公司裝飾工程檔案管理辦法

1、公司裝飾工程檔案管理辦法工程檔案是指公司承接的裝飾裝修工程項(xiàng)目，包括工程、軟裝、設(shè)計(jì)項(xiàng)目。為了規(guī)范工程檔案管理行為，真實(shí)反映公司承包裝飾工程的記錄，特制定本工程檔案管理辦法。一、歸檔范圍（一）管理性文件1、工程洽談?dòng)涗洝⑽袝?shū)、項(xiàng)目啟動(dòng)通知書(shū)、策劃書(shū)等。2、招投標(biāo)文件。3、承包、分包合同及其附件。4、材料采購(gòu)合同。5、會(huì)議記錄、會(huì)議紀(jì)要。6、項(xiàng)目運(yùn)行期內(nèi)與業(yè)主、施工單位的往來(lái)文件。7、項(xiàng)目竣工后與業(yè)主、施工單位的往來(lái)文件。8、經(jīng)批準(zhǔn)的項(xiàng)目組織架構(gòu)及補(bǔ)充資料。9、經(jīng)項(xiàng)目經(jīng)理、綜合部確認(rèn)的項(xiàng)目部人力資源資源投入記錄（包括：投入人員及考勤記錄）。10、經(jīng)項(xiàng)目經(jīng)理、技術(shù)部確認(rèn)的施工檢測(cè)設(shè)備、勞保投入記

2、錄。11、經(jīng)項(xiàng)目經(jīng)理、綜合部確認(rèn)的施工固定資產(chǎn)使用設(shè)備、辦公設(shè)施投入記錄。12、經(jīng)項(xiàng)目經(jīng)理、財(cái)務(wù)部確認(rèn)的項(xiàng)目核算表。（二）經(jīng)濟(jì)性文件1、工程預(yù)、結(jié)算和審核文件。2、簽證單。3、材料確價(jià)資料。4、工程款項(xiàng)收取記錄（公司開(kāi)出的發(fā)票及財(cái)務(wù)部關(guān)于收到該款的說(shuō)明或簽名）。5、工程款支出記錄（公司開(kāi)出的發(fā)票及項(xiàng)目部關(guān)于支出該款的說(shuō)明或簽名）。6、與分包單位、材料供應(yīng)商的結(jié)算確認(rèn)單。7、發(fā)包單位確認(rèn)的結(jié)算單。8、項(xiàng)目結(jié)算審定會(huì)簽單。9、項(xiàng)目結(jié)算款收清會(huì)簽單。10、出具給分包單位或材料供應(yīng)商分包結(jié)算金額的結(jié)算函。11、甲方提供的工期延期證明。12、分包單位或材料供應(yīng)商違反合同約定的處罰單。13、分包單位出具沒(méi)

3、有拖欠工人工資的證明。14、項(xiàng)目后評(píng)估報(bào)告。（三）技術(shù)性文件1、施工報(bào)建材料，包括：規(guī)劃許可證、施工許可證、余泥排放證、臨時(shí)占用道路證、夜間施工證、消防審核或備案、噪聲排放證、質(zhì)監(jiān)登記、安監(jiān)登記、施工圖審查證明、施工圖審查備案證明、工人購(gòu)買(mǎi)工傷保險(xiǎn)證明、辦理社保調(diào)劑資金證明等。2、圖紙會(huì)審記錄。3、施工組織方案、專(zhuān)項(xiàng)方案、現(xiàn)場(chǎng)應(yīng)急處置方案、開(kāi)工報(bào)告。4、材料合格證、材料試驗(yàn)報(bào)告。5、設(shè)計(jì)變更、工程更改洽商單、材料代用核定審批。6、專(zhuān)項(xiàng)技術(shù)交底、工人安全教育、隱蔽工程驗(yàn)收記錄。7、分項(xiàng)、分部、單項(xiàng)工程質(zhì)量檢查、評(píng)定。8、施工日志、安全日志。9、竣工驗(yàn)收證明、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、消防驗(yàn)收證明或備案、環(huán)境空氣

4、檢測(cè)證明。10、施工圖、竣工圖。11、施工過(guò)程中（隱蔽）的DV、竣工后拍攝的相片（1000萬(wàn)以上項(xiàng)目由專(zhuān)業(yè)公司拍攝，1000萬(wàn)以下項(xiàng)目由項(xiàng)目部拍攝）。 二、歸檔時(shí)間（一）委托書(shū)、主合同、投標(biāo)文件、接洽記錄等文件，在主合同簽訂后一個(gè)月內(nèi)，完成歸檔。（二）軟裝、施工項(xiàng)目在工程竣工后三個(gè)月內(nèi)歸檔。設(shè)計(jì)項(xiàng)目，圖紙?zhí)峤煌戤吅髢蓚€(gè)月內(nèi)歸檔。在該規(guī)定的時(shí)間內(nèi)未完成的經(jīng)濟(jì)性文件、項(xiàng)目核算表及項(xiàng)目竣工后與業(yè)主、施工單位的往來(lái)文件，在文件完成后一個(gè)月內(nèi)歸檔。三、歸檔流程（一）一線(xiàn)部門(mén)，按項(xiàng)目整理好檔案，填寫(xiě)項(xiàng)目檔案報(bào)審表（CB-05-1， CB-05-2，CB-05-3）報(bào)經(jīng)技術(shù)部審核同意后，再移交檔案室。歸檔回

5、執(zhí)一式三份，檔案室自留一份，另兩份由檔案室分別反饋給技術(shù)部、一線(xiàn)部門(mén)。（二）二線(xiàn)部門(mén)（技術(shù)部、財(cái)務(wù)部），按規(guī)定整理好檔案，填寫(xiě)項(xiàng)目檔案報(bào)審表（CB-05-4），再移交檔案室。歸檔的回執(zhí)，最終一式兩份，檔案室自留一份，另一份由檔案室反饋給技術(shù)部或財(cái)務(wù)部。綜合部每月歸檔一次，歸檔目錄交總經(jīng)理簽名后退還綜合部。四、檔案整理（一）歸檔單位一個(gè)建筑物為一個(gè)項(xiàng)目，圍繞這個(gè)建筑物開(kāi)展的工程都納入該項(xiàng)目，檔案以項(xiàng)目為單位組卷。（二）建立檔案關(guān)鍵詞由檔案室提出系列檔案文件關(guān)鍵詞的建議，報(bào)技術(shù)部審核。檔案室根據(jù)審定后的意見(jiàn)，在整理每份文件時(shí)，列出關(guān)鍵詞。原則上，一份文件的關(guān)鍵詞不超過(guò)三個(gè)。（三）檔案的組卷裝飾工程

6、檔案按性質(zhì)分為：裝飾工程項(xiàng)目、軟裝項(xiàng)目、設(shè)計(jì)項(xiàng)目。在一個(gè)項(xiàng)目中包含工程、軟裝、設(shè)計(jì)的項(xiàng)目，納入工程項(xiàng)目歸檔。每個(gè)項(xiàng)目組卷按管理類(lèi)（代號(hào)為1）、經(jīng)濟(jì)類(lèi)（代號(hào)為2）、技術(shù)類(lèi)（代號(hào)為3）文件次序排列。編號(hào)方法：大類(lèi)+年份+一級(jí)屬類(lèi)+工程類(lèi)別+組卷類(lèi)+流水號(hào)。五、監(jiān)督管理（一）各部門(mén)每季度完成一次工程檔案歸檔情況小結(jié)。七、歸檔期限表序號(hào)名稱(chēng)保管期限一管理性文件1工程洽談?dòng)涗洝⑽袝?shū)、項(xiàng)目啟動(dòng)通知書(shū)、策劃書(shū)等。長(zhǎng)期2招投標(biāo)文件。長(zhǎng)期3承包、分包合同及其附件。長(zhǎng)期4材料采購(gòu)合同。長(zhǎng)期5會(huì)議記錄、會(huì)議紀(jì)要。長(zhǎng)期6項(xiàng)目運(yùn)行期內(nèi)與業(yè)主、施工單位的往來(lái)文件。長(zhǎng)期7項(xiàng)目竣工后與業(yè)主、施工單位的往來(lái)文件。長(zhǎng)期8經(jīng)批準(zhǔn)

7、的項(xiàng)目組織架構(gòu)及補(bǔ)充資料。長(zhǎng)期9經(jīng)項(xiàng)目經(jīng)理、綜合部確認(rèn)的項(xiàng)目部人力資源資源投入記錄（包括：投入人員及考勤記錄）。長(zhǎng)期10經(jīng)項(xiàng)目經(jīng)理、技術(shù)部確認(rèn)的施工檢測(cè)設(shè)備、勞保投入記錄。長(zhǎng)期11經(jīng)項(xiàng)目經(jīng)理、綜合部確認(rèn)的施工固定資產(chǎn)使用設(shè)備、辦公設(shè)施投入記錄。長(zhǎng)期12經(jīng)項(xiàng)目經(jīng)理、財(cái)務(wù)部確認(rèn)的項(xiàng)目核算表。長(zhǎng)期（二）經(jīng)濟(jì)性文件長(zhǎng)期1工程預(yù)、結(jié)算和審核文件。長(zhǎng)期2簽證單。長(zhǎng)期3材料確價(jià)資料。長(zhǎng)期4工程款項(xiàng)收取記錄（公司開(kāi)出的發(fā)票及財(cái)務(wù)部關(guān)于收到該款的說(shuō)明或簽名）。長(zhǎng)期5工程款支出記錄（公司開(kāi)出的發(fā)票及項(xiàng)目部關(guān)于支出該款的說(shuō)明或簽名）。長(zhǎng)期6與分包單位、材料供應(yīng)商的結(jié)算確認(rèn)單。長(zhǎng)期7發(fā)包單位確認(rèn)的結(jié)算單。長(zhǎng)期8項(xiàng)目結(jié)

8、算審定會(huì)簽單。長(zhǎng)期9項(xiàng)目結(jié)算款收清會(huì)簽單。長(zhǎng)期10出具給分包單位或材料供應(yīng)商分包結(jié)算金額的結(jié)算函。長(zhǎng)期11甲方提供的工期延期證明。長(zhǎng)期12分包單位或材料供應(yīng)商違反合同約定的處罰單。長(zhǎng)期13分包單位出具沒(méi)有拖欠工人工資的證明。長(zhǎng)期14項(xiàng)目后評(píng)估報(bào)告。長(zhǎng)期（三）技術(shù)性文件1施工報(bào)建材料，包括：規(guī)劃許可證、施工許可證、余泥排放證、臨時(shí)占用道路證、夜間施工證、消防審核或備案、噪聲排放證、質(zhì)監(jiān)登記、安監(jiān)登記、施工圖審查證明、施工圖審查備案證明、工人購(gòu)買(mǎi)工傷保險(xiǎn)證明、辦理社保調(diào)劑資金證明等。長(zhǎng)期2圖紙會(huì)審記錄。長(zhǎng)期3施工組織方案、專(zhuān)項(xiàng)方案、現(xiàn)場(chǎng)應(yīng)急處置方案、開(kāi)工報(bào)告。長(zhǎng)期4材料合格證、材料試驗(yàn)報(bào)告。長(zhǎng)期5設(shè)計(jì)變更、工程更改洽商單、材料代用核定審批。長(zhǎng)期6專(zhuān)項(xiàng)技術(shù)交底、工人安全教育、隱蔽工程驗(yàn)收記錄。長(zhǎng)期7分項(xiàng)、分部、單項(xiàng)工程