公司人事檔案管理辦法規(guī)章制度

1、公司人事檔案管理辦法規(guī)章制度篇一：人事檔案管理制度人事檔案管理制度第一章、總則第一條： 為規(guī)范人事檔案管理工作， 提高檔案管理水平， 有效的保護(hù)和利用檔案，使之科學(xué)化、規(guī)范化、制度化，在 企業(yè)經(jīng)營活動(dòng)中充分發(fā)揮人事檔案的作用，更好地為怡通集 團(tuán)各項(xiàng)工作服務(wù)，特制定本管理制度。第二條：人事檔案工作是集團(tuán)組織人事工作的重要組成 部分，也是集團(tuán)檔案工作的重要組成部分。它是為貫徹執(zhí)行 集團(tuán)戰(zhàn)略、方針、政策服務(wù)的，是選賢舉能，知人善任，歷 史地全面地考察了解和正確選拔使用員工的重要依據(jù)。第三條：本制度適用于怡通集團(tuán)總部及其各子公司。第二章、管理職責(zé)第四條：集團(tuán)企業(yè)管理部人事檔案管理的職責(zé)a 、負(fù)責(zé)制訂、

2、修改和完善集團(tuán)人事檔案管理的相關(guān)工 作管理制度與實(shí)施細(xì)則等規(guī)范；b 、負(fù)責(zé)本制度在各子公司實(shí)施執(zhí)行的具體指導(dǎo)和監(jiān)督 檢查；c 、負(fù)責(zé)怡通集團(tuán)戰(zhàn)略決策委員會(huì)成員的人事檔案管理 工作；d 、負(fù)責(zé)怡通集團(tuán)各子公司、部門的員工人事檔案管理工作；e 、負(fù)責(zé)對(duì)各子公司的員工人事檔案管理工作進(jìn)行檢查 與督導(dǎo)。第五條：集團(tuán)企業(yè)管理部人事檔案管理的義務(wù)是指導(dǎo)各 子公司按本制度要求建立規(guī)范的檔案管理程序、規(guī)范檔案管 理行為。第六條：各子公司行政部門人事檔案管理的職責(zé)就是負(fù) 責(zé)執(zhí)行本制度，按其要求建立規(guī)范的人事檔案管理；負(fù)責(zé)管 理企業(yè)管理部所有員工人事檔案管理工作。第三章、人事檔案內(nèi)容 第七條：人事檔案一式兩套（原

3、件由各子公司行政部保 管、復(fù)印件由集團(tuán)人事部統(tǒng)一管理） ，是由歷史地、全面地 反映員工情況的有關(guān)材料構(gòu)成，主要有如下幾類：a、履歷材料（包括個(gè)人的簡歷資料、學(xué)歷、資格證等）；b、考核、考察材料；c、獎(jiǎng)勵(lì)及處分材料；d、培訓(xùn)記錄及外訓(xùn)協(xié)議等材料；e、勞動(dòng)合同、保密協(xié)議、錄用、任免、聘用、離職材料；f、其他可供企業(yè)用人參考的資料。第四章、檔案編號(hào)管理第八條：各子公司行政部門必須按照OA 管理系統(tǒng)中的員工編號(hào)（即：工號(hào)）進(jìn)行編號(hào)，每 100個(gè)檔案做一個(gè)標(biāo)記，方便查找。 由其他單位轉(zhuǎn)入的員工檔案，按照轉(zhuǎn)入單位的編號(hào)更換 編號(hào)（轉(zhuǎn)出單位辦理離職手續(xù)） 。第五章、人事檔案的收集與整理 第九條：日常收集員工

4、履歷表、試用期考評(píng)表、各種獎(jiǎng) 勵(lì)、職務(wù)任免、崗位 / 待遇調(diào)整表、續(xù)簽合同等材料。各子公司人事檔案管理人員必須在每次招聘結(jié)束后的 七日之內(nèi)（試崗期結(jié)束） ，必須將新進(jìn)員工的人事檔案收集、 整理并進(jìn)行歸檔。日常新進(jìn)人員的人事檔案必須于辦理入職手續(xù)兩日之 內(nèi)，將將新進(jìn)員工的人事檔案收集、整理并進(jìn)行歸檔。第十條：各子公司行政部門的人事專員在以下幾個(gè)時(shí)段 特別需要做好人事檔案資料的歸檔工作。1 、新員工報(bào)到時(shí) 新員工報(bào)到后，收齊新入職員工的所有手續(xù)、證件、資 料后，統(tǒng)一裝入新建的檔案袋內(nèi)，并在檔案袋封面右上方書 寫上檔案袋編號(hào)（口取紙） 、員工姓名、性別。結(jié)束試崗期 后的三個(gè)工作日之內(nèi)，將以下檔案、證

5、件和資料進(jìn)行再次歸 檔： 許昌怡通集團(tuán)應(yīng)聘人員求職表 （必須要有面試評(píng) 價(jià)表及審批人意見簽署） ； 身份證（雙面都印在同一頁上， A4 紙）、學(xué)歷證、 學(xué)位證及其他相關(guān)資質(zhì)證件的復(fù)印件；2 、員工辦理正式入職手續(xù)時(shí) 員工結(jié)束七天試用期后的三個(gè)工作日之內(nèi)，將以下檔案、 證件和資料進(jìn)行再次歸檔：（ 1）許昌怡通集團(tuán)應(yīng)聘人員求職表 （必須要有面試 評(píng)價(jià)表及審批人意見簽署） ； 身份證（雙面都印在同一頁上， A4 紙）、學(xué)歷證、 學(xué)位證及其他相關(guān)資質(zhì)證件的復(fù)印件3 、員工辦理轉(zhuǎn)正手續(xù)時(shí) 員工轉(zhuǎn)正手續(xù)完成后，各級(jí)人力資源部門人事專員必須 將以下資料收集齊后，歸入該員工的檔案袋： 該員工的應(yīng)聘求職表 、試

6、用期考評(píng)表 ； 勞動(dòng)合同 、保密協(xié)議；4 、員工辦理調(diào)動(dòng)手續(xù)時(shí) 各級(jí)人力資源部門，在完成員工調(diào)動(dòng)手續(xù)的三個(gè)工作日 內(nèi)將員工調(diào)動(dòng)手續(xù)資料裝入該員工的檔案內(nèi)，具體的資料有： 崗位 / 待遇調(diào)整表 ；、工作交接表;、文件檔案資料移交明細(xì)表、物品資產(chǎn)移交明細(xì)表、客戶資料移交明細(xì)表 、待辦工作（事宜）移交明細(xì)表；5 、員工辦理離職手續(xù)時(shí) 各級(jí)人力資源部門人事專員，在辦完員工離職手續(xù)的三 個(gè)工作日內(nèi)，將離職相關(guān)資料裝入該員工的檔案內(nèi)，必須裝 入的資料有： 該員工的書面離職申請(qǐng)書； 離職清算表、離職申批表;、員工離職工作移交表；(5)、文件檔案資料移交明細(xì)表、物品資產(chǎn)移交明細(xì) 表、客戶資料移交明細(xì)表 、待辦

7、工作(事宜)移交明細(xì) 表。第十一條：每年一季度按公司檔案管理辦法對(duì)上一年的 人事檔案進(jìn)行整理、組卷。人事檔案的收集范圍：本管理制 度第三章中所列的檔案內(nèi)容涉及的相關(guān)材料。第十二條：在整理過程中 , 不得私自涂改、抽取或偽造 檔案材料。第六章、人事檔案的借閱與移交 第十三條：凡借用人事檔案，必須填寫人事檔案借閱 登記表，由人力資源部門的負(fù)責(zé)人核實(shí)理由，經(jīng)企業(yè)管理 部領(lǐng)導(dǎo)簽批后，方可借出，借出的檔案必須在 7 天內(nèi)歸還， 如確因工作需要，可辦續(xù)借手續(xù)。借閱檔案的人員，對(duì)檔案應(yīng)妥善保管，不得遺失、泄密和污損，不準(zhǔn)抽換、折卷和轉(zhuǎn)換，不得復(fù)印第十四條： 人事檔案的移交分為人事檔案移交和人事 檔案管理人員

8、工作變動(dòng)移交兩種。第七章、其他規(guī)定 第十五條：凡是公司的員工（正式員工、試用員工和臨 時(shí)員工）都必須建立檔案正本，是否建立副本，根據(jù)工作需 要由人力資源部自行確定。第十六條：檔案管理人員應(yīng)具有良好的思想素養(yǎng)，按受 過正規(guī)的檔案管理培訓(xùn)，在工作中須嚴(yán)格遵守保密制度。第十七條：不得擅自處理或銷毀檔案材料，應(yīng)按公司檔 案管理制度進(jìn)行檔案保管和檔案銷毀。 第十八條：集團(tuán)人 事部定期或不定期地對(duì)各子公司的人事檔案管理工作進(jìn)行 檢查與督導(dǎo)，檢查中凡發(fā)現(xiàn)不按照以上規(guī)定予以辦理執(zhí)行的， 視情節(jié)輕重，處罰人事檔案管理員 50200 元，其所屬各子 公司領(lǐng)導(dǎo)負(fù)連帶責(zé)任，處罰 100 200 元。第十九條：各子公司

9、人事檔案管理人員是定崗管理，凡 與原人事檔案管理人員的變動(dòng)（包括換崗、離職、增減其他工作量）的，必須報(bào)經(jīng)集團(tuán)企業(yè)管 理部，批準(zhǔn)后方可執(zhí)行，否則直接處罰當(dāng)事人50 200 元，各子公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)承擔(dān)連帶責(zé)任，處罰50200 元。第二十條：獎(jiǎng)懲投訴員工對(duì)本人或他人的獎(jiǎng)懲在以事實(shí)為依據(jù)的前提下可以越級(jí)投訴，也可以直接投訴到集團(tuán)人事部。受到投訴的獎(jiǎng)懲在抽查時(shí)可暫停，待調(diào)查清楚后再予以 處置。1 、投訴調(diào)查結(jié)果屬實(shí)的，撤消原獎(jiǎng)懲決定，可以對(duì)員 工投訴他人獎(jiǎng)懲的進(jìn)行表揚(yáng)獎(jiǎng)勵(lì)。2 、投訴調(diào)查結(jié)果不屬實(shí)的，維持原獎(jiǎng)懲決定，并對(duì)投 訴員工進(jìn)行教育，要規(guī)范其行為和思想，注重事實(shí)；若純屬 造謠生事的，可以對(duì)投訴員工予

10、以行政記過處罰。第二十一條：本制度最終解釋權(quán)歸集團(tuán)企業(yè)管理部。 第二十二條：本制度從下發(fā)之起實(shí)施。篇二：企業(yè)人事檔案管理辦法 企業(yè)人事檔案管理辦法第一條 為加強(qiáng)和規(guī)范員工檔案管理，依據(jù)中華人民 共和國檔案法和企業(yè)職工檔案管理工作規(guī)定及干部 檔案工作條例 ，制定本細(xì)則。第二條 中層以上管理人員檔案由黨委辦公室負(fù)責(zé)管理， 派專人負(fù)責(zé) ; 其余員工的檔案均由人力資源部檔案管-理- 員負(fù)責(zé)管理。檔案管理人員不能保管本人的檔案。黨委辦公室 和人力資源部的檔案管理人員的檔案實(shí)行交叉管理。第三條 員工失蹤或死亡后滿三年，其檔案應(yīng)移交當(dāng)?shù)?勞動(dòng)行政部門保存。對(duì)國家和企業(yè)有特殊貢獻(xiàn)的英雄、模范 人物死亡以后，其

11、檔案由公司檔案室按規(guī)定向有關(guān)檔案館移第四條 人事檔案管 -理- 員的職責(zé)（ 一） 、保管員工檔案 ;（ 二） 、及時(shí)索要、收集、鑒別和整理員工檔案材料;（ 三） 、辦理員工檔案的查閱、借閱、和轉(zhuǎn)遞手續(xù);（ 四） 、登記員工工作、工資、獎(jiǎng)懲情況 ;（ 五 ） 、為領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)部門提供員工的情況 ;（ 六） 、做好員工檔案的安全、保密、保護(hù)工作 ;（ 七） 、定期向檔案室等部門移交檔案 ;（ 八） 、辦理其它有關(guān)事項(xiàng)。第五條 人事檔案的內(nèi)容及分類歸檔（ 一） 、本人歷年填寫的個(gè)人簡歷、履歷、登記表;（ 二） 、本人經(jīng)歷、家庭情況、社會(huì)關(guān)系、成長歷史等自 傳材料 ;（ 三） 、本人自我鑒定，組織鑒定材

12、料 ; 對(duì)員工的考察、 考核、評(píng)價(jià)材料 ;（ 四） 、政治歷史審查及甄別復(fù)查材料 ;（ 五 ） 、員工參入黨、團(tuán)材料 ;（ 六）、獎(jiǎng)勵(lì) （包括科技和業(yè)務(wù) ）及各種先進(jìn)事跡材料 ;（ 七） 、入伍、退伍、辭退職、出國等材料 ;（ 八） 、處分、取消處分的材料 ;（ 九） 、任免、工資、職稱等材料 ;（ 十） 、學(xué)歷和評(píng)定的技能等材料 ;（ 十一 ） 、其他有較大價(jià)值的可供參考的材料。第六條 人事檔案材料的分類嚴(yán)格按干部檔案工作條 例、企業(yè)職工檔案管理工作規(guī)定的規(guī)定辦理。第七條 人事檔案的收集、保管和銷毀一、調(diào)動(dòng)和錄用入公司的員工，應(yīng)在辦理手續(xù)前調(diào)閱檔 案，在其報(bào)到一個(gè)月內(nèi)立檔。對(duì)調(diào)入或新建立的檔

13、案都應(yīng)造 冊(cè)登記。二、對(duì)員工進(jìn)行考察、考核、培訓(xùn)、獎(jiǎng)懲等形成的材料要及時(shí)收集、整理立卷、保持檔案的完整。三、立卷歸檔的材料必須認(rèn)真鑒別，保證材料的真實(shí)、 文字清楚、手續(xù)齊備。四、人事檔案材料統(tǒng)一使用十六開規(guī)格的辦公用紙，不 得使用圓珠筆、鉛筆、紅色墨水及復(fù)寫紙書寫。五、按規(guī)定需要銷毀檔案材料時(shí)，必須經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、 分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并編制銷毀清冊(cè)。六、人事檔案存放應(yīng)配備檔案庫房、檔案櫥窗等設(shè)施。 檔案要做到防盜、 防火、 防蛀、 防潮、 防光、防塵、防污染。七、人事檔案材料應(yīng)分類，整理裝訂成冊(cè)后方能入卷存 檔，不得直接入卷。 每年要對(duì)檔案進(jìn)行一次整理、 校對(duì)工作。八、檔案應(yīng)分類編號(hào)后存放，編號(hào)應(yīng)與

14、員工編號(hào)統(tǒng)一， 防止重名重姓員工材料入檔交叉，制檢索目錄，以便查找。第八條 人事檔案的利用和傳遞一、外單位來公司查閱檔案時(shí)，必須持蓋有公章的單位 介紹信，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。二、本公司各部門因工作需要查閱員工檔案時(shí)，應(yīng)由部 門出具證明，由人力資源部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后方可查閱。三、公司級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、黨委辦公室、人力資源部可不經(jīng)審批 查閱員工檔案。四、建立檔案查閱登記制度，對(duì)查閱職工檔案的情況做 好記錄。五、檔案一般不借出查閱。如必須借出查閱時(shí)，應(yīng)提交 報(bào)告，分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，嚴(yán)格履行登記手續(xù)。六、任何人不得查閱或借用本人及親屬 （ 包括父母、配 偶、子女及兄弟、姐妹等 ） 的檔案。七、查閱檔案必須嚴(yán)格遵

15、守保密制度和閱檔規(guī)定，嚴(yán)禁 涂改、圈劃、抽取、撤換檔案。八、員工被任免中層以上職務(wù)，應(yīng)在任免職務(wù)后一個(gè)月 內(nèi)移交其檔案。九、員工調(diào)動(dòng)、 辭職，解除勞動(dòng)合同或被開除、 辭退等， 已辦理離公司手續(xù)者，應(yīng)在一個(gè)月內(nèi)將其檔案移交新單位或 戶口所在地的街道辦事處。十、轉(zhuǎn)遞檔案應(yīng)通過機(jī)要通訊或派專人送取，并履行登 記手續(xù)，不準(zhǔn)郵寄或交本人自帶。十一、對(duì)轉(zhuǎn)出的檔案，必須按統(tǒng)一規(guī)定的“員工檔案轉(zhuǎn) 遞通知單”的項(xiàng)目登記，并密封包裝，加蓋公章和經(jīng)辦人印 章。第九條 新接收檔案，檔案材料不全，可不予接收。接 收檔案后，應(yīng)將基本檔案資料錄入計(jì)算機(jī)內(nèi)。員工調(diào)出，檔 案材料轉(zhuǎn)出時(shí)，應(yīng)從計(jì)算機(jī)內(nèi)注銷員工基本檔案情況。第十條

16、 本細(xì)則未盡事宜按企業(yè)職工檔案管理工作規(guī) 定和干部檔案工作條例辦理。第十一條 本管理細(xì)則由公司人力資源部負(fù)責(zé)解釋。篇三：員工檔案管理制度 員工檔案管理制度一、目 的為了規(guī)范公司人事檔案管理，加強(qiáng)檔案管理的完整性、 真實(shí)性、及時(shí)性和保密性。同時(shí)為了維護(hù)人事檔案的完整， 防止材料損壞，便于高效、有序的利用檔案資料，特制定本 管理辦法。二、適用范圍 適用于公司員工紙質(zhì)檔案和電子檔案的管理工作。三、職 責(zé)公司行政人事部門為本公司員工人事檔案的歸口管理 部門。四、原則 分類標(biāo)準(zhǔn)、歸檔及時(shí)、排列有序、 層次清楚、整理規(guī)范。五、檔案管理內(nèi)容1 、員工入職檔案：個(gè)人簡歷、員工入職登記表、應(yīng)聘 人員登記表、面試

17、記錄及待遇核定事項(xiàng)審批、筆試試題、身 份證復(fù)印件、學(xué)歷學(xué)位證復(fù)印件、轉(zhuǎn)正及晉級(jí)表、離職 證明、各類合同及協(xié)議。2 、員工培訓(xùn)檔案：培訓(xùn)通知、培訓(xùn)總結(jié)報(bào)告或者考評(píng) 結(jié)果、培訓(xùn)審批表、 員工外派培訓(xùn)合同、 外出培訓(xùn)反饋表 （證 書原件）、員工培訓(xùn)統(tǒng)計(jì)表。3 、績效管理檔案：將員工績效考核相關(guān)資料按月歸類 整理。4 、員工離職檔案：員工離崗包括員工與公司解除（終 止）勞動(dòng)關(guān)系，死亡等情形。六、程序1 、新員工報(bào)到后， 收齊新入職員工的所有手續(xù)、 證件、 資料后，統(tǒng)一裝入新建的檔案袋內(nèi)，并在檔案袋封面左上方 書寫上檔案袋編號(hào)、員工姓名、性別。將檔案資料以紙質(zhì)檔 案和電子檔案兩種載體保存，紙質(zhì)檔案統(tǒng)一歸

18、入每位員工的 個(gè)人檔案袋，電子檔案以 HR 管理信息系統(tǒng)為平臺(tái)進(jìn)行統(tǒng)一 管理。員工人事檔案管理人員須忠于職守， 嚴(yán)格遵守公司 員 工保密管理制度 。2 、檔案建立：新員工經(jīng)考核合格，入職之日始，即建立個(gè)人人事檔案，起始檔案材料包括：一寸近期免冠照片、身份證和學(xué)歷職稱證件的復(fù)印件、個(gè)人簡歷、應(yīng)聘擋案表、 錄用審批表、員工個(gè)人檔案表、體檢報(bào)告、離職（失業(yè) ）證明等。七、為保證員工檔案信息的及時(shí)性和準(zhǔn)確性，以體現(xiàn) 系統(tǒng)時(shí)效性強(qiáng)的優(yōu)點(diǎn)， 及時(shí)更新、 變化的資料進(jìn)行系統(tǒng)錄入， 具體時(shí)限要求如下：1 、 新員工入職、員工調(diào)動(dòng)、任命、借用、離職信息自 生成之日起二個(gè)工作日內(nèi)錄入電子檔案，并進(jìn)行紙質(zhì)檔案歸 檔；