《黨政機(jī)關(guān)公文格式》詳細(xì)解讀

1、黨政機(jī)關(guān)公文格式解讀長(zhǎng)期以來(lái),黨政機(jī)關(guān)公文處理工作分別依據(jù)1996年中國(guó)共產(chǎn)黨機(jī)關(guān)公文處理?xiàng)l例和2000年國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法指導(dǎo)公文處理工作，舊條例和舊辦法規(guī)定的大都是原則性的要求，針對(duì)公文格式?jīng)]有具體的規(guī)定，在執(zhí)行過(guò)程中造成理解各異、格式不規(guī)范、有關(guān)要素標(biāo)識(shí)不清等問(wèn)題。1999年,原國(guó)家質(zhì)量技術(shù)監(jiān)督局配合國(guó)務(wù)院修訂發(fā)布的國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法，修訂發(fā)布了99版國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文格式標(biāo)準(zhǔn)。黨的機(jī)關(guān)公文格式標(biāo)準(zhǔn)在國(guó)家層面上沒(méi)有作過(guò)統(tǒng)一規(guī)定，但省委辦公廳依據(jù)舊條例曾對(duì)全省黨的機(jī)關(guān)公文格式作過(guò)規(guī)范。二者廣泛推廣應(yīng)用，取得了很好的效果。其中最為關(guān)鍵的是，公文格式把在實(shí)踐中認(rèn)為準(zhǔn)確和成熟的內(nèi)容全部

2、以標(biāo)準(zhǔn)的形式固定下來(lái)，而且對(duì)公文格式各要素準(zhǔn)確定位，同時(shí)配以不同格式的式樣，對(duì)公文格式的規(guī)范和統(tǒng)一起到了很好的促進(jìn)作用。2012年4月16日，中央辦公廳、國(guó)務(wù)院辦公廳聯(lián)合下發(fā)了黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例（以下簡(jiǎn)稱(chēng)條例,新條例）。這是自20世紀(jì)80年代以來(lái)，黨的機(jī)關(guān)公文處理相關(guān)規(guī)定與國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理相關(guān)規(guī)定由原來(lái)的分別設(shè)立，到走向統(tǒng)一要求、統(tǒng)一規(guī)范、統(tǒng)一實(shí)施的重要里程碑。配合條例實(shí)施，國(guó)家質(zhì)監(jiān)總局和國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)化委員會(huì)于2012年6月29日正式批準(zhǔn)發(fā)布了黨政機(jī)關(guān)公文格式國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)（以下簡(jiǎn)稱(chēng)“2012版國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)”、“新標(biāo)準(zhǔn)”），該標(biāo)準(zhǔn)于2012年7月1日起正式實(shí)施。本標(biāo)準(zhǔn)按照新條例的有關(guān)規(guī)定，結(jié)合這些

3、年來(lái)黨政機(jī)關(guān)公文格式的實(shí)際應(yīng)用，對(duì)公文用紙、印刷裝訂、格式要素、式樣等方面作出了具體規(guī)定。特別是將黨政機(jī)關(guān)公文用紙統(tǒng)一為國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)a4型，并首次統(tǒng)一了黨政機(jī)關(guān)公文格式各要素的編排規(guī)則，必將開(kāi)創(chuàng)黨政機(jī)關(guān)公文格式規(guī)范統(tǒng)一的新時(shí)代。下面,從10個(gè)方面對(duì)黨政機(jī)關(guān)公文格式各條款予以解讀。一、范圍2012版國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定了黨政機(jī)關(guān)公文通用的紙張要求，排版和印制裝訂要求、公文格式各要素的編排規(guī)則，并給出了公文的式樣。本標(biāo)準(zhǔn)適用于各級(jí)黨政機(jī)關(guān)制發(fā)的公文。其他機(jī)關(guān)和單位的公文可以參照?qǐng)?zhí)行。使用少數(shù)民族文字印制的公文，其用紙、幅面尺寸及版面、印制等要求按照本標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行，其余可以參照本標(biāo)準(zhǔn)并按照有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。補(bǔ)充說(shuō)明：一

4、是關(guān)于新標(biāo)準(zhǔn)的主要內(nèi)容。簡(jiǎn)單地說(shuō)，新標(biāo)準(zhǔn)解決了三個(gè)問(wèn)題：1.公文印制使用什么樣的紙張，它的技術(shù)指標(biāo)是什么。2.公文格式各要素在公文用紙上怎么編排，它的字體字號(hào)是什么。3.公文成文后如何印刷裝訂。二是關(guān)于新標(biāo)準(zhǔn)的適用范圍。2012版國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)適用于各級(jí)中國(guó)共產(chǎn)黨機(jī)關(guān)和國(guó)家行政機(jī)關(guān)（簡(jiǎn)稱(chēng)“黨政機(jī)關(guān)”）制發(fā)的公文。其他機(jī)關(guān)，如人大、政協(xié)、人民法院、人民檢察院、社會(huì)團(tuán)體、軍隊(duì)系統(tǒng)和企事業(yè)單位都可以參照?qǐng)?zhí)行。全國(guó)人大、中國(guó)人民解放軍、最高人民法院、最高人民檢察院等各系統(tǒng)都曾經(jīng)頒布過(guò)各自的公文處理辦法和公文格式方面的技術(shù)要求。這些機(jī)關(guān)在系統(tǒng)內(nèi)制發(fā)公文時(shí)，首先應(yīng)遵循本系統(tǒng)的規(guī)定，然后才可以參照2012版國(guó)家標(biāo)

5、準(zhǔn)，但向黨政機(jī)關(guān)行文時(shí)應(yīng)遵循2012版國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)定。對(duì)于企事業(yè)單位特別是公司制企業(yè)，在參照2012版國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)時(shí)可采取更加靈活的方式。三是關(guān)于新標(biāo)準(zhǔn)的特定使用范圍。由于少數(shù)民族文字的字體、字型和書(shū)寫(xiě)習(xí)慣與漢字不同，在字體字號(hào)、行數(shù)字?jǐn)?shù)和各要素編排等方面可以參照2012版國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)另行規(guī)定。這也體現(xiàn)了2012版國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)“統(tǒng)一規(guī)范、普遍指導(dǎo)、尊重個(gè)性”的指導(dǎo)思想。二、有關(guān)術(shù)語(yǔ)和定義1字 word標(biāo)示公文中橫向距離的長(zhǎng)度單位。一字指一個(gè)漢字寬度的距離。到底是幾號(hào)字的寬度，取決于公文要素應(yīng)當(dāng)使用的字號(hào)。在正文中，一個(gè)字寬就是指3號(hào)仿宋體字的字寬。標(biāo)題中，是指2號(hào)小標(biāo)宋體字的字寬。版記中，是指4號(hào)仿宋體字

6、的字寬。因此，在正文中的“左空二字”，就是在左邊空出兩個(gè)3號(hào)仿宋體字字寬的距離。在版記中“右空一字”，就是在右邊空出一個(gè)4號(hào)仿宋體字字寬的距離。2行 line標(biāo)示公文中縱向距離的長(zhǎng)度單位。一行指一個(gè)漢字的高度加3號(hào)漢字高度的7/8的距離。如，“附件說(shuō)明”位于正文“下空一行”，是指正文和“附件說(shuō)明”中間空一個(gè)3號(hào)漢字字高加上3號(hào)漢字字高的7/8所占的縱向高度的距離。補(bǔ)充說(shuō)明：公文各要素的編排是公文格式的核心。定義“字”和“行”主要是為了界定公文版心（上、下、左、右白邊以?xún)?nèi)的區(qū)域，也就是能編排文字、圖表等內(nèi)容的區(qū)域）內(nèi)的坐標(biāo)，然后通過(guò)坐標(biāo)對(duì)要素進(jìn)行定位。“字”就是公文的橫坐標(biāo)，“行”就是公文的縱坐

7、標(biāo)。字、行尺寸見(jiàn)：圖1。三、公文用紙主要技術(shù)指標(biāo)公文用紙一般使用紙張定量為60g/m280 m2的膠版印刷紙或復(fù)印紙。紙張白度80%90%，橫向耐折度15次，不透明度85%，ph值為7.59.5。補(bǔ)充說(shuō)明：為什么要規(guī)定紙張的技術(shù)指標(biāo)？黨政機(jī)關(guān)公文的特殊性質(zhì)決定了其用紙的特殊要求。首先，要體現(xiàn)公文政治上的權(quán)威性，公文用紙既要莊重，又要美觀(guān)。其次，要體現(xiàn)普遍適用性。無(wú)論是中央國(guó)家機(jī)關(guān)還是基層鄉(xiāng)鎮(zhèn)黨委政府，都要能夠方便購(gòu)買(mǎi)和使用，普遍都可以接受。第三，要考慮印制、閱示、傳閱等公文處理工作對(duì)公文用紙的特殊要求。第四，還要特別兼顧公文作為檔案長(zhǎng)期保存的要求。最后還要考慮公文紙張的經(jīng)濟(jì)性。每年黨政機(jī)關(guān)公文

8、處理工作要用掉大量的紙張，應(yīng)考慮節(jié)約，用紙樸實(shí)不奢華，讓人感覺(jué)舒服。為了滿(mǎn)足上述方面的要求，有必要對(duì)公文用紙的技術(shù)指標(biāo)作出相應(yīng)的規(guī)定。否則，可能會(huì)遇到一系列問(wèn)題：1用紙定量不夠，用紙質(zhì)量較差，感覺(jué)很不莊重，影響公文的政治權(quán)威性；2用紙白度過(guò)高，反射光線(xiàn)強(qiáng)，看上去很刺眼，容易造成視覺(jué)疲勞，不利于領(lǐng)導(dǎo)閱示。白度過(guò)低，看上去紙張較黑，感覺(jué)如同報(bào)紙，很不莊重；3用紙橫向耐折度過(guò)低，感覺(jué)很脆，容易折損，不利于公文的傳閱和保存；4用紙不透明度過(guò)低，會(huì)發(fā)生兩面文字相互滲透，影響閱讀；5用紙ph值過(guò)低，歸檔時(shí)間不長(zhǎng)便會(huì)開(kāi)始泛黃。這些情況都會(huì)給公文處理工作造成不利影響，甚至影響公文效力的發(fā)揮。新標(biāo)準(zhǔn)公文用紙的指

9、標(biāo)，是在充分調(diào)查研究、反復(fù)測(cè)試的基礎(chǔ)上提出的。四、公文用紙幅面尺寸及版面要求1幅面尺寸公文用紙采用gb/t148中規(guī)定的a4型紙，其成品幅面尺寸為210mm297mm，允許誤差為2mm。補(bǔ)充說(shuō)明：99版國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)發(fā)布實(shí)施后，我國(guó)行政機(jī)關(guān)公文用紙的幅面尺寸已經(jīng)由16開(kāi)改為國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)a4型紙，但是黨的機(jī)關(guān)公文仍然一直沿用16開(kāi)紙。為了保證我國(guó)黨政機(jī)關(guān)公文紙型的一致性，新標(biāo)準(zhǔn)中，將黨的機(jī)關(guān)和行政機(jī)關(guān)公文用紙的幅面尺寸統(tǒng)一規(guī)定為a4型紙。黨政機(jī)關(guān)公文用紙統(tǒng)一使用a4型紙，是新條例的一項(xiàng)重要規(guī)定。做出這項(xiàng)規(guī)定主要是基于三方面的考慮：第一，采用a4型紙已成為國(guó)際范圍公文用紙的共識(shí)。a4型紙是國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)的紙型，得

10、到廣泛應(yīng)用。無(wú)論是各國(guó)還是各國(guó)際組織的公文大多是采用a4型紙作為公文用紙的，任何國(guó)際會(huì)議都無(wú)一例外地采用a4型紙作為會(huì)議文件用紙。目前常用的復(fù)印機(jī)、打印機(jī)、計(jì)算機(jī)、傳真機(jī)等默認(rèn)紙型也均為a4型紙。第二，我國(guó)已具備采用國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)a4型公文用紙的條件。隨著a4型紙張的普及，目前國(guó)內(nèi)各單位已經(jīng)普遍將a4型紙作為公文用紙和書(shū)寫(xiě)用紙，同時(shí)市場(chǎng)上的各種辦公自動(dòng)化設(shè)備、印刷設(shè)備等都能滿(mǎn)足對(duì)a4紙的處理要求，為公文用紙全面采用國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)a4型奠定了基礎(chǔ)。第三，淘汰16開(kāi)型紙的必要性。采用16開(kāi)紙型印制的公文承載有效信息量小，并且16開(kāi)本身無(wú)統(tǒng)一規(guī)格，因此導(dǎo)致出現(xiàn)有260mm185mm的16開(kāi)、264mm187mm

11、的16開(kāi)、265mm185mm的16開(kāi)，還有b5型紙與16開(kāi)型紙混用的。紙型規(guī)格的不統(tǒng)一，導(dǎo)致很多文件的前后頁(yè)大小不一樣，使公文質(zhì)量受到影響，顯得很不嚴(yán)肅。2版面（1）頁(yè)邊與版心尺寸公文用紙?zhí)祛^（上白邊，上邊距）為37mm1mm，公文用紙訂口（左白邊，左邊距）為28mm1mm，版心尺寸為156mm225mm。由此推斷，右白邊（右邊距）為26mm1mm，下白邊（下邊距）為35mm1mm（2）字體和字號(hào)如無(wú)特殊說(shuō)明，公文格式各要素一般用3號(hào)仿宋體字。特定情況可以作適當(dāng)調(diào)整。（3）行數(shù)和字?jǐn)?shù)一般每面排22行，每行排28個(gè)字，并撐滿(mǎn)版心。特定情況可以作適當(dāng)調(diào)整。在word2003軟件中，頁(yè)面設(shè)為a4型

12、，上、下、左、右邊距分別設(shè)為37、35、28、26mm，字間距設(shè)為：標(biāo)準(zhǔn)，行距設(shè)為：1.4倍，即可實(shí)現(xiàn)每頁(yè)22行，每行28字的要求。（4）文字的顏色如無(wú)特殊說(shuō)明，公文中文字的顏色均為黑色。補(bǔ)充說(shuō)明：根據(jù)新標(biāo)準(zhǔn)的頁(yè)面設(shè)置可以看出，公文版心居于a4型紙的略偏右偏下部分。之所以采用這種布局是因?yàn)椋阂皇菑拇怪狈较蚩矗陌嫘恼w略處于紙面下部，給人以沉穩(wěn)的感覺(jué)，符合公文的莊重性要求；二是天頭留下足夠的空間，用于公文處理；三是從水平方向看，訂口略大于切口，能保證裝訂后，公文正文做到正好水平居中，便于閱讀。字體字號(hào)一般用3號(hào)仿宋體字，但也有特定情況，如密級(jí)和保密期限、緊急程度使用3號(hào)黑體，簽發(fā)人姓名使用3

13、號(hào)楷體，標(biāo)題采用2號(hào)小標(biāo)宋體，版記中的要素使用4號(hào)仿宋體。通過(guò)區(qū)別字體和字號(hào)，可以起到突出相關(guān)要素的作用，使得相關(guān)要素更容易被識(shí)別和區(qū)分。在確定了版心尺寸、字體字號(hào)以及行距后，公文每頁(yè)排多少行，每行排多少字就基本確定。2012版國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)所定義的每面22行和每行28個(gè)字可以通過(guò)計(jì)算得出。3號(hào)仿宋體字的寬度約為5.54mm，28個(gè)字的總寬度為155.12mm，取整后等于版心的寬度（156mm）。3號(hào)字字高約為5.54mm，因此一行（3號(hào)字字高+3號(hào)字字高的7/8）就約等于10.39mm。由于版心高度為225mm，兩者相除，正好能排22行。撐滿(mǎn)版心的含義是公文第一行字頂格編排在版心左上角，公文最后一

14、行字必須沉底到版心下邊緣，因此確切地講，每面公文應(yīng)該是由22行3號(hào)仿宋字加21個(gè)行距組成。a4紙型、天頭、訂口和版心尺寸見(jiàn)：圖2。五、印制裝訂要求1制版要求版面干凈無(wú)底灰，字跡清楚無(wú)斷劃，尺寸標(biāo)準(zhǔn)，版心不斜，誤差不超過(guò)1mm。2印刷要求雙面印刷；頁(yè)碼套正，兩面誤差不超過(guò)2mm。黑色油墨應(yīng)當(dāng)達(dá)到色譜所標(biāo)bl100%，紅色油墨應(yīng)當(dāng)達(dá)到色譜所標(biāo)y80%、m80%。印品著墨實(shí)、均勻；字面不花、不白、無(wú)斷劃。3裝訂要求公文應(yīng)當(dāng)左側(cè)裝訂，不掉頁(yè)，兩頁(yè)頁(yè)碼之間誤差不超過(guò)4mm，四角成90，無(wú)毛茬或缺損。騎馬訂或平訂的公文應(yīng)當(dāng)：1)訂位為兩訂眼距版面上下邊緣各70mm處，允許誤差4mm；2)無(wú)壞釘、漏釘、重釘

15、，釘腳平伏牢固；3)騎馬訂釘鋸均訂在折縫線(xiàn)上，平訂釘鋸與書(shū)脊間的距離為3mm5mm。包本裝訂公文的封皮（封面、書(shū)脊、封底）與書(shū)芯應(yīng)吻合、包緊、包平、不脫落。六、公文格式各要素編排規(guī)則1公文格式各要素的劃分2012國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)將版心內(nèi)的公文格式各要素劃分為版頭、主體、版記三部分。公文首頁(yè)紅色分隔線(xiàn)以上的部分稱(chēng)為版頭；公文首頁(yè)紅色分隔線(xiàn)（不含）以下、公文末頁(yè)首條分隔線(xiàn)（不含）以上的部分稱(chēng)為主體；公文末頁(yè)首條分隔線(xiàn)以下、末條分隔線(xiàn)以上的部分稱(chēng)為版記。頁(yè)碼位于版心外。補(bǔ)充說(shuō)明：在2012版國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)中，首次提出了紅色分隔線(xiàn)的概念，這是與99版國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)不同之處。主要原因是99版國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)中多次出現(xiàn)正線(xiàn)、反線(xiàn)、文

16、武線(xiàn)和武文線(xiàn)的提法，由于對(duì)所謂正線(xiàn)、反線(xiàn)等說(shuō)法并沒(méi)有明確的定義，在實(shí)踐過(guò)程中，公文制作人員對(duì)此表示困惑，不知道多粗的線(xiàn)算正線(xiàn)，多粗的線(xiàn)算反線(xiàn)。為了避免歧義，簡(jiǎn)化操作，2012版國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)去掉了正線(xiàn)、反線(xiàn)、文武線(xiàn)和武文線(xiàn)的概念，統(tǒng)一使用分隔線(xiàn)的概念，并對(duì)分隔線(xiàn)的高度（即線(xiàn)的粗細(xì)）給出了推薦值，統(tǒng)一了理解和操作。版頭示意圖、版記示意圖見(jiàn)：圖3，主體示意圖見(jiàn)：圖4。2版頭（1）份號(hào)如需標(biāo)注份號(hào)，一般用6位3號(hào)阿拉伯?dāng)?shù)字，頂格編排在版心左上角第一行。補(bǔ)充說(shuō)明：條例規(guī)定，份號(hào)是指公文印制份數(shù)的順序號(hào)。并不是所有的公文都需要編制份號(hào)，但標(biāo)秘密、機(jī)密、絕密的公文必須標(biāo)注份號(hào)，其他不帶密級(jí)的公文根據(jù)情況可標(biāo)可不

17、標(biāo)。份號(hào)一般用6位3號(hào)阿拉伯?dāng)?shù)字，實(shí)際應(yīng)用時(shí)推薦采用36位，編虛位補(bǔ)齊，即第一份公文份號(hào)可以編為“001”、“0001”、“00001”、“000001”，不應(yīng)編“1”或“01”。 字體未作統(tǒng)一規(guī)定，各單位可根據(jù)自身印刷設(shè)備功能情況，自行掌握份號(hào)的位數(shù)和字體。份號(hào)編排見(jiàn)：圖5。（2）密級(jí)和保密期限如需標(biāo)注密級(jí)和保密期限，一般用3號(hào)黑體字，頂格編排在版心左上角第二行；保密期限中的數(shù)字用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注。補(bǔ)充說(shuō)明：秘密等級(jí)是標(biāo)識(shí)公文保密程度的標(biāo)志。涉密公文應(yīng)當(dāng)根據(jù)涉密程度分別標(biāo)注“絕密”“機(jī)密”“秘密”和保密期限。根據(jù)中華人民共和國(guó)保守國(guó)家秘密法，“絕密”是最重要的國(guó)家秘密，泄露會(huì)使國(guó)家的安全和利益

18、遭受特別嚴(yán)重的損害；“機(jī)密”是重要的國(guó)家秘密,泄露會(huì)使國(guó)家的安全和利益遭受?chē)?yán)重的損害;“秘密”是一般的國(guó)家秘密，泄露會(huì)使國(guó)家的安全和利益遭受損害。保密期限是對(duì)公文密級(jí)的時(shí)效的規(guī)定。公文制發(fā)機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)按照中華人民共和國(guó)保守國(guó)家秘密法和相關(guān)規(guī)定確定公文的密級(jí)和保密期限。一般密級(jí)和保密期限之間可用“”分隔，如“秘密1年”、“絕密10年”，“絕密”、“機(jī)密”、“秘密”兩字之間不空格，保密期限中阿拉伯?dāng)?shù)字和“年”字也不空格。如果只標(biāo)密級(jí)不標(biāo)保密期限，“絕密”、“機(jī)密”和“秘密”兩字之間空1字。與99版國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)相比，密級(jí)和保密期限的編排位置發(fā)生了變化，從公文版心右上角移到了左上角，主要基于以下考慮：一是為了

19、統(tǒng)一。原來(lái)黨的公文和行政機(jī)關(guān)公文的密級(jí)位置不同，本次修訂將其統(tǒng)一移至左上角。二是為公文處理留出更多空間。密級(jí)在右上角的情況下，領(lǐng)導(dǎo)的批示容易與密級(jí)和保密期限相互遮蓋，造成不易辨識(shí)。密級(jí)移到左上角后，右邊從發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志到天頭的大片區(qū)域都是空白，這樣更加方便了公文處理。需要特別強(qiáng)調(diào)，密級(jí)和保密期限一定編排在版心左上角第二行，不能編排到版心左上角第一行，因?yàn)闂l例規(guī)定“涉密公文應(yīng)當(dāng)標(biāo)注份號(hào)”，這意味著標(biāo)注密級(jí)必須標(biāo)注份號(hào)，份號(hào)編排在第一行，那么密級(jí)和保密期限一定編排在第二行。密級(jí)和保密期限編排格式見(jiàn)：圖5、圖6。（3）緊急程度如需標(biāo)注緊急程度，一般用3號(hào)黑體字，頂格編排在版心左上角；如需同時(shí)標(biāo)注份號(hào)、

20、密級(jí)和保密期限、緊急程度，按照份號(hào)、密級(jí)和保密期限、緊急程度的順序自上而下分行排列。補(bǔ)充說(shuō)明：緊急程度是對(duì)公文送達(dá)和辦理的時(shí)限要求。根據(jù)緊急程度，緊急公文應(yīng)當(dāng)分別標(biāo)注“特急”“加急”，電報(bào)應(yīng)當(dāng)分別標(biāo)注“特提”“特急”“加急”“平急”。新標(biāo)準(zhǔn)中規(guī)定緊急程度采用3號(hào)黑體字，頂格編排在版心左上角。具體排在第幾行，有下面3種情況：如果只有份號(hào)，沒(méi)有密級(jí)和保密期限，緊急程度就編排在版心左上角第二行；如果有份號(hào)、密級(jí)和保密期限，緊急程度就編排在版心左上角第三行，三個(gè)要素在版心左上角的第一、二、三行依次編排；如果既沒(méi)有份號(hào)，又沒(méi)有密級(jí)和保密期限，緊急程度則編排在版心左上角第一行。與99版國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)相比，新標(biāo)準(zhǔn)

21、中緊急程度的位置也從版心右上角移到了左上角，理由同密級(jí)移動(dòng)是一樣的，主要是為了在右側(cè)留出空白區(qū)域便于公文處理。需要強(qiáng)調(diào)的是，如果同時(shí)標(biāo)注密級(jí)和保密期限、緊急程度，表示緊急程度的兩個(gè)漢字之間不空格，即應(yīng)標(biāo)注為“特急”；如果只標(biāo)注密級(jí)或緊急程度，不同時(shí)標(biāo)注保密期限，表示緊急程度的兩個(gè)漢字之間應(yīng)空1字，即應(yīng)標(biāo)為“特 急”。緊急程度編排格式見(jiàn)：圖5、圖6。（4）發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志由發(fā)文機(jī)關(guān)全稱(chēng)或規(guī)范化簡(jiǎn)稱(chēng)加“文件”二字組成，也可以只使用發(fā)文機(jī)關(guān)全稱(chēng)或者規(guī)范化簡(jiǎn)稱(chēng)，不加“文件”二字。發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志居中排布，上邊緣至版心上邊緣35mm，推薦使用小標(biāo)宋體字，顏色為紅色，以醒目、美觀(guān)、莊重為原則。聯(lián)合行文時(shí)，如需同時(shí)

22、標(biāo)注聯(lián)署發(fā)文機(jī)關(guān)名稱(chēng)，一般應(yīng)當(dāng)將主辦機(jī)關(guān)名稱(chēng)排列在前；如有“文件”二字，應(yīng)當(dāng)置于發(fā)文機(jī)關(guān)名稱(chēng)右側(cè)，以聯(lián)署發(fā)文機(jī)關(guān)名稱(chēng)為準(zhǔn)上下居中排布。補(bǔ)充說(shuō)明：發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志即人們通常所說(shuō)的“紅頭”。在舊條例和舊辦法中，發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志分別被稱(chēng)為“版頭”和“發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)”，此次統(tǒng)一稱(chēng)為“發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志”。發(fā)文機(jī)關(guān)全稱(chēng)應(yīng)以批準(zhǔn)該機(jī)關(guān)成立的文件核定的名稱(chēng)為準(zhǔn)。規(guī)范化簡(jiǎn)稱(chēng)應(yīng)由該機(jī)關(guān)的上級(jí)機(jī)關(guān)規(guī)定，也有由本機(jī)關(guān)自定的，但一定明文通知其他單位，讓其他人能看懂，不產(chǎn)生歧義。以前黨的機(jī)關(guān)常用的在發(fā)文機(jī)關(guān)全稱(chēng)或規(guī)范化簡(jiǎn)稱(chēng)后面加文種“（xx）”的形式，已經(jīng)取消，主要是考慮到黨政機(jī)關(guān)公文發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志的規(guī)范和統(tǒng)一。2012版國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)推薦發(fā)

23、文機(jī)關(guān)標(biāo)志使用小標(biāo)宋體字，是因?yàn)樾?biāo)宋體字顯得莊重，其他字體如楷體、隸書(shū)、魏碑等都帶有某些書(shū)法藝術(shù)的成分，不適宜標(biāo)識(shí)黨政機(jī)關(guān)。關(guān)于發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志的字號(hào)，在99版國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)中，由于“國(guó)務(wù)院文件”五個(gè)字是22mm15mm（高寬），所以以此為高限。新標(biāo)準(zhǔn)沒(méi)有規(guī)定具體數(shù)值，但應(yīng)以不大于上級(jí)機(jī)關(guān)為原則自行酌定。發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志在具體排布上，文字少的情況下要盡量拉寬字間距，文字多的情況下盡量壓縮字間距，總體上要小于版心的寬度，做到醒目、美觀(guān)、莊重。與99版國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)相比，發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志的位置有了變化，發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志的上邊緣至版心上邊緣的距離統(tǒng)一為35mm。上行文不再留80mm的空白區(qū)域，發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志上邊緣至版心上邊緣也

24、是35mm。也就是說(shuō)，平下行文、上行文的發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志的位置已經(jīng)完全統(tǒng)一，距離版心上邊緣都是35mm。35mm就是3行多的距離，正好可以標(biāo)注份號(hào)、密級(jí)和保密期限以及緊急程度。發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志位置統(tǒng)一后，各級(jí)黨政機(jī)關(guān)在設(shè)計(jì)和印制空白的紅頭時(shí)，不需要像以前那樣設(shè)計(jì)和印制兩種不同留白格式的紅頭紙。對(duì)于聯(lián)合行文，發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志可以同時(shí)標(biāo)注聯(lián)署發(fā)文機(jī)關(guān)的名稱(chēng)，也可以單獨(dú)使用主辦機(jī)關(guān)的名稱(chēng)。發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志編排格式見(jiàn)：圖5、圖7。（5）發(fā)文字號(hào)用3號(hào)仿宋體編排在發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志下空二行位置，居中排布。年份、發(fā)文順序號(hào)用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注；年份應(yīng)標(biāo)全稱(chēng)，用六角括號(hào)“”括入；發(fā)文順序號(hào)不加“第”字，不編虛位（即不編為01），在阿

25、拉伯?dāng)?shù)字后加“號(hào)” 字。上行文的發(fā)文字號(hào)居左空一字編排，與最后一個(gè)簽發(fā)人姓名處在同一行。補(bǔ)充說(shuō)明：發(fā)文字號(hào)由發(fā)文機(jī)關(guān)代字、年份、發(fā)文順序號(hào)組成。發(fā)文字號(hào)是公文的“身份標(biāo)識(shí)”，在文件登記、查詢(xún)、引用、歸檔、管理等環(huán)節(jié)都有非常重要作用。在編寫(xiě)發(fā)文機(jī)關(guān)代字時(shí)，要力求做到明確、簡(jiǎn)潔、規(guī)范，且不產(chǎn)生歧義和沖突。市委機(jī)關(guān)代字有：“延市發(fā)”、“延市字”、“延市函”；市委辦公室機(jī)關(guān)代字有：“延市辦發(fā)”、“延市辦字”、“延市辦函”。市委或市委辦與市上其他機(jī)構(gòu)和單位聯(lián)合行文，只標(biāo)注市委或市委辦公室的發(fā)文字號(hào)。年份要用四位年代號(hào)，不應(yīng)簡(jiǎn)化，如“98”“12”等都是錯(cuò)誤的。年份用六角括號(hào)“”括起，如2012。注意六角

26、括號(hào)不是數(shù)學(xué)公式的中括號(hào)，也不是圓括號(hào)。發(fā)文順序號(hào)是一個(gè)發(fā)文機(jī)關(guān)一年內(nèi)制發(fā)文件的統(tǒng)一流水號(hào)。所謂統(tǒng)一流水號(hào)，一般建議以不同發(fā)文形式分別進(jìn)行統(tǒng)一編號(hào)，市委、市委辦文件是按機(jī)關(guān)代字（延市發(fā)、延市字、延市函、延市辦發(fā)、延市辦字、延市辦函）分別編流水號(hào)。聯(lián)合行文時(shí)，應(yīng)使用主辦機(jī)關(guān)的發(fā)文字號(hào)。發(fā)文字號(hào)編排格式見(jiàn)：圖5、圖6。（6）簽發(fā)人由 “簽發(fā)人”三字加全角冒號(hào)和簽發(fā)人姓名組成，居右空一字，編排在發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志下空二行位置?！昂灠l(fā)人”三字用號(hào)仿宋體字，簽發(fā)人姓名用號(hào)楷體字。如有多個(gè)簽發(fā)人，簽發(fā)人姓名按照發(fā)文機(jī)關(guān)的排列順序從左到右、自上而下依次均勻編排，一般每行排兩個(gè)姓名，回行時(shí)與上一行第一個(gè)簽發(fā)人姓名對(duì)

27、齊。補(bǔ)充說(shuō)明：新條例規(guī)定，上行文應(yīng)當(dāng)標(biāo)注簽發(fā)人姓名。日常應(yīng)用中，只有上行文才會(huì)出現(xiàn)簽發(fā)人。上行文一般都要由主要負(fù)責(zé)人簽發(fā)，所以上行文中的簽發(fā)人指發(fā)文機(jī)關(guān)的主要負(fù)責(zé)人，標(biāo)注簽發(fā)人姓名，主要目的是為上級(jí)機(jī)關(guān)在處理下級(jí)機(jī)關(guān)公文時(shí)，讓上級(jí)機(jī)關(guān)了解下級(jí)機(jī)關(guān)誰(shuí)對(duì)上報(bào)的事項(xiàng)負(fù)責(zé)。主要負(fù)責(zé)人指各級(jí)機(jī)關(guān)的正職或主持工作的負(fù)責(zé)人。單一機(jī)關(guān)或者兩個(gè)機(jī)關(guān)聯(lián)合上行文，簽發(fā)人編排在發(fā)文字號(hào)的右側(cè)，與發(fā)文字號(hào)處在同一行，右空一字。這樣顯得對(duì)稱(chēng)美觀(guān)。三個(gè)及三個(gè)以上機(jī)關(guān)聯(lián)合上行文，簽發(fā)人標(biāo)注的方法是“簽發(fā)人”三字和全角冒號(hào)與首行簽發(fā)人姓名編排在發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志下空二行位置（簽發(fā)人多，又提前印好紅頭的，也可編排在發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志下空一行

28、位置，或增加每行簽發(fā)人的個(gè)數(shù)），按發(fā)文機(jī)關(guān)順序編排簽發(fā)人姓名，每行一般排兩個(gè)簽發(fā)人姓名，兩個(gè)簽發(fā)人姓名中間空1字?；匦袝r(shí)應(yīng)做到：每行簽發(fā)人姓名的第一個(gè)字都要對(duì)齊。為與三個(gè)字的人名對(duì)齊，兩個(gè)字的人名中間空1字。發(fā)文字號(hào)應(yīng)始終與最后一個(gè)簽發(fā)人姓名處于同一行。簽發(fā)人編排格式見(jiàn)：圖6。（7）版頭中的分隔線(xiàn)發(fā)文字號(hào)之下4mm處居中印一條與版心等寬的紅色分隔線(xiàn)。補(bǔ)充說(shuō)明：在新標(biāo)準(zhǔn)制定過(guò)程中，對(duì)紅色分隔線(xiàn)的高度也做了測(cè)試比較，發(fā)現(xiàn)大于0.35mm且小于0.5mm的紅色分隔線(xiàn)是比較美觀(guān)的，因此紅色分隔線(xiàn)的高度推薦使用0.35mm0.5mm，具體高度可根據(jù)發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志字體字號(hào)酌定。與以前黨的機(jī)關(guān)公文格式相比，去

29、掉了線(xiàn)中間的“”。版頭中的分隔線(xiàn)編排格式見(jiàn)：圖5。3主體（1）標(biāo)題一般用2號(hào)小標(biāo)宋體字，編排于紅色分隔線(xiàn)下空二行位置，分一行或多行居中排布；回行時(shí)，要做到詞意完整，排列對(duì)稱(chēng)，長(zhǎng)短適宜，間距恰當(dāng)，標(biāo)題排列應(yīng)當(dāng)使用梯形或菱形。補(bǔ)充說(shuō)明：標(biāo)題由發(fā)文機(jī)關(guān)名稱(chēng)、事由和文種組成。標(biāo)題是對(duì)公文主要內(nèi)容的概括和揭示，其作用在于向閱讀者傳達(dá)公文的基本內(nèi)容。發(fā)文機(jī)關(guān)名稱(chēng)可用發(fā)文機(jī)關(guān)全稱(chēng)或規(guī)范化簡(jiǎn)稱(chēng)。三個(gè)和三個(gè)以下機(jī)關(guān)聯(lián)合發(fā)文時(shí)，應(yīng)列出所有發(fā)文機(jī)關(guān)的名稱(chēng)，四個(gè)及四個(gè)以上機(jī)關(guān)聯(lián)合行文時(shí)，可以采用排列在前的發(fā)文機(jī)關(guān)名稱(chēng)加“等”的方式。公文標(biāo)題中除法規(guī)、規(guī)章名稱(chēng)加書(shū)名號(hào)外，一般不用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。在實(shí)際工作中，標(biāo)題中確有除書(shū)名

30、號(hào)之外的其他的標(biāo)點(diǎn)符號(hào)存在，如頓號(hào)、括號(hào)、引號(hào)、破折號(hào)。標(biāo)題中標(biāo)點(diǎn)符號(hào)的使用應(yīng)注意以下兩點(diǎn)：法律、法規(guī)、規(guī)章名稱(chēng)全稱(chēng)應(yīng)加書(shū)名號(hào)。如果在事由部分出現(xiàn)多個(gè)機(jī)關(guān)、人名等并列時(shí)，每個(gè)機(jī)關(guān)名稱(chēng)、人名之間應(yīng)用頓號(hào)分開(kāi)，不使用空格。許多公文的標(biāo)題字?jǐn)?shù)較多，往往需要多行排布。這就引出了標(biāo)準(zhǔn)中為什么要有“詞意完整，排列對(duì)稱(chēng)，長(zhǎng)短適宜，間距恰當(dāng)，標(biāo)題排列應(yīng)使用梯形或菱形”的規(guī)定。首先是詞意完整。標(biāo)題回行情況下，不能把含義完整的詞組分割成兩行。其次是排列對(duì)稱(chēng)、長(zhǎng)短適宜、間距恰當(dāng)，標(biāo)題排列應(yīng)使用梯形或菱形。一般來(lái)說(shuō)，標(biāo)題要盡量簡(jiǎn)短，不要占的行數(shù)太多。標(biāo)題多行時(shí)一般采用上梯形、下梯形或菱形排布。每行標(biāo)題字?jǐn)?shù)不能過(guò)多，如

31、果左右都頂?shù)桨嫘倪吘?，?huì)顯得非常難看。標(biāo)題采用3號(hào)字字高的7/8作為行間距即可，不宜采用2號(hào)字字高的7/8，行距過(guò)大會(huì)使標(biāo)題顯得不美觀(guān)。標(biāo)題所占行數(shù)太多會(huì)出現(xiàn)把正文擠出首頁(yè)的情況，此時(shí)可以變通，即將標(biāo)題上移，不必在紅色分隔線(xiàn)之下空二行標(biāo)注，可以空一行或不空行。需要指出的是，2012版國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)不可能涵蓋公文處理工作中出現(xiàn)的所有問(wèn)題，在特殊情況下可以在不違背標(biāo)注規(guī)定原則的前提下適當(dāng)變通。例如，新標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定公文首頁(yè)必須顯示正文，這就是原則，任何情況下不能違反，在不違反這個(gè)原則的情況下，就可以變通，如發(fā)文機(jī)關(guān)多、簽發(fā)人多、標(biāo)題長(zhǎng)、主送機(jī)關(guān)多等，都可以采取變通的辦法。但在變通中還要遵守基本規(guī)定，如發(fā)文機(jī)關(guān)

32、多但主辦機(jī)關(guān)排列在前是基本規(guī)定，簽發(fā)人多但最后一個(gè)簽發(fā)人要與發(fā)文字號(hào)同處最后一行是基本規(guī)定，標(biāo)題再長(zhǎng)但排列美觀(guān)、回行不斷開(kāi)詞意是基本規(guī)定。這樣，在執(zhí)行新標(biāo)準(zhǔn)時(shí)就不會(huì)出現(xiàn)機(jī)械執(zhí)行而不顧公文實(shí)際的做法，因?yàn)楦袷疆吘故菫楣牡膬?nèi)容服務(wù)的，是為公文的辦理服務(wù)的。標(biāo)題編排格式見(jiàn)：圖5、圖6。（2）主送機(jī)關(guān)編排于標(biāo)題下空一行位置，居左頂格，回行時(shí)仍頂格，最后一個(gè)機(jī)關(guān)名稱(chēng)后標(biāo)全角冒號(hào)。如主送機(jī)關(guān)名稱(chēng)過(guò)多導(dǎo)致公文首頁(yè)不能顯示正文時(shí)，應(yīng)當(dāng)將主送機(jī)關(guān)名稱(chēng)移至版記，置于抄送機(jī)關(guān)的上一行，與抄送機(jī)關(guān)之間不加分隔線(xiàn)。補(bǔ)充說(shuō)明：主送機(jī)關(guān)指公文的主要受理機(jī)關(guān)，應(yīng)當(dāng)使用機(jī)關(guān)全稱(chēng)、規(guī)范化簡(jiǎn)稱(chēng)或者同類(lèi)型機(jī)關(guān)統(tǒng)稱(chēng)。對(duì)于上行文，原則

33、上只能有一個(gè)主送機(jī)關(guān)，以便公文的辦理。有些公文可能沒(méi)有主送機(jī)關(guān)。如選用公告文種的公文，用于向國(guó)內(nèi)外宣布重要事項(xiàng)或法定事項(xiàng)，一般通過(guò)報(bào)紙、電視、廣播電臺(tái)、網(wǎng)絡(luò)向國(guó)內(nèi)外公開(kāi)發(fā)布和傳播，所以沒(méi)有特定的主送機(jī)關(guān)。主送機(jī)關(guān)的順序一般按照重要程度排列。各有關(guān)單位之間用頓號(hào)或逗號(hào)分清層次，同類(lèi)型機(jī)關(guān)內(nèi)同級(jí)機(jī)關(guān)之間用頓號(hào)分隔，不同類(lèi)型機(jī)關(guān)之間使用逗號(hào)分隔，最后一個(gè)主送機(jī)關(guān)之后標(biāo)全角冒號(hào)。一般普發(fā)性公文，以市委或市委辦名義發(fā)文的，主送機(jī)關(guān)為“各縣、區(qū)委，市委各部門(mén)，市級(jí)國(guó)家機(jī)關(guān)各部門(mén)黨組（黨委），各人民團(tuán)體黨組”。以市委、市政府或市委辦、市政府辦名義聯(lián)合發(fā)文的，主送機(jī)關(guān)為“各縣、區(qū)委，縣、區(qū)人民政府，市委和市級(jí)

34、國(guó)家機(jī)關(guān)各部門(mén)，各人民團(tuán)體”。主送機(jī)關(guān)編排格式見(jiàn)：圖5、圖6、圖8。（3）正文公文首頁(yè)必須顯示正文。一般用3號(hào)仿宋體字，編排于主送機(jī)關(guān)名稱(chēng)下一行，每個(gè)自然段左空二字，回行頂格。文中結(jié)構(gòu)層次序數(shù)依次可用“一”、“（一）”“1.”“（1）”標(biāo)注；一般第一層用黑體字、第二層用楷體字、第三層和第四層用仿宋體字標(biāo)注。補(bǔ)充說(shuō)明：正文是公文的主體，用來(lái)表述公文的內(nèi)容。新標(biāo)準(zhǔn)特別提出“公文首頁(yè)必須顯示正文”這一明確要求，主要是為了保證公文的嚴(yán)肅性、真實(shí)性，如果首頁(yè)沒(méi)有正文，使人一看首頁(yè)還不知道文件內(nèi)容是什么，是不太嚴(yán)肅的事情，并且容易產(chǎn)生假冒公文，因此規(guī)定公文首頁(yè)必須顯示正文。出現(xiàn)首頁(yè)顯示不了正文的可能情況主

35、要有：聯(lián)合行文。一般單一機(jī)關(guān)行文，不可能出現(xiàn)將正文擠出首頁(yè)的情況。但如果聯(lián)合行文的機(jī)關(guān)過(guò)多，就可能出現(xiàn)把正文擠出首頁(yè)的情況。發(fā)文機(jī)關(guān)過(guò)多時(shí)，推薦只使用主辦機(jī)關(guān)標(biāo)志；也可將所有聯(lián)署發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志字號(hào)縮小、行距縮小，直至保證公文首頁(yè)顯示正文為止；除了上述方法外，還可以考慮調(diào)整行距、字距等辦法解決。標(biāo)題可用“xxx等26個(gè)部門(mén)關(guān)于xxx”?？傊?，可采取各種變通方法滿(mǎn)足首頁(yè)必須有正文的基本要求。主送機(jī)關(guān)過(guò)多。主送機(jī)關(guān)過(guò)多時(shí)，也可能出現(xiàn)把正文擠出首頁(yè)的情況，這種情況下，可采取將主送機(jī)關(guān)移到版記中，編排在抄送機(jī)關(guān)上一行的方式加以解決。簽發(fā)人過(guò)多。聯(lián)合上報(bào)公文的簽發(fā)人太多時(shí)，也可能把正文擠出首頁(yè)，可采取增加每

36、行簽發(fā)人編排個(gè)數(shù)等辦法解決。正文自然段之間不空行。公文正文結(jié)構(gòu)層次，一般不超過(guò)四層，需要強(qiáng)調(diào)的是，第一層次“一”后面跟的是頓號(hào)，第二層次“（一）”后面不能跟標(biāo)點(diǎn)符號(hào)，第三層次“1”后面跟一個(gè)小圓點(diǎn)“.”，第四層次“（1）”后面不能跟標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。層次序數(shù)可以越級(jí)使用，如果公文結(jié)構(gòu)層次只有兩層，第一層用“一、”，第二層既可用“（一），”也可以選用“1.”.當(dāng)正文中需要引用其他公文時(shí)，按照先引標(biāo)題，后引發(fā)文字號(hào)的方式進(jìn)行引用。如“根據(jù)國(guó)務(wù)院國(guó)有資產(chǎn)監(jiān)督管理委員會(huì)關(guān)于xxxx的通知（國(guó)資發(fā)2012xx號(hào)）的要求”。（4）附件說(shuō)明如有附件，在正文下空一行左空二字編排“附件”二字，后標(biāo)全角冒號(hào)和附件名稱(chēng)。如

37、有多個(gè)附件，使用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)附件順序號(hào)）（如“附件：1.xx xxx”）；附件名稱(chēng)后不加標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。附件名稱(chēng)較長(zhǎng)需回行時(shí)，應(yīng)當(dāng)與上一行附件名稱(chēng)的首字對(duì)齊。補(bǔ)充說(shuō)明：公文附件是正文內(nèi)容的重要組成部分，與正文一樣具有同等效力。因此，在正文中涉及附件內(nèi)容處加括號(hào)注明“見(jiàn)附件”或“附后”；在公文的正文之下、公文生效標(biāo)志（即發(fā)文機(jī)關(guān)署名、成文日期和印章）之上須準(zhǔn)確標(biāo)注附件的順序號(hào)和名稱(chēng)，以顯示公文的附件與正文不可分割的關(guān)系。需要注意的是在正文中寫(xiě)明報(bào)送、批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)、印發(fā)等字樣的公文，在其生效標(biāo)志后附的內(nèi)容不是公文的附件，因此在附件說(shuō)明處不必標(biāo)注相關(guān)內(nèi)容。附件說(shuō)明編排格式見(jiàn)：圖8。（5）發(fā)文機(jī)關(guān)署名、成文日

38、期和印章加蓋印章的公文成文日期一般右空四字編制，印章用紅色，不得出現(xiàn)空白印章。單一機(jī)關(guān)行文時(shí)，一般在成文日期之上、以成文日期為準(zhǔn)居中編排發(fā)文機(jī)關(guān)署名，印章端正、居中下壓發(fā)文機(jī)關(guān)署名和成文日期，使發(fā)文機(jī)關(guān)署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章頂端應(yīng)當(dāng)上距正文（或附件說(shuō)明）一行之內(nèi)。聯(lián)合行文時(shí)，一般將各發(fā)文機(jī)關(guān)署名按照發(fā)文機(jī)關(guān)順序整齊排列在相應(yīng)位置，并將印章一一對(duì)應(yīng)、端正、居中下壓發(fā)文機(jī)關(guān)署名，最后一個(gè)印章端正、居中下壓發(fā)文機(jī)關(guān)署名和成文日期，印章之間排列整齊、互不相交或相切，每排印章兩端不得超出版心，首排印章頂端應(yīng)當(dāng)上距正文（或附件說(shuō)明）一行之內(nèi)。加蓋印章公文發(fā)文機(jī)關(guān)署名、成文日期和印章編排格式

39、見(jiàn)：圖8、圖9、圖10。不加蓋印章的公文單一機(jī)關(guān)行文時(shí)，在正文（或附件說(shuō)明）下空一行右空二字編排發(fā)文機(jī)關(guān)署名，在發(fā)文機(jī)關(guān)署名下一行編排成文日期，首字比發(fā)文機(jī)關(guān)署名首字右移二字，如成文日期長(zhǎng)于發(fā)文機(jī)關(guān)署名，應(yīng)當(dāng)使成文日期右空二字編排，并相應(yīng)增加發(fā)文機(jī)關(guān)署名右空字?jǐn)?shù)。聯(lián)合行文時(shí)，應(yīng)當(dāng)先編排主辦機(jī)關(guān)署名，其余發(fā)文機(jī)關(guān)署名依次向下編排。不加蓋印章公文發(fā)文機(jī)關(guān)署名、成文日期編排格式見(jiàn)：圖11。加蓋簽發(fā)人簽名章的公文單一機(jī)關(guān)制發(fā)的公文加蓋簽發(fā)人簽名章時(shí)，在正文（或附件說(shuō)明）下空二行右空四字加蓋簽發(fā)人簽名章，簽名章左空二字標(biāo)注簽發(fā)人職務(wù)，以簽名章為準(zhǔn)上下居中排布。在簽發(fā)人簽名章下空一行右空四字編排成文日期。

40、聯(lián)合行文時(shí)，應(yīng)當(dāng)先編排主辦機(jī)關(guān)簽發(fā)人職務(wù)、簽名章，其余機(jī)關(guān)簽發(fā)人職務(wù)、簽名章依次向下編排，與主辦機(jī)關(guān)簽發(fā)人職務(wù)、簽名章上下對(duì)齊；每行只編排一個(gè)機(jī)關(guān)的簽發(fā)人職務(wù)、簽名章；簽發(fā)人職務(wù)應(yīng)當(dāng)標(biāo)注全稱(chēng)。簽名章一般用紅色。加蓋簽發(fā)人簽名章的公文編排格式見(jiàn)：圖12。成文日期中的數(shù)字用阿拉伯?dāng)?shù)字將年、月、日標(biāo)全，年份應(yīng)標(biāo)全稱(chēng)，月、日不編虛位（即1不編為01）。特殊情況說(shuō)明當(dāng)公文排版后所?？瞻滋幉荒苋菹掠≌禄蚝灠l(fā)人簽名章、成文日期時(shí)，可以采取調(diào)整行距、字距的方法解決。補(bǔ)充說(shuō)明：發(fā)文機(jī)關(guān)署名、成文日期、印章的特點(diǎn)：發(fā)文機(jī)關(guān)署名應(yīng)當(dāng)用發(fā)文機(jī)關(guān)全稱(chēng)或規(guī)范化簡(jiǎn)稱(chēng)。公文一般以發(fā)文機(jī)關(guān)名義署名，特殊情況（如議案、命令（令）

41、等文種）需要由簽發(fā)人署名的，應(yīng)當(dāng)寫(xiě)明簽發(fā)人職務(wù)并加蓋簽發(fā)人簽名章。要注意發(fā)文機(jī)關(guān)署名應(yīng)與發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志、標(biāo)題中發(fā)文機(jī)關(guān)名稱(chēng)相一致。聯(lián)合行文時(shí)，若發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志并用聯(lián)合發(fā)文機(jī)關(guān)名稱(chēng)，則發(fā)文機(jī)關(guān)署名的順序應(yīng)與發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志的排列順序一致。在99版國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)中，單一機(jī)關(guān)和兩個(gè)機(jī)關(guān)行文時(shí)，不要求署名，三個(gè)以上機(jī)關(guān)聯(lián)合行文時(shí)，要求署名。新標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一規(guī)定，不管是單一行文，還是聯(lián)合行文一般都要標(biāo)注發(fā)文機(jī)關(guān)署名。成文日期署會(huì)議通過(guò)或者發(fā)文機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人簽發(fā)的日期。聯(lián)合行文時(shí)，署最后簽發(fā)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人簽發(fā)的日期。成文日期在公文中的標(biāo)注位置有兩種：一是在公文標(biāo)題之下，寫(xiě)全年、月、日并用圓括號(hào)“（）”括起來(lái)，如會(huì)議通過(guò)的決議、決定等

42、公文；二是成文日期在公文正文或附件說(shuō)明的右下方標(biāo)注，寫(xiě)全年、月、日。本次修訂對(duì)成文日期的格式也作了統(tǒng)一規(guī)定，原行政機(jī)關(guān)使用漢字標(biāo)注成文日期，黨的機(jī)關(guān)使用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注成文日期，新標(biāo)準(zhǔn)明確成文日期中的數(shù)字統(tǒng)一使用阿拉伯?dāng)?shù)字，如：2012年9月1日。公文中有發(fā)文機(jī)關(guān)署名的，應(yīng)當(dāng)加蓋發(fā)文機(jī)關(guān)印章，并與署名機(jī)關(guān)相符。公文加蓋印章是體現(xiàn)公文效力的表現(xiàn)形式，是公文生效的標(biāo)志，是鑒定公文真?zhèn)巫钪匾囊罁?jù)。上行文，一定要加蓋印章。紀(jì)要一般不加蓋印章。聯(lián)合下行文時(shí)，所有聯(lián)署機(jī)關(guān)均須署名并加蓋與發(fā)文機(jī)關(guān)署名、發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志相符的印章。簽發(fā)人簽名章也屬于印章的一種特殊形式。對(duì)于以機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人名義制發(fā)的公文，需要署簽發(fā)人

43、的簽名章（如議案、命令（令）等）。加蓋印章的公文編排規(guī)則成文日期右空四字是為了確保印章兩端不超出版心。印章縱向位置置于正文（或附件說(shuō)明）之后若干行，至于放在多少行之后，是由印章的大小決定的，要確保成文日期處于印章中心下邊緣位置，同時(shí)保證印章頂端距正文（或附件說(shuō)明）一行之內(nèi)。若發(fā)文機(jī)關(guān)全稱(chēng)較長(zhǎng)，一般使用規(guī)范化簡(jiǎn)稱(chēng)，若規(guī)范化簡(jiǎn)稱(chēng)也較長(zhǎng)，發(fā)文機(jī)關(guān)署名可考慮分兩行編排。署名之間是否空字，2012版國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)未做規(guī)定，實(shí)際操作中，可綜合考慮署名的長(zhǎng)短和印章的大小來(lái)決定是否空字。新標(biāo)準(zhǔn)對(duì)發(fā)文機(jī)關(guān)署名在成文日期之上幾行并沒(méi)有規(guī)定，在實(shí)際工作中發(fā)文機(jī)關(guān)署名多標(biāo)注在成文日期上一行。與99版國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)相比，新標(biāo)準(zhǔn)關(guān)于

44、印章的加蓋方式，不再分下套、中套的加蓋方式，統(tǒng)一采用下套方式；印章端正是基本要求，特別是手工加蓋印章，務(wù)必使印章清晰、不歪斜。居中下壓是指印章、發(fā)文機(jī)關(guān)署名和成文日期的縱向中心線(xiàn)應(yīng)該重合，印章下邊緣與成文日期下邊緣相切，印章的上邊緣距正文（或附件說(shuō)明）距離應(yīng)在1行之內(nèi)（即10mm之內(nèi)）。從這里的規(guī)定就可以測(cè)試出成文日期到底應(yīng)該在正文之下空幾行。由于機(jī)關(guān)的印章大小不會(huì)變化，所以公文制作人員在反復(fù)嘗試幾次后，就可以確定成文日期空幾行了，以后照此操作即可。之所以規(guī)定印章上邊緣距正文在1行之內(nèi)，是為了防止空白過(guò)大，容易被人插入內(nèi)容，偽造公文。特殊情況處理當(dāng)正文之后的空白容不下印章或簽發(fā)人簽名章、成文日

45、期時(shí)，一般應(yīng)當(dāng)采取調(diào)整正文行距或字距的措施加以解決。具體的調(diào)整方法是：當(dāng)正文之后的空白只有一兩行時(shí)，可以加寬行距，至少將一行文字移到下頁(yè)；如果正文之后的空白僅差一兩行便可容下印章位置時(shí)，可以縮小行距或縮小一兩行字距，擠出能空下印章的空間。這樣，使印章與正文務(wù)必同處一頁(yè)，不留任何空白。如果出現(xiàn)采取調(diào)整正文行距或字距的措施仍無(wú)法解決的極特殊情況，如多個(gè)機(jī)關(guān)聯(lián)合下行文，聯(lián)合行文的機(jī)關(guān)過(guò)多，無(wú)法實(shí)現(xiàn)正文與所有發(fā)文機(jī)關(guān)的印章同處一頁(yè)，也可采取“此頁(yè)無(wú)正文”的方法，即將印章加蓋在下一空白頁(yè)上，并在該空白頁(yè)第一行頂格標(biāo)注“（此頁(yè)無(wú)正文）”。（6）附注如有附注，居左空兩字加圓括號(hào)編排在成文日期下一行，回行時(shí)頂

46、格。補(bǔ)充說(shuō)明：附注是公文印發(fā)傳達(dá)范圍等需要說(shuō)明的事項(xiàng)，對(duì)公文的發(fā)放范圍、使用時(shí)需注意的事項(xiàng)加以說(shuō)明。印發(fā)傳達(dá)范圍一般針對(duì)平行文和下行文，如“此件公開(kāi)發(fā)布”、“此件發(fā)至縣團(tuán)級(jí)”等，對(duì)發(fā)送范圍和閱讀對(duì)象進(jìn)行限定?！罢?qǐng)示”件應(yīng)在附注處注明聯(lián)系人及聯(lián)系電話(huà)。附注不是對(duì)公文正文內(nèi)容的解釋?zhuān)瑢?duì)正文的注釋或解釋一般在公文正文中采用句內(nèi)括號(hào)或句外括號(hào)的方式解決，這一點(diǎn)在使用附注時(shí)需注意。附注編排格式見(jiàn)：圖9、圖10。（7）附件附件應(yīng)當(dāng)另面編排，并在版記之前，與公文正文一起裝訂，“附件”二字及附件順序號(hào)用三號(hào)黑體字頂格編排在版心左上角第一行。附件標(biāo)題居中編排在版心第三行，附件順序號(hào)和附件標(biāo)題應(yīng)當(dāng)與附件說(shuō)明的表述

47、一致。附件格式要求同正文。如附件與正文不能一起裝訂，應(yīng)當(dāng)在附件左上角第一行頂格編排公文的發(fā)文字號(hào)并在其后標(biāo)注“附件”二字及附件順序號(hào)。補(bǔ)充說(shuō)明：附件指公文正文的說(shuō)明、補(bǔ)充或者參考資料。因此，附件是屬于公文正文的其他文字、圖表、圖形等材料，對(duì)公文正文起說(shuō)明、解釋、補(bǔ)充、參考作用，是公文正文的有機(jī)組成部分，與正文具有同等效力。附件主要包括與正文內(nèi)容相關(guān)的文字材料、數(shù)據(jù)、名單、圖表、圖形等，這些內(nèi)容如穿插在公文正文中，往往隔斷公文前后意思的聯(lián)系而造成閱讀上的不便。這時(shí)需要將其從公文正文中抽出而作為公文的附件單獨(dú)表述，既可以補(bǔ)充完善正文，又可使正文內(nèi)容簡(jiǎn)潔連貫。附件首頁(yè)首先要在版心左上角第一行頂格編排

48、“附件”二字，如果有多個(gè)附件，后面必須緊跟附件順序號(hào)，順序號(hào)后無(wú)需加冒號(hào)。批轉(zhuǎn)轉(zhuǎn)發(fā)印發(fā)類(lèi)公文，被批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)、印發(fā)的內(nèi)容不按附件處理，在公文正文中不加附件說(shuō)明，直接另面編排，附件中首頁(yè)也不標(biāo)注“附件”二字。其他格式方面的要求與正文一致。附件編排格式見(jiàn)：圖13。4版記（1）版記中的分隔線(xiàn)版記中的分隔線(xiàn)與版心等寬，首條分隔線(xiàn)和末條分隔線(xiàn)用粗線(xiàn)（推薦高度為0.35mm），中間的分隔線(xiàn)用細(xì)線(xiàn)（推薦高度為0.25mm）。首條分隔線(xiàn)位于版記中第一個(gè)要素之上，末條分隔線(xiàn)與公文最后一面的版心下邊緣重合。補(bǔ)充說(shuō)明：版記置于公文最后一面，版記的最后一個(gè)要素置于最后一行，也就是說(shuō)版記一定要放在公文的最后，即公文的最后

49、一面（2012版國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定公文雙面印刷）最下面的位置。版記一般包括抄送機(jī)關(guān)、印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期等要素。確定版記的位置在實(shí)際操作中應(yīng)注意以下問(wèn)題：版記一定在偶數(shù)頁(yè)上。假設(shè)公文內(nèi)容很短，即使首頁(yè)可以放下版記內(nèi)容，由于公文是雙面印刷，即便第2頁(yè)除了版記沒(méi)有任何內(nèi)容，版記也必須移至第2頁(yè)上。公文的篇幅如果在一個(gè)折頁(yè)（即有四面）以上，這時(shí)公文的頁(yè)數(shù)一般應(yīng)是4的倍數(shù)（一般是用a3紙印制，騎馬裝訂），此時(shí)版記也一定要放在最后一面，而不管前面的空白有多少（一般不會(huì)超過(guò)3面），版記頁(yè)和空白頁(yè)都不標(biāo)頁(yè)碼。如果附件是被轉(zhuǎn)發(fā)的文件，該文件后面也有版記，這時(shí)被轉(zhuǎn)發(fā)文件的版記不能代替轉(zhuǎn)發(fā)文件的版記，轉(zhuǎn)發(fā)文件還應(yīng)標(biāo)識(shí)自己

50、的版記。版記編排格式見(jiàn)：圖8、圖9。（2）抄送機(jī)關(guān)如有抄送機(jī)關(guān)，一般用4號(hào)仿宋體字，在印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期上一行、左右各空一字編排?！俺汀倍趾蠹尤敲疤?hào)和抄送機(jī)關(guān)名稱(chēng)，回行時(shí)與冒號(hào)后的首字對(duì)齊，最后一個(gè)抄送機(jī)關(guān)名稱(chēng)后標(biāo)句號(hào)。如需把主送機(jī)關(guān)移至版記，除將“抄送”二字改為“主送”外，編排方法同抄送機(jī)關(guān)。既有主送機(jī)關(guān)又有抄送機(jī)關(guān)時(shí)，應(yīng)當(dāng)將主送機(jī)關(guān)置于抄送機(jī)關(guān)上一行，之間不加分隔線(xiàn)。補(bǔ)充說(shuō)明：抄送機(jī)關(guān)指除主送機(jī)關(guān)以外還需要執(zhí)行或知曉公文內(nèi)容的其他機(jī)關(guān)，應(yīng)當(dāng)使用機(jī)關(guān)全稱(chēng)、規(guī)范化簡(jiǎn)稱(chēng)或者同類(lèi)型機(jī)關(guān)統(tǒng)稱(chēng)。抄送機(jī)關(guān)應(yīng)按照一定順序排列。首先是上級(jí)機(jī)關(guān)在前，其次為同級(jí)機(jī)關(guān)，再次為下級(jí)機(jī)關(guān)。按照黨、政（地方黨委政

51、府在前、部門(mén)和部局在后）、軍、群的順序排列。一般情況下，抄送機(jī)關(guān)之間標(biāo)點(diǎn)符號(hào)使用方法是：同一系統(tǒng)內(nèi)同級(jí)機(jī)關(guān)之間用頓號(hào)分隔，不同系統(tǒng)機(jī)關(guān)之間用逗號(hào)分隔，最后一個(gè)抄送機(jī)關(guān)之后標(biāo)句號(hào)。抄送機(jī)關(guān)編排格式見(jiàn)：圖8、圖9。（3）印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期一般用4號(hào)仿宋體字，編排在末條分隔線(xiàn)之上，印發(fā)機(jī)關(guān)左空一字，印發(fā)日期右空一字，用阿拉伯?dāng)?shù)字將年、月、日標(biāo)全，年份應(yīng)標(biāo)全稱(chēng)，月、日不編虛位（即1不編為01），后加“印發(fā)”二字。版記中如有其他要素，應(yīng)當(dāng)將其與印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期用一條細(xì)分隔線(xiàn)隔開(kāi)。補(bǔ)充說(shuō)明：印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期指公文的送印機(jī)關(guān)和送印日期。印發(fā)機(jī)關(guān)不是指公文的發(fā)文機(jī)關(guān)，發(fā)文機(jī)關(guān)已有明顯的“

52、發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志”。這里的印發(fā)機(jī)關(guān)是指公文的印制主管部門(mén)，一般應(yīng)是各機(jī)關(guān)的辦公室或文秘部門(mén)。有的發(fā)文機(jī)關(guān)沒(méi)有專(zhuān)門(mén)的文秘部門(mén)，發(fā)文機(jī)關(guān)就是印發(fā)機(jī)關(guān)。標(biāo)注印發(fā)日期是為了準(zhǔn)確反映公文的送印時(shí)間。一般來(lái)說(shuō)，公文在負(fù)責(zé)人簽發(fā)之后，也就是成文日期之后，往往需要經(jīng)過(guò)打字、校對(duì)、復(fù)核等環(huán)節(jié)，因此成文日期與印發(fā)日期通常存在時(shí)間差。通過(guò)標(biāo)注印發(fā)日期，既可以使發(fā)文機(jī)關(guān)掌握制發(fā)公文的效率，也可以使收文機(jī)關(guān)掌握公文的傳遞時(shí)間，有利于公文的辦理和工作效率的提高。翻印文件時(shí)需給出翻印機(jī)關(guān)和翻印日期，并標(biāo)注在印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期的下方位置；翻印機(jī)關(guān)居左空一字編排，用全稱(chēng)或規(guī)范化簡(jiǎn)稱(chēng)；翻印日期居右空一字編排，用阿拉伯?dāng)?shù)字完整寫(xiě)明年、月、日，后加“翻印”二字。印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期編排格式見(jiàn)：圖8、圖11。5頁(yè)碼一般用4號(hào)宋體阿拉伯?dāng)?shù)字，編排在公文版心下邊緣之下，數(shù)字左右各放一條一字線(xiàn)；一字線(xiàn)上距版心下邊緣7mm，單頁(yè)碼居右空一字，雙頁(yè)碼居左空一字。公文的版記頁(yè)前有空白頁(yè)的，空白頁(yè)和版記頁(yè)均不編排頁(yè)碼，公文的附件與正文一起裝訂時(shí)，頁(yè)碼應(yīng)當(dāng)連續(xù)編排。補(bǔ)充說(shuō)明：在公文中標(biāo)注頁(yè)碼，有利于對(duì)公文進(jìn)行查閱、統(tǒng)計(jì)、檢索、印制和裝訂，甚至有助于公文的防偽。七、公文中的橫排表格a4紙型的表格橫排時(shí)，頁(yè)碼位置與公文其