文控管理辦法范文

1、文控管理辦法 文控管理辦法 1 總則 1.1 目的 為進(jìn)一步規(guī)范xxx*有限公司（以下簡稱公司）文件控制管理，完善文件的編訂、修改、收發(fā)、分類標(biāo)準(zhǔn)，特制訂本辦法。 1.2 適用范圍 本辦法適用于公司各部門文件。 1.3 職責(zé)權(quán)限 1.3.1 管理部負(fù)責(zé)本辦法編制、修訂、廢止的起草。 1.3.2 管理部負(fù)責(zé)本管理辦法的發(fā)放及存檔管理。 1.4 文件定義 1.4.1 管理文件：指為規(guī)范公司管理而形成的有效指導(dǎo)日常運作的文件，包括管理制度、組織機(jī)構(gòu)、流程、規(guī)定、規(guī)范、辦法、程序、標(biāo)準(zhǔn)、紅頭文件、表單等。 1.4.2 業(yè)務(wù)文件：指各業(yè)務(wù)項目部門針對營銷業(yè)務(wù)編寫的對外相關(guān)文件。 1.5 分類及定義 1.

2、5.1 管理工具類：指為公司各類管理文件、業(yè)務(wù)文件、各類標(biāo)準(zhǔn)、程序等體系內(nèi)文件的編訂、修改、廢止等所有文件控制的指導(dǎo)性文件。 1.5.2 管理程序類：指為公司各類管理、業(yè)務(wù)、生產(chǎn)、采購等全運營過程的工作/作業(yè)流程確定性文件。 1.5.3 管理標(biāo)準(zhǔn)類：指為公司各類管理、業(yè)務(wù)、生產(chǎn)、采購所有工作/作業(yè)活動過程中的執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)性文件。 1.6 分級標(biāo)準(zhǔn) 1.6.1 管理文件共分三級，對應(yīng)層級分別為： 一級管理文件：為公司層面所編訂、控制的管理文件 二級管理文件：為部門層面所編訂、控制的管理文件 三級管理文件：為基層層面所編訂、控制的管理文件 2 文件結(jié)構(gòu)及編寫標(biāo)準(zhǔn) 2.1 頁眉：公司logo和公司全稱，

3、公司全稱用“五號”“宋體”“左對齊”編寫。 2.2 文件頭：公司全稱加管理文件，“一號”“黑體”“加粗” “居中”編寫，換行文件編號和版次，“四號”“仿宋體”“不加粗”“左對齊”編寫，換行下劃線。 2.3 文件名：文件名全稱，“三號”“黑體”“加粗”“居中”編寫。 2.4 文件標(biāo)題：“四號”“仿宋體”“加粗”編寫。 2.5 文件正文：“四號”“仿宋體”“不加粗”編寫。 2.6 文件編號：一級編號以阿拉伯?dāng)?shù)字1加空格一個字符，以此類推；二級編號以一級編號為前提后綴.1加空格一個字符，以此類推；三級編號以一、二級編號為前提后綴.1加空格一個字符，以此類推；四級編號以一、二、三級編號為前提后綴.1加

4、空格一個字符，以此類推。最高設(shè)四級編號，四級編號后細(xì)項以為編號。（示例：一級編號1+空格；二級編號1.1+空格；三級編號1.1.1+空格；四級編號1.1.1.1+空格） 2.7 頁腳：包括文件類別、抄送詳情、編訂日期、生效日期、頁碼，小五號 宋體 不加粗 左對齊編寫。 2.8 段落行間距：文件名行間距為一倍間距，段前、后各增加1行，文件正文為單倍行間距。 2.9 段落縮進(jìn)：分段落為首行字符縮進(jìn)2字符。 3 文件分類編號設(shè)定 文件流水號 部門編碼 傳達(dá)層級 文件類別代碼 公司代碼 3.1 文件編碼說明 3.2 公司各部門及分公司各部門下達(dá)的每一個文件只允許有唯一的一個編碼。 3.3 公司及各分公

5、司編碼如下： 3.3.1 山東凱源木業(yè)有限公司編碼：ky 3.3.2 山東藍(lán)源化工有限公司編碼：ly 3.3.3 山東宏源熱力有限公司編碼：hy 3.3.4 山東俏家裝飾有限公司編碼：qj 3.4 文件類別編碼如下： 文件類別 文件編碼 英文 管理工具 mt management tool 管理程序 mp management procedure 管理標(biāo)準(zhǔn) ms management standards 3.5 部門編碼如下： 部門名稱 部門編碼 部門名稱 部門編碼 部門名稱 部門編碼 總經(jīng)辦 zb 金融項目部 jx 人事行政部 rx 審計部 sj 3.6文件流水號自001起連續(xù)往下延續(xù)編寫(

6、合同文件除外)。 3.7 文件傳達(dá)層級是指文件需貫徹深度，具體劃分如下 層級 編碼 公司高層 a 中層管理/部門負(fù)責(zé)人 b 基層管理/部門職員 c 基層員工 d 3.8 版次號為初次定版發(fā)布為a/1，施行期間修訂后為a/2，以此類推。文件改版后為b/1，施行期間修訂為b/2，以此類推。 3.9 文件內(nèi)記錄表格、表單、附件編碼以文件編碼為基礎(chǔ)，后綴附件號，以阿拉伯?dāng)?shù)字顯示。（示例：本管理辦法內(nèi)附件一編碼為：ky-mtrx-b001-01） 4 文件控制流程 文件控制流程詳見凱源木業(yè)文控流程圖（附件一 編碼：ky-mtrx-b001-01）。 5 文件管理 5.1 管理文件定期修訂、改版、評審和廢

7、止，具體標(biāo)準(zhǔn)如下： 文件等級 管理動作 周期 一級 修訂 1年 改版 2年 評審 1年 廢止 5年 二級 修訂 1年 改版 2年 評審 1年 廢止 5年 三級 修訂 1年 改版 2年 評審 1年 廢止 5年 5.2 當(dāng)管理文件所對應(yīng)的管理活動流程、標(biāo)準(zhǔn)、結(jié)構(gòu)發(fā)生變化時，或開發(fā)出更適用于對應(yīng)管理項的管理措施、方式或標(biāo)準(zhǔn)時，進(jìn)行實時修訂或改版。 5.3 管理文件發(fā)布、評審、審批需填寫管理文件審批記錄表（附件二 編碼：ky-mtrx-b001-02） 5.4 該管理辦法正式實施后，原文由人事行政部負(fù)責(zé)存檔管理，除必要公司業(yè)務(wù)用途之外不得外借。 5.5 經(jīng)批準(zhǔn)實施后的文件，由人事行政部列入公司受控文件

8、清單（附件三 編碼：ky-mtrx-b001-03），并對文件進(jìn)行動態(tài)管理。 5.6 文件發(fā)放前，人事行政部根據(jù)確定的發(fā)放范圍標(biāo)明發(fā)放號和受控狀態(tài)。受控狀態(tài)分為“受控”和“非受控”兩種，受控文件由總經(jīng)辦蓋“受控”章，任何受控文件均應(yīng)確保其為有效版本。 5.7 管理文件的發(fā)放由總經(jīng)辦統(tǒng)一印制發(fā)放，并填寫管理文件收發(fā)記錄（附件四 編碼：ky-mtrx-b001-04），領(lǐng)取部門負(fù)責(zé)人簽字后方可領(lǐng)取。 6 附則 6.1 本管理辦法經(jīng)董事長審批后正式生效。 6.2 管理辦法內(nèi)未盡事宜以公司實際管理為準(zhǔn)。 6.3 遇管理辦法內(nèi)條款與相關(guān)法規(guī)或地方行政標(biāo)準(zhǔn)沖突時，以法規(guī)及上級規(guī)定為準(zhǔn)，并對該管理辦法進(jìn)行修

9、訂。 6.4 人事行政部保留對該管理辦法的最終解釋權(quán)。 編制： 校準(zhǔn)： 審核： 批準(zhǔn)： 附件一 編碼：ky-mtrx-b001-01 凱源木業(yè)文控流程圖 責(zé)任部門/人 流 程 說 明 相關(guān)部門 總經(jīng)辦 董事長 人事行政部 人事行政部 各部門 相關(guān)部門 相關(guān)部門/人事行政部 n 銷毀 舊版/頁 換版/頁時 是否保留 y 標(biāo)識 實施更改 作廢 更改申請 更改審批 獲取 外來文件識別 y n 是否批準(zhǔn) 受控 y n 實施與管理 評審 是否適用 發(fā)放與登記 校準(zhǔn)/審批 文件編制 簽批； 明確編號、版次、受控狀態(tài)、發(fā)放等； 做好登記，確保發(fā)放至相關(guān)使用部門； 注意電子文件的管理，防止文件失控； 必要時對適用性進(jìn)行評審； 履行文件更改手續(xù)，做好文件更新； 履行文件作廢手續(xù)。 附件二編碼：ky-mtrx-b001-02 管理文件審批記錄表 文件名稱 文件編號 管理部門 編 制 人 會 簽 部門 簽字 日期 部門 簽字 日期 文件內(nèi)容簡述 校準(zhǔn) 簽字： 年 月 日 審批 簽字： 年 月 日 發(fā)布日期 年 月 日