如何編寫標準化體系文件

1、如何編寫標準化體系文件既然談到標準和標準化問題，那么我們就先來看一下什么叫“標準”？什么叫“標準化”？據(jù)“gb/t 15496-2003 企業(yè)標準體系要求”的國家標準定義是這樣的：“標準是為在一定的范圍內(nèi)獲得最佳秩序，經(jīng)協(xié)商一致制定并由公認機構(gòu)批準，共同使用的和重復使用的一種規(guī)范性文件；而標準化則是為在一定范圍內(nèi)獲得最佳秩序，對現(xiàn)實問題或潛在問題制定共同使用和重復使用的條款的活動?！睆倪@個定義上，我們不難理解，標準就是“一種可重復使用的規(guī)范性文件”，而標準化則是為確定這種規(guī)范性文件的“一個活動”。那么我們要如何形成標準？如何編寫或修訂文件？修訂時又需注意些什么呢？作為標準，它必需具備幾種主要特

2、性，也就是標準的適宜性、有效性、可操作性和可重復使用性，只有這樣才能真正實現(xiàn)“說、寫、做”的統(tǒng)一。為此，大體上可從四個方面展開。一、實踐中來，實踐中去，標準出臺標準從無到有、從有到完善是一個不斷積累沉淀的過程，其呈現(xiàn)方式大都是通過書面化進行編寫，將各操作方式、業(yè)務流程不管好壞或優(yōu)劣均得以顯現(xiàn)，再去粗取精，將好的、可操作的經(jīng)驗技術(shù)形成標準、作業(yè)指導書或標準書，再回到各作業(yè)現(xiàn)場或環(huán)節(jié)指導操作。且標準的產(chǎn)生也是因為有需求才得以實現(xiàn)的，正如大家餓了就想到要吃飯，困了就想到要睡覺一樣。前兩天，因工作的需要，到生產(chǎn)車間去了幾趟，看到的是車間內(nèi)半成品、成品堆的到處都是，生產(chǎn)人員忙亂不堪。總能聽到管理人員催促

3、這個、尋找那個，忙的不亦樂乎！恨不得什么事都親力親為，還時常有新手弄點問題出來，忙上加忙、亂上加亂。并且在質(zhì)保部門的數(shù)據(jù)統(tǒng)計中也顯示，交期延誤、生產(chǎn)做錯的質(zhì)量問題頻繁發(fā)生，這些問題的出現(xiàn)除管理原因外，關(guān)鍵還是沒有可行的標準指導或執(zhí)行所致，因而完善標準并落實執(zhí)行是緩解生產(chǎn)無序的有效途徑。二、規(guī)范標準，明確操作，有序最快標準作為依據(jù)或指導性工具，應簡潔明了、目的明確、職責分明和條理清晰。而不是寫文章，長篇大論，光打雷不下雨，甚或各層次文件還出現(xiàn)欲知后事如何、且聽下回分解的味道，層層引用、沒完沒了，結(jié)果是轉(zhuǎn)了一大圈還沒有找到想要的。其實編寫標準并不復雜，也不深奧，只要講明誰做什么？怎么做？流程怎么走

4、？需要什么資源支持？其相應的工具是什么？或要求是什么？也就十之八、九了。再者標準文件所表述的意思還需通俗易懂，特定術(shù)語需統(tǒng)一定義。舉個不是很貼切的例子，如：電視、冰箱等歸類為家用電器，那么當大家說到家用電器時，就能明了其所指？而無需大動干戈的去查什么叫“家用電器”，其意思一目了然。三、統(tǒng)一格式，固化模版，標準先行標準化文件格式其實就是人為規(guī)定的一個統(tǒng)一模版，讓大家都形成統(tǒng)一操作，各種組織可根據(jù)自身的情況任選一種格式或模版實行。就如同書本一樣，先有封面書名、作者、出版社，再有前言、目錄、正文，接而有后記、封底和一些專家的提字之類的。據(jù)“gb/t 1.1-2000 標準化工作導則”的國家標準規(guī)定，

5、標準文件的結(jié)構(gòu)一般包括這么六部分：一是資料性概述要素（封面、目次、前言、引言）；二是規(guī)范性一般要素（名稱、范圍、規(guī)范性引用文件）；三是規(guī)范性技術(shù)要素（術(shù)語和定義、符號或縮略語、要求、規(guī)范性附錄）；四是資料性補充要素（資料性附錄）；五是規(guī)范性技術(shù)要素（規(guī)范性附錄）；六是資料性補充要素（參考文獻、索引）。而目前公司使用的則是經(jīng)調(diào)整后的標準格式，主要分為封面、前言、文件名稱、范圍、規(guī)范性引用文件、術(shù)語和定義、職責、程序（即要求）、記錄和附錄等十個部分。其中關(guān)鍵的三大部分是“職責”、“程序”和“附錄”，文件是否有效可行、可操作、可重復使用均在這三個環(huán)節(jié)得以體現(xiàn)。四、主次分明，重心不移，標準可行既然標準

6、作為依據(jù)、準繩和指導，那么他必需緊緊圍繞這個中心來進行編寫，要真正明確誰做什么？怎么做？需要什么樣的工具與資源？也就是上面提到的“職責”、“程序”和“附錄”三大關(guān)鍵部分。這三部分也是文件編寫時最核心的環(huán)節(jié)，因此需由全面了解該業(yè)務流程和具體操作的人員組織編寫，而不是讓一些根本不了解、不熟悉業(yè)務流程，不知道怎么操作的人員實施編寫或修改，否則其文件的有效性與可操作性不言自明。正如三月上旬各部門提交的修改文件一樣，通過審查符合要求的寥寥無幾，均需返回重修。再者文件編寫時的內(nèi)容不應雜亂無序、含糊不清、文不對題。否則就會像本次文件修訂人員遇到的問題一樣，說：“這個文件我都從頭看到尾了，可還是不明了他規(guī)定了

7、些什么，職責不像職責，程序不像程序，制度又不像制度，無從下手”。有介于此，在文件編寫時，還要不為原有的不合理條款束服，身陷泥塘而不可自拔。一般可通過“大標題套小標題”的方式對正文部分進行歸類表述，讓看文件的人一目了然，簡潔明了，一是一來二是二。最后想說的是，寫本文的目的不是想說當前的問題有多糟糕，也不是想說誰對誰錯、誰優(yōu)誰劣，更不是想借此發(fā)發(fā)牢騷，而是希望能通過本文，讓大家多一點對體系文件修訂與標準化方面的了解，進而結(jié)合部門的實際情況，沉淀經(jīng)驗、優(yōu)化標準、指導工作、精益管理。吳建標/2009.03.19下面是贈送的保安部制度范本，不需要的可以編輯刪除!謝謝！保安部工作制度一、認真貫徹黨的路線、

8、方針政策和國家的法津法規(guī)，按照#年度目標的要求，做好#的安全保衛(wèi)工作，保護全體人員和公私財物的安全，保持#正常的經(jīng)營秩序和工作秩 序。二、做好消防安全工作，認真貫徹“預防為主”的方針，教育提高全體人員的消防意識和防火知識，配備、配齊#各個樓層的消防器材，管好用好各種電器設(shè)備，確保#各通道暢 通，嚴防各種災害事故的發(fā)生。三、嚴格貫徹值班、巡檢制度，按時上崗、到崗，加經(jīng)對重要設(shè)備和重點部位的管理，防止和打擊盜竊等各種犯罪活動，確保#內(nèi)外安全。四、加強保安隊部建設(shè)，努力學習業(yè)務知識，認真貫徹法律法規(guī)，不斷提高全體保安人員的思想素質(zhì)和業(yè)務水平，勤奮工作，秉公執(zhí)法，建設(shè)一支思想作風過硬和業(yè)務素質(zhì)精良的保

9、安隊伍。11、保持監(jiān)控室和值班室的清潔干凈，天天打掃，窗明地凈。12、服從領(lǐng)導安排，完成領(lǐng)導交辦任務。5、積極撲救?；鹁跗痣A段，要全力自救。防止蔓延，盡快撲滅，要正確使用滅火器，電器，應先切斷電源。6、一旦發(fā)生火災，應積極維護火場秩序，保證進出道路暢通?？垂軗尵戎匾镔Y，疏散危險區(qū)域人員。九、協(xié)同本部門或其他部門所進行的各項工作進行記錄。保安員值班操作及要求一、交接崗1、每日上午9時和下午 19時 為交接崗。2、交接崗時將當班所接納物品清點清楚，以及夜班所發(fā)生的情況未得到解決的需面匯報。檢查值班室內(nèi)外的衛(wèi)生狀況，地面無紙屑，桌面無雜物，整齊清潔。二、執(zhí)勤1、7:50 8:10、13：50 1

10、4：10立崗迎接上班人員；12:00 12:20 、18:00 18:20立崗送下班人員。2、值勤時做到遇見領(lǐng)導立崗，檢查物品立崗，外來人員進出立崗。3、門衛(wèi)室值勤時，應做到坐姿端正，注視監(jiān)視器的動態(tài)，做好接待工作，值勤期間不看書報電視，聽收音機。不與無關(guān)人員聊天，勸阻無關(guān)人員不要在門衛(wèi)室寄存物品或打電話，禁止打瞌睡。4、維持門口秩序，使之保持暢通。5、熟記消防，報警，救護及內(nèi)部聯(lián)系電話。三、巡邏巡邏是防盜及發(fā)現(xiàn)#有不安全因素的重要措施。1、每天按照巡檢制度定時輪流巡邏。2、巡邏時思想集中，保持高度警惕，不吸煙，不與無關(guān)人員閑聊，并將每一點所發(fā)生情況記錄清楚，巡邏時做到勤走動，勤思考，勤觀察。發(fā)現(xiàn)問題及時報告。3、白天加強對觀眾區(qū)、辦公區(qū)及樓道的巡邏，夜晚以機房為重點進行檢查，每晚零點之后巡查不少于兩次。四、防火工作1、嚴格門衛(wèi)制度，嚴禁無關(guān)人員，將易燃易爆物品帶入#。2、發(fā)現(xiàn)違反安全規(guī)定的電源和火種，應予以切斷