會務人員崗位職責.doc

1、會務工作細則1.0目的規(guī)范會務工作標準，提高工作積極性，促進會務工作品質(zhì)的提升。2.0范圍適用于騰訊管理處會務人員。3.0職責崗位類別崗位職責1、會議室日常檢查2、會議室預定及會議協(xié)調(diào)3、接受各種會議相關工作的報障4、負責會議室的各類環(huán)境衛(wèi)生監(jiān)督及整改會議類5、文印區(qū)、報刊架、郵件區(qū)的物資整理6、每天下班前進行當天會議數(shù)據(jù)統(tǒng)計7、周報 . 月報數(shù)據(jù)整理8、公共區(qū)域資產(chǎn)管理（OA設備類）9、接待會議室工作支持（名牌制作、會議室設備檢查、會務物資擺放等）人員接待類10、重要來訪客人的會務支持（訪客指引、茶水服務等）11、保持接待各類物資充足12、工作環(huán)境檢查經(jīng)理室13、經(jīng)理室日常會務支持14、溫馨

2、卡片（建議和需求收集）15、部門重要的會務工作支持其它 BU會務支持16、 其它活動的會務支持（如：生日會）備注會務日常檢查表、周報月報輸出、按接待標準執(zhí)行BU支持需在保證公司會議和接待工作不受影響下進行4.0工作流程工作時間8:30-9:00經(jīng)理室服務9:00-9:30會前檢查9:30-11 ： 40不定時巡查12： 00-13 ： 3013:30-14:10會前檢查14:10-17 ： 00不定時巡查17:10-17:30工作內(nèi)容經(jīng)理室整體環(huán)境檢查；物品補給會議室環(huán)境整體巡檢工作（參考：工作細則5.1.1）會議室使用情況反饋（參考：工作細則 5.1.2 ）巡檢內(nèi)容：辦公區(qū)、茶水間、休閑區(qū)環(huán)

3、境巡檢，并執(zhí)行項目節(jié)能推進工作。節(jié)能巡檢內(nèi)容見按會議預定時間分樓層巡查會議室（參考：工作細則 5.1.3 -5.1.5 ）午休會議室環(huán)境整體巡檢工作（參考內(nèi)容：工作細則5.1.1）會議室使用情況反饋（參考：工作細則 5.1.2 ）巡檢內(nèi)容：辦公區(qū)、茶水間、休閑區(qū)環(huán)境巡檢按會議預定時間分樓層巡查會議室（參考：工作細則 5.1.3 -5.1.5 ）1. 了解第二天會議預定情況并做好相關準備。2. 完成當日樓層日報表、物資消耗登記表。標準經(jīng)理室會務工作細則會議室物資擺放標準規(guī)范會議資源管理規(guī)定會議室物資擺放標準規(guī)范會議資源管理規(guī)定會議室物資擺放標準規(guī)范會議資源管理規(guī)定會議室物資擺放標準規(guī)范會議資源管

4、理規(guī)定5.0 工作細則5.1會議會務工作5.1.1會議室日常檢查，每天進行日常的會議室巡查制度，檢查內(nèi)容：會議室內(nèi)文具、網(wǎng)線、電話等物品擺放整齊，增補相應的文具；設備設施正常（投影儀、音響設備指示燈正常、電話機能正常拔號）；環(huán)境設施整潔（如窗簾、飲水機、綠植等） ；室內(nèi)各類指示牌（手冊、溫馨提示等）掛放端正、清潔無損；保持室內(nèi)通風、無異味；5.1.2會議室預定管理及會議協(xié)調(diào)：在會議日常巡查中，發(fā)現(xiàn)有未使用會議室時，需要即時向預定人確認該會議室的使用情況，以便及時釋放會議資源，提高會議室使用率；當遇到會議資源緊張、而急需會議室的同事時，可以幫助同事在不影響其它會議的前提下，協(xié)調(diào)相關的會議資源。5

5、.1.3會務人員在接到 7000 或員工的相關會議報障需求時，須在3 分鐘內(nèi)到達會場、了解具體需求，當有問題時必須在現(xiàn)場解決問題，如不能即時處理的，在不影響會議的正常情況下，向員工說明情況、得到員工的認同并提出解決時間及問題追蹤反饋。5.1.4會議室應保持整潔，會務人員負責檢查會議室的環(huán)境衛(wèi)生、監(jiān)督清潔人員的作業(yè)情況、發(fā)現(xiàn)問題督促清潔人員及時整改。5.1.5會務人員在每次巡查樓層時，需要整理各樓層的報刊架、文印區(qū)、信件架，保持各區(qū)域的物品擺放整齊。5.1.6每天下班前，會務人員需要統(tǒng)計整理出當天的會議數(shù)據(jù)，記錄每天的物料消耗數(shù)目，在 OA系統(tǒng)上查看下個工作日的會議預定情況，安排好第二天的工作計

6、劃。5.1.7每周一會務人員輸出上一周的工作總結(jié)，制定本周工作重點；每月第一個工作日輸出上月的月報表5.1.8公共區(qū)域資產(chǎn)管理 : 會務人員負責會議室、文印區(qū)、報刊架等公共區(qū)域的物資設備管理，當設備出現(xiàn)故障、損壞、遺失時，必須在第一時間向7000 平臺或資產(chǎn)管理員反饋。5.2接待會務工作5.2.1會議室接待工作支持：當有接待任務時，由會務主管發(fā)出接待會議通知單，接到會議通知單后，了解會議名稱、性質(zhì)、開會時間、與會人數(shù)及物資需求，按照如下步驟進行：礦泉水、飲料（提前一天準備，會議前1 小時擺放好）；會議桌椅 . 設備 . 文具、姓名牌等物品（會議前1 個小時擺放好） ；會議設施設備，如麥克風、投

7、影儀等（會議前1 小時調(diào)試完成） ；空調(diào)（會前 1 小時開啟，并調(diào)試溫度為 26）；會服人員于會前 30 分鐘到崗，在門口迎候，當客人來到時，禮貌熱情地向客人問好，請客人進入會議室入座。會議進行時，會服人員應站于會議室門口隨時待命，直至會議結(jié)束。如遇全天會議，會議中間休息，要盡快整理會場，補充和更換各種用品。會議結(jié)束后，配合安排禮品的派發(fā)、相關領導的送行等工作；檢查是否有遺失物品和文件，及時交與接待負責人處理；會后將會議物資整理好，關閉空調(diào)、照明、設備等。5.2.2當公司有重要來訪客人，會務人員接到需求時，到前臺將客人引導至會客地點，提供茶水服務；會談結(jié)束后，指引訪客離開公司。5.2.3會務人

8、員需要每天了解接待物資的儲備情況，當出現(xiàn)物資預警時，需及時向會務負責人提出申請需求。5.3經(jīng)理室會務工作5.3.1工作環(huán)境檢查：每天早上8：30 分至各經(jīng)理室檢查環(huán)境衛(wèi)生，做好物品擺放（未經(jīng)得允許，文件類禁止翻閱和整理）；5.3.2報刊、信件發(fā)放 ： 每天早上8： 40 將每日最新的報刊雜志擺放在經(jīng)理室固定位置上，以供經(jīng)理翻閱；當經(jīng)理有信件時，會務人員應當及時領取并擺放于經(jīng)理室桌面，告知經(jīng)理本人及時查閱。5.3.3 辦公用品檢查：每星期不定期至各經(jīng)理室檢查辦公用品.需要經(jīng)常檢查并領用的易耗品：簽子筆、筆芯、大頭針、別針、橡皮、稿紙、便簽、記事貼、鉛筆、茶葉。一旦發(fā)現(xiàn)物品缺少，馬上到對口部門領用并及時補給；需要經(jīng)常注意使用性能的器具：玻璃杯、咖啡杯是否出現(xiàn)缺口、紙簍是否老化或破碎；訂書機、計算器、燈具是否能正常使用，水壺是否保溫。5.3.4臨時性服務 : 會務人員通過RTX、電話、對講機等通訊方式接到經(jīng)理室需求后, 需在 2分鐘內(nèi)響應。5.3.5經(jīng)理室日常會務支持: 接到經(jīng)理室會務需求時，應對經(jīng)理室提供必要