醫(yī)院檔案規(guī)范化管理的思路建議

1、醫(yī)院檔案規(guī)范化管理的思路建議 【摘要】檔案作為醫(yī)院的重要信息資源，能夠準(zhǔn)確、真實的反映出醫(yī)院在近年來的發(fā)展?fàn)顩r，檔案管理是醫(yī)院整體管理工作中的重要環(huán)節(jié)。對醫(yī)院檔案進(jìn)行規(guī)范化的管理，不僅可以有效搜集、整理和儲存相關(guān)信息資源，還可以增強(qiáng)醫(yī)院檔案信息的利用率。筆者在此簡要論述加強(qiáng)醫(yī)院檔案規(guī)范化管理的具體思路和措施。 【關(guān)鍵詞】醫(yī)院；檔案管理；規(guī)范化；思路建議 檔案管理作為醫(yī)院管理工作中的一項重要內(nèi)容，其管理工作的優(yōu)劣對醫(yī)院發(fā)展來說具有重要意義，能夠?qū)︶t(yī)院醫(yī)療工作及科研探究提到一定的促進(jìn)作用。近年來，雖說醫(yī)院檔案的相關(guān)建設(shè)工作有一定程度是加強(qiáng)，但仍舊存在著一些不容忽視的問題，一是檔案管理意識薄弱，高層

2、領(lǐng)導(dǎo)未正確認(rèn)識到檔案管理的重要性與必須性；二是資金投入不足，檔案管理的基礎(chǔ)硬件設(shè)備建設(shè)不足；三是管理制度不完善，導(dǎo)致檔案管理工作混亂分散；四是人員綜合素質(zhì)不高，專業(yè)水平與職業(yè)素養(yǎng)無法符合規(guī)范化管理的具體要求；五是檔案管理信息化程度不高，無法快速適應(yīng)當(dāng)前信息時代的發(fā)展。因而，如何才能有效開展規(guī)范化的檔案管理，也已經(jīng)成為醫(yī)院管理工作中亟待解決的問題。 一、加強(qiáng)檔案管理意識 醫(yī)院高層管理者應(yīng)正確認(rèn)識到檔案管理工作的重要作用，加強(qiáng)醫(yī)院全體員工對檔案進(jìn)行規(guī)范化管理的意識，并將醫(yī)院檔案管理工作與醫(yī)療業(yè)務(wù)發(fā)展放在同一戰(zhàn)略高度，在醫(yī)院發(fā)展和規(guī)劃的同時注重檔案管理工作的開展。一方面，是要注重醫(yī)院檔案工作的宣傳力

3、度，正確認(rèn)識檔案管理工作的重要意義，促使所有員工建立明確的檔案管理意識，為檔案管理工作規(guī)范化奠定基礎(chǔ)。另一方面，是要有效轉(zhuǎn)變檔案管理人員“重管輕用”的管理理念，避免無作為、混時間等消極管理思想的產(chǎn)生。將以往的封閉式管理模式轉(zhuǎn)變?yōu)殚_放式管理模式，針對主動來查閱檔案的人員應(yīng)為其提供周到的服務(wù)，及時解決其在查閱過程中遇到的困難，以此來為醫(yī)學(xué)科研活動提供數(shù)據(jù)保障。 二、確保管理硬件建設(shè) 加大對醫(yī)院檔案管理工作的資金投入，確保檔案管理工作硬件設(shè)施的建設(shè)，能夠為檔案管理的規(guī)范化提供基礎(chǔ)保障。首先，應(yīng)改善檔案的存放環(huán)境，建立專門的檔案儲存和管理庫房，加強(qiáng)檔案保護(hù)設(shè)施以及現(xiàn)代化管理技術(shù)配置。例如，建立可防潮、

4、防蟲、防火以及防有害氣體的專門儲存檔案的庫房，配備相應(yīng)數(shù)量的管理人員對其進(jìn)行整理和管理；在管理設(shè)施配備上盡量將檔案存、閱、管三個辦公室分開。另外，注重對硬件設(shè)備的升級和更新，配備必需的計算機(jī)、信息網(wǎng)絡(luò)及管理軟件等，借助網(wǎng)絡(luò)管理體系實現(xiàn)對醫(yī)院不同部門相關(guān)檔案搜集、整理、分類以及存檔管理過程中的規(guī)范化，通過這種方式不僅可以有效提升醫(yī)院檔案的管理效率，還可以為日后的查閱和運(yùn)用提供一定的便捷。 三、建立完善管理制度 要想確保醫(yī)院檔案管理工作的規(guī)范化，完善的管理制度是重要保障。醫(yī)院每個職能部門及所有科室在運(yùn)營中都會產(chǎn)生許多文件檔案，并且這些檔案大都具有分散性的特點(diǎn)，不利于收集工作的開展。針對這種情況，醫(yī)

5、院應(yīng)建立一套完善的檔案管理制度。由于時代形勢的不斷發(fā)展，醫(yī)院應(yīng)順應(yīng)時代趨勢，同時結(jié)合醫(yī)院實際情況，不斷對自身檔案管理制度進(jìn)行修改、補(bǔ)充、完善以及更新，使之能更好的適應(yīng)醫(yī)院在新形勢下的發(fā)展。例如，醫(yī)院可根據(jù)自身實際制定檔案歸檔管理制度檔案借閱制度檔案歸檔范圍及保管期限等相關(guān)規(guī)章制度。除此之外，醫(yī)院還可以將檔案管理工作納入季度或年度綜合考核指標(biāo)中，促使全體員工能夠自覺主動的進(jìn)行規(guī)范化的檔案管理。 四、提高人員能力素質(zhì) 檔案管理人員管理水平的高低對醫(yī)院檔案管理工作質(zhì)量有著直接的影響，提高檔案管理人員的專業(yè)管理能力和綜合素質(zhì)是優(yōu)化檔案管理工作的有效渠道。因此，為了更好提升檔案管理人員的專業(yè)管理能力和綜

6、合素質(zhì)，醫(yī)院可以采取各種不同形式，定期對檔案管理人員開展專業(yè)的管理知識和技能培訓(xùn)。并且，隨著當(dāng)前信息化建設(shè)的深入開展，醫(yī)院的檔案管理工作也已經(jīng)由傳統(tǒng)手工管理逐漸轉(zhuǎn)變?yōu)橄冗M(jìn)信息化管理。所以，為了更好的適應(yīng)檔案管理的科技化、信息化發(fā)展，醫(yī)院還應(yīng)加強(qiáng)對檔案管理人員相關(guān)的計算機(jī)專業(yè)培訓(xùn)，并且借助省、市開展的各種學(xué)習(xí)和培訓(xùn)全面提升管理人員綜合素質(zhì)，以便讓其能夠滿足現(xiàn)代化檔案管理工作的相關(guān)技能要求。 五、建立管理網(wǎng)絡(luò)體系 建立高效的檔案管理網(wǎng)路體系是實現(xiàn)醫(yī)院檔案管理規(guī)范化的最佳捷徑。作為醫(yī)院管理一體化的前提，醫(yī)院相關(guān)檔案及資源信息具有舉足輕重的作用，而對這部分資源信息的管理方法直接影響著醫(yī)院檔案資源的利用

7、效率。而通過計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)體系的建立，能夠?qū)⑨t(yī)院繁瑣復(fù)雜、雜亂無章的檔案資源依照業(yè)務(wù)、科研、黨政、器材、財務(wù)等不同類別進(jìn)行整理和儲存，不僅具有高效、快速、便捷的優(yōu)勢，在最大程度上節(jié)約人力勞動資源，實現(xiàn)醫(yī)院資源利用的最大化，還能夠有效提升醫(yī)院檔案管理的工作質(zhì)量，使檔案信息在計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)中精準(zhǔn)、快速、便捷地再現(xiàn)，使檔案信息的處理和傳輸獲得前所未有的積極效果?？偠灾?，規(guī)范化的醫(yī)院檔案管理是增強(qiáng)醫(yī)院醫(yī)療水平、提高醫(yī)療檔案利用率、推動醫(yī)院發(fā)展的重要工作內(nèi)容之一。醫(yī)院應(yīng)加大檔案管理人員對檔案管理工作的重視力度，充分認(rèn)識檔案管理規(guī)范化的重要性，提升管理人員綜合素質(zhì)，從而符合當(dāng)前信息化形勢下醫(yī)院檔案管理工作的目標(biāo)，確保醫(yī)院在新形勢發(fā)展道路上能夠越走越順。 參考文獻(xiàn)： 1趙宏.醫(yī)院檔案規(guī)范化管理初探J.中國醫(yī)療管理科學(xué),2015(03):51-54. 2朱月恒