物業(yè)檔案管理試題

1、物業(yè)檔案管理練習(xí)題一、材料分析題1、深圳市物業(yè)管理區(qū)域檔案管理規(guī)范第三條物業(yè)管理區(qū)域檔案由物業(yè)管理單位依照本規(guī)范收集、管理。市檔案行政管理部門和市物業(yè)管理主管部門負(fù)責(zé)對全市物業(yè)管理區(qū)域檔案工作進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)，并依法實(shí)行監(jiān)督檢查。第四條物業(yè)管理單位應(yīng)當(dāng)明確專人負(fù)責(zé)物業(yè)管理區(qū)域檔案的收集、整理、保管和提供利用。檔案管理人員應(yīng)當(dāng)具備檔案專業(yè)知識。問題：要使物業(yè)管理檔案收集盡可能齊全完整，應(yīng)把握好那兩個(gè)關(guān)鍵環(huán)節(jié)？如何做好這兩個(gè)環(huán)節(jié)的工作？2、深圳市物業(yè)管理區(qū)域檔案管理規(guī)范第五條物業(yè)管理單位應(yīng)于每年3月底前將上一年度形成的反映本管理區(qū)域物業(yè)管理活動(dòng)的各類文件材料，按要求收集齊全、完整，及時(shí)歸檔，具體歸檔范

2、圍見附件。第六條物業(yè)管理單位應(yīng)當(dāng)建立健全檔案文件材料的歸檔及檔案的保管、保密、借閱、鑒定、銷毀、統(tǒng)計(jì)等各項(xiàng)規(guī)章制度，并認(rèn)真組織實(shí)施。問題：什么是物業(yè)管理文件的歸檔？歸檔工作有什么要求？3、深圳市物業(yè)管理區(qū)域檔案管理規(guī)范第七條物業(yè)管理單位應(yīng)當(dāng)把檔案工作作為質(zhì)量管理或目標(biāo)管理的重要內(nèi)容，將文件材料的形成、積累、整理歸檔列入各有關(guān)管理制度、有關(guān)人員的崗位職責(zé)和有關(guān)工作程序。物業(yè)管理單位應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)，提高檔案管理現(xiàn)代化水平，使檔案管理現(xiàn)代化與物業(yè)管理現(xiàn)代化同步發(fā)展。問題：請你談?wù)勎飿I(yè)公司應(yīng)如何提高檔案管理現(xiàn)代化水平？4、深圳市物業(yè)管理區(qū)域檔案管理規(guī)范第八條歸檔的文件材料應(yīng)當(dāng)為原件或者具有

3、憑證作用的復(fù)制件或其他載體材料，并保持其歷史面貌。文件書寫和載體材料應(yīng)能耐久保存，禁止使用圓珠筆、鉛筆、純藍(lán)或紅色墨水等不符合要求的書寫材料。問題：從字跡材料色素成分和轉(zhuǎn)移固定方式結(jié)合起來看，各種字跡材料的耐久性應(yīng)如何分類？5、深圳市物業(yè)管理區(qū)域檔案管理規(guī)范第九條歸檔文件材料應(yīng)當(dāng)做到分類合理，整理規(guī)范，排列有序，鑒定準(zhǔn)確，并編制各類檔案目錄等必要的檢索工具，以方便利用。問題：如何才有可能做到物業(yè)檔案分類合理？如何才有可能做到物業(yè)檔案鑒定準(zhǔn)確？如何分析物業(yè)檔案的價(jià)值？6、深圳市物業(yè)管理區(qū)域檔案管理規(guī)范第十條對保管期滿經(jīng)鑒定無保存利用價(jià)值的檔案，按有關(guān)規(guī)定經(jīng)物業(yè)管理單位法人批準(zhǔn)后，可以按一定程序進(jìn)

4、行銷毀，銷毀清冊必須歸檔保存。會(huì)計(jì)檔案的鑒定銷毀工作按中華人民共和國會(huì)計(jì)法的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。問題：物業(yè)檔案銷毀應(yīng)遵循什么程序？7、深圳市物業(yè)管理區(qū)域檔案管理規(guī)范第十一條物業(yè)管理區(qū)域的檔案管理應(yīng)當(dāng)符合檔案安全保管要求。暫不具備檔案安全保管條件的，可以委托國家檔案館和依法設(shè)立的檔案寄存中心寄存。問題：檔案庫房建筑應(yīng)滿足哪些基本要求？8、深圳市物業(yè)管理區(qū)域檔案管理規(guī)范第十二條物業(yè)管理單位可以委托依法設(shè)立的檔案中介機(jī)構(gòu)開展檔案整理、鑒定評估、業(yè)務(wù)咨詢、軟件開發(fā)、數(shù)字化加工等業(yè)務(wù)。檔案中介機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)對委托人檔案內(nèi)容保密，未經(jīng)委托人同意，不得擅自將檔案向社會(huì)公開或提供他人使用。第十六條物業(yè)管理區(qū)域檔案中涉及業(yè)

5、主、住戶（用戶）管理的檔案應(yīng)當(dāng)做好保密工作，不得擅自提供他人利用。法律法規(guī)另有規(guī)定的除外。第十七條物業(yè)管理單位應(yīng)當(dāng)建立檔案工作責(zé)任追究制度，對不按規(guī)定歸檔而造成文件材料損失的，或?qū)n案進(jìn)行涂改、抽換、偽造、盜竊、隱匿和擅自銷毀而造成檔案丟失或損壞的直接責(zé)任者，依照規(guī)定進(jìn)行處理。問題：請你談?wù)勎飿I(yè)檔案提供利用與保密的關(guān)系。二、論述題1、物業(yè)檔案是物業(yè)管理的內(nèi)容之一，做好物業(yè)檔案管理對物業(yè)管理起重要的作用。隨著業(yè)主對物業(yè)服務(wù)企業(yè)的要求越來越高，物業(yè)檔案管理的問題日益突出，解決這些問題成為了行業(yè)的共同話題。請你論述：目前物業(yè)檔案管理存在的問題、原因及對策。2、在電子信息技術(shù)飛速發(fā)展的今天，檔案管理的

6、數(shù)字化、信息化是物業(yè)檔案管理的必然要求，傳統(tǒng)的檔案管理模式已無法完全緩解越來越多的物業(yè)檔案給保管和服務(wù)帶來的壓力，落后的管理方法和手段也越來越不適應(yīng)現(xiàn)代物業(yè)公司的發(fā)展要求，加速網(wǎng)絡(luò)信息化進(jìn)程成為了提高物業(yè)檔案管理現(xiàn)代化水平的必要條件。請你論述：如何維護(hù)紙質(zhì)檔案和電子媒體檔案的完整和安全？附錄深圳市物業(yè)管理區(qū)域檔案管理規(guī)范（2003年10月30日深圳市檔案局、深圳市住宅局印發(fā)深檔字2003150號）第一條為加強(qiáng)我市物業(yè)管理區(qū)域檔案的規(guī)范化管理，保障其有效利用，根據(jù)國家和深圳市有關(guān)檔案管理和物業(yè)管理的法律、法規(guī)，結(jié)合我市實(shí)際，制定本規(guī)范。第二條本規(guī)范所稱物業(yè)管理區(qū)域檔案是指在住宅區(qū)、工業(yè)區(qū)、商住樓

7、、寫字樓等物業(yè)管理過程中形成的具有查考利用價(jià)值的各種文字、圖表、聲像、實(shí)物、電子文件等不同形式的歷史記錄。第三條物業(yè)管理區(qū)域檔案由物業(yè)管理單位依照本規(guī)范收集、管理。市檔案行政管理部門和市物業(yè)管理主管部門負(fù)責(zé)對全市物業(yè)管理區(qū)域檔案工作進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)，并依法實(shí)行監(jiān)督檢查。第四條物業(yè)管理單位應(yīng)當(dāng)明確專人負(fù)責(zé)物業(yè)管理區(qū)域檔案的收集、整理、保管和提供利用。檔案管理人員應(yīng)當(dāng)具備檔案專業(yè)知識。第五條物業(yè)管理單位應(yīng)于每年3月底前將上一年度形成的反映本管理區(qū)域物業(yè)管理活動(dòng)的各類文件材料，按要求收集齊全、完整，及時(shí)歸檔，具體歸檔范圍見附件。第六條物業(yè)管理單位應(yīng)當(dāng)建立健全檔案文件材料的歸檔及檔案的保管、保密、借閱、鑒

8、定、銷毀、統(tǒng)計(jì)等各項(xiàng)規(guī)章制度，并認(rèn)真組織實(shí)施。第七條物業(yè)管理單位應(yīng)當(dāng)把檔案工作作為質(zhì)量管理或目標(biāo)管理的重要內(nèi)容，將文件材料的形成、積累、整理歸檔列入各有關(guān)管理制度、有關(guān)人員的崗位職責(zé)和有關(guān)工作程序。物業(yè)管理單位應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)，提高檔案管理現(xiàn)代化水平，使檔案管理現(xiàn)代化與物業(yè)管理現(xiàn)代化同步發(fā)展。第八條歸檔的文件材料應(yīng)當(dāng)為原件或者具有憑證作用的復(fù)制件或其他載體材料，并保持其歷史面貌。文件書寫和載體材料應(yīng)能耐久保存，禁止使用圓珠筆、鉛筆、純藍(lán)或紅色墨水等不符合要求的書寫材料。第九條歸檔文件材料應(yīng)當(dāng)做到分類合理，整理規(guī)范，排列有序，鑒定準(zhǔn)確，并編制各類檔案目錄等必要的檢索工具，以方便利用。第

9、十條對保管期滿經(jīng)鑒定無保存利用價(jià)值的檔案，按有關(guān)規(guī)定經(jīng)物業(yè)管理單位法人批準(zhǔn)后，可以按一定程序進(jìn)行銷毀，銷毀清冊必須歸檔保存。會(huì)計(jì)檔案的鑒定銷毀工作按中華人民共和國會(huì)計(jì)法的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。第十一條物業(yè)管理區(qū)域的檔案管理應(yīng)當(dāng)符合檔案安全保管要求。暫不具備檔案安全保管條件的，可以委托國家檔案館和依法設(shè)立的檔案寄存中心寄存。第十二條物業(yè)管理單位可以委托依法設(shè)立的檔案中介機(jī)構(gòu)開展檔案整理、鑒定評估、業(yè)務(wù)咨詢、軟件開發(fā)、數(shù)字化加工等業(yè)務(wù)。檔案中介機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)對委托人檔案內(nèi)容保密，未經(jīng)委托人同意，不得擅自將檔案向社會(huì)公開或提供他人使用。第十三條在物業(yè)管理區(qū)域檔案中，業(yè)主住戶資料及基建、設(shè)備等檔案資料屬于業(yè)主所有。

10、開發(fā)建設(shè)單位在移交住宅區(qū)等物業(yè)時(shí)，應(yīng)當(dāng)向業(yè)主或物業(yè)管理單位移交有關(guān)工程建設(shè)、設(shè)施設(shè)備等物業(yè)管理所必需的檔案，并辦理移交手續(xù)。第十四條業(yè)主委員會(huì)在與物業(yè)管理單位訂立書面的物業(yè)管理服務(wù)合同時(shí)，應(yīng)當(dāng)將檔案管理作為合同內(nèi)容，并在合同生效后向物業(yè)管理單位提供該物業(yè)的工程建設(shè)、設(shè)施設(shè)備、住戶（用戶）等檔案供其使用。第十五條物業(yè)管理單位負(fù)責(zé)檔案工作的人員在崗位變動(dòng)時(shí)，應(yīng)當(dāng)辦理檔案交接手續(xù)。第十六條物業(yè)管理區(qū)域檔案中涉及業(yè)主、住戶（用戶）管理的檔案應(yīng)當(dāng)做好保密工作，不得擅自提供他人利用。法律法規(guī)另有規(guī)定的除外。第十七條物業(yè)管理單位應(yīng)當(dāng)建立檔案工作責(zé)任追究制度，對不按規(guī)定歸檔而造成文件材料損失的，或?qū)n案進(jìn)行涂

11、改、抽換、偽造、盜竊、隱匿和擅自銷毀而造成檔案丟失或損壞的直接責(zé)任者，依照規(guī)定進(jìn)行處理。第十八條市、區(qū)物業(yè)管理主管部門應(yīng)當(dāng)將檔案管理列入住宅區(qū)、工業(yè)區(qū)、商住樓、寫字樓等物業(yè)管理評優(yōu)活動(dòng)的內(nèi)容。第十九條本規(guī)范自發(fā)布之日起實(shí)施。附件：深圳市物業(yè)管理區(qū)域文件材料歸檔范圍附件：深圳市物業(yè)管理區(qū)域文件材料歸檔范圍一、行政后勤管理材料（一）行政綜合1物業(yè)管理處組織沿革、大事記及工作計(jì)劃、總結(jié)2管理處會(huì)議紀(jì)要、會(huì)議記錄3規(guī)章制度4文秘、檔案、印章管理記錄5文件、檔案接收及移交、銷毀清冊6物業(yè)管理發(fā)展規(guī)劃、計(jì)劃、總結(jié)7物業(yè)管理的請示、批復(fù)、報(bào)告、通知等8專題調(diào)查、調(diào)研、考察、普查工作材料9物業(yè)管理區(qū)域驗(yàn)收、接

12、管記錄（二）接待宣傳工作1國家級、部省級、市級及一般性參觀團(tuán)接待材料2專題新聞報(bào)道、采訪、新聞發(fā)布會(huì)材料3來訪領(lǐng)導(dǎo)題詞簽名冊4來訪者贈(zèng)送禮品登記（三）勞資管理1機(jī)構(gòu)設(shè)置與人事管理規(guī)定2員工花名冊3員工工資表、勞動(dòng)工資表、員工考評記錄4用工合同臺帳、社會(huì)保險(xiǎn)記錄5員工培訓(xùn)計(jì)劃、措施、教材、試題、考試成績6人員增補(bǔ)申請表（四）后勤管理1固定資產(chǎn)登記冊2辦公樓設(shè)施、辦公用房及辦公用品管理記錄3行政辦公設(shè)備領(lǐng)用、維修、報(bào)廢記錄表4物料采購計(jì)劃表、供方評價(jià)記錄5物料管理、盤點(diǎn)資料、調(diào)離人員移交清單6水電管理、員工宿舍、車輛使用材料7職工食堂管理材料8區(qū)域通訊工具管理材料9員工福利管理材料二、業(yè)主、住戶資

13、料（一）業(yè)主住戶入住通知、購房合同復(fù)印件（二）業(yè)主住戶身份證、工作證復(fù)印件、家庭成員登記（三）業(yè)主公約（四）租住戶登記表（五）租賃物業(yè)清單、合同三、物業(yè)裝修材料（一）裝修申請審批表（二）商鋪樓宇裝修審批表（三）裝修違章處理通知單（四）裝修稅單四、業(yè)主大會(huì)、業(yè)主委員會(huì)材料（一）業(yè)主委員會(huì)籌備、選舉等材料（二）業(yè)主委員會(huì)的請示、報(bào)告、批復(fù)（三）業(yè)主委員會(huì)制度（四）業(yè)主大會(huì)材料（五）樓長評選、增補(bǔ)、改選記錄（六）有關(guān)收支情況公告五、日常運(yùn)行材料（一）日常運(yùn)行綜合1業(yè)主、住戶問卷調(diào)查表2員工住戶合理化建議、表揚(yáng)與投訴處理記錄、物業(yè)管理事務(wù)處理跟蹤記錄3日常工作檢查記錄4事務(wù)助理工作總結(jié)5分包計(jì)劃、合同

14、、合格供方名錄、供方評價(jià)記錄、分包服務(wù)記錄、不合格報(bào)告、糾正措施報(bào)告6家訪表、聯(lián)絡(luò)單7服務(wù)要求評審記錄、車輛繳費(fèi)換證記錄8突發(fā)事件處理記錄、預(yù)防措施報(bào)告9公共、辦公設(shè)施、工程及住戶日常維修和回訪記錄（二）園林綠化植物檔案及補(bǔ)種、病蟲害檢查、防治材料（三）保潔工作1保潔隊(duì)工具領(lǐng)用、維修、報(bào)廢記錄表2保潔綜合、保潔區(qū)域及人員分布記錄、檢查表3環(huán)境衛(wèi)生消殺記錄（四）治安工作1治安隊(duì)工具領(lǐng)用、維修、報(bào)廢記錄表2治安事件處理記錄3帶班員查崗記錄、交接班記錄、巡邏記錄、簽到表、4來訪人員登記表、搬運(yùn)放行記錄登記表5車輛進(jìn)出登記表、異常車輛進(jìn)出登記表（五）設(shè)備運(yùn)行記錄1供水、供電設(shè)備匯總表、月統(tǒng)計(jì)表2供水、

15、供電設(shè)備值班、操作運(yùn)行及保養(yǎng)、檢查記錄3電梯運(yùn)行情況統(tǒng)計(jì)表、記錄、值班巡視檢查記錄表4電梯故障（事故）處理單六、消防工作材料（一）消防中心值班情況記錄（二）消防設(shè)備月、季度檢查記錄表、維修記錄表（三）消防設(shè)備運(yùn)行記錄表（四）消防安全檢查記錄表（五）火險(xiǎn)隱患整改通知書七、創(chuàng)優(yōu)資料（一）國家級創(chuàng)優(yōu)評比資料（二）省、市級創(chuàng)優(yōu)評比資料（三）行業(yè)評比資料（四）企業(yè)內(nèi)部創(chuàng)優(yōu)評比資料（五）企業(yè)iso9000認(rèn)證及其它認(rèn)證材料八、社區(qū)文化（一）社區(qū)大型慶典、文化活動(dòng)材料（二）社區(qū)文藝體育活動(dòng)材料（三）團(tuán)組織及青年文明號活動(dòng)材料（四）社區(qū)科普教育、社會(huì)公益性活動(dòng)材料（五）各類專題座談會(huì)、學(xué)習(xí)參觀考察活動(dòng)材料（六）和街道、社區(qū)居委會(huì)、派出所等協(xié)作單位共同活動(dòng)材料（七）人文事件方面材料（八）員工文化生活材料九、會(huì)計(jì)檔案（一）原始憑證、記賬憑證、匯總憑證（二）總帳、明細(xì)賬（三）銀行日記賬、現(xiàn)金日記賬（四）停車場機(jī)動(dòng)車輛管理及收費(fèi)記錄、住戶維修費(fèi)記錄、收費(fèi)統(tǒng)計(jì)等會(huì)計(jì)月、季度報(bào)告（五）年度會(huì)計(jì)報(bào)告（決算）（六）會(huì)計(jì)移交清冊（七）會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊（八）會(huì)計(jì)檔案保管清冊（九）其它十、基建檔案（一）工程竣