Access教程第二章建立數(shù)據(jù)庫

1、Access 教程 第二章 建立數(shù)據(jù)庫 數(shù)據(jù)庫的設(shè)計概念與創(chuàng)建數(shù)據(jù)庫 表的創(chuàng)建及表與表之間的關(guān)系。 數(shù)據(jù)庫的修改、設(shè)計與編輯。一、數(shù)據(jù)庫的設(shè)計1概念及準(zhǔn)則下面介紹數(shù)據(jù)庫設(shè)計的概念，及由此而產(chǎn)生的數(shù)據(jù)庫設(shè)計準(zhǔn)則。Access 2003 數(shù)據(jù)庫是所有相關(guān)對象的集合，包括表、查詢、窗 體、報表、宏、模塊、 Web頁等。每一個對象都是數(shù)據(jù)庫的一個 組成部分，其中，表是數(shù)據(jù)庫的基礎(chǔ)，它記錄數(shù)據(jù)庫中的全部數(shù) 據(jù)內(nèi)容。而其他對象只是 Access 提供的用于對數(shù)據(jù)庫進(jìn)行維護(hù) 的工具而已。正因?yàn)槿绱?，設(shè)計一個數(shù)據(jù)庫的關(guān)鍵，就集中在建 立數(shù)據(jù)庫中的基本表上。關(guān)系型數(shù)據(jù)庫不管設(shè)計得好壞， 都可以存取數(shù)據(jù)， 但是不

2、同的數(shù) 據(jù)庫在存取數(shù)據(jù)的效率上有很大的差別。 為了更好的設(shè)計數(shù)據(jù)庫 中的表，下面提供幾條一般規(guī)則供大家討論。 字段唯一性。即表中的每個字段只能含有惟一類型的數(shù)據(jù)信 息。在同一字段內(nèi)不能存放兩類信息。 記錄唯一性。即表中沒有完全一樣的兩個記錄。在同一個表 中保留相同的兩具記錄是沒有意義的。 要保證記錄的唯一性， 就 必須建立主關(guān)鍵字。 功能相關(guān)性。即在數(shù)據(jù)庫中，任意一個數(shù)據(jù)表都應(yīng)該有一個 主關(guān)鍵字段， 該字段與表中記錄的各實(shí)體相對應(yīng)。 這一規(guī)則是針 對表而言的， 它一方面要求表中不能包含該表無關(guān)的信息， 另一 方面要求表中的字段信息要能完整地描述某一記錄。 字段無關(guān)性。即在不影響其他字段的情況下

3、，必須能夠?qū)θ?意字段進(jìn)行修改（非主關(guān)鍵字段） 。所有非主關(guān)鍵字段都依賴于 主關(guān)鍵字，這一規(guī)則說明了非主關(guān)鍵字段之間的關(guān)鍵是相互獨(dú)立 的。這些內(nèi)容涉及到關(guān)系模型與規(guī)范化問題， 這里不作理論分析， 我 們將在數(shù)據(jù)庫原理中學(xué)習(xí)和討論。2. 一般步驟按照上面幾條原則， 可以設(shè)計一個比較好的數(shù)據(jù)庫及基本表。 當(dāng) 然數(shù)據(jù)庫的設(shè)計遠(yuǎn)不止這些， 還需要設(shè)計者的經(jīng)驗(yàn)和對實(shí)際事務(wù) 的分析和認(rèn)識。 不過可以就這幾條規(guī)則總結(jié)出創(chuàng)建數(shù)據(jù)庫的一般 步驟。 明確建立數(shù)據(jù)庫的目的。即用數(shù)據(jù)庫做哪些數(shù)據(jù)的管理，有 哪些需求和功能。 然后再決定如何在數(shù)據(jù)庫中組織信息以節(jié)約資 源，怎樣利用有限的資源以發(fā)揮最大的效用。 確定所需要

4、的數(shù)據(jù)表。在明確了建立數(shù)據(jù)庫的目的之后，就 可以著手把信息分成各個獨(dú)立的主題， 每一個主題都可以是數(shù)據(jù) 庫中的一個表。 確定所需要的字段。確定在每個表中要保存哪些信息。在表 中，每類信息稱作一個字段，在表中顯示為一列。 確定關(guān)系。分析所有表，確定表中的數(shù)據(jù)和其他表中的數(shù)據(jù) 有何關(guān)系。必要時，可在表中加入字段或創(chuàng)建新表來明確關(guān)系。 改進(jìn)設(shè)計。對設(shè)計進(jìn)一步分析，查找其中的錯誤。創(chuàng)建表， 在表中加入幾個實(shí)際數(shù)據(jù)記錄，看能否從表中得到想要的結(jié)果。 需要時可調(diào)整設(shè)計。3. 實(shí)例剖析下面以小型公司為例，建立客戶、訂單、產(chǎn)品、雇員管理的數(shù)據(jù) 庫。 明確目的。 公司中有哪些雇員及其自然情況（何時被聘） 、工作

5、情況（銷 售業(yè)績）等。 公司中有哪些產(chǎn)品及其種類、單價、庫存量、定貨量等。 公司有哪些客戶，客戶的姓名、地址、聯(lián)系方式及有何訂貨要求等。 確定數(shù)據(jù)表。 客戶表。存儲客戶信息。 雇員表。存儲雇員信息。 產(chǎn)品表。存儲產(chǎn)品信息。 訂單明細(xì)表。存儲客戶訂單信息。 確定字段信息 在上述相關(guān)的表中， 我們可以初步確定如下必要的字段信息。 習(xí) 慣上，每個表都可人為設(shè)定一個關(guān)鍵字段。如訂單表中，它的主 關(guān)鍵字段是由多個字段組成的 （產(chǎn)品編號、 訂貨日期、 客戶編號、 雇員編號），同時為了方便，也可建立一個訂單編號作為主關(guān)鍵 字段，它本來是可有可無的。請看下圖所示的字段。 確定表間關(guān)系。要建立兩個表之間的關(guān)系，

6、 可以把其中一個表的主關(guān)鍵字段添加 到另一個表中，使兩個表都有該字段。下圖中， 課單明細(xì)表中的主關(guān)鍵字段是由多個字段組成的。 當(dāng)然 也可以如上所示地設(shè)立一個訂單編號作為主關(guān)鍵字段。 改進(jìn)設(shè)計。 上圖中每一個表中的字段設(shè)置可以進(jìn)一步完善和改進(jìn)， 甚至可以 建立不同于初步設(shè)計時的新表來完成。 如有需要， 為了進(jìn)行雇員 工資的發(fā)放，可以建立工資表。二、建立一個數(shù)據(jù)庫下面是 Microsoft Access 2003 的界面?；谶@個界面，創(chuàng)建一 個新的數(shù)據(jù)庫的方法是多樣的，也是十分簡單的。1利用模板新建數(shù)據(jù)庫為了方便用戶的使用， Access 2003 提供了一些標(biāo)準(zhǔn)的數(shù)據(jù)框架， 又稱為“模板” 。

7、這些模板不一定符合用戶的實(shí)際要求，但在向 導(dǎo)的幫助下，對這些模板稍加修改，即可建立一個新的數(shù)據(jù)庫。 另外，通過這些模板還可以學(xué)習(xí)如何組織構(gòu)造一個數(shù)據(jù)庫。Office Online 模板可通過在線查找所需要的數(shù)據(jù)庫模板選擇本機(jī)上的模板，出現(xiàn)如下窗體：選擇工時與賬單模板，如下圖：命名存盤后，向?qū)缦拢好媸菙?shù)據(jù)庫中的表和字段：如果修改字段，有些不能修改的將給出提示信息：選擇屏幕的顯示樣式：確定打印報表所用的樣式：指定數(shù)據(jù)庫的標(biāo)題，并確定是否給出圖片：完成數(shù)據(jù)的建立：完成數(shù)據(jù)庫建立所有工作之前，給出公司信息：切換在數(shù)據(jù)庫啟動的主控頁面：以下是數(shù)據(jù)的建立之后的內(nèi)容：通過模板建立數(shù)據(jù)庫雖然簡單， 但是有時

8、候它根本滿足不了實(shí)際 的需要。一般來說，對數(shù)據(jù)庫有了進(jìn)一步了解之后，我們就不再 去用向?qū)?chuàng)建數(shù)據(jù)庫了。高級用戶很少使用向?qū)А?. 直接建立一個數(shù)據(jù)庫選擇建立空數(shù)據(jù)庫， 其中的各類對象暫時沒有數(shù)據(jù)， 而是在以后 的操作過程中，根據(jù)需要逐步建立起來。新的空數(shù)據(jù)庫窗口如下：3. 根據(jù)現(xiàn)有文件新建數(shù)據(jù)庫Access 2003 提供了“根據(jù)現(xiàn)有文件新建數(shù)據(jù)庫”的功能，這與 以前的版本有不同之處。新建的數(shù)據(jù)庫與選中的現(xiàn)有數(shù)據(jù)庫文件存放在同一文件夾中， 但 是它的文件名有一個統(tǒng)一的改變， 即在原現(xiàn)有文件之主文件名后 增加“ 1”，以示區(qū)別，這樣就產(chǎn)生了現(xiàn)有數(shù)據(jù)庫文件的一個復(fù)制 副本。4. 打開已存在的數(shù)據(jù)庫

9、 要使用數(shù)據(jù)庫， Access 2003 需要打開數(shù)據(jù)庫。在打開數(shù)據(jù)庫對話框右上角，有一些按鈕：返回前一級、向上一級文件夾、Web搜索、刪除、新建文件夾、視圖方式、工具項5. 查看數(shù)據(jù)庫屬性數(shù)據(jù)庫是 Access 對象，因此具有屬性，屬性包括文件名、文件 大小、位置、由誰修必、最后修改日期。數(shù)據(jù)庫屬性分為 5 類： “常規(guī)”、“摘要”、“統(tǒng)計”、“內(nèi)容”、“自定義”。工玳號快單didi StlStl工時與犠單db凰性三、創(chuàng)建簡單表建立了空的數(shù)據(jù)庫之后， 即可向數(shù)據(jù)庫中添加對象， 其中最基本 的是表。簡單表的創(chuàng)建有多種方法，使用向?qū)?、設(shè)計器、通過輸 入數(shù)據(jù)都可以建立表。 最簡單的方法是使用表向?qū)?/p>

10、， 它提供了一 些模板。1. 使用向?qū)?chuàng)建表表向?qū)峁﹥深惐恚荷虅?wù)表和個人表。商務(wù)表包括客戶、雇員和產(chǎn)品等常見表模板；個人表包括家庭物品清單、食譜、植物和運(yùn)動日志等表模板。面假設(shè)建立一個客戶表：與 Sri tchboard Hens不相關(guān)表向?qū)еT確定新表是否與數(shù)據(jù)庫中苴他的表相關(guān).相關(guān)表具有匹配記錄.通常 新表至少與 當(dāng)前數(shù)砥庫中另一個表相關(guān).某些悔況下，向?qū)槟鷦?chuàng)淫表的關(guān)系下面的列表顯示新建的喪如何與現(xiàn)有的表相 關(guān).要改變一個表的關(guān)系/在列表中選擇一個表并單擊“咲系影按縱新建的“新崖客戶“表取消 完成（K）與竹寸款額不相關(guān)與呵寸款方式不相關(guān)與“工時卡片刖不相關(guān) 與“工時卡片開支則不相關(guān) 與

11、“工時卡片小時紂不相關(guān)如果選中的是第一項，則可修改表的結(jié)構(gòu)：2. 表設(shè)計器雖然向?qū)峁┝艘环N簡單快捷的方法來建立表， 但如果向?qū)Р荒?提供用戶所需要的字段，則用戶還得重新創(chuàng)建。這時，絕大多數(shù) 用戶都是在表設(shè)計器中來設(shè)計表的。工具欄上包括如下工具對象：視圖、保存、搜索、主鍵、索引、插入行、刪除行、屬性、生成 器、數(shù)據(jù)庫窗口、新對象3. 字段、數(shù)據(jù)類型、字段屬性 字段字段是通過在表設(shè)計器的字段輸入?yún)^(qū)輸入字段名和字段數(shù)據(jù)類 型而建立的。 表中的記錄包含許多字段， 分別存儲著關(guān)于每個記 錄的不同類型的信息（屬性） 。 在設(shè)計字段名稱時，某些字符不允許出現(xiàn)在字段名稱中： 句點(diǎn) . 驚嘆號 ! 方括號 左

12、單引號 字段名中可以使用大寫或小寫， 或大小寫混合的字母。 字段名可 以修改， 但一個表的字段在其它對象中使用了， 修改字段將帶來 一致性的問題。字段名最長可達(dá) 64 個字符，但是用戶應(yīng)該盡量避免使用過長的 字段名。 數(shù)據(jù)類型Access 2003 為字段提供了十種數(shù)據(jù)類型：數(shù)據(jù)類型用途字符長度文本字母和數(shù)字0 255 個字符備注字母和數(shù)字0 64000個字符數(shù)字?jǐn)?shù)值1、 2、4 或 8字節(jié)日期 /時間日期/ 時間8字節(jié)貨幣數(shù)值 8字節(jié)自動編號自動數(shù)字 4字節(jié)是/否是/否、真 /假1位OLE對象鏈接或嵌入對象可達(dá) 1G超鏈接Web 地址、郵件地址可達(dá) 64000字節(jié)查閱向?qū)碜云渌砘蛄斜淼闹?/p>

13、通常為 4 字節(jié)對于某一具體數(shù)據(jù)而言， 可以使用的數(shù)據(jù)類型可能有多種， 例如 電話號碼可以使用數(shù)字型， 也可使用文本型， 但只有一種是最合 適的。主要考慮的幾個方面如下： 字段中可以使用什么類型的值。 需要用多少存儲空間來保存字段的值。 是否需要對數(shù)據(jù)進(jìn)行計算 （主要區(qū)分是否用數(shù)字， 還是文本、 備注等）。 是否需要建立排序或索引（備注、超鏈接及 OLE 對象型字段 不能使用排序和索引） 。 是否需要進(jìn)行排序（數(shù)字和文本的排序有區(qū)別） 是否需要在查詢或報表中對記錄進(jìn)行分組（備注、超鏈接及 OLE對象型字段不能用于分組記錄） 。 字段屬性字段有一些基本屬性（如字段名、字段類型、字段寬度及小數(shù)點(diǎn)

14、位數(shù)），另外對于不同的字段，還會有一些不同的其它屬性。 字段大小。文本型默認(rèn)值為 50 字節(jié)，不超過 255 字節(jié)。不同 種類存儲類型的數(shù)字型，大小范圍不一樣。 格式。利用格式屬性可在不改變數(shù)據(jù)存儲情況的條件下，改 變數(shù)據(jù)顯示與打印的格式。 文本和備注型數(shù)據(jù)的格式最多可由三 個區(qū)段組成，每個區(qū)段包含字段內(nèi)不同的數(shù)據(jù)格式之規(guī)格。 第一區(qū)段描述文本字段的格式。第二區(qū)段描述零長度字符串的格。第三區(qū)段描述 Null 值字段的格式?？梢杂?4 種格式符號來控制輸入數(shù)據(jù)的格式： 輸入字符為文本或空格。& 不需要使用文本字符。 輸入的所有字母全部大寫（放在格式開始） 。 小數(shù)位數(shù)。小數(shù)位數(shù)只有數(shù)字和貨幣型數(shù)

15、據(jù)可以使用。小數(shù) 位數(shù)為 0 15 位，視數(shù)字或貨幣型數(shù)據(jù)的字段大小而定。 標(biāo)題。標(biāo)題用來在報表和窗體中替代字段名稱。要求簡短、 明確，以便于管理和使用。 默認(rèn)值。默認(rèn)值是新記錄在數(shù)據(jù)表中自動顯示的值。默認(rèn)值 只是開始值， 可在輸入時改變， 其作用是為了減少輸入時的重復(fù) 操作。 有效性規(guī)則。數(shù)據(jù)的有效性規(guī)則用于對字段所接受的值加以 限制。有些有效性規(guī)則可能是自動的， 如檢查數(shù)值字段的文本或 日期值是否合法。有效性規(guī)則也可以是用戶自定義的。例如：100 Between#1/1/1970#and#12/31/2003# 有效性文本。有效性文本用于在輸入的數(shù)據(jù)違反該字段有效 性規(guī)則時出現(xiàn)的提示。其內(nèi)

16、容可以直接在【有效性文本】框內(nèi)輸 入，或光標(biāo)位于該文本框時按 Shift+F2 ，打開顯示比例窗口。 掩碼。輸入掩碼為數(shù)據(jù)的輸入提供了一個模板，可確保數(shù)據(jù) 輸入表中時具有正確的格式。 比如： 在密碼框中輸入的密碼不能 顯示出來，只能以“ * ”形式顯示，那么只需要在【輸入掩碼】 文本框內(nèi)設(shè)置為“ * ”即可。輸入掩碼可以打開一個向?qū)?，根?jù)提示輸入正確的掩碼。4. 使用設(shè)計器創(chuàng)建表的一般步驟對表設(shè)計器、字段、字段屬性、字段數(shù)據(jù)類型有所了解之后，現(xiàn) 在再來看用表設(shè)計器創(chuàng)建表的一般步驟。 打開空表設(shè)計 器。 輸入【客戶編號】字段名，設(shè)置為主關(guān)鍵字段（主鍵） 。 設(shè)定數(shù)據(jù)類型為“數(shù)字” 。 用同樣的方

17、法建立【客戶名】 、【聯(lián)系人】、【聯(lián)系電話】等字 段并設(shè)置字段的屬性。 輸入說明文字。保存表結(jié)構(gòu)的設(shè)計，用另存為，給出表名 查看表視圖，可輸入記錄數(shù)據(jù)。5. 通過輸入數(shù)據(jù)建立表Access 2003 還提供了一種通過輸入數(shù)據(jù)建立表的方法。如果沒 有確定表的結(jié)構(gòu)， 但是手中有表所要存儲的數(shù)據(jù)， 可直接采用此 方法建立表。 在新建表時， 選取【數(shù)據(jù)表視圖】 即可進(jìn)入此方法。 默認(rèn)情況下，該表有 10 個字段，可增刪，可重命名。四、設(shè)定表之間的關(guān)系數(shù)據(jù)庫中的各表之間并不是孤立的， 它們彼此之間存在或多或少的聯(lián)系，這就是“表間關(guān)系” 。這也正是數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)與文件系統(tǒng)的重點(diǎn)區(qū)別。1.表的索引當(dāng)表中的數(shù)據(jù)很

18、多時，需要利用索引幫助用戶更有效地查詢數(shù) 據(jù)。 索引的概念 索引的概念涉及到記錄的物理順序與邏輯順序。 文件中的記錄一 般按其磁盤存儲順序輸出， 這種順序稱為物理順序。 索引不改變 文件中記錄的物理順序，而是按某個索引關(guān)鍵字（或表達(dá)式）來 建立記錄的邏輯順序。 在索引文件中， 所有關(guān)鍵字值按升序或降 序排列， 每個值對應(yīng)原文件中相應(yīng)的記錄的記錄號， 這樣便確定 了記錄的邏輯順序。 今后的某些對文件記錄的操作可以依據(jù)這個 索引建立的邏輯順序來操作。請看下面，第一張表是原表文件內(nèi)容，第二張表是依據(jù)“學(xué)生姓 名”建立的一個排序文件，第三張表是依據(jù)“學(xué)生姓名”建立的 一個索引文件。顯然， 索引文件也會

19、增加系統(tǒng)開銷， 我們一般只對需要頻繁查詢 或排序的字段創(chuàng)建索引。而且，如果字段中許多值是相同的，索 引不會顯著提高查詢效率。 以下數(shù)據(jù)類型的字段值能進(jìn)行索引設(shè)置：字段數(shù)據(jù)類型為文本、 數(shù)字、貨幣、日期 / 時間型，搜索保存在字段中的值，排序字段 中的值。表的主鍵將自動被設(shè)置為索引， 而備注、 超鏈接及 OLE對象等類 型的字段則不能設(shè)置索引。Access 2003 為每個字段提供了 3 個索引選項：“無”、“有（有 重復(fù)）”、“有（無重復(fù)） ”。 單字段索引 索引可分為單一字段索引和多字段索引兩種。 一般情況下， 表中 的索引為單一字段索引。建立單一字段索引的方法如下： 打開表設(shè)計視圖，單擊要

20、創(chuàng)建索引的字段，該字段屬性將出 現(xiàn)在【字段屬性】區(qū)域中。 打開【常規(guī)】選項卡的【索引】下拉列表，在其中選擇“有 （有重復(fù)）”選項或“有（無重復(fù)） ”選項即可。 然后保存修改。 多字段索引如果經(jīng)常需要同時搜索或排序更多的字段， 那么就需要為組合字 段設(shè)置索引。建立多字段索引的操作步驟如下： 在表的設(shè)計視圖中單擊工具欄中的【索引】按鈕，彈出索引 對話框。 在【索引名稱】列的第一個空行內(nèi)輸入索引名稱，索引名稱 一般與索引字段名相同。 選字段名稱，設(shè)置排序次序。注意：建立索引， 在很大程度上與表的關(guān)聯(lián)及查詢設(shè)計有重要意 義。2.表的主關(guān)鍵字 數(shù)據(jù)庫中的每一個表都必須有一個主關(guān)鍵字。 它用于保證表中的

21、每條記錄都是唯一的。定義主鍵的方法很簡單，具體方法可操作一下。更改主鍵時，首 先要刪除舊的主鍵， 而刪除舊的主鍵， 先要刪除其被引用的關(guān)系。3.創(chuàng)建并查看表間關(guān)系 可以在包含類似信息或字段的表之間建立關(guān)系。 在表中的字段之 間可以建立 3 種類型的關(guān)系：一對一、一對多、多對多；而多對 多關(guān)系可以轉(zhuǎn)化為一對一和一對多關(guān)系。一對一關(guān)系存在于兩個表中含有相同信息的相同字段， 即一個表 中的每條記錄都只對應(yīng)于相關(guān)表中的一條匹配記錄。 如雇員表和 人力資源表。一對多關(guān)系存在于當(dāng)一個表中的每一條記錄都對應(yīng)于相關(guān)表中 的一條或多條匹配記錄時。如產(chǎn)品表與銷售表。 創(chuàng)建關(guān)系在表與表之間建立關(guān)系， 不僅在于確立了

22、數(shù)據(jù)表之間的關(guān)聯(lián)， 它還確定了數(shù)據(jù)庫的參照完整性。 即在設(shè)定了關(guān)系后， 用戶不能隨 意更改建立關(guān)聯(lián)的字段。 參照完整性要求關(guān)系中一張表中的記錄 在關(guān)系的另一張表中有一條或多條相對應(yīng)的記錄。 不同的表之間的關(guān)聯(lián)是通過表的主鍵來確定的。 因此當(dāng)數(shù)據(jù)表的 主鍵更改時， Access 2003 會進(jìn)行檢查。創(chuàng)建數(shù)據(jù)庫表關(guān)系的方法如下： 單擊數(shù)據(jù)庫窗口工具欄上的【關(guān)系】按鈕，或者選擇【工具】 | 【關(guān)系】命令，打開關(guān)系窗口。選擇【顯示表】 （右擊選擇）， 將表添加到設(shè)計窗口中。 拖放一個表的主鍵到對應(yīng)的表的相應(yīng)字段上。根據(jù)要求重復(fù) 此步驟。 查看關(guān)系關(guān)系可以查看和編輯。打開【關(guān)系】窗口，即可查看關(guān)系；而

23、雙擊表間的連線，可以編輯任何連接關(guān)系，此時彈出編輯窗口。4.表間關(guān)系的修改與打印 修改和刪除關(guān)系用戶可以編輯已有的關(guān)系，或刪除不需要的關(guān)系。如上所述，雙 擊關(guān)系連線， 可編輯關(guān)系； 而右擊連線， 選擇刪除， 可刪除關(guān)系 打印關(guān)系 一旦數(shù)據(jù)庫定義了所有關(guān)系， 就很容易用圖表來說明數(shù)據(jù)庫。 要 打印關(guān)系圖，可在【關(guān)系】窗口中右擊任一空白區(qū)并選擇【全部 顯示】命令；選擇【文件】 | 【打印關(guān)系】命令，即打印了打印 關(guān)系圖的預(yù)覽圖，右擊選擇打印，就可在打印機(jī)上打印關(guān)系圖。如果要了解數(shù)據(jù)庫關(guān)系的更準(zhǔn)確信息， 系類型等屬性，可通過選擇【工具】 檔管理器】來分析了解。包括諸如參照完整性和關(guān)| 【分析】命令，

24、打開【文五、修改數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)在創(chuàng)建數(shù)據(jù)庫及表，設(shè)定表間關(guān)系、表的索引、表的主鍵之后， 隨著用戶對自己所建數(shù)據(jù)庫的用途更加深入了解，有時候會發(fā) 現(xiàn)，當(dāng)初所建數(shù)據(jù)庫及表有很多需要改動的地方， 這就涉及到修 改數(shù)據(jù)庫、表及對其進(jìn)行格式化的工作。1. 對表的操作在使用中，用戶可能會對已有的數(shù)據(jù)庫進(jìn)行修改，在修改之前， 用戶應(yīng)該考慮全面。 因?yàn)楸硎菙?shù)據(jù)庫的核心， 它的修改將會影響 到整個數(shù)據(jù)庫。 打開的表或正在使用的表是不能進(jìn)行修改的， 必 須先將其關(guān)閉。 如果在網(wǎng)絡(luò)中使用， 必須保證所有用戶均已退出 使用。關(guān)系表中的關(guān)聯(lián)字段也是無法修改的，如果確實(shí)要修改， 必須先將關(guān)聯(lián)去掉。 備份表和復(fù)原如果用戶需要修

25、改多個表， 那么最好將整個數(shù)據(jù)文件備份。 數(shù)據(jù) 庫文件的備份， 與 Windows下普通文件的備份一樣， 復(fù)制一份即 可。復(fù)制方法很多而且簡單，另有一種好方法就是【文件】菜單 下的【另存為】選項。 刪除表如果數(shù)據(jù)庫中含有用戶不再需要的表， 可以將其刪除。 刪除數(shù)據(jù)庫表須慎重考慮，不可輕舉妄動，要考慮清楚了，方可實(shí)施，它 是一個危險的動作。 更改表名有時需要將表名更改， 使其具有新的意義， 以方便數(shù)據(jù)庫的管理。 通過【重命名】可以很快地更改表名。 設(shè)置表屬性 有兩種類型的表屬性可以用于 Access 數(shù)據(jù)庫，一是表對象屬性， 二是表定義屬性。表對象屬性包括名稱、擁有者、創(chuàng)建日期、最后修正日期以及

26、諸 如“隱藏”、“或復(fù)制”等特性。在設(shè)計視圖中打開表，同時打開【屬性】對話框，可以查看和定 義當(dāng)前設(shè)計表的屬性。如果要更改默認(rèn)的表設(shè)計屬性，可選擇【工具】 | 【選項】命令， 打開【表 / 查詢】選項卡。如下兩圖：2. 對字段的操作當(dāng)用戶對字段名稱進(jìn)行修改時， 可能影響到字段中存放的一些相 關(guān)數(shù)據(jù)。如果查詢、 報表、窗體等對象中使用了這個更名的字段， 那么這些對象中也要相應(yīng)地更改字段名的引用。 更名的方法有兩 種，一是設(shè)計視圖，二是數(shù)據(jù)表視圖 插入新字段插入新字段也可以在設(shè)計視圖和數(shù)據(jù)表視圖中分別完成。 操作的 方法是通過鼠標(biāo)拖動完成的。 移動字段用戶可以通過表設(shè)計視圖來進(jìn)行移動字段的操作 復(fù)

27、制字段Access 2002 提供了復(fù)制字段功能，以便在建立相同或相似的字 段時使用。它通過剪貼板操作完成。 刪除字段刪除字段可以在兩種視圖中完成。 應(yīng)當(dāng)注意： 刪除字段將導(dǎo)致該 字段的數(shù)據(jù)無法恢復(fù)。 修改字段屬性用戶可以在設(shè)計表結(jié)構(gòu)之后， 重新更改字段的屬性。 其中最主要 的是更改字段的數(shù)據(jù)類型和字段長度。3. 數(shù)據(jù)的有效性 定義字段有效性規(guī)則 字段的有效性規(guī)則允許用戶限定字段的值， 例如： 可以限制年齡 字段中年齡的輸入不能超過 0 120 這一范圍。向【有效性規(guī) 則】文本框中輸入一個表達(dá)式， 就可以定義一個字段中值的簡單 核查規(guī)則。要設(shè)置有效性規(guī)則，可以在表設(shè)計窗口中單擊【有效性規(guī)則】右

28、 邊的按鈕，打開【表達(dá)式生成器】 。=一般情況下， 一個字段的有效性規(guī)則表達(dá)式中包含一個運(yùn)算符和一個比較值。運(yùn)算符有如下幾種：In(A1,A2, ,An) 檢查輸入數(shù)據(jù)是否為括號內(nèi)中的某一值。 Between A1 And An 要求輸入值必須介于兩值之間。Like 檢查一個文本或備注字段的值是否匹配一個模式字符串 其通配符如下：? 指代任何單一字符。* 指代零個或多個字符，用來定義標(biāo)題、結(jié)尾。# 指代單個數(shù)字規(guī)則 Access 2003 息00須不是 0100 or 200100 or 200是 100 或 200C* Like 以“ C”開頭C* or D*Like以“ C”或“ D”開頭

29、C?t Like 開頭“ t ”結(jié)尾的 4字符。C*表達(dá)式 標(biāo)準(zhǔn)消數(shù)值必數(shù)值必須文本必須文本必須以“C”年1 字段可包C*” or Like “D*”C?t”=01/01/99And=#1/1/99#And#1/15/99# 99 月 1 日與 99 年 1 月 15 日之間Not CA Not“ CA”或以使用 AND或 OR操作符來組合準(zhǔn)則，有效性規(guī)則可以含有用于同一字段的多個準(zhǔn)則。下表給出規(guī)則與實(shí)例及相應(yīng)有效性消含除“ CA”外的任意值 定義記錄有效規(guī)則 記錄有效規(guī)則是一個表屬性而不是一個字段屬性。 一個表只能定 義一條記錄有效規(guī)則，若要使用多條準(zhǔn)則，可利用AND或 OR操作符把這些準(zhǔn)則

30、組合在一個表達(dá)式中。4. 對數(shù)據(jù)表的行與列的操作 行操作可以調(diào)整行高，通過對話框方式或直接用鼠標(biāo)完成此操作。 列操作由于屏幕大小限制， 有時需要隱藏某些字段。 隱藏列的操作十分 簡單： 使某一列寬為 0 即將該列隱藏。 恢復(fù)隱藏列的操作須在數(shù) 據(jù)一視圖下選擇【格式】 | 【取消隱藏列】命令，彈出【取消隱 藏列】對話框。六、使用與編輯數(shù)據(jù)表1.更改數(shù)據(jù)表的顯示方式 改變字體用戶可根據(jù)需要來選擇不同的字體。選擇【格式】| 【字體】命令，將單出【字體】對話框。 設(shè)置單元格效果 用戶可以對數(shù)據(jù)表的單元格效果進(jìn)行設(shè)置。其操作方法為選擇 【格式】 | 【數(shù)據(jù)表】命令，彈出【設(shè)置數(shù)據(jù)表格式】對話框。2.修改

31、數(shù)據(jù)表中的數(shù)據(jù) 插入新數(shù)據(jù) 當(dāng)向一個空表或者向已有數(shù)據(jù)的表增加新的數(shù)據(jù)時， 都要使用插入新記錄的功能。 修改數(shù)據(jù)在數(shù)據(jù)表視圖中， 用戶可以方便地修改已有的數(shù)據(jù)記錄。 注意保 存。 替換數(shù)據(jù)如果想把數(shù)據(jù)表中的某個數(shù)據(jù)替換為另一個數(shù)據(jù)， 可以進(jìn)行如下 操作：在數(shù)據(jù)表視圖中選中要替換的字段內(nèi)容， 然后選擇 【編輯】|【替 換】命令，彈出【查找和替換】對話框。 復(fù)制、移動數(shù)據(jù) 利用剪貼板功能可以很方便地進(jìn)行復(fù)制、移動數(shù)據(jù)操作功能。 刪除記錄可以利用【編輯】 | 【刪除】進(jìn)行刪除操作，也可有快捷鍵方式 完成該操作。3.排列數(shù)據(jù)Access 2003 根據(jù)主鍵值自動排序記錄。在數(shù)據(jù)檢索和顯示期 間，用戶可

32、以按不同的順序來排序記錄。在數(shù)據(jù)表視圖中，可以 對一個或多個字段進(jìn)行排序。升序的規(guī)則是按字母順序排列文本，從最早到最晚排列日期 / 時間值，從最低到最高排列數(shù)字與 貨幣值。對于多個字段的排序， Access 2003 使用從左到右的優(yōu)先排序 權(quán)。亦可對子表進(jìn)行如上操作在數(shù)據(jù)表視圖下，工具欄上有兩個按鈕：【按窗體篩選】按排序后可存放，而產(chǎn)生物理排序后的文件。4.查找數(shù)據(jù)用戶可以在數(shù)據(jù)表視圖中查找指定的數(shù)據(jù)， 其操作是通過 【編輯】 | 【查找】命令來完成的。5.篩選數(shù)據(jù) 篩選數(shù)據(jù)是只將符合篩選條件的數(shù)據(jù)記錄顯示出來，以便用戶查看。篩選方法有 5 種，分別按窗體篩選、按選定內(nèi)容篩選、輸 入篩選、高級篩選 / 排序、內(nèi)容排除篩選。 按窗體篩選鈕、 【應(yīng)用篩選】按鈕。 按選定內(nèi)容篩選按選定內(nèi)容篩選是指先選定數(shù)據(jù)表中的值， 然后在數(shù)據(jù)表中找出 包含此值的記錄。先在數(shù)據(jù)表中選中字段中某記錄的值， 然后，選擇【記錄】 |【篩 選】| 【按選定內(nèi)容篩選】命令，單擊工具欄上的【按選定內(nèi)容 篩選】按鈕。 內(nèi)容排除篩選用戶有時不需要查看某些記錄， 或已經(jīng)查看過記錄而不想再將其 顯示出來，這時就要用排除篩選。方法是： 先在數(shù)據(jù)表中選中字段中某記錄的值， 然后，選擇【記錄】 |【篩 選】| 【內(nèi)容排除篩