合同簽訂管理規(guī)定及流程

1、精品文檔合同簽訂管理規(guī)定及流程一、目的規(guī)定簽訂合同的要求、 對合同條款要求、 簽訂合同的注意事項和審定合同的要點，以維護公司利益，降低經(jīng)營風(fēng)險，減少簽訂合同不當(dāng)造成的損失，方便合同的有效執(zhí)行，最終保證業(yè)務(wù)活動的正常進行。二、適用范圍適用于合同簽訂相關(guān)的過程中與合同簽訂相關(guān)的所有人員必須遵守此規(guī)定。三、職責(zé)營銷部合同審核人員和部門領(lǐng)導(dǎo)負責(zé)對合同進行審核，業(yè)務(wù)人員負責(zé)與客戶簽訂合同，營銷部專責(zé)人員負責(zé)合同的傳遞、保管和協(xié)調(diào)簽訂合同的整個過程，部門主管負責(zé)初審合同， 公司領(lǐng)導(dǎo)負責(zé)對合同簽訂的一些例外事項進行決策。四、內(nèi)容1、總則與合同簽訂相關(guān)的各部門和各級領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)嚴(yán)肅對待合同，認(rèn)識到合同的重要性，平時

2、要認(rèn)真學(xué)習(xí)合同法，進行合同談判時在堅持原則性的基礎(chǔ)上，也必須有一定的靈活性；公司只認(rèn)可書面形式的合同；每一份合同的簽訂必須有指定的承辦人，承辦人要求是公司正式員工，其應(yīng)對合同自訂立起至合同履行完畢的全過程負責(zé)，并對所提供的材料的真實性負責(zé)；合同簽訂人員應(yīng)是公司法定代表人或者取得法定代表人授權(quán)的有關(guān)人員；任何人不得以任何形式泄漏合同涉及的商業(yè)、技術(shù)秘密。2、定義合同：是指本公司所屬各部門同外部的自然人、法人及其它組織之間簽訂的經(jīng)濟合同， 也指本公司我公司使用本公司經(jīng)銷產(chǎn)品企業(yè)名義與外部的自然人、法人及其它組織之間簽訂的經(jīng)濟合同。授權(quán)委托書：法定代表人需要委托代理人簽訂合同時，開據(jù)的一個書面授權(quán)文

3、件至代理人叫授權(quán)委托書，授權(quán)委托書必須明確委托權(quán)限，有法定代表人和代理人雙方有效印鑒。3、合同簽訂的主體我方簽訂合同的主體視情況需要可以是我公司所經(jīng)銷產(chǎn)品的生產(chǎn)廠家或其它掛靠的公 司。與我方簽訂合同的對方應(yīng)是有獨立法人的實體或者是有合同履行能力的個體。部門主管有責(zé)任對對方進行資格審查。審查的重點包括：法人資格：有效期內(nèi)并經(jīng)過年檢的營業(yè)執(zhí)照， 執(zhí)照所載內(nèi)容與實際相符； 合同標(biāo)的應(yīng)符合對方經(jīng)營范圍，涉及專營許可的，應(yīng)具備相應(yīng)的許可等級、資質(zhì)證書；對方是代理人代簽合同的，應(yīng)有真實、有效的法定代理人身份證明書、授權(quán)委托書、代理人身份證明；具有相應(yīng)的履行能力及履約信用。自然人：有效的身份證明文件；能夠經(jīng)

4、營合同標(biāo)的，若有專營許可，需提供相關(guān)證明文件；具有相應(yīng)的履行能力及履約信用。若合同對方簽訂合同資格不足或履約能力不夠，則在對方提供合法、真實、有效和有擔(dān)保能力的擔(dān)保人情況下，方可與之簽訂合同。4、合同專用章有效的書面合同應(yīng)加蓋公司公章或合同專用章；經(jīng)營銷部經(jīng)理審核合格，并由總經(jīng)理同意，并且為正式的合同發(fā)文稿紙上方可加蓋公章或合同專用章；公司的合同專用章和公章應(yīng)由法定代表人指定專人進行管理，加蓋時事先申請并必須如實進行登記。5、合同文體合同必須為書面正式文本形式，包含詳細合同條款、 合同標(biāo)得樣品封樣、 合同訂立雙方簽章方為正式有效合同；與合同內(nèi)容相關(guān)或合同提到的一些實物或文件作為合同附件，與合同

5、同樣具有法律效力；合同語言應(yīng)嚴(yán)謹(jǐn)、簡練、準(zhǔn)確；合同中的術(shù)語、特有詞匯、重要概念應(yīng)設(shè)專項解釋，如 合同條款中有關(guān)產(chǎn)品的規(guī)格型號、數(shù)量、單價等關(guān)鍵信息必須是準(zhǔn)確的，不允許出現(xiàn)“暫定量”、“暫定價”、“貨款月結(jié)”、“多退少補”等文字。6、合同條款a、合同標(biāo)得銷售合同標(biāo)得包含經(jīng)公司批準(zhǔn)可以經(jīng)營的所有產(chǎn)品，包括附屬產(chǎn)品。b、合同數(shù)量合同簽訂應(yīng)該有準(zhǔn)確的數(shù)量，因此業(yè)務(wù)員必須對數(shù)量跟蹤到位，可采用與客戶多次確認(rèn)或到工程現(xiàn)場了解等手段獲得最準(zhǔn)確數(shù)量，以盡量避免最終的補貨和退貨情況發(fā)生。合同條款中一般不允許出現(xiàn)“多還少補”。c、合同質(zhì)量原則上按國家標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。d、合同價格根據(jù)工廠出廠價格加上運費、公關(guān)費用、業(yè)務(wù)費

6、用及銷售過程產(chǎn)生的其它費用即為產(chǎn)品成本價。業(yè)務(wù)人員必須高于產(chǎn)品成本價向客戶報價，最終成交價需要經(jīng)過公司主管審批，如果毛利潤低于20%的合同應(yīng)通知總經(jīng)理，由總經(jīng)理決定。e、交貨日期一般交貨期為40天，鑒于旺季工廠生產(chǎn)繁忙，盡量說服客戶提前訂貨。而且合同簽訂 前必須與生產(chǎn)部溝通確認(rèn)交貨日期。f、交貨地點交貨地點為客戶指定地點。 若一批貨有多處交貨地點，由需方自行負責(zé)分配、 轉(zhuǎn)運貨物,我方只負責(zé)送至合同指定交貨地點。g、交貨方式我方把貨物卸至客戶指定地點，由客戶或客戶指定接收人點貨驗貨無誤后當(dāng)場簽收。h、付款方式、常規(guī)合同條款：分批發(fā)貨、分批結(jié)算，結(jié)算方式為貨到工地現(xiàn)場簽收后三天內(nèi)付該批貨 貨款80

7、%, 個月內(nèi)再付該批貨貨款 20% （或按7:2:1的比例，余款為貨到之日起一年內(nèi)結(jié) 清）。超越常規(guī)合同條款必須向公司主管請示。質(zhì)保金：質(zhì)保期原則上不超過一年，比例不超過10%。對施工單位和個人采購的一律不留質(zhì)保金。i、違約責(zé)任可以不特別說明。j、其它條款合同的變更、解除1在合同履行期間由于客觀原因需要變更或者解除合同的，須經(jīng)雙方協(xié)商，重新達成書 面協(xié)議，新協(xié)議未達成前，原合同仍然有效。 本方收到對方當(dāng)事人要求解除或變更的通知書 后，應(yīng)當(dāng)在規(guī)定的期限內(nèi)作出書面答復(fù)。2存在下列情形之一的，本方可以單方解除合同a、因不可抗力致使不能實現(xiàn)合同目的；b、在履行期限屆滿之前，對方明確表示或者以自己的行為

8、表明不履行主要債務(wù)；c、對方遲延履行主要債務(wù)，經(jīng)催告后在合理期限內(nèi)仍未履行；d、對方遲延履行債務(wù)或其他違約行為致使不能實現(xiàn)合同目的；e、法律規(guī)定的其他情形。f、變更或解除經(jīng)濟的，應(yīng)當(dāng)采用書面形式（包括書信、電報）；g、變更或解除經(jīng)濟合同的協(xié)議應(yīng)按照合同簽訂程序報原審批人員批準(zhǔn)。法律、行政法 規(guī)規(guī)定變更合同應(yīng)當(dāng)辦理批準(zhǔn)登記等手續(xù)的，應(yīng)依法及時辦理。退貨條款：以上產(chǎn)品是供方專為需方定制產(chǎn)品，一般不允許退貨。若客戶有強烈要求， 供方需接受退貨，則最多允許退貨量不超過供貨量1%。補貨條款：如客戶有需要進行補貨，必須提前三十天以書面形式通知我方。7、客戶分類為了與一些資信好、實力強和合作時間長的客戶形成

9、穩(wěn)定的雙邊合作關(guān)系，可與它們簽 訂更優(yōu)惠的合同條款。&合同生效合同需經(jīng)雙方法定代表人可其授權(quán)人簽字并蓋章后方正式生效。9、合同簽訂流程我公司一般銷售合同簽訂流程如下：a、承辦人提供簽訂合同的相關(guān)證明材料，起草好合同并交給部門主管審核；b、部門主管審核無誤后，由業(yè)務(wù)員把合同交給對方簽章；c、合同簽章后，公司內(nèi)務(wù)助理填寫“工程合同審核表”并把合同和該表交到部門主管；d、部門主管在“合同審核表”上填寫客戶評級信息后交給公司總經(jīng)理審定；e、若需修改合同，則把合同轉(zhuǎn)回分公司按上述程序重新進行；f、總經(jīng)理審定無誤后，在“工程合同審核表”上簽署意見后，把合同和“工程合同審 核表”轉(zhuǎn)至綜合部，由綜合部人員到公

10、司合同章管理處簽章。10、合同執(zhí)行合同生效后，必須全面、及時、實際履行合同，除法律另有明文規(guī)定或合同約定外，不 得替代履行或轉(zhuǎn)讓、轉(zhuǎn)賣合同。任何人發(fā)現(xiàn)對方不履行或不全面、 不適當(dāng)履行合同時， 應(yīng)立即通告承辦人， 承辦人應(yīng)在 法定約定期限內(nèi)以法定或約定方式向?qū)Ψ教岢霎愖h。收到對方履行異議時，承辦人應(yīng)在法定約定期限內(nèi)以法定或約定方式給予答復(fù)。若合同條款規(guī)定有定金， 則必須要求客戶準(zhǔn)時支付定金。否則，則我方可暫停執(zhí)行合同。若交貨后，客戶未按合同條款約定付款， 則我方可停止繼續(xù)供貨， 并勸說客戶按時付款。 若協(xié)商不成，可發(fā)催款函、律師函直至訴諸法律。11、合同糾紛合同糾紛發(fā)生時，承辦人應(yīng)及時通知有關(guān)機

11、構(gòu)和人員，同時應(yīng)迅速收集相關(guān)證據(jù)資料。 合同糾紛處理后，承辦人須及時將糾紛處理結(jié)果報綜合部備案。對方當(dāng)事人逾期不履行生效協(xié)議、裁決、判決時，承辦人應(yīng)及時報告并經(jīng)總經(jīng)理同意， 向人民法院申請強制執(zhí)行。12、資料保存資料保管責(zé)任人：與合同相關(guān)的所有資料必須交給綜合部統(tǒng)一保管。文件資料內(nèi)容：所有與合同項目有關(guān)的資料，包括合同文本、來往文件和款項來往記錄。 保管要求：商務(wù)部人員應(yīng)給合同編號，并建立合同目錄，對合同進行妥善保存，若出現(xiàn)損毀情況，應(yīng)及時向領(lǐng)導(dǎo)匯報，及時處理。借閱要求：合同借閱必須經(jīng)過部門經(jīng)理審批同意方可借閱，原則上原始合同不予借出。若需借出，需部門經(jīng)理特批。若有員工調(diào)動工作，必須還清所借出的合同，方可辦理調(diào)離手續(xù)。借出者需妥善保管合同，不準(zhǔn)擅自轉(zhuǎn)借、傳閱和復(fù)制。13、責(zé)任追究責(zé)任部門：由部門負責(zé)人定期檢查合同的簽訂、履行及管理情況。不正當(dāng)行為：不履行本職工作或不負責(zé)的造成損失的；沒有得到授權(quán)、超出授權(quán)或者授權(quán)已終止仍以公司名義對外簽訂合同，且事后未獲公司總經(jīng)理認(rèn)同的；采用要約、承諾方式訂立合同，因怠于運用要約的撤回、撤銷，承諾的撤回方式，造成 損失的；泄露屬于保密范圍的合同內(nèi)容，造成損失的；對外簽訂合同人員在簽訂、履行合同時，因失職被詐騙，