人工智能時(shí)代檔案管理革新路徑

1、人工智能時(shí)代檔案管理革新路徑 摘要：人工智能技術(shù)的開展開啟了一個(gè)新時(shí)代，也將推動檔案管理模式革命性變化。本文主要在分析人工智能對檔案工作的影響的根底之上，提出人工智能技術(shù)應(yīng)用于檔案工作的具體路徑。關(guān)鍵詞：人工智能；檔案管理；應(yīng)用人工智能技術(shù)起源于西方，英文縮寫為AI，其概念的提出最早見于1956年，其實(shí)質(zhì)是研究如何使計(jì)算機(jī)像人類一樣，甚至超過人類所做的智能工作。從時(shí)間上看，人工智能概念提出已經(jīng)有半個(gè)多世紀(jì)，而人工智能技術(shù)在信息、數(shù)據(jù)方面的處理能力早已經(jīng)讓人類大開眼界，且已經(jīng)被人們廣泛認(rèn)知。但是，當(dāng)前仍然處于弱人工智能時(shí)代，所以人工智能在許多領(lǐng)域還沒有被開發(fā)和利用。自新中國成立以來，國家對檔案工

2、作非常重視。檔案工作開展到上個(gè)世紀(jì)80年代時(shí)，已經(jīng)開始利用電子技術(shù)來輔助檔案管理。開展到現(xiàn)在，檔案管理電子化已經(jīng)比較成熟，但距離檔案管理現(xiàn)代化還有相當(dāng)?shù)木嚯x。檔案管理現(xiàn)代化很重要的標(biāo)志就是將人工智能技術(shù)應(yīng)用于檔案管理中，這一技術(shù)的應(yīng)用將使檔案工作更加便捷、高效、智能，必將會促成檔案管理質(zhì)的飛躍。在這個(gè)過程中，將會對檔案管理崗位提出新要求，檔案管理人員那么需要轉(zhuǎn)變角色，以適應(yīng)新的檔案管理模式。1人工智能技術(shù)對檔案工作的影響1.1提升檔案工作的效率和用戶的滿意度。人工智能技術(shù)對檔案的電子化、數(shù)字化等方面都有較高的應(yīng)用價(jià)值?？茖W(xué)技術(shù)的開展提升了管理的水平，自動化辦公、無紙化辦公等模式都已經(jīng)實(shí)現(xiàn)，這些

3、技術(shù)的應(yīng)用極大地提升了管理工作的效率，也改變了傳統(tǒng)的檔案管理模式。比方受辦公自動化的影響，直接形成了許多電子文件，而這些電子文件被錄入檔案管理系統(tǒng)后，在查閱時(shí)可以實(shí)現(xiàn)智能檢索。從當(dāng)前檔案管理情況看，簡單的信息檢索已經(jīng)難以適應(yīng)未來用戶個(gè)性化的需求，所以針對用戶采用同一類效勞方式是不利于提升效勞效果的。用戶不同，對檔案需求的內(nèi)容是有很大差異的，尤其是對那些利用檔案比較頻繁、對檔案有較強(qiáng)的認(rèn)知能力的群體，他們并不希望所獲得的信息只是對原始信息的簡單整合，而希望獲取的是將原始檔案信息進(jìn)行整合、加工及編研之后的檔案。隨著人工智能技術(shù)越來越成熟，其不僅能夠查找相關(guān)的信息，還能夠?qū)π畔⑦M(jìn)行分析和推理，最終得

4、出相應(yīng)的結(jié)論，為廣闊用戶提供更好的效勞?！?】1.2提升檔案資源管理成效?；ヂ?lián)網(wǎng)技術(shù)自誕生以來，推動了各行各業(yè)開展，但如何將互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)應(yīng)用到檔案資源的管理過程中，這一領(lǐng)域還有很大的上升空間。隨著人工智能技術(shù)在信息資源管理中的應(yīng)用逐漸增多，不僅實(shí)現(xiàn)了對資源的精細(xì)收集，還做到了對資源分類管理，這都得益于管理方式辨識及機(jī)器學(xué)習(xí)等一些核心技術(shù)的應(yīng)用，由此也提升了資源管理成效。從檔案資源整理角度看，人工智能技術(shù)能夠根據(jù)預(yù)先所設(shè)定的形式還可以整理檔案數(shù)據(jù)庫的文件資料。除此之外，人工智能技術(shù)也擁有識別圖像、視頻及音頻等類型的技術(shù)。人工智能多項(xiàng)核心技術(shù)的組合，使檔案信息錄入、檢索的功能更加強(qiáng)大，這不是其他工作

5、模式可以相比的。在實(shí)現(xiàn)人工智能核心技術(shù)組合以后，就能夠根據(jù)之前所設(shè)定的指令來完成對應(yīng)的工作，這個(gè)過程還可以篩選出錯(cuò)誤、不符合要求的信息和資料，從而確保檢索的正確性，也能夠有效縮短檢索時(shí)間?！?】1.3促成檔案管理工作人員角色發(fā)生變化。傳統(tǒng)的檔案管理模式下，檔案工作人員所扮演的更多是守衛(wèi)者;的角色。但是，隨著管理自動化、辦公自動化的推進(jìn)，對檔案管理工作崗位也帶來了沖擊。物理學(xué)家霍金曾經(jīng)在英國的?衛(wèi)報(bào)?上說過：自動化的盛行已經(jīng)讓大量的傳統(tǒng)制造業(yè)工廠的工人失業(yè)，而人工智能技術(shù)的興起會讓更多的人失業(yè)，甚至?xí)婕暗街挟a(chǎn)階級，最后留給人類的很可能只是護(hù)理、監(jiān)管之類的工作。;不僅如此，我國的學(xué)術(shù)界也普遍認(rèn)為

6、：進(jìn)入人工智能時(shí)代，那些傳統(tǒng)的依靠記憶、重復(fù)就能夠完成的技能是最沒有價(jià)值的，而且在不久的將來一定會讓機(jī)器所替代。人工智能技術(shù)對我國各行各業(yè)的影響也是顯而易見的，比方說近幾年興起的萬科物業(yè)管理機(jī)器人、工廠的無人全自動流水線作業(yè)等等，都說明人工智能技術(shù)對很多行業(yè)產(chǎn)生了沖擊?！?】傳統(tǒng)的檔案管理多依賴于人工完成，而管理過程中主要是對檔案資料的收集和檔案的開發(fā)利用，并效勞于社會和群眾。在資料整理的過程中，整理紙質(zhì)文件需要經(jīng)過從組件到排架共十個(gè)步驟，整理電子文件那么需要經(jīng)過組件到存儲共十個(gè)步驟。從這里可以看出，無論是整理紙質(zhì)還是電子文件，這些步驟都是程式化的，而且有很多是重復(fù)步驟。在引進(jìn)人工智能技術(shù)以后

7、，這些看似繁瑣、耗時(shí)的工作卻可以輕松地被機(jī)器人所完成，那從事這些工作的人力都可以被機(jī)器所取代。傳統(tǒng)管理模式下，檔案查閱、檢索也是很重要的效勞工作，但在人工智能技術(shù)的沖擊下，這些都可以通過機(jī)器直接辦理，而且簡化了很多步驟，提升了工作效率，導(dǎo)致傳統(tǒng)的人工模式也會被取代。在人工智能技術(shù)引領(lǐng)下的新的未來生態(tài)環(huán)境中，檔案管理行業(yè)的崗位分布會呈現(xiàn)出啞鈴式;結(jié)構(gòu)?！?】在筆者看來，檔案工作人員的工作會從傳統(tǒng)的業(yè)務(wù)操作層面轉(zhuǎn)向系統(tǒng)管理和對管理運(yùn)作的監(jiān)督層面。檔案管理的具體業(yè)務(wù)操作都會變?yōu)橄到y(tǒng)的自動化操作。比方說檔案資料的鑒定、整理、分類等，都會實(shí)現(xiàn)半自動化或者自動化的管理，這就大大提升了檔案管理的效率。也就是

8、說，未來的檔案管理模式下，整個(gè)管理系統(tǒng)將會是一個(gè)多功能系統(tǒng)，是一個(gè)可以完成一局部具體業(yè)務(wù)的新角色?！?】得益于這個(gè)檔案管理系統(tǒng)，傳統(tǒng)的資料整理人員、存放檔案的庫房管理人員都將節(jié)約大量的時(shí)間，人工的檔案管理核心工作那么主要轉(zhuǎn)向了對量化和系統(tǒng)化嵌入的研究、管理制度改進(jìn)、系統(tǒng)的維護(hù)和優(yōu)化等方面。2人工智能技術(shù)應(yīng)用于檔案工作的具體路徑2.1檔案資源整理應(yīng)用。當(dāng)前的檔案管理模式下，為了更好地保護(hù)傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案、實(shí)物檔案、口述檔案等，在收集到原始檔案之后，都會對這些檔案資源實(shí)行數(shù)字化加工，以確保其可以永久保存。有很多檔案部門建立了檔案數(shù)據(jù)庫，將館藏檔案都錄入到了數(shù)據(jù)庫中，人們使用時(shí)只需要檢索就可以了。但是

9、，當(dāng)前已經(jīng)是大數(shù)據(jù)時(shí)代，大數(shù)據(jù)時(shí)代下顯著的特點(diǎn)就是海量信息資源，所以檔案資源的數(shù)量也隨之增加。面對海量的檔案資源，要實(shí)現(xiàn)順利收集，那么需要依靠人工智能技術(shù)，比方說利用智能Agent來實(shí)現(xiàn)，從而可以快速收集到各類信息和資料。所收集到的信息資源數(shù)量大，格式也有差異，整體是雜亂無序的，普通的分類整理難度非常大。要準(zhǔn)確找到檔案的相關(guān)信息，那么需要對信息進(jìn)行預(yù)處理，這要求檔案工作人員具有非常專業(yè)的技能。要確保收集到的資源準(zhǔn)確分類，那么需要利用人工智能的分類技術(shù)，從而將看似雜亂無章的數(shù)據(jù)資源按照一定的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類。對檔案管理人員來說，要實(shí)現(xiàn)將檔案智能分類的人工智能技術(shù)有多種多樣，但核心技術(shù)那么主要包含自然

10、語言處理和機(jī)器學(xué)習(xí)。2.2檔案資源搜索應(yīng)用。人工智能技術(shù)的開展使得其應(yīng)用范疇被進(jìn)一步拓展。面對海量的信息，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)疲于應(yīng)付，提升檔案資源的檢索效率，那么必須加大技術(shù)投入，促使傳統(tǒng)檢索模式進(jìn)一步優(yōu)化，從而實(shí)現(xiàn)檔案信息檢索的高效和智能化。在檢索檔案資源過程中，主要是利用自然語言處理等一些核心智能技術(shù)，但影響檢索效率的因素有很多，除了技術(shù)方面的因素之外，檔案工作人員對系統(tǒng)的維護(hù)和工作的觀念也會影響檢索的效果。正因?yàn)槿绱耍M(jìn)人工智能技術(shù)那么顯得意義重大。但在實(shí)際操作過程中，因?yàn)樾畔⒘糠浅Ｖ?，而且影響檔案管理成效的因素有很多，所以還是給用戶體驗(yàn)帶來了影響。要確保用戶能夠在較短的時(shí)間內(nèi)獲

11、得想要的資料，那么需要引入人工智能技術(shù)中的搜索技術(shù)，比方說神經(jīng)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等，從而更好地滿足用戶的信息需求。2.3檔案管理過程中專家系統(tǒng)的應(yīng)用。人工智能專家系統(tǒng)指的是解決專門問題的計(jì)算機(jī)程序。將專家系統(tǒng)引入到檔案管理中，那么需要建立具備自動標(biāo)引功能的專家系統(tǒng)。首先需要建立一個(gè)能夠滿足應(yīng)用要求的知識庫，通過編程應(yīng)用這樣一種固定的形式存儲到計(jì)算機(jī)中，從而建立起檔案數(shù)據(jù)庫?，F(xiàn)在很多檔案部門已經(jīng)建立起了數(shù)據(jù)庫，但這些數(shù)據(jù)庫只是根底的，所存儲的更多是信息和事實(shí)，不屬于專家系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫。真正的專家系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫除了包含信息和事實(shí)之外，還包含專家的思考、假設(shè)和經(jīng)驗(yàn)等，以便對輸入數(shù)據(jù)的信息進(jìn)行推理和分析，并最終作出決斷

12、，從而發(fā)揮出專家的作用。建立人工智能專家系統(tǒng)的工作人員被稱為知識工程師，所以建立專家系統(tǒng)的人員屬于復(fù)合型人才，需要對計(jì)算機(jī)知識足夠熟悉，也需要掌握檔案管理的相關(guān)知識。因此，從事檔案工作的人員如果是建立人工智能專家系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫知識工程師就能夠解決很多問題。但當(dāng)前檔案管理工作中還缺乏這樣的人才，很多管理人員只是停留于傳統(tǒng)模式下的管理。因此，檔案部門應(yīng)該著力于引進(jìn)和培養(yǎng)具備較高知識層次的檔案工作人員，能夠在建立專家系統(tǒng)知識庫以后獨(dú)立自主地對檔案的密級、自動標(biāo)引等內(nèi)容作出相應(yīng)的判定，也能夠采用智能技術(shù)檢索和搜集檔案資源。在人工智能技術(shù)快速開展的今天，專家系統(tǒng)應(yīng)用于檔案管理是大勢所趨，所以應(yīng)該提前做好準(zhǔn)備。參考文獻(xiàn)：【1】郭小磊.淺談人工智能技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用和加強(qiáng)應(yīng)用的必要性.才智,2021(19):36.【2】黃麗清.淺析人工智能