口頭交流技巧與人際關系管理

1、?自我了解?積極傾聽? 口頭交流技巧?領導才能?領導技巧?培訓者能力?人際關系問題的解決?系統(tǒng)方法?寫作技巧?忠告?主見?創(chuàng)造力自我了解自我了解就是對自己的個性怎樣影響他人的準確感覺的程 度。自我了解的獲得源于我們對自己的影響，經歷的新情況 和從別人那里得到反饋。我們只有清楚了解自身的的價值和 潛力，明白自身獨一無二的個性，才能夠更加真實的認清我 們自身。顯然，這種觀察很難評估或傳達給別人，自我了解 的尋求總是其個人的探索。自我了解之所以對管理者有價值，原因在于：（ 1） 一個不恰當?shù)淖晕腋拍钅軌蚣づ嘶蚴顾司趩剩唬?2） 對自己有準確人事的人能夠承擔壓力；（ 3） 自我了解能夠保證人們沒

2、有偏見。 一個加深自我認識的實踐方式是從別人那里收集反饋的過 程。這個過程描述了別人對它的印象。訓練程序用來幫助培 養(yǎng)受訓者對他人的敏感性。小規(guī)模團體能夠形成一個關系較 近且相互支援的氛圍，從而使參與者切實的認識自己并知道 怎樣觀察別人。這樣，一個特殊的觀察場所出現(xiàn)了，它能夠 對所涉及的事物有一個多方面的影響。積極傾聽傾聽他人講話是很困難的。除非你確實想聽他人的觀點，否 則很少愿意主觀傾聽別人談話的內容。你需要發(fā)展 “放松的 集中 ”的能力， 它會向別人表明 “我已準備好聽你說 ”。有一些 特殊的技巧可以幫助人們形成這種積極傾向的能力。例如反 應、概述、澄清闡明和探詢。 積極傾聽對于管理者而言

3、是很有價值的。因為：（ 1） 可以獲得更多的資料；（ 2） 可以得到更好的方法；（ 3 ） 可以暴露而不是隱瞞問題；（ 4） 可以改善與他人的關系；（ 5） 可以使人們覺得個人的工作倍受重視。提高傾聽技巧的一種實用方法是練習，并從你自己的能力上 得到反饋。積極傾聽是一系列技巧的集合，可以學習并可提 高。好的聆聽者是培養(yǎng)出來的而不是天生的。口頭交流技巧口頭交流的技巧包括語言的精致選擇，有邏輯的表達，完整 的講述，冗長無用信息的避免，客觀性和保持聽眾興趣的能 力。優(yōu)秀的演講者能夠賦予每一詞匯更豐富的渲染力。 口頭表達能力對于一名管理人員來說是很有用的，因為： （ 1） 可以表達和討論重要觀點；（

4、2） 管理者較易于說服別人，可以贏得更多支持；（ 3） 同事之間較容易達成協(xié)議；（ 4） 誤解很少會發(fā)生；（ 5） 爭辯、辯論的質量會提高，決定會較快做出。 可以通過獲得個人風格的反饋信息來提高口頭表達能力，這 種能力在經驗豐富的專家指導下，經過反復鞏固才獲得的。領導才能 會議雖然常?；ㄙM很大，而且有些管理者對開會也很反感， 但是它仍然不失為一個好的交換信息、任務、決策或做計劃 的機制。很少有人能有技巧和聰明才智，在會議上不犯錯。 因此需要規(guī)則和控制，這個角色由主席扮演，他按照管理程 序做事，挖掘每個人的潛力，作為主持的主席需要運用諸多 的領導技巧，特別是自我了解的技巧。管理人員必須認清事 實

5、，采用系統(tǒng)的方法，有效的鼓勵或控制員工，在各個部分 間搭橋。對管理者來說，管理才能是有價值的，因為：（ 1） 無效的會議浪費時間和資源；（ 2） 有效的會議能做出好的決議，解決問題；（ 3） 有影響力的注意能有更好的職業(yè)可供選擇；（ 4） 與會者尊重真正的領導才能；（ 5） 行為計劃很可能帶來良好的效果。管理者可以通過種種途徑提高自身的領導能力，如觀察專家 的工作、現(xiàn)場訓練、出席理論研討會與實踐和技術訓練。良 好的智力、能力是成功扮演這一角色的必要條件，同時，主 席具備的人格力量和與不同的人 “打成一片 ”的能力也是十分 重要的。領導技巧 有效的領導能力是一系列重要的交流技巧。如果使用不適合的

6、領導方式，就會失去很多機會。有效的領導者由兩個杰出 的品質：一是設計和交流所謂強者印象的能力；另一個就是 支持和指導他們的追隨者所需的交流技巧。支持的行為意味著你必須去了解下屬，關系他們的想法和感 受，鼓勵他們做得更好。 指示行為意味著告訴下屬去做什么， 并給他們指出做這些事的正確方法。每一個下屬都需要支持 和指導。這決定于下屬執(zhí)行這項任務的意愿和能力。當下屬 變得更有能力時，他們就不再需要領導的過多的支持性為 了。領導技巧對管理者來說是有價值的，因為：（ 1） 大多數(shù)管理者的能力是由在這個角色中的表現(xiàn)來評價 的；（ 2） 減少他人的不滿的行為；（ 3 ） 提高總體水平；（ 4） 人們會貢獻出

7、更多的自然能力，因此他們有更大的工 作滿足；（5） 提高利用優(yōu)秀人才的程度，使阻止受益。采用特殊的 訓練課程、模仿、工作中的勸告和訓練等可以提高管理者的 領導技巧。他們可以從現(xiàn)存體系得到的反饋中受益，這通常 是從屬下完成的問卷中收集到的，討論這些數(shù)據(jù)，可以揭示 出存在的優(yōu)勢和問題。此外，有許多訓練還可以影響領導情培訓者能力管理者的一個主要任務就是通過幫助員工提高個人能力來 使自身素質和能力得到不斷的提高。這是一種極具效率的管 理方式。對于提高組織績效的質量，培訓和發(fā)展是不可或缺 的。一些管理者認為培訓工作無關緊要，并且認為培訓常常 干擾他們關注于 “重要 ”問題的注意力。這種看法是極其錯誤 的

8、。事實上，培訓是最有效的管理工具之一。 培訓技術包括指導、試驗、征詢、教練，獲得回饋，遠距離 學習、團隊建設、審視、評價和項目評估。如果組織內缺乏 對特定設施或裝備的需求，那么這些技術就常常以非正式的 形式展開。管理者可以將其管理空間轉化為學習環(huán)境，并因 此更有效的利用組織內資源來提高員工的學習熱情。 培訓能力對于管理者而言，是十分有價值的，這是因為： （ 1） 管理者可以擁有控制員工績效的可接受的技術； （ 2） 隨著員工更富有的能力，整體的道德感將增加； （ 3） 減少不良績效狀況產生的狀況；（ 4） 產出標準將在質量、數(shù)量和可行性中獲得改善。 可以通過閱讀、接受別人指導、參加特別的培訓課

9、程的形式 來發(fā)展自身的培訓能力。管理者也可以從了解人力資源發(fā)展的狀況和促進人們學習的各種因素過程中獲得相當?shù)氖找?。人際關系問題的解決對下述六個問題的回答有助于解決人際關系中存在的諸多 困難：（ 1） 你解決人際關系的問題的方式是什么？（ 2） 你希冀的行為與既定行為之間細微的差異有哪些？（3） “困難 ”任務或組織是如何看待交流困難的？（ 4） 你正在采取哪些方法去解決諸多困難？為什么這些方 法沒有得到明顯的效果？（ 5） 為了使行動更加依據(jù)既定的規(guī)則而展開，你是否制定 了不斷反饋和提出忠告內容的合適戰(zhàn)略？（ 6） 如果你的戰(zhàn)略失敗了，你準備怎樣做？ 人際關系間交流問題的解決對于管理者而言，是

10、十分有價值 的。這是因為：（ 1） 可以發(fā)現(xiàn)手下工作效率低的員工，并且有助于提高其 能力；（ 2） 管理者會更加有利的提高自己發(fā)展的空間； （3）當人們看人際關系交流的難題已被積極的加以解決時， 提高績效的熱情和動機便得到進一步的激勵。提高個人解決人際交流難題技巧的有效方式是在導師的幫 助下， 從經驗積累中學習。 通過實踐， 回饋和征詢他人意見， 交流技巧的學習便會得以高效的進行。系統(tǒng)方法用有條理的方法來解決問題和做出決定就叫做系統(tǒng)方法。它 強調理性、邏輯、嚴格和有條理的態(tài)度及技巧。他們從科學 研究的優(yōu)秀傳統(tǒng)中吸取精華，但還需要直覺和創(chuàng)造過程結合 起來。一種系統(tǒng)的方法對管理者是有價值的，因為：

11、（ 1） 問題可以被有效的解決；（ 2） 決定會更加明智；（ 3） 減少管理者的不安和壓力；（ 4） 會議會更高效；（ 5） 減少無謂的追求，節(jié)省時間。學習第一手的經驗，閱讀、觀察專家工作和參加特殊訓練課 程，這些實際方式可以提高你使用系統(tǒng)方法的能力。管理者 發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)訓練的價值后，就會很容易的理解和把握它在日常 管理工作中的巨大作用。寫作技巧 寫作技巧包括詞語的選擇，句式結構的安排，段落的劃分； 邏輯線索的展開，文章的總體結構平衡和相關圖形的說明。 這些技巧之外，富有邏輯的思考，相關概念的合理使用，事 件的表述更是十分重要的。論文、報告和建議書都是管理者 寫作成果的一部分。說明書、信件、定期報

12、告等也是管理者 常常所要求的。絕大多數(shù)管理者往往花費大量的時間用于閱讀、寫作和分析 數(shù)據(jù)。管理者的任務在于處理計算機所難以解決的復雜問 題。同時，管理者還必須預先明晰能做什么，應該做什么。 產量、生產技術和市場份額的提高及個人相關政策的修訂都 是管理者必須給予高度重視的問題中的一小部分。對于敏銳 分析當前現(xiàn)實，寫作分析是必不可少的。在組織的各個層次上，寫作技巧都是必須的。技術人員必須 具有寫出讓人能夠讀懂的報告的能力；而銷售人員則應能夠 寫出清晰、結構均衡的信件，這些文件代表著組織的對外形 象，所以具有良好的寫作能力是相當重要的。對于規(guī)模龐大 的組織更是如此。寫作技巧對于管理者是有價值的。這是

13、因為：（ 1 ） 更重要的思想將被充分的考慮；（ 2） 能夠更好的剖析復雜的環(huán)境；（ 3） 寫作中所反映的想法能夠被充分的考慮；（ 4） 把某些事情寫下來是一條有價值的原則；（ 5） 人們的表現(xiàn)可以通過其寫作的質量來加以評定。 可以從專家那里和參加特定的寫作培訓班來獲得提高寫作 的技巧。而管理者也可以從質量上乘的文件中來模仿，從而 提高其寫作技巧。忠告可以幫助人們更好的了解自己，去解決個人問題并采取 誠實的、積極的生活方式。這需要情感和情緒被尊重，即使 他們會顯得不合邏輯。管理者不愿意去鉆研忠告這一復雜主 題，但他們可提高應付諸如憤怒、疑惑、有壓力、壓抑、焦 慮、驕傲、熱情、恐懼這些感情的能力

14、。人們通常認為管理是一種嚴厲和強硬的行為，不需要建議者 那種 “軟弱 ”的技巧。但是實際并不是這個樣子，人的行為是 受感情和情緒影響的，管理者應參與到建設積極的關系這門 藝術中去。這需要建議者的敏感和技巧。忠告對于管理者有價值，因為：（ 1） 管理者與他人的關系更為融洽；（ 2） 為工作和個人有問題的員工提供幫助；（ 3） 潛在的嚴重問題會被及早檢驗出來；（ 4） 當計劃改變時感情因素就考慮進來，因此操作計劃有 很大的成功機會?？梢酝ㄟ^在指導下的練習和評論來提高忠告技巧。概念在開始是很有用，但技巧要在練習中總結。特別要指出的是，閉 路電視能幫助管理者發(fā)展某種技巧，而不能形成主導形式。主見通過觀

15、察，一個較為普遍的現(xiàn)象是一些人在堅持自己方式方 法方面要比其他人強得多。這種堅定、清晰并且具備個人意 識的能力被定義為主見。主見對于管理這是十分有價值的，因為：（ 1） 各施所長會使人們感到 “英雄有用武之地 ”；（ 2） 其他人更關注一個有主見的管理者；（ 3） 好的想法可以得到員工的認可和遵從；（ 4） 權威人士的行為往往使人們深信不疑；（ 5） 盡管人際關系難于協(xié)調，但仍要比對問題認識不清所 帶來的痛苦和危害要強。管理者可以通過實踐來提高他們的主見。參加特別的研習 班，能夠幫助管理者甚使自身所處的環(huán)境，認清能夠阻止其 堅持己見的相關因素。同時研習班還傳授一些具體的判斷技 巧。例如傳遞清晰

16、的信息；避免 “批評 ”；重復你的觀點；注 重強調等。主見訓練班對于未成年人或存在一些先天不足的團體，特別有用創(chuàng)造力行業(yè)和科技的變化對今天的管理者已經產生了深刻的影響。 對此做出的積極反映莫過于大膽的創(chuàng)新和對傳統(tǒng)組織的等 級制度的置疑。管理者必須成為銳意進取的改革者和富于創(chuàng) 造的創(chuàng)新者。創(chuàng)造力的形成需要就保持既定情境所需各種技術和觀點的 交流。你必須不斷產生新的想法，收集信息，展開研究，評 價風險和把握機會。有創(chuàng)造力的人能夠重視人們習以為常的 常規(guī)慣例，并在混亂和不確定性清理出明晰的內在線索。對 于有創(chuàng)造天賦的人們，他們必須在清晰又充分的狀況下，做 出決定，唯有此，才能提高其預測的技能。事實上，即使我 們在休息的時候，下意識所迸發(fā)的火花往往能提供更強大的 創(chuàng)造力和更細節(jié)化的信息。有心的想法僅僅是創(chuàng)造過程的一部分，新概念和新方法必須 要與其他人交流。因為極端和背道而馳的想法往往更具誘惑 力，所以創(chuàng)造力并不是很容易控制的。革新必須在冷靜而又 充滿激情的矛盾狀態(tài)下展開。成功的創(chuàng)造要求新的方法能在 實際環(huán)境中得以良好的運行。管理者必須學會在想象和現(xiàn)實 間協(xié)調，如果他們想扮演的是既富有創(chuàng)造力有切實可行的角