郵電大學(xué)世紀(jì)學(xué)院公文處理辦法

1、郵電大學(xué)世紀(jì)學(xué)院公文處理辦法（試行）第一章總則第一條 為了做好學(xué)院黨政公文處理工作，使之規(guī)范化、制度化， 根據(jù)中共中央中國(guó)共產(chǎn)黨機(jī)關(guān)公文處理?xiàng)l例、國(guó)務(wù)院國(guó)家行政 機(jī)關(guān)公文處理辦法及國(guó)家質(zhì)量技術(shù)監(jiān)督局國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文格式 （國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)），結(jié)合我院實(shí)際情況，制定本辦法。第二條 學(xué)院公文是傳達(dá)貫徹黨和國(guó)家的方針政策、 部署學(xué)院工 作、發(fā)布規(guī)章、請(qǐng)示和答復(fù)問題、指導(dǎo)和協(xié)調(diào)工作、報(bào)告情況、交流 經(jīng)驗(yàn)的重要工具。全院各單位必須認(rèn)真做好公文處理工作， 發(fā)揮其應(yīng) 有的重要作用。第三條 公文處理工作按統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理的原則進(jìn)行。各單 位應(yīng)有主要領(lǐng)導(dǎo)同志負(fù)責(zé)公文處理工作。綜合辦公室負(fù)責(zé)全院黨政公 文的管理工作。第

2、四條 公文處理工作必須認(rèn)真負(fù)責(zé)，做到準(zhǔn)確、及時(shí)、安全。 各單位須配備文秘人員負(fù)責(zé)公文處理工作。第五條 公文處理工作必須嚴(yán)格執(zhí)行有關(guān)保密規(guī)定，確保國(guó)家秘 密。第二章公文主要種類第六條學(xué)院公文的主要種類有：一、決定。用于對(duì)重要事項(xiàng)或重大行動(dòng)做出安排，獎(jiǎng)懲有關(guān)單位 及人員，變更或撤消下級(jí)單位不適當(dāng)?shù)臎Q定事項(xiàng)。二、決議。用于經(jīng)會(huì)議討論通過并要求貫徹執(zhí)行的事項(xiàng)。三、意見。用于對(duì)重要問題提出見解和處理辦法。四、通告。用于公布應(yīng)當(dāng)遵守或周知的事項(xiàng)。五、通知。用于發(fā)布規(guī)章制度，轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)機(jī)關(guān)公文，批轉(zhuǎn)下級(jí)單 位的公文，要求下級(jí)單位辦理和需要周知或共同執(zhí)行的事項(xiàng)， 任免人 員。六、通報(bào)。用于表彰先進(jìn)，批評(píng)錯(cuò)誤，傳

3、達(dá)重要情況。七、報(bào)告。用于向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作、反映情況、提出建議、答 復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)的詢問。八、請(qǐng)示。用于向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)。九、批復(fù)。用于答復(fù)請(qǐng)示事項(xiàng)。十、函。用于相互商洽工作，詢問和答復(fù)問題，請(qǐng)求批準(zhǔn)和答復(fù) 審批事項(xiàng)等。十一、規(guī)定。用于對(duì)特定范圍內(nèi)的工作和事務(wù)制定具有約束力的 行為規(guī)范。十二、會(huì)議紀(jì)要。用于記載、傳達(dá)會(huì)議情況和議定事項(xiàng)。第三章 公文格式第七條 正式公文（或稱文件）包括三個(gè)部分：文頭部分、行文 部分、文尾部分。每個(gè)部分又包括若干項(xiàng)內(nèi)容。一、文頭部分一般由份號(hào)、發(fā)文機(jī)關(guān)名稱、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人、 界欄線等組成，有些文件還在文頭中標(biāo)注秘密等級(jí)和緊急程度。 份號(hào)。是指一份文件在總印

4、數(shù)中的順序號(hào)，標(biāo)在文頭的左上 角。一般情況下，可以不使用份號(hào)。 發(fā)文機(jī)關(guān)名稱。由發(fā)文機(jī)關(guān)的全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱組成，位于 文頭的正中央，一般為套紅印刷大字。以學(xué)院黨委名義發(fā)文使用“中 共北京郵電大學(xué)世紀(jì)學(xué)院委員會(huì)”文頭紙；以學(xué)院名義發(fā)文使用“北 京郵電大學(xué)世紀(jì)學(xué)院”文頭紙。 發(fā)文字號(hào)。由發(fā)文機(jī)關(guān)代字、發(fā)文年號(hào)及該年度的發(fā)文順序 號(hào)組成。發(fā)文年度一律用公元紀(jì)年全稱，括于六角括號(hào)“ ,? ”內(nèi)， 臵發(fā)文機(jī)關(guān)代字之后，發(fā)文順序號(hào)之前。發(fā)文序號(hào)不編虛號(hào)（即 1 不 編 001 號(hào)），不加“第”字。發(fā)文字號(hào)標(biāo)注位臵一般應(yīng)在發(fā)文機(jī)關(guān)名 稱正下方，如標(biāo)注簽發(fā)人， 發(fā)文字號(hào)可居左與簽發(fā)人位臵對(duì)應(yīng)。無文 件版頭時(shí)，

5、發(fā)文字號(hào)應(yīng)放在標(biāo)題下右側(cè)。幾個(gè)單位聯(lián)合發(fā)文，只標(biāo)明主辦單位發(fā)文字號(hào)。學(xué)院各單位簡(jiǎn)稱 和對(duì)內(nèi)對(duì)外發(fā)文字號(hào)按 北京郵電大學(xué)世紀(jì)學(xué)院各單位簡(jiǎn)稱、 對(duì)內(nèi)對(duì) 外發(fā)文代字規(guī)定執(zhí)行。 界欄線。指文頭與正文之間的分隔線，黨的文件紅線中間斷 開臵一五角星，行政文件用一條紅線。 簽發(fā)人。學(xué)院上報(bào)公文應(yīng)在發(fā)文字號(hào)右側(cè)標(biāo)注簽發(fā)人姓名。（六）秘級(jí)。秘密公文應(yīng)標(biāo)明秘密等級(jí)，秘密等級(jí)分絕密、機(jī)密、 秘密三種，標(biāo)注在文件首頁左上角?！敖^密”、“機(jī)密”公文應(yīng)當(dāng)標(biāo) 明份號(hào)。（七）緊急程度。緊急公文應(yīng)標(biāo)明緊急程度，分特急、急兩種，標(biāo) 注位臵在文件首頁右上角。二、行文部分，是指公文的內(nèi)容與結(jié)構(gòu)。這一部分包括標(biāo)題、主 送機(jī)關(guān)、正文、附

6、件、發(fā)文機(jī)關(guān)、成文日期、印章等。 標(biāo)題。標(biāo)題應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確簡(jiǎn)要地概括公文的主要內(nèi)容并標(biāo)明公文 種類，一般應(yīng)標(biāo)明發(fā)文機(jī)關(guān)。公文標(biāo)題除發(fā)布規(guī)章性文件等特殊需要 可加書名號(hào)外，一般不用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。轉(zhuǎn)發(fā)文件，如被轉(zhuǎn)發(fā)文件標(biāo)題文字過長(zhǎng)，可以適當(dāng)?shù)貕嚎s文字、 概括內(nèi)容，但不能以被轉(zhuǎn)發(fā)文件的發(fā)文字號(hào)代替文件標(biāo)題。 主送機(jī)關(guān)。指承辦或處理公文的單位。主送機(jī)關(guān)應(yīng)使用全稱 或規(guī)范化簡(jiǎn)稱。主送機(jī)關(guān)應(yīng)寫在標(biāo)題之下，正文之上，居左頂格。 正文。正文是公文的主體，用來表述公文的具體內(nèi)容。正文 位于標(biāo)題或主送機(jī)關(guān)下方。 附件。指為正文作補(bǔ)充說明或印證參考的材料。公文如有附 件，一般應(yīng)與主件裝訂在一起，并在正文之后、印章位臵之前注明

7、附 件名稱和順序號(hào)，附件首頁左上角注明附件的順序號(hào)。 如附件與公文 正文不能一起裝訂，應(yīng)在附件左上角第一行頂格標(biāo)識(shí)公文的發(fā)文字號(hào) 并在其后標(biāo)識(shí)附件。 發(fā)文機(jī)關(guān)。應(yīng)寫單位全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱，幾個(gè)單位聯(lián)合發(fā)文， 應(yīng)將主辦單位排列在前 成文日期。領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的文件，以領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)日期為準(zhǔn)；會(huì)議通 過的文件，以通過日期為準(zhǔn)。發(fā)文時(shí)間一般標(biāo)注在發(fā)文機(jī)關(guān)的右下方。 會(huì)議通過的文件，應(yīng)在標(biāo)題之下、正文之前注明會(huì)議名稱和通過日期。 如遇公文正文恰好滿頁，發(fā)文機(jī)關(guān)和發(fā)文時(shí)間須另起一頁， 應(yīng)采取調(diào)整行距、字距的措施加以解決，務(wù)使印章與正文同處一頁， 不得采取注識(shí)“（此頁無正文）”的方法解決。 印章。除會(huì)議紀(jì)要外，公文一律加

8、蓋印章。聯(lián)合上報(bào)的公文， 由主辦機(jī)關(guān)加蓋印章；聯(lián)合下發(fā)的公文，發(fā)文機(jī)關(guān)都應(yīng)加蓋印章。印 章蓋在發(fā)文機(jī)關(guān)名稱的位臵，應(yīng)注意上不壓正文，下壓成文日期。 附注。公文如有附注，應(yīng)居左空二字加圓括號(hào)標(biāo)識(shí)在成文日 期下一行。其中，“請(qǐng)示”必須在附注處注明聯(lián)系人的姓名和電話。三、文尾部分包括主題詞、抄送機(jī)關(guān)、印制版記等。 主題詞。主題詞由反映公文主要內(nèi)容的規(guī)范化名詞或名詞性 詞組組成，標(biāo)注在抄送范圍上方。主題詞不能隨意標(biāo)注，院內(nèi)發(fā)文一 般不標(biāo)注主題詞，上報(bào)公文的主題詞應(yīng)按要求標(biāo)注。 抄送機(jī)關(guān)。公文的抄送機(jī)關(guān)指除主送機(jī)關(guān)以外的需要執(zhí)行或 知曉公文內(nèi)容的其他機(jī)關(guān)。抄送機(jī)關(guān)應(yīng)使用機(jī)關(guān)的全稱或規(guī)范化簡(jiǎn) 稱，標(biāo)注位臵

9、在主題詞之下抄送欄內(nèi)。 印制版記。印制版記包括文件制發(fā)單位名稱、制發(fā)日期和印 刷份數(shù)。臵于文件末頁的最下端。第八條 公文的用紙、印裝遵行下列格式。一、公文的文字應(yīng)橫排，并從左至右書寫。二、一般情況下，公文使用的字體應(yīng)統(tǒng)一。標(biāo)題一般用小二號(hào)小 標(biāo)宋字體， 正文一般用小三號(hào)仿宋字體， 標(biāo)題與正文之間要拉開一定 距離。三、公文用紙一般使用國(guó)際標(biāo)準(zhǔn) A4型（長(zhǎng)297毫米，寬210毫 米）紙張。一般每頁排 22行（即“單倍行距”），每行排 28個(gè)字（即 上、下頁邊距為 2.54 厘米，左右邊距為 3.17 厘米），左側(cè)裝訂。第四章 行文規(guī)則第九條 學(xué)院各單位的行文關(guān)系， 應(yīng)根據(jù)各自隸屬關(guān)系和職權(quán)范 圍確

10、定。學(xué)院可以對(duì)內(nèi)對(duì)外行文。除綜合辦公室外，其他各單位一般 不對(duì)外正式行文。 學(xué)院各單位對(duì)外行文， 只限業(yè)務(wù)對(duì)口單位的工作聯(lián) 系及開具相關(guān)證明等；對(duì)內(nèi)按職權(quán)范圍，可直接向院內(nèi)各單位行文， 也可互相行文 , 且只限于通知、報(bào)告、請(qǐng)示、函等文種。第十條 學(xué)院機(jī)關(guān)以外的其他單位一般不直接對(duì)外行文，應(yīng)按業(yè) 務(wù)范圍，由學(xué)院機(jī)關(guān)相關(guān)單位按有關(guān)規(guī)定履行對(duì)外行文手續(xù)。第十一條 學(xué)院機(jī)關(guān)各單位可以聯(lián)合行文。 學(xué)院機(jī)關(guān)各單位之間 對(duì)有關(guān)問題未協(xié)商一致，一律不得各自行文。第十二條 不得越級(jí)請(qǐng)示。因特殊情況，必須越級(jí)行文時(shí)，應(yīng)抄 送越過的機(jī)關(guān)。第十三條 請(qǐng)示的公文，一般應(yīng)一文一事，不能一文數(shù)事，更不 能直接把請(qǐng)示的問題

11、夾雜在報(bào)告、紀(jì)要、簡(jiǎn)報(bào)中。除院領(lǐng)導(dǎo)直接交辦 的事項(xiàng)外， 請(qǐng)示、報(bào)告等應(yīng)直接報(bào)送有關(guān)單位， 而不要送院領(lǐng)導(dǎo)個(gè)人， 更不應(yīng)同時(shí)送幾位院領(lǐng)導(dǎo)。請(qǐng)示未獲批復(fù)前，不能抄送其他單位。第五章 發(fā)文辦理第十四條 發(fā)文辦理包括草擬、 審核、簽發(fā)、復(fù)核、用印、登記、 分發(fā)等程序。第十五條 草擬公文應(yīng)注意下列事項(xiàng)：一、要符合國(guó)家的法律、法規(guī)，符合黨和政府的方針、政策及其 他有關(guān)規(guī)定。如提出新的規(guī)定，應(yīng)切實(shí)可行并加以說明。二、情況確實(shí)，觀點(diǎn)明確，表述準(zhǔn)確，結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)，條理清楚，直 述不曲，字詞規(guī)范，標(biāo)點(diǎn)正確，篇幅力求簡(jiǎn)短。三、人名、地名、數(shù)字、引文要準(zhǔn)確。引用公文應(yīng)當(dāng)先引標(biāo)題， 后引發(fā)文字號(hào)。引用外文應(yīng)當(dāng)標(biāo)明中文含義。

12、 日期要寫具體的年、 月、 日。四、公文中的數(shù)字，除成文日期、部分結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和在詞、詞 組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數(shù)字必須使用 漢字外，應(yīng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字。五、章節(jié)序數(shù)的寫法要分明。 一般排列順序?yàn)椋?第一層為“一、”，第二層為“”，第三層為“ 1. ”，第四層為“”。六、應(yīng)使用國(guó)家法定計(jì)量單位。七、文內(nèi)使用非規(guī)范化簡(jiǎn)稱， 應(yīng)當(dāng)先用全稱并注明簡(jiǎn)稱。 使用國(guó) 際組織外文名稱或其縮寫形式， 應(yīng)當(dāng)在第一次出現(xiàn)時(shí)注明準(zhǔn)確的中文 譯名。第十六條 各單位對(duì)內(nèi)行文應(yīng)經(jīng)各單位負(fù)責(zé)人審核， 由主管院領(lǐng) 導(dǎo)簽發(fā)；對(duì)外行文應(yīng)經(jīng)綜合辦公室核閱，由主管院領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)；綜合辦 公室負(fù)責(zé)以學(xué)院黨委和學(xué)院名

13、義對(duì)內(nèi)對(duì)外行文； 學(xué)院規(guī)范性文件， 須 由院長(zhǎng)發(fā)布。第十七條 對(duì)于送達(dá)的文件， 綜合辦公室核閱、 院領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)須在 一個(gè)工作日內(nèi)完成； 各主辦單位應(yīng)按文件要求或領(lǐng)導(dǎo)批示， 在規(guī)定的 時(shí)限內(nèi)辦結(jié)。第十八條 主管院領(lǐng)導(dǎo)、 各單位負(fù)責(zé)人審批公文應(yīng)認(rèn)真負(fù)責(zé)， 文 件主批人要簽署自己的意見、姓名和時(shí)間。第十九條 各單位起草的公文， 內(nèi)容涉及其他單位的， 主辦單位 應(yīng)與有關(guān)單位協(xié)商，并會(huì)簽。意見不一致時(shí)，主辦單位要如實(shí)向主管 院領(lǐng)導(dǎo)反映各方意見。第二十條 將公文送院領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)之前， 各單位負(fù)責(zé)人要認(rèn)真做好 審核工作，審核的重點(diǎn)是：是否需要行文，公文內(nèi)容、文字表述、文 種使用、格式等是否符合本辦法的有關(guān)規(guī)定，并

14、認(rèn)真填寫發(fā)文稿紙。 在公文印制之前，各單位文秘人員要負(fù)責(zé)認(rèn)真校對(duì)。第六章 收文辦理第二十一條 收文辦理一般包括簽收、 登記、審核、擬辦、批辦、 承辦、催辦等程序。第二十二條 收文要逐件查對(duì)、簽收。除領(lǐng)導(dǎo)親收外，所有公文 均由文秘人員拆圭寸，其他人員不得拆看。收到上級(jí)機(jī)關(guān)下發(fā)或交辦的公文，文秘人員要在收文當(dāng)天送辦公 室負(fù)責(zé)人提出擬辦意見，然后送院領(lǐng)導(dǎo)批示后辦理。收到各單位上報(bào)學(xué)院的需要辦理的公文，辦公室文秘人員應(yīng)進(jìn)行 審核。經(jīng)審核，對(duì)符合本辦法規(guī)定的公文，當(dāng)天送辦公室負(fù)責(zé)人提出 擬辦意見、送院領(lǐng)導(dǎo)批示或者交有關(guān)部門辦理， 需要兩個(gè)以上單位辦 理的應(yīng)當(dāng)明確主辦單位。對(duì)不符合要求的公文，經(jīng)辦公室負(fù)責(zé)

15、人批準(zhǔn) 后，當(dāng)天退回呈報(bào)單位并說明理由。第二十三條文秘人員應(yīng)按辦公室負(fù)責(zé)人簽注的意見，及時(shí)、準(zhǔn) 確分發(fā)，做到隨時(shí)處理。領(lǐng)導(dǎo)親收的文件，要及時(shí)送給領(lǐng)導(dǎo)本人，不 拖不誤。對(duì)已確定分發(fā)范圍的一般文件、資料、簡(jiǎn)報(bào)等，文秘人員可 直接分發(fā)。第二十四條 院領(lǐng)導(dǎo)和各單位的領(lǐng)導(dǎo)參加上級(jí)機(jī)關(guān)會(huì)議帶回的 文件、上級(jí)機(jī)關(guān)直接郵寄給各單位的涉及全院性的重要文件，會(huì)后馬上送交綜合辦公室登記后，按收文程序辦理。第二十五條 凡需領(lǐng)導(dǎo)傳閱的文件，應(yīng)附上傳閱卡。如需二位以 上領(lǐng)導(dǎo)傳閱的文件，辦公室負(fù)責(zé)人簽注傳閱意見后，由文秘人員組織 傳閱。文件傳閱時(shí)，嚴(yán)禁個(gè)人、單位橫傳及擴(kuò)大閱讀范圍。領(lǐng)導(dǎo)同志 應(yīng)抓緊時(shí)間閱讀文件和簽批處理意見

16、，閱后退還文秘人員。第二十六條領(lǐng)導(dǎo)對(duì)貫徹上級(jí)文件和下級(jí)請(qǐng)示、報(bào)告的批示，要 及時(shí)轉(zhuǎn)給承辦單位或承辦人員。對(duì)涉及兩個(gè)以上單位的事項(xiàng)，應(yīng)由主 辦單位會(huì)同有關(guān)單位協(xié)商處理和答復(fù)。第二十七條承辦單位收到交辦的公文后應(yīng)當(dāng)及時(shí)辦理，不得延 誤、推諉。緊急公文應(yīng)按時(shí)限要求辦理，確有困難的，應(yīng)當(dāng)及時(shí)向發(fā) 文單位或綜合辦公室說明。對(duì)不屬于本單位職權(quán)范圍或者不宜由本單 位辦理的，應(yīng)及時(shí)退回綜合辦公室并說明理由。第二十八條已送領(lǐng)導(dǎo)批示或交有關(guān)業(yè)務(wù)單位辦理的公文，文秘 人員要負(fù)責(zé)檢查催辦，做到緊急公文跟蹤催辦，重要公文重點(diǎn)催辦， 一般公文定期催辦，防止漏辦和延誤。第二十九條 文秘人員應(yīng)在收件當(dāng)天簽收登記文件； 對(duì)于文

17、秘人 員送達(dá)的文件，綜合辦公室簽注意見、院領(lǐng)導(dǎo)指示須在一個(gè)工作日內(nèi) 完成；各主辦單位應(yīng)按文件要求或領(lǐng)導(dǎo)批示，在規(guī)定的時(shí)限內(nèi)辦結(jié)。第七章公文歸檔第三十條 公文辦完后，應(yīng)根據(jù)公文立卷、歸檔的有關(guān)規(guī)定，及 時(shí)將公文的定稿、正本和有關(guān)材料整理立卷。第三一條公文立卷應(yīng)根據(jù)其特征、相互聯(lián)系和保存價(jià)值分類 整理，保證齊全、完整，要便于保管、查找和利用。第三十二條 立好的案卷，應(yīng)按照有關(guān)規(guī)定定期存放到檔案室。 個(gè)人不得保存應(yīng)存檔的公文。第八章 公文管理第三十三條 各單位應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)公文的統(tǒng)一收發(fā)、審核、 用印、歸檔和銷毀。第三十四條 傳遞秘密公文時(shí)必須米取相應(yīng)的保密措施， 確保文 件安全。第三十五條 翻印上