ERP系統(tǒng)管理制度

1、XXX 電氣（集團）股份有限公司ERP系統(tǒng)管理制度目錄1 總則32 操作規(guī)范及規(guī)定32.1 新增系統(tǒng)資料規(guī)定32.2 單據(jù)錄入時間規(guī)定32.3 庫管簽章及盤點規(guī)定42.4 生產(chǎn)訂單管理要求42.5 采購單據(jù)流轉42.6 采購發(fā)票錄入及付款要求42.7 銷售出庫單錄入要求42.8 委外加工管理規(guī)定52.9 非銷售產(chǎn)品借用時間規(guī)定52.10 退料業(yè)務處理52.11 操作員增加及權限規(guī)定52.12 交接工作53 附表52ERP系統(tǒng)管理制度1 總則為了加強XXXX集團信息系統(tǒng)的管理，確保信息數(shù)據(jù)的安全性和準確性，促使XXXX集團信息系統(tǒng)工作持續(xù)健康的發(fā)展，根據(jù)公司相關管理制度，結合管理信息系統(tǒng)工作的特

2、點，特制定本制度。2 操作規(guī)范及規(guī)定2.1新增系統(tǒng)資料規(guī)定2.1.1各部門需要新增型號時，須填寫申請確認單，注明新增型號的物品名稱、型號、計量單位、庫位、物品性質（自制/ 外購），經(jīng)技術部門確認后，送ERP 小組進行添加，禁止口頭 、電話等方式請求添加型號。技術部門必須在 1 小時內簽字確認回復當事人， ERP小組收到技術部門確認的申請確認單后，必須在1 小時內添加到系統(tǒng)。2.1.2新產(chǎn)品開發(fā)完成投入生產(chǎn)后，技術部負責人須安排技術部門相關人員在下達生產(chǎn)訂單前將產(chǎn)品 BOM 及時準確錄入系統(tǒng)，如果因BOM 沒能及時錄入系統(tǒng)或錄入信息錯誤而影響生產(chǎn)和成本計算，可對相關責任人開出按20 元/ 次罰款

3、單。2.2單據(jù)錄入時間規(guī)定2.2.1各崗位制單人必須保證當天所有單據(jù)按要求錄入系統(tǒng)，如未將單據(jù)及時準確錄入系統(tǒng)，影響正常工作， 一經(jīng)查實將對責任當事人開出按10 元 / 次罰款單， 并希望大家的監(jiān)督；（生產(chǎn)部每天都有上 50 張以上的單對型號不熟的人員怎么辦？）2.2.2當天單據(jù)必須在第二天上午10：00 前送交財務，若遇特殊情況，必須在3 日內送交財務。自制入庫單需附對應的領用出庫單；樣品出庫單、 補貨單以及研發(fā)領用單需總經(jīng)理簽字后，方可送交財務，無領導簽字簽字，財務有權拒收。2.2.3設有入庫審批流的單據(jù)，倉庫收貨后，必須在1 小時內審批入庫單。 （要討論合理的時間，一小時對成品入庫搬運還

4、有收料做不到的8-16 個工作小時）以下如遇加急單據(jù)，制單人必須在半小時之內將加急單據(jù)錄入系統(tǒng)，倉庫收貨后， 必須在半小時內審批入庫單。2.2.4當月入、出庫單據(jù)，當月必須處理，不得以任何理由隔月處理，公司每月結帳的時間為（上月 26 日 - 下月 25日），在此期間，所有出入庫單據(jù)必須在每月25日前全部錄入系統(tǒng)；2.3.5各崗位制單人，須將各自當月所有出入庫單據(jù)清單匯總核對后打印，部門主管及制單人簽字后， 每月 27 日上午 10：00 前送交財務。 一旦單據(jù)清單送交財務，如有單據(jù)遺漏、錯誤、修改等情況將對責任當事人開出10 元 / 張罰款單。（不是很清楚？為什么有單句還要清單，這樣變成有錯

5、也不一定改了，你要罰款嗎! ）2.3.6制作單據(jù)時，必須按要求填寫統(tǒng)計、部門、職員、出入庫類別，單據(jù)號必須按照單據(jù)號命名規(guī)則填寫，未按要求填制，將對責任當事人開出按10元 / 次罰款單。2.2.7連續(xù)三個月未出錯，按50-100 元獎勵當事人32.3庫管簽章及盤點規(guī)定2.3.1所有入、出庫單據(jù)必須有庫管簽章，包括手工簽章和系統(tǒng)簽章，且兩者簽章必須是同一個人。 ( 人員請假或外出怎么辦？ )2.3.2如果需要進行物品盤點，須填寫盤點申請單，經(jīng)財務成本會計及總經(jīng)理簽字后，方可在系統(tǒng)中制作盤盈入庫單及盤虧出庫單。（錯誤沒有辦法及時糾正，建議先做帳物處理，后查原因或責任）2.3.3送交財務的盤盈入庫單

6、、 盤虧出庫單必須有總經(jīng)理簽字， 無領導簽字， 財務有權拒收。2.3.4以上未按要求辦理 , 將對責任當事人開出按 10元 / 張罰款單。2.4生產(chǎn)訂單管理要求2.4.1當月下達的生產(chǎn)訂單，生產(chǎn)調度人員必須在每月25 日后，兩個工作日內全部關閉。2.4.2生產(chǎn)調度每月運行MRP計算前， 必須查看所有的出入庫單據(jù)是否審批，是否存在未關閉的生產(chǎn)訂單以及對應BOM單是否正確。2.4.3以上未按要求辦理, 造成系統(tǒng) MRP計算數(shù)據(jù)不準，將對責任當事人開出按10 元/ 張罰款單。2.5 采購單據(jù)流轉2.5.1采購材料到貨后，由采購部門填寫送檢單，質檢部門檢貨后，須當天將質檢報告送交倉庫，倉庫收貨后， 填

7、寫實際到貨數(shù)量， 須當天將質檢報告送交供應部。（清點確認數(shù)量后及時送交）2.5.2供應部收到質檢報告后，當天所有單據(jù)必須按要求錄入系統(tǒng)，每周的采購入庫單必須在下周一上午 10：00 點前送交財務。 如果制單人未將單據(jù)及時錄入系統(tǒng)，影響正常工作，一經(jīng)查實將對責任當事人開出按10 元 / 張罰款單。2.5.3當天采購入庫單錄入完畢后，須在2 小時內，將質檢報告返還倉庫，倉庫人員必須在1 小時內確認采購入庫單，進行庫管簽章。2.6采購發(fā)票錄入及付款要求2.6.1供應部收到發(fā)票后， 必須在當天按要求錄入系統(tǒng)，每周一上午10：00 前將上周的全部發(fā)票送交財務。2.6.2 在簽字付款時憑發(fā)票的產(chǎn)品名稱、規(guī)

8、格型號與到貨物品一致；入庫單與到貨的實際產(chǎn)品名稱、規(guī)格型號一致；付款單位名稱與發(fā)票單位名稱一致，才能予以支付貨款。2.7銷售管理規(guī)定2.7.1銷售人員制作銷售訂單時， 必須查清庫存數(shù)量以及在訂量，如盲目下達缺貨清單，影響生產(chǎn)排程，一經(jīng)查實將對責任當事人開出按10 元 / 次罰款單。2.7.2銷售人員必須按要求錄入銷售結算清單，如出現(xiàn)產(chǎn)品型號、 發(fā)貨庫位錯誤， 影響倉庫成本，一經(jīng)查實將對責任當事人開出按10元/ 張罰款單。2.7.3送交財務的銷售結算清單必須庫管簽字，若銷售清單與系統(tǒng)單據(jù)金額不一致，將對責任人開出 5 元 / 張的罰款單。2.7.4所有的出庫清單必須在第二天上午10： 00前送交

9、財務，財務在接到銷售清單后必須在 2 小時內簽章，并在 48 小時內開票，若財務人員未在規(guī)定時間內簽章，將對財務人員開出 5 元 / 張的罰款單。42.7.5累計三個月已發(fā)貨未開票，除特殊情況， 將對銷售負責人開出每家單位50 元的罰單。2.8 委外加工管理規(guī)定2.8.1倉庫人員應按采購部門對材料的外發(fā)加工收、發(fā)及時辦理相關的手續(xù)，填寫委托加工出入庫單據(jù)，所有的材料或產(chǎn)品外出，必須先辦理入庫后出庫，登記入帳。2.8.2委托加工出庫單必須有采購部門簽字確認方可送交財務，單據(jù)按照 2.2 規(guī)定將單據(jù)送交財務。2.8.3以上未按要求辦理 , 將對責任當事人開出按10 元 / 張罰款單。2.9 非銷售

10、產(chǎn)品借用時間規(guī)定（我部門不同意借用白條這一款，杜絕借用）2.9.1因工作需要，借用本公司產(chǎn)品，借用的時間不能超過30 天；X2.9.2對繼續(xù)借用的物品，倉庫必須落實存在；X2.9.3對已累計超過 30 天的借用產(chǎn)品，由倉庫主管按內部聯(lián)系單在每月1 日前上報財務，在當事人工資中扣除。如果倉庫主管未按規(guī)定上報，影響銷售發(fā)貨數(shù)量準確性的，在扣除當事人工資時，對倉庫主管開出按10 元 / 張罰款單。 X2.10 退料業(yè)務處理2.10.1退回倉庫的廢料，相關人填制領用出庫退貨單，首先退回原庫，然后，填制物品調撥單將廢料調入廢品庫。2.10.2廢料調撥單每月填制兩次（每月 10 號和 25 號），如有加急

11、單據(jù)處理，可當天填制調撥單，按照2.2.2規(guī)定將單據(jù)送交財務。2.11操作員增加及權限規(guī)定2.11.1各部門如需添加新用戶， 需填寫增加權限申請表 ，部門經(jīng)理以及財務負責人簽字后，方可送交 ERP小組進行添加。2.12 交接工作2.12.1各崗位人員工作調動或者因故離職，必須將本人工作移交給接替人員。沒有辦清交接手續(xù)的，不得調動或者離職。2.12.2倉庫主管工作調動或者因故離職，必須將本人所管轄的倉庫進行按要求盤點，沒有盤清倉庫及辦清交接手續(xù)的，不得調動或者離職。2.12.3接替人員應當認真接管移交工作，并繼續(xù)辦理移交的未了的事項。3 附表表一： ERP系統(tǒng)各崗位操作員列表表二：單據(jù)號命名規(guī)則表三：增加權限申請表表四：盤點申請表5表一：ERP系統(tǒng)操作人員確定表單據(jù)類型制單人庫管簽章人備 注自制入庫領用出庫領用出庫退貨銷售銷售成銷售銷售退貨其它入庫（委托加工）品領用出庫（委托加工）盤盈入庫庫 盤虧出庫物品調撥單物品采購物品采購退貨其它出庫自制入庫領用出庫領用出庫退貨物品采購零物品采購退貨領用出庫退回件其它入庫（委托加工）領用出庫（委托加工）庫盤盈入庫盤虧出庫物品調撥單其它出庫領用出庫（注塑料）領用出庫退貨（注塑料）生生產(chǎn)預測單批次 MRP 計算生產(chǎn)訂單6套料發(fā)放產(chǎn)完工登記表