第二章 EXCEL中的表格設(shè)計(jì)

1、EXCEL如何來設(shè)計(jì)一張數(shù)據(jù)表表格設(shè)計(jì)十宗罪EXCEL表格設(shè)計(jì)中的問題 一宗罪：標(biāo)題的位置不對(duì)標(biāo)題不要占據(jù)首行，不利于后續(xù)數(shù)據(jù)處理首行應(yīng)該放置列標(biāo)題表格標(biāo)題完全可以作為工作表標(biāo)簽注：工作簿工作表 這個(gè)結(jié)構(gòu)不僅要理解，也要會(huì)使用！EXCEL表格設(shè)計(jì)中的問題 二宗罪：令人糾結(jié)的填表順序表格設(shè)計(jì)的時(shí)候，要注意列標(biāo)題順序，符合工作流程以及錄入時(shí)習(xí)慣和思維。例子：日期，請(qǐng)假人，請(qǐng)假類別，請(qǐng)幾天概括起來，表格要符合工作流程！讓人錄入時(shí)舒服，不累?。ㄒ獙W(xué)會(huì)站在別人的鞋里思考）注：調(diào)整列時(shí)要注意使用SHIFT健!EXCEL表格設(shè)計(jì)中的問題 三宗罪：人為設(shè)置的分隔列破壞數(shù)據(jù)的完整性視覺需求是在數(shù)據(jù)表完成運(yùn)算和分

2、析的基礎(chǔ)上再考慮的問題分隔的列會(huì)影響數(shù)據(jù)分析功能的實(shí)現(xiàn)，如分類匯總（演示！）等EXCEL表格設(shè)計(jì)中的問題 四宗罪：多余的合計(jì)行在源數(shù)據(jù)表上進(jìn)行手工的匯總（求和），這是自添煩惱，自作聰明！一是操作繁瑣，不夠自動(dòng)化，特別是數(shù)據(jù)龐大（分類多）的情況下，這種手工合計(jì)行的弊端會(huì)更加顯現(xiàn)。二是破壞數(shù)據(jù)的完整性，并且容易出現(xiàn)數(shù)據(jù)沒有自動(dòng)更新而影響準(zhǔn)確性。正確做法：例子中按部門匯總（部門列存在） 按月份匯總（沒有月份列，可以按匯總需求添加）EXCEL表格設(shè)計(jì)中的問題五宗罪：多余的表頭，造成錯(cuò)誤的數(shù)據(jù)的記錄方式例子：第一行居中的標(biāo)題（前面已經(jīng)提過?。?第二行合并的幾個(gè)列的標(biāo)題，而實(shí)際上這個(gè)標(biāo)題僅僅是一種說明，并

3、不能識(shí)別數(shù)據(jù)的列屬性，而且會(huì)帶來災(zāi)難性后果：無法獲得正確的分類匯總，無法進(jìn)行自動(dòng)篩選！ 原因是EXCEL都是以首行作為數(shù)據(jù)表的標(biāo)題行，否則需要用戶手動(dòng)去選中數(shù)據(jù)區(qū)域！這個(gè)例子更重要的問題在于：請(qǐng)假各類的數(shù)據(jù)記錄方式！再次犯了滿足視覺需求，但破壞數(shù)據(jù)分析的基礎(chǔ)，無法按請(qǐng)假種類進(jìn)行篩選，也無法按種類進(jìn)行匯總！對(duì)初級(jí)用戶來說，可能還無法體會(huì)這種表格的問題。同一種屬性的數(shù)據(jù)，都要記錄在同一列注：只要符合數(shù)據(jù)表設(shè)計(jì)規(guī)范，要得到視覺上的滿足，非常簡單！EXCEL表格設(shè)計(jì)中的問題六宗罪：合并單元格嚴(yán)重破壞數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)合并居中功能的毒害！WORD表格的后遺癥！EXCEL數(shù)據(jù)表的每一行，都必須對(duì)應(yīng)一條記錄，每個(gè)單元

4、格對(duì)應(yīng)一個(gè)字段的值！明細(xì)數(shù)據(jù)必須有一條記錄一條，合并居中僅僅是在打印表格或僅供打印的表格時(shí)使用。例子：第一行居中的標(biāo)題（前面已經(jīng)提過?。?第二行合并的幾個(gè)列的標(biāo)題，而實(shí)際上這個(gè)標(biāo)題僅僅是一種說明，并不能識(shí)別數(shù)據(jù)的列屬性，而且會(huì)帶來災(zāi)難性后果：無法獲得正確的分類匯總，無法進(jìn)行自動(dòng)篩選！ 原因是EXCEL都是以首行作為數(shù)據(jù)表的標(biāo)題行，否則需要用戶手動(dòng)去選中數(shù)據(jù)區(qū)域！這個(gè)例子更重要的問題在于：請(qǐng)假各類的數(shù)據(jù)記錄方式！再次犯了滿足視覺需求，但破壞數(shù)據(jù)分析的基礎(chǔ)，無法按請(qǐng)假種類進(jìn)行篩選，也無法按種類進(jìn)行匯總！對(duì)初級(jí)用戶來說，可能還無法體會(huì)這種表格的問題。同一種屬性的數(shù)據(jù)，都要記錄在同一列注：只要符合數(shù)據(jù)

5、表設(shè)計(jì)規(guī)范，要得到視覺上的滿足，非常簡單！EXCEL表格設(shè)計(jì)中的問題六宗罪：合并單元格嚴(yán)重破壞數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)合并居中功能的毒害！WORD表格的后遺癥！EXCEL數(shù)據(jù)表的每一行，都必須對(duì)應(yīng)一條記錄，每個(gè)單元格對(duì)應(yīng)一個(gè)字段的值！明細(xì)數(shù)據(jù)必須有一條記錄一條，合并居中僅僅是在打印表格或僅供打印的表格時(shí)使用。例子 還是追求視覺上的美觀，但卻嚴(yán)重破壞數(shù)據(jù)表格的完整性，帶來的后果，既不能排序，也不能篩選出正確結(jié)果，還不能分類匯總！注：這種帶有合并單元格要分解成正常的表格，會(huì)非常麻煩！先取消合并單元格選中空單元格（定位）輸入公式代替所有空單元格在做EXCEL表格的時(shí)候，要學(xué)會(huì)假設(shè)，假設(shè)？假設(shè)數(shù)據(jù)量會(huì)很多！如果你的表

6、格只有10行，你的表格設(shè)計(jì)可能沒問題，但如果數(shù)據(jù)擴(kuò)展到1000千行，上百萬行呢？避免出現(xiàn)這種想法：我要處理的數(shù)據(jù)就這么點(diǎn)，笨辦法用用么好類！EXCEL表格設(shè)計(jì)中的問題七宗罪：別時(shí)容易聚時(shí)難（把源數(shù)據(jù)記錄在不同的工作表）EXCEL的源數(shù)據(jù)，應(yīng)該盡量記錄在一張工作表當(dāng)中，分開記錄在不同的工作表，會(huì)影響數(shù)據(jù)的完整和連貫，并且會(huì)影響后續(xù)數(shù)據(jù)分析和處理。想想：在不同工作表當(dāng)中，如何篩選，排序，自動(dòng)匯總？典型的例子，將一年的數(shù)據(jù)按月份分布在12張工作表當(dāng)中（例子）（但也有實(shí)際需要，如財(cái)務(wù)月報(bào)表）如果確實(shí)要根據(jù)需要分發(fā)報(bào)表（如分解出各月報(bào)表），那么在源數(shù)據(jù)的基礎(chǔ)上通過某些工具，會(huì)非常方便！注：原始數(shù)據(jù)表應(yīng)該

7、盡量集中在一個(gè)表，表越多，操作越繁瑣，分析處理也會(huì)更麻煩！ 實(shí)際需要分報(bào)表，則可以根據(jù)原始數(shù)據(jù)表進(jìn)行拆分，可以按照不同的需求來進(jìn)行拆分，而不是按照一個(gè)分類將原始數(shù)據(jù)分割在不同的工作表。EXCEL表格設(shè)計(jì)中的問題八宗罪：數(shù)據(jù)殘缺不全EXCEL數(shù)據(jù)表中一些單元格數(shù)據(jù)可能無法確定，或者為0值，習(xí)慣上會(huì)讓該單元格空白，從工作流程上來說無可厚非，但卻會(huì)嚴(yán)重影響后續(xù)數(shù)據(jù)的匯總與分析。（一行數(shù)據(jù)或記錄，缺少一個(gè)單元格，相當(dāng)于缺少一個(gè)數(shù)據(jù)屬性，這對(duì)后續(xù)的數(shù)據(jù)分析會(huì)有影響）例：如果沒有請(qǐng)假類別，等到需要對(duì)分類情況進(jìn)行整理分析 時(shí)候，因此在設(shè)計(jì)表格的時(shí)候，一張表格要記錄數(shù)據(jù)的哪些屬性，要慎重考慮。如果例子中如果需

8、要按部門進(jìn)行分類，則需要添加一個(gè)列，同時(shí)每一行數(shù)據(jù)都要登記部門屬性！EXCEL表格設(shè)計(jì)中的問題八宗罪：數(shù)據(jù)殘缺不全EXCEL數(shù)據(jù)表中一些單元格數(shù)據(jù)可能無法確定，或者為0值，習(xí)慣上會(huì)讓該單元格空白，從工作流程上來說無可厚非，但卻會(huì)嚴(yán)重影響后續(xù)數(shù)據(jù)的匯總與分析。（一行數(shù)據(jù)或記錄，缺少一個(gè)單元格，相當(dāng)于缺少一個(gè)數(shù)據(jù)屬性，這對(duì)后續(xù)的數(shù)據(jù)分析會(huì)有影響）例：如果沒有請(qǐng)假類別，等到需要對(duì)分類情況進(jìn)行整理分析 時(shí)候，因此在設(shè)計(jì)表格的時(shí)候，一張表格要記錄數(shù)據(jù)的哪些屬性，要慎重考慮。如果例子中如果需要按部門進(jìn)行分類，則需要添加一個(gè)列，同時(shí)每一行數(shù)據(jù)都要登記部門屬性！EXCEL表格設(shè)計(jì)中的問題九宗罪：在一個(gè)單元格記

9、錄復(fù)合屬性EXCEL表格，是數(shù)據(jù)處理工作，記錄數(shù)據(jù)著重?cái)?shù)據(jù)屬性，而不是文字描述（WORD表格），因此一個(gè)單元格，或者一列記錄數(shù)據(jù)的一個(gè)屬性。舉例來說：物流企業(yè)的配送地址應(yīng)該怎么記錄？例子：在一個(gè)單元格記錄2個(gè)屬性?。ㄟ@個(gè)例子的復(fù)合屬性記錄由于使用了同一個(gè)符號(hào)“/”,因此可以使用切分工具進(jìn)行分割，數(shù)據(jù)分列符號(hào)分列）EXCEL表格設(shè)計(jì)中的問題十宗罪：匯總表用手工做（哪怕是用公式！）EXCEL表格， 最擅長的就是各種匯總（包括平均等），用手工或公式來做就是多管閑事！EXCEL表格重點(diǎn)在于設(shè)計(jì)好表格，煩點(diǎn)在于輸入數(shù)據(jù)（好在現(xiàn)在很多數(shù)據(jù)都由系統(tǒng)收集），優(yōu)點(diǎn)在于自動(dòng)生成匯總！例子：根據(jù)這個(gè)數(shù)據(jù)表，來做幾個(gè)匯總（1）一維匯總表：按部門、按月份、按類別（以一個(gè)字段為條件）（2）多個(gè)字段的匯總：先按部門，再按分類匯總，或者先按月份，再按部門（3）二維匯總表：即既有標(biāo)題行，又是標(biāo)題列的，每個(gè)單元格的數(shù)據(jù)是二個(gè)維度組織的屬性 如：每個(gè)員工，在每個(gè)請(qǐng)假類別當(dāng)中的天數(shù)統(tǒng)計(jì) 每個(gè)月，每個(gè)部門的各種請(qǐng)假類別的天數(shù)統(tǒng)計(jì)如果這些匯總，用手工完成的話，那就白白浪費(fèi)EXCEL的功能了很多人學(xué)習(xí)或者EXCEL，都是因?yàn)閺氖褂霉竭M(jìn)行匯總計(jì)算開始的。但很多人卻沒有意識(shí)到：我們只需要認(rèn)真做好數(shù)據(jù)表，各種匯總交給EXCEL去完成。EXCEL表格設(shè)計(jì)中的問題結(jié)束語：這些表格中所犯的錯(cuò)誤，都來自于實(shí)際的應(yīng)用正是由于它們