應(yīng)付管理操作手冊

1、漢普管理咨詢應(yīng)付帳管理系統(tǒng)培訓(xùn)手冊 ORACLE應(yīng)付管理系統(tǒng)版本 11i操作手冊發(fā)行版 1.02003年6月第一章 定義銀行您可以定義銀行或結(jié)算行。定義“銀行”以記錄內(nèi)部銀行，在內(nèi)部銀行中您是收款和（或）支出帳戶的帳戶持有人。如果使用應(yīng)付款管理系統(tǒng)，則您可以定義外部銀行，在外部銀行中您的供應(yīng)商是帳戶持有人。此外，如果您使用 Oracle 應(yīng)收款管理系統(tǒng)，請定義銀行以記錄支出帳戶持有人為您的客戶的外部銀行。定義“結(jié)算行”以記錄處理您發(fā)送的收款信息磁帶的銀行。然后，這些結(jié)算機(jī)構(gòu)將創(chuàng)建您客戶的收款信息磁帶，并將其傳送給所有匯款銀行。 要輸入基本銀行，請執(zhí)行以下步驟：設(shè)置-付款-銀行1. 在“銀行”窗

2、口中，輸入所有基本銀行信息：銀行名稱、分行名稱、銀行編號、分行編號以及地址。請使用表明其用途的銀行帳戶名，如“主要支出 - 美元”。 2. 選擇“銀行”作為結(jié)算機(jī)構(gòu)。3. 輸入 EFT（電子資金轉(zhuǎn)帳）編號（可選）。4. 在“聯(lián)系人”區(qū)域中輸入銀行聯(lián)系人的名稱和信息（可選）。5. 保存您所做的工作。要輸入結(jié)算行，請執(zhí)行以下步驟： 1. 在“銀行”窗口中，輸入所有基本銀行信息：銀行名稱、分行名稱、銀行編號、分行編號以及地址。使用表明其用途的銀行帳戶名，如“主要結(jié)算 - 美元”。 2. 選擇“結(jié)算行”作為結(jié)算機(jī)構(gòu)。3. 輸入 EFT（電子資金轉(zhuǎn)帳）編號（可選）。4. 在“聯(lián)系人”區(qū)域中輸入銀行聯(lián)系人

3、的名稱和信息（可選）。5. 選擇“相關(guān)銀行”按鈕。輸入與結(jié)算行相關(guān)的所有銀行的銀行名稱和編號以及分行名稱和編號。 6. 保存您所做的工作。定義內(nèi)部銀行帳戶您可以定義內(nèi)部銀行帳戶來定義您作為帳戶持有人的銀行帳戶。Oracle 應(yīng)收款管理系統(tǒng)使用內(nèi)部銀行帳戶來接收客戶的付款。Oracle 應(yīng)付款管理系統(tǒng)使用內(nèi)部銀行帳戶向供應(yīng)商支付資金。 要定義收款的基本銀行帳戶，請執(zhí)行以下步驟：設(shè)置-付款-銀行（B）銀行帳戶1. 在“銀行”窗口中查詢現(xiàn)有的銀行。2. 選擇“銀行帳戶”按鈕。輸入銀行帳戶名和銀行帳號，并輸入帳戶類型和說明（可選）。 3. 如果您要使用銀行帳戶驗(yàn)證，請輸入“支票數(shù)字”。4. 選擇“內(nèi)部

4、帳戶使用”。5. 在“GL 帳戶”區(qū)域中輸入“現(xiàn)金帳戶”。6. 在“應(yīng)收款管理系統(tǒng)選項(xiàng)”區(qū)域中，輸入?yún)R款收款、貼現(xiàn)收款和短期負(fù)債的 GL 帳戶信息。7. 在“其它應(yīng)收款管理系統(tǒng)選項(xiàng)”區(qū)域中，輸入收款和折扣 GL 帳戶信息（可選）。8. 在“聯(lián)系人”區(qū)域中輸入聯(lián)系人信息（可選）。9. 保存您所做的工作。要定義支出的基本銀行帳戶,請執(zhí)行以下步驟： 1. 在“銀行”窗口中查詢現(xiàn)有的銀行。2. 選擇“銀行帳戶”。輸入銀行帳戶名和銀行帳號。如果您要使用此銀行進(jìn)行 EDI 網(wǎng)關(guān)付款，請輸入帳戶類型，并輸入說明（可選）。幣種默認(rèn)為您的本位幣。 如果您要使用銀行帳戶驗(yàn)證，請輸入“支票數(shù)字”。3. 選擇“內(nèi)部帳

5、戶使用”。4. 在“GL 帳戶”區(qū)域中輸入“現(xiàn)金帳戶”等?，F(xiàn)金 輸入您要與銀行帳戶關(guān)聯(lián)的現(xiàn)金帳戶。此帳戶必須為資產(chǎn)帳戶。在您創(chuàng)建付款時(shí)，應(yīng)付款管理系統(tǒng)將創(chuàng)建會(huì)計(jì)分錄來貸記此現(xiàn)金帳戶。 如果您啟用了“允許調(diào)節(jié)會(huì)計(jì)”應(yīng)付款管理系統(tǒng)選項(xiàng)，則應(yīng)付款管理系統(tǒng)會(huì)使用在下一字段定義的現(xiàn)金結(jié)算帳戶（而非現(xiàn)金帳戶）來創(chuàng)建未調(diào)節(jié)發(fā)票付款的會(huì)計(jì)分錄以貸記現(xiàn)金結(jié)算帳戶。在您使用 Oracle 現(xiàn)金管理系統(tǒng)調(diào)節(jié)付款并將應(yīng)付款管理系統(tǒng)中的付款過帳后，應(yīng)付款管理系統(tǒng)將創(chuàng)建已調(diào)節(jié)發(fā)票付款的會(huì)計(jì)分錄來借記現(xiàn)金結(jié)算帳戶和貸記您在此處輸入的現(xiàn)金帳戶。 如果您啟用了“自動(dòng)抵銷”應(yīng)付款管理系統(tǒng)選項(xiàng)并啟用了“銀行帳戶”窗口中“應(yīng)付款管理

6、系統(tǒng)選項(xiàng)”區(qū)域的“合并帳戶”選項(xiàng)，則在您創(chuàng)建付款時(shí)，應(yīng)付款管理系統(tǒng)將為使用此銀行帳戶來支付的每個(gè)負(fù)債分配創(chuàng)建對應(yīng)的現(xiàn)金付款分配。應(yīng)付款管理系統(tǒng)將使用您在此處定義的現(xiàn)金帳戶與在“應(yīng)付款管理系統(tǒng)選項(xiàng)”窗口中選擇的“自動(dòng)抵銷方法”一起來創(chuàng)建現(xiàn)金付款分配。 現(xiàn)金結(jié)算 取決于您在“應(yīng)付款管理系統(tǒng)選項(xiàng)”窗口中選擇的現(xiàn)金結(jié)算選項(xiàng)：“允許調(diào)節(jié)會(huì)計(jì)”或“允許遠(yuǎn)期付款方法”，您可以使用不同的現(xiàn)金結(jié)算帳戶。 如果您選擇“允許調(diào)節(jié)會(huì)計(jì)”，請輸入您要將其與銀行帳戶關(guān)聯(lián)的現(xiàn)金結(jié)算帳戶。在您創(chuàng)建付款時(shí)，應(yīng)付款管理系統(tǒng)將創(chuàng)建未調(diào)節(jié)發(fā)票付款的會(huì)計(jì)分錄以貸記使用此帳戶的現(xiàn)金結(jié)算帳戶。在您使用 Oracle 現(xiàn)金管理系統(tǒng)調(diào)節(jié)發(fā)票付

7、款時(shí)，應(yīng)付款管理系統(tǒng)將創(chuàng)建會(huì)計(jì)分錄以借記此現(xiàn)金結(jié)算帳戶和貸記此銀行帳戶的現(xiàn)金帳戶。您在此處輸入的帳戶將成為“付款單據(jù)”窗口中“GL 帳戶”區(qū)域的“現(xiàn)金結(jié)算帳戶”字段的默認(rèn)值。 如果要使用遠(yuǎn)期付款方法，請輸入您要將其與付款單據(jù)關(guān)聯(lián)的結(jié)算帳戶。如果您使用人工遠(yuǎn)期或遠(yuǎn)期付款方法的付款單據(jù)來支付發(fā)票并將應(yīng)付款管理系統(tǒng)中的付款過帳，則應(yīng)付款管理系統(tǒng)將自動(dòng)借記負(fù)債帳戶并貸記此帳戶。如果您使用應(yīng)付款管理系統(tǒng)或 Oracle 現(xiàn)金管理系統(tǒng)中的自動(dòng)或人工調(diào)節(jié)來結(jié)算此付款，然后將應(yīng)付款管理系統(tǒng)中的付款過帳，則應(yīng)付款管理系統(tǒng)將借記此現(xiàn)金結(jié)算帳戶和貸記此銀行帳戶的現(xiàn)金帳戶。 銀行手續(xù)費(fèi) 如果您啟用了“允許調(diào)節(jié)會(huì)計(jì)”應(yīng)

8、付款管理系統(tǒng)選項(xiàng)并使用 Oracle 現(xiàn)金管理系統(tǒng)來調(diào)節(jié)付款，請輸入您要將其與銀行帳戶關(guān)聯(lián)的銀行手續(xù)費(fèi)帳戶。在您使用 Oracle 現(xiàn)金管理系統(tǒng)來調(diào)節(jié)發(fā)票付款時(shí)，應(yīng)付款管理系統(tǒng)將創(chuàng)建會(huì)計(jì)分錄以記錄使用此帳戶的銀行手續(xù)費(fèi)。您在此處輸入的帳戶將成為“付款單據(jù)”窗口中“GL 帳戶”區(qū)域的“銀行手續(xù)費(fèi)帳戶”字段的默認(rèn)值。 銀行差錯(cuò) 如果您啟用了“允許調(diào)節(jié)會(huì)計(jì)”應(yīng)付款管理系統(tǒng)選項(xiàng)并使用 Oracle 現(xiàn)金管理系統(tǒng)來調(diào)節(jié)付款，請輸入您要將其與銀行帳戶關(guān)聯(lián)的銀行差錯(cuò)帳戶。在您使用 Oracle 現(xiàn)金管理系統(tǒng)來調(diào)節(jié)發(fā)票付款時(shí)，應(yīng)付款管理系統(tǒng)將創(chuàng)建會(huì)計(jì)分錄以記錄使用此帳戶的所有銀行差錯(cuò)。您在此處輸入的帳戶將成為

9、“付款單據(jù)”窗口中“GL 帳戶”區(qū)域的“銀行差錯(cuò)帳戶”字段的默認(rèn)值。 確認(rèn)收款 如果您使用應(yīng)收款管理系統(tǒng)的“自動(dòng)收款”功能并要求在核銷收款之前將收款信息發(fā)送給客戶，則應(yīng)收款將一直保留在“應(yīng)收帳款”帳戶中直到客戶確認(rèn)為止。在確認(rèn)之后，應(yīng)收款將從“應(yīng)收帳款”帳戶沖銷并記入“確認(rèn)收款”帳戶。如果不要求您將收款信息發(fā)送給客戶，則應(yīng)收款將自動(dòng)從“應(yīng)收帳款”沖銷并記入“確認(rèn)收款”。 5. 在“應(yīng)付款管理系統(tǒng)選項(xiàng)”區(qū)域中，輸入付款批的默認(rèn)信息。記錄您是否允許零額付款以及其是否為合并帳戶。6. 在“帳戶聯(lián)系人”區(qū)域中輸入聯(lián)系人信息（可選）。7. 進(jìn)行定義和維護(hù)應(yīng)付款管理系統(tǒng)付款單據(jù)的程序。附：定義和維護(hù)應(yīng)付款

10、管理系統(tǒng)付款單據(jù)的程序使用“付款單據(jù)”窗口以定義內(nèi)部銀行帳戶的付款單據(jù)。付款單據(jù)的實(shí)例有支票或電子付款。在使用銀行帳戶來創(chuàng)建發(fā)票付款之前，您必須至少創(chuàng)建一個(gè)付款單據(jù)。您可以為內(nèi)部銀行帳戶創(chuàng)建任意多的付款單據(jù)。 在您定義付款單據(jù)時(shí)，您僅能選擇使用與銀行帳戶相同幣種的付款格式。如果銀行帳戶是多幣種銀行帳戶，則您可以選擇外幣付款格式或多幣種付款格式。 要定義付款單據(jù)，請執(zhí)行以下步驟： 設(shè)置-付款-銀行（B）銀行帳戶（B）付款單據(jù)1. 在“銀行帳戶”窗口中查詢支出銀行帳戶。選擇“應(yīng)付款單據(jù)”以定位至“付款單據(jù)”窗口。2. 輸入付款單據(jù)名稱，此名稱在銀行帳戶中是唯一的。選擇支出類型和付款格式。在“最后單

11、據(jù)編號”字段中輸入您用于付款單據(jù)的最后付款單據(jù)編號。在“最后可用單據(jù)編號”字段中輸入可用于付款單據(jù)的最后付款單據(jù)編號。 3. 在“附加信息”區(qū)域中，輸入您要應(yīng)付款管理系統(tǒng)在每個(gè)自動(dòng)付款批或快速付款初期打印的設(shè)置支票數(shù)。如果您要使用序列編號功能，請指定“單據(jù)類別”（可選）。 如果您啟用了 Oracle 現(xiàn)金管理系統(tǒng)的集成功能來進(jìn)行調(diào)節(jié)，請改寫“GL 帳戶”區(qū)域中的 GL 帳戶（可選）。 如果您選擇使用“遠(yuǎn)期付款方法”格式，請改寫“GL 帳戶”區(qū)域中的現(xiàn)金結(jié)算帳戶（可選）。4. 保存您所做的工作。定義客戶銀行帳戶如果您使用 Oracle 應(yīng)收款管理系統(tǒng)，則可以輸入客戶的銀行帳戶信息。在您接收客戶的

12、電子付款時(shí)，應(yīng)收款管理系統(tǒng)將使用此信息。 要定義客戶銀行帳戶，請執(zhí)行以下步驟： 1. 在“銀行”窗口中查詢現(xiàn)有的銀行。2. 選擇“銀行帳戶”按鈕。輸入銀行帳戶名和銀行帳號，并輸入帳戶類型和說明（可選）。 如果您要使用銀行帳戶驗(yàn)證，請輸入“支票數(shù)字”。3. 選擇“客戶帳戶使用”。4. 在“聯(lián)系人”區(qū)域中輸入聯(lián)系人信息（可選）。5. 保存您所做的工作。定義供應(yīng)商銀行帳戶您可以為帳戶持有人為您的供應(yīng)商的銀行帳戶輸入信息。然后，您可以將這些帳戶指定給供應(yīng)商和其地點(diǎn)。在您為供應(yīng)商創(chuàng)建電子付款時(shí)，應(yīng)付款管理系統(tǒng)將使用此銀行信息。 要定義供應(yīng)商銀行帳戶，請執(zhí)行以下步驟： 1. 在“銀行”窗口中查詢現(xiàn)有的銀行

13、。2. 選擇“銀行帳戶”按鈕。輸入銀行帳戶名和銀行帳號。輸入 EDI 標(biāo)識(shí)號。輸入帳戶類型和說明，并更改默認(rèn)為本位幣的帳戶幣種（可選）。 如果您要使用銀行帳戶驗(yàn)證，請輸入“支票數(shù)字”。3. 選擇“供應(yīng)商”作為“帳戶使用”。4. 在“供應(yīng)商指定”區(qū)域中列出供應(yīng)商，并列出使用此帳戶接收電子付款的供應(yīng)商地點(diǎn)（可選）。 5. 在“帳戶持有人”區(qū)域中輸入帳戶持有人信息（可選）。在“帳戶聯(lián)系人”區(qū)域中輸入聯(lián)系人信息（可選）。6. 保存您所做的工作。7. 在“供應(yīng)商”和“供應(yīng)商地點(diǎn)”窗口的“銀行帳戶”區(qū)域中，核實(shí)已列出其相應(yīng)銀行帳戶的每個(gè)供應(yīng)商和地點(diǎn)。對于具有多個(gè)銀行帳戶的供應(yīng)商和供應(yīng)商地點(diǎn)，請指定每個(gè)期間

14、和每個(gè)幣種的一個(gè)銀行帳戶作為基本銀行帳戶。請參閱：供應(yīng)商和供應(yīng)商地點(diǎn)窗口中的銀行帳戶區(qū)域附：供應(yīng)商和供應(yīng)商地點(diǎn)窗口中的銀行帳戶區(qū)域如果您選擇“供應(yīng)商”作為“銀行帳戶”類型，則可以使用此區(qū)域?qū)⒐?yīng)商銀行帳戶指定給供應(yīng)商和供應(yīng)商地點(diǎn)。在此區(qū)域中輸入信息可以更新“供應(yīng)商”和“供應(yīng)商地點(diǎn)”窗口中的“銀行帳戶”區(qū)域。 名稱 使用此分行來接收電子付款的供應(yīng)商名稱。如果您輸入供應(yīng)商時(shí)沒有指定地點(diǎn)，則應(yīng)付款管理系統(tǒng)會(huì)將您為供應(yīng)商輸入的任何新地點(diǎn)默認(rèn)給此銀行帳戶（現(xiàn)有地點(diǎn)除外）。 編號 使用此分行來接收電子付款的供應(yīng)商的供應(yīng)商編號。 地點(diǎn) 使用此分行的供應(yīng)商的供應(yīng)商地點(diǎn)。 有效日期自/至 如果您要設(shè)置一個(gè)時(shí)限，

15、讓此供應(yīng)商地點(diǎn)使用此銀行帳戶作為銀行帳戶并以該銀行帳戶的幣種接收電子付款，請輸入起止日期。 基本 啟用此復(fù)選框以將其作為默認(rèn)銀行帳戶，使供應(yīng)商或地點(diǎn)以銀行帳戶幣種接收電子付款。對于具有銀行帳戶指定的所有供應(yīng)商和供應(yīng)商地點(diǎn)，您均必須對每個(gè)幣種指定一個(gè)銀行帳戶以作為基本銀行帳戶。 定義多幣種銀行帳戶 （參照內(nèi)部銀行）如果定義了多幣種銀行帳戶，則您應(yīng)對其使用人工付款調(diào)節(jié)。應(yīng)付款管理系統(tǒng)將存儲(chǔ)您在初始化付款批、輸入人工付款或創(chuàng)建快速付款時(shí)輸入的付款幣種。您從銀行收到的銀行文件明細(xì)將包含銀行帳戶幣種。由于在您使用多幣種銀行帳戶時(shí)付款和銀行帳戶的幣種可能不同，自動(dòng)調(diào)節(jié)可能會(huì)生成很多例外信息。 要定義多幣種

16、銀行帳戶，請執(zhí)行以下步驟： 1. 定義收款或支出的基本銀行帳戶。如果您要定義收款的銀行帳戶，請?jiān)凇皯?yīng)收款管理系統(tǒng)選項(xiàng)”區(qū)域中啟用“多幣種收款”選項(xiàng)。如果您要定義支出的銀行帳戶，請?jiān)凇皯?yīng)付款管理系統(tǒng)選項(xiàng)”區(qū)域中啟用“多幣種付款”選項(xiàng)并輸入已實(shí)現(xiàn)收益和已實(shí)現(xiàn)虧損帳戶。 2. 保存您所做的工作。定義外幣銀行帳戶（參照內(nèi)部銀行） 要定義外幣銀行帳戶，請執(zhí)行以下步驟： 1. 定義收款或支出的基本銀行帳戶。如果您要定義支出的銀行帳戶，請?jiān)凇皯?yīng)付款管理系統(tǒng)選項(xiàng)”區(qū)域中輸入已實(shí)現(xiàn)收益和已實(shí)現(xiàn)虧損帳戶。2. 保存您所做的工作?？刂?AP 會(huì)計(jì)期狀態(tài) 應(yīng)付款管理系統(tǒng)允許您在打開會(huì)計(jì)期中撤消發(fā)票分錄、付款分錄和付款

17、。您可以在“將來”會(huì)計(jì)期中輸入發(fā)票，但無法過帳“將來”會(huì)計(jì)期中的任何發(fā)票，直至您將期間的狀態(tài)更改為“打開”為止。應(yīng)付款管理系統(tǒng)中的可用期間狀態(tài)打開未打開、將來、打開、關(guān)閉和永久關(guān)閉。 在您將期間狀態(tài)更新為“關(guān)閉”時(shí)，應(yīng)付款管理系統(tǒng)將自動(dòng)檢查在此期間中是否存在任何未過帳的發(fā)票或付款，或任何未確認(rèn)的付款批。如果在您嘗試要關(guān)閉的期間中存在未過帳的記錄或未確認(rèn)的付款批，應(yīng)付款管理系統(tǒng)將阻止您關(guān)閉此期間，并自動(dòng)提交“未過帳發(fā)票清除”報(bào)表。您可以使用此報(bào)表來查看期間的所有未過帳事務(wù)處理。如果要將所有未過帳事務(wù)處理從一個(gè)期間移至另一期間，您可以提交“未過帳發(fā)票清除”程序，然后關(guān)閉您所在的期間。 應(yīng)付帳款期間

18、與總帳期間是分開的。 要更改會(huì)計(jì)期的狀態(tài)，請執(zhí)行以下步驟：設(shè)置-日歷-會(huì)計(jì)-AP控制期 1. 在“AP 會(huì)計(jì)期”窗口中將期間狀態(tài)更新為以下狀態(tài)之一： 未打開 應(yīng)付款管理系統(tǒng)不允許您在從未打開的期間內(nèi)撤消發(fā)票分錄、付款分錄或付款。在您第一次定義期間時(shí)，應(yīng)付款管理系統(tǒng)將對期間指定“未打開”狀態(tài)。在將狀態(tài)更改為“將來”或“打開”之后，您將無法將其重新更改為“未打開”。 將來 應(yīng)付款管理系統(tǒng)允許“將來”期間中的發(fā)票分錄。“審批”將掛起您在“將來”期間內(nèi)輸入的任何發(fā)票的過帳和付款?！皩徟睂⒃谀蜷_期間并重新提交審批時(shí)釋放掛起。應(yīng)付款管理系統(tǒng)不允許撤消“將來”期間內(nèi)的付款分錄或付款。 應(yīng)付款管理系統(tǒng)允許

19、您依據(jù)“應(yīng)付款管理系統(tǒng)選項(xiàng)”窗口中輸入的數(shù)字來限制將來期間數(shù)。在將“將來”期間的狀態(tài)更改為“打開”之后，您無法將其重新更改為“將來”。 打開 應(yīng)付款管理系統(tǒng)允許“打開”期間內(nèi)的發(fā)票分錄、付款分錄、付款撤消和過帳。如果某個(gè)期間為調(diào)整期間，您將無法打開此期間。您可以使用“定義日歷”表單來定義調(diào)整期間。調(diào)整期間可以具有重疊的日期。 關(guān)閉 應(yīng)付款管理系統(tǒng)不允許“關(guān)閉”期間內(nèi)的發(fā)票分錄、付款分錄或付款撤消。如果與“關(guān)閉”期間對應(yīng)的總帳和采購期間均為“打開”，您可以重新打開“關(guān)閉”期間。應(yīng)付款管理系統(tǒng)將阻止您關(guān)閉具有未過帳發(fā)票或付款的期間。應(yīng)付款管理系統(tǒng)也將阻止您關(guān)閉具有未確認(rèn)付款批的期間。要關(guān)閉具有未過

20、帳發(fā)票或付款分配的期間，請?zhí)峤贿^帳（一直到期末），也可以提交“未過帳發(fā)票清除”報(bào)表以將所有剩余的未過帳事務(wù)處理從一個(gè)期間移至另一期間。 永久關(guān)閉 應(yīng)付款管理系統(tǒng)不允許“永久關(guān)閉”期間內(nèi)的發(fā)票分錄、付款分錄或付款撤消。您無法重新打開“永久關(guān)閉”期間。 2. 保存您所做的工作。定義帳齡使用“帳齡分期”窗口，您可以為發(fā)票帳齡報(bào)表定義時(shí)間周期。發(fā)票帳齡報(bào)表提供了有關(guān)您的指定四個(gè)期間內(nèi)到期發(fā)票付款的信息。應(yīng)付款管理系統(tǒng)將在四欄中顯示發(fā)票信息。每欄對應(yīng)一個(gè)期間。在提交發(fā)票帳齡報(bào)表時(shí)，您可以選擇用于報(bào)表的帳齡分期類型。 您可以隨時(shí)使用“帳齡分期”窗口來修改或重新排列某個(gè)帳齡分期類型內(nèi)的期間。 要定義帳齡分期

21、，請執(zhí)行以下步驟：設(shè)置-日歷-帳齡期間1. 在“帳齡分期”窗口中輸入您要定義的帳齡分期類型的名稱和說明。在您提交發(fā)票帳齡報(bào)表時(shí)，如果此值有效，它將以“類型”參數(shù)值列表的形式出現(xiàn)。要激活帳齡分期，請選擇“有效”。 2. 輸入每個(gè)帳齡分期：輸入期間的天數(shù)范圍。例如，要定義報(bào)告在下一個(gè) 7 天內(nèi)到期發(fā)票付款的期間，請輸入“-7 天至 0 天”。1. 保存您所做的工作。第二章 供應(yīng)商設(shè)置外部供應(yīng)商在“供應(yīng)商”窗口中設(shè)置供應(yīng)商，以記錄向您提供貨物或服務(wù)的個(gè)人或公司信息。您也可以輸入為其償付費(fèi)用報(bào)表的員工。在輸入從多個(gè)地點(diǎn)開展業(yè)務(wù)的供應(yīng)商時(shí)，您僅能存儲(chǔ)一次供應(yīng)商信息，并為每個(gè)地點(diǎn)輸入供應(yīng)商地點(diǎn)。您可以將供

22、應(yīng)商地點(diǎn)指定為支付地點(diǎn)、采購地點(diǎn)或 RFQ 唯一地點(diǎn)。例如，對于單一供應(yīng)商，您可以從多個(gè)不同地點(diǎn)采購貨物，并將付款發(fā)送至多個(gè)不同地點(diǎn)。多數(shù)供應(yīng)商信息可自動(dòng)為所有供應(yīng)商地點(diǎn)所默認(rèn)，以便輸入供應(yīng)商地點(diǎn)。系統(tǒng)將使用您輸入的供應(yīng)商和供應(yīng)商地點(diǎn)信息，以便稍后為供應(yīng)商地點(diǎn)輸入事務(wù)處理時(shí)輸入默認(rèn)值。您在“供應(yīng)商”窗口輸入的大部分信息僅用于在“供應(yīng)商地點(diǎn)”窗口中輸入默認(rèn)值。當(dāng)系統(tǒng)在稍后的事務(wù)處理中輸入那些信息時(shí)，即使供應(yīng)商地點(diǎn)值為空而供應(yīng)商具有值，它也僅使用供應(yīng)商地點(diǎn)信息作為默認(rèn)值。如果您在供應(yīng)商層更新信息，它并不更新現(xiàn)有的供應(yīng)商地點(diǎn)。 在輸入供應(yīng)商時(shí)，您也可以記錄一些信息作為參考，如聯(lián)系人姓名或供應(yīng)商為您指

23、定的客戶編號。要輸入基本的供應(yīng)商信息，請執(zhí)行以下步驟： 供應(yīng)商-錄入1. 在“供應(yīng)商匯總”或“供應(yīng)商”明細(xì)窗口中輸入唯一的供應(yīng)商名稱。 如果啟用“財(cái)務(wù)系統(tǒng)選項(xiàng)”窗口中的“自動(dòng)供應(yīng)商編號”選項(xiàng)，應(yīng)付款管理系統(tǒng)將自動(dòng)為您輸入供應(yīng)商編號。如果您未啟用此選項(xiàng)，請輸入唯一的供應(yīng)商編號。 （可選）在“納稅人標(biāo)識(shí)”字段中輸入供應(yīng)商的納稅標(biāo)識(shí)號。例如，個(gè)人的社會(huì)保險(xiǎn)編號、公司或合伙企業(yè)的聯(lián)邦標(biāo)識(shí)號/聯(lián)邦納稅標(biāo)識(shí)。 （可選）如果您正輸入增值稅供應(yīng)商，請?jiān)凇凹{稅登記編號”字段中輸入增值稅 (VAT) 登記編號。如果您要防止某日期之后此供應(yīng)商的發(fā)票或采購訂單的輸入，請輸入失效日期。2. 如果您正使用“供應(yīng)商匯總”，

24、請選擇“打開”以定位至“供應(yīng)商”明細(xì)窗口。 輸入您要在“供應(yīng)商”明細(xì)窗口相應(yīng)區(qū)域記錄的附加供應(yīng)商信息。如果信息同時(shí)顯示在“供應(yīng)商地點(diǎn)”窗口，則供應(yīng)商地點(diǎn)將默認(rèn)這些供應(yīng)商信息。有關(guān)任何區(qū)域的詳細(xì)信息，請參閱以下字段參考。 會(huì)計(jì)、銀行帳戶、分類、控制、電子付款、通用、發(fā)票稅、付款、采購、接收、納稅申報(bào)、預(yù)扣稅3. 要在“供應(yīng)商”明細(xì)窗口的“地點(diǎn)”區(qū)域中輸入供應(yīng)商地點(diǎn)，請選擇“新建”，然后選擇“打開”以定位至“供應(yīng)商地點(diǎn)”窗口。 供應(yīng)商-錄入（B）地點(diǎn)輸入供應(yīng)商地點(diǎn)名稱和地址。地點(diǎn)名稱不會(huì)出現(xiàn)在您向供應(yīng)商發(fā)送的單據(jù)中。您可以在事務(wù)處理輸入期間從值列表中選擇供應(yīng)商地點(diǎn)時(shí)將其用作參考。輸入您要在相應(yīng)區(qū)域

25、記錄的任何附加供應(yīng)商地點(diǎn)信息。如果供應(yīng)商信息對為供應(yīng)商所輸入的、它的新供應(yīng)商地點(diǎn)自動(dòng)默認(rèn)，則您可以改寫這些默認(rèn)值。有關(guān)任何區(qū)域的詳細(xì)信息，請參閱以下字段參考。 會(huì)計(jì)銀行帳戶聯(lián)系人控制客戶電子付款發(fā)票稅付款采購地點(diǎn)使用及電話納稅申報(bào)預(yù)扣稅4. 保存您所做的工作。會(huì)計(jì)區(qū)域：供應(yīng)商會(huì)計(jì)值是您為供應(yīng)商輸入的所有新供應(yīng)商地點(diǎn)的默認(rèn)值。供應(yīng)商地點(diǎn)會(huì)計(jì)值是供應(yīng)商地點(diǎn)所有新發(fā)票的默認(rèn)值。您可以在供應(yīng)商地點(diǎn)輸入和發(fā)票輸入過程中改寫任何會(huì)計(jì)默認(rèn)值。 分配集 為供應(yīng)商地點(diǎn)輸入的所有發(fā)票的默認(rèn)分配集。您可以在“分配集”窗口中定義值列表的附加分配集。 如果使用多組織支持功能，您只能在供應(yīng)商地點(diǎn)層將值輸入此字段。 負(fù)債帳

26、戶 供應(yīng)商地點(diǎn)發(fā)票的負(fù)債帳戶和說明（多達(dá) 240 個(gè)字符）。供應(yīng)商默認(rèn)值是負(fù)債帳戶的財(cái)務(wù)系統(tǒng)選項(xiàng)。在您創(chuàng)建默認(rèn)的負(fù)債帳戶時(shí)，應(yīng)付款管理系統(tǒng)將對輸入的每個(gè)供應(yīng)商默認(rèn)此負(fù)債帳戶。您可以改寫此默認(rèn)值。在您輸入發(fā)票時(shí)，應(yīng)付款管理系統(tǒng)將自動(dòng)對發(fā)票默認(rèn)供應(yīng)商地點(diǎn)的負(fù)債帳戶。您也可以改寫此默認(rèn)值。 如果使用多組織支持功能，您只能在供應(yīng)商地點(diǎn)層將值輸入此字段。 預(yù)付款帳戶 供應(yīng)商發(fā)票的預(yù)付款帳戶和說明（多達(dá) 240 個(gè)字符）。供應(yīng)商默認(rèn)值是預(yù)付款帳戶財(cái)務(wù)系統(tǒng)的選項(xiàng)。 如果使用多組織支持功能，您只能在供應(yīng)商地點(diǎn)層將值輸入此字段。 銀行帳戶區(qū)域：使用此區(qū)域，您可以記錄供應(yīng)商和供應(yīng)商地點(diǎn)用于電子付款事務(wù)處理的供應(yīng)商

27、銀行帳戶。您可以在“銀行帳戶”窗口中定義供應(yīng)商銀行帳戶。您在“銀行帳戶”窗口中對供應(yīng)商或供應(yīng)商地點(diǎn)指定的銀行帳戶將在此處顯示。您在“供應(yīng)商”和“供應(yīng)商地點(diǎn)”窗口的此區(qū)域中輸入的信息將在“銀行帳戶”窗口的“供應(yīng)商指定”區(qū)域中顯示。 在您保存供應(yīng)商地點(diǎn)之后將出現(xiàn)新供應(yīng)商地點(diǎn)的銀行帳戶區(qū)域。在您輸入供應(yīng)商地點(diǎn)的銀行帳戶時(shí)，應(yīng)付款管理系統(tǒng)將默認(rèn)供應(yīng)商的所有有效銀行帳戶。您可以隨時(shí)添加或刪除供應(yīng)商或供應(yīng)商地點(diǎn)的銀行帳戶。更新供應(yīng)商的銀行帳戶將不影響現(xiàn)有供應(yīng)商地點(diǎn)的銀行帳戶。 控制區(qū)域：通過對供應(yīng)商地點(diǎn)而非每張單個(gè)發(fā)票應(yīng)用掛起，您可以防止支付多個(gè)供應(yīng)商發(fā)票。您可以為供應(yīng)商地點(diǎn)啟用多種類型的供應(yīng)商相關(guān)掛起。

28、應(yīng)付款管理系統(tǒng)同時(shí)在供應(yīng)商層提供了這些選項(xiàng)，但它僅使用這些值來提供您所輸入的新供應(yīng)商地點(diǎn)的默認(rèn)值。您在“供應(yīng)商地點(diǎn)”啟用的選項(xiàng)可以控制應(yīng)付款管理系統(tǒng)的處理過程。 掛起所有付款 最具有限制性的供應(yīng)商地點(diǎn)掛起。通過選定供應(yīng)商地點(diǎn)的“掛起所有付款”，您可以防止供應(yīng)商地點(diǎn)被選定用于在付款批期間付款或快速付款。在撤消選定供應(yīng)商地點(diǎn)的“掛起所有付款”選項(xiàng)之前，您不能支付供應(yīng)商地點(diǎn)的發(fā)票。 注意：如果在供應(yīng)商地點(diǎn)啟用“掛起所有付款”選項(xiàng)，由于它是供應(yīng)商掛起而非發(fā)票掛起，因此“發(fā)票窗口”中的“掛起”字段并不反映此選項(xiàng)。 掛起未匹配發(fā)票 如果您為地點(diǎn)啟用此選項(xiàng)，則應(yīng)付款管理系統(tǒng)將對“項(xiàng)目”類型分配未匹配采購訂單

29、的發(fā)票應(yīng)用“要求匹配”掛起（除非按會(huì)計(jì)代碼組合的分配總和為零）。應(yīng)付款管理系統(tǒng)將在“審批”期間對發(fā)票應(yīng)用掛起。您不能在釋放掛起之前支付發(fā)票。您可以通過將發(fā)票與采購訂單匹配并重新提交“審批”來釋放此掛起，或者在“發(fā)票工作臺(tái)”的“掛起”窗口人工釋放掛起。 默認(rèn)值是您在“財(cái)務(wù)系統(tǒng)選項(xiàng)”窗口中選擇的“掛起未匹配發(fā)票”選項(xiàng)。但如果這是系統(tǒng)在“發(fā)票導(dǎo)入”期間自動(dòng)創(chuàng)建的供應(yīng)商，則默認(rèn)值是您在“應(yīng)付款管理系統(tǒng)選項(xiàng)”窗口的“費(fèi)用報(bào)表”區(qū)域中定義的“掛起未匹配的費(fèi)用報(bào)表發(fā)票”選項(xiàng)。 掛起將來發(fā)票 如果啟用了此選項(xiàng)，應(yīng)付款管理系統(tǒng)將自動(dòng)對為該地點(diǎn)輸入的所有新發(fā)票（包括 EDI 發(fā)票）應(yīng)用“供應(yīng)商”掛起。應(yīng)付款管理系

30、統(tǒng)可以在您保存發(fā)票時(shí)應(yīng)用此掛起。您仍可以支付先前為供應(yīng)商地點(diǎn)輸入的發(fā)票。您可以在“發(fā)票工作臺(tái)”的“掛起”窗口人工釋放掛起。如果不再掛起供應(yīng)商地點(diǎn)的將來發(fā)票，請撤消選定此供應(yīng)商地點(diǎn)選項(xiàng)。 掛起原因 您要對發(fā)票應(yīng)用發(fā)票掛起的原因。 發(fā)票限額 如果輸入的供應(yīng)商地點(diǎn)發(fā)票超過您指定的發(fā)票限額，則應(yīng)付款管理系統(tǒng)將在“審批”過程中對發(fā)票應(yīng)用“金額”掛起。此掛起還可應(yīng)用于您導(dǎo)入的 EDI 發(fā)票。您不能在釋放掛起之前支付發(fā)票。您可以通過調(diào)整發(fā)票額來釋放掛起，或者在“發(fā)票工作臺(tái)”的“掛起”窗口人工釋放掛起。 采購區(qū)域：所有供應(yīng)商采購值將默認(rèn)到您輸入的新供應(yīng)商地點(diǎn)。 注：如果使用多組織支持功能，則您在“財(cái)務(wù)系統(tǒng)選項(xiàng)

31、”窗口中輸入的值將默認(rèn)到供應(yīng)商和供應(yīng)商地點(diǎn)。 供應(yīng)商地點(diǎn)值將默認(rèn)到采購訂單和請購單。您可以在供應(yīng)商地點(diǎn)輸入和采購單據(jù)輸入的過程中改寫任何采購默認(rèn)值。 開單至地點(diǎn) 供應(yīng)商發(fā)送有關(guān)貨物或勞務(wù)發(fā)票的目的地地點(diǎn)。此字段的默認(rèn)值是您為“開單至地點(diǎn)”定義的財(cái)務(wù)系統(tǒng)選項(xiàng)，且供應(yīng)商地點(diǎn)默認(rèn)值是您輸入的供應(yīng)商選項(xiàng)。 FOB 供應(yīng)商的船上交貨價(jià) (FOB) 代碼。默認(rèn)值是您為 FOB 定義的財(cái)務(wù)系統(tǒng)選項(xiàng)，且供應(yīng)商地點(diǎn)默認(rèn)值是您輸入的供應(yīng)商選項(xiàng)。 裝運(yùn)條件 您與供應(yīng)商議定的裝運(yùn)條件，以確定是否您或供應(yīng)商支付從供應(yīng)商處訂購的貨物的運(yùn)費(fèi)。供應(yīng)商默認(rèn)值是您為“裝運(yùn)條件”定義的財(cái)務(wù)系統(tǒng)選項(xiàng)，且供應(yīng)商地點(diǎn)默認(rèn)值是您輸入的供應(yīng)

32、商選項(xiàng)。 掛起原因 您要阻止審批供應(yīng)商采購訂單的原因。僅在啟用“采購訂單掛起”字段時(shí)，您才可以在此字段中輸入值。系統(tǒng)并不采用此信息；它僅供您參考。 采購訂單掛起 如果啟用此字段，您可以創(chuàng)建供應(yīng)商地點(diǎn)的采購訂單掛起，但不能審批該采購訂單。要?jiǎng)h除掛起，您必須人工釋放掛起。 發(fā)運(yùn)目的地 供應(yīng)商進(jìn)行裝運(yùn)或發(fā)送有關(guān)貨物/勞務(wù)發(fā)票的地點(diǎn)。此字段的默認(rèn)值是您為“發(fā)運(yùn)目的地”定義的財(cái)務(wù)系統(tǒng)選項(xiàng)，且供應(yīng)商地點(diǎn)默認(rèn)值是您輸入的供應(yīng)商選項(xiàng)。 發(fā)運(yùn)途徑 您與供應(yīng)商一起使用的裝運(yùn)方法。默認(rèn)值是您為“發(fā)運(yùn)途徑”定義的財(cái)務(wù)系統(tǒng)選項(xiàng)，且供應(yīng)商地點(diǎn)默認(rèn)值是您定義的供應(yīng)商選項(xiàng)。 憑收據(jù)付款區(qū)域 ：如果您已安裝采購管理系統(tǒng)，并使用

33、憑收據(jù)付款功能以根據(jù)收據(jù)和采購訂單創(chuàng)建發(fā)票，請?jiān)谝韵伦侄沃休斎胄畔?。支付條件 收據(jù) 如果要使用“憑收據(jù)支付自動(dòng)開票程序”，以根據(jù)您為此供應(yīng)商地點(diǎn)輸入的收據(jù)和采購訂單創(chuàng)建發(fā)票，請輸入“收據(jù)”。 空白 如果您不想使用“憑收據(jù)支付自動(dòng)開票程序”，請將此字段留空。備選支付地點(diǎn) 如果沒有在此處輸入備選支付地點(diǎn)，則在您為供應(yīng)商地點(diǎn)的收據(jù)創(chuàng)建發(fā)票時(shí)，系統(tǒng)將使用采購訂單上的供應(yīng)商地點(diǎn)作為支付地點(diǎn)。 在您根據(jù)此供應(yīng)商地點(diǎn)的收據(jù)創(chuàng)建發(fā)票時(shí)，如果要應(yīng)付款管理系統(tǒng)為此供應(yīng)商的不同有效供應(yīng)商支付地點(diǎn)創(chuàng)建發(fā)票，請輸入地點(diǎn)名稱。如果此供應(yīng)商只有一個(gè)有效支付地點(diǎn)，則您不能使用此字段，且應(yīng)付款管理系統(tǒng)將創(chuàng)建支付地點(diǎn)的發(fā)票。 發(fā)

34、票匯總層 如果將“備選支付地點(diǎn)”字段留空，則在您提交“憑收據(jù)支付自動(dòng)開票程序”時(shí)，請輸入您要合并此供應(yīng)商發(fā)票的層次： 支付地點(diǎn) 為此供應(yīng)商支付地點(diǎn)創(chuàng)建一張發(fā)票。 裝箱單 對于此供應(yīng)商支付地點(diǎn)，為每個(gè)裝箱單創(chuàng)建一張發(fā)票。 收據(jù) 對于此供應(yīng)商支付地點(diǎn)，為每張收據(jù)創(chuàng)建一張發(fā)票。如果在“備選支付地點(diǎn)”字段中輸入值，則系統(tǒng)將使用您為此支付地點(diǎn)選擇的“發(fā)票匯總層”。地點(diǎn)使用及電話區(qū)域：支付地點(diǎn) 您發(fā)送發(fā)票付款的供應(yīng)商地點(diǎn)。對于未定義作為支付地點(diǎn)的供應(yīng)商地點(diǎn)，您不能輸入發(fā)票。 采購地點(diǎn) 您訂購貨物或勞務(wù)的供應(yīng)商地點(diǎn)。在 Oracle 采購管理系統(tǒng)允許您輸入采購訂單之前，您必須輸入至少一個(gè)采購地點(diǎn)。 RFQ

35、唯一地點(diǎn) 您不允許輸入供應(yīng)商地點(diǎn)的采購訂單時(shí)啟用。RFQ 唯一地點(diǎn)是您接收報(bào)價(jià)單的地點(diǎn)。注意：其他未注釋的區(qū)域參考“財(cái)務(wù)系統(tǒng)控制選項(xiàng)”及“應(yīng)付控制系統(tǒng)選項(xiàng)”說明。設(shè)置員工供應(yīng)商創(chuàng)建雇員雇員-輸入雇員將員工輸入為供應(yīng)商在支付員工的費(fèi)用報(bào)表之前，您必須將員工輸入為供應(yīng)商。您可以啟用“自動(dòng)將員工創(chuàng)建為供應(yīng)商”應(yīng)付款管理系統(tǒng)選項(xiàng)，以在應(yīng)付款管理系統(tǒng)發(fā)票導(dǎo)入期間自動(dòng)執(zhí)行此操作，或在“供應(yīng)商”窗口中人工將員工輸入為供應(yīng)商。 要以人工輸入方式將員工作為供應(yīng)商輸入，請?jiān)凇肮?yīng)商”窗口的“分類”區(qū)域中選擇員工作為供應(yīng)商類型，然后輸入員工姓名或編號。供應(yīng)商-錄入如果啟用“自動(dòng)將員工創(chuàng)建為供應(yīng)商”應(yīng)付款管理系統(tǒng)選項(xiàng)

36、，則在導(dǎo)入員工的費(fèi)用報(bào)表時(shí)，應(yīng)付款管理系統(tǒng)將根據(jù)您支付供應(yīng)商的地點(diǎn)創(chuàng)建含相應(yīng)地址的“住宅”或“辦公室”供應(yīng)商地點(diǎn)。如果供應(yīng)商不存在，應(yīng)付款管理系統(tǒng)將創(chuàng)建員工的新供應(yīng)商。如果您要支付的供應(yīng)商地點(diǎn)（住宅或辦公室）不存在，應(yīng)付款管理系統(tǒng)會(huì)將供應(yīng)商地點(diǎn)添加至現(xiàn)有供應(yīng)商。供應(yīng)商-錄入（B）地點(diǎn)檢查重復(fù)的供應(yīng)商本操作適用于查詢是否有重復(fù)的供應(yīng)商。其它-請求-運(yùn)行定期提交以下報(bào)表： 供應(yīng)商報(bào)表：列出供應(yīng)商的詳情。報(bào)表提供多個(gè)選擇標(biāo)準(zhǔn)并按字母順序列出供應(yīng)。供應(yīng)商審計(jì)報(bào)表：列出其名稱與指定的字符數(shù)相符的活動(dòng)供應(yīng)商，而不區(qū)分大小寫、空格和特殊字符等。此報(bào)表列出每個(gè)可能重復(fù)供應(yīng)商的所有地點(diǎn)。建議：要避免在系統(tǒng)中輸入

37、重復(fù)的供應(yīng)商，最好設(shè)立和使用供應(yīng)商標(biāo)準(zhǔn)命名慣例，并限制可輸入新供應(yīng)商的人數(shù)。供應(yīng)商合并程序使用“供應(yīng)商合并”，您可以將兩個(gè)或兩個(gè)以上且標(biāo)識(shí)為重復(fù)的供應(yīng)商相合并。您可以更新老供應(yīng)商的采購訂單和發(fā)票以將它提供給新供應(yīng)商?！肮?yīng)商合并”窗口還允許您合并供應(yīng)商地點(diǎn)，以使您指定給老供應(yīng)商的地點(diǎn)可以重新指定給新供應(yīng)商。 在合并供應(yīng)商時(shí)，您可以將發(fā)票或采購訂單，或是同時(shí)將兩者從一個(gè)供應(yīng)商和地點(diǎn)傳送給另一個(gè)供應(yīng)商和地點(diǎn)。您可以僅將未付發(fā)票傳送給新供應(yīng)商和地點(diǎn)，也可以將所有發(fā)票（包括已付和部分支付發(fā)票）傳送給它們。如果合并會(huì)為供應(yīng)商創(chuàng)建重復(fù)發(fā)票，則應(yīng)付款管理系統(tǒng)不會(huì)傳送發(fā)票。 要獲得最佳審計(jì)結(jié)果，您可以將已付和

38、未付發(fā)票同時(shí)傳送給新供應(yīng)商和地點(diǎn)，以使您可以方便地標(biāo)識(shí)重復(fù)付款。此外，您可以將采購訂單和發(fā)票同時(shí)傳送給新供應(yīng)商和地點(diǎn)，以使所有發(fā)票和采購訂單信息均對應(yīng)于同一供應(yīng)商。 合并供應(yīng)商之后，應(yīng)付款管理系統(tǒng)將自動(dòng)打印采購訂單頁眉更新報(bào)表和供應(yīng)商合并報(bào)表，以作為供應(yīng)商合并活動(dòng)的審計(jì)線索。供應(yīng)商合并報(bào)表也將列出未合并的發(fā)票（如果有）。如果發(fā)票未付或未過帳，您可以更新發(fā)票編號。 要使用“供應(yīng)商合并”來合并供應(yīng)商，請執(zhí)行以下步驟：供應(yīng)商-合并1. 在“供應(yīng)商合并”窗口中，選擇要從老供應(yīng)商傳送給新供應(yīng)商的發(fā)票：所有、未付或無。2. 如果要將所有采購訂單從老供應(yīng)商傳送給新供應(yīng)商，請選擇“PO”。3. 輸入老供應(yīng)商名

39、稱和地點(diǎn)以及新供應(yīng)商名稱。應(yīng)付款管理系統(tǒng)會(huì)將信息從老供應(yīng)商傳送給新供應(yīng)商。如果您要將老供應(yīng)商地點(diǎn)重新指定給新供應(yīng)商，請選擇“復(fù)制地點(diǎn)”并且不要輸入新供應(yīng)商地點(diǎn)。在合并期間，應(yīng)付款管理系統(tǒng)將輸入合并日期作為老供應(yīng)商地點(diǎn)的失效日期并使用您選擇要傳送的信息來創(chuàng)建新供應(yīng)商的新地點(diǎn)。 如果您要將老供應(yīng)商地點(diǎn)信息與新供應(yīng)商地點(diǎn)信息合并，請勿選擇“復(fù)制地點(diǎn)”，而是在“地點(diǎn)”字段輸入新供應(yīng)商的現(xiàn)有地點(diǎn)之一。合并期間，應(yīng)付款管理系統(tǒng)將輸入合并日期來作為老供應(yīng)商地點(diǎn)的失效日期并將您選定的所有信息與新供應(yīng)商地點(diǎn)信息合并。 4. 選擇“合并”。應(yīng)付款管理系統(tǒng)將提交并發(fā)請求以運(yùn)行供應(yīng)商合并程序，此程序會(huì)將信息從老供應(yīng)商

40、傳送給新供應(yīng)商，并同時(shí)運(yùn)行采購訂單頁眉更新報(bào)表和供應(yīng)商合并報(bào)表。 5. 在請求完成之后復(fù)核日志文件和報(bào)表。第三章 發(fā)票管理輸入基本發(fā)票如果您從供應(yīng)商處獲得的商業(yè)發(fā)票屬于基本發(fā)票，則請使用此程序輸入將不與采購訂單相匹配。 要輸入基本發(fā)票，請執(zhí)行以下步驟：發(fā)票-錄入-發(fā)票 1. 在“發(fā)票”窗口中選擇標(biāo)準(zhǔn)或混合的發(fā)票類型。2. 輸入供應(yīng)商或供應(yīng)商編號。 3. 輸入您要向其發(fā)送發(fā)票付款的供應(yīng)商地點(diǎn)。應(yīng)付款管理系統(tǒng)將打印此付款地點(diǎn)的地址。4. 通過選擇 TAB 輸入發(fā)票日期或接受應(yīng)付款管理系統(tǒng)的默認(rèn)值（當(dāng)天日期）。如果您輸入了將來期間內(nèi)的日期，應(yīng)付款管理系統(tǒng)將在“審批”過程中使“將來期間”中的發(fā)票處于掛

41、起狀態(tài)。 根據(jù)應(yīng)付款管理系統(tǒng)選項(xiàng)和默認(rèn)值的設(shè)置方式，應(yīng)付款管理系統(tǒng)也許將使用您輸入的發(fā)票日期作為發(fā)票“條件日期”和“GL 日期”默認(rèn)值。 如果“GL 日期的基準(zhǔn)”應(yīng)付款選項(xiàng)設(shè)置為發(fā)票（日期），您必須輸入在打開或?qū)砥陂g內(nèi)的發(fā)票日期。5. 輸入供應(yīng)商傳發(fā)送給您的發(fā)票的“發(fā)票編號”，或通過選擇 TAB 接受應(yīng)付款管理系統(tǒng)默認(rèn)值（當(dāng)天日期）。應(yīng)付款管理系統(tǒng)不允許您為相同供應(yīng)商輸入重復(fù)的發(fā)票編號。 建議：您可以使用發(fā)票編號慣例，此慣例將對相同發(fā)票單獨(dú)輸入不同發(fā)票編號的風(fēng)險(xiǎn)減至最低。例如，如果您一直輸入以大寫字母數(shù)字表示的發(fā)票編號，則要輸入僅如 ABC123 而非 abc123 的發(fā)票編號。 輸入包括稅

42、、運(yùn)費(fèi)和雜項(xiàng)費(fèi)用的全部發(fā)票額。6. 輸入發(fā)票的說明。此說明將顯示在付款單據(jù)中，并且可能出現(xiàn)在總帳中。7. 通過輸入“分配集”以自動(dòng)輸入分配，或選擇“分配”，然后人工輸入行?；蛘哌x擇“匹配”。8. 應(yīng)付款管理系統(tǒng)將使用發(fā)票額、付款條件和期限日期以自動(dòng)計(jì)劃發(fā)票付款。您可以在“付款”區(qū)域中輸入和復(fù)核這些字段的默認(rèn)值。 9. 保存您所做的工作。輸入發(fā)票批為批中所有發(fā)票輸入可改寫系統(tǒng)或供應(yīng)商地點(diǎn)默認(rèn)值的批層發(fā)票默認(rèn)值。 通過跟蹤控制發(fā)票數(shù)和總額與實(shí)際發(fā)票數(shù)和總額（由發(fā)票輸入產(chǎn)生）之間的差異以獲得最大的準(zhǔn)確度。 易于聯(lián)機(jī)查找批并復(fù)核創(chuàng)建此批的人的名稱和日期。 建議：如果您按批名對實(shí)際說明文件進(jìn)行歸檔，系統(tǒng)

43、化的命名慣例將使檢索易于進(jìn)行。 要輸入發(fā)票批，請執(zhí)行以下步驟： 1. 在“發(fā)票批”窗口中輸入唯一批名。此批名將顯示在報(bào)表中，并有助于您聯(lián)機(jī)查找批。2. 在“控制計(jì)數(shù)”字段中輸入批中的發(fā)票數(shù)。在“控制總額”字段中輸入批中的發(fā)票總額。應(yīng)付款管理系統(tǒng)將跟蹤控制計(jì)數(shù)和總額與您輸入發(fā)票時(shí)的實(shí)際計(jì)數(shù)和總額之間的差異。 警告：如果存在不一致，應(yīng)付款管理系統(tǒng)將在您退出批時(shí)發(fā)出警告，但并不阻止“審批”和批內(nèi)單個(gè)發(fā)票的付款。您可以立即進(jìn)行更正，或者稍后調(diào)整發(fā)票批。 3. 輸入您所需要的用于發(fā)票的任何發(fā)票默認(rèn)值。默認(rèn)值包括：幣種、類型、單據(jù)類別、掛起名、負(fù)債帳戶、付款條件、支付類別、GL 日期和掛起原因。這些默認(rèn)值

44、將改寫系統(tǒng)和供應(yīng)商地點(diǎn)默認(rèn)值。當(dāng)然，您也可以在輸入單個(gè)發(fā)票時(shí)改寫這些默認(rèn)值。 4. 選擇“發(fā)票”按鈕，然后輸入發(fā)票。5. 保存您所做的工作。輸入貸項(xiàng)/借項(xiàng)通知單要輸入貸項(xiàng)/借項(xiàng)通知單，請執(zhí)行以下步驟： 1. 在“發(fā)票”窗口中輸入“貸項(xiàng)通知單”或“借項(xiàng)通知單”發(fā)票類型。輸入負(fù)發(fā)票額和所有基本發(fā)票信息。請參閱：輸入基本發(fā)票如果適用，請輸入“即期付款條件”。2. 通過輸入分配集或與您輸入的原始發(fā)票進(jìn)行匹配來自動(dòng)輸入分配，也可以選擇“分配”按鈕并人工輸入分配。請參閱后面介紹：分配集、將貸項(xiàng)/借項(xiàng)通知單與采購訂單和發(fā)票匹配或輸入發(fā)票分配3. 保存您所做的工作。發(fā)票分配發(fā)票-錄入-發(fā)票（B）分配1. 在“

45、發(fā)票”窗口中選擇發(fā)票，然后選擇“分配”以定位至“分配”窗口。2. 選擇分配類型。為您訂購的貨物或服務(wù)選擇“項(xiàng)目”。為發(fā)票上除運(yùn)費(fèi)或稅以外的其它費(fèi)用選擇“雜項(xiàng)”。輸入分配額和 GL分配帳戶，如費(fèi)用等。如果您輸入資產(chǎn)類型帳戶，應(yīng)付款管理系統(tǒng)將自動(dòng)啟用“按資產(chǎn)跟蹤”復(fù)選框，并且您無法對其進(jìn)行更改。如果您輸入費(fèi)用帳戶并要將此分配導(dǎo)入 Oracle 資產(chǎn)管理系統(tǒng)，請啟用此復(fù)選框。一般情況下，應(yīng)輸入固定資產(chǎn)結(jié)算帳戶或在建工程結(jié)算帳戶。3. 分配 GL 日期的默認(rèn)值是您輸入的發(fā)票 GL 日期。您可以改寫此默認(rèn)值并將分配 GL 日期更改為打開或?qū)砥陂g內(nèi)的任何日期。應(yīng)付款管理系統(tǒng)將使用“GL 日期”來確定創(chuàng)建

46、分配日記帳分錄的時(shí)間。 4. 以相同方式輸入任何附加的分配。如果分配總額不等于發(fā)票總額，應(yīng)付款管理系統(tǒng)會(huì)在發(fā)票“審批”過程中將發(fā)票標(biāo)記為“分配差異”掛起。5. 保存您所做的工作。發(fā)票匹配您可以采用不同的方法將發(fā)票與采購訂單相匹配： 采購訂單裝運(yùn)匹配 根據(jù)已開單數(shù)量，應(yīng)付款管理系統(tǒng)將在所有非完全開單的采購訂單分配之間按比例分配“匹配金額”，這些分配與您匹配的采購訂單裝運(yùn)相關(guān)聯(lián)。應(yīng)付款管理系統(tǒng)將根據(jù)采購訂單分配自動(dòng)創(chuàng)建發(fā)票分配。 您可以與單個(gè)采購訂單裝運(yùn)匹配，或輸入快速匹配發(fā)票類型，然后應(yīng)付款管理系統(tǒng)將自動(dòng)完成與所有采購訂單裝運(yùn)的匹配。應(yīng)付款管理系統(tǒng)將根據(jù)采購訂單分配自動(dòng)創(chuàng)建發(fā)票分配。采購訂單分配

47、匹配 您可以將匹配金額分配至特定的采購訂單分配。應(yīng)付款管理系統(tǒng)將根據(jù)您要匹配的采購訂單分配自動(dòng)創(chuàng)建發(fā)票分配。 價(jià)格更正 您可以使用價(jià)格更正來調(diào)整先前匹配的采購訂單裝運(yùn)或分配的已開票單價(jià)而無需調(diào)整已開單數(shù)量。對于已與采購訂單匹配的發(fā)票，在供應(yīng)商發(fā)送單價(jià)更改的發(fā)票時(shí)，您可以使用價(jià)格更正。 您可以記錄采購訂單裝運(yùn)或采購訂單分配的價(jià)格增長。您也可以輸入貸項(xiàng)通知單或借項(xiàng)通知單以記錄采購訂單裝運(yùn)或采購訂單分配的價(jià)格降低。最終匹配 如果已啟用“允許最終匹配”應(yīng)付款管理系統(tǒng)選項(xiàng)，您可以在匹配過程中或在調(diào)整發(fā)票分配時(shí)選擇“最終匹配”，以永久關(guān)閉采購訂單。u 匹配采購訂單在輸入發(fā)票并將其與采購訂單相匹配時(shí)，應(yīng)付款

48、管理系統(tǒng)將自動(dòng)為您創(chuàng)建分配并檢查匹配是否在定義的容限內(nèi)。在您保存匹配之后，應(yīng)付款管理系統(tǒng)將根據(jù)您在“已開票數(shù)量”字段中輸入的金額來更新每個(gè)匹配裝運(yùn)及其對應(yīng)的分配。應(yīng)付款管理系統(tǒng)還將更新采購訂單分配中的已開單金額。 要匹配特定的采購訂單裝運(yùn)或分配，請執(zhí)行以下步驟： 1. 在“發(fā)票”窗口中輸入標(biāo)準(zhǔn)、PO 默認(rèn)或混合發(fā)票類型。如果輸入了 PO 默認(rèn)類型，應(yīng)付款管理系統(tǒng)將提示您輸入 PO 編號，然后它會(huì)自動(dòng)默認(rèn)供應(yīng)商、供應(yīng)商編號、地點(diǎn)和幣種。 輸入所有基本發(fā)票信息，但不可以人工輸入分配。 2. 選擇“匹配”按鈕。在“查找要匹配的采購訂單”窗口中輸入您要將發(fā)票與其相匹配的采購訂單搜索標(biāo)準(zhǔn)。選擇“查找”按

49、鈕以定位至“與 PO 匹配”窗口。發(fā)票-錄入-發(fā)票（B）匹配3. 在“與 PO 匹配”窗口中復(fù)核采購訂單付款條件，并可選擇在“發(fā)票”窗口中更改發(fā)票付款條件。應(yīng)付款管理系統(tǒng)將使用發(fā)票付款條件以計(jì)劃發(fā)票付款。 4. 通過與采購訂單匹配以創(chuàng)建發(fā)票分配。對于您要匹配的每個(gè)裝運(yùn)，請選擇裝運(yùn)并輸入以下內(nèi)容中的兩項(xiàng)：已開票數(shù)量、單價(jià)或匹配金額。 如果您輸入了一個(gè)字段，應(yīng)付款管理系統(tǒng)將自動(dòng)計(jì)算剩余字段（已開票數(shù)量 單價(jià) = 匹配金額）。您也可以更改從采購訂單裝運(yùn)單價(jià)默認(rèn)的單價(jià)。 如果要進(jìn)一步進(jìn)行匹配，您可以與采購訂單分配匹配：要與采購訂單分配匹配，請選擇“分配”按鈕。對于您要匹配的每個(gè)采購訂單分配，請選擇采購

50、訂單分配，然后輸入“已開票數(shù)量”或“匹配金額”。應(yīng)付款管理系統(tǒng)將根據(jù)“單價(jià)”自動(dòng)計(jì)算并輸入剩余字段。（已開票數(shù)量 單價(jià) = 匹配金額）?！皢蝺r(jià)”是您在“與 PO 匹配”窗口中進(jìn)行匹配的默認(rèn)值。 5. 選擇“匹配”以保存匹配。 要復(fù)核新建發(fā)票分配，請?jiān)凇鞍l(fā)票”窗口中選擇“分配”按鈕。要匹配所有采購訂單裝運(yùn)（快速匹配），請執(zhí)行以下步驟： 1. 在“發(fā)票”窗口中輸入“快速匹配”發(fā)票類型。 輸入所有基本發(fā)票信息，但不可以人工輸入分配。 2. 選擇“匹配”按鈕以使應(yīng)付款管理系統(tǒng)定位至“與 PO 匹配”窗口并自動(dòng)進(jìn)行匹配。應(yīng)付款管理系統(tǒng)會(huì)將發(fā)票與匹配的裝運(yùn)分配進(jìn)行完全匹配并自動(dòng)創(chuàng)建發(fā)票分配。您可以通過改寫

51、默認(rèn)值來調(diào)整任何匹配。 復(fù)核采購訂單“付款條件”（可選）并在“發(fā)票”窗口中更改發(fā)票“付款條件”。應(yīng)付款管理系統(tǒng)將使用發(fā)票付款條件以計(jì)劃發(fā)票付款。 3. 在“與 PO 匹配”窗口中選擇“匹配”按鈕以保存匹配。 要復(fù)核應(yīng)付款管理系統(tǒng)創(chuàng)建的發(fā)票分配，請?jiān)凇鞍l(fā)票”窗口中選擇“分配”按鈕。u 價(jià)格更正對已與采購訂單匹配的發(fā)票，在供應(yīng)商向您發(fā)送單價(jià)更改的發(fā)票時(shí)，您可以使用價(jià)格更正。您可以通過輸入標(biāo)準(zhǔn)貸項(xiàng)或借項(xiàng)通知單發(fā)票，然后在執(zhí)行匹配時(shí)選定“價(jià)格更正”以記錄價(jià)格更正。 應(yīng)付款管理系統(tǒng)可以記錄和更新先前匹配采購訂單裝運(yùn)或分配的已開票單價(jià)，而無需調(diào)整已開單數(shù)量，因此您可以跟蹤價(jià)格差異；應(yīng)付款管理系統(tǒng)還將更新最

52、初匹配采購訂單分配中的已開單金額。 要記錄采購訂單裝運(yùn)或采購訂單分配的價(jià)格增長，請執(zhí)行以下步驟： 1. 在“發(fā)票”窗口的“類型”字段中輸入標(biāo)準(zhǔn) PO 默認(rèn)或混合。如果輸入了 PO 默認(rèn)類型，應(yīng)付款管理系統(tǒng)將提示您輸入 PO 編號，然后它將自動(dòng)默認(rèn)供應(yīng)商、供應(yīng)商編號、地點(diǎn)和幣種。 輸入所有基本發(fā)票信息，但不可以人工輸入分配。2. 選擇“匹配”按鈕。在“查找要匹配的采購訂單”窗口中輸入您要將發(fā)票與其相匹配的采購訂單搜索標(biāo)準(zhǔn)。選擇“查找”按鈕以定位至“與 PO 匹配”窗口。3. 在“與 PO 匹配”窗口中復(fù)核采購訂單付款條件，（可選）并在“發(fā)票”窗口中更改發(fā)票付款條件。應(yīng)付款管理系統(tǒng)將使用發(fā)票付款條

53、件以計(jì)劃發(fā)票付款。 4. 通過將價(jià)格更正與先前匹配的采購訂單裝運(yùn)的已開票單價(jià)匹配，以調(diào)整已開票單價(jià)。要記錄采購訂單裝運(yùn)的價(jià)格增長，請選定“價(jià)格更正”，并輸入價(jià)格更正遞增額的“單價(jià)”，然后為您要匹配的每個(gè)裝運(yùn)輸入“已開票數(shù)量”或“匹配金額”。應(yīng)付款管理系統(tǒng)將自動(dòng)計(jì)算和輸入剩余字段（已開票數(shù)量 單價(jià) = 匹配金額）。 如果要進(jìn)一步進(jìn)行匹配，您可以與特定的采購訂單分配匹配：要與采購訂單分配匹配，請選擇“分配”。對于您要匹配的每個(gè)采購訂單分配，請選擇采購訂單分配，然后輸入“已開票數(shù)量”或“匹配金額”。應(yīng)付款管理系統(tǒng)將根據(jù)“單價(jià)”自動(dòng)計(jì)算并輸入剩余字段。（已開票數(shù)量 單價(jià) = 匹配金額）?！皢蝺r(jià)”是您在

54、“與 PO 匹配”窗口中進(jìn)行匹配的默認(rèn)值。 5. 選擇“匹配”以保存匹配。 要記錄采購訂單裝運(yùn)或采購訂單分配的價(jià)格降低，請執(zhí)行以下步驟： 1. 輸入貸項(xiàng)通知單或借項(xiàng)通知單類型的發(fā)票。輸入所有基本發(fā)票信息，但不可以人工輸入分配。2. 選擇“匹配”以定位至“與發(fā)票匹配”窗口。 3. 應(yīng)付款管理系統(tǒng)將自動(dòng)查詢具有與貸項(xiàng)/借項(xiàng)通知單相同的供應(yīng)商、地點(diǎn)和幣種的所有發(fā)票。注：如果您知道貸項(xiàng)/借項(xiàng)通知單屬于與某個(gè)采購訂單匹配的發(fā)票，則可以查詢采購訂單編號，應(yīng)付款管理系統(tǒng)將顯示與此采購訂單匹配的所有發(fā)票。 （可選）選擇“發(fā)票概覽”以復(fù)核有關(guān)發(fā)票的詳情。4. 與一個(gè)或多個(gè)采購訂單匹配發(fā)票相匹配。對于每個(gè)您要匹配

55、的原始發(fā)票，請選擇發(fā)票，然后輸入“貸項(xiàng)金額”。選擇“匹配 PO”以定位至“與 PO 匹配”窗口。 要記錄采購訂單裝運(yùn)的價(jià)格降低，請選定“價(jià)格更正”，并輸入價(jià)格更正的遞增金額“單價(jià)”，然后輸入您要匹配的每個(gè)裝運(yùn)的“已開票數(shù)量”或“匹配金額”。應(yīng)付款管理系統(tǒng)將自動(dòng)計(jì)算和輸入剩余字段（已開票數(shù)量 單價(jià) = 匹配金額）。 如果要進(jìn)一步進(jìn)行匹配，您可以與特定的采購訂單分配匹配：要與采購訂單分配匹配，請選擇“分配”按鈕。對于您要匹配的每個(gè)采購訂單分配，請選擇采購訂單分配，然后輸入“已開票數(shù)量”或“匹配金額”。應(yīng)付款管理系統(tǒng)將根據(jù)“單價(jià)”自動(dòng)計(jì)算和輸入剩余字段（已開票數(shù)量 單價(jià) = 匹配金額）。“單價(jià)”是您

56、在“與 PO 匹配”窗口中進(jìn)行匹配的默認(rèn)值。 5. 選擇“匹配”按鈕以保存匹配。 要復(fù)核新建發(fā)票分配，請?jiān)凇鞍l(fā)票”窗口中選擇“分配”按鈕。u 將貸項(xiàng)/借項(xiàng)通知單與采購訂單和發(fā)票匹配 在您輸入貸項(xiàng)/借項(xiàng)通知單時(shí)，您可以將它與現(xiàn)有的發(fā)票匹配以使應(yīng)付款管理系統(tǒng)自動(dòng)復(fù)制會(huì)計(jì)信息并創(chuàng)建貸項(xiàng)/借項(xiàng)通知單的發(fā)票分配。您可以在不同的明細(xì)層將貸項(xiàng)通知單與多個(gè)發(fā)票匹配。可用選項(xiàng)取決于原始發(fā)票是否與采購訂單匹配。 如果原始發(fā)票與采購訂單不匹配（基本發(fā)票），您可以： 與發(fā)票匹配 應(yīng)付款管理系統(tǒng)將依據(jù)原始發(fā)票的發(fā)票分配額按比例分配貸項(xiàng)金額，并依據(jù)原始發(fā)票的分配自動(dòng)創(chuàng)建貸項(xiàng)/借項(xiàng)通知單的發(fā)票分配。 與特定發(fā)票分配匹配 您

57、可以將貸項(xiàng)金額分配給原始發(fā)票的特定發(fā)票分配。應(yīng)付款管理系統(tǒng)將依據(jù)您選定的原始發(fā)票分配自動(dòng)創(chuàng)建貸項(xiàng)/借項(xiàng)通知單的發(fā)票分配。例如，您可以為三個(gè)不同部門訂購三把椅子然后退回一把，則您可以將貸項(xiàng)/借項(xiàng)發(fā)票與該部門的原始分配匹配，以確保貸項(xiàng)與費(fèi)用匹配。 如果原始發(fā)票與采購訂單匹配，您可以： 與特定發(fā)票分配匹配 您可以將貸項(xiàng)金額分配給原始發(fā)票的特定發(fā)票分配。應(yīng)付款管理系統(tǒng)將依據(jù)您選定的原始發(fā)票分配自動(dòng)創(chuàng)建貸項(xiàng)/借項(xiàng)通知單的發(fā)票分配。 應(yīng)付款管理系統(tǒng)將依據(jù)您輸入的貸項(xiàng)數(shù)量來更新原始匹配采購訂單裝運(yùn)及其相應(yīng)分配的開單數(shù)量。應(yīng)付款管理系統(tǒng)還將更新采購訂單分配的開單金額。 與采購訂單裝運(yùn)匹配 應(yīng)付款管理系統(tǒng)依據(jù)已開單數(shù)量，將貸項(xiàng)金額按比例分配到與采購訂單裝運(yùn)（與貸項(xiàng)/借項(xiàng)通知單匹配）關(guān)聯(lián)的所有采購訂單分配。應(yīng)付款管理系統(tǒng)依據(jù)與您要匹配的采購訂單裝運(yùn)關(guān)聯(lián)的采購訂單分配來自動(dòng)創(chuàng)建貸項(xiàng)/借