文件編寫規(guī)范

1、編號:義件編寫規(guī)范版本：A/0文件編寫規(guī)范1目的為便于質(zhì)量管理體系的管理，規(guī)范學(xué)校質(zhì)量管理體系文件。2范圍本規(guī)定適用于學(xué)校與質(zhì)量管理體系有關(guān)的文件。3職責3.1 辦公室負責對質(zhì)量管理體系文件的編號、格式進行統(tǒng)一規(guī)定，并負責文件的控制，同時擔任其監(jiān)督和管理的職責。3.2 文件的歸口部門負責按規(guī)定對文件實施編號。4工作內(nèi)容4.1 學(xué)校代碼4.2 部門代碼辦公室BG(Ban Gong Shi)總務(wù)科ZW ( Zong Wu Ke )基建科 JJ ( Ji Jian Ke )學(xué)生科 XS ( Xue Sheng Ke )教務(wù)科 JW ( Jiao Wu Ke )招生就業(yè)科ZJ ( Zhao Jiu K

2、e )培訓(xùn)科PX ( Pei Xun Ke)督導(dǎo)室DD ( Du Dao Shi)公共課系GG ( Gong Gong Ke Xi)經(jīng)管系 JG ( Jing Guan Xi)商務(wù)系 SW ( Shang Wu Xi)4.3 體系文件代碼第一階層手冊文件代碼：QM (Quality Manual )第二階層程序文件代碼：QP ( Quality Procedure )第三階層管理規(guī)范文件代碼：MP （ Management Practice ）第四階層質(zhì)量記錄代碼：QR （ Quality Record ）4.4 編號規(guī)定4.4.1 第二階文件編號ZHGJ/QP/ I文件序號（從01開始）部門

3、代碼第二階層文件代碼（程序文件）學(xué)校代碼4.4.2 第三階文件的編號ZHGJ/MP?？? 口口口I文件序號（從001開始）部門代碼I第三階層文件代碼（規(guī)范、指南等）1k學(xué)校代碼例：“ZHGJ/MP/JW/003表示我校教務(wù)科第三階層的第 3份體系文件。4.4.3 第四階文件編號ZHGJ/QR?？? 口口口I表格序號（從001開始）部門代碼I第四階層文件代碼（質(zhì)量記錄/表格）學(xué)校文件代碼4.5 版本、修訂狀態(tài)版本：從A開始的英文字母修訂狀態(tài)：從0開始本規(guī)則適用于所有體系文件（包括質(zhì)量記錄）。4.6 文字規(guī)定頁眉標題欄：楷體五號正文標題：宋體 小二 加粗居中正文一級標題：仿宋-GB2312四號 加

4、粗正文及分標題：仿宋-GB2312四號4.7 頁面設(shè)置規(guī)定4.7.1 文件的文字間行距設(shè)置為固定值 26磅。4.7.2 正文頁面設(shè)置為：上下為2.3厘米，左右為3厘米。4.7.3 正文每段首行皆自左內(nèi)縮2個中文字符。其余行靠左開始。所 有正文皆左右切齊。段與段之間勿加入空白行。4.8標題層級規(guī)定4.8.1一級標題用1、2、3依次排序，靠左頂格。4.8.2二級標題用1.1、 1.2、1.3依次排序，靠左頂格。4.8.3三級標題用4.8.4四級標題用1.1.1、 1.1.2、1.1.3依次排序，靠左頂格。1.1.1.1 、1.1.1.2、1.1.1.3依次排序，靠左頂格。4.8.5五級標題用1.1.1.1.1 、1.1.1.1.2 、1.1.1.1.3 依次排序,第5頁共4頁靠左頂格。4.8.6 六級標題用（1）、（2）、（3）依次排序，自左內(nèi)縮2個中文字 符。4.8.7 七級標題用a）、b）、c）依次排序，自左內(nèi)縮2