建庫(kù)系統(tǒng)使用說(shuō)明書(shū)

1、建庫(kù)系統(tǒng)使用說(shuō)明書(shū)建庫(kù)操作基本流程1 .建庫(kù)工作要求布置，單機(jī)版操作培訓(xùn)。發(fā)布信息收集表收集學(xué)生、教工 基本信息。2 .把單機(jī)版分發(fā)到各年級(jí)、各班、各科組進(jìn)行數(shù)據(jù)錄入。3 .各年級(jí)、各班、各科組以學(xué)校代碼壓縮上報(bào)，學(xué)校建庫(kù)負(fù)責(zé)人接收合并。4 .學(xué)校建庫(kù)負(fù)責(zé)人審核后上報(bào)到省網(wǎng)和市網(wǎng)上，如果沒(méi)有條件上網(wǎng)的由上 級(jí)主管部門(mén)代上報(bào)到網(wǎng)上。第一次也可以由鎮(zhèn)收齊審核后上報(bào)到網(wǎng)上。5 .學(xué)校數(shù)據(jù)作出修改，都要及時(shí)上傳到網(wǎng)上。每學(xué)期的第一個(gè)月及最后一 個(gè)月必須上傳更新一次。一、軟件下載進(jìn)入以下網(wǎng)址：http:qy. edugd. cn/fzgh/、http:stat, edugd. cn/找到 標(biāo)題為“建庫(kù)系

2、統(tǒng)二根據(jù)說(shuō)明指引進(jìn)行下載。二、安裝與刪除雙擊執(zhí)行下載后的自動(dòng)解壓縮“建庫(kù)系統(tǒng)（第n版）.exe”文件，按提示將 系統(tǒng)安裝至某一安裝目錄，例如“c：建庫(kù)系統(tǒng)”。進(jìn)入安裝目錄，雙擊“建庫(kù)系 統(tǒng).exe”文件，便可進(jìn)入系統(tǒng)。為方便日后使用，可以建立快捷方式，復(fù)制到 桌面。刪除系統(tǒng)只需要把安裝目錄以及建立的快捷方式刪除即可。本軟件是綠色 軟件，不會(huì)影響原電腦的配置。三、系統(tǒng)使用主要操作順序是主菜單由左至右，欄目菜單由上至下而操作。以下按一般流程分別紹:(1)初始設(shè)置(1.1) 初始化:刪除與本?；虮镜貐^(qū)無(wú)關(guān)的數(shù)據(jù),以便提高電腦操作速度.單位信息學(xué)校信息是基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫(kù)的重要組成部分.錄入學(xué)校信息后，才能夠

3、對(duì)教師 庫(kù)、學(xué)生庫(kù)等進(jìn)行操作。學(xué)校基礎(chǔ)信息正確與否，將直接影響以后數(shù)據(jù)的生成， 因此，要對(duì)各項(xiàng)信息逐一進(jìn)行核實(shí)，特別是區(qū)劃代碼，要求細(xì)化到學(xué)校所在地的 鎮(zhèn)級(jí)碼.“功能菜單/查詢/篩選“：系統(tǒng)安裝后，把2007年學(xué)年初統(tǒng)計(jì)報(bào)表提供的學(xué) 校信息，羅列了出來(lái)，單位數(shù)很多，可以通過(guò)本功能，快速找到本地區(qū)的學(xué)校， 以便進(jìn)行核實(shí)修改。修改學(xué)校代碼要慎重，需要經(jīng)上級(jí)教育主管部門(mén)同意后才能更改.以今年為 準(zhǔn)，學(xué)校代碼一經(jīng)確定，以后就不能更改了 .錄入了教工庫(kù)或?qū)W生庫(kù)等以后，如果 需要更改學(xué)校代碼，要使用“數(shù)據(jù)更正/學(xué)校代碼更改功能更改.學(xué)校代碼請(qǐng)按照2007年9月份學(xué)年初報(bào)表中學(xué)校代碼編寫(xiě)，不得隨意更改。 同

4、一學(xué)校內(nèi)存在兩類不同類型的學(xué)生，該校要編排兩個(gè)代碼。如某校為九年一 貫制學(xué)校，既有普通中學(xué)生，亦有小學(xué)生，則需要把學(xué)校編成兩個(gè)代碼，中學(xué) 生信息和小學(xué)生信息必須按類錄入相應(yīng)學(xué)校中。又如普通學(xué)校中有附設(shè)職業(yè)班, 職業(yè)班學(xué)生信息不能與普通中學(xué)生同時(shí)錄入到普通中學(xué)代碼的單位中，必須另 行錄入到中職類代碼單位。如果電腦審核提示出錯(cuò)與實(shí)際不相符，以實(shí)際情況為準(zhǔn)填報(bào).如果某些項(xiàng)目 填報(bào)要求不明確,暫時(shí)留空或填報(bào)接近的內(nèi)容，并請(qǐng)向上級(jí)部門(mén)反映.由地市級(jí) 向省反映,不要直接打電話與軟件作者聯(lián)系.由于全省學(xué)校數(shù)太多，出錯(cuò)問(wèn)題又 有共通性，作者不便一一處理回復(fù)各地的電話，請(qǐng)?jiān)彛?修改完成后，還需要點(diǎn)擊“保存”，

5、修改結(jié)果才有效。(1. 3)、單位選定:選出本?；虮镜貐^(qū)的學(xué)校,以便進(jìn)行教工庫(kù)和學(xué)生庫(kù)的建 庫(kù)工作.點(diǎn)擊進(jìn)入，畫(huà)面有左右兩框內(nèi)容，左框?yàn)橄到y(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)中存在的學(xué)校信息， 右框?yàn)槟氵x定將要操作的單位信息。你可以通過(guò)“查找單位”快速找到你校或 你需要的單位，也可以直接在中間輸入你校學(xué)校碼，點(diǎn)擊“以內(nèi)的單位。“選中。 刪除右框的單位，只是不選中該單位，不會(huì)刪除該單位相應(yīng)的數(shù)據(jù)。(2)、基礎(chǔ)庫(kù)錄入通用功能介紹：. 處理：在錄入數(shù)據(jù)庫(kù)過(guò)程中，有時(shí)一批記錄某些字段內(nèi)容都是相同的，這 時(shí)，第一個(gè)記錄錄入內(nèi)容后，后面記錄相同字段暫時(shí)用表示，借助系統(tǒng)的. 處理”功能,把后面的”變成正確的內(nèi)容有時(shí),我們也會(huì)發(fā)現(xiàn)一批記

6、錄,某些字 段的內(nèi)容是相同的，但錄入錯(cuò)了.這時(shí)，我們可以把后面相同的記錄字段變成 表示，修改第一個(gè)記錄后，再通過(guò)處理”把后面的內(nèi)容更正過(guò)來(lái).借用此功能可 以提高錄入效率.統(tǒng)計(jì)：用于對(duì)當(dāng)前庫(kù)，指定兩個(gè)字段,對(duì)字段取值情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。查詢：可以縮小瀏覽當(dāng)前數(shù)據(jù)庫(kù)的范圍.查詢與統(tǒng)計(jì)組合使用，可以達(dá)到細(xì) 化統(tǒng)計(jì)內(nèi)容的目的.刪除:作刪除標(biāo)志，當(dāng)保存時(shí)才真正刪除.保存:將當(dāng)前數(shù)據(jù)保存進(jìn)來(lái)，如不點(diǎn)“保存”，所作修改無(wú)效.存盤(pán)后同時(shí)對(duì) 數(shù)據(jù)進(jìn)行審核，對(duì)出錯(cuò)或提示信息要認(rèn)真核對(duì)，當(dāng)實(shí)際與提示不相符時(shí)，按實(shí) 際情況填報(bào)，即使有出錯(cuò)信息，數(shù)據(jù)也能保存，但如果出現(xiàn)嚴(yán)重出錯(cuò)信息，數(shù) 據(jù)不能上報(bào)。（2.d義教學(xué)生庫(kù)學(xué)生庫(kù)信

7、息錄入完畢必須點(diǎn)擊保存后退出，否則所錄入信息無(wú)效。對(duì)系統(tǒng) 所出現(xiàn)的提示，請(qǐng)認(rèn)真復(fù)核，如與實(shí)際不符，以實(shí)際情況填報(bào)，并請(qǐng)把情況向 上級(jí)部門(mén)反映。錄入信息時(shí)需注意：關(guān)于身份證:在“功能菜單”中，有個(gè)“生成臨時(shí)身份證”的功能，根據(jù)戶 籍碼，出生年月日，性別生成一個(gè)臨時(shí)身份證.如果戶籍碼，出生年月日，性別未 錄入完整，將不會(huì)生成臨時(shí)身份證.身份證如果錄入是的15位舊身份證,系統(tǒng)審 核時(shí)自動(dòng)轉(zhuǎn)換成18位號(hào)碼.個(gè)別身份證如果校對(duì)出錯(cuò)，而實(shí)際又正確，則以實(shí)際 的填報(bào)，并建議學(xué)生或教師到派出所申請(qǐng)更正.以免該身份證在實(shí)際生活工作中 （如購(gòu)機(jī)票,住宿登記等）被檢測(cè)到是假身份證.“入學(xué)年月”為六位數(shù)，前四位為年份

8、，后兩位為月份。如2004年9月 入學(xué)，應(yīng)填寫(xiě)“200409”；“出生日期”為八位數(shù)，前四位為年份，五、六位為月份，七、八位為日 期。如1997年5月4日出生的，應(yīng)填寫(xiě)“19970504”；其他日期格式也是這樣, 中間不要出現(xiàn)年月 日字樣，也不要在中間加入空格或小數(shù)點(diǎn)，如錄入 為“1997. 5 .4”（下同）.“學(xué)籍號(hào)”有文件規(guī)定的按規(guī)定編制，沒(méi)有規(guī)定的，請(qǐng)根據(jù)不重號(hào)、不改動(dòng) 的原則自行編制填寫(xiě)，有身份證號(hào)的用身份證號(hào)，其他建議這樣編排:入學(xué)年份 （4位）+班別（2位）+序號(hào)（2位）.第一位學(xué)生準(zhǔn)確填寫(xiě)后，添加第二位學(xué)生時(shí)， 系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)在第一位學(xué)生的學(xué)籍號(hào)后加1,依此類推.“戶籍碼、生源地、

9、出生地”共用一個(gè)碼本，可點(diǎn)擊查詢按鈕查找到.當(dāng)查找 到所要的代碼時(shí)，雙擊名稱字段,就自動(dòng)錄入了該代碼.廣東省內(nèi)的，需準(zhǔn)確到具 體縣級(jí)，省外的要具體到省份?！皯艏诘亍睉?yīng)根據(jù)學(xué)生戶籍進(jìn)行選擇。若為東莞市戶籍的，一律選擇 “1本縣級(jí)戶籍”；若為“未申報(bào)戶籍”的，可暫按父母任一方或監(jiān)護(hù)人戶籍進(jìn) 行選擇。班級(jí)碼:班級(jí)碼可以按實(shí)際班別名稱填報(bào),可以填數(shù)字，也可以填中文.中小 學(xué)建議填01-99,高校的可按實(shí)際習(xí)慣填報(bào).“上傳相片”可將相片上傳至系統(tǒng)，相片格式采用jpg壓縮格式，圖片大小 建議寬為150-300,高度200-400個(gè)像素。點(diǎn)擊“上傳相片”，出現(xiàn)對(duì)話框，從 相關(guān)目錄中找出所需要的相片文件，

10、點(diǎn)擊確定，相片便以學(xué)籍號(hào)命名的文件名 上傳至系統(tǒng)中。雖然此功能可使用，但由于相片文件較大，加之學(xué)生人數(shù)多， 容量大，目前暫未提供把相片上傳到網(wǎng)上。相片上傳暫不統(tǒng)一要求，各地根據(jù) 實(shí)際情況自定.(2. 2)中職學(xué)生庫(kù)(略)(2. 3)高中學(xué)生庫(kù)(略)(2. 4)高校學(xué)生庫(kù)(略)(2. 5)教工庫(kù)(略)(2. 6)校舍庫(kù)(略)(2. 7)場(chǎng)地庫(kù)(略)(2. 8)校產(chǎn)庫(kù)(未完善,暫不能使用)(2. 9)數(shù)據(jù)更正：編制公式更正：可參照提供的公式例子進(jìn)行編制，以便于成批修改.字符串 用單引號(hào)弓i住.條件中的用”表示包含在之中的意思.如少先隊(duì)$政治面貌, 表示少先隊(duì)三個(gè)字符，包含在政治面貌字段之中.如果條

11、件列中不填寫(xiě)內(nèi)容, 本條公式無(wú)效.有些學(xué)校,在建庫(kù)過(guò)程中，使用電子表格來(lái)錄入學(xué)生庫(kù)及教工庫(kù), 習(xí)慣用文字,不習(xí)慣用代碼，有了本功能，可以根據(jù)錄入的關(guān)鍵字,規(guī)范化錄入內(nèi) 5容，以符合省的統(tǒng)一要求.舊版數(shù)據(jù)格式轉(zhuǎn)換：導(dǎo)入舊版“建庫(kù)系統(tǒng)（第一版）”及以前建立的學(xué)生庫(kù)及 教工庫(kù)后,有些數(shù)據(jù)項(xiàng)格式前后不一致，可以用本功能統(tǒng)一更正過(guò)來(lái).學(xué)校代碼更改:對(duì)各個(gè)庫(kù)中的學(xué)校代碼字段進(jìn)行更改.教工庫(kù)或?qū)W生庫(kù)等錄 入后要更改學(xué)校代碼，一定要在此進(jìn)行更改，在單位信息”中進(jìn)行學(xué)校代碼更改, 只更改單位信息庫(kù)的單位代碼，教工庫(kù)或?qū)W生庫(kù)中的代碼不會(huì)自動(dòng)更改過(guò)來(lái).（3）上報(bào)和接收（3.1）壓縮上報(bào):用于將數(shù)據(jù)壓縮后以壓縮文件形

12、式上報(bào)（或備份）。點(diǎn)擊進(jìn)入，在單位代碼框內(nèi)輸入所需要上報(bào)單位的代碼，雙擊上報(bào)目錄框, 出現(xiàn)選擇目錄對(duì)話框，可根據(jù)需要把數(shù)據(jù)上報(bào)到某個(gè)目錄，然后點(diǎn)擊稔定上炭, 便可以把需要上報(bào)的數(shù)據(jù)以壓縮文件的形式上報(bào)至你所喜歡的目錄中，同時(shí)， 右框中顯示出已上報(bào)的有關(guān)信息。上報(bào)時(shí)電腦對(duì)上報(bào)數(shù)據(jù)進(jìn)行審核，如果發(fā)現(xiàn) 有嚴(yán)重出錯(cuò)信息，將要求修改正確后才能上報(bào)。注意：若學(xué)校上報(bào)數(shù)據(jù)，需要輸入完整的學(xué)校代碼；若鎮(zhèn)級(jí)上報(bào)，要求輸 入前9位,縣級(jí)上報(bào)要求輸入前6位代碼，與壓縮接收時(shí)指定接收范圍相對(duì)應(yīng)一 致。如果在第二版本以后的單機(jī)版上上報(bào)和接收，上報(bào)前請(qǐng)點(diǎn)中“生成本地壓 縮包如果打算在不同版本之間上報(bào)和接收，上報(bào)要點(diǎn)“生成

13、舊版壓縮包二如果要把數(shù)據(jù)上傳到清遠(yuǎn)市的基礎(chǔ)庫(kù)網(wǎng)絡(luò)版上，可以分學(xué)校級(jí)、鎮(zhèn)級(jí)、縣 級(jí)、市級(jí)上報(bào)。在上報(bào)時(shí)請(qǐng)點(diǎn)中“生成本地壓縮包”，再在網(wǎng)上導(dǎo)入。該系統(tǒng)正 在不斷完善之中，現(xiàn)在只有如下幾個(gè)功能：用戶管理、數(shù)據(jù)上傳、數(shù)據(jù)下載、 建庫(kù)情況，查找修改，數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)，網(wǎng)址：http:jck. edugd. cn （教育內(nèi)網(wǎng)地 址：http:/10. 188. 8. 228,公網(wǎng)地址:http:/202. 104. 3. 193）。如果要把數(shù)據(jù)上傳到省的網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)(http:stat, edugd. cn,初始用戶是學(xué) 校代碼，密碼“111” ),則上報(bào)前請(qǐng)點(diǎn)中“生成省網(wǎng)壓縮包”，生成省網(wǎng)壓縮包 可以分學(xué)校級(jí)、鎮(zhèn)級(jí)

14、、縣級(jí)、市級(jí)上報(bào)。上報(bào)前要求上報(bào)范圍內(nèi)的單位的區(qū)劃 碼要填報(bào)完整和正確，學(xué)校區(qū)劃碼填到鎮(zhèn)級(jí)，上報(bào)范圍內(nèi)的學(xué)生數(shù)據(jù)及教工數(shù) 據(jù)審核沒(méi)有嚴(yán)重出錯(cuò)信息通過(guò)。(3. 2)壓縮接收:用于接收其它單位或部門(mén)壓縮上報(bào)的數(shù)據(jù)。點(diǎn)擊進(jìn)入，在“雙擊取文件”框內(nèi)進(jìn)行雙擊，出現(xiàn)對(duì)話框，可以在對(duì)話框 內(nèi)進(jìn)行查找并選中所需接收數(shù)據(jù)的壓縮文件，點(diǎn)擊確定，再在“指定范圍”框輸 入上報(bào)來(lái)的單位的代碼，如果上報(bào)文件沒(méi)有改名，上報(bào)單位代碼會(huì)在選定壓縮包 后出現(xiàn)在此框中出現(xiàn)，然后點(diǎn)擊確定接收，系統(tǒng)自動(dòng)接收該壓縮文件內(nèi)的數(shù)據(jù)， 并在右框內(nèi)出現(xiàn)接收數(shù)據(jù)的情況。本功能能夠合并不同用戶錄入的數(shù)據(jù)。若同一單位分別使用多個(gè)用戶錄入 信息，只要學(xué)

15、生學(xué)籍號(hào)、教職工身份證號(hào)、建筑物編號(hào)、校產(chǎn)編號(hào)、場(chǎng)地編號(hào) 不重復(fù)，則互相合并數(shù)據(jù)時(shí)不會(huì)相互覆蓋。如果重復(fù)則后來(lái)接收的將替換原來(lái) 已原在的記錄.(3. 3)瀏覽轉(zhuǎn)換:用于本系統(tǒng)數(shù)據(jù)與電子表格文件之間相互轉(zhuǎn)換。點(diǎn)擊進(jìn)入，在指定數(shù)據(jù)表中選擇要轉(zhuǎn)換的數(shù)據(jù)庫(kù)，框中會(huì)出現(xiàn)相應(yīng)數(shù)據(jù)庫(kù) 中數(shù)據(jù)，點(diǎn)擊“包含內(nèi)容轉(zhuǎn)出”，在出現(xiàn)的對(duì)話框中選擇放置生成電子表格文件 的目錄，并輸入生成的電子表格文件名稱，點(diǎn)擊確定后，數(shù)據(jù)庫(kù)中的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化 為電子表格文件；點(diǎn)擊不含內(nèi)容轉(zhuǎn)出，可將數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu)轉(zhuǎn)換成含有相應(yīng)字段格 式的電子表格，但不含數(shù)據(jù)；相反，點(diǎn)擊電子表格轉(zhuǎn)入，可將某目錄中的電子 表格的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化為相應(yīng)數(shù)據(jù)庫(kù)中數(shù)據(jù)。注意：“電子表格轉(zhuǎn)入”時(shí)，電子表格第一行各列必須為字段名，各列順序 可以變動(dòng)，但字段名稱不能更改(若字段名稱更改，系統(tǒng)不能識(shí)別字段名，相應(yīng) 數(shù)據(jù)則不能轉(zhuǎn)入)，并且記錄與記錄之間第一列不能為空。第一列為空表示轉(zhuǎn)入 結(jié)束.電子表格轉(zhuǎn)入前，注意不要漏填學(xué)校碼、學(xué)籍號(hào)、教工身份證、建筑物編號(hào)、 校產(chǎn)編號(hào)、場(chǎng)地編號(hào)，否則不能正確接收。有待完善的功能：本系統(tǒng)正在不斷完善之中，有些功能還未能完善，請(qǐng) 見(jiàn)諒。(4. 1)報(bào)表生成:計(jì)劃生成學(xué)校級(jí)的學(xué)年初統(tǒng)計(jì)報(bào)表,關(guān)生成上報(bào)壓縮包，但