黨政機(jī)關(guān)公文格式的新變和“實(shí)踐難點(diǎn)”研究

1、黨政機(jī)關(guān)公文格式的新變和“實(shí)踐難點(diǎn)”研究2021年4月16日，中共中央辦公廳、國(guó)務(wù)院辦公廳聯(lián)合發(fā)布的黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例（中辦發(fā)202114號(hào)）（以下稱新條例），其中的第三章是公文格式。黨政機(jī)關(guān)公文格式（以下稱新格式）“根據(jù)中共中央辦公廳、國(guó)務(wù)院辦公廳印發(fā)的黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例的有關(guān)規(guī)定對(duì)GB/T 97041999國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文格式（以下稱舊格式）進(jìn)行修訂?！?2021年6月29日發(fā)布，7月1日實(shí)施。新格式代替國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文格式，黨政機(jī)關(guān)公文格式主要發(fā)生了哪些新變？這種新變圍繞應(yīng)用寫作學(xué)科中的問題和體現(xiàn)出的特點(diǎn)又是什么？新條例和新格式已經(jīng)施行一年多來，工作中出現(xiàn)哪些“實(shí)踐難點(diǎn)”？這

2、些是當(dāng)今應(yīng)用寫作學(xué)術(shù)界和公文寫作實(shí)踐者最為關(guān)注的，也是學(xué)習(xí)貫徹新條例、新格式的必須破解的問題。 一、黨政機(jī)關(guān)公文格式的七大新變 結(jié)合新條例、中國(guó)共產(chǎn)黨機(jī)關(guān)公文處理?xiàng)l例（以下稱舊條例）和舊格式以及國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法（以下稱舊辦法）等內(nèi)容，進(jìn)行梳理分析，我以為，這一次修訂后黨政機(jī)關(guān)公文格式，其主要新變我把它簡(jiǎn)單地歸結(jié)為七句話 新變之一：格式分為三部分。黨政機(jī)關(guān)公文種類合二為一，必然要求公文格式作出相應(yīng)的調(diào)整和修改。新格式規(guī)定“本標(biāo)準(zhǔn)將版心內(nèi)的公文格式各要素劃分為版頭、主體、版記三部分?！?舊條例規(guī)定“版頭，由發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或者規(guī)范化簡(jiǎn)稱加文件二字或者加括號(hào)標(biāo)明文種組成，用套紅大字居中印在公文首

3、頁(yè)上部。”3舊格式“將組成公文的各要素劃分為眉首、主體、版記三部分。”4 對(duì)新格式、舊條例和舊格式三者內(nèi)容比較分析。一是，新格式與舊條例比較，“版頭”的含義和范圍不同。舊條例中的“版頭”含義相等于新格式中“發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志”，范圍也較窄，而新格式將“公文首頁(yè)紅色分隔線以上的部分稱為版頭”；二是，新格式與舊格式比較，同樣公文格式的第一部分，名稱叫法不同。舊格式叫“眉首”，新格式稱“版頭”；三是新格式將內(nèi)容繁多的公文格式要素，整體思考，統(tǒng)一“命名”，并且劃分為三部分。而舊條例中沒有這種明確的統(tǒng)一劃分的“意識(shí)”，這是黨政機(jī)關(guān)公文格式最為重要的新變。 新變之二：左上角為“份密緊”。歸結(jié)為這第二句話，內(nèi)容十

4、分豐富。一是份號(hào)、密級(jí)和保密期限、緊急程度編排在左上角。黨的機(jī)關(guān)公文“密級(jí)”原來舊條例就規(guī)定在左上角，而國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文不同，舊格式規(guī)定“秘密等級(jí)和保密期限”、“緊急程度”標(biāo)識(shí)在“右上角”5。新格式統(tǒng)一將這三個(gè)格式要素編排在“左上角”；二是公文只要涉密，必須標(biāo)注份號(hào)。舊辦法第三章公文格式第十條規(guī)定，“絕密、機(jī)密級(jí)公文還應(yīng)當(dāng)標(biāo)明份數(shù)序號(hào)”。這就是說，一般“秘密”等級(jí)不用標(biāo)注份號(hào)。而新條例第三章公文格式規(guī)定“涉密公文應(yīng)當(dāng)標(biāo)注份號(hào)”，就是說，涉密和份號(hào)兩個(gè)格式要素是同時(shí)出現(xiàn)的；三是公文只要涉密，這三個(gè)格式要素編排的先后順序，一定是“份密緊”。這一點(diǎn)很重要，因?yàn)榕f辦法的規(guī)定，國(guó)家行政機(jī)關(guān)的“秘密”等級(jí)

5、的公文，是不用標(biāo)注份號(hào)。如需標(biāo)識(shí)緊急程度，頂格標(biāo)識(shí)在版心右上角第一行?，F(xiàn)在根據(jù)新條例，公文只要涉密，編排先后順序一定是“份密緊”。 新變之三：標(biāo)題“標(biāo)點(diǎn)”“三要素”。歸結(jié)為這第三句話，有兩層意思：一是根據(jù)實(shí)際情況，增加標(biāo)題的標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。舊辦法規(guī)定，“公文標(biāo)題應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確簡(jiǎn)要地概括公文主要內(nèi)容并標(biāo)明公文種類，一般應(yīng)當(dāng)標(biāo)明發(fā)文機(jī)關(guān)。公文標(biāo)題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號(hào)外，一般不用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)?！?但是，新條例中沒有“一般不用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)”這類話的限定；二是標(biāo)題必有“三要素”。這些年來，在實(shí)際工作中，舊辦法中“一般應(yīng)當(dāng)標(biāo)明發(fā)文機(jī)關(guān)”中的“一般”兩字，人們通常會(huì)理解為：“發(fā)文機(jī)關(guān)”可以“標(biāo)明”，也可以不“標(biāo)明”，或者

6、操作為有“眉首”的，“發(fā)文機(jī)關(guān)”可以不“標(biāo)明”，沒有“眉首”的，才“標(biāo)明”“發(fā)文機(jī)關(guān)”。而這一次新條例在第三章公文格式規(guī)定得很清楚“標(biāo)題。由發(fā)文機(jī)關(guān)名稱、事由和文種組成?！苯窈螅h政機(jī)關(guān)公文標(biāo)題，必有發(fā)文機(jī)關(guān)名稱、事由和文種“三要素”。 新變之四：成文日期用數(shù)字。這是第四句話的歸納。舊格式規(guī)定“成文時(shí)間，用漢字將年、月、日標(biāo)全；零寫為”；舊條例規(guī)定“成文日期應(yīng)當(dāng)寫明年、月、日”；而新格式規(guī)定“成文日期中的數(shù)字，用阿拉伯?dāng)?shù)字將年、月、日標(biāo)全，年份應(yīng)標(biāo)全稱”。舊格式、舊條例與新格式三者內(nèi)容略作比較，我們得出結(jié)論：根據(jù)新格式規(guī)定，黨政機(jī)關(guān)公文成文日期用阿拉伯?dāng)?shù)字，不是用漢字。 新變之五：署名、頁(yè)碼不

7、可少。這里涉及“署名”和“頁(yè)碼”兩個(gè)問題。先說前者“署名”問題。，舊條例第三章公文格式第八條規(guī)定，“發(fā)文機(jī)關(guān)，署名應(yīng)當(dāng)用全稱或者規(guī)范化簡(jiǎn)稱，位于正方的右下方?！迸f辦法對(duì)國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文沒有規(guī)定，在行文的實(shí)踐中一般不署名，僅僅是加蓋公章而已。而新條例規(guī)定“發(fā)文機(jī)關(guān)署名。署發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或者規(guī)范化簡(jiǎn)稱”，新格式規(guī)定的內(nèi)容是，“加蓋印章的公文”或者“不加蓋印章的公文”等都要“編排發(fā)文機(jī)關(guān)署名”；再說后者“頁(yè)碼”問題。“頁(yè)碼”在工作實(shí)踐中，這些年來一直在使用。這一次，新條例第三章公文格式第九條規(guī)定“公文一般由份號(hào)頁(yè)碼等組成”，意在增強(qiáng)“頁(yè)碼”概念，強(qiáng)化規(guī)范意識(shí)和效能意識(shí)，更好地發(fā)揮黨政機(jī)關(guān)公文的“文書”

8、、“重要工具“作用。所以，今后黨政機(jī)關(guān)公文“署名、頁(yè)碼不可少”。 新變之六：特定、普發(fā)不蓋章。這是黨政機(jī)關(guān)公文格式主要新變的內(nèi)容之一，放在本文的第三部分“難點(diǎn)”中詳細(xì)論述。 新變之七：說聲baibai主題詞。新格式規(guī)定：“刪除主題詞格式要素”7，這無疑宣告“主題詞”完成了它的“檢索”、“歸類”的歷史使命，從此將退出黨政機(jī)關(guān)公文格式的現(xiàn)實(shí)“舞臺(tái)”。黨政機(jī)關(guān)公文格式發(fā)生新變，這是歸納的第七句話。 二、公文格式新變:圍繞學(xué)科中三個(gè)基本問題、體現(xiàn)出三個(gè)特點(diǎn) 黨政機(jī)關(guān)公文格式的內(nèi)容新變，主要圍繞三個(gè)基本問題，即要素、位置和要求。具體講，就是公文格式要素的取舍，公文格式要素位置的編排，格式要素的具體要求。

9、這是公文格式中的三個(gè)基本問題，也是應(yīng)用寫作學(xué)中的三個(gè)基本問題，且理論地位極為重要。這也是我第二次提出這個(gè)觀點(diǎn)，我把它稱之為“公文格式三個(gè)基本問題理論”。早在1997年我就提出“公文格式它主要是指組織要素、位置和具體要求?！?從共時(shí)態(tài)分析，近幾年出版的應(yīng)用寫作或者公文寫作的著作中，一般都有“機(jī)關(guān)公文寫作”、論述“公文格式”的內(nèi)容，一定會(huì)論述到這三個(gè)基本問題或者相關(guān)的問題；從歷時(shí)態(tài)分析，一部現(xiàn)代中國(guó)應(yīng)用寫作發(fā)展史有近百年的歷史，在中國(guó)革命、經(jīng)濟(jì)建設(shè)和改革開放三個(gè)重要?dú)v史時(shí)期中，幾代應(yīng)用寫作的專家、學(xué)者和眾多公文寫作實(shí)踐者每每談?wù)摷肮母袷剑磸?fù)研究、討論的，也是這三個(gè)基本問題或者相關(guān)的問題；每一次

10、“辦法”，或者“條例”等公文格式內(nèi)容的修改，總還是圍繞這三個(gè)基本問題。這一次，新條例第三章公文格式規(guī)定的18個(gè)格式要素，主要圍繞的就是這三個(gè)基本問題。離開這三個(gè)基本問題中的任何一個(gè)問題，在理論上，任何一個(gè)公文格式要素，都無法討論和研究；在實(shí)踐中，任何一個(gè)公文格式要素，都無法編排和制定。 黨政機(jī)關(guān)公文格式新變明顯體現(xiàn)出三個(gè)特點(diǎn)。一是黨政機(jī)關(guān)公文格式作了“合二為一”的統(tǒng)一化處理。甚至對(duì)于黨政機(jī)關(guān)公文用紙都作了統(tǒng)一化，新條例第三章公文格式第十二條規(guī)定“公文用紙幅面采用國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)A4型?！毙赂袷绞歉鶕?jù)新條例對(duì)舊格式進(jìn)行修訂，這種“合二為一”的處理，就使我國(guó)的黨政機(jī)關(guān)公文處理工作走上了一條科學(xué)化、制度化、

11、規(guī)范化的發(fā)展道路；二是合中有“分”。從整體看，黨政機(jī)關(guān)公文格式“合二為一”，從具體的格式要素看有“分”的特點(diǎn)。例如，新條例第三章公文格式有“附件說明。公文附件的順序號(hào)和名稱?！边€有“附件。公文正文的說明、補(bǔ)充或者參考資料?！边@是從原來使用的格式要素“附件”中，分離出來的。這種“分”也更加科學(xué)合理。因?yàn)樾聴l例規(guī)定的合理，它為工作實(shí)踐的規(guī)范，創(chuàng)造了條件；三是有加有減。格式要素增加或者減去，這是黨政機(jī)關(guān)公文格式作了“合二為一”統(tǒng)一化處理所必須采用的方法。例如，新條例與舊條例比較，新條例減去 “版頭（指名稱）”、“主題詞”等格式要素，增加了“附件說明”、“頁(yè)碼”等格式要素。這就體現(xiàn)出了黨政機(jī)關(guān)公文格式

12、新變的第三個(gè)特點(diǎn)。 理論上搞清楚黨政機(jī)關(guān)公文格式的新變，主要圍繞這三個(gè)基本問題，并且在解讀新條例公文格式部分中，感悟和梳理出公文格式新變體現(xiàn)出的三個(gè)特點(diǎn)，我們?cè)诠ぷ鲗?shí)踐中就會(huì)變得更加自信、更加成熟和更加規(guī)范。這就是簡(jiǎn)單討論這些問題的重要意義。 三、還需要關(guān)注黨政機(jī)關(guān)公文格式的四個(gè)“實(shí)踐難點(diǎn)” 新條例和新格式已經(jīng)施行半年多，從操作層面看，公文格式在工作實(shí)踐的制定中，遇到一些問題，其中又有幾個(gè)“實(shí)踐難點(diǎn)”。因此，結(jié)合新條例和新格式的要求，破解這些工作難點(diǎn)，并且把它具體編排的式樣，用幾句話來通俗化的歸納，對(duì)于學(xué)習(xí)貫徹新條例、新格式，意義最大。 實(shí)踐難點(diǎn)之一：“多個(gè)簽發(fā)人”的問題。新條例第三章公文格式

13、第九條規(guī)定，上行文應(yīng)當(dāng)標(biāo)注簽發(fā)人姓名。工作中遇到多個(gè)簽發(fā)人，簽發(fā)人姓名如何規(guī)范編排？我以為“多個(gè)簽發(fā)人”的具體編排可以歸納四句話： “依次均勻，最后同行，距離為4（mm），上空二行。”9 它包含四層意思：一是簽發(fā)人姓名按照發(fā)文機(jī)關(guān)級(jí)別依次編排，每行兩個(gè)姓名；二是最后一個(gè)簽發(fā)人姓名與發(fā)文字號(hào)處在同一行；三是最后一個(gè)簽發(fā)人姓名與紅色分隔線，距離為mm ；四是“簽發(fā)人”三字與發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志位置上空二行。 實(shí)踐難點(diǎn)之二：“聯(lián)合行文加蓋印章”的問題。新條例第三章公文格式第九條規(guī)定，公文中有發(fā)文機(jī)關(guān)署名的，應(yīng)當(dāng)加蓋發(fā)文機(jī)關(guān)印章，并與署名機(jī)關(guān)相符。新格式對(duì)“聯(lián)合行文加蓋印章”的問題，也作了規(guī)定。但是，工作實(shí)踐

14、中究竟該如何操作和制定，并且熟記它？“聯(lián)合行文加蓋印章”的具體編排，可以簡(jiǎn)單概括為四句話： “每排最多個(gè)章，不得超出不相交，最后一章居中壓，成文日期右空4?！?0 四句話中前兩句意思比較清楚。第三句意思為，在多個(gè)加蓋印章中，最后一個(gè)印章居中下壓成文日期；最后一句中的“右空4”，指印章下端標(biāo)識(shí)成文日期，右空4字。記住這四句話，多個(gè)加蓋印章之間以及與成文日期，在工作實(shí)踐中如何操作，便變得十分簡(jiǎn)單了。 實(shí)踐難點(diǎn)之三：“不加蓋印章的公文”的問題。新條例第三章公文格式第九條規(guī)定，有特定發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志的普發(fā)性公文和電報(bào)可以不加蓋印章。新格式對(duì)“不加蓋印章的公文”的問題，也作了規(guī)定。黨政機(jī)關(guān)在公文處理工作的實(shí)

15、踐中，最需要的是簡(jiǎn)單操作。同樣，對(duì)此的問題，可以簡(jiǎn)單概括成四句話： “右空二字排署名，下面一行編日期，”右移二字是首字，特殊情況右空二?！?1 這里，需要解釋一下的是后兩句。第三句意思我舉例說明：例如，成文日期“2021年2月20日”首字的編排，要比上面的“發(fā)文機(jī)關(guān)署名”的首字，向右移二字；第四句中的“特殊情況”是指，當(dāng)成文日期長(zhǎng)于發(fā)文機(jī)關(guān)署名時(shí)，應(yīng)當(dāng)使成文日期，右空二字編排，同時(shí)“發(fā)文機(jī)關(guān)署名”右空字?jǐn)?shù)增加。當(dāng)然，這四句話適用于“單一機(jī)關(guān)行文時(shí)”，新格式規(guī)定“聯(lián)合行文時(shí)，應(yīng)當(dāng)先編排主辦機(jī)關(guān)署名，其余發(fā)文機(jī)關(guān)署名依次向下編排?！?2 實(shí)踐難點(diǎn)之四：“附件”的具體編排問題。新條例第三章公文格式第

16、九條中，分別規(guī)定了“附件說明”和“附件”兩個(gè)問題，我這里主要討論后者“附件”實(shí)際編排操作的問題。附件。新條例中，解釋為“公文正文的說明、補(bǔ)充或者參考資料?！毙赂袷揭灿盟男凶謱?duì)它也作了規(guī)定。對(duì)“附件”的具體編排問題，我也簡(jiǎn)單概括為四句話： “另面編排版記前，左角首行標(biāo)附件，附件標(biāo)題居三行，特殊情況編文號(hào)?！?3 這里，應(yīng)該注意：一是，附件一般是另面編排，并且放在“版記”這一格式要素的前面；二是，“特殊情況”是指“附件與正文不能一起裝訂時(shí)，應(yīng)當(dāng)在附件左上角第一行頂格編排公文的發(fā)文字號(hào)并在其后標(biāo)注“附件”二字及附件順序號(hào)?！?4三是特別注意這四句話是根據(jù)新條例新格式新要求的新概括，與國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文格式中“附件”的解釋，已經(jīng)發(fā)生很大變化，黨政機(jī)關(guān)在公文格式編排、制定過程中，應(yīng)該注意這些差異性。 （作者單位：中共上海虹口區(qū)委黨校副教授教研室主任） 1參見中華人民共和國(guó)國(guó)家質(zhì)量監(jiān)督檢驗(yàn)檢疫總局、中國(guó)國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)化管理委員會(huì)2021-06-29發(fā)布的中華人民共和國(guó)國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)GB/T 97042021，黨政機(jī)關(guān)公文格式前言。 2同上，第2頁(yè)。 3 參見中共中央辦公廳中國(guó)共產(chǎn)黨機(jī)關(guān)公文處理?xiàng)l