分包采購控制程序

1、中國電力建設工程咨詢公司企業(yè)標準q/dz204005-2010分包采購控制程序2010-12-28發(fā)布 2011-02-28實施中國電力建設工程咨詢公司 發(fā)布目 次前 言1 范圍2 規(guī)范性引用文件3 職責4 管理內容和方法5 相關文件 6 記錄附錄a（規(guī)范性附錄）供方評價意見表附錄b（規(guī)范性附錄）供方評價結果推薦表附錄c（規(guī)范性附錄）供方采購過程評審、簽發(fā)記錄（一）附錄d（規(guī)范性附錄）供方采購過程評審、簽發(fā)記錄（二）附錄e（規(guī)范性附錄）項目分包（采購）付款申請表附錄f（規(guī)范性附錄）項目分包（采購）付款申請審批表附錄g（資料性附錄）設備、材料的分類前 言本標準是按照gb/t19001-2000-

2、iso9001：2000標準7.4條款、gb/t24001-2004-iso24001：2004標準4.4.6條款和gb/t28001-2001標準4.4.6條款的要求編制的文件，是中國電力建設工程咨詢公司（簡稱cpcec）管理手冊的支持性文件。本標準由公司標準化委員會提出。本標準由經(jīng)營計劃處歸口管理。本標準起草人：喻 勇本標準校核人：衛(wèi)利敏、高 虹本標準審核人：李 兵、李曉民、車洪林、李繼鋒、張秀春本標準批準人：沈 融q/dz204005-2010 修改狀態(tài)：1 頁碼：9/9分包采購控制程序1. 目的及范圍本程序規(guī)定了分包采購中對供方的評價、合格供方的確定、分包采購文件的編制，以及采購產品的

3、驗證方法、要求和職責權限，以確保cpcec所分包采購的供方及產品符合規(guī)定的分包采購要求。對工程所需設備、材料供貨商進行評價和選擇，規(guī)范采購招投標和審批程序，優(yōu)選合格滿意的供貨商，規(guī)范合同條款保證采購產品滿足規(guī)定要求。本程序適用于公司承擔的工程建設總承包項目的分包采購控制。2. 規(guī)范性引用文件q/dz201022-2010 管理手冊3. 組織方式及職責3.1對供方、設備、材料的采購招標工作由公司統(tǒng)一組織。招標開始前公司成立招標領導組及工作組，招標領導組由公司有關領導（可邀請業(yè)主單位領導參加）組成，負責統(tǒng)一領導招標工作。工作組成員由公司有關部門、項目部有關人員組成，負責完成領導組交辦的具體工作。評

4、標委員會由公司有關部門負責人、項目部負責人及專家組成，負責技術和商務的評標工作。3.2由監(jiān)察審計處負責人（可邀請業(yè)主單位人員參加）組成招標監(jiān)督組，負責招標工作和過程的監(jiān)督，負責處理招標中的違規(guī)、違紀、違法行為，保證招標的公開、公正、公平。3.3經(jīng)營計劃處負責組織執(zhí)行招標采購任務。負責分包采購工作的組織策劃；負責提出招標領導小組、工作小組、監(jiān)督組成員組成建議報分管副總經(jīng)理、總經(jīng)理批準；編制委托招標代理協(xié)議并經(jīng)領導小組批準后委托具有相應資質的招標代理機構；組織相關部門配合招標代理機構進行招標文件的編制；負責組織招標標底的測算并報領導小組審核批準；負責與招標機構的聯(lián)絡溝通、協(xié)調，共同選擇、確認評標專

5、家人選；負責招標過程的綜合事務性工作；負責驗證供方的資質和業(yè)績，根據(jù)招標結果負責與供方簽訂分包合同。3.4大型總承包項目，根據(jù)公司授權，項目經(jīng)理負責組織執(zhí)行招標采購任務。項目經(jīng)理的職責與上述經(jīng)營計劃處職責相同。3.5項目管理二處負責招標過程中工程管理和技術部分工作的組織、配合及文件編制；負責招標文件技術原則的擬定，負責組織招標技術條件書及相關技術文件的編制。設計咨詢處參加招標過程中工程技術的支持和配合工作 。財務處負責驗證供方的銀行資信、商業(yè)資信和財務狀況。3.6經(jīng)營計劃處組織，項目管理二處、設計咨詢處、財務處等部門共同參加對供方的評價、推薦可供選擇的合格供方。3.7各工程項目部負責采購設備、

6、材料的催交、驗證、檢查，負責對由供方采購設備的管理和控制；負責對分包方的技術、質量、進度、安全管理和協(xié)調。項目管理二處負責監(jiān)督和指導。4. 管理內容和方法4.1工程項目的施工、安裝、調試，一類、二類設備和材料，價格超過50萬元的其他設備和材料由公司統(tǒng)一組織采用公開招標方式進行。4.2有特殊要求、難以組織公開招標的單項工程、部分設計由經(jīng)營計劃處組織項目管理二處、設計咨詢處、項目部識別、判定后提出請示報公司領導同意可采用邀請招標方式進行。邀請參加的投標供方必須在三家及以上，其招標程序按公開招標程序和要求進行。4.3價格不超過50萬元的三類設備、材料及四類和五類設備、材料可由公司組織相關部門或授權委

7、托項目部以詢價議標方式采購。4.4設備、材料的分類詳(見附錄g)4.5分包采購的依據(jù)4.5.1工程建設總承包合同。4.5.2項目管理實施規(guī)劃和采購計劃。4.6對供方的評價和選擇4.6.1 對供方的評價供方必須具有與委托內容相適應的資質、能力和業(yè)績。經(jīng)營計劃處負責，項目管理二處、設計咨詢處和財務處參加共同對供方進行評價，并填寫“供方評價意見表（附錄a）”。在對供方進行評價時，需收集供方與評價條件有關的資料，作為“供方評價意見表（附錄a）”的附件。評價的主要內容：a) 供方的資質情況。b) 供方的技術力量和裝備情況。c) 供方的質量管理體系、環(huán)境管理體系和職業(yè)健康安全管理體系的建立與實施的有效性。

8、d) 供方完成的同類產品的業(yè)績和獲獎情況。e) 供方的銀行資信和商業(yè)信譽情況。f) 供方的近期財務狀況。g) 供方報價。h) 供方與我公司以前的合作情況及其表現(xiàn)。i) 若有需要應對供方進行現(xiàn)場評價，現(xiàn)場評價包括：-對供方正在完成的同類項目的作業(yè)現(xiàn)場，以驗證其過程控制能力、檢驗和試驗能力以及監(jiān)視、測量設備控制能力等。-對供方作業(yè)現(xiàn)場進行考察，以驗證其現(xiàn)場管理、設計控制、施工控制、采購控制、文件和資料控制和過程控制能力。4.6.2供方的選擇4.6.2.1選擇供方的原則a) 供方需具備經(jīng)工商管理部門核發(fā)的具有獨立承擔法律責任的法人資格。獨立完成被委托項目需要的相應資質。b) 供方的技術力量和裝備需具

9、有獨立完成被委托項目的能力。c) 供方的質量管理體系、環(huán)境管理體系和職業(yè)健康安全管理體系已完整建立，并予以有效實施，其認證證書應在有效期內。d) 供方需具有完成同類產品的業(yè)績，并考慮其獲獎因素。e) 供方的銀行資信和商業(yè)信譽情況良好，目前無受到起訴，沒有經(jīng)濟糾紛。f) 供方的近三年資產負債表、利潤表正常，有承接所委托項目的資金能力。g) 供方報價是否合理。h) 供方與我公司以前的合作情況及其表現(xiàn)良好。i) 對供方的現(xiàn)場評價，驗證其過程控制能力、檢驗和試驗能力以及監(jiān)視、測量設備控制能力、現(xiàn)場管理、設計控制、施工控制、采購控制、環(huán)境因素識別和評價、危險源辨識、風險評價和風險控制、文件和資料控制和過

10、程控制能力等能否符合所委托項目的要求。4.6.2.2 供方的選擇和推薦在對供方評價的基礎上，依據(jù)合同的要求，選擇并推薦合格供方，并填寫“供方評價結果推薦表（附錄b）”上報分管副總經(jīng)理審核，由總經(jīng)理批準。4.7招標、評標及公布招標結果在推薦合格供方的基礎上按國家相關招投標管理法律法規(guī)的規(guī)定以公開招標或邀請招標的方式確定供方。也可根據(jù)工程特殊情況對單項施工工程采用評議方式確定供方。對供方的招標過程根據(jù)工程項目具體情況可采取以下全部或部分程序。4.7.1開標和投標文件審閱a)召開開標會議，通過開標、驗證、唱標等一系列程序對投標文件進行開封、記錄、收取投標保證金等工作。b)開標后招標代理機構應立即組織

11、商務組和技術組按照評標辦法規(guī)定進行評標，并組織召開審閱會議，匯總審閱意見，提出澄清意見。4.7.2召開陳述會議和澄清會議a)招標代理機構組織有關專家、領導召開陳述會議聽取投標單位對投標書的說明、解釋和投標意愿承諾等。b)招標代理機構組織有關專家、領導聽取投標方對評標人員提出的問題進行答疑和澄清。4.7.3召開評標會議a)招標代理機構召開評標會議，匯總集中商務組、技術組等評標委員會人員的評標結果和意見，對投標方按評標辦法進行綜合評價并排序，其結果報招標領導小組。b)召開招標領導組會議，根據(jù)評標委員會意見和綜合評價及排序，招標領導組研究確定預中標供方和備選供方。4.7.4公布招標結果招標代理機構根

12、據(jù)招標領導小組的意見，公布招標結果，向預中標供方單位發(fā)出預中標通知書。4.8 分包合同評審及簽訂4.8.1分包合同評審由經(jīng)營計劃處依據(jù)招標書合同條件組織編寫工程建設分包合同，經(jīng)項目管理二處、設計咨詢處、財務處、公司領導共同評審并填寫“供方采購過程評審、簽發(fā)記錄（一）”（附錄c）。對于重大工程或涉外項目的分包合同還需公司法律顧問簽署意見，并填寫“供方采購過程評審、簽發(fā)記錄（二）”（附錄d）。4.8.2簽訂分包合同 由經(jīng)營計劃處根據(jù)“供方采購過程評審、簽發(fā)記錄”的意見對合同有關條款進行修改，并組織會簽后，牽頭組織項目管理二處、設計咨詢處、財務處與預中標供方進行合同談判，簽訂工程建設分包合同。分包合

13、同由公司法人代表簽發(fā)，或經(jīng)公司法人代表授權委托人簽發(fā)。4.8.3分包合同的記錄、發(fā)放、保管及歸檔分包合同的記錄、發(fā)放、保管及歸檔按合同管理辦法(q/dz202008-2010)執(zhí)行。4.8.4 收取分包商履約保證金分包合同簽訂后，經(jīng)營計劃處負責督促分包商按合同規(guī)定向財務處交納履約保證金，項目二處予以配合。保證金可以是現(xiàn)金、支票、信用證、銀行匯票，也可以是銀行保函。履約保證金交納后方可實施分包付費，分包商在合同履約期間如違約應按合同約定扣留保證金。4.9設備、材料的催交管理為保證工程工期，項目部采購部門負責組織人員對設備、材料的制造和供貨進度等情況到制造廠或供應商進行催交工作。4.9.1項目部采

14、購部門對指派人員布置催交工作任務，并提供合同副本。4.9.2催交人員制定催交工作計劃，由主管采購的項目副經(jīng)理批準。4.9.3催交人員到現(xiàn)場催交，視情況可長住也可分段催交，催交工作內容如下：4.9.3.1聽取供方開工準備情況，了解合同實施計劃及網(wǎng)絡計劃和交付進度計劃。了解圖紙設計進展情況，了解質量、環(huán)境、危險和風險控制措施，了解實際生產能力等。4.9.3.2催促供方及時提供設備安裝圖和相關技術文件，確保施工圖設計。4.9.3.3了解供方原材料采購進展情況，配套輔機和外部協(xié)作件的采購進展情況。4.9.3.4按確認的采購控制點，檢查設備各關鍵工序是否按生產計劃進行。4.9.3.5催交人員應向項目部匯

15、報催交工作情況，聽取領導意見，幫助供方解決實際問題。4.9.3.6催交工作應進行記錄并保持。4.9.3.7業(yè)主方要求時，可協(xié)同業(yè)主到制造現(xiàn)場考察。4.10采購產品搬運和防護采購產品從貨源地到交貨地點的搬運和防護應在合同中明確規(guī)定并監(jiān)督執(zhí)行。4.11采購產品驗證不論哪類采購產品，進貨后采購部門均應組織進貨驗證。4.11.1設備驗證及開箱驗證采購產品進入現(xiàn)場之后，組織卸車，當來不及驗證時應首先進行產品落地接收，然后組織驗證。主要設備、關鍵設備驗證及開箱驗證，采購部門應組織人員參加，并請施工方、制造廠、監(jiān)理，必要時請業(yè)主方到場驗證。開箱驗證產品，必要時驗證后應重新恢復包裝。當合同規(guī)定產品在供方貨源處

16、驗證時，應在合同文件中規(guī)定驗證安排和放行方式，并按設備監(jiān)造程序執(zhí)行。驗證過程應在各項復驗報告結果后結束，復驗報告及編號應填寫在驗證單上。設備驗證單（記錄）應作為入庫、記帳、發(fā)放資料的依據(jù)。4.11.2材料驗證材料驗證主要包裝建筑材料，安裝材料及小型機件，電氣產品等，批量產品按批次抽樣驗證，需進行復檢試驗的項目在出具復驗報告結果后視為驗證結束，復驗報告及編號應填寫在驗證單上。材料驗證應填寫材料驗證單，當合同有規(guī)定時，應請業(yè)主方參與驗證。4.11.3驗證標識通過驗證產品應進行標識，防止合格、不合格及待定產品混淆或錯發(fā)錯用。4.11.4不合格品處理通過驗證發(fā)現(xiàn)不合格設備或材料，應與供應商取得聯(lián)系，按

17、照合同規(guī)定處理。4.12 對施工供方材料設備采購的管理和控制總承包方對施工供方材料設備采購活動應根據(jù)工程承包合同規(guī)定為依據(jù)進行管理和控制，確保施工供方的采購產品質量和施工進度。對施工供方產品采購實行“三個制度一個會議”實施管理和控制。4.12.1審批制度由施工方采購的設備、材料等，必須先由采購方提出三個及以上的有資格的供貨方，由總承包項目部采購部門審核，項目經(jīng)理簽字確認，由采購方在經(jīng)確認的供貨方中選擇。4.12.2報告制度供方采購部門每月25日向總承包采購部門報告本月采購產品實施情況，包括產品名稱、規(guī)格型號、批次、數(shù)量、復檢報告材質單等，報告用報表形式進行報告。對于需要進行現(xiàn)場復檢產品必須進行

18、復檢，并在報表中填寫。4.12.3抽檢制度總承包采購部門每月對施工承包商采購或自行采購產品質量進行現(xiàn)場抽檢，必要時可組織質量安全部門、工程管理部門參加抽檢。抽檢重點關注采購進度、檢驗報告（尤其是水泥、鋼筋、砂石、砌筑材料等）復檢報告、產品材質單合格證等的檢查與核對，必要時應到實驗單位進行核實。抽檢應予記錄并保持，必要時應對施工供方提出要求進行糾正。對于試驗不實時報告項目經(jīng)理，并組織進行追查。4.12.4采購專業(yè)會議制度總承包采購部門每月底在主管領導參加下，組織召開現(xiàn)場各施工供方采購部門領導參加的專業(yè)會議，聽取施工供方意見，并進行協(xié)調；對施工供方采購產品存在的問題提出要求。布置下個月重點管理工作

19、任務。對重要問題及不易解決的問題應向項目經(jīng)理反映，求得解決辦法。必要時發(fā)會議紀要由各方執(zhí)行。4.13分包采購付款程序4.13.1 對于分包采購合同款的支付，項目部根據(jù)所簽訂合同的付款原則和公司在本項目的收款情況及完成的進度質量、安全等情況，以季度付款計劃為基礎，填寫項目“項目分包（采購）付款申請表（附錄e）” 經(jīng)項目管理二處審核。4.13.2 項目管理二處依據(jù)審核后的工程款申請單填寫“項目分包（采購）付款申請審批表（附錄f）”，由經(jīng)營計劃處、財務處會簽，報分管副總經(jīng)理/總經(jīng)理審批，董事長批準，送財務處。財務處依據(jù)批準后的付款單，具體辦理付款。5. 相關文件q/dz205022-2010 工程建

20、設總承包項目策劃控制程序q/dz205025-2010 工程建設總承包項目過程控制程序6. 記錄采購計劃及臺帳招投標文件采購合同及談判記錄和臺帳催交計劃檢試驗報告及臺帳驗證單及臺帳供方評價意見表 見附錄a供方評價結果推薦表 見附錄b供方采購過程評審、簽發(fā)記錄（一） 見附錄c供方采購過程評審、簽發(fā)記錄（二） 見附錄d項目分包（采購）付款申請表 見附錄e項目分包（采購）付款申請審批表 見附錄f設備、材料的分類 見附錄g本文件的知識產權為中國電力建設工程咨詢公司所有，任何單位或個人未經(jīng)許可不得復制和使用，違者將被追究法律責任！q/dz204005-2010 修改狀態(tài)：1 頁碼：1/1附錄a（規(guī)范性附

21、錄）供方評價意見表（204005a）編號： 工程項目名稱：供方名稱供方資質證書名稱及編號資質等級供方所承擔工作評價意見：評價小組成員姓名簽字姓名簽字記錄人評價日期q/dz204005-2010 修改狀態(tài)：1 頁碼：1/1附錄b（規(guī)范性附錄）供方評價結果推薦表（204005b）編號： 工程項目名稱：推薦的合格供方名稱參加評價的供方名稱主辦單位意見會簽單位意見經(jīng)辦人項目管理二處處長經(jīng)營計劃處長設計咨詢處長項目經(jīng)理財務處長分管副總經(jīng)理總經(jīng)理q/dz204005-2010 修改狀態(tài)：1 頁碼：1/1附錄c（規(guī)范性附錄）供方采購過程評審、簽發(fā)記錄（一）（204005c）編號： 工程項目名稱：合同名稱經(jīng)辦

22、單位項目經(jīng)理經(jīng)辦人合同主要說明評審會辦單位意見及修改/答復單位意見（可附頁）意見人簽字修改后/答復（可附頁）修改/答復人簽字意見人簽字經(jīng)營計劃處設計咨詢處項目管理二處財務處簽發(fā)人意見及修改/答復簽發(fā)意見（可附頁）意見人簽字修改后/答復（可附頁）修改/答復人簽字意見人簽字分管副總經(jīng)理總經(jīng)理q/dz204005-2010 修改狀態(tài)：1 頁碼：1/1附錄d（規(guī)范性附錄）供方采購過程評審、簽發(fā)記錄（二）（204005d）編號： 工程項目名稱：合同名稱經(jīng)辦單位項目經(jīng)理經(jīng)辦人合同主要說明法律顧問意見及修改/答復單位意見（可附頁）意見人簽字修改后/答復（可附頁）修改/答復人簽字意見人簽字法律顧問q/dz20

23、4005-2010 修改狀態(tài)：0 頁碼：1/1 附錄e（規(guī)范性附錄）項目分包（采購）付款申請表（204005e）編號： 合同名稱： 金額單位：人民幣元序號款項名稱本次應付金額付 款 情 況本次實付金額預付款水、電費稅金保留金其它合計合計本次實付金額合同總金額累計應付金額累計實付金額（含本次支付）付款說明：項目經(jīng)理：年 月 日計劃財務部經(jīng)理：年 月 日收款單位：開戶銀行：采購管理部經(jīng)理：年 月 日工程管理部經(jīng)理：年 月 日 賬號建議付款方式： 現(xiàn)金 轉支 電匯 匯票編號： 經(jīng)辦人： 制表時間： 附錄f（規(guī)范性附錄）項目分包（采購）付款申請審批表（204005f）編號： 金額單位：人民幣元序號合同

24、名稱付款批次款項名稱合同總額本次應付金額應扣款項本次實付累計應付金額（含本次付款）累計實付金額（含本次付款）預付款水電費稅金保留金其它合計本批次付款總額epc合同到款總額項目支出總額（分包款+管理費）董事長：年 月 日總經(jīng)理：年 月 日分管副總經(jīng)理：年 月 日總會計師：年 月 日財務處：年 月 日經(jīng)營計劃處：年 月 日項目管理二處：年 月 日 填表日期： 年 月 日審核： 校審： 制表：本文件的知識產權為中國電力建設工程咨詢公司所有，任何單位或個人未經(jīng)許可不得復制和使用，違者將被追究法律責任！q/dz204005-2010 修改狀態(tài)：1 頁碼：1/1附錄g（資料性附錄）設備、材料的分類（204005g）1 一類采購設備發(fā)、變電工程：主機和重要輔機、或以主機為主的成套設備。如汽輪發(fā)電機組及