關(guān)于對建筑工程檔案有效管理措施的探討[共6頁]

1、 關(guān)于對建筑工程檔案有效管理措施的探討【論文關(guān)鍵詞】 檔案 ； 建筑 工程； 管理【論文摘要】建筑工程檔案是建設(shè)項目管理如 投資 計劃、設(shè)計、施工、使用、維修及改建擴建等活動中形成的檔案文件。它是建筑工程項目管理的一部分,工程檔案管理的好壞,直接關(guān)系到工程的質(zhì)量,影響企業(yè)的 經(jīng)濟 效益。本文對建筑工程檔案的內(nèi)涵、特點、存在的問題以及有效的管理措施做了較為詳盡的闡釋,以期對建筑工程檔案管理工作有所裨益。改革開放以來,我國的建設(shè)事業(yè)發(fā)展迅速,與此同時,也形成了大量的業(yè)內(nèi)資料即工程檔案。建筑工程檔案是建筑建設(shè)活動中形成的原始的、圖物相符的有保存價值的真實記錄和實際反映。它記載著建筑物、構(gòu)筑物地下管線

2、敷設(shè)等建設(shè)活動,是建設(shè)項目管理如投資計劃、設(shè)計、施工、使用、維修及改建擴建等活動中形成的檔案文件。在對建設(shè)工程質(zhì)量、總體造價和建設(shè)工期進行管理的同時,建筑工程檔案管理作為建筑工程項目管理的一部分,工程檔案管理的好壞,直接關(guān)系到工程的質(zhì)量,影響企業(yè)的經(jīng)濟效益。如何有序地管理好建筑工程檔案既是工程本身的需要,也是檔案部門的要求。一、建筑工程檔案資料的內(nèi)容1.綜合性文件資料。主要包括上級批準文件；計劃任務(wù)書；工程 地質(zhì) 、水文、氣象、地震等文件資料；征地、拆遷安置等文件資料；項目的方案及初步設(shè)計文件資料；規(guī)劃、消防、環(huán)保、衛(wèi)生等政府部門的審批文件資料；工程施工、監(jiān)理中標文件及有關(guān) 合同、契約書；工程

3、竣工驗收及質(zhì)量鑒定文件資料；工程竣工結(jié)算及其 審計 報告等文件資料；工程有關(guān)的照片、錄像、錄音、光盤等。2.土建工程及水、電、設(shè)備安裝工程施工文件資料。主要包括開/竣工報告；圖紙會審、設(shè)計變更、技術(shù)交底記錄及 材料 代用單等文件材料；項目的施工組織設(shè)計；監(jiān)理規(guī) 劃、監(jiān)理細則、監(jiān)理月報及工程例會紀要等；原材料、零部件、半成品及成品的質(zhì)量證明文件或試驗資料；混凝土、砂漿等配合比及試驗報告；隱蔽工程驗收記錄；沉降拉移、變形等觀測記錄；工程質(zhì)量 檢驗 及評定文件材料；工程質(zhì)量事故記錄及處理的文件材料；施工技術(shù) 總結(jié) 等。3.竣工圖等。主要包括總平面布置竣工圖；室外各種管線竣工圖；建筑工程竣工圖；裝飾工

4、程竣工圖；結(jié)構(gòu)工程竣工圖；給水、排水工程竣工圖；強電弱電工程竣工圖；通風、空調(diào)工程竣工圖以及其他特殊專業(yè)工程竣工圖。二、建筑工程檔案的特點1.單一獨立性。即一個單項工程竣工檔案的整體性。這是工程檔案最突出、最重要的特點。2.真實性。工程檔案是該項工程實體的一面鏡子似的真實寫照。因為工程檔案材料是與該工程建設(shè)同步形成的,是該工程報批、施工、竣工過程的原始記錄,與工程實體完全一致,單從檔案材料就可以求和工程質(zhì)量標準,是建筑工程質(zhì)量監(jiān)督部門進行竣工驗收的重要依據(jù)。3.實用性。工程檔案是該工程最原始的記錄,所以有很大的使用價值,即實際性。通過檔案,可以全面考核工程建設(shè)工作,檢查工程是否符合設(shè)計要求。3

5、.1 綜合性文件資料。主要包括上級批準文件；計劃任務(wù)書；工程地質(zhì)、水文、氣象、地震等文件資料；征地、拆遷安置等文件資料；項目的方案及初步設(shè)計文件資料；規(guī)劃、消防、環(huán)保、衛(wèi)生等政府部門的審批文件資料；工程施工、監(jiān)理中標文件及有關(guān)合同、契約書；工程竣工驗收及質(zhì)量鑒定文件資料；工程竣工結(jié)算及其審計報告等文件資料；工程有關(guān)的照片、錄像、錄音、光盤等。3.2 土建工程及水、電、設(shè)備安裝工程施工文件資料。主要包括開/竣工報告；圖紙會審、設(shè)計變更、技術(shù)交底記錄及材料代用單等文件材料；項目的施工組織設(shè)計；監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理細則、監(jiān)理月報及工程例會紀要等；原材料、零部件、半成品及成品的質(zhì)量證明文件或試驗資料；混凝土

6、、砂漿等配合比及試驗報告；隱蔽工程驗收記錄；沉降拉移、變形等觀測記錄；工程質(zhì)量檢驗及評定文件材料；工程質(zhì)量事故記錄及處理的文件材料；施工技術(shù)總結(jié)等。 3.3 竣工圖等。主要包括總平面布置竣工圖；室外各種管線竣工圖；建筑工程竣工圖；裝飾工程竣工圖；結(jié)構(gòu)工程竣工圖；給水、排水工程竣工圖；強電弱電工程竣工圖；通風、空調(diào)工程竣工圖以及其他特殊專業(yè)工程竣工圖。三、建筑工程檔案管理需要解決的問題1.檔案材料不完整。檔案材料不完整是建筑工程檔案存在的主要問題。工程項目歸檔率較好的單位能達到 80%左右,較差的單位情況就不同了。很多工程項目竣工后沒有檔案材料,或只有工程主體檔案,沒有配套工程檔案,鍋爐房、地下

7、管線、園林綠化等檔案材料寥寥無幾。2.缺乏統(tǒng)一的管理模式。從檔案管理機構(gòu)上看,有的單位成立了專門的檔案室,工程檔案管理較好。有的單位則不然,工程檔案由其他業(yè)務(wù)部門代管或由文書檔案員兼管,形成的檔案材料五花八門。3.缺乏復合型檔案管理人員?；鶎訂挝坏臋n案管理人員專業(yè)素質(zhì)較差,既缺乏檔案管理業(yè)務(wù)知識,又缺乏相關(guān)的業(yè)務(wù)知識,難以適應(yīng)工作需要。四、建筑工程檔案有效管理的措施1.思想上要重視工程檔案管理工作。工程建設(shè)中普遍存在著對工程檔案管理工作不太重視的情況,到工程完工即將交工驗收時,才開始應(yīng)付整理,這給檔案整理帶來很大難度。其主要原因在于工程建設(shè)管理過程中,企業(yè)對建筑工程檔案在思想上重視程度不夠。由

8、于資料整理瑣碎,不產(chǎn)生經(jīng)濟效益,施工過程中現(xiàn)場又非常繁忙,施工人員絕大部分精力集中在工地,對資料整理一般都是被動應(yīng)付。如果不認真進行督導檢查,到最后內(nèi)業(yè)很有可能一塌糊涂,更有甚者,大量的缺資料,所以內(nèi)業(yè)資料應(yīng)定期或不定期檢查評比,引起各方面重視,避免大量的工作堆積。必要時可采取強制措施與計量支付掛鉤,為搞好檔案管理工作提供保證。有鑒于此,建筑企業(yè)管理部門、檔案管理部門應(yīng)該進一步加強對建筑行業(yè)的檔案管理的法制 教育 工作。 2.建立健全 檔案 打理制度是做好 建筑 工程檔案 管理 的基礎(chǔ)。為了加強對工程建設(shè)各階段檔案資料的有序管理,保證歸檔資料及圖紙的準確、齊全、規(guī)范,建設(shè)單位在項目建設(shè)初期（從

9、工程立項開始）就應(yīng)按照國家檔案管理的有關(guān)規(guī)定,結(jié)合建筑實際情況,制定相應(yīng)的檔案管理制度、措施。同時要明確建設(shè)單位、勘察設(shè)計單位、招投標代理機構(gòu)、施工單位、監(jiān)理單位等工程項目管理人員及檔案人員在工程檔案形成過程中各自所應(yīng)承擔的職責,規(guī)范檔案資料的收集、整理,以保證工程自立項開始與檔案跟蹤管理同步。完整的先期文件很重要,在維護建設(shè)單位的合法權(quán)益方面有重要的依據(jù)、根據(jù)作用。3.嚴格把好竣工驗收檔案資料質(zhì)量關(guān),使工程竣工驗收檔案充分發(fā)揮其根據(jù)作用。工程竣工驗收時,建設(shè)單位檔案管理人員要會同工程項目管理人員,按照建筑工程檔案歸檔范圍的要求,對工程建設(shè)中形成的全部文件進行全面的檢查、審核,發(fā)現(xiàn)問題及時解決

10、,補缺補漏,務(wù)必使得竣工 材料 做到真實、完備、及時,歸檔范圍符合要求,認真貫徹執(zhí)行建設(shè)工程質(zhì)量管理條例和工程竣工驗收備案制的有關(guān)條文,把好竣工驗收關(guān),把竣工檔案的驗收、移交作為整個工程驗收的一個重要環(huán)節(jié)和內(nèi)容,做到工程竣工驗收與檔案驗收同步。移交合格工程檔案的,由建設(shè)單位發(fā)給建設(shè)工程檔案合格證。不按規(guī)定移交檔案或移交的檔案不符合要求的,不發(fā)給建設(shè)工程檔案合格證,建設(shè)單位不結(jié)清尾款,以確保下程建設(shè)檔案的完整、準確、系統(tǒng)。4.加強對工程檔案管理人員和有關(guān)技術(shù)人員進行培訓的力度。隨著改革開放的不斷深入和建筑業(yè)的不斷發(fā)展,建筑檔案管理工作的特點也有了新的變化,從而提高檔案干部隊伍的管理水平也更加重要

11、。檔案管理人員的業(yè)務(wù)索質(zhì)包括服務(wù)意識、服務(wù)質(zhì)量、服務(wù)水平。檔案管理人員要增強服務(wù)意識,認清檔案工作的意義和重要性。努力提高服務(wù)質(zhì)量和服務(wù)水平,要運用現(xiàn)代化的科學技術(shù)和設(shè)備,采用科學的管理方法,更好地服務(wù)于建筑工程檔案管理工作。檔案管理人員要更新觀念,提高認識,變被動為主動,認真領(lǐng)會和掌握有關(guān) 法律 、法規(guī)的內(nèi)容及主管部門的有關(guān)規(guī)定,在工作中靈活運用；要有較強的責任心,嚴把工程檔案質(zhì)量關(guān)。5.加強施工管理,強化檔案材料編制工作。按照標準編制工程檔案材料,是施工單位最基本的業(yè)務(wù)條件。一個施工隊不會編制工程內(nèi)業(yè)材料,就不具備承包工程的資格。工程檔案材料的質(zhì)量,關(guān)鍵在于編制形成過程。施工單位應(yīng)明確自己

12、的責任,加強對施工技術(shù)人員編制檔案材料的訓練,不斷提高編制工程檔案材料的業(yè)務(wù)水平。開發(fā)公司要加強對施工的監(jiān)督和管理,檢查工程檔案材料編制情況,按照標準形成檔案材料,給后人留下寶貴的財富。6.充分利用現(xiàn)代化手段,多角度、多層次開發(fā)建筑工程檔案信息資源,做好檔案信息統(tǒng)計 工作。大力推行對縮微檔案、磁介質(zhì)檔案、 電子 文件檔案在工程檔案中運用。當前,美國、德國、荷蘭對縮微、多媒體電子文件檔案管理已趨于成熟,近幾年在工程檔案 管理中采用 C A D光盤技術(shù)。我們可以借鑒先進管理方法,采用先進技術(shù),避免走彎路。由于目前光盤的刻錄技術(shù)已相當普遍,國家又制定CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求,使得工

13、程建設(shè)檔案管理中利用光盤塔或光盤庫載體進行檔案管理成為可能,也就成為項目檔案管理的一個發(fā)展方向。近幾年,上海 水利 投資 建設(shè)公司也開始對照片檔案、錄像檔案、紙質(zhì)檔案制成多媒體和進行光盤刻錄,對檔案管理網(wǎng)絡(luò)化、信息化作了有益探索。各部門還應(yīng)有效利用 計算機 資源,建立本部門的檔案檢索系統(tǒng)。提高各部門（公司）的檔案管理水平,提高各部門檔案管理工作的協(xié)調(diào)工作能力,方便各部門（單位）對檔案利用,藉以提高工作效率。按照檔案的性質(zhì)和類型,收集整理的部門的檔案資料,內(nèi)部文件、記錄按照文件和記錄的形成部門和類別進行分類與編號；對外來文件記錄與公司的模板文件記錄按照文件和記錄的來源、性質(zhì)不同分類,編號采用其自

14、然形成（特定）的編號。（如工程資料管理系統(tǒng)規(guī)定了基建文件、監(jiān)理文件、設(shè)計文件的分類方法和編號原則,公司不應(yīng)再另行規(guī)定。公司經(jīng)營管理手冊規(guī)定的公司模板文件的編號也不得變更）。7.及時做好傳遞和變更記錄。在管理過程中,頻繁傳遞和變更,容易使檔案的完整性、有效性發(fā)生變化,各部門只有及時的對檔案的增減變動及傳遞情況做出相關(guān)記錄（如傳遞情況記錄、變更情況記錄、修改情況記錄、作廢情況記錄等）,才可能有效地了解檔案的來龍去脈,防止其丟失、損毀、失效。確保檔案的完整性和有效性,確保各部門獲取及時,有效檔案資料或信息。結(jié) 語當前,我國的建筑 市場 面臨嚴峻的挑戰(zhàn)和激烈的競爭, 管理體制 必將漸進改革,建筑工程檔案管理也會涌現(xiàn)新情況,同時也存有較大的發(fā)展機遇和空間。我們應(yīng)以積極學習和借鑒國外先進建筑工程檔案管理經(jīng)驗的態(tài)度,充分發(fā)揚我們已有的優(yōu)勢,重視加強建筑工程檔案人才的培養(yǎng)和激勵機制的完善,不斷 總