恒利集團(tuán)OA系統(tǒng)使用規(guī)范

1、恒利集團(tuán)oa系統(tǒng)使用規(guī)范恒利集團(tuán)公司辦公自動(dòng)化系統(tǒng)（以下簡稱oa系統(tǒng)）內(nèi)容包括協(xié)同辦公，表單管理、公文管理、電子郵件、公共信息、個(gè)人日程計(jì)劃等，主要實(shí)現(xiàn)本公司網(wǎng)絡(luò)辦公，無紙化辦公，加強(qiáng)信息共享和交流，規(guī)范管理流程，提高單位內(nèi)部的辦公效率。oa的目標(biāo)就是要建立一套完整的工作監(jiān)控管理機(jī)制，最終解決部門自身與部門之間協(xié)同工作的效率問題，從而系統(tǒng)地推進(jìn)管理工作朝著制度化、標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化的方向發(fā)展。 （一）使用規(guī)范 1、單位的每個(gè)工作人員都要熟練掌握oa系統(tǒng)的使用方法，使用oa 系統(tǒng)進(jìn)行單位內(nèi)部的各項(xiàng)日常辦公。 2、工作人員要保證通過oa系統(tǒng)發(fā)布、流轉(zhuǎn)的信息和文件的內(nèi)容完整準(zhǔn)確，并對(duì)所發(fā)布的內(nèi)容負(fù)責(zé)。

2、3、工作人員要保證文件處理的響應(yīng)時(shí)間。所有網(wǎng)上公文處理流程涉及到的工作人員處理時(shí)間應(yīng)不超過4個(gè)工作小時(shí)（即半個(gè)工作日內(nèi)）。如有外出、請(qǐng)假等特殊原因，必須委托相關(guān)人員代為辦理。 4、oa系統(tǒng)自動(dòng)對(duì)工作人員的使用情況進(jìn)行記錄，并對(duì)每個(gè)工作人員文件的處理周期、處理件數(shù)、延誤情況進(jìn)行記錄。并由信息中心定期公布。 （二）系統(tǒng)辦公流程及崗位職責(zé) 公文管理 發(fā)文（單位管理部門發(fā)文、會(huì)議紀(jì)要和部門發(fā)文） 1、公司各管理部門發(fā)文，由各部門擬稿，提交后經(jīng)辦公室審核、辦公室主任審核、單位領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)、發(fā)文登記、自動(dòng)歸檔等流程結(jié)束后由辦公室正式發(fā)文。 2、會(huì)議紀(jì)要，由辦公室人員起草，提交辦公室主任審核、主管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)、辦公

3、室發(fā)布，最后自動(dòng)歸檔。 3、辦公室等部門發(fā)文，由各部門人員起草發(fā)文，提交部門領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)、部門內(nèi)部發(fā)文登記給文號(hào)、清稿打印，然后自動(dòng)歸檔。 收文（包括單位收文和部門收文） 1、公司收文，由辦公室人員完成收文登記并填寫傳閱單或承辦單、辦公室主任填寫擬辦意見、辦公室機(jī)要人員按辦公室主任意見傳送至公司領(lǐng)導(dǎo)審閱，公司領(lǐng)導(dǎo)填寫辦理意見后，辦公室機(jī)要人員按公司領(lǐng)導(dǎo)辦理意見轉(zhuǎn)有關(guān)部門承辦，然后自動(dòng)歸檔。 2、部門收文，由部門文員完成收文登記、部門領(lǐng)導(dǎo)擬辦、領(lǐng)導(dǎo)批示、轉(zhuǎn)到具體辦事人辦理自動(dòng)歸檔。 督辦通知 由辦公室人員起草督辦通知、辦公室主任審閱后轉(zhuǎn)到相關(guān)部門辦理、相關(guān)部門辦理完畢返還辦公室并領(lǐng)導(dǎo)批示后該督辦工作

4、方可完成。 公文的歸檔及借閱 公文處理的流程完成后，文件自動(dòng)歸檔到電子檔案庫，形成歸檔文件，檔案管理員要對(duì)文件進(jìn)行登記、分類、立卷等工作并形成檔案，供全體人員查詢或借閱。單位人員須使用oa系統(tǒng)進(jìn)行檔案的借閱工作。 日常辦公 1.請(qǐng)假等管理 單位人員請(qǐng)休病假、事假或公出，須經(jīng)協(xié)同系統(tǒng)傳遞填寫請(qǐng)假單，并根據(jù)情況提交給本部門領(lǐng)導(dǎo)或直接交給公司領(lǐng)導(dǎo)審核。 2. 協(xié)同辦公管理 單位人員需要傳遞文件，須用協(xié)同工作與部門內(nèi)部或其他部門人員、部門領(lǐng)導(dǎo)或公司領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行日常的文件的交流和消息溝通。 3. 會(huì)議管理 召開會(huì)議前，由各部門人員填寫會(huì)議通知或方案，通知相關(guān)人員，描述會(huì)議相關(guān)信息，提交部門領(lǐng)導(dǎo)審核，部門領(lǐng)導(dǎo)

5、根據(jù)需要交領(lǐng)導(dǎo)審批或直接交辦公室發(fā)布。 4.公告管理 由辦公室起草公告通知等信息，交部門領(lǐng)導(dǎo)審核或直接交領(lǐng)導(dǎo)審核后在辦公oa系統(tǒng)上直接發(fā)布。 （三）安全管理 1、文件密級(jí)管理。密級(jí)別以上的文件按原有的手工處理模式及進(jìn)行處理，不得通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行辦理。 2、工作人員身份認(rèn)證。系統(tǒng)通過用戶名和密碼進(jìn)行身份管理和認(rèn)證。用戶名是每個(gè)工作人員的唯一標(biāo)識(shí)，個(gè)人的密碼是安全的保證。oa系統(tǒng)提供了用戶自我更換密碼的功能，用戶應(yīng)自己每月定期更換密碼，不得泄露給他人，防止他人非法使用。由于密碼泄漏造成的損失由本人負(fù)責(zé)。 3、數(shù)據(jù)的備份 每個(gè)工作人員要及時(shí)將oa系統(tǒng)中的文件備份到各個(gè)人計(jì)算機(jī)中，防止數(shù)據(jù)丟失，造成損失。信息中心系統(tǒng)管理員定期對(duì)oa整個(gè)系統(tǒng)數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，建立數(shù)據(jù)備份檔案，詳細(xì)記錄數(shù)據(jù)備份的時(shí)間、內(nèi)容，并在系統(tǒng)發(fā)生問題時(shí)恢復(fù)數(shù)據(jù)。 4、工作人員可用內(nèi)部協(xié)同系統(tǒng)收發(fā)郵件，公文，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)及數(shù)據(jù)的交換。自oa系統(tǒng)正式應(yīng)用起，取消服務(wù)器文件共享的方式。5、為避免計(jì)算機(jī)病毒傳播