零配件管理制度

1、文件名稱零配件管理辦法版次1.0發(fā)行日期2013.09.01文件編號行政-xz-p-001機密等級一般頁次8/8制定單位行政后勤中心文件名稱：零配件管理辦法文件編號：行政-xz-p-001文件版本：1.0制定單位：行政后勤中心機密等級：一般發(fā)行日期： 年 月 日目錄1. 目的 . 4 2. 適用范圍 . 4 3. 權(quán)責單位 . 4 4. 定義 . 4 5. 作業(yè)內(nèi)容 . 4 5.1 請購、審查、核準 .4 5.2 零配件入庫. 4 5.3 零配件入庫儲存保養(yǎng)管理. 4 5.4 零配件出庫. . . 5 5.5 零配件送外維修加工作業(yè)流程. 5 5.6 零配件盤點及月報流程. 5 5.7 零配件

2、安全庫存. 5 5.8 呆滯零配件處理. . 6 6. 相關(guān)文件 . 9 7. 表單 . . . 10 8. 附件 . 14 版本歷史文件增修撰寫過程版本發(fā)布日期主要更改內(nèi)容文件作者1.02013.09.01零配件管理辦法審核記錄本文件已經(jīng)由下列人員審核單位姓名日期 1. 目的為完善公司零配件之管理，統(tǒng)籌公司備品、配件使用，提高公司備品、零配件利用率和周轉(zhuǎn)率，合理設(shè)定安全庫存，特定零配件作業(yè)管理辦法。 2. 適用范圍 本流程使用于公司各工廠主設(shè)備、附屬設(shè)備、消防、叉車、品保等零配件請購、審查、核準、采購、領(lǐng)用、外修加工及倉儲等之管理。 3. 權(quán)責單位 行政后勤中心（部）：負責零配件進庫、出庫和

3、倉庫日常管理，月報統(tǒng)計。 設(shè)備工程中心（部）：負責確認零配件請購的合理性。 采購中心（部）：依照公司請購流程進行請購，并負責零配件退貨處理。 使用單位：零配件請購部門提出需求，對零配件的庫存負主要責任。4. 定義4.1.零配件倉庫 4.1.1.主要存放在公司所需零配件倉庫，零配件倉庫應(yīng)明確劃分零配件待驗收區(qū)、不合格待退貨區(qū)、合格區(qū)、待報廢區(qū)，零配件驗收合格區(qū)再劃分為新品區(qū)、舊品區(qū)；4.1.2.零配件待驗收區(qū)：廠商送來之零配件未能及時驗收的區(qū)域；4.1.3.零配件驗收不合格待退貨區(qū)：經(jīng)相關(guān)需求部門、技術(shù)部門驗收后不合格的零配件需采購中心（部）進行退貨處理的，于驗收之日起三日內(nèi)處理完成； 4.1.

4、4.零配件驗收合格區(qū)：通過需求部門及技術(shù)部門驗收合格之區(qū)域；4.1.5.新品區(qū)：廠商送來之零配件并通過驗收合格的新配件；4.1.6.舊品區(qū)：使用單位以舊換新、用料后的余料、舊品修復等的可用之配件區(qū)域；4.1.7.待報廢區(qū)：使用單位以舊換新等不可用之配件區(qū)域。4.2.安全庫存4.2.1.容許在可能的預(yù)測誤差下，不至缺料的庫存量。4.2.2.此存量其設(shè)置目的是在多種情況下提供緊急之用。4.2.3.安全庫存量=緊急訂貨到入貨所需時間（天數(shù)）平均每天的消耗量平均月耗用量30，不足1個或1組的以1個或1組計。4.3.呆滯配件4.3.1.一年未領(lǐng)用之五金備品不包含安全庫存。4.3.2.因設(shè)備整改整理確認不

5、再使用之配件。5. 作業(yè)內(nèi)容5.1 請購、審查、核準 5.1.1. 零配件請購 零配件請購由使用部門填寫請購單，使用部門主管簽核后，會簽零配件倉管確認庫存量及請購量，倉管員將蓋章確認數(shù)量（章的樣式以行政后勤中心（部）要求），送設(shè)備工程中心，由設(shè)備工程中心主管確認簽字后， 工廠最高主管核準購買，由采購中心與廠商議價并購買。 零配件請購流程見附圖7.1。5.1.2.緊急搶修零配件請購 當場發(fā)生故障需要緊急搶修時，設(shè)備工程中心（部）確認零配件需求，開具緊急搶修單。 領(lǐng)料人憑緊急搶修單到零配件倉庫領(lǐng)取配件，如有配件，先領(lǐng)用，緊急搶修單倉庫聯(lián)留零配件倉庫，并在搶修后3個工作日補齊領(lǐng)料單。 如無相關(guān)零配件

6、或數(shù)量不足，領(lǐng)料人報采購中心（部）作緊急采購處理。（如遇假日聯(lián)系不到采購中心（部），經(jīng)廠長同意并確認并報備當?shù)刈罡咧鞴芎螅F(xiàn)場或設(shè)備工程中心（部）可作緊急采購處理。假日結(jié)束后第一個工作日中午12：00前，經(jīng)辦人員應(yīng)及時通知采購中心（部）并補寫注明已采購的緊急采購單，給零配件庫補請購手續(xù)，請購單上面注明已經(jīng)緊急采購） 零配件倉庫根據(jù)補開的領(lǐng)料單、退料單，核對緊急搶修單后補辦請購手續(xù)，并開具驗收單請設(shè)備工程中心（部）驗收。設(shè)備工程中心（部）需在3天內(nèi)回簽驗收單給零配件倉庫。 超過工廠核決權(quán)限的零配件緊急請購，工廠必須第一時間報備生產(chǎn)運營總經(jīng)理、采購中心（部）、設(shè)備工程中心（部）及其它相關(guān)部門，對應(yīng)

7、相關(guān)單位回應(yīng)后方可執(zhí)行操作。 緊急搶修配件請購流程見附圖7.2。5.1.3.零配件請購權(quán)限 零配件的請購權(quán)限按工廠體系核決權(quán)限執(zhí)行。5.2 零配件入庫 5.2.1. 零配件入庫流程見附圖7.3。 5.2.2. 零配件倉庫根據(jù)請購單中的倉庫聯(lián)，核對廠商來料的貨物名稱、規(guī)格、數(shù)量、單價等，沒有問題的予以收下物品，待使用部門驗收后收料；有不符合要求的予以退貨，倉管在送貨單上注明退貨原因。 5.2.3. 零配件的驗收：主生產(chǎn)線設(shè)備使用的零配件由生產(chǎn)部門主任級（含）以上人員和廠長進行驗收；生產(chǎn)線配置周邊設(shè)備之零配件（如：空壓機、冰水機、冷卻塔等等）由生產(chǎn)部門主管和設(shè)備工程中心（部）主管共同進行驗收；公共

8、周邊設(shè)備之零配件（如：鍋爐等）由設(shè)備工程中心（部）主管進行驗收，以上驗收均應(yīng)通過部門主管簽字確認。 5.2.4. 電器設(shè)備等含特殊專業(yè)技術(shù)性物料，需設(shè)備工程中心（部）配合驗收，倉管員通知設(shè)備工程中心（部）專業(yè)人員進行配合，未通知設(shè)備工程中心（部）驗收，使用單位負責自行驗收。 5.2.5. 倉庫管理員填寫驗收單時，要把進倉庫日期、供貨單位、物料名稱規(guī)格、數(shù)量和單價、請購單號填寫清楚，驗收合格，驗收單位需于“驗收單”的簽收欄上簽名，經(jīng)主管簽核后，驗收單位聯(lián)留驗收單位。支出憑證聯(lián)交采購中心（部）報賬。5.2.6. 如因無法確認零配件之質(zhì)量或驗收后零配件有質(zhì)量問題等，及時通知采購中心（部），由采購中心

9、（部）負責處理，驗收不合格之已收物料，需退回廠商。退貨手續(xù)須于驗收日起三天內(nèi)辦理完畢，出現(xiàn)問題采購中心（部）應(yīng)第一時間處理，保證生產(chǎn)順暢。5.2.7.采購中心（部）人員辦理退貨前必須先查清楚來人的身份證明是否與原來報備的有出入，以防止他人冒認。然后開一式四聯(lián)的退料單，經(jīng)倉庫主管確認，退料廠商必須在退料單上簽字（倉管需核對其簽字與委托書上的簽字是否一致），并寫明單位名稱，然后憑退料單客戶聯(lián)出廠。5.2.8.零配件倉庫每月月底需用報表將各廠商驗退情況匯報采購中心（部），以便采購中心（部）對廠商之評估，采購中心（部）需在月底將當月采購的零配件與廠商對賬，并與零配件倉庫對賬，零配件倉庫應(yīng)將對賬結(jié)果回報

10、上級主管，并在月底對當月應(yīng)退未退之未退料做報表報行政后勤中心（部）主管。5.3 零配件入庫儲存保養(yǎng)管理5.3.1. 零配件倉庫按存貨性質(zhì)，將備件倉庫劃分為進料待驗區(qū)、合格零配件區(qū)、檢驗退貨區(qū)，及修復舊品擺放區(qū)。5.3.2. 零配件倉庫設(shè)計時應(yīng)注意流動性、相似性，物品大小及安全性，以便于物品的接收和發(fā)放工作。5.3.3. 每一種物料要有一個固定的儲位，并按照儲位來放置物料；物、卡、賬數(shù)量保持一致，零配件進出庫卡應(yīng)注明（材料名稱、材料編號、使用設(shè)備名稱、安全庫存量、出入庫及結(jié)果記錄）。 5.3.4. 備件庫保持整齊、干凈，零組件及精密件注意防潮、防污。5.4 零配件出庫5.4.1. 非以舊換新零配

11、件出庫 零配件出庫要憑領(lǐng)料單，領(lǐng)料單必須填寫清楚，由領(lǐng)料部門主管簽字后有效，使用部門憑領(lǐng)料單在零配件倉庫進行領(lǐng)料，零配件倉管根據(jù)領(lǐng)料單查實是否屬于以舊換新，如果不屬于，則可以發(fā)料。5.4.2. 以舊換新零配件出庫 l屬于舊換新備品，則領(lǐng)料人需拿舊件和領(lǐng)料單至零配件倉庫領(lǐng)取備品，倉庫管理員對舊品進行記錄，標注對應(yīng)更換新品的出庫單號，舊品放置于待報廢區(qū)，由零配件倉庫按照報廢流程統(tǒng)一報廢處理。l 若出庫時領(lǐng)料人未拿舊品，則按借用流程辦理，待備品更換后舊品還回零配件倉庫，銷去欠賬，單據(jù)必須連號管理，倉管員憑零配件借用單辦理出庫手續(xù)，借用人須于三個工作日內(nèi)將舊零配件歸還，倉庫員注銷借用手續(xù)，并辦理舊零配

12、件入庫，納入月底盤點內(nèi)容。 l 零配件倉庫管理員每日制作借用零配件追蹤表，遇有超過三個工作日未銷賬的情況，應(yīng)追蹤其主觀盡速歸還，如一周未注銷借用的，則提報當?shù)刈罡咧鞴苡枰蕴幚怼 歸還舊品同時，借用人填寫零配件領(lǐng)用單辦理領(lǐng)用手續(xù)；。 l 舊品每月盤點后，由倉庫管理員填具舊零配件堪用程度確認單，請使用部門再次確認所有舊品之堪用程度。確認為不堪用之零配件，統(tǒng)一辦理報廢手續(xù)，分類入工廠廢品庫。 l 由零配件倉庫管理員提出報廢需求（備品庫中的），填寫報廢申請單，內(nèi)聯(lián)單。兩份單據(jù)分別由設(shè)備工程中心（部），財務(wù)中心（部），采購中心（部），會簽后交工廠最高主管（按照簽核權(quán)限）。核準后，由零配件倉庫留存，以內(nèi)

13、聯(lián)單上的報廢日期為準，由設(shè)備工程中心（部）、財務(wù)中心（部）一同去報廢現(xiàn)場報廢，報廢后由零配件庫、財務(wù)記賬（財務(wù)做庫銷賬）。 5.4.3.發(fā)料時，需檢查領(lǐng)料單上是否注明清楚物料的名稱、規(guī)格、應(yīng)領(lǐng)數(shù)量及用途等。 5.4.4.領(lǐng)料時，須按實際要求領(lǐng)料，嚴禁整批領(lǐng)料， 嚴禁設(shè)立小倉庫。5.4.5.當使用部門領(lǐng)取的零配件，在使用過程中發(fā)現(xiàn)不良品，要退回零配件庫時，由使用部門填寫退料單，經(jīng)使用部門主管確認后，退回倉庫，由采購中心（部）負責通知供應(yīng)商辦理退料。5.4.6工廠各部門工程余料必須退還零配件備品庫，整料由倉庫按退料流程辦理退料，工廠退料流程見附圖7.4。5.5 零配件送外維修加工作業(yè)流程 5.5.

14、1 零配件（含車間專用備品配件）損壞需要維修，由填寫維修單設(shè)備工程中心（部）接維修單后到現(xiàn)場鑒定問題點，提出請購同時通知采購中心（部）議價，設(shè)備工程中心（部）協(xié)助送修，并與廠家協(xié)定完成日期。 5.5.2 修復后請采購中心（部）到現(xiàn)場鑒別，需求部門確認加工品質(zhì)及會勘驗收日期。 5.5.3 外修工程須于限期內(nèi)完成，完成10天內(nèi)，驗收合格的，由申請部門憑維修商的送貨單開具驗收單給維修商。5.5.4. 零配件委外維修作業(yè)流程見附圖7.6。5.6 零配件盤點及月報流程 5.6.1.每月25號截止結(jié)束，零配件倉庫及工廠備品都要進行實物盤點，做到料、賬、卡一致，并由財務(wù)中心（部）進行復盤。 5.6.2.零配

15、件倉庫每月底根據(jù)收發(fā)料明細做賬做出月報表，并對照月底盤點清單，反映出盈虧，每月1日前送財務(wù)中心（部）。5.6.3.零配件倉庫將每月的驗收單、退料單、驗退單送采購中心（部）。由采購中心（部）簽字確認后對照對方送貨清單，檢查是否有差異，并統(tǒng)計出各供應(yīng)商的應(yīng)付貨款。5.6.4.月末盤點流程見附圖7.7。5.6.5.零配件倉庫在月末盤點后于次月7日之前將本月零配件月報（電子檔、簽字檔、庫存明細）傳設(shè)備工程中心（部）。5.6.6.采購中心（部）核對每月的驗收有差異之處及時提出，報各部門主管予以解決。如本月月結(jié)正常，以后不再辦理任何補單手續(xù)。5.6.7.零配件在抽查及盤庫存時，停止辦理零配件收發(fā)（如工廠正

16、在生產(chǎn)，急需配件更換，要生產(chǎn)主管至零配件庫進行領(lǐng)料，以保證生產(chǎn)、抽查、盤存結(jié)束后進行補單作業(yè)），零配件倉庫管理員在零配件進行抽查或盤庫存時，不得擅自離開工作崗位，必須妥為準備，協(xié)助盤點。5.7 零配件安全庫存 5.7.1 安全庫存設(shè)定原則： l 考慮生產(chǎn)淡旺季需求；。 l 內(nèi)購、外購及購買周期所需時間長短；。l 倉庫庫位空間大小；l 交運過程存在的風險；。 l 零配件的使用壽命；5.7.2 最高庫存設(shè)定基準，最高庫存量=訂購周期每天消耗量安全庫存量5.7.3 最高庫存檢核標準： l 針對國內(nèi)采購配件：最高庫存量=每月消耗量1安全庫存量。 l 針對國外采購配件：最高庫存量=每月消耗量3安全庫存量。（以上二項不足1個或1組，以1個或1組計，對于單價高于1萬，使用壽命大于1年的備件只備安全庫存）。 l 訂購原則上為最高庫存量-安全庫存量，對于專案工程保養(yǎng)計劃所列五金件數(shù)不受訂購量所限，以實際所需為準。 5.7.4.能在一小時內(nèi)買到的零配件，備品配件庫不設(shè)庫存。5.8 針對呆滯零配件處理 5.8.1 針對專案工程，設(shè)計時要盡量使用標準化通用材料，材料預(yù)算準