IE工業(yè)工程方法技術之事務工程分析.doc

1、IE 工業(yè)工程方法技術之事務工程分析在工作的場所中，除了對原材料進行加工，使其發(fā)生物理或化學性質的改變外，數(shù)據(jù)記錄、信息傳遞、事故處理、工作安排、材料收發(fā)等事務性的工作也必不可少。而且，隨著自動化、機械化程度的提高，事務性工作所占的比重也越來越大。對貿易或服務類行業(yè)而言，這方面的情形尤其明顯。事務性的工作往往涉及多人、多部門的配合，一般以文件、表單的傳遞來作為配合的信號或依據(jù)。許多公司在作業(yè)性改善方面花費了大量的精力，卻沒有注意到身邊許多事務性工作的不合理給公司帶來極大的浪費和損失。因此，以文件和表單的流動為中心展開調查，進而實施改善的事務工程分析也就成為一種必要了。事務工程分析的記號與制品工

2、程分析大致相同，另外增加了一些事務工程分析的獨特的記號，詳細如表 10.1 所示。記號的記 號名 稱作業(yè)搬運貯藏停滯留滯數(shù)量檢查檢查質的檢查事務工程分析所使用的圖記（表10.1 ）意義備注使傳票變化的過程寫；印刷分類整理；包裝等。使傳票位置變化的過程運搬記號的直徑為作業(yè)記號直徑的 1/21/3。除了記號利用人搬運；之外，也可以使用利用機械搬運。記號。傳票有計劃地被蓄積的過程在倉庫的蓄積；使用前的保管；使用后的保管。傳票反計劃地滯留在狀態(tài)等待作業(yè)所造成的滯留；等待運搬所造成的滯留；等待檢查所造成的滯留等。確認傳票內容的過程檢查傳票內容的過程核對、點檢等特轉記對照兩種的傳票，記錄於右側殊核對對照兩

3、種的傳票，再核對記電話連絡以電話連絡，再記錄於右側號整批運搬把兩種以上的傳票一起送出二、事務工程分析的目的事務性的工作雖然不起眼，并不會對制品的性質產生直接的影響，但其重要性卻不可忽視。有時，一個信息傳遞的錯誤， 比如材料清單寫錯或者生產計劃下達錯誤， 可能給公司帶來重大損失乃至滅頂之災。從信息傳遞的角度而言應具備準確、及時、充分、便于處理的特點。事務工程分析的目的在于：使事務作業(yè)標準化。把事務進行的流程圖、傳遞的表單、作業(yè)的步驟等予以規(guī)范，可起到易于入門和防范錯誤的作用。這方面，可以參考本公司所出版的相關制度范本。信息傳遞的快速化、準確化。充分利用科技手段對信息傳遞進行改善，盡可能不假人手完

4、成信息傳遞。去除多余的表單文件，減少無效的事務工作。要達到以上目的，就得對事務工作進行以下檢討：1是否有不必要的表單、文件？2在必要的時候、必要的地方能獲得充分的信息嗎？3是否花費很多時間在填寫表單、文件呢？4能否減少表單、文件的數(shù)量？表單、文件的格式能否更單純，更易于理解？5傳送的方法是否有問題？從而找出事務工作執(zhí)行中存在的問題點，實施改善，使其更為合理。三、事務工程分析的具體做法事務工程分析的具體做法與前面所介紹過的幾中工程分析類似，以下同樣以具體事例的展開來說明事務工程分析的具體做法。事例背景：某公司的外加工品在入庫接收時，涉及的部門包括倉庫、采購、品檢、財務等，具體操作耗費的時間很長，

5、中途的轉賬辦理也相當麻煩，現(xiàn)在試圖通過事務工程分析的方法來獲得改善。1展開預備調查當問題點已大致確定，調查對象也明確時，應先展開預備調查。事務工程分析所涉及的項目與其他工程分析差異較大，具體可參考以下項目：表單或文件的種類內容、頻度、張數(shù)。有關聯(lián)的部署、有關聯(lián)的人。表單、文件的流動與所需的時間。表單、文件的填寫方法、填寫時機。表單與事務運行的關系。對于本事例而言，通過預備調查了解到，外加工品的入庫接收一般按以下程序操作：外加工廠把貨品連同交貨單、收領單交付給倉庫管理人員。倉庫管理人員在檢查完貨品數(shù)量后，在收領單上蓋收領章，返還給外加工廠。接著，把交貨單送到采購部，貨品送到品檢部。采購部根據(jù)交貨

6、單開出請檢單，由倉庫人員送到品檢部。收到請檢單后，品檢人員開始檢查貨品。貨品檢查完以后，將貨品連同請檢單送到倉庫，請檢單的一聯(lián)送到財務部。倉庫把貨品入庫整理，再依據(jù)請檢單在材料賬簿上記下賬目，保留一份請檢單，將另一聯(lián)送采購部保管。財務部依請檢單記錄財務賬。2繪制事務工程分析表依據(jù)預備調查所了解的情況，使用表10.1 所示的工程記號，繪制事務工程分析表。繪制事務工程分析表時，應盡量使擔當人員、表單的名稱、表單和作業(yè)或現(xiàn)或流動的關系、表單之間的關系明確化。對本事例進行分析所得到的事務工程分析表如圖10.2 所示。圖 10.2 僅限于事務處理的流程，有必要的話可以把時間也標未出來。3擬訂改善方案針對

7、圖 10.2 ，我們可以展開以下檢討：各種表單真的必要嗎？張數(shù)、內容是否有問題？表單的填寫是否費時費力？過賬、核對作業(yè)是否太多？外制品的接收事務工程分析表（改善前）（表 10.2 ）略表單的流動順利嗎？是否有停滯的現(xiàn)象？傳送方法有沒有可以改善的地方？時機和現(xiàn)場作業(yè)配合得上嗎？對本事例來說，通過檢討可以發(fā)現(xiàn)以下問題：品檢人員在接到貨品之后還要等待請檢單方可執(zhí)行檢查，造成時間浪費。由采購部根據(jù)交貨單轉開請檢單，不僅耗時，而且易產生錯誤。至于改善的方法， 大家一致認為， 應該把交貨單和請檢單進行合并， 變?yōu)橐皇剿穆?lián)的入庫檢驗單，各公司的交貨單一律廢止，統(tǒng)一使用本公司印刷的入庫檢驗單。這樣，可以減少很

8、多中間環(huán)節(jié)的重復操作。 采購部不必根據(jù)交貨單填寫請檢單，財務部也不必核對請檢單和交貨單是否一一對應。改善后的事務流程圖如圖10.3 所示。4改善方案的實施與評估事務作業(yè)的改善往往會涉及多部門或多人員的配合，所以改善的內容應多方探討，考慮各方面的意見。必要的時候還要實施教育訓練或召開說明會，做到眾所周知。改善方案付諸實施之后，應查看事務工作是否按照改善案的程序運行，以及改善的目的是否達到。比如：表單的數(shù)量是否如預想的減少，處理時間是否有所縮短，事務量是否相應減少。當然，也應該檢查改善方案是否也相應地帶來一些副作用。比如給流程中的某些人員帶來工作的不便，或者使事務的周密受損。5改善內容標準化事務工

9、程分析的標準化與其他工程分析有所不同，因為事務工程的更改有牽一發(fā)而動的全身的特點，往往不會抱著“改改看”的態(tài)度進行更改，然后再逐步進行標準化。一般改善方案在形成過程中已經過多方探討， 實施時為求統(tǒng)一步調， 相應的標準化資料也已完成， 事后的標準化僅僅是將暫行版改為正式版而已。外制品接受事務工程分析表（改善后）（表 10.3 ）略如今，辦公自動化使傳統(tǒng)的事務處理流程面臨很多挑戰(zhàn)，如何進行變革事務處理流程，是許多公司應直面的重要課題。四、事務工程分析的案例1背景某公司營業(yè)部以及倉庫的人員一直在研討商品出貨業(yè)務的改善問題，不過，一直都沒有結論。這一次提出的主題，因為涉及的范圍比較廣泛，是故，在倉庫的

10、甲君提議之下，跟商品課共同著手研究商品出貨作業(yè)的改善。2主題的選定了為圖謀產品出貨的迅速化，著手於出貨業(yè)務，尤其是事務手續(xù)的改善。3預備調查從接受訂貨到出、交貨為止的事務手續(xù)，由改善團隊的成員分擔，聯(lián)合展開現(xiàn)狀調查。尤其是刻意的調查以下的項目。表單的名稱、內容、頻度、張數(shù)、目的；關系者的作業(yè)內容、所需時間；表單系者的作業(yè)內容、所需時間；表單的開寫方法（轉記、復寫、核對等）以及開寫時間；表單與作業(yè)或與現(xiàn)貨的關系。4事務工程分析表（現(xiàn)狀）基於預備調查，制成圖10.4 的事務工程分析表（現(xiàn)狀）。以下，就是工程流動的說明。顧客的訂貨單一到達，銷售課就收集一天份的訂貨單，翌日發(fā)行兩張接受訂貨的表單，其中

11、的一張轉到商品課，再由商品課出一張副本，以便記下接受訂貨的總賬。待商品課獲得接受訂貨的表單，他們就會拿表單跟商品收付簿核對，以便確認庫存狀況，基於此，擬定翌日的出貨計劃。商品出貨事務工程分析表（現(xiàn)狀）（圖 10.4 ）略把此計劃寫於備忘紙，拿到倉庫，再寫於黑板上指示。倉庫的負責人，一面看黑板一面完成出貨作業(yè)。然后，在出貨日記薄寫下現(xiàn)貨內容。以這以前的實績來說，所謂的出貨日，大概是在接到訂貨單的第四天。另一方面，商品課的人員回到辦公室后，在核對桌上的接受訂單后，在出貨日記薄記載出貨內容，再填寫出貨指南，利用郵寄的方式送到對方指定的地方（有時，不一定跟訂貨人的地址相同）。待出貨日記簿被送到銷售部門

12、時，辦事員就會在訂貨的第六天，出貨指南及交貨單才會分別的被郵寄出去。這時，離發(fā)出商品也有兩、三天的時間。基於以上的現(xiàn)狀調查，討論問題點后，獲得了以下的意見。從接到訂貨單到出貨為止的時間，實在太長了；出貨后，寄出出貨批南以及交貨單的時間，太晚了一點；表單數(shù)（ 10 種）太多，轉記（6 次以上）次數(shù)多，工作場所的備忘錄之類太多，應該活用表單；出貨指示不應該使用黑板，極可能會弄錯；出貨指南與交貨單，不應分開來寫。5改善案的制成在現(xiàn)狀調查時，那些被指摘的各點，被當成改善的重點討論，在跟關系者商量的結果：總賬關系方面，停止對接受訂貨總賬的過賬，把接受訂貨的傳票歸檔，以此檔替代總賬。至于出貨日記簿也廢止，

13、而以下一項所敘述的出貨指示單，以及訂貨單替代；倉庫不再使用黑板，在商品課印制出貨指示單，憑此就可以獲得確實的出貨指示。指示單有兩張，一張留在倉庫部，如此就不需要堆貨日記簿，一張經由商品課再過回銷售課，如此就可以確實的指導握出貨的實績；出貨指南與交貨單的內容幾乎相似，是故，一概由銷售課復印發(fā)行；實施了以上的改善，再調整作業(yè)速度的話，接受訂貨的第二天，即查制成出貨指示單，第三天就能出貨，第四天就可發(fā)生指南，以及交貨單。把以上的改善案， 表示於事務工程分析表的話， 就有如圖 10.5 以商品出貨。 事務工程分析表 （改善案）所示。6改善的效果出貨期間的縮短。本來需要六天的時間，縮短到四天就可完成；廢止了接受訂貨的總賬、堆貨日記簿、以及出貨備忘錄，轉記（過賬）幾乎完全沒有了；不必再寫黑板，改用出貨指示單，出貨計劃顯得明確多了，作業(yè)管理上的效果很大；出貨指示單與交貨單的制作獲得改善，發(fā)送時期也跟著縮短了很多。商品出貨，事務工程分析表（改善案）（圖 10.5 ）略7實施與制止因為，已經獲得上司、關系者的了解，是故開始印制新表單、新帳單、新指示單等，對全員展開了全面的教育。實施后，改善案有如預期一般的被進行，時間上甚至還有些余裕。由於