，而且在多個學(xué)校的檔案資料共享過程中，不能夠通過現(xiàn)代化技術(shù)進行數(shù)字化的改革。 （四）檔案管理制度貫徹不徹底 根據(jù)我國檔案法的要求，規(guī)范各類型的檔案管理。但是由于學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的不重視，檔案管理人員的素質(zhì)不夠

3、高，對檔案法中的要求不能貫徹到底，這就容易出現(xiàn)相關(guān)的檔案資料不能上交，或者根本就沒有上交的情況。職業(yè)學(xué)校單位也沒有根據(jù)自身的實際情況制定出合適自己的檔案管理制度，以便學(xué)校內(nèi)部的檔案管理工作落到實處，更有利于學(xué)校自身的發(fā)展。 （五）檔案資料不完整，設(shè)施落后 中等職業(yè)學(xué)校時常因為經(jīng)費的缺少，不能給予檔案資料管理相應(yīng)的基礎(chǔ)設(shè)施。沒有跟得上現(xiàn)在發(fā)展情況的檔案管理設(shè)備和相應(yīng)的空間就不能滿足檔案管理的要求。這樣就會造成檔案管理的缺失，資料的不完整和資料丟失的現(xiàn)象。 二、為解決上述問題應(yīng)該采取的相應(yīng)對策 為解決以上在中等職業(yè)學(xué)校檔案管理中所存在問題，首先在領(lǐng)導(dǎo)層面就要加強對檔案管理的認識，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的思想觀念

4、，這樣調(diào)整這個學(xué)校對于檔案管理的看法，組織制定一個檔案管理的工作小組，專門負責(zé)對檔案管理人員配備與工作的指導(dǎo)。思想上觀念的提高是基礎(chǔ)，有了這樣的基礎(chǔ)，在其他方面的改革就會變得積極主動了。其次是選擇專業(yè)的檔案管理人員進行學(xué)校檔案管理的工作。配備人員的素質(zhì)提高了，工作的效率也會相應(yīng)提高，業(yè)務(wù)熟練程度也同樣會相應(yīng)提升。同時學(xué)校還應(yīng)該定期對檔案管理人員進行檔案管理方法和業(yè)務(wù)能力的培訓(xùn)，只有參加過培訓(xùn)且合格的人才能在檔案管理崗位上進行工作。不合格的人員及時進行再培訓(xùn)或淘汰。以上都是對于人員上的建議，隨著現(xiàn)代科技的不斷進步，各類信息化程度的提高，網(wǎng)絡(luò)的普及，檔案管理也需要從傳統(tǒng)的一面轉(zhuǎn)化為現(xiàn)代化的管理。只有適應(yīng)現(xiàn)代化的管理才能夠有助于學(xué)校的發(fā)展與建設(shè)。將傳統(tǒng)的管理系統(tǒng)進行革新必不可少的就是要加大有關(guān)檔案管理的人力物力的投入，更新設(shè)備是不可或缺的。結(jié)合現(xiàn)代的信息技術(shù)，通過計算機進行檔案的分類管理。除了紙質(zhì)檔案的保管與管理，還可以建立電子檔案數(shù)據(jù)管理體系，有助于各個學(xué)校的資源共享與檔案查詢。 三、結(jié)語 中等職業(yè)學(xué)校的檔案管理是對于學(xué)校未來發(fā)展與提升的一個有效助力，所以加強學(xué)校檔案管理的思想觀念的、將檔案管理數(shù)字信息化與網(wǎng)絡(luò)化是學(xué)校檔案管理的一個改革方向。只有將摒棄以往效率低下的管理方法，改善成為高效的、數(shù)字信息化的檔案管理才能