會議會務流程分析報告

1、會議會務流程分析報告會議是各黨政機關、各企事業(yè)單位研究解決問題、布置工作的一種重要手段，在管理層級眾多、管理跨度過大、官僚思想根深蒂固的大型國有控股企業(yè)，各級領導對會議，特別是對大型系統(tǒng)會議（參會人員來自省、市、縣、鄉(xiāng)各個層級的分支機構(gòu)）一直非常重視，要求十分苛刻，因此，做好會議會務工作十分重要。大型會議的會務工作是一個繁雜的系統(tǒng)工程，從時間流程上講，一般分為會前準備、會中運營、會后掃尾三個主要環(huán)節(jié)，每一個主要環(huán)節(jié)中又分為若干個子環(huán)節(jié)。會后掃尾會中運營會前準備一、原始會議會務工作流程（一）會前準備大型會議的會議準備工作大概包括12項具體內(nèi)容：確定會議名稱和內(nèi)容、確定會議時間、地點以及參會人員、

2、確定會議籌備人員、確定會議議程、確定會議文件材料、發(fā)出會議通知、報名（收集參會人員信息，提前安排住宿和就餐事宜）、制作會議指南、會場布置、證件制作、會議材料裝袋、報到等。會前準備的大致流程圖為：確定會議名稱和內(nèi)容確定會議時間、地點以及參會人員確定會議籌備人員確定會議議程發(fā)出會議通知確定會議文件材料報名，收集參會人員信息，提前安排住宿和就餐事宜制作會議指南制作會議證件會議材料裝袋會場布置報到1、確定會議名稱和內(nèi)容。會議名稱可以用通稱，如辦公會、職代會等，也可以用參加人員的職務命名，如高管人員大會、經(jīng)理大會，還可以根據(jù)會議內(nèi)容命名，比如經(jīng)營形勢分析會議、業(yè)務管理工作會議等。會議內(nèi)容的確定應該根據(jù)公

3、司整體戰(zhàn)略或全年工作部署，結(jié)合當前經(jīng)營實際或遇到的問題有針對性地確定會議內(nèi)容。2、確定會議時間、地點以及參會人員。首先是會議具體時間的確定，確定具體時間應該考慮公司當初所處發(fā)展階段，比如在業(yè)務沖刺的關鍵階段就不適合開涉及全局的大型會議。其次是確定會議持續(xù)時間的長短，應該根據(jù)會議需要解決的問題來確定會議持續(xù)時間，同時應該按照優(yōu)質(zhì)高效的原則來安排會期。再次是確定會議地點，要本著交通便利、住宿就餐有保障的原則來確定會議地點，能在本單位內(nèi)開的就不應該在外面開，以節(jié)約會議成本。最后是確定參會人員，根據(jù)會議內(nèi)容明確會議精神需要傳達到哪一個具體層級，只能或只需要開到市州分公司一級的就沒有必要開到縣級公司一級

4、。3、確定會議籌備人員。召開大型會議的時候一般要組織專門的力量進行前期籌備，多數(shù)情況下需要確定大會秘書處、會務組、材料組、生活組、宣傳組的具體構(gòu)成人員，以確保分工明確，協(xié)同完成會議會務工作。4、確定會議議程。多數(shù)大型會議有包括有以下幾項議程：公司主要負責人講話、分管領導講話、部分職能部門負責人宣講政策、會議代表分組討論、經(jīng)驗交流、專題培訓、先進表彰、會議小結(jié)、宴會等。5、確定會議文件材料。根據(jù)會議議程安排，需要確定各項議程所需的文件材料，一般主要包括各位會議主持詞、領導講話、政策性文件、經(jīng)驗交流材料、表彰文件、培訓資料等。6、發(fā)出會議通知。對大型會議必須采用書面通知，讓各參會系統(tǒng)報送參會人員信

5、息，可提前數(shù)日讓各級管理人員提前安排好本級單位或部門的工作，同時做好參加會議所需準備的事宜，比如匯報工作、交流經(jīng)驗等。7、報名。收集參會人員報名信息的主要作用是確定哪些人可以到位，哪些人因為什么原因不能出席，這樣可以提前做好住宿、就餐、座次安排、證件制作等事宜。8、制作會議指南。制作會議指南的目的是讓所有參會人員對會議的注意事項、日程安排、會議代表信息、食宿安排、分組安排、座次安排等相關會議信息一目了然，以便于提前做好相關準備。9、制作會議證件。制作證件的目的是因為大型會議往往在外部大型賓館舉行，代表證件可以證明參會人員身份、保障會議安全和秩序。10、會議材料裝袋。主要是將會議指南、領導講話、

6、政策性文件、經(jīng)驗交流材料、培訓資料、代表證件、就餐憑證、房卡、筆記本、一次性筆等資料和物品統(tǒng)一裝袋，便于在參會代表報到時統(tǒng)一發(fā)放。11、會場布置。主要包括座次安排、桌簽擺放、橫幅及歡迎牌布置、會場背景、會場燈光音響等。12、報到。一般直接在賓館大堂設會議接待處，會議代表報到時憑其身份證在報到名冊上簽字，并發(fā)放會議材料袋。（二）會中運營會中運營主要根據(jù)會議議程安排依次進行各項活動，每項活動一般主要包括：主持人致主持詞、個人發(fā)言或分組討論、會議記錄、定時倒水、小結(jié)講話、食宿安排、會議集體攝影等內(nèi)容。此外，會議工作人員還應該保持對會議過程的高度關注，及時妥善處理各種突發(fā)事件，確保會議順利進行。每項活

7、動會中運營的大致流程圖為：主持人致主持詞會議記錄定時倒水個人發(fā)言或分組討論小結(jié)講話會議集體攝影食宿安排1、主持人致主持詞?；顒诱介_始前，活動主持人一般要致主持詞，主要目的是讓參會者明白整個活動安排，包括誰先上臺講什么，誰后上臺講什么，會議結(jié)束時有什么特殊安排需要大家配合等。整個活動中間，當一項小議程結(jié)束時，主持人也承擔著宣布下一項小議程開始并請相關人員上臺的職責。2、個人發(fā)言或分組討論。主要指根據(jù)會議議程安排，個人上臺就某項工作進行發(fā)言，或者依據(jù)會議分組安排圍繞某項議題進行分組討論。3、會議記錄。不論會議規(guī)模大小，一般都必須要有會議記錄，對大型會議一般采取文字記錄、錄音、錄像并行的以真實記載

8、會議的情況，客觀反映會議的內(nèi)容和進程，以作為重要的文字檔案資料，為日后翻閱檔案、進行會議紀要、編發(fā)信息打好基礎。4、定時倒水。多數(shù)會議代表偏好在會議口渴時喝溫水或熱茶，因此，在會議活動進行中，需要安排服務人員定時給全體參會代表、特別是在臺上進行發(fā)言的代表添水。5、小結(jié)講話。某一項議程或整個會議結(jié)束時，一般主持人需要對該議程或整個會議的進行情況作一個簡潔的總結(jié)發(fā)言，特別是針對代表們在分組討論中提出的一些問題，在當時能夠回答的情況迅速作出回答，以利于各項工作的順利開展。6、會議集體攝影。一般大型會議在會中或結(jié)束時都有請全體會議代表進行合影的傳統(tǒng)，在確定好合影場地和提前安排攝像師的同時，關鍵是要做好

9、代表排列次序和隊列位置，以避免蜂擁而上，場面混亂。7、食宿安排。作息時間、就餐時間和地點都應該在會議指南中提前明確告知，如發(fā)生臨時變化而需要提前或推遲就餐的，應在某項議程結(jié)束時及時在會場通過主持人告知全體參會代表。（三）會后掃尾會后掃尾工作主要包括：整理會議紀錄、印發(fā)會議紀要或領導講話、對會議情況進行新聞報道、進行會議成本決算、督導落實會議重大工作部署等。會后掃尾工作的流程圖為：整理會議紀錄印發(fā)會議紀要或領導講話對會議情況進行新聞報道督導落實會議重大工作部署結(jié)束1、整理會議紀錄。由于會議現(xiàn)場記錄十分緊張，筆記可能遺漏一些內(nèi)容或在表述時不夠規(guī)范，這時可采取聽錄音、看錄像的方式對原始記錄進行整理。

10、2、印發(fā)會議紀要或領導講話。一般重要會議結(jié)束后，會議形成的決策或者重要的領導講話都應該被印發(fā)成會議紀要或者文件，以便使各層級迅速了解相關精神和工作部署。3、對會議情況進行新聞報道。一般重要的大型會議需要發(fā)布新聞并跟蹤報道，在會議召開期間可邀請新聞媒體到會，但最后的宣傳稿件最好由本單位向新聞媒體提供以避免出現(xiàn)差錯或潛在負面影響。4、督導落實會議重大工作部署。多數(shù)重大會議的主要任務是對全局性或重要專項工作進行部署，為確保會議產(chǎn)生實際效果，公司相關職能部門應在會后擇機對下級單位的貫徹落實情況進行檢查督導。二、原始會議會務工作流程的利弊分析從總體來講，原始會議會務工作流程是經(jīng)過長期實踐檢驗并被證明是科

11、學有效的，但在會前準備、會中運營、會后掃尾三個子流程中，由于有很多具體活動是同時進行的，某一活動的不確定性會直接影響其后的一系列活動，在具體操作時需要根據(jù)實際情況靈活安排。在會前準備這個大環(huán)節(jié)中，一是比如多數(shù)大型會議在發(fā)出通知時往往需要分兩次進行：第一次是通知大概開會時間和地點，主要目的是為收集參會人員名單，以便提前聯(lián)系賓館住宿和就餐，同時也為參會人員參加會議做好各種準備留出時間。二是比如多數(shù)大型會議的材料任務很重，而且需要反復修改確定，一般公司主要負責人的年度工作報告事先還需要各職能部門提供材料，再由秘書人員加工整理，形成對上一年度的總結(jié)、對當前形勢的分析和對新一年度整體工作思路、工作措施的

12、部署，最后還需要通過大會前的公司黨委會議或總經(jīng)理辦公會審議通過，這一過程一般需要較長時間，往往是在會議即將開始時才能夠準備到位。三是一般大型年度工作會議往往需要對上一年度的先進單位先進個人進行表彰，這涉及到制作獎牌、證書等內(nèi)容，同樣需要一定時日，因此在做準備工作時必須統(tǒng)籌考慮。在會中運行這個大環(huán)節(jié)中，每一個具體小環(huán)節(jié)活動都不盡相同，各項具體工作必須同時進行，在重點做好會議主持、會場布置、會務保障等工作的同時，會議組織機構(gòu)必須安排足夠人手分布在各個活動地點進行全程監(jiān)控，確保遇到突發(fā)事件時能夠及時迅速處理到位，使各項活動能夠按計劃進行。在會后掃尾這個大環(huán)節(jié)中，整理會議記錄、印發(fā)會議紀要或領導講話文件往往需要一定時間，因此會議的宣傳報道可以同步進行。三、再造后的會議會務工作流程（一）會前準備的再造流程圖為：確定會議內(nèi)容和名稱確定會議參會人員范圍、大致時間和地點確定會議籌備人員確定會議議程準備會議文件材料、表彰獎牌證書發(fā)第一次會議通知，收集參會