公司文件管理辦法

1、內(nèi)部資料注意保存烏海寶化萬辰煤化工有限責任公司管理文件 文件編號：bhwc00g01 第2版 簽發(fā)：范華兵文件管理辦法修改履歷版本號實施日期修改內(nèi)容修改人修改部門012013.11.132.1各類分公司改為烏海寶化萬辰煤化工有限責任公司。表格編號:bhwc00g01-04a增加一列修訂后條款徐陽綜合管理部 1總則1.1目的為規(guī)范烏海寶化萬辰煤化工有限責任公司以下簡稱：公司）有關文件的制訂、會簽、審批、發(fā)放、評審、修訂、作廢等管理要求，明確管理業(yè)務流程及職責分工，提高有關文件處理工作的質量和效率，特制定本辦法。1.2適用范圍本管理辦法適用于公司各部門。1.3定義本管理辦法所指的文件包括管理文件、

2、外來文件（上級文件）和會議紀要。管理文件、會議紀要屬于公司公文，管理文件和會議紀要根據(jù)業(yè)務分工實行分層管理。1.4引用文件上海寶鋼化工有限公司管理文件控制程序bgsh-z-0401。2管理職責2.1綜合管理部是烏海寶化萬辰煤化工有限責任公司級文件的管理部門。負責行政公文、分公司級管理文件和外來文件的登記、呈批、印制、發(fā)放、轉辦、歸檔和作廢，指導、督促有關部門做好文件管理工作。負責組織管理文件的評審、發(fā)布、更新各類電子文件。協(xié)調(diào)解決各專業(yè)管理部門在制訂、修訂文件和收集外來文件過程中所發(fā)生的各類問題。2.2各職能部門按照專業(yè)分工原則，公司管理文件、會議紀要由各專業(yè)職能部門負責制（修）訂、會簽、上報

3、、確定發(fā)放范圍（局部性文件發(fā)放）和評審、作廢。負責部門管理文件、會議紀要的修訂、會簽、發(fā)放。3業(yè)務流程序號流程描述重要輸出3.1擬稿3.2書面流程：各部門按本辦法要求的基本格式擬訂管理文件草案和會議紀要，并經(jīng)本部門領導確認3.3會簽（僅限管理文件）、審簽、校對。3.3.1起草部門統(tǒng)一使用公司擬稿紙（表格編號：bhwc00g0101a），將經(jīng)本部門領導確認的管理文件草案送相關會簽部門。會簽部門提出會簽意見，并經(jīng)部門領導確認后返回起草部門。烏海寶化萬辰煤化工有限責任公司擬稿紙表格編號：bhwc00g0101a3.3.2起草部門匯總、處理各會簽單位提出的意見，并對管理文件草案進行修改（部門領導標明已

4、經(jīng)協(xié)商修改字樣，并簽字確認）。3.3.3起草部門將上述稿件交綜合管理部。綜合管理部報送分管領導審批簽發(fā)。3.3.4綜合管理部打印完畢后，由起草部門（起草人）進行校對，校對完成后由綜合管理部裝訂成冊（存檔用）。3.4發(fā)放3.4.1管理文件和會議紀要經(jīng)領導審簽后，需要作進一步修改或暫緩發(fā)放的，由綜合管理部退回起草部門，下一次上報流程同上。3.4.2管理文件和會議紀要經(jīng)領導審簽同意的，由綜合管理部及時通過書面和電子文檔下發(fā)給各有關部門,原件及發(fā)放記錄由綜合管理部歸檔。非全公司性文件發(fā)放及原件和發(fā)放記錄由起草部門歸檔。3.4.3各部門必須明確管理責任人，確定管理文件和會議紀要的發(fā)放范圍（會議紀要一般發(fā)

5、放到參會部門），在管理文件和會議紀要實施之日前完成接收和發(fā)放工作，確保上述文件得到有效執(zhí)行。3.4.4綜合管理部及時在書面和電子文檔上更新公司管理文件。3.5執(zhí)行3.6管理文件和會議紀要下發(fā)后，公司各部門按照規(guī)定履行職責，確保各項業(yè)務高效運作。3.7評審3.7.1管理文件的評審和更改由原編制部門負責進行，管理文件評審填寫現(xiàn)行文件評審結果反饋表（表格編號：bhwc00g01-03a)），管理文件至少每三年評審一次，必要時可隨時進行。根據(jù)評審結果，文件內(nèi)容繼續(xù)適用的，由綜合管理部在文件清單中以發(fā)布日期（評審年月）予以表示。烏海寶化萬辰煤化工有限責任公司文件評審反饋表格編號：bhwc00g0103a

6、3.8作廢3.8.1改版文件下發(fā)并正式實施生效后，前版文件失效。3.8.2幾個文件合成一個文件或一個文件分成幾個文件，合、分之前的相關文件應同時作廢，并在合、分之后的文件中明確作廢文件的名稱和編號（表格編號：bhwc00g01-05a）。烏海寶化萬辰煤化工有限責任公司作廢申請表bhwc00g0105a3.8.3除上述兩種情況外，經(jīng)評審的管理文件不再具有存在價值的，該文件必須作廢。3.8.4作廢的管理文件由職能部門將文件作廢申請表（表格編號：bhwc00g01-04a），報送綜合管理部由公司分管領導審批，對不能作廢的管理文件，由綜合管理部退回提交部門；確認作廢的，由綜合管理部履行作廢手續(xù)，并調(diào)整

7、管理文件清單。烏海寶化萬辰煤化工有限責任公司文件修訂記錄表bhwc00g0104a3.9修訂3.9.1根據(jù)對管理文件的評審結果，需要對管理文件進行修訂的，由文件起草部門負責，并在公司擬稿紙上說明修訂的條款、修訂類型及修訂原因等，做好修訂記錄（表格編號：bhwc00g0101a），必要時需提供修改所依據(jù)的各類有關資料。3.9.2因在處理過程中出現(xiàn)錯誤（如頁碼顛倒、漏頁、漏字等）和多字、錯別字等需要進行修改的，不屬于改版范圍，由綜合管理部予以更正。3.9.3修訂文件的審核、批準、發(fā)放等程序，同前述有關條款。4銷毀公司各部門必須及時從所有發(fā)放和使用場所撤銷及回收失效版本及作廢的程序文件、管理文件和會

8、議紀要，并做好記錄，對因積累知識等為目的而保留的失效版本及作廢的文件應在首頁上作“保留”字樣，其他不需保留的文件由各部門自行銷毀。 5文件的管理5.1綜合管理部負責每年至少發(fā)布一次有效的現(xiàn)行烏海寶化萬辰煤化工有限責任公司管理文件清單（表格編號：bhwc00g01-02a）。5.2各部門內(nèi)部應建立有效的文件清單（內(nèi)容同上），確保各相關場所使用的文件均為有效版本，并使文件保持清晰可辨，易于識別。5.3各部門須嚴格控制紙質文件的發(fā)放（以電子文件同時為準），復印件下發(fā)必須受控；各部門文件的收發(fā)應建立詳細的記錄臺帳，發(fā)放記錄由各管理責任人存檔備查。6文件的內(nèi)容及基本格式6.1管理文件一般應包括以下內(nèi)容：

9、6.1.1第一部分為總則，包括制訂文件的目的、適用范圍、定義、引用文件等的內(nèi)容。6.1.2第二部分為管理職責，明確各部門所承擔的任務和職責分工。6.1.3第三部分為業(yè)務流程，除文字描述外，必要時應繪制相應的流程圖作為附件。6.1.4其余部分為其他需要描述和規(guī)定的內(nèi)容。6.2管理文件的基本格式6.2.1管理文件的內(nèi)容編號，第一層次標題為“1”，第二層次標題為“1.1、1.2”，第三層次標題為“1.1.1、1.1.2”依此類推。6.2.2管理文件的第一頁上必須標注發(fā)布和實施日期、文件編號、版本號和簽發(fā)人；最后一頁上必須標注擬稿、審核者和日期，每一頁上必須標注頁數(shù)和頁碼。6.2.3管理文件的字體格式

10、為烏海寶化萬辰煤化工有限責任公司管理文件 黑體一號字內(nèi)部資料，注意保存 仿宋_gb 四號字文件編號 版本號 簽發(fā) 仿宋_gb四號字文件標題 黑體三號字正文 仿宋_gb 四號字發(fā)布日期 實施日期 仿宋_gb 小四號字共 頁 第 頁（右下角） 仿宋_gb 小四號字紙張a4（210 297mm）頁面設置頁邊距 上下2.6 左2.8 右2.6 頁腳2.2行距：固定值 設置值：29磅7 文件編制規(guī)定7.1各部門組織代碼、管理文件編號規(guī)則7.1.1文件專業(yè)屬性、職能部門管理文件按部門專業(yè)分為綜合管理類、生產(chǎn)和設備類等六大類。代碼專業(yè)屬性職能部門00綜合管理類綜合管理部01設備管理類設備管理部02生產(chǎn)技術類

11、生產(chǎn)技術部03財務管理類財務管理部04安全環(huán)保類安全環(huán)保部05經(jīng)營類 經(jīng)營部7.1.2管理文件編號規(guī)則（代表公司代碼bhwc）（代表文件專業(yè)屬性）g（g代表專業(yè)管理文件）（專業(yè)管理文件流水號）7.2管理文件版本號代碼用阿拉伯數(shù)字表示，其中，首次頒布時，版本號代碼為第1版；第一次修改時，版本號為第2版；第二次修改時，版本號為第3版，以下依此類推。7.3管理文件作廢后，所用的文件編號原則上不再使用。幾個文件合成一個文件或一個文件分成幾個文件，合、分之前的相關文件應同時作廢，并在合、分之后的文件中明確作廢文件的名稱和編號。7.4管理文件的編號由各部門負責編制，報綜合管理部。7.5公司級會議紀要的期號

12、由綜合管理部按當年會議紀要的流水號編制，部門會議紀要由各部門負責編號。7.6管理文件中有關記錄格式編號，用“文件編號順序號（用數(shù)字0199表示，根據(jù)記錄格式在第1版文件中的出現(xiàn)順序編號）修改號”（用英文26個字母表示，初版用“a”表示，第一次修改用“b”表示，以下依此類推）。因文件內(nèi)容修改需要刪除記錄格式的，原有記錄格式所用的編號原則上不再使用；因文件內(nèi)容修改需要新增記錄格式的，所用的編號在原有最后一個記錄格式編號后按出現(xiàn)順序編號，因文件內(nèi)容修改，記錄格式在文中出現(xiàn)順序調(diào)整的，沿用原編號。8其他所有管理文件由起草部門負責解釋。 擬稿：張 茜 日期：2013年11月11日 審核：范華兵 日期：2

13、013年12月6日 內(nèi)部資料 注意保存 附件1 烏海寶化萬辰煤化工有限責任公司管理文件文件編號：bhwcg 第版 簽發(fā):管理文件名稱 年月日發(fā)布 年月日實施共頁第頁 表格編號: bhwc00g01-01a 烏海寶化萬辰煤化工有限責任公司擬 稿 紙 年 月 日標 題文 號印發(fā)份數(shù)主 送內(nèi)部分發(fā)抄 報抄 送擬稿人部門審核會簽部門分管領導簽發(fā)表格編號: bhwc00g01-02a烏海寶化萬辰煤化工有限責任公司管理文件清單序號文件名稱文件編號版本號發(fā)布日期備注表格編號:bhwc00g01-03a文件評審結果反饋表評審部門：序號文件編號文件名稱實施日期文件評審日期（年/月）文件評審結果聯(lián)系人： 電話： 主管領導審核： 年 月 日填寫說明：1、“文件評審結果”一欄填寫“繼續(xù)適用”、“修訂”、“作廢”。表格編號:bhwc00g01-04a烏海寶化萬辰煤化工有限責任公司文件修訂記錄文件名稱文件編號：