大型活動執(zhí)行手冊模板

1、傳播優(yōu)秀Word版文檔 ，希望對您有幫助，可雙擊去除！項目執(zhí)行手冊流程安排是綱領(lǐng) 前期準備是基礎(chǔ) 合作執(zhí)行是關(guān)鍵 控制應(yīng)變是保障 細節(jié)的把控決定效果 后期跟蹤是超越的所在傳播優(yōu)秀Word版文檔 ，希望對您有幫助，可雙擊去除！目錄一、手冊說明2二、活動環(huán)節(jié)一：信息溝通2三、活動環(huán)節(jié)二：方案制定4四、活動環(huán)節(jié)三：開會分工6五、活動環(huán)節(jié)四：活動籌備6六、活動環(huán)節(jié)五：全體排練9傳播優(yōu)秀Word版文檔 ，希望對您有幫助，可雙擊去除！七、活動環(huán)節(jié)六：現(xiàn)場執(zhí)行9八、活動環(huán)節(jié)七：會后跟進 11九、工作人員禮儀 13一、手冊說明本手冊討論對象為接待等項目，由于大型公開性活動工作較為復(fù)雜，涉及贊助招商、媒體宣傳以

2、及更多繁雜的現(xiàn)場服務(wù)等事宜，因此，大型公開性活動需要在具體執(zhí)行中制定嚴謹周密的活動執(zhí)行方案，本執(zhí)行手冊僅為大型公開性活動提供原則性指導(dǎo)。本手冊將活動執(zhí)行分為七個環(huán)節(jié)：信息溝通、方案制定、開會分工、活動籌備、全體排練、現(xiàn)場執(zhí)行和會后跟進，以供執(zhí)行負責(zé)人把握整個執(zhí)行過程，避免因缺乏程序和規(guī)劃而造成執(zhí)行疏漏或偏差，實現(xiàn)清晰的活動把握、周到而創(chuàng)新的方案設(shè)計、明確的人員分工安排、完美的現(xiàn)場執(zhí)行和持續(xù)到位的會后跟進，最終完成一個完美的活動執(zhí)行過程。 二、活動環(huán)節(jié)一：信息溝通信息溝通是活動執(zhí)行中的第一環(huán)節(jié)，充分的信息溝通以及對活動成熟地思考是活動舉辦成功的基礎(chǔ)，也能盡可能避免由于活動理解偏差和信息失真造成的

3、反工、遺漏和時間浪費等問題。因此活動執(zhí)行負責(zé)人須在活動正式籌備之前，與領(lǐng)導(dǎo)和其它人士進行充分溝通，在可允許的范圍內(nèi)爭取了解盡可能多的信息，填寫下列活動信息溝通表，再籌劃下一步工作?；顒有畔贤ū韨鞑?yōu)秀Word版文檔 ，希望對您有幫助，可雙擊去除！活動名稱活動時間活動地點舉辦單位協(xié)辦/聯(lián)辦單位執(zhí)行負責(zé)人活動規(guī)模執(zhí)行單位執(zhí)行單位負責(zé)人活動目的活動意義主要領(lǐng)導(dǎo)嘉賓邀請媒體邀請主要流程接待標(biāo)準其它要求三、活動環(huán)節(jié)二：方案制定活動方案是活動執(zhí)行的指導(dǎo)性文件。在活動信息溝通完成之后，執(zhí)行負責(zé)人填寫活動信息溝通表，自己或執(zhí)行方制定活動方案與活動執(zhí)行方案（初稿），組織各處室討論，根據(jù)修改建議形成活動執(zhí)行方案

4、（第二版），提交給領(lǐng)導(dǎo)審閱，最后根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)反饋意見制定活動執(zhí)行方案（最終版）。其整體流程如下：執(zhí)行負責(zé)人信息溝通填寫活動信息溝通表與各處室討論（第二版）制定活動方案與執(zhí)行方案將活動方案（第二版）提交給領(lǐng)導(dǎo)審閱根據(jù)意見確定最終方案n 一般性活動簡要方案基本要素：傳播優(yōu)秀Word版文檔 ，希望對您有幫助，可雙擊去除！1、活動名稱與目的；2、活動時間與地點；3、舉辦/聯(lián)辦/協(xié)辦單位；4、與會領(lǐng)導(dǎo)、嘉賓、媒體與規(guī)模；5、簡要流程。n 重大活動精細方案基本要素：1、活動名稱、背景、目的、意義與口號；2、舉辦/承辦/聯(lián)辦單位；3、活動時間地點；4、活動與會領(lǐng)導(dǎo)、嘉賓、媒體與規(guī)模；5、活動詳細流程；6、贊助機

5、構(gòu)與合作媒體；7、活動會務(wù)服務(wù)；8、其它事項。n 活動執(zhí)行方案的基本要素：活動基本信息活動時間、地點、名稱、規(guī)模、與會領(lǐng)導(dǎo)、舉辦/聯(lián)辦單位等執(zhí)行團隊分工A、執(zhí)行總負責(zé)人；B、執(zhí)行小組負責(zé)人；C、具體組員名單。前期籌備事宜A、籌備事宜列項;B、人員分工安排；C、籌備日程安排?，F(xiàn)場執(zhí)行事宜A、現(xiàn)場布置說明；B、現(xiàn)場活動流程；C、現(xiàn)場任務(wù)列項。D、人員分工安排；活動后期工作A、后期事項明細；B、人員分工安排；C、完成時限要求?；顒迂攧?wù)預(yù)算活動合同簽訂活動應(yīng)急方案其它事項大型公開活動同時需制定招商贊助方案。四、活動環(huán)節(jié)三：開會分工活動前期，成立活動小組，由小組負責(zé)人定期召開活動信息溝通會議，進行初步的

6、工作分工。傳播優(yōu)秀Word版文檔 ，希望對您有幫助，可雙擊去除！活動方案確定后，執(zhí)行負責(zé)人召集全體工作人員，舉行活動工作安排會，詳細介紹活動信息及其具體人員安排，同時了解全體人員時間和工作任務(wù)情況，聽取反饋建議，及時進行工作調(diào)整與方案完善，最終確定全體人員分工：（根據(jù)活動的規(guī)模及性質(zhì)，報請領(lǐng)導(dǎo)召開各部分協(xié)調(diào)會，得到更多的部分協(xié)助）工作安排會三個目的：1、講述活動各項情況；2、明確人員分工安排；3、聽取反饋意見。工作安排會環(huán)節(jié)：1、執(zhí)行負責(zé)人主持會議，介紹活動基本情況；2、執(zhí)行負責(zé)人介紹人員分工安排；3、工作人員重述自身職責(zé)與安排；4、聽取反饋意見并及時協(xié)調(diào)；5、領(lǐng)導(dǎo)總結(jié)發(fā)言。分工管理方法：由于

7、活動現(xiàn)場的參與人員數(shù)量大、事物繁雜。為了提高活動實施階段的管理效率，實施操作程序的管理。由項目負責(zé)人制定整體工作分工方案，然后由各項工作的具體負責(zé)人再去制定針對自身工作的詳細分工計劃，再交于項目負責(zé)人進行計劃匯總，以此控制整個活動進程。項目負責(zé)人制。項目負責(zé)人的統(tǒng)一安排，團結(jié)協(xié)作互相配合，所安排的人員，從活動籌備前期到活動現(xiàn)場執(zhí)行，再到活動后期，一直負責(zé)到底，從而進一步保證活動的進程速度和效率。部門職能負責(zé)人執(zhí)行方備注總指揮活動的總體策劃、監(jiān)督、協(xié)調(diào)、控制副總指揮項目的監(jiān)督、協(xié)調(diào)、控制副總指揮會務(wù)協(xié)調(diào)1、 各處室協(xié)調(diào)2、 各部門協(xié)調(diào)3、 召開協(xié)調(diào)會組長：組員： 領(lǐng)導(dǎo)接待1、 領(lǐng)導(dǎo)邀請（名單）2

8、、 領(lǐng)導(dǎo)餐宿、簽到3、 領(lǐng)導(dǎo)用車、禮品4、 領(lǐng)導(dǎo)演講稿5、 領(lǐng)導(dǎo)參會路線檢查組長：組員： 對接：后勤嘉賓接待1、 嘉賓邀請（名單）2、 嘉賓餐宿3、 嘉賓用車、禮品組長：組員：傳播優(yōu)秀Word版文檔 ，希望對您有幫助，可雙擊去除！媒體接待1、 媒體邀請（名單）2、 媒體餐宿3、 媒體簽到、禮品組長：組員：舞美設(shè)計1、 舞美督促、檢查2、 證件管理3、 各區(qū)域視覺管理組長：組員：文字資料1、 新聞通稿2、 領(lǐng)導(dǎo)演講稿3、 主持人串詞4、 會務(wù)文字資料5、 通訊錄組長：組員：后勤保障1、 生活用水2、 餐宿、用車、禮品3、 其他組長：組員：安保消防1、 證件檢查2、 現(xiàn)場引導(dǎo)3、 現(xiàn)場管理組長：組

9、員：攝影攝像1、 籌備前的影像2、 現(xiàn)場影像3、 活動資料收集信息管理其他1、 志愿者2、 禮儀3、 信息共享、通知五、活動環(huán)節(jié)四：活動籌備在明確活動方案和人員分工，正式進入活動籌備環(huán)節(jié)，活動籌備是活動的真正執(zhí)行環(huán)節(jié)，是細化深入的過程，主要包括以下內(nèi)容：現(xiàn)場勘查、來賓邀請接待、活動進度、物料準備、現(xiàn)場布置、應(yīng)急預(yù)案、公安消防、后勤保障、財務(wù)預(yù)算與文件管理。1、來賓邀請接待及接待方案：領(lǐng)導(dǎo)邀請和接待嘉賓邀請和接待媒體邀請和接待 邀請媒體名單 新聞夾內(nèi)容 媒體簽到 住宿登記表 媒介分工（活動現(xiàn)場位置） 接待物料 專訪安排（名單、Q&A、）2活動進度制定嚴格的活動籌備各項內(nèi)容的進度表：傳播優(yōu)秀Wor

10、d版文檔 ，希望對您有幫助，可雙擊去除！3物料準備4現(xiàn)場布置5應(yīng)急預(yù)案AV部分 現(xiàn)場所有AV設(shè)備（包括筆記本電腦）均需在活動進場前、進場后進行多次檢查，以確保所有設(shè)備的良好運轉(zhuǎn)。 活動進行中對所有文件同時在兩臺筆記本上備份，以防現(xiàn)場一部出現(xiàn)問題馬上可切換另一部天氣變化安保事件 在活動區(qū)域周圍及主要通道處安排工作人員及保安，防止中途發(fā)生突發(fā)事件，如發(fā)生意外變化及時疏導(dǎo)來賓。 如場內(nèi)發(fā)生混亂時由場內(nèi)的工作人員及禮儀迅速引領(lǐng)領(lǐng)導(dǎo)到安全區(qū)域，確保在場領(lǐng)導(dǎo)的安全。 同時負責(zé)人利用場內(nèi)廣播對場內(nèi)的人員進行引導(dǎo)和疏散。6公安消防 活動的時間、地點、人數(shù)、規(guī)模、內(nèi)容及組織方式； 安全工作人員情況、數(shù)量和任務(wù)分

11、配、識別標(biāo)志； 場地建筑和設(shè)施的消防、安全情況； 入場票證的管理、查驗措施；傳播優(yōu)秀Word版文檔 ，希望對您有幫助，可雙擊去除！ 場地人員的核定容量； 迅速疏散人員的預(yù)備措施。7后勤保障 安排專門工作人員負責(zé)用餐預(yù)訂及送達 指定工作人員用車和司機 文件打印 資料裝袋、運輸和存放 物品領(lǐng)取登記 生活用水、禮品8財務(wù)預(yù)算9文件管理活動中所涉及到的文件檔案主要包括各種審批的行政文件、相關(guān)合同協(xié)議、新聞宣傳稿件、策劃方案、工作計劃、相關(guān)證件票據(jù)等，需及時整理，讓文件在活動的過程在各個需要文件的工作人員中及時傳遞。讓工作人員能及時了解整個活動過程，從而提高工作效率。10活動相關(guān)物資會議物資項目基本內(nèi)容

12、會務(wù)文具打印機、訂書機、紙筆、膠帶等會議電子材料演講PPT、開場背景PPT、背景音樂、視頻會議發(fā)放材料嘉賓簽到簿、活動議程單、會議介紹、會務(wù)其它資料六、活動環(huán)節(jié)五：全體排練針對重大公開活動，或其它有重要領(lǐng)導(dǎo)參加的活動，需提前對重要環(huán)節(jié)進行排練，以增加工作人員活動執(zhí)行的熟練度，發(fā)現(xiàn)其中存在的問題。需要排練的重要環(huán)節(jié)通常包括領(lǐng)導(dǎo)接待環(huán)節(jié)、活動開場環(huán)節(jié)、重要儀式環(huán)節(jié)、領(lǐng)導(dǎo)歡送環(huán)節(jié)，其中重要儀式環(huán)節(jié)由于其中工作較多，需要多人的配合，通常需要進行多次排練。n 排練人員安排 排練總導(dǎo)演：執(zhí)行負責(zé)人 排練人員：被排練環(huán)節(jié)的工作執(zhí)行人員； 陪練人員：其它環(huán)節(jié)工作人員，表演與會嘉賓； 問題紀錄人員： 七、活動環(huán)

13、節(jié)六：現(xiàn)場執(zhí)行1、再次排查：于活動正式開始前，所有工作人員提前就位，執(zhí)行負責(zé)人須結(jié)合排練情況，對現(xiàn)場工作進行全面排查，尤其排查涉及領(lǐng)導(dǎo)安排的重要環(huán)節(jié)。 人員分工：工作人員重述自己的工作職責(zé)，確保所有人員全部到位； 物品擺放：現(xiàn)場桌椅、桌牌、茶水、資料、鮮花、信紙和筆是否擺放整齊； 房屋擺設(shè)：房屋內(nèi)部擺設(shè)是否美觀、干凈、整潔； 電子設(shè)備：電子設(shè)備是否運行正常，所有音頻、PPT等電子資料是否已完全到位； 領(lǐng)導(dǎo)禮品：檢查禮品是否到位并擺放整齊，工作人員是否清楚不同領(lǐng)導(dǎo)的禮品類別。2、領(lǐng)導(dǎo)接待：設(shè)立活動接待組，分設(shè)多個接待小組，每個小組由兩人組成，由接待組組長負責(zé)小組間的協(xié)調(diào)傳播優(yōu)秀Word版文檔 ，

14、希望對您有幫助，可雙擊去除！，及時調(diào)配。當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)到場時，小組其中一名接待人員負責(zé)引導(dǎo)休息室，另一名于接待處迎接其它領(lǐng)導(dǎo)。重要領(lǐng)導(dǎo)由公關(guān)人員陪同部門領(lǐng)導(dǎo)到門口進行迎接。接待工作的通常流程： 聯(lián)系領(lǐng)導(dǎo)或其部門領(lǐng)導(dǎo)，確認活動地址、交通路線圖等信息，預(yù)先告訴迎接事宜； 領(lǐng)導(dǎo)即到時，接待小組須注意來往車輛，到迎接處準備好，車輛一到即主動上前迎接； 對于須由部門領(lǐng)導(dǎo)親自迎接的領(lǐng)導(dǎo)，領(lǐng)導(dǎo)即到時接待小組負責(zé)人提前電話告知部門領(lǐng)導(dǎo)； 活動禮儀引導(dǎo)領(lǐng)導(dǎo)入休息室，并馬上安排茶水。 活動開始接待人員負責(zé)引導(dǎo)至活動現(xiàn)場；3、現(xiàn)場配合：活動執(zhí)行負責(zé)人根據(jù)活動執(zhí)行方案，列明現(xiàn)場需要執(zhí)行的工作，并進行工作人員細致安排，以配合現(xiàn)

15、場活動流程中的所有工作。4、活動用餐： 提前安排好用餐座次，于餐桌上預(yù)先整齊擺放桌牌； 及時引導(dǎo)領(lǐng)導(dǎo)至用餐地點，直至每位領(lǐng)導(dǎo)就座完成； 在至用餐地點路上，需注意提包、拿衣服和活動材料，并確認是否有領(lǐng)導(dǎo)物品遺落； 用餐現(xiàn)場至少有一名工作人員，及時調(diào)配服務(wù)員，服務(wù)現(xiàn)場。5、歡送領(lǐng)導(dǎo)及禮品發(fā)送 首先集體歡送國家領(lǐng)導(dǎo)人和省部級重要領(lǐng)導(dǎo)，再歡送其它領(lǐng)導(dǎo)或企業(yè)家； 對于有司機或部門領(lǐng)導(dǎo)的領(lǐng)導(dǎo)，提前將禮品給領(lǐng)導(dǎo)司機或部門領(lǐng)導(dǎo)； 對于未帶司機的參與領(lǐng)導(dǎo)，活動結(jié)束后由專門工作人員負責(zé)跟進發(fā)送禮品。八、活動環(huán)節(jié)七：會后跟進會后跟進工作也是活動的重要環(huán)節(jié)。于活動結(jié)束之后，需及時對活動進行跟進整理，具體包括如下幾個方面：1、感謝短信發(fā)送于活動結(jié)束后，需及時對與會領(lǐng)導(dǎo)的參會和支持表示感謝。2、會議/活動紀要于活動結(jié)束后，工作人員及時整理活動錄音、視頻和會議記錄，撰寫會議/活動紀要，針對重要活動，需要形成活動記錄，甚至形成會議/活動成果書籍。3、活動新聞稿活動結(jié)束的當(dāng)天晚上，工作人員整理活動新聞稿，保證第二天及時進行新聞發(fā)布。4、音像資料整理活動結(jié)束后及時對活動圖片、視頻等音像資料進行整理、修飾和剪輯，重要活動的視頻和圖片還須進行刻盤，連同其它活動成果資