電力企業(yè)招標(biāo)文件管理方法研究

1、電力企業(yè)招標(biāo)文件管理方法研究 【摘要】隨著電力企業(yè)不斷建設(shè)和發(fā)展，電力企業(yè)招投標(biāo)部門在招標(biāo)過程中存在著前期準(zhǔn)備時(shí)間短、匯總分析工作量大、招標(biāo)文件編制規(guī)范性難以保證等問題。盡管電力企業(yè)領(lǐng)域發(fā)展態(tài)勢(shì)良好，但是在這種不完善的招投標(biāo)文件管理模式下，物資招標(biāo)采購工作質(zhì)量受到影響，急需在現(xiàn)有管理方案上優(yōu)化管理模式。本文基于電力企業(yè)招投標(biāo)文件管理中出現(xiàn)的問題進(jìn)行研究，針對(duì)文件管理提出解決方案，旨在提升招投標(biāo)文件質(zhì)量。 【關(guān)鍵詞】結(jié)構(gòu)化思路；電力企業(yè)；招標(biāo)文件；管理模式 招投標(biāo)文件是招標(biāo)采購過程中的重要依據(jù)。信息化時(shí)代背景下，電子化招投標(biāo)更是得到了電力企業(yè)的認(rèn)可。在招投標(biāo)過程中，招標(biāo)文件闡明出工程性質(zhì)與要求，

2、為招投標(biāo)人提供指導(dǎo)。在逐年增加業(yè)務(wù)量的情況下，如何使招投標(biāo)文件編制更為快捷，減少出錯(cuò)的現(xiàn)象是現(xiàn)階段亟待解決的問題。本文基于結(jié)構(gòu)化思路的招標(biāo)文件管理模式研究，設(shè)計(jì)出符合電力企業(yè)現(xiàn)階段狀況的編制系統(tǒng)，旨在提升招投標(biāo)文件管理效果。 1項(xiàng)目背景 隨著“三集五大”體系建設(shè)深入推進(jìn)，電力企業(yè)中招標(biāo)采購等工作量逐漸增大，且編制過程中問題眾多，如不解決，將給業(yè)務(wù)人員帶來難以承受的工作壓力，也影響著招標(biāo)文件審查?；谶@種現(xiàn)象進(jìn)行招標(biāo)文件結(jié)構(gòu)化管理與研發(fā)服務(wù)，通過優(yōu)化招標(biāo)文件管理方法，以提升招標(biāo)文件編制質(zhì)量，解決招標(biāo)文件管理難度大等問題，意在提升電力企業(yè)招標(biāo)文件管理效果。 2招標(biāo)文件標(biāo)準(zhǔn)化與結(jié)構(gòu)化 2.1標(biāo)準(zhǔn)化招

3、標(biāo)文件的意義。招標(biāo)文件涉及的環(huán)節(jié)十分煩瑣，在編制招標(biāo)文件的時(shí)候相當(dāng)麻煩，快速地將招標(biāo)文件內(nèi)容編寫出來，并且保證沒有錯(cuò)誤，就需要專業(yè)的編制人員耗費(fèi)大把的時(shí)間來做這件事，還要保證不分心，避免出現(xiàn)錯(cuò)誤，這也給了編制人員相當(dāng)大的壓力。為了保障招標(biāo)文件編制的規(guī)范性和準(zhǔn)確性，避免后期采購過程中因文件內(nèi)容不規(guī)范，導(dǎo)致招標(biāo)雙方產(chǎn)生不必要的糾紛，減少雙方的投標(biāo)風(fēng)險(xiǎn)，需要針對(duì)編制招標(biāo)文件進(jìn)行強(qiáng)制性的規(guī)范，制定規(guī)范的示范樣本，為編制人員提供參考，更好地服務(wù)于招標(biāo)采購部門服務(wù)。目前電力行業(yè)并未出臺(tái)與工程招標(biāo)文件有關(guān)的“標(biāo)準(zhǔn)化樣本”，所以不同的電力企業(yè)在編制文件也是千差萬別。因此，在編制招標(biāo)文件的同時(shí)，要先考慮文件格式

4、的規(guī)范性，通過修訂文件樣式，規(guī)范編制文件樣本，為其建立文件模板，為實(shí)現(xiàn)招標(biāo)文件電子化編制操作提供前提條件。2.2標(biāo)準(zhǔn)化和結(jié)構(gòu)化招標(biāo)文件范本?；诂F(xiàn)階段社會(huì)工程服務(wù)項(xiàng)目中企業(yè)招投標(biāo)的現(xiàn)狀，招標(biāo)文件標(biāo)準(zhǔn)化和結(jié)構(gòu)化思路如下：2.2.1收集與分析典型樣例。設(shè)計(jì)招標(biāo)文件范本的格式，以國家發(fā)改委發(fā)布的招標(biāo)文件模板為基礎(chǔ)，結(jié)合電力行業(yè)招標(biāo)文件范例，分析每一份文件范例的格式構(gòu)成，設(shè)計(jì)出招標(biāo)文件的初步格式。招標(biāo)文件中包含公告、評(píng)標(biāo)辦法、合同等多種格式，其中招標(biāo)公告是整個(gè)項(xiàng)目的概覽，一般會(huì)采用單獨(dú)編制的方法。投標(biāo)人須知是關(guān)于采購環(huán)節(jié)的中的招標(biāo)要求，需要投標(biāo)人按照投標(biāo)規(guī)定來進(jìn)行編制。合同條款是國家電網(wǎng)公司等電力企業(yè)

5、統(tǒng)一編制并強(qiáng)制使用的專用詞。2.2.2整合與規(guī)范招標(biāo)文件模板，結(jié)構(gòu)化分解管理。在根據(jù)上述的格式，進(jìn)行梳理后，明確了招標(biāo)文件初步格式，在此基礎(chǔ)上深入研究招標(biāo)文件的詳細(xì)內(nèi)容樣例，針對(duì)不同招標(biāo)項(xiàng)目、招標(biāo)內(nèi)容之間的差異性和共性，進(jìn)行歸納和整理分析。將不同類型招標(biāo)項(xiàng)目、招標(biāo)內(nèi)容使用文件按照物資類與服務(wù)類、協(xié)議庫存類與批次采購類、基建類與非基建類等內(nèi)容建立九種招標(biāo)文件范本，將招標(biāo)采購所使用的各種類型的招標(biāo)文件分解，按照固化部分、半固化部分、非固化部分等，結(jié)合角色和權(quán)限管理，與招標(biāo)方案生成、投標(biāo)響應(yīng)、閱標(biāo)記錄等整合。對(duì)于固化的編制文件范例，在編制的時(shí)候內(nèi)容就不能再做修改；非固化部分編制文件范例內(nèi)容，可以通過

6、計(jì)算機(jī)軟件去進(jìn)行修改。 3招標(biāo)文件結(jié)構(gòu)化管理系統(tǒng)設(shè)計(jì) 就招標(biāo)文件管理存在的問題，進(jìn)行招標(biāo)文件結(jié)構(gòu)化管理與設(shè)計(jì)，“基于結(jié)構(gòu)化思路的招標(biāo)文件管理模式研究”科技項(xiàng)目的部分內(nèi)容，通過研究招標(biāo)文件的結(jié)構(gòu)化管理方法，按照結(jié)構(gòu)化思路，將招標(biāo)采購所使用的各種類型的招標(biāo)文件分解，按照固化部分、半固化部分、非固化部分等，結(jié)合角色和權(quán)限管理，與招標(biāo)方案生成、投標(biāo)響應(yīng)、閱標(biāo)記錄等整合，解決招標(biāo)文件管理難度大、管理成本高、招標(biāo)文件編制易遺漏或出錯(cuò)問題，達(dá)到招標(biāo)文件質(zhì)量和管理效益提升效果。3.1功能描述。系統(tǒng)應(yīng)用功能主要是以采購需求計(jì)劃為基礎(chǔ)，利用信息化手段，包含基礎(chǔ)文件配置、招標(biāo)方案生成等功能模塊，將投標(biāo)響應(yīng)、閱標(biāo)記錄

7、等進(jìn)行整合。將物資招標(biāo)、非物資招標(biāo)、非物資非招標(biāo)、物資非招標(biāo)的招標(biāo)文件，按照半結(jié)構(gòu)化思路進(jìn)行分解，從模板中獲取相關(guān)的數(shù)據(jù)，結(jié)合角色和權(quán)限管理，采用網(wǎng)絡(luò)與信息化手段，自動(dòng)生成不同分標(biāo)或項(xiàng)目的招標(biāo)文件，實(shí)現(xiàn)招標(biāo)管理部門、招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)等部門對(duì)招標(biāo)文件的編制與管理。3.1.1基礎(chǔ)文件設(shè)置。招標(biāo)文件中的合同條款，按照固化部分、半固化部分、非固化部分進(jìn)行劃分，結(jié)合角色和權(quán)限管理，因不同的項(xiàng)目會(huì)選擇不同的條款，而需求計(jì)算中涉及的項(xiàng)目與合同樣式已經(jīng)有明確規(guī)定。在此基礎(chǔ)上建立與合同相應(yīng)的模板，用詳評(píng)合同模板與合同模板對(duì)應(yīng)，將其作為基礎(chǔ)配置表格導(dǎo)入至系統(tǒng)中。3.1.2模板導(dǎo)入。合同模板、詳評(píng)打分細(xì)則模板的電子文件

8、，需要在詳評(píng)之前導(dǎo)入到系統(tǒng)中，以此作為合同、詳評(píng)打分內(nèi)容的依據(jù)。如果合同中的內(nèi)容或者詳評(píng)打分細(xì)則發(fā)生變化，只需要將文件的內(nèi)容進(jìn)行調(diào)整，在此將其導(dǎo)入系統(tǒng)中，進(jìn)行文件更新，從而實(shí)現(xiàn)模板內(nèi)容的靈活變化。3.1.3需求計(jì)劃導(dǎo)入。需求計(jì)劃中詳細(xì)地會(huì)規(guī)定每一次招標(biāo)采購的基本需求，而負(fù)責(zé)編制招標(biāo)文件的工作人員編制招標(biāo)文件時(shí)，也是基于需求計(jì)劃表中詳細(xì)的招標(biāo)采購需求信息來編制的。因此，在系統(tǒng)中建立批次項(xiàng)目，并在批次項(xiàng)目下導(dǎo)入需求計(jì)劃表，系統(tǒng)會(huì)依據(jù)需求計(jì)劃表中的信息，來獲取生成招標(biāo)文件或者與其相關(guān)內(nèi)容文件的信息。3.1.4招標(biāo)文件生成。依照標(biāo)準(zhǔn)編制招標(biāo)文件范本的規(guī)定，除了合同部分和詳評(píng)部分，大部分?jǐn)?shù)據(jù)是需要經(jīng)過系

9、統(tǒng)進(jìn)行自動(dòng)填充的，如招標(biāo)文件封面信息（招標(biāo)編號(hào)、項(xiàng)目名稱等）報(bào)價(jià)方式、評(píng)分權(quán)重、價(jià)格分計(jì)算公式等。這些內(nèi)容同樣依據(jù)需求計(jì)劃表，獲取計(jì)劃內(nèi)容并自動(dòng)填充至相應(yīng)章節(jié)。將招標(biāo)文件分解為招標(biāo)公告、通用部分（常規(guī)情況下每批次無須更改的部分）、專用部分（招標(biāo)方案各部分、合同范本等），在系統(tǒng)中部署好后，每批次只需按照類別，結(jié)合角色權(quán)限管理功能，批次經(jīng)理維護(hù)公告和通用部分中需要更新的內(nèi)容、項(xiàng)目經(jīng)理維護(hù)專用部分，導(dǎo)入合同范本和技術(shù)規(guī)范書后，自動(dòng)整合生成完整的招標(biāo)文件，傳輸給大廳、招標(biāo)主管、物資部等各審核方，實(shí)現(xiàn)在線針對(duì)性審核，以解決非物資招標(biāo)文件范本多、管理難、制作精細(xì)度和制作質(zhì)量因人而異、字體和文檔結(jié)構(gòu)差異大等

10、問題，并提高招標(biāo)文件審核效率1。3.2應(yīng)用成效。通過開展招標(biāo)文件結(jié)構(gòu)化管理與研發(fā)設(shè)計(jì)工作，實(shí)現(xiàn)了招標(biāo)電子文件自動(dòng)生成，在為編制招標(biāo)文件提供便利的同時(shí)，也促進(jìn)了信息化技術(shù)與采購部門之間的融合。招標(biāo)文件自動(dòng)編制系統(tǒng)立足于招標(biāo)文件和企業(yè)實(shí)際采購需求，在編制過程中利用計(jì)算機(jī)技術(shù)可以自動(dòng)套用模板，實(shí)現(xiàn)了電子招標(biāo)文件自動(dòng)編制。改變了以往的編制方式，用電子設(shè)備代替了人工，減輕了大量的重復(fù)性工作，以及管理難度大、管理成本高的問題，極大地緩解了人工編制的壓力2。另外采用自動(dòng)編制招標(biāo)文件，能進(jìn)一步規(guī)范招標(biāo)文件的規(guī)范性，保障內(nèi)容的準(zhǔn)確性，避免了招標(biāo)文件編制出現(xiàn)遺漏或出錯(cuò)的現(xiàn)象，減少采購風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的概率，提升電力企業(yè)管理效益。 4結(jié)論 綜上所述，招投標(biāo)文件是電力企業(yè)在實(shí)施工作中用到的指導(dǎo)性文件，文件內(nèi)容的完整性和準(zhǔn)確性是電力企業(yè)采購活動(dòng)能繼續(xù)開展的前提。隨著工程招標(biāo)量提升，招投標(biāo)文件管理難度大、招投標(biāo)文件編制易遺漏等弊端逐漸暴露，針對(duì)招投標(biāo)過程中出現(xiàn)的問題進(jìn)行規(guī)范，采用信息化手段實(shí)現(xiàn)自動(dòng)編制文件，結(jié)構(gòu)化的管理方法提升編制效率。電子化的招投標(biāo)更符合現(xiàn)階段社會(huì)發(fā)展趨勢(shì)，能推動(dòng)電力企業(yè)更好發(fā)展3。 參考文獻(xiàn) 1喬薇.國家電網(wǎng)河北省電力公司招投標(biāo)采購過程管理改進(jìn)研究D.石家莊：石家莊鐵道大學(xué)，2