公司庫房管理制度

1、 庫房管理制度1. 范圍：存貨是公司的重要資產(chǎn)，庫房管理的范圍包括原材料、包裝物、低值易耗品、半成品、產(chǎn)成品、外協(xié)單位存儲的材料及產(chǎn)品等。庫房是對存貨的收發(fā)、領(lǐng)退、儲存、周轉(zhuǎn)進行管理的重要部門。為了加強存貨管理、控制產(chǎn)品成本、提高工作效率，保證公司資產(chǎn)的安全完整，滿足公司生產(chǎn)經(jīng)營活動和財務(wù)核算的需要，促使庫房切實履行職能，制定本制度。2. 職責：生產(chǎn)部是庫房的歸口管理部門，生產(chǎn)部對庫房的人員、物資、賬務(wù)進行直接管理。3. 管理內(nèi)容和要求： 3.1庫房的主要職責： 3.1.1接收采購部門及人員采購的和外協(xié)單位送交的經(jīng)驗收合格的各種材料物資； 3.1.2為生產(chǎn)車間和外協(xié)單位發(fā)放各種材料物資； 3.

2、1.3接收生產(chǎn)車間交來的經(jīng)驗收合格的各種半成品和產(chǎn)成品，接收銷售部門交來的 返修產(chǎn)品和配件； 3.1.4根據(jù)銷銷售助理通知，提前做好產(chǎn)品、備品配件的備貨工作，確保準確及時發(fā)貨； 3.1.5保管好庫存材料物資，確保存貨的安全完整； 3.1.6及時登記存貨明細賬，做到真實、準確、完整，保證帳證、帳實、帳卡相符。 3.1.7每周定時向公司領(lǐng)導和相關(guān)部門提供真實的庫存信息，使用財務(wù)軟件后實現(xiàn)數(shù)據(jù)的及時更新和傳遞； 3.1.8及時通報庫存物資的超出積壓情況，超儲存定義為超最高庫存標準100%，積壓指半年以上不發(fā)生領(lǐng)用的物資(也可按照產(chǎn)品性質(zhì)規(guī)定積壓期限并及時上報)； 3.1.9配合生產(chǎn)部做好定額領(lǐng)料工作

3、，嚴格按照材料定額控制領(lǐng)用，超限額領(lǐng)料由副總經(jīng)理審批，正常領(lǐng)料生產(chǎn)部經(jīng)理審批；3.1.10庫存預警的提示職能，根據(jù)材料最高最高和最低存儲限量給生產(chǎn)部材料計劃員和采購部經(jīng)理提出預警；3.2原材料庫管理制度3.2.1驗收入庫（1）采購部按經(jīng)批準的采購計劃采購的材料物資，以及外協(xié)單位送來的材料物資進廠后，按照來料檢驗入庫流程辦理相關(guān)手續(xù)后存放待檢庫。（2）庫管員核對材料物資是否與采購計劃一致，不一致時必須及時向生產(chǎn)計劃組或生產(chǎn)主管反映，否則一律不得辦理入庫手續(xù)；（采購計劃批準后計劃組將紙質(zhì)計劃單發(fā)庫房留存一份） （3）按公司規(guī)定應進行入庫檢驗的材料物資，必須經(jīng)過質(zhì)檢人員檢驗合格并在入庫單上簽字確認后

4、，方可辦理入庫手續(xù)；未經(jīng)檢驗合格的物資可先辦理入庫登記暫存待檢庫不準入庫，更不準投入使用，生產(chǎn)過程中發(fā)現(xiàn)不良品經(jīng)質(zhì)檢確認由庫管員辦理退庫手續(xù)；（4）保管員應根據(jù)發(fā)票或者貨物清單，與交貨人（采購員）當面核對清點材料物資的名稱、規(guī)格型號和數(shù)量，核對無誤后由庫管員如實填寫 “入庫單”。 “入庫單”必須規(guī)范、完整、清晰地填明供貨單位名稱、材料物資名稱（規(guī)范的名稱）、規(guī)格型號、計量單位、數(shù)量，并由保管員、交貨人和質(zhì)檢員共同簽字確認。“入庫單” 一式三聯(lián)，各聯(lián)次應完全一致，第一聯(lián)為存根聯(lián)，作為庫房入庫和記賬的依據(jù)，第二聯(lián)、第三聯(lián)交給采購員，第二聯(lián)作為報銷憑證隨發(fā)票一起交財務(wù)部報銷，作為財務(wù)核算的依據(jù)，第三

5、聯(lián)采購員自留，作為采購入庫的依據(jù)；（5）采購的材料物資直接送交外協(xié)單位的，采購員憑外協(xié)單位的收料憑證和購貨發(fā)票或貨物清單辦理入庫和出庫手續(xù)，庫管員和質(zhì)檢員有責任不定期抽查外委加工材料的數(shù)量和品質(zhì)，發(fā)現(xiàn)問題及時處理并向公司領(lǐng)導匯報；（6）因庫房庫容不足或其他特殊原因，材料物資可以直接存放到車間，但必須及時辦理入庫手續(xù)，庫外存放物資的管理責任為庫房。 3.3保管與保養(yǎng)（1）根據(jù)材料物資的屬性、類別、特點、用途和庫房的客觀條件，合理規(guī)劃設(shè)置、分庫分區(qū)；（2）出入量大、體積大、笨重且不易損壞的材料物資落地堆放，出入量小、輕巧且易損壞的材料物資用貨架存放；（3）所有材料物資都應分類擺放整齊、井然有序、標

6、識清楚、取用方便；（4）保管物資應做到“七不”，即不銹、不潮、不凍、不變質(zhì)、不揮發(fā)、不漏、不爆、按物資的具體情況進行防護，適當進行加墊、清洗、防雨或換新包裝，發(fā)現(xiàn)物資受損應該及時反映，并采取補救措施，存放不當應及時改進；（5）要嚴格注意防火、防盜。保管員上、下班前后應認真檢查門窗是否鎖好，有無火災隱患，發(fā)現(xiàn)問題應及時向公司領(lǐng)導反映；（6）堅持每天清掃庫房 ，保證電腦、打印機、庫存精密儀表、電子元器件無塵，庫房內(nèi)不能有積水、垃圾、廢棄包裝物，保持庫房干凈整潔。3.4出庫管理（1）按照“先進先出、后進后出、按規(guī)定供應、節(jié)約用料”的原則發(fā)料；（2）領(lǐng)用原材料必須辦理領(lǐng)用手續(xù)、填寫 “領(lǐng)料單”。 “領(lǐng)

7、料單”必須規(guī)范、完整、清晰地填明領(lǐng)用部門、材料用途，以及材料的名稱、規(guī)格型號、計量單位和領(lǐng)用數(shù)量，并由領(lǐng)料人和部門經(jīng)理簽字確認。“領(lǐng)料單” 一式三聯(lián)，各聯(lián)次應完全一致，第一聯(lián)為存根聯(lián)，由領(lǐng)料部門留存，第二聯(lián)交財務(wù)部門作賬務(wù)處理，第三聯(lián)為憑此領(lǐng)料，發(fā)料后由保管員保存并據(jù)此登記材料明細賬。 庫管員應認真檢查核對“領(lǐng)料單”，發(fā)現(xiàn)有內(nèi)容填寫不完整、不規(guī)范、不清晰的，應拒絕發(fā)料，并請領(lǐng)料人予以補充、更正或者重新填制，符合規(guī)定后再發(fā)料。凡有消耗定額的都必須按定額發(fā)料，不準超定額發(fā)料；（3）對于專項購進材料，應由申購部門領(lǐng)用，用于特定用途，其他部門和其他用途不得領(lǐng)用；工程技術(shù)部、新產(chǎn)品試驗所需的材料必須注明

8、用途和使用部門，防止其它部門錯領(lǐng)；（4）常規(guī)材料，凡可以分割拆零的，應本著節(jié)約的原則按實際需要拆零發(fā)料，不得一次性整件或整批發(fā)料；（5）存放在車間的大宗、專用材料，按照實地盤存制的方法，月末盤庫倒推確定每個月的實際使用數(shù)量，一次辦理領(lǐng)料手續(xù)（此規(guī)定為試行，具備入庫保存或其它方式管理時以當時通知為準）；（6）發(fā)料時保管員和領(lǐng)料人應當面交接清楚，防止差錯；（7）保管員應妥善保管所有發(fā)料憑證，不得損毀和丟失。（8）保管員應做到隨時登帳，領(lǐng)用入庫及時在庫存卡片上顯示庫存變化，每天下班前完成財務(wù)軟件的錄入。3.5盤點和盤盈、盤虧、報廢處理（1）實行定期盤點和不定期盤點兩種盤點制度。定期盤點每半年（暫定）

9、進行一次，對所有存貨進行徹底詳細的盤查。根據(jù)工作需要，還可以對部分品種的存貨進行不定期盤點；（2）盤點由財務(wù)部組織行政部監(jiān)督，生產(chǎn)部、財務(wù)部參加，盤點時應做好記錄，盤點后由所有參加人員在盤點表上簽字確認，財務(wù)部留存，需要的部門經(jīng)副總以上領(lǐng)導批準后可以借閱；（3）盤點中發(fā)生的盤盈、盤虧庫管員應查明或分析原因，提出改進建議或措施，并及時報告公司領(lǐng)導請求處理，屬于保管失職要追究責任。 （4）保管員對存貨數(shù)量的真實性、準確性負責。3.6賬務(wù)處理（1）保管員應建立材料明細帳，根據(jù)入庫單和領(lǐng)料單及時地真實、準確、完整登記材料明細賬，保證帳證、帳實相符。（2）帳簿記錄應內(nèi)容完整，字跡工整清晰，不得弄虛作假擅

10、自涂改；（3）財務(wù)人員對材料明細賬進行監(jiān)督和復核；（4）每月5號前填報上月入庫材料匯總表和出庫材料匯總表，報公司相關(guān)部門。3.7成品庫管理制度驗收入庫流程：（1）產(chǎn)品（或半成品）完工后，交貨人應先通知質(zhì)檢人員進行檢驗；（2）檢驗合格后，交貨人應把成品送至成品庫，放置到保管員指定的區(qū)域。保管員與交貨人當面核對清點成品的名稱、規(guī)格型號和數(shù)量，核對無誤后由保管員如實填寫 “入庫單”。 “入庫單”應規(guī)范、完整、清晰地填明生產(chǎn)車間名稱、成品名稱、規(guī)格型號、計量單位和數(shù)量，并由保管員、交貨人和質(zhì)檢員共同簽字確認?！叭霂靻巍?一式三聯(lián)，各聯(lián)次應完全一致，第一聯(lián)為庫房留存，作為庫房入庫和記賬的依據(jù)，第二聯(lián)月末

11、集中交給財務(wù)部門，作為財務(wù)核算的依據(jù)，第三聯(lián)由入庫單位留存，作考核工作量的參考。（3）售后服務(wù)部從現(xiàn)場換回的需要返修的零部件必須驗收入庫，維修人員辦理領(lǐng)用手續(xù)后領(lǐng)回車間進行維修，修好后重新辦理成品入庫手續(xù)，但應做好標識單獨存放。成品的保管參照原材料的保管和保養(yǎng)執(zhí)行3.8發(fā)貨管理執(zhí)行產(chǎn)品發(fā)貨管理辦法imc/gy019-2010見附件3.9盤點和盤盈、盤虧、報廢處理 參照原材料盤點和盤盈、盤虧、報廢處理的規(guī)定執(zhí)行4此制度的解釋權(quán)歸財務(wù)部，本制度與以往公司規(guī)制抵觸之處以次文件為準，此前頒布的庫房管理制度同時廢止。5文件自簽發(fā)之日起執(zhí)行。 頒布日期：2011年12月10日。編制 審核 批準附件：產(chǎn)品發(fā)

12、貨管理辦法1.范圍為了理順發(fā)貨工作流程，明晰各相關(guān)部門及人員職責，使產(chǎn)品發(fā)貨管理快捷有序記錄清楚便于追溯，特制定本產(chǎn)品發(fā)貨管理辦法。2.引用文件：公司的規(guī)制庫房管理制度、獎懲制度、產(chǎn)品出廠檢驗標準崗位說明書等。3.職責：3.1公司銷售部是發(fā)貨計劃的下發(fā)管理部門。3.2公司生產(chǎn)部是產(chǎn)品生產(chǎn)及發(fā)貨準備的管理部門。3.3公司品質(zhì)室為質(zhì)量標準及入庫驗證的歸口管理部門。3.4公司財務(wù)部為債權(quán)的確認及管理部門4.管理內(nèi)容和要求4.1發(fā)出商品：公司生產(chǎn)的產(chǎn)品及外購組裝產(chǎn)品。4.2發(fā)出商品的質(zhì)量標準：執(zhí)行公司產(chǎn)品出廠檢驗標準或行業(yè)標準4.3發(fā)貨期限：銷售計劃規(guī)定的發(fā)貨時間。4.4包裝要求：符合我公司產(chǎn)品包裝技

13、術(shù)要求或客戶特定的包裝要求。4.5運輸：本著快捷、安全、低成本的原則根據(jù)與客戶約定的方式組織發(fā)貨。5作業(yè)內(nèi)容5.1自制產(chǎn)品的發(fā)貨管理5.1.1發(fā)貨準備。5.1.1.1銷售部匯總客戶需求后，由銷售內(nèi)勤直接與生產(chǎn)部成品庫房保管員聯(lián)系咨詢庫存情況，也可在財務(wù)軟件上查詢產(chǎn)品的即時庫存情況。5.1.1.2銷售內(nèi)勤將核準的庫存信息及時反饋給業(yè)務(wù)人員及銷售經(jīng)理。5.1.1.3根據(jù)合同意向，由銷售部正式以電子郵件形式給生產(chǎn)部下發(fā)備庫計劃，生產(chǎn)部收到計劃后及時回復，如有困難應提出變更計劃的申請，無回復視同默認或接受，并組織實施（備庫計劃應由銷售部于每月15日前下達至生產(chǎn)部）。5.1.2發(fā)貨計劃5.1.2.1對已

14、經(jīng)通過合同評審，并且簽訂的銷售合同，由銷售部經(jīng)理批準由銷售內(nèi)勤以書面形式向生產(chǎn)部下發(fā)發(fā)貨計劃，發(fā)貨計劃須注明產(chǎn)品及發(fā)貨相關(guān)的詳細信息，發(fā)貨計劃應充分考慮到產(chǎn)品的生產(chǎn)周期，急需訂單下達前銷售部應與生產(chǎn)經(jīng)理溝通。（見附件1）5.1.2.2生產(chǎn)部經(jīng)理收到發(fā)貨計劃后開始組織生產(chǎn)保證按期交付，如果對計劃周期太短或生產(chǎn)條件不具備無法正常完成，須及時申請調(diào)整、變更。5.2產(chǎn)品入庫生產(chǎn)部根據(jù)發(fā)貨計劃提交材料采購計劃并組織生產(chǎn)，產(chǎn)品完成后經(jīng)檢驗合格辦理入庫手續(xù)，產(chǎn)品按計劃入庫后，保管員須及時通知銷售內(nèi)勤入庫信息和庫存產(chǎn)品是否具備發(fā)貨條件。6.外購商品的發(fā)貨 外購配貨商品入庫前執(zhí)行公司采購流程，入庫后與自制產(chǎn)品發(fā)

15、貨流程一致，外購配貨商品由銷售部提供采購計劃。7.發(fā)貨7.1發(fā)貨前準備7.1.1確認發(fā)貨信息銷售內(nèi)勤須在發(fā)貨前核對訂單內(nèi)容包括：商品名稱、型號、規(guī)格、數(shù)量、配件明細、包裝要求、運費、收貨人名稱（姓名）、聯(lián)系方式及其他特殊要求。7.1.2確認貨款到賬情況或付款方式具備發(fā)貨條件后，書面請示總經(jīng)理了解付款方式及貨款到賬情況，得到總經(jīng)理批準后方可聯(lián)系發(fā)貨。7.2發(fā)貨管理根據(jù)訂單約定，由銷售內(nèi)勤聯(lián)系車輛或庫房通知采購組派車送貨，零擔發(fā)貨由面包車司機負責，貨物發(fā)出后司機第一時間告知銷售內(nèi)勤，銷售內(nèi)勤在4小時內(nèi)通知客戶準備接收貨物，包車發(fā)運由生產(chǎn)部負責裝車。省外貨運3天內(nèi)至少要催問貨運部一次，如超出正常運輸

16、周期須及時追查貨物去向并向銷售部經(jīng)理反映，同時將真實情況告知收貨人。7.3發(fā)貨單據(jù)管理發(fā)貨單據(jù)主要指：發(fā)貨計劃、出庫單、銷售部確認的發(fā)貨信息、總經(jīng)理批準發(fā)貨的指令、貨運部開據(jù)的貨運憑證、保險單，以及客戶簽字的出庫單回執(zhí)等。（見附件2）7.3.1發(fā)貨計劃和發(fā)貨信息、總經(jīng)理批準發(fā)貨的指令可以電子稿保存在移動硬盤外，其它文件單據(jù)均須是紙制文件保存。7.3.2每月1-5日銷售內(nèi)勤和財務(wù)部、生產(chǎn)部庫房核對出庫數(shù)量，收集整理原始單據(jù)，準確無誤后作上月發(fā)貨明細表報銷售經(jīng)理和財務(wù)部。8.發(fā)貨備用金管理 生產(chǎn)部經(jīng)理在財務(wù)部借款1000元作為發(fā)貨備用金，備用金實行?？顚Ｓ貌坏糜糜谄渌猛荆a(chǎn)部經(jīng)理每周憑發(fā)票在財務(wù)部報銷，以保證不影響下次發(fā)貨，遇到大宗發(fā)貨超出備用金數(shù)額，可以申請追加借款。9.發(fā)貨流程圖（見附件2）10.貨運價格的監(jiān)督 由行政部對發(fā)貨價格不定期抽查，發(fā)現(xiàn)問題及時處置。11.此辦法自發(fā)布之日起執(zhí)行，此前與此抵觸的制度同時廢止。12.此辦法解釋權(quán)歸銷售部。編制 審核 批準附件1：發(fā)貨計劃發(fā)貨計劃 （編號）客戶名稱 合同號 交貨時間 對方采購計劃號 貨品編號 產(chǎn)品名稱 型號 單位 數(shù)量 配件 生產(chǎn)責任人 備注 1 2 3 地址 備注 批準： 審核： 申請人： 附件2：發(fā)貨回執(zhí)單發(fā) 貨 回 執(zhí) 單 序號發(fā)貨方式 簽