庫(kù)管員基礎(chǔ)知識(shí)培訓(xùn)庫(kù)房管理工作的基本要求與技術(shù)方法

1、庫(kù)管員基礎(chǔ)知識(shí)培訓(xùn) 全文目錄一、目的二、單據(jù)的用途三、單據(jù)的使用及填寫要求四、物料卡的使用五、倉(cāng)庫(kù)存儲(chǔ)區(qū)域布置的要求六、帳簿的登記七、報(bào)表的編制八、記帳錯(cuò)誤的更正方法九、資料的保管及人員交接十、帳外物料的管理一、目的存貨管理的目的 存貨是企業(yè)的一項(xiàng)重要流動(dòng)資產(chǎn)，且在企業(yè)流動(dòng)資產(chǎn)中占有很大的比重。良好的存貨管理是企業(yè)有效的組織生產(chǎn)、銷售、降低產(chǎn)品成本、提高資金使用率的重要保障。 為了有效的反映和監(jiān)督存貨收發(fā)和保管情況，如實(shí)反映存貨的資金占用， 逐步提高存貨管理水平，加強(qiáng)倉(cāng)庫(kù)管理基礎(chǔ)工作的規(guī)范化，雖然各項(xiàng)規(guī)定是倉(cāng)庫(kù)保管員最常見的內(nèi)容，但也恰恰是最容易出現(xiàn)疏漏的環(huán)節(jié)，認(rèn)真學(xué)好、做好十分重要。 呆滯件

2、管理賬目管理實(shí)物管理賬實(shí)一致性存貨周轉(zhuǎn)率庫(kù)存資金庫(kù)存管理倉(cāng)庫(kù)管理的目標(biāo) :強(qiáng)化采購(gòu)管理，適當(dāng)庫(kù)存確保產(chǎn)品質(zhì)量，正確計(jì)劃用料合理處理呆廢物品，降低成本二、常用單據(jù)的用途1、供貨清單：是材料接收的依據(jù)以及銷售調(diào)撥的依據(jù)，包括供應(yīng)商聯(lián)、采購(gòu)聯(lián)、財(cái)務(wù)聯(lián)，質(zhì)保聯(lián)、倉(cāng)庫(kù)聯(lián)；采購(gòu)稽核聯(lián)2、不合格品退貨單：退貨使用，包括倉(cāng)庫(kù)聯(lián)、供應(yīng)商聯(lián)、采購(gòu)聯(lián)與門衛(wèi)聯(lián)3、合格品入庫(kù)單：用于自制件完工后入庫(kù)，包括倉(cāng)庫(kù)聯(lián)，財(cái)務(wù)聯(lián)，生產(chǎn)線留存聯(lián)，稽核聯(lián)4、合格品出庫(kù)單：各部門生產(chǎn)材料的領(lǐng)用、部門領(lǐng)料退回（紅色沖銷），包括倉(cāng)庫(kù)聯(lián)、財(cái)務(wù)聯(lián)、領(lǐng)料部門聯(lián)；稽核聯(lián)5、產(chǎn)品報(bào)廢單：用于記錄生產(chǎn)加工過程中，由于機(jī)器、人為原因造成的報(bào)廢，或其他原

3、因造成的由我公司承擔(dān)的廢品損失或者自制營(yíng)銷備件6、料廢通知單：用于記錄由于外協(xié)件本身問題導(dǎo)致的不能裝車的零件（含連帶件）或外購(gòu)營(yíng)銷備件7、委托加工出庫(kù)單：材料發(fā)送至外委廠家記帳單，包括財(cái)務(wù)聯(lián)，受托加工單位聯(lián)，生產(chǎn)管理部聯(lián)，發(fā)出倉(cāng)庫(kù)聯(lián)與門衛(wèi)聯(lián)三、單據(jù)的使用及填寫要求（1）所使用單據(jù)必須以存貨管理制度為依據(jù)，什么業(yè)務(wù)適用什么單據(jù)。禁止單據(jù)的混亂使用情況發(fā)生。（2）填寫單據(jù)的內(nèi)容必須與實(shí)際業(yè)務(wù)一致，包括零件、零件數(shù)量、領(lǐng)料部門、領(lǐng)料人等。禁止無(wú)實(shí)際業(yè)務(wù)發(fā)生私自開具單據(jù)的現(xiàn)象發(fā)生。（3）采購(gòu)員如將收料單（或入庫(kù)單）報(bào)銷聯(lián)丟失，倉(cāng)庫(kù)管理員不準(zhǔn)私自為其重新補(bǔ)開。（4）倉(cāng)庫(kù)對(duì)各種收、發(fā)及調(diào)撥物資等業(yè)務(wù)應(yīng)及時(shí)

4、開據(jù)單據(jù)，并規(guī)范填寫，內(nèi)容完整，手續(xù)齊全。(1)各單據(jù)一式多聯(lián)，必須用復(fù)寫紙、用藍(lán)色或黑色圓珠筆套寫，字跡要工整、清晰；(2)單據(jù)日期、用途、數(shù)量、記載要齊全、不得漏項(xiàng)； 物料名稱、物料編碼、規(guī)格型號(hào)和數(shù)字以及填寫的格式要規(guī)范，不得隨意簡(jiǎn)化和省略，不得隨意涂改、刮擦、添加、挖補(bǔ)。(3) 如果所領(lǐng)物料品種沒有填滿整張單據(jù)時(shí)，要在空白行處劃一道S線，或在第一行空白行處填寫“以下空白”字樣。(4)單據(jù)的實(shí)發(fā)數(shù)只能等于或小于申領(lǐng)數(shù)，不能大于申領(lǐng)數(shù)量。(5)單據(jù)必須按月連續(xù)編號(hào)，以便記帳、查找、核對(duì)，如果在本期內(nèi)發(fā)現(xiàn)漏號(hào)，必須用新開的單據(jù)補(bǔ)上此號(hào)，發(fā)現(xiàn)重號(hào)應(yīng)及時(shí)修正，如果單據(jù)已傳遞出去，無(wú)法修正，必須在

5、重號(hào)的單據(jù)上分別編上（1/2 2/2）加以區(qū)別：（如果單據(jù)已預(yù)先擬定好編號(hào)，在錯(cuò)寫作廢時(shí)，應(yīng)在此單據(jù)上標(biāo)明（作廢）字樣，妥善保管，不得撕毀。賬頁(yè)應(yīng)保持整潔、干凈字跡要清晰只要在物料名稱欄劃一道S線即可劃過S線后再出庫(kù)的材料應(yīng)當(dāng)另開一張單據(jù)在空白行外應(yīng)劃一條S線，正確的開單四、物料卡的使用物料卡的作用:(1)物料卡起著賬目與實(shí)際物料的橋梁作用。(2)每用一種物料使用一張卡，做到料上有賬，賬上有料，非常直觀，一目了然。(3)倉(cāng)庫(kù)應(yīng)于收、發(fā)料的同時(shí)完成對(duì)應(yīng)物料物資卡的收、發(fā)、結(jié)存登記工作，可以做到隨時(shí)盤點(diǎn)隨時(shí)對(duì)帳。(4)方便追溯物料信息:如可以通過對(duì)以前月份的發(fā)貨數(shù)量的查詢，來(lái)判斷何時(shí)訂貨?訂多少貨

6、?(5)方便與系統(tǒng)賬目的查詢核對(duì)工作。五、倉(cāng)庫(kù)存儲(chǔ)區(qū)域布置的要求 1、符合作業(yè)流程2、減少搬運(yùn)距離：如使用頻率較高，周轉(zhuǎn)速度較快的物品 ，應(yīng)放在倉(cāng)庫(kù)進(jìn)出口較近的位置3、減少無(wú)效工作4、合理利用空間：要按照重低輕高、大低小高的原則擺放5、安排配套設(shè)施6、注重倉(cāng)庫(kù)安全 六、帳簿的登記1、帳簿的格式: 帳簿是由封面、扉頁(yè)、帳頁(yè)三部分構(gòu)成 根據(jù)物資管理要求，材料帳頁(yè)的格式為三欄式，即收入、發(fā)出、結(jié)余三欄。倉(cāng)庫(kù)管理員在啟用賬簿時(shí)，應(yīng)在帳簿封面上寫明賬簿名稱，并在賬簿扉頁(yè)上填寫“帳簿啟用和經(jīng)管人員一覽表”，在更換記帳人員時(shí)應(yīng)填寫交接記錄。 帳簿每頁(yè)應(yīng)注明材料名稱、存貨編碼、規(guī)格型號(hào)、計(jì)量單位，必須按編定的

7、頁(yè)次逐行逐頁(yè)、順序地連續(xù)登記.2、帳簿的登記要求: 庫(kù)管員應(yīng)根據(jù)審核無(wú)誤的單據(jù)登帳，登記材料帳簿時(shí)，應(yīng)當(dāng)將單據(jù)日期、編號(hào)、業(yè)務(wù)內(nèi)容摘要、數(shù)量逐項(xiàng)記入帳內(nèi)，做到數(shù)字準(zhǔn)確、摘要清楚、登記及時(shí)、字跡工整、先記收料單（入庫(kù)單、調(diào)撥入庫(kù)單），再記領(lǐng)料單（出庫(kù)單、調(diào)撥出庫(kù)單），每記完一筆后，在數(shù)量后打“”，以免發(fā)生重記或漏記。 登帳時(shí)，必須用藍(lán)、黑墨水筆書寫，紅色墨水筆只能在結(jié)帳、劃線、改錯(cuò)或沖帳時(shí)使用，書寫的文字和數(shù)字上面要留有適當(dāng)空格，不能占滿格，一般只占格距的二分之一，可以在發(fā)現(xiàn)登帳錯(cuò)誤時(shí)，能比較容易的進(jìn)行更正。3、月末對(duì)帳和結(jié)帳： 對(duì)帳的主要內(nèi)容：帳對(duì)單的核對(duì)，帳對(duì)物的核對(duì)，帳對(duì)表的核對(duì)； 結(jié)帳是

8、在把一定時(shí)期內(nèi)發(fā)生的全部業(yè)務(wù)登記入帳的基礎(chǔ)上，計(jì)算和記錄發(fā)生額和期末余額；結(jié)帳前，必須將本期內(nèi)發(fā)生的各項(xiàng)業(yè)務(wù)全部登記入帳，結(jié)帳時(shí)，應(yīng)當(dāng)核算出每個(gè)帳戶的期末余額，需要結(jié)算出當(dāng)月發(fā)生額時(shí)，在摘要欄內(nèi)標(biāo)明“本月合計(jì)”字樣，并在下面通欄劃單紅線，對(duì)不需要按月結(jié)計(jì)本期發(fā)生額的帳戶每次記帳以后都要隨時(shí)結(jié)算出余額，每月的最后一筆余額即為月末余額。報(bào)表恒等式l 期初庫(kù)存+本月入庫(kù)-本月出庫(kù)=期末庫(kù)存七、報(bào)表的編制一般報(bào)表的編制 材料收發(fā)存報(bào)表是用來(lái)反映庫(kù)存實(shí)體的總結(jié)性書面文件，是及時(shí)提供真實(shí)、準(zhǔn)確、完整庫(kù)存信息的重要環(huán)節(jié)。實(shí)際工作中存在的存貨信息失真的問題很大程度上是編制報(bào)表環(huán)節(jié)問題。 報(bào)表的目的是為了向有關(guān)

9、部門提供有關(guān)存貨變動(dòng)的信息，以有利于正確的進(jìn)行核算。 報(bào)表應(yīng)當(dāng)根據(jù)登記完整，核對(duì)無(wú)誤的材料帳簿編制，做到數(shù)字真實(shí)、計(jì)算準(zhǔn)確、內(nèi)容完整、說明清楚。 報(bào)表須按規(guī)定的格式編制報(bào)表，逐項(xiàng)填寫齊全，具體格式如下：l 1、報(bào)表和外圍格式包括：標(biāo)題、日期、部門領(lǐng)導(dǎo)、審核人、制表人。 l 2、 報(bào)表的內(nèi)容包括：序號(hào)、存貨編號(hào)或代碼、存貨名稱、規(guī)格型號(hào)、計(jì)量單位、期初庫(kù)存、本月收入、本月發(fā)出、期末庫(kù)存、（盤點(diǎn)數(shù)、盈虧數(shù)）備注。l 3、 報(bào)表的結(jié)構(gòu)關(guān)系：本月期初庫(kù)存數(shù)=上月期末庫(kù)存數(shù)； 本月期末庫(kù)存數(shù)=期初庫(kù)存數(shù)+本月入庫(kù)-本月出庫(kù)數(shù)；報(bào)表編制完成后，需注明頁(yè)數(shù)，經(jīng)審核人，部門主管、制表人簽字后積壓物資報(bào)表的編制

10、l 積壓物資指庫(kù)存超過3個(gè)月的庫(kù)存，特別的戰(zhàn)略物資儲(chǔ)備和其他特殊庫(kù)存也必須在此特別說明。各倉(cāng)庫(kù)第一負(fù)責(zé)人每月月底制作該倉(cāng)庫(kù)庫(kù)存超過3個(gè)月的積壓物資報(bào)表并以電子表格形式傳至財(cái)務(wù)部。對(duì)于累計(jì)庫(kù)存超過6個(gè)月的物資應(yīng)分別以書面與電子表格兩種形式將積壓物資報(bào)表傳至財(cái)務(wù)部，同時(shí)給予積壓的書面說明。l 定期組織相關(guān)部門進(jìn)行評(píng)審處理，對(duì)于積壓物資可以通過調(diào)撥給其它單位利用、修改再利用、借新產(chǎn)品設(shè)計(jì)時(shí)推出，消化庫(kù)存可是折扣出售給原來(lái)的供應(yīng)商等方式，來(lái)達(dá)到物盡其用 、減少資金積壓 、節(jié)約存儲(chǔ)空間和節(jié)省人力及費(fèi)用的目的八、記帳錯(cuò)誤的更正方法 在記賬過程中，發(fā)生賬簿記錄錯(cuò)誤，不得使用刮擦、挖補(bǔ)、涂改、藥水消除字跡等手

11、段更改錯(cuò)賬，也不準(zhǔn)更換賬頁(yè)重抄，而應(yīng)采用規(guī)范的更正方法予以更正。 （1）數(shù)量、金額錯(cuò)誤，當(dāng)月發(fā)現(xiàn)或稽核員簽收發(fā)現(xiàn)時(shí)，可在原錯(cuò)誤數(shù)字上劃一道紅線，在原格上方填寫正確數(shù)字（原收發(fā)憑證應(yīng)同時(shí)更正）并加蓋記帳員圖章及修改日期。（2）稽核員已簽收財(cái)務(wù)并已轉(zhuǎn)帳或跨月后發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤時(shí)，屬于數(shù)量和金額少計(jì)，其少計(jì)部分應(yīng)再開藍(lán)單補(bǔ)足，如數(shù)量金額多計(jì)，其多計(jì)部分應(yīng)開紅單沖正，在備注欄內(nèi)必須詳細(xì)說明原單號(hào)碼、日期、正確數(shù)、錯(cuò)計(jì)數(shù)、調(diào)整數(shù)，更正的料單應(yīng)同時(shí)記帳，不能在帳簿上再用劃線法更正。 （3）由于計(jì)價(jià)、記帳錯(cuò)誤造成帳實(shí)不符，在品種、數(shù)量不變規(guī)格相近的前提下可用調(diào)正單經(jīng)倉(cāng)庫(kù)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)簽字、記帳調(diào)整。（4）憑證不錯(cuò)，記錯(cuò)帳

12、頁(yè)，可通欄劃一道紅線，保管員蓋章。（5）收發(fā)憑證記帳前發(fā)現(xiàn)規(guī)格、數(shù)量、單價(jià)、金額記錯(cuò)，不能亂劃亂改，應(yīng)劃紅線更正蓋章，并及時(shí)通知收料單位更正，隨貨同行聯(lián)和驗(yàn)收聯(lián)按更正后的正確數(shù)記帳。 2、記賬錯(cuò)誤的改正規(guī)范修改時(shí)應(yīng)在原錯(cuò)誤處劃一道紅線并在其上方寫上正確的，單簽上姓名及修改日期：*改*年*月*日九、資料的保管及人員交接lll1、料單的裝訂：裝訂前要整理料單的順序號(hào)，如有顛倒要重新排列，發(fā)現(xiàn)缺號(hào)要查明原因， 料單外面要加封面，封面要有厚一此有紙裝訂，一般每月裝訂一次，裝訂好的料單要按年分月妥善保管，每本料單封面上填寫料單的種類，所屬時(shí)間，起止號(hào)碼，單據(jù)張數(shù)和裝訂人簽名。2、帳簿的裝訂：保留已使用過

13、的帳頁(yè)，將帳頁(yè)填寫齊全，在帳簿扉頁(yè)上填寫總頁(yè)數(shù)，去除空白頁(yè)裝訂成冊(cè)。3、報(bào)表的裝訂：按月裝訂成冊(cè)。上述各類資料應(yīng)妥善保管，不得丟失、損壞。1、每月終了，應(yīng)將收發(fā)單據(jù)整理，按收料單、領(lǐng)料單、出庫(kù)結(jié)算單、調(diào)整單為序裝訂成冊(cè)，封面注明年、月、類別、單據(jù)張數(shù)、裝訂人蓋章。2、物資分類明細(xì)帳為活頁(yè)式?？梢愿鶕?jù)需要加頁(yè)，但已記載的帳頁(yè)不論帳頁(yè)記滿或不再發(fā)生的帳頁(yè)，都不得隨便抽頁(yè)、銷毀、亂丟亂放，如帳頁(yè)記載太亂需重抄時(shí)應(yīng)有稽核員審查補(bǔ)章，否則無(wú)效。3、年度結(jié)算，將帳簿加封面裝訂成冊(cè)（太簿的可以合并）聯(lián)同收發(fā)憑證交人登記集中妥善保管。4、保管員變動(dòng)應(yīng)同時(shí)移交帳簿、憑證，不得隨人帶走。 （1）人員調(diào)動(dòng)或離職，必

14、須將本人所經(jīng)辦的工作全部移交接替人員，尚未登記入帳應(yīng)當(dāng)?shù)怯浲戤?，結(jié)出余額，整理應(yīng)當(dāng)移交的各種資料，編制移交清冊(cè)，列明移交單據(jù)、帳簿、報(bào)表等有關(guān)內(nèi)容，對(duì)實(shí)物要實(shí)地盤點(diǎn)，編制存貨盤點(diǎn)表。工作移交完畢后，交接雙方和監(jiān)交人要在移交清單上簽名，并注明交接時(shí)間，移交清單一式叁份，交接雙方各持一份，部門主管一份，盤點(diǎn)表交財(cái)務(wù)部留存。（2）庫(kù)管員繼續(xù)使用移交前的帳簿，不得擅自另立帳簿，以保證業(yè)務(wù)記錄前后銜接，內(nèi)容完整。移交人員對(duì)各類資料真實(shí)性負(fù)責(zé)，如事后發(fā)現(xiàn)問題仍應(yīng)由原移交人員負(fù)責(zé)，原移交人員不能以資料已移交而推脫責(zé)任。十、帳外物資的管理 為了統(tǒng)一管理帳外物資，做到物盡其用，杜絕浪費(fèi)，所有帳外物資由倉(cāng)庫(kù)統(tǒng)一管

15、理，規(guī)定如下：（1）所有倉(cāng)庫(kù)帳外隨機(jī)備件一律建立手工臺(tái)帳，于帳內(nèi)物資分開擺放，要擺放整齊，便于發(fā)放。（2）銅類產(chǎn)品與貴重備件要遵循以舊換新的原則， 由技術(shù)部每月對(duì)其中的廢舊物資進(jìn)行一次鑒定與修復(fù)工作，區(qū)分出可用與不可用物資。（3）對(duì)于修復(fù)可用的物資，再交給倉(cāng)庫(kù)對(duì)生產(chǎn)線進(jìn)行舊換舊的方式發(fā)放，登記帳外物資臺(tái)帳。（4）對(duì)于不可修復(fù)的物資，由倉(cāng)庫(kù)編制清單，交由技術(shù)部簽字認(rèn)可后變賣處理。（5）帳外物資的收發(fā)存業(yè)務(wù)必須及時(shí)準(zhǔn)確的在手工臺(tái)帳進(jìn)行登記。（6）倉(cāng)庫(kù)每月應(yīng)對(duì)帳外物資進(jìn)行盤點(diǎn)，保證其“帳”、實(shí)一致。十一、存貨ABC管理法l ABC管理法：也稱作重點(diǎn)管理法 ，就是把品種繁多的存貨，按其重要程度，消耗數(shù)

16、量，價(jià)值大小，資金占用等情況，進(jìn)行分類排隊(duì)，然后采用不同的管理方法，做到抓住重點(diǎn)，照顧一般. 例如，某企業(yè)存貨的品種很多，按其所占資金大小排隊(duì)，可分為ABC三類，A類存貨，品種占10%，資金占用65%;B類存貨，品種占35%，資金占用25%;C類存貨，品種占55%，資金占用10%. 根據(jù)分類，該企業(yè)存貨管理的主要精力放在A類存貨上，對(duì)其實(shí)行嚴(yán)格的控制，進(jìn)行詳細(xì)計(jì)算，記錄和經(jīng)常檢查;B類存貨，實(shí)行一般控制，一般記錄，定期檢查;C類存貨，實(shí)行簡(jiǎn)單控制，一般記錄，必要時(shí)檢查。 庫(kù)存是一個(gè)必要的“惡魔”l 安全庫(kù)存又稱保險(xiǎn)庫(kù)存，是指為了防止由于不確定因素影響訂貨需求而準(zhǔn)備的緩沖庫(kù)存，安全庫(kù)存用于滿足提前期需求。 l 零庫(kù)存生產(chǎn)，是每個(gè)企業(yè)追求的目標(biāo)。但是，零庫(kù)存生產(chǎn)需要較高的管理水平，一般企業(yè)很難做到這一點(diǎn)。因?yàn)槊咳招枨罅?、交貨時(shí)間、供應(yīng)商的配合程度，存在較多的不確定因素，這些因素控制不好的話，企業(yè)很容易因?yàn)閿嘭?/p>