ZN-QC-XZ-07檔案管理規(guī)定

1、1%山南集團(tuán)印南曜誑-3*-2加1刖皿南通中南世紀(jì)城物業(yè)管理有限公司管理規(guī)定文件編號ZN-QC-XZ-07檔案管理規(guī)定修改碼A/0第1頁共2 頁1 .目的規(guī)范檔案的編號、分類、整理、歸檔、保管及借閱工作。2 .范圍適用于公司機(jī)關(guān)和管理處的檔案管理。3 .職責(zé)3.1 行政人事部：負(fù)責(zé)公司行政檔案、人力資源檔案的管理。3.2 財務(wù)部：負(fù)責(zé)財務(wù)檔案的管理。3.3 職能部門：負(fù)責(zé)本部門日常質(zhì)量記錄檔案管理。3.4 管理處：負(fù)責(zé)本部門行政檔案、工程檔案、住戶檔案、公示信息檔案及日常質(zhì)量記錄檔案的管理。4 .程序4.1 公司檔案按不同性質(zhì)分別由各部門指定專人進(jìn)行管理。4.1.1 行政人事部由行政管理員負(fù)責(zé)

2、公司內(nèi)部文件（通知、規(guī)定、總結(jié)、報告、會議紀(jì)要等）、外來文件、資料（辦公設(shè)備說明書、手冊、聲像、相關(guān)法 律法規(guī)、車輛檔案等）的存檔、收集和保管，人事管理員負(fù)責(zé)公司員工 的個人資料檔案的管理。4.1.2 機(jī)電工程部負(fù)責(zé)工程類資料及機(jī)電設(shè)備的管理，包括工程圖紙、技術(shù)資 料、機(jī)電設(shè)備資料及實物管理，以上資料可放在各管理處現(xiàn)場存放，機(jī) 電工程部經(jīng)理每月進(jìn)行檢查。4.1.3 財務(wù)部由會計負(fù)責(zé)本部門所有帳目、憑證、票據(jù)等資料的管理。1%山南集團(tuán)印南曜誑-3*-2加1刖皿南通中南世紀(jì)城物業(yè)管理有限公司管理規(guī)定文件編號ZN-QC-XZ-07檔案管理規(guī)定修改碼A/0第 2 頁共2 頁4.1.4 管理處設(shè)專門的資

3、料管理員負(fù)責(zé)所有業(yè)主資料的存檔管理。4.2 資料管理員必須對檔案進(jìn)行整理、分類、編號并確定存放地址、歸檔時間，逐一登記。4.3 要定期進(jìn)行清理統(tǒng)計，對檔案失盜、借出檔案人丟失或損毀檔案、潮霉鼠咬損毀檔案等意外事件及時報告和處理。4.4 對過期的檔案，應(yīng)按規(guī)定進(jìn)行銷毀處理。4.5 檔案資料一般只限于公司員工及總公司需要查閱的人員查閱。檔案一般只限于在檔案室內(nèi)查閱，因工作需要借出時，必須辦理借閱手續(xù)。4.6 外單位及個人因工作需要查閱檔案的，必須經(jīng)相關(guān)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。4.7 做好檔案的保密工作，管理員不得擅自散播檔案內(nèi)容，屬密級檔案未經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)不得借閱。4.8 檔案保管必須做好防塵、防火、防潮、防霉、防鼠、防盜等工作。4.9 積極實行檔案現(xiàn)代化管理，應(yīng)用計算機(jī)檢索手段，做到文檔管理標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化和程序化。4.10 購置工程設(shè)備設(shè)施、辦公設(shè)備、辦公用品到貨時，核驗設(shè)備資料是否完整，并及時歸檔和辦理入庫手續(xù)。4.11 各部門拍攝的記錄公司各項活動的照片、聲像材料，必須在活動結(jié)束后一周內(nèi)整理好，注明時間、地點、來賓姓名、活動內(nèi)容，交資料管理員 及時歸檔1%卬南集團(tuán)卬南星誑fffiie-miiJcncK南通中南世紀(jì)城物業(yè)管理有限公司管理規(guī)定