賓館記錄控制程序

1、 程序文件 whqb00-05:2000第1版/第1次修改記錄控制程序編制: 白 鷗第 4 頁共 4 頁審核: 董明竹1 目的 對各類質(zhì)量/環(huán)境記錄進行控制和管理，確保符合質(zhì)量/環(huán)境管理體系要求和有效運行證據(jù)。2 適用范圍 適用于管理體系運行記錄、產(chǎn)品質(zhì)量記錄和環(huán)境記錄的控制和管理。3 引用標(biāo)準(zhǔn)和文件3.1 iso9001:2000 4.2.4 記錄控制3.2 iso14001:1996 4.5.3 記錄3.3 whma00-00:2001管理手冊 第4章 第1節(jié) 總要求 第4章 第2節(jié) 文件總要求 第7章 第1節(jié) 與顧客有關(guān)的過程 第7章 第2節(jié) 設(shè)計與開發(fā) 第7章 第5節(jié) 測量和監(jiān)視裝置的

2、控制4 術(shù)語和定義4.1 記錄：闡述所取得的結(jié)果或提供完成活動的證據(jù)的文件。4.2 客觀證據(jù)：支持某事物存在或真實性的資料。 4.3 可追溯性：產(chǎn)品的可追溯性是指通過記載的標(biāo)識，追溯需要考慮的歷史、應(yīng)用情況和所處場所的能力。4.4 要求：明確的、習(xí)慣上隱含的或必須履行的需要或期望。5 職責(zé)5.1 總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)賓館記錄的監(jiān)督、控制和管理。5.2 各部門負(fù)責(zé)對本部門記錄的收集、整理、匯總和歸檔等工作，并按規(guī)定向總經(jīng)理辦公室遞交記錄清單。5.3 各部門按要求做好記錄工作。5.4 各部門應(yīng)按要求做好記錄的上報、保管和存檔工作。6 程序要求6.1 服務(wù)特性：實現(xiàn)管理體系的可追溯性，為體系運行及持續(xù)改

3、進提供客觀證據(jù)。6.2 記錄的分類及管理6.2.1 質(zhì)量記錄：包括管理評審記錄、培訓(xùn)記錄、產(chǎn)品質(zhì)量記錄、產(chǎn)品要求評審記錄、供方提供產(chǎn)品評審記錄、產(chǎn)品標(biāo)識記錄、顧客財產(chǎn)保管記錄、監(jiān)測裝置校準(zhǔn)標(biāo)準(zhǔn)清單、監(jiān)測裝置標(biāo)準(zhǔn)記錄、內(nèi)部質(zhì)量審核檢查表、內(nèi)部審核現(xiàn)場記錄表、糾正和預(yù)防措施實施記錄、糾正和預(yù)防措施跟蹤驗證報告。6.2.2 環(huán)境記錄：包括適用的環(huán)境法律與其他要求的信息、投訴記錄、培訓(xùn)記錄、過程記錄、產(chǎn)品信息、檢查、維護與校對記錄、有關(guān)承包方與供應(yīng)商的信息、意外事件報告、應(yīng)急準(zhǔn)備與響應(yīng)信息、重要環(huán)境因素信息、審核結(jié)果、管理評審。6.2.3 各部門按要求將本部門所需的各類記錄清單上報總經(jīng)理辦公室。6.2

4、.4由總經(jīng)辦編制記錄清單，對列入清單中的記錄實施歸口管理。未被列入記錄清單的記錄，由相關(guān)部門自行管理。6.2.5 設(shè)備運行記錄、環(huán)境記錄由工程部負(fù)責(zé)（詳見whqb50-08設(shè)備管理程序、wheb00-01環(huán)境因素的識別和評價程序、wheb00-03環(huán)境管理運行控制程序、wheb00-04應(yīng)急準(zhǔn)備和響應(yīng)控制程序、wheb00-05環(huán)境運行監(jiān)督和檢測控制程序、whqb00-24數(shù)據(jù)分析控制程序）。6.2.6 營業(yè)狀況記錄由財務(wù)部負(fù)責(zé)。6.2.7 培訓(xùn)記錄由人力資源部負(fù)責(zé)。6.3 記錄的內(nèi)容及填寫要求6.3.1 記錄的內(nèi)容應(yīng)包括活動的時間、地點、參與者、記錄人，應(yīng)詳細填寫活動的各個細節(jié)、控制方法、活

5、動結(jié)果等。填寫內(nèi)容應(yīng)準(zhǔn)確、全面。記錄應(yīng)用鋼筆或圓珠筆填寫，記錄要及時、清晰、完整、準(zhǔn)確、整潔和規(guī)范。6.4 收集與標(biāo)識6.4.1記錄由相關(guān)部門設(shè)計并審核。（詳見whqb00-04文件和資料控制程序）。6.4.2 記錄由記錄人員注明日期、部門、簽名或蓋章，并在規(guī)定處注明編號。6.4.3 各部門應(yīng)對本部門產(chǎn)生的記錄分時間、類別進行收集、整理、標(biāo)識，以便及時提供和反映所需客觀證據(jù)，并按規(guī)定要求及時遞交至歸口管理部門。6.5 歸檔和保管6.5.1 各部門產(chǎn)生的記錄按記錄清單上規(guī)定的年限保存，在保存期內(nèi)應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，并按記錄形成的時間順序進行整理、歸檔和保管，以確保記錄完整、整潔和裝訂整齊。6.5.2

6、 記錄存放環(huán)境應(yīng)防霉、防蛀、防潮、防火、防丟失和防損壞，并且存放方式要便于查閱和存取。6.5.3 由總經(jīng)理辦公室編制可提供顧客查閱的記錄目錄，報管理者代表批準(zhǔn)，顧客查閱前必須填寫顧客查詢記錄登記表。6.6 報廢處理6.6.1 超過保存期限的記錄或各部門認(rèn)為已失效的記錄，由使用部門填寫報廢申請單，報總經(jīng)理辦公室審核，管理者代表批準(zhǔn)后，方可進行報廢處理。6.6.2 報廢處理的方式為碾碎，或打紙漿處理。7 相關(guān)文件 whqb00-04 文件和資料控制程序 whqb02-06 人力資源管理控制程序 whqb50-08 設(shè)備管理程序 whqb00-24 數(shù)據(jù)分析控制程序 whqc04-04 賓館內(nèi)部文件管理規(guī)范 wheb00-01 環(huán)境因素的識別和評價程序 wheb00-03 環(huán)境運行管理控制程序 wheb00-04 應(yīng)急準(zhǔn)備和響應(yīng)控制程序 wheb00-05 環(huán)境運行監(jiān)督和檢測控制程序8 記錄記錄名稱記錄編號保存部門保存期限存檔索引記錄清單qe/ee05-00-01總經(jīng)辦1年名稱、部門可提供顧客查閱的記