文書檔案工作規(guī)范

1、文書檔案工作規(guī)范為了加強對上海文廣科技發(fā)展有限公司本部各部門立卷歸檔的管理，促進立卷歸檔工作的規(guī)范化、科學(xué)化，有效地為公司各項工作服務(wù)和為國家積累檔案史料，根據(jù)中華人民共和國檔案法、檔案工作業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范的有關(guān)規(guī)定，結(jié)合本公司實際情況，制定本規(guī)定。一、文件歸檔（一）歸檔范圍凡是反映本公司工作活動，具有查考利用價值且已辦理完畢的各種文件材料，均應(yīng)由各部門負(fù)責(zé)隨時收集、整理，按時立卷、歸檔，具體歸檔范圍按上海文廣科技發(fā)展有限公司文件材料歸檔和不歸檔范圍和其他檔案管理辦法的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。（二）歸檔要求立卷歸檔總的要求是：遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)別不同價值，便于保管和利用

2、。具體做到以下幾點：1、歸檔文件的分類組卷各部門歸檔文件可按“年度組織機構(gòu)”的特征分類組卷。重要問題、重要文件材料，可組專卷。同一文件的正文與附件、正式印件與定稿，請示與批復(fù)，轉(zhuǎn)發(fā)件與原件，應(yīng)合并組卷?？缒甓鹊奈募埵九c批復(fù)按復(fù)文年（沒有復(fù)文的按請示年）；計劃、規(guī)劃按文件內(nèi)容針對的第一年；總結(jié)按文件內(nèi)容針對的最后一年：會議材料按會議開幕時間；條例、規(guī)章、制度更按發(fā)布或批準(zhǔn)年。歸檔的文件材料種類、份數(shù)以及每份文件的頁數(shù)均應(yīng)齊全完整。非文字或非紙質(zhì)的特種載體歸檔材料（包括照片、領(lǐng)導(dǎo)題詞、音帶、像帶、光盤以及有關(guān)實物等）。必須說明記錄對象、形成時間，主要內(nèi)容等。2、卷內(nèi)文件的排列密不可分的文件材料

3、依次排列在一起，即批復(fù)在前，請示在后；正文在前，附件在后；印件在前，定稿在后；重要法規(guī)的歷次修改編依次排列在定稿之后。會議材料按會議通知、議程、報告、講話、決議、紀(jì)要、討論通過的文件、名單等次序排列。3、卷內(nèi)文件的整理和裝訂卷內(nèi)文件應(yīng)按順序排列，依次編寫頁號，應(yīng)統(tǒng)一在有文字的每頁材料正面的右上方、背面的左上方填寫頁號。聲像檔案和領(lǐng)導(dǎo)題詞等也應(yīng)在裝具或在其背面逐件標(biāo)號，并單獨存放。案卷必須按規(guī)定的格式逐件填寫卷內(nèi)文件目錄，對文件材料的題名不要隨意更改和簡化；沒有題名應(yīng)擬寫題名，有的雖有題名但無實質(zhì)內(nèi)容的也應(yīng)重新擬寫；沒有責(zé)任者、年、月、日的文件材料要考證清楚，填入有關(guān)項內(nèi)。聲像材料應(yīng)用文字標(biāo)出攝

4、像或錄音的對象、時間、地點、主要內(nèi)容和責(zé)任者。有關(guān)卷內(nèi)文件材料的情況說明，應(yīng)逐項填寫在備考表內(nèi)，若無情況可說明，也應(yīng)將立卷人、檢查人的姓名和時間填上以示負(fù)責(zé)。備考表應(yīng)置卷尾。案卷題名要簡明，確切地反映文件內(nèi)容，一般包括責(zé)任者，內(nèi)容和名稱三要素。裝訂線的位置不得少于1厘米，如邊沿過窄，紙張?zhí)?，?yīng)加邊并用a4紙托裱。卷內(nèi)文件紙張過大的，要在不超過裝訂線的篇幅內(nèi)逐張折疊齊邊。字跡已擴散或用鉛筆、圓珠筆、紅墨水書寫或簽發(fā)的文件，應(yīng)全部復(fù)制后與原件一并立卷。卷內(nèi)文件要去掉金屬裝訂物，案卷用三孔一線的方法裝訂；（三）歸檔移交1、各部門于每年6月底前將上一年的歸檔材料整理、裝訂后移交公司檔案室，辦理移交手

5、續(xù)。2、部門自行保管的歸檔材料，由保管人編制目錄（一式兩份），保管部門和辦公室各存一份。二、檔案保管公司辦公室對已接收的檔案應(yīng)采取有效的保管措施。（一）公司辦公室接收的文書檔案按文檔一體化要求組卷以后，分三個流水號編號排列，即永久、長期、短期，案卷編目后，豎放在檔案柜式密集架上，妥善保管。（二）聲像檔案應(yīng)在干燥處設(shè)專柜存放，錄音帶、錄像帶應(yīng)每年十月下旬倒帶一次。（三）對上架的檔案，應(yīng)繪制案卷存放示意圖，以便迅速取放檔案。（四）檔案庫房應(yīng)配備“八防”設(shè)施，保持清潔和適宜的溫濕度（溫度1424攝氏度、相對濕度4565）。（五）檔案管理人員要熟練掌握計算機信息檔案管理系統(tǒng)，不斷提高科學(xué)管理水平和服務(wù)

6、效率。（六）檔案的收進、移出、保管、利用、銷毀等情況，要及時、準(zhǔn)確地記錄和統(tǒng)計，按規(guī)定時間和要求向市檔案局或集團檔案室報送統(tǒng)計表。三、檔案借閱（一）公司員工利用檔案應(yīng)按規(guī)定填寫檔案借閱登記表，所借檔案必須在規(guī)定時間內(nèi)歸還，逾期如需續(xù)借必須辦理相應(yīng)手續(xù)。（二）外單位人員需查閱公司檔案材料時，應(yīng)持介紹信，寫明查閱人身份、調(diào)閱目的、范圍，在檔案借閱登記表上逐項登記后，一律在檔案室查閱。（三）涉及“絕密”、“機密”、“秘密”及一些重要內(nèi)容的檔案，需經(jīng)辦公室領(lǐng)導(dǎo)或公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（四）案卷利用完畢立即歸還，不準(zhǔn)拆卷、抽頁，不準(zhǔn)任意涂改、批注、勾劃，不準(zhǔn)轉(zhuǎn)借，保持案卷安全和整潔。違者按檔案法和檔案條例的

7、有關(guān)規(guī)定處理。（五）檔案人員必須認(rèn)真貫徹執(zhí)行檔案借閱制度與保密制度，確保檔案安全。五、檔案鑒定、銷毀（一）根據(jù)國家檔案部門規(guī)定，歸檔文件保存期限分為永久、長期和短期三種。1、凡反映公司主要職能活動和基本歷史面貌、今后工作中需要長遠利用的文件，作永久保存。2、凡反映公司一般工作活動、在較長時間內(nèi)對集團有查考利用價值的文件，作長期保存。3、凡在較短時間內(nèi)對公司有查考利用價值的文件，作短期保存。永久和長期保存的檔案在公司保存20年左右，連同案卷目錄和有關(guān)檢索工具、參考資料，一并向市檔案館移交。（二）短期檔案必須經(jīng)過鑒定才能銷毀，公司成立鑒定小組，由公司分管領(lǐng)導(dǎo)、辦公室主管人員、文書檔案管理員和有關(guān)部門的同志組成，對保管期進行逐卷逐頁鑒定。（三）對已到