DMS分銷管理系統(tǒng)——我們的好幫手—張藝萍

1、DMS 分銷管理系統(tǒng)我們的好幫手一、對(duì) DMS 系統(tǒng)的認(rèn)識(shí)2003 年中化化肥公司為了企業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展，選擇了全球應(yīng)用最廣泛的 ERP 系統(tǒng)。這個(gè)系統(tǒng)分兩部分，一部分是SAP 系統(tǒng)，一部分是 DMS 系統(tǒng)。 SAP 系統(tǒng)主要應(yīng)用于公司財(cái)務(wù)部門進(jìn)行收入、成本、費(fèi)用等的核算，其主要的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)來(lái)源于DMS。DMS 是公司對(duì)營(yíng)銷網(wǎng)絡(luò)實(shí)行的全面的、信息化的管理的一項(xiàng)重要舉措。目前DMS 系統(tǒng)主要應(yīng)用于各分銷中心、中心店，其主要功能在于能夠及時(shí)、準(zhǔn)確地反映分銷中心及中心店的銷售情況以及當(dāng)?shù)氐氖袌?chǎng)情況。各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)部門能夠根據(jù)DMS 提供的數(shù)據(jù)信息準(zhǔn)確地判斷貨源的調(diào)撥、市場(chǎng)的價(jià)格調(diào)整等。二、DMS 的實(shí)際應(yīng)用與

2、原手工報(bào)表時(shí)的對(duì)照與體會(huì)各分銷中心與中心店是銷售的最基層，也是銷售第一線，其數(shù)據(jù)信息的真實(shí)性、準(zhǔn)確性傳遞的及時(shí)與否直接影響著市場(chǎng)的變化。在沒(méi)有 DMS 系統(tǒng)之前，各銷售處及中心店采用的是EXCEL 表格進(jìn)行著數(shù)據(jù)的傳遞，對(duì)于銷量大的銷售處來(lái)說(shuō)其工作量是相當(dāng)大的，且數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性相對(duì)而言也是較低的。往往都是今天的數(shù)據(jù)到晚上匯總完后傳到上一級(jí)部門，其流程是中心店傳到銷售處，銷售處匯總完后再傳到分公司，分公司匯總完后再傳到總公司的相關(guān)部門，也就是說(shuō)總公司得到數(shù)據(jù)時(shí)已經(jīng)是前一天或者是再前一天的數(shù)據(jù)了，這就給業(yè)務(wù)部門對(duì)基層銷售市場(chǎng)的變化帶來(lái)了一個(gè)不及時(shí)的信息。在這個(gè)信息化的時(shí)代，市場(chǎng)是在不斷變化的，信息的

3、及時(shí)性、真實(shí)性與準(zhǔn)確性是很重要的。自2003 年 9 月 1 日，我銷售處 DMS 成功上線以后，可以說(shuō)是給我?guī)?lái)了很大的幫助。滄州分銷中心是化肥公司銷量最大的分銷中心之一，同時(shí)管理著下屬的10 個(gè)中心店，在業(yè)務(wù)銷售旺季，只分銷中心每天約有100 多筆銷售，中心店匯總上報(bào)的銷售也有 60 筆左右，這么大的工作量，在原來(lái)用手工報(bào)表時(shí)，我每天晚上 9 點(diǎn)之前很少有回家的時(shí)候，白天開票、記帳，由于我們銷售處的銷售方式多數(shù)是送貨收款的，每天現(xiàn)金的流量也是很大的，有時(shí)財(cái)務(wù)忙不過(guò)來(lái)我還要幫忙收款，只有到晚上才有時(shí)間做手工報(bào)表，每天都忙到9 點(diǎn)、 10 點(diǎn)以后，報(bào)表出錯(cuò)也是難免的。家里的孩子也顧不上管。自從

4、DMS 上線以后，免去了做手工報(bào)表的工作，只需將銷售直接錄入到系統(tǒng)中就行了。通過(guò)一段時(shí)間的操作我體會(huì)到： DMS 操作一定要保持與業(yè)務(wù)同步，這不僅是公司的要求，也是分散系統(tǒng)壓力、避免系統(tǒng)擁擠的方法。在正常情況下，我一般能在 1 分鐘之內(nèi)完成一筆訂單的輸入操作，網(wǎng)絡(luò)和系統(tǒng)備件好的情況下，其實(shí) 30 秒左右也可以完成。對(duì)比來(lái)看，有了系統(tǒng)以后工作效率不僅提高了不少，下班時(shí)間也提前了。更重要的是當(dāng)天的銷售情況能夠及時(shí)、準(zhǔn)確的反映給各級(jí)部門，為業(yè)務(wù)的發(fā)展也提供了重要的數(shù)據(jù)信息，基本達(dá)到了公司采用這個(gè)系統(tǒng)的預(yù)期目的。三、DMS 實(shí)際操作中的工作方法介紹怎樣才能提高錄入速度，達(dá)到快速操作呢，我就個(gè)人的一點(diǎn)工

5、作技巧總結(jié)了一下。首先，將常用的物料編碼熟練記憶，不用查詢直接輸入。將自己所管轄的庫(kù)房、門店的庫(kù)存情況整理清楚，將貨物按照總公司的肥種分類，例如：磷肥、氮肥、復(fù)混肥等；將貨物按照總公司提供的物料信息按種類從小到大將每個(gè)品種的物料號(hào)碼排列出來(lái)，這樣有助于我們記憶。我對(duì)分銷中心銷售的物料號(hào)都能熟練記憶，這樣就在這個(gè)環(huán)節(jié)提高了輸入速度。如果物料太多不好記的話，可以將其制成表格形式，打印出來(lái)粘貼在工作臺(tái)上，輸入訂單埋能夠提高查詢速度。其次，將主要客戶的編碼熟練記憶并直接輸入。可以將DMS系統(tǒng)中的客戶編碼打印出來(lái)，將經(jīng)常用的客戶編碼記住或制成表格形式；另外平時(shí)還會(huì)有一些零售客戶，在DMS 系統(tǒng)中都是以C

6、N014612（一次性客戶）這一個(gè)編碼代表的；但是還需要我們對(duì)這些客戶進(jìn)一步編碼管理，這個(gè)編碼就根據(jù)自己的方法，怎么樣好記，怎么樣方便來(lái)編制，這也是提高錄入速度的一種方法；如果這些零售客戶轉(zhuǎn)成了經(jīng)常客戶，就將這些客戶申請(qǐng)統(tǒng)一的編碼，這也是總公司對(duì)客戶管理的一項(xiàng)要求，有了編碼后就可直接錄入，不用再進(jìn)入一次性客戶再進(jìn)行搜索，也可節(jié)省時(shí)間。最后，快速維護(hù)DMS 系統(tǒng)定價(jià)單。定價(jià)單要根據(jù)價(jià)格變動(dòng)及時(shí)維護(hù)，可根據(jù)實(shí)際銷售過(guò)程中的價(jià)格條款做多張定價(jià)單，在輸入訂單基本信息時(shí)選擇相應(yīng)的價(jià)格條款，就會(huì)顯示出定價(jià)單的價(jià)格，最好是將定價(jià)單制定的價(jià)格與平時(shí)出庫(kù)價(jià)格一致，這樣在輸入訂單時(shí)不用再改動(dòng)價(jià)格，直接保存、配貨、

7、提交即可，這樣不僅可以快速維護(hù)，也可以節(jié)省訂單輸入時(shí)間。四、將 DMS 應(yīng)用的含義進(jìn)行推廣以上是我在工作中的一些工作方法。通過(guò)這一年來(lái)的實(shí)際應(yīng)用，這套系統(tǒng)在工作中真的給我?guī)?lái)好多方便，我想這樣好的一套系統(tǒng)我應(yīng)該把它推廣開，不僅物流人員了解他，也要讓財(cái)務(wù)與業(yè)務(wù)人員對(duì)它有所認(rèn)識(shí)。在日常工作中，這套系統(tǒng)所提供的數(shù)據(jù)與他們也是分不開的。例如：系統(tǒng)中有一項(xiàng)是報(bào)表分析模塊，在這個(gè)模塊中都是一些日常的報(bào)表與匯總的數(shù)據(jù)。物流人員最常用的報(bào)表主要有銷售日?qǐng)?bào)、庫(kù)存日?qǐng)?bào)、倉(cāng)庫(kù)庫(kù)存報(bào)表、銷售明細(xì)報(bào)表等。其中銷售日?qǐng)?bào)反映的是當(dāng)天的銷售情況，庫(kù)存日?qǐng)?bào)反映的是當(dāng)天發(fā)生變化的肥種的庫(kù)存情況，倉(cāng)庫(kù)庫(kù)存報(bào)表反映的是選定庫(kù)的所有肥

8、種的庫(kù)存情況。銷售明細(xì)報(bào)表反映的是任何一個(gè)客戶，任何一個(gè)肥種在任何一個(gè)時(shí)間段的銷售明細(xì)情況；同時(shí)這些報(bào)表的數(shù)據(jù)也是業(yè)務(wù)人員所需要掌握與分析的。所以，我將怎樣查詢這些報(bào)表的方法演示與教授給業(yè)務(wù)人員們，讓他們自己也能查詢，不用象以前一樣，查某個(gè)肥種的庫(kù)存還要去翻我們的庫(kù)存臺(tái)帳，一頁(yè)一頁(yè)的找。會(huì)了這個(gè)系統(tǒng)就能將要查詢的庫(kù)房選定，將所有肥種的庫(kù)存情況調(diào)出來(lái)，一目了然。業(yè)務(wù)人員們都說(shuō)這樣可以讓他們及時(shí)掌握網(wǎng)點(diǎn)的銷售與庫(kù)存情況了，有利于他們對(duì)貨源的準(zhǔn)備情況作出正確的判斷，對(duì)庫(kù)存情況作出及時(shí)的處理，規(guī)避了不合理庫(kù)存造成的風(fēng)險(xiǎn)。資金日?qǐng)?bào)是財(cái)務(wù)人員日常工作中必用的，是財(cái)務(wù)每天核對(duì)貨款與銷售是否相符的報(bào)表。實(shí)行手

9、工報(bào)表時(shí)，有時(shí)會(huì)遇到物流人員的銷售日?qǐng)?bào)與財(cái)務(wù)人員收的貨款對(duì)不上的情況，造成這種情況的原因有：物流人員將銷售價(jià)格輸錯(cuò)；或者由于EXCEL 表格進(jìn)行插入或刪除造成計(jì)算公式不正確而未被發(fā)現(xiàn)等等這些，核對(duì)起來(lái)又很麻煩，無(wú)形中又增加了工作量。有了系統(tǒng)以后這種情況不存在了，尤其是我們銷售處的銷售方式多數(shù)是送貨收款，收到款以后由財(cái)務(wù)人員自己進(jìn)行該筆銷售訂單的提交審批，這樣每天都能保證銷售與資金完全一致，給財(cái)務(wù)人員也節(jié)省了核對(duì)時(shí)間，提高了工作效率。大家都說(shuō)DMS 分銷管理系統(tǒng)我們的好幫手！五、標(biāo)準(zhǔn)提貨單的應(yīng)用與存在的問(wèn)題2004 年總公司對(duì) DMS 系統(tǒng)又進(jìn)行了打印標(biāo)準(zhǔn)提貨單的推廣，使其更向規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化方向

10、邁進(jìn)了一步。標(biāo)準(zhǔn)提貨單的應(yīng)用給我們的工作也帶來(lái)了許多方便。未實(shí)行標(biāo)準(zhǔn)提貨單前，我們都采用的是手工開票，銷售旺季時(shí)一上午就要開四五本票，寫得手都酸了，而且還經(jīng)常出錯(cuò)，不是品種寫錯(cuò)，就是件數(shù)與噸數(shù)不符，作廢的票也不少。實(shí)行標(biāo)準(zhǔn)提貨單后這樣的問(wèn)題也就不存在了。而且標(biāo)準(zhǔn)提貨單還有其獨(dú)特的防偽標(biāo)志，使貨物的發(fā)放更加安全，使票據(jù)更加標(biāo)準(zhǔn)，更加規(guī)范；此項(xiàng)推廣也得到了我們租用的中立庫(kù)房的贊同。但是實(shí)行標(biāo)準(zhǔn)提貨單以來(lái)，雖然票據(jù)規(guī)范化了，可還是有些不足之處，例如：銷售處向中心店配貨時(shí)也需要提貨單，但他不屬于銷售不能打印，可是移倉(cāng)單系統(tǒng)里打不出票來(lái)，只能手工開票了；還有送貨收款的業(yè)務(wù)經(jīng)常會(huì)發(fā)生破件或濕損貨物的退回問(wèn)題，系統(tǒng)里退貨也不能打印提貨單等等，如果系統(tǒng)能把這些問(wèn)題解決掉，那標(biāo)準(zhǔn)提貨單的功能就更加完善了。六、總結(jié)并提出對(duì) DMS 系統(tǒng)的希望DMS分銷管理系統(tǒng)自正式上線以來(lái)，可以說(shuō)是經(jīng)歷了不少風(fēng)風(fēng)雨雨，信息技術(shù)部也是在