ERP系統(tǒng)管理制度

1、XXX 電氣（集團(tuán)）股份有限公司ERP系統(tǒng)管理制度目錄1 總則32 操作規(guī)范及規(guī)定32.1 新增系統(tǒng)資料規(guī)定32.2 單據(jù)錄入時(shí)間規(guī)定32.3 庫(kù)管簽章及盤(pán)點(diǎn)規(guī)定42.4 生產(chǎn)訂單管理要求42.5 采購(gòu)單據(jù)流轉(zhuǎn)42.6 采購(gòu)發(fā)票錄入及付款要求42.7 銷(xiāo)售出庫(kù)單錄入要求42.8 委外加工管理規(guī)定52.9 非銷(xiāo)售產(chǎn)品借用時(shí)間規(guī)定52.10 退料業(yè)務(wù)處理52.11 操作員增加及權(quán)限規(guī)定52.12 交接工作53 附表52ERP系統(tǒng)管理制度1 總則為了加強(qiáng)XXXX集團(tuán)信息系統(tǒng)的管理，確保信息數(shù)據(jù)的安全性和準(zhǔn)確性，促使XXXX集團(tuán)信息系統(tǒng)工作持續(xù)健康的發(fā)展，根據(jù)公司相關(guān)管理制度，結(jié)合管理信息系統(tǒng)工作的特

2、點(diǎn)，特制定本制度。2 操作規(guī)范及規(guī)定2.1新增系統(tǒng)資料規(guī)定2.1.1各部門(mén)需要新增型號(hào)時(shí)，須填寫(xiě)申請(qǐng)確認(rèn)單，注明新增型號(hào)的物品名稱(chēng)、型號(hào)、計(jì)量單位、庫(kù)位、物品性質(zhì)（自制/ 外購(gòu)），經(jīng)技術(shù)部門(mén)確認(rèn)后，送ERP 小組進(jìn)行添加，禁止口頭 、電話(huà)等方式請(qǐng)求添加型號(hào)。技術(shù)部門(mén)必須在 1 小時(shí)內(nèi)簽字確認(rèn)回復(fù)當(dāng)事人， ERP小組收到技術(shù)部門(mén)確認(rèn)的申請(qǐng)確認(rèn)單后，必須在1 小時(shí)內(nèi)添加到系統(tǒng)。2.1.2新產(chǎn)品開(kāi)發(fā)完成投入生產(chǎn)后，技術(shù)部負(fù)責(zé)人須安排技術(shù)部門(mén)相關(guān)人員在下達(dá)生產(chǎn)訂單前將產(chǎn)品 BOM 及時(shí)準(zhǔn)確錄入系統(tǒng)，如果因BOM 沒(méi)能及時(shí)錄入系統(tǒng)或錄入信息錯(cuò)誤而影響生產(chǎn)和成本計(jì)算，可對(duì)相關(guān)責(zé)任人開(kāi)出按20 元/ 次罰款

3、單。2.2單據(jù)錄入時(shí)間規(guī)定2.2.1各崗位制單人必須保證當(dāng)天所有單據(jù)按要求錄入系統(tǒng)，如未將單據(jù)及時(shí)準(zhǔn)確錄入系統(tǒng)，影響正常工作， 一經(jīng)查實(shí)將對(duì)責(zé)任當(dāng)事人開(kāi)出按10 元 / 次罰款單， 并希望大家的監(jiān)督；（生產(chǎn)部每天都有上 50 張以上的單對(duì)型號(hào)不熟的人員怎么辦？）2.2.2當(dāng)天單據(jù)必須在第二天上午10：00 前送交財(cái)務(wù)，若遇特殊情況，必須在3 日內(nèi)送交財(cái)務(wù)。自制入庫(kù)單需附對(duì)應(yīng)的領(lǐng)用出庫(kù)單；樣品出庫(kù)單、 補(bǔ)貨單以及研發(fā)領(lǐng)用單需總經(jīng)理簽字后，方可送交財(cái)務(wù)，無(wú)領(lǐng)導(dǎo)簽字簽字，財(cái)務(wù)有權(quán)拒收。2.2.3設(shè)有入庫(kù)審批流的單據(jù)，倉(cāng)庫(kù)收貨后，必須在1 小時(shí)內(nèi)審批入庫(kù)單。 （要討論合理的時(shí)間，一小時(shí)對(duì)成品入庫(kù)搬運(yùn)還

4、有收料做不到的8-16 個(gè)工作小時(shí)）以下如遇加急單據(jù)，制單人必須在半小時(shí)之內(nèi)將加急單據(jù)錄入系統(tǒng)，倉(cāng)庫(kù)收貨后， 必須在半小時(shí)內(nèi)審批入庫(kù)單。2.2.4當(dāng)月入、出庫(kù)單據(jù)，當(dāng)月必須處理，不得以任何理由隔月處理，公司每月結(jié)帳的時(shí)間為（上月 26 日 - 下月 25日），在此期間，所有出入庫(kù)單據(jù)必須在每月25日前全部錄入系統(tǒng)；2.3.5各崗位制單人，須將各自當(dāng)月所有出入庫(kù)單據(jù)清單匯總核對(duì)后打印，部門(mén)主管及制單人簽字后， 每月 27 日上午 10：00 前送交財(cái)務(wù)。 一旦單據(jù)清單送交財(cái)務(wù)，如有單據(jù)遺漏、錯(cuò)誤、修改等情況將對(duì)責(zé)任當(dāng)事人開(kāi)出10 元 / 張罰款單。（不是很清楚？為什么有單句還要清單，這樣變成有錯(cuò)

5、也不一定改了，你要罰款嗎! ）2.3.6制作單據(jù)時(shí)，必須按要求填寫(xiě)統(tǒng)計(jì)、部門(mén)、職員、出入庫(kù)類(lèi)別，單據(jù)號(hào)必須按照單據(jù)號(hào)命名規(guī)則填寫(xiě)，未按要求填制，將對(duì)責(zé)任當(dāng)事人開(kāi)出按10元 / 次罰款單。2.2.7連續(xù)三個(gè)月未出錯(cuò)，按50-100 元獎(jiǎng)勵(lì)當(dāng)事人32.3庫(kù)管簽章及盤(pán)點(diǎn)規(guī)定2.3.1所有入、出庫(kù)單據(jù)必須有庫(kù)管簽章，包括手工簽章和系統(tǒng)簽章，且兩者簽章必須是同一個(gè)人。 ( 人員請(qǐng)假或外出怎么辦？ )2.3.2如果需要進(jìn)行物品盤(pán)點(diǎn)，須填寫(xiě)盤(pán)點(diǎn)申請(qǐng)單，經(jīng)財(cái)務(wù)成本會(huì)計(jì)及總經(jīng)理簽字后，方可在系統(tǒng)中制作盤(pán)盈入庫(kù)單及盤(pán)虧出庫(kù)單。（錯(cuò)誤沒(méi)有辦法及時(shí)糾正，建議先做帳物處理，后查原因或責(zé)任）2.3.3送交財(cái)務(wù)的盤(pán)盈入庫(kù)單

6、、 盤(pán)虧出庫(kù)單必須有總經(jīng)理簽字， 無(wú)領(lǐng)導(dǎo)簽字， 財(cái)務(wù)有權(quán)拒收。2.3.4以上未按要求辦理 , 將對(duì)責(zé)任當(dāng)事人開(kāi)出按 10元 / 張罰款單。2.4生產(chǎn)訂單管理要求2.4.1當(dāng)月下達(dá)的生產(chǎn)訂單，生產(chǎn)調(diào)度人員必須在每月25 日后，兩個(gè)工作日內(nèi)全部關(guān)閉。2.4.2生產(chǎn)調(diào)度每月運(yùn)行MRP計(jì)算前， 必須查看所有的出入庫(kù)單據(jù)是否審批，是否存在未關(guān)閉的生產(chǎn)訂單以及對(duì)應(yīng)BOM單是否正確。2.4.3以上未按要求辦理, 造成系統(tǒng) MRP計(jì)算數(shù)據(jù)不準(zhǔn)，將對(duì)責(zé)任當(dāng)事人開(kāi)出按10 元/ 張罰款單。2.5 采購(gòu)單據(jù)流轉(zhuǎn)2.5.1采購(gòu)材料到貨后，由采購(gòu)部門(mén)填寫(xiě)送檢單，質(zhì)檢部門(mén)檢貨后，須當(dāng)天將質(zhì)檢報(bào)告送交倉(cāng)庫(kù)，倉(cāng)庫(kù)收貨后， 填

7、寫(xiě)實(shí)際到貨數(shù)量， 須當(dāng)天將質(zhì)檢報(bào)告送交供應(yīng)部。（清點(diǎn)確認(rèn)數(shù)量后及時(shí)送交）2.5.2供應(yīng)部收到質(zhì)檢報(bào)告后，當(dāng)天所有單據(jù)必須按要求錄入系統(tǒng)，每周的采購(gòu)入庫(kù)單必須在下周一上午 10：00 點(diǎn)前送交財(cái)務(wù)。 如果制單人未將單據(jù)及時(shí)錄入系統(tǒng)，影響正常工作，一經(jīng)查實(shí)將對(duì)責(zé)任當(dāng)事人開(kāi)出按10 元 / 張罰款單。2.5.3當(dāng)天采購(gòu)入庫(kù)單錄入完畢后，須在2 小時(shí)內(nèi)，將質(zhì)檢報(bào)告返還倉(cāng)庫(kù)，倉(cāng)庫(kù)人員必須在1 小時(shí)內(nèi)確認(rèn)采購(gòu)入庫(kù)單，進(jìn)行庫(kù)管簽章。2.6采購(gòu)發(fā)票錄入及付款要求2.6.1供應(yīng)部收到發(fā)票后， 必須在當(dāng)天按要求錄入系統(tǒng)，每周一上午10：00 前將上周的全部發(fā)票送交財(cái)務(wù)。2.6.2 在簽字付款時(shí)憑發(fā)票的產(chǎn)品名稱(chēng)、規(guī)

8、格型號(hào)與到貨物品一致；入庫(kù)單與到貨的實(shí)際產(chǎn)品名稱(chēng)、規(guī)格型號(hào)一致；付款單位名稱(chēng)與發(fā)票單位名稱(chēng)一致，才能予以支付貨款。2.7銷(xiāo)售管理規(guī)定2.7.1銷(xiāo)售人員制作銷(xiāo)售訂單時(shí)， 必須查清庫(kù)存數(shù)量以及在訂量，如盲目下達(dá)缺貨清單，影響生產(chǎn)排程，一經(jīng)查實(shí)將對(duì)責(zé)任當(dāng)事人開(kāi)出按10 元 / 次罰款單。2.7.2銷(xiāo)售人員必須按要求錄入銷(xiāo)售結(jié)算清單，如出現(xiàn)產(chǎn)品型號(hào)、 發(fā)貨庫(kù)位錯(cuò)誤， 影響倉(cāng)庫(kù)成本，一經(jīng)查實(shí)將對(duì)責(zé)任當(dāng)事人開(kāi)出按10元/ 張罰款單。2.7.3送交財(cái)務(wù)的銷(xiāo)售結(jié)算清單必須庫(kù)管簽字，若銷(xiāo)售清單與系統(tǒng)單據(jù)金額不一致，將對(duì)責(zé)任人開(kāi)出 5 元 / 張的罰款單。2.7.4所有的出庫(kù)清單必須在第二天上午10： 00前送交

9、財(cái)務(wù)，財(cái)務(wù)在接到銷(xiāo)售清單后必須在 2 小時(shí)內(nèi)簽章，并在 48 小時(shí)內(nèi)開(kāi)票，若財(cái)務(wù)人員未在規(guī)定時(shí)間內(nèi)簽章，將對(duì)財(cái)務(wù)人員開(kāi)出 5 元 / 張的罰款單。42.7.5累計(jì)三個(gè)月已發(fā)貨未開(kāi)票，除特殊情況， 將對(duì)銷(xiāo)售負(fù)責(zé)人開(kāi)出每家單位50 元的罰單。2.8 委外加工管理規(guī)定2.8.1倉(cāng)庫(kù)人員應(yīng)按采購(gòu)部門(mén)對(duì)材料的外發(fā)加工收、發(fā)及時(shí)辦理相關(guān)的手續(xù)，填寫(xiě)委托加工出入庫(kù)單據(jù)，所有的材料或產(chǎn)品外出，必須先辦理入庫(kù)后出庫(kù)，登記入帳。2.8.2委托加工出庫(kù)單必須有采購(gòu)部門(mén)簽字確認(rèn)方可送交財(cái)務(wù)，單據(jù)按照 2.2 規(guī)定將單據(jù)送交財(cái)務(wù)。2.8.3以上未按要求辦理 , 將對(duì)責(zé)任當(dāng)事人開(kāi)出按10 元 / 張罰款單。2.9 非銷(xiāo)售

10、產(chǎn)品借用時(shí)間規(guī)定（我部門(mén)不同意借用白條這一款，杜絕借用）2.9.1因工作需要，借用本公司產(chǎn)品，借用的時(shí)間不能超過(guò)30 天；X2.9.2對(duì)繼續(xù)借用的物品，倉(cāng)庫(kù)必須落實(shí)存在；X2.9.3對(duì)已累計(jì)超過(guò) 30 天的借用產(chǎn)品，由倉(cāng)庫(kù)主管按內(nèi)部聯(lián)系單在每月1 日前上報(bào)財(cái)務(wù)，在當(dāng)事人工資中扣除。如果倉(cāng)庫(kù)主管未按規(guī)定上報(bào)，影響銷(xiāo)售發(fā)貨數(shù)量準(zhǔn)確性的，在扣除當(dāng)事人工資時(shí)，對(duì)倉(cāng)庫(kù)主管開(kāi)出按10 元 / 張罰款單。 X2.10 退料業(yè)務(wù)處理2.10.1退回倉(cāng)庫(kù)的廢料，相關(guān)人填制領(lǐng)用出庫(kù)退貨單，首先退回原庫(kù)，然后，填制物品調(diào)撥單將廢料調(diào)入廢品庫(kù)。2.10.2廢料調(diào)撥單每月填制兩次（每月 10 號(hào)和 25 號(hào)），如有加急

11、單據(jù)處理，可當(dāng)天填制調(diào)撥單，按照2.2.2規(guī)定將單據(jù)送交財(cái)務(wù)。2.11操作員增加及權(quán)限規(guī)定2.11.1各部門(mén)如需添加新用戶(hù)， 需填寫(xiě)增加權(quán)限申請(qǐng)表 ，部門(mén)經(jīng)理以及財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人簽字后，方可送交 ERP小組進(jìn)行添加。2.12 交接工作2.12.1各崗位人員工作調(diào)動(dòng)或者因故離職，必須將本人工作移交給接替人員。沒(méi)有辦清交接手續(xù)的，不得調(diào)動(dòng)或者離職。2.12.2倉(cāng)庫(kù)主管工作調(diào)動(dòng)或者因故離職，必須將本人所管轄的倉(cāng)庫(kù)進(jìn)行按要求盤(pán)點(diǎn)，沒(méi)有盤(pán)清倉(cāng)庫(kù)及辦清交接手續(xù)的，不得調(diào)動(dòng)或者離職。2.12.3接替人員應(yīng)當(dāng)認(rèn)真接管移交工作，并繼續(xù)辦理移交的未了的事項(xiàng)。3 附表表一： ERP系統(tǒng)各崗位操作員列表表二：?jiǎn)螕?jù)號(hào)命名規(guī)則表三：增加權(quán)限申請(qǐng)表表四：盤(pán)點(diǎn)申請(qǐng)表5表一：ERP系統(tǒng)操作人員確定表單據(jù)類(lèi)型制單人庫(kù)管簽章人備 注自制入庫(kù)領(lǐng)用出庫(kù)領(lǐng)用出庫(kù)退貨銷(xiāo)售銷(xiāo)售成銷(xiāo)售銷(xiāo)售退貨其它入庫(kù)（委托加工）品領(lǐng)用出庫(kù)（委托加工）盤(pán)盈入庫(kù)庫(kù) 盤(pán)虧出庫(kù)物品調(diào)撥單物品采購(gòu)物品采購(gòu)?fù)素浧渌鰩?kù)自制入庫(kù)領(lǐng)用出庫(kù)領(lǐng)用出庫(kù)退貨物品采購(gòu)零物品采購(gòu)?fù)素涱I(lǐng)用出庫(kù)退回件其它入庫(kù)（委托加工）領(lǐng)用出庫(kù)（委托加工）庫(kù)盤(pán)盈入庫(kù)盤(pán)虧出庫(kù)物品調(diào)撥單其它出庫(kù)領(lǐng)用出庫(kù)（注塑料）領(lǐng)用出庫(kù)退貨（注塑料）生生產(chǎn)預(yù)測(cè)單批次 MRP 計(jì)算生產(chǎn)訂單6套料發(fā)放產(chǎn)完工登記表