恒利集團OA系統(tǒng)使用規(guī)范

1、恒利集團oa系統(tǒng)使用規(guī)范恒利集團公司辦公自動化系統(tǒng)（以下簡稱oa系統(tǒng)）內容包括協(xié)同辦公，表單管理、公文管理、電子郵件、公共信息、個人日程計劃等，主要實現本公司網絡辦公，無紙化辦公，加強信息共享和交流，規(guī)范管理流程，提高單位內部的辦公效率。oa的目標就是要建立一套完整的工作監(jiān)控管理機制，最終解決部門自身與部門之間協(xié)同工作的效率問題，從而系統(tǒng)地推進管理工作朝著制度化、標準化和規(guī)范化的方向發(fā)展。 （一）使用規(guī)范 1、單位的每個工作人員都要熟練掌握oa系統(tǒng)的使用方法，使用oa 系統(tǒng)進行單位內部的各項日常辦公。 2、工作人員要保證通過oa系統(tǒng)發(fā)布、流轉的信息和文件的內容完整準確，并對所發(fā)布的內容負責。

2、3、工作人員要保證文件處理的響應時間。所有網上公文處理流程涉及到的工作人員處理時間應不超過4個工作小時（即半個工作日內）。如有外出、請假等特殊原因，必須委托相關人員代為辦理。 4、oa系統(tǒng)自動對工作人員的使用情況進行記錄，并對每個工作人員文件的處理周期、處理件數、延誤情況進行記錄。并由信息中心定期公布。 （二）系統(tǒng)辦公流程及崗位職責 公文管理 發(fā)文（單位管理部門發(fā)文、會議紀要和部門發(fā)文） 1、公司各管理部門發(fā)文，由各部門擬稿，提交后經辦公室審核、辦公室主任審核、單位領導簽發(fā)、發(fā)文登記、自動歸檔等流程結束后由辦公室正式發(fā)文。 2、會議紀要，由辦公室人員起草，提交辦公室主任審核、主管領導簽發(fā)、辦公

3、室發(fā)布，最后自動歸檔。 3、辦公室等部門發(fā)文，由各部門人員起草發(fā)文，提交部門領導簽發(fā)、部門內部發(fā)文登記給文號、清稿打印，然后自動歸檔。 收文（包括單位收文和部門收文） 1、公司收文，由辦公室人員完成收文登記并填寫傳閱單或承辦單、辦公室主任填寫擬辦意見、辦公室機要人員按辦公室主任意見傳送至公司領導審閱，公司領導填寫辦理意見后，辦公室機要人員按公司領導辦理意見轉有關部門承辦，然后自動歸檔。 2、部門收文，由部門文員完成收文登記、部門領導擬辦、領導批示、轉到具體辦事人辦理自動歸檔。 督辦通知 由辦公室人員起草督辦通知、辦公室主任審閱后轉到相關部門辦理、相關部門辦理完畢返還辦公室并領導批示后該督辦工作

4、方可完成。 公文的歸檔及借閱 公文處理的流程完成后，文件自動歸檔到電子檔案庫，形成歸檔文件，檔案管理員要對文件進行登記、分類、立卷等工作并形成檔案，供全體人員查詢或借閱。單位人員須使用oa系統(tǒng)進行檔案的借閱工作。 日常辦公 1.請假等管理 單位人員請休病假、事假或公出，須經協(xié)同系統(tǒng)傳遞填寫請假單，并根據情況提交給本部門領導或直接交給公司領導審核。 2. 協(xié)同辦公管理 單位人員需要傳遞文件，須用協(xié)同工作與部門內部或其他部門人員、部門領導或公司領導進行日常的文件的交流和消息溝通。 3. 會議管理 召開會議前，由各部門人員填寫會議通知或方案，通知相關人員，描述會議相關信息，提交部門領導審核，部門領導

5、根據需要交領導審批或直接交辦公室發(fā)布。 4.公告管理 由辦公室起草公告通知等信息，交部門領導審核或直接交領導審核后在辦公oa系統(tǒng)上直接發(fā)布。 （三）安全管理 1、文件密級管理。密級別以上的文件按原有的手工處理模式及進行處理，不得通過網絡進行辦理。 2、工作人員身份認證。系統(tǒng)通過用戶名和密碼進行身份管理和認證。用戶名是每個工作人員的唯一標識，個人的密碼是安全的保證。oa系統(tǒng)提供了用戶自我更換密碼的功能，用戶應自己每月定期更換密碼，不得泄露給他人，防止他人非法使用。由于密碼泄漏造成的損失由本人負責。 3、數據的備份 每個工作人員要及時將oa系統(tǒng)中的文件備份到各個人計算機中，防止數據丟失，造成損失。信息中心系統(tǒng)管理員定期對oa整個系統(tǒng)數據進行備份，建立數據備份檔案，詳細記錄數據備份的時間、內容，并在系統(tǒng)發(fā)生問題時恢復數據。 4、工作人員可用內部協(xié)同系統(tǒng)收發(fā)郵件，公文，實現數據及數據的交換。自oa系統(tǒng)正式應用起，取消服務器文件共享的方式。5、為避免計算機病毒傳播