某科技公司采購管理工作細化培訓教材

1、采購管理工作細化浙江幸福一百科技股份有限公司2020年5月26日目錄第 1 章 供應商管理 1第 1 節(jié) 供應商管理制度 1第 2 節(jié) 供應商管理表格工具 5第 2 章 采購價格管理 9第 1 節(jié) 采購價格管理制度 9第 2 節(jié)采購價格管理表格工具 11第 3 章 采購合同管理 14第 1 節(jié) 采購合同管理制度 14第 2 節(jié) 采購合同糾紛處理方案 16第 4 章采購訂單管理 20第 1 節(jié) 采購訂單管理 20第 2 節(jié)采購訂單表格工具 25第 5 章 采購交期管理 30第 1 節(jié)采購交期管理制度 30第 2 節(jié)采購交期管理表格工具 33第 6 章 采購質量管理 36第 1 節(jié)采購質量管理制度

2、 36第 2 節(jié)采購質量管理表格工具 41第 7 章 采購庫存控制 45第1節(jié)庫存控制管理辦法 45第2節(jié)采購庫存控制表格工具 47第8章采購績效管理 51第1節(jié)采購績效管理辦法 51第2節(jié).采購績效管理表格工具 55第1章供應商管理第1節(jié)供應商管理制度1. 供應商檔案管理為了規(guī)范供應商資料和檔案管理工作，確保各種資料、文件、記錄的完整性， 要加強供應商的檔案管理。供應商檔案資料主要包括：1 .供應商調查表。2. 供應商產品價格表。3. 供應商采購合同原件及復印件。4. 供應商洽談登記表原件及復印件。5 .采購談判與合同簽訂現(xiàn)場的影像資料。6.供應商考核評價表。公司調查、選擇和評價供應商后，應

3、在 1周之內將該供應商的材料進行收 集整理。采購合同簽訂后，應在1周內將該次采購的合同相關資料進行收集整理。 定期對供應商進行考核評價，考核結果歸檔記錄。2. 供應商規(guī)范管理細則2.1目的為了選擇合格供應商并對其進行持續(xù)監(jiān)督與管理，確保其提供的物資滿足本 公司的質量標準，特制定本細則。2.2適用范圍本細則適用于本公司供應商管理。2.3管理職責1. 采購部負責供應商的開發(fā)與評定工作的組織與實施。2. 倉儲運營部門參與供應商的評定工作并為供應商考核提供反饋信息。2.4供應商選擇原則1 .同等價格擇其優(yōu)原則。2 .同等質量擇其廉原則。3 .同價同質擇其近原則。2.5供應商增補時機1 .需要增加新的產

4、品供應商之前。2 原有供應商出現(xiàn)重大質量問題時3. 與現(xiàn)有供應商協(xié)商不一致2.6供應商評定標準1 .通過IS09000質量管理體系認證。2 .與本公司保持合作往來且在產品、服務方面無重大不良記錄。3 .經本公司供應商評審認定為合格。2.7供應商初步評價1 .采購部應根據(jù)本公司實際需求收集供應商資料，并分析產品市場現(xiàn)狀。2 .要求有合作意向的供應商填寫“供應商調查表”。3 .對收集的信息和“供應商調查表”進行分析，以供應能力、產品質量、 售貨服務作為篩選依據(jù)，挑選出候選供應商。2.8比價（詳見采購價格管理）通過比價后最終確定供應商，與其簽訂采購 合同、質量保證協(xié)議2.9供應商的溝通與反饋采購部門

5、應就采購產品的到貨時間、至慣產品名稱、數(shù)量、質量，產品退換 貨等內容加強與供應商間的溝通與反饋，溝通方式可以采取電話、網(wǎng)絡、電子郵件及傳真等2.10供應商考核本公司對供應商進行考核，考核項目包括質量、交期、價格、配合度等方面 的內容。考核頻率每季度一次。根據(jù)考核結果，應按照下表所示的方法對供應商進行處理。供應商考核結果處理辦法考核得分處理辦法90分（含）以上優(yōu)先米購80 （含）90分要求供應商對不足之處進行整改，將整改結果以書面形式提 交并通過審核確認70 （含）80分限期要求供應商進行整改，并將整改結果以書面形式提交， 根據(jù)相關部門對其整改效果的評價決定對其采購量的調整， 且整改期間暫停對其

6、采購70分（不含）以下終止對其采購2.11對供應商的監(jiān)督1 采購人員應要求供應商準時交貨，并準確記錄供應物資的到貨時間。2采購人員應記錄由供應商原因引起分批發(fā)運造成的超額費用，每月按時 匯總提交部門經理作為供應商考核依據(jù)。3. 對供應商的質量監(jiān)督，對于不合格產品應及時通知供應商。連續(xù)兩批產 品不合格則應暫停對其采購，另選供應商或待其提高產品質量后再行采購。3.供應商認證方案一、目的為了穩(wěn)定與供應商的關系，提升供應商能力，規(guī)范供應商認證管理，特制定 本方案。二、適用范圍本方案適用于本公司所有物資采購類供應商的認證管理工作，服務類供應商的認證工作請另行參考其他相關制度或方案。三、職責范圍（一）總經

7、理總經理負責監(jiān)督和指導供應商認證工作， 審核和批準相關認證文件，并提出 審核意見和建議。（二）采購部采購部負責與供應商溝通協(xié)調，提供相關供應商資料。四、認證內容認證專員應明確供應商認證內容，與采購部人員配合共同做好供應商認證工 作，具體內容如下表所示。供應商認證內容表項目考察內容供應商的基本情況經營環(huán)境的穩(wěn)定性、基礎設施和員工情況等近幾年的財務和銷售狀況等信譽及行業(yè)地位、產品的質量、交期的可靠性、與其 他客戶的關系等供應商的企業(yè)管理企業(yè)管理的組織框架、各組織之間的功能分配及協(xié)調 等企業(yè)的經營戰(zhàn)略及目標、技術革新情況和管理戰(zhàn)略等供應商的質量體系質量管理機構的設置及功能等質量保證文件、目標與計劃、

8、審核情況等產品質量水平與改進情況等供應商的開發(fā)設計能力開發(fā)設計試驗、產品開發(fā)周期及工藝開發(fā)程序等工程技術人員的能力等供應商的生產情況生產機構的設置及職能等生產工藝過程的控制及生產人員的情況等供應商的物流管理物流機構的設置及職能等倉儲條件、倉儲量及發(fā)貨交單情況等五、實行認證（一）成立供應商認證小組1 質量管理部與采購部及相關部門及時選取專業(yè)人員組成認證小組。2 認證小組應及時確定對供應商認證所采取的形式及指標體系。（二）確定評分體系認證小組應針對同類物資的供應商采取相同的評分體系，并根據(jù)認證內容形 成全面的認證指標體系。（三）現(xiàn)場調查認證小組應根據(jù)采購部提供的供應商資料和指標評分體系對供應商進行

9、現(xiàn) 場考察，充分了解供應商各方面的情況，并進行詳細記錄。（四）匯總評分認證小組現(xiàn)場調查后，結合相關記錄文件和認證評分指標體系對供應商進行 綜合評分，得出供應商認證的總得分。（五）認證結果整理及反饋1 認證小組在對供應商結束認證后，根據(jù)公司相關制度規(guī)定和供應商的認 證得分情況編寫供應商認證報告，并交總經辦審核。2 總經辦批準后，采購人員應及時將認證記錄存檔，同時要及時將結果反 饋給供應商。六、認證問題處理如供應商在認證中出現(xiàn)影響公司利益的重大問題，則應對采取以下措施。1 立即停止認證工作。2. 調查問題的緣由，并據(jù)此制定應對措施。3 如因供應商問題造成公司損失，則應與其協(xié)商進行賠償。4. 必要時

10、可以與其終止合作關系。第2節(jié)供應商管理表格工具1.1供應商調查表供應商基本信息供應商名稱法定地址法人代表營業(yè)執(zhí)照號注冊資本稅務登記號企業(yè)類型經營范圍網(wǎng)址聯(lián)系電話傳真主要聯(lián)系人聯(lián)系人姓名性別職務辦公電話手機電子郵件人員數(shù)量信息管理人員技術人員倉儲人員財務人員銷售人員其他總人數(shù)發(fā)展狀況及質量認證保證能力發(fā)展狀況是否通過認證認證標準認證日期認證機構名稱證書編號有效期供應商負責人簽字（蓋章）：日期：年 月曰（*產品的價格也應屬于供應商調查范圍，詳見采購價格管理，此處只標明產品價格表歸入供 應商檔案）1.2供應商考核評級表供應商所供物資總得分期間年 月曰至年 月曰項目考核內容考核部門滿分考核標準得分考核

11、部門簽章質量產品合格率采購部30合格數(shù)h亠化剜100% 30總父貨數(shù)質量能力提升采購部10交期交貨準時性采購部20按訂單延遲天數(shù)扣分退換貨及時性采購部10價格價格水平采購部10配合度合同履行率采購部10整改配合度采購部10備注供應商主管審核簽字（蓋章）：日期：年 月曰部門經理審核簽字（蓋章）：日期：年 月曰（考核評級以相關使用部門提供或反饋的信息為依據(jù)，由采購部統(tǒng)一評分）第2章采購價格管理第1節(jié)采購價格管理制度i報價舞弊管理辦法1. 目的為了規(guī)范公司報價管理系統(tǒng)，減少報價舞弊現(xiàn)象的發(fā)生，確保采購報價的真實、有效，特制定本辦法。2. 適用范圍本辦法適用于本公司所有采購報價管理工作。3. 報價舞弊

12、情況分析3.1存在陪襯供應商采購人員為了讓相關報價審批人看起來比價是充分的， 會找一個甚至多個供 應商來湊數(shù)或作陪襯，讓這幾個供應商故意報高價，而和自己存在舞弊行為的供 應商的報價只要比這幾個供應商低即可。3.2 采購報價單蓋章、簽字不全如果采購報價單無蓋章、無簽字或有涂改痕跡，則可能存在舞弊現(xiàn)象。3.3某些供應商只參與一次報價通常情況下，采購報價是雙方議價的過程，一般不會存在一次就報最終價的 情況。如果存在某些供應商只參與一次報價的情況，則可能存在報價舞弊情況。3.4 臨時引入新的供應商采購報價如果不是金額很小的臨時緊急采購， 一般都需要向多家供應商進行 詢價，如果采購人員只找來了一兩家或者

13、行業(yè)內非主流的供應商， 那就應該警惕 是否存在舞弊行為。如果存在未經認證就引入的臨時供應商，則有可能是采購人員故意利用緊急 采購中的部分權限進行舞弊行為。3.5在比價中只比較部分價格采購人員應計算采購物資的總價格，例如產品的價格、運費、增值稅等，比 價過程中僅考慮部分采購價格誤導其他人員決策的，相關人員就應警惕是否存在舞弊 行為。4.1引入采購信息系統(tǒng)科學引入采購信息系統(tǒng)，嚴格的流程和權限設置，并且留有全部的操作記錄， 采購人員的作弊行為就可以得以有效的避免。4.2及時收集供應商反映的信息如果供應商們向采購部進行抱怨和申訴，那么采購管理人員應警惕公司采購 人員是否存在舞弊行為?？梢圆扇￠_通供應

14、商熱線、設置總經理信箱等方式完成 供應商反映信息的收集。4.3避免單一渠道供應商一旦供應商的產品供應出現(xiàn)了問題，如不適當?shù)膬r格上漲或者質量達不到要 求，公司應當能及時采取應變措施，而不是過分依賴單一供應商。采購方應定期對渠道供應的成本、 質量、效率等做出評估，同時應對渠道供 應市場行情有準確靈敏的反應。4.4考察供應商資質確認其各種證書的真?zhèn)危疾旃淘谄渌幮袠I(yè)、領域內的口碑。4.5采購過程職務分離在采購過程中要做到職務分離，即采購的申請、審批、執(zhí)行、驗收入庫要由 專人負責，而不能集中到一個人身上。定期對采購行為進行審查。4.6對采購人員進行教育培訓應盡量選擇愛崗敬業(yè)的人擔任采購人員。對于

15、采購人員應加大培訓力度，防 范其產生舞弊思想。4.7通過建立組織牽制采購部應當組織相關部門專業(yè)人員共同參加合同談判，由采購部代表公司統(tǒng)一簽署采購合同。2. 采購價格管理制度2.1目的為規(guī)范采購價格管理流程和采購價格審核管理工作，在保證采購物資質量的 同時實現(xiàn)降低成本的目標，特制定本制度。2.2適用范圍本制度所涉及的物資采購，既包括設備的采購也包括商品的采購。 公司物資 采購價格的分析、審核和確認，除另有規(guī)定外，均依照本制度處理。2.3管理職責1 采購部負責本制度制定、修改和廢止的起草工作。2.采購總監(jiān)和總經理負責本制度制定、修改、廢止的核準工作。2.4 詢價、比價2.4.1 .采購人員應選擇3

16、家以上符合采購條件的供應商作為詢價對象。2.4.2 .供應商提供報價的物資規(guī)格與請購規(guī)格不同或屬代用品時，采購人 員應送采購需求部門進行確認。243 .已核定的設備和產品，采購部必須經常分析或收集資料，作為降低 成本的依據(jù)。244 .比價時應注意品質、交期、服務兼顧。245 比價考慮采購成本時應包括包裝運輸?shù)荣M用2.5價格審核2.5.1 采購人員根據(jù)供應商的報價進行比價后填制采購比價分析表，提交 采購經理審核。2.5.2 .采購經理審核后認為價格過高時退回采購人員，與供應商議價或重 新選擇供應商。2.5.3 .采購部經理審核后，呈供應總監(jiān)審核，并呈總經理批準。2.5.4 .供應總監(jiān)、總經理均可

17、視需要再行議價或要求采購部進一步尋找供 應商。2.5.5 .不論金額多寡，均應先經采購部經理審核，再呈供應總監(jiān)與總經理 核準。2.6 采購價格變動處理2.6.1 .已核定的采購單價如需上漲或降低，應填列“采購價格變動表”重 新報批，且附上書面原因。2.6.2 .單價漲跌的審核應參照新價格的審核流程執(zhí)行。2.6.3 .采購數(shù)量或頻率有明顯增加時，應要求供應商適當降低單價。第2節(jié)采購價格管理表格工具1.1設備采購詢價單（確定采購數(shù)量的）序號品名型號及技術參數(shù)單位數(shù)量單價（元）總價（元）備注123456合計總金額（大寫）：（小寫）：交貨日期售后服務備注報價日期單位蓋章聯(lián)系人聯(lián)系電話以上價格為含增值稅

18、、包裝運輸費用價格1.2產品采購詢價單序號產品名稱規(guī)格單位單價（含稅）零售價備注123456交貨周期運輸費用平均元每件（運往全國各地）報價日期單位蓋章聯(lián)系人聯(lián)系電話1.3采購比價分析表序號產品名稱規(guī)格單位報價單一報價單二報價單三備注單價運費單價運費單價運費1234制表：審核：日期:上表中價格為含稅單價，運費為平均每件運費1.4采購價格變動表編號:日期： 年 月 日序號變動日期品名規(guī)格變動原因上次變動時間原購單價變動后單價差異備注總經理:采購主管:制表:第3章采購合同管理第1節(jié)采購合同管理制度i.i目的為規(guī)范公司對采購合同的管理事宜，做好采購合同的編制、簽訂、執(zhí)行、修 改等工作，使其符合采購管理

19、的要求及公司的利益，特制定本制度。1.2 適用范圍本制度適用于采購合同管理的相關事宜。1.3合同編制公司采購部是采購合同的對口管理單位，負責公司采購合同的編制、 簽訂、執(zhí)行、控制等管理事項。所選供應商必須是公司認可的合格供應商I采購合同的編制程序如下圖所示。I.I采購部應與合適的供應商展開談判，談判內容包括采購物資的價格、質量、供貨方式、貨款支付等方面j采購部應根據(jù)談判所形成的方案擬定采購合同草案，報送法律顧問審核!:及總經理或分管副總進行審批:采購部應根據(jù)各相關部門、法律顧問及總經理或分管副總的意見對采購 +1合同草案進行修訂，并據(jù)此形成正式的采購合同L_ 一 一一一一一一 一 一一 一一

20、一 1.3.3 正式的采購合同應包括以下內容1 合同簽訂雙方的姓名、地址和聯(lián)系方式2 采購物品的價格清單。3. 米購物品的品質和技術要求。4. 米購物品的驗收標準和方式。5. 付款方式和期限。6. 售后服務和其他優(yōu)惠條件。7. 違約責任和解決爭議的方法。8.其他1.4采購合同簽訂與公司簽訂采購合同的供應商必須具備法人資格，并以其自己的名義簽訂采購合同，不得委托別人代簽。1.4.2 公司與供應商簽訂的合同必須采用書面形式，其他任何形式的合同 視為無效合同。1.4.3 對于金額不大的采購合同，可以采用傳真的方式進行簽訂，即公司 將合同擬訂好后傳送給供應商，供應商進行蓋章簽字后回傳，再由公司蓋章簽字

21、 后發(fā)給供應商回執(zhí)，即視為合同成立。1.4.4 簽訂后的合同由財務部保管。1.5采購合同的執(zhí)行合同簽訂后即具有了法律約束力，采購部應及時向供應商發(fā)送采購訂 單，使供應商及時準備公司所需的物品。采購部應配合倉儲部做好采購物資的驗收工作，當所采購的物資不符 合合同所約定的質量要求時，采購部應積極聯(lián)系供應商進行處理。采購部應建立合同履約的管理臺賬，對雙方的履約進程逐次、詳細地進行書面登記，并保存好能夠證明合同履約的原始憑證。在合同的執(zhí)行過程中采購部要處理好與供應商的關系采購部應本著經濟性的原則做好物資的采購進度控制工作1.6采購合同的修改與終止1.6.1 在合同執(zhí)行過程中，因供應商的原因造成無法按時

22、按量供應采購物資，采購部應與供應商協(xié)商或終止勞動合同。若因不可抗力導致供應商無法按時交貨，采購部經過核實后，可與供應商進行協(xié)商，約定新的交貨時間和交貨量， 作為采購合同的附件執(zhí)行。1.6.2 在合同執(zhí)行過程中，若外部市場環(huán)境發(fā)生重大變化，米購部可與供 應商進行協(xié)商，簽訂新的供貨價格的條款，作為采購合同的附件執(zhí)行。1.6.3 有下列情形之一者，視為合同終止1 因不可抗力導致合同無法繼續(xù)執(zhí)行，雙方同意取消合同。2 因市場環(huán)境或需求的變化，一方提出取消合同，另一方收到書面通知后。3 .一方出現(xiàn)違背合同條款的狀況。4 .出現(xiàn)逾期沒有履行合同約定的狀況。5 .發(fā)生符合合同條款中合約解除的事項。1.7合同

23、糾紛當公司與供應商所簽訂的合同出現(xiàn)糾紛時， 一般可采取如下4種處理方法。1 .與供應商協(xié)商解決。2 .請第三方協(xié)調解決。3. 由仲裁機構進行仲裁。4 .通過法律途徑解決。1.8 采購合同的簽訂與管理人員要嚴格遵守公司的相關規(guī)定，不得泄露合 同內容、不得私自更改合同內容、不得損害公司利益，給公司造成經濟損失或其 他損失的，公司將根據(jù)性質與情節(jié)輕重對責任人進行行政和經濟處罰，情節(jié)嚴重者將依法追究其法律責任。第2節(jié) 采購合同糾紛處理方案采購合同糾紛處理方案2.1目的為加強采購合同管理水平，使采購合同糾紛的處理工作有章可循， 減少并防 止采購活動中因合同糾紛造成的損失，特制定本方案。2.2適用范圍本方

24、案適用于因采購合同違約而引起的糾紛處理工作。2.3引發(fā)糾紛的情況采購活動中，引發(fā)雙方糾紛的情況主要有2.3.1 .貨款支付不及時。2.3.2 供應商沒有按時交貨。233 物資質量不合格。2.4.4 一方違反保密義務。2.4.5 由于不可抗力因素造成了損失。2.3糾紛處理流程2.3.1 .采購人員發(fā)現(xiàn)供應商違約行為或接到供應商違約通知后，應立即向 采購經理回報，并進行原因調查。2.3.2 確認糾紛情況和違約行為后，采購部應制定相應的處理方案交采購 總監(jiān)審批。2.3.3 經采購總監(jiān)批準后，采購人員實施處理措施。2.3.4 對于因雙方爭議而無法執(zhí)行處理的情況，采購部應立即通知法務部 進行協(xié)助處理。2

25、.3.5 采購部會同法務部共同制定采購合同糾紛的法律處理措施，并提交 采購總監(jiān)、總經理審批后執(zhí)行。2.4貨款支付不及時在接到供應商的逾期未付款通知后，采購部人員應立即查閱采購合同條款， 確認超過付款期限后向財務部門匯報并證實未付貨款。若查明原因是由于商業(yè)匯款延誤造成的，采購部人員應立即與供應商進行溝 通并向其出示匯款憑證。若確認為逾期未付款項，則應按照合同條款的要求償付對方相應違約金。2.5未按時交貨在合同或采購訂單約定的收貨日，沒有收到供應商的相關貨物到達的信息， 即視為對方沒有按時交貨。供應商應從最遲交貨日的次日起，每逾1日按逾期交貨價款總值的5%。 交納違約金，且供應商所支付逾期交貨違約

26、金應不超過采購合同總金額的10%2. 5.2若在規(guī)定的交貨日期后10日內仍未能接收到貨物，則視為發(fā)貨方不能交貨，公司有權要求發(fā)貨方賠付全部貨款10%勺違約金。支付逾期交貨違約金并不免除供應商交貨的責任及合同所規(guī)定的其 他各項義務。由此給我公司造成的一切損失均由供應商承擔。2.6質量不合格的處理（一）質量不合格的表現(xiàn)1. 在質量保證期內，米購物資存在規(guī)格、型號等與合同不符，或證實物資 有缺陷，包括潛在的缺陷或不符合質量標準等，均認定為質量不合格。2. 供應商在收到本公司要求更換有缺陷物資的通知后10日內或在簽署“貨 損證明”后15日內，沒有補足或更換物資、或交貨仍不符合要求的，也視為質 量不合格

27、。（二）質量不合格的處理措施1. 退貨。供應商應將實際發(fā)生貨款退還本公司，并承擔由此造成的一切損 失和費用。2. 折扣。根據(jù)貨物、物資的低劣程度、損壞程度以及造成損失的金額，通 過協(xié)商降低供應商物資的供貨價格，要求其給予本公司一定的折扣。3. 在質量保證期內設備更換部件、修補缺陷，要求供應商用符合規(guī)格、質 量、性能要求的新部件、零件或設備更換有缺陷的部分和修補缺陷部分，供貨方需承擔一切費用和風險，同時，應相應延長其質量保證期。4. 因質量引起的一切問題責任均由供應商承擔2.7違反保密義務的處理承擔保密義務的一方，在雙方約定的范圍和時間內沒有履行采購合同中所列 的保密條款，由于故意或過失的原因導

28、致相關秘密事項泄露的，均視為違反保密 義務。1. 當機密泄露給權利方帶來直接損失或可衡量的間接損失時，義務承擔方 應向權利方支付相應損失賠償金，并立即采取措施停止對權利方的繼續(xù)侵害。2. 義務承擔方應及時對泄密人員進行內部紀律處分，并將處分情況及時告 知權利方。2.8不可抗力造成的糾紛處理采購合同中的不可抗力是指本合同生效后發(fā)生的不能預見并且對其發(fā)生和 后果不能防止或避免的事件，具體包括1. 自然災害，包括地震、臺風、水災等。2. 人為因素，包括火災、戰(zhàn)爭等。3. 其他不可預見且無法避免的事故。1 遭遇不可抗力事件的一方應立即通知對方， 并在15天內提供不可抗力的 詳情及有關證明文件。2. 發(fā)

29、生不可抗力事件時，合同雙方通過協(xié)商的途徑制定合理的解決方案， 并盡一切努力降低不可抗力帶來的影響。3. 不可抗力事件持續(xù)達到15天時，合同雙方應協(xié)商解決本合同繼續(xù)執(zhí)行或 終止的問題。2.9合同糾紛處理的法律途徑因合同具體條款的解釋或合同履行產生爭議時，應首先通過友好協(xié)商解決，友好協(xié)商期限為25天。如協(xié)商不能解決時，合同的任何一方可將爭議提交本地仲裁委員會， 并由該委員會依照相關仲裁規(guī)則進行仲裁。進行仲裁期間，除爭議事項外，采購人員應通過洽談等方式督促雙方 繼續(xù)履行本合同中規(guī)定的義務和權利，確保損失的最小化和權益的最大化。根據(jù)仲裁的結果判斷本公司的合法權益是否得到有效維護，在考慮機會成本較低的情

30、況下，可以向人民法院提起訴訟，以維護我方的合法權益。第4章采購訂單管理第1節(jié)采購訂單管理1日常訂單管理辦法第i條目的為規(guī)范采購日常訂單的處理過程，對日常訂單進行及時有效的處理，特制定 本辦法。第2條適用范圍本辦法適用于采購日常訂單處理的全過程。第3條管理職責1 總經理負責大宗物資及特殊物資的訂單審批，并監(jiān)督采購部完成訂單的 全程管理工作。2. 采購部負責按照已采購申請單制作采購預算表，交采購總監(jiān)、總經理審 批后開立采購訂單，并按要求全程跟蹤管理采購訂單。3. 請購部門按要求填寫采購申請單，積極配合采購部對日常訂單的管理工 作。第4條 接受并審核采購申請單1. 需求部門依據(jù)公司銷售計劃和具體情況

31、，以書面的形式提出采購要求。2. 采購申請單要詳細記錄所需物資的名稱、規(guī)格、數(shù)量、需要日期等相關 內容。3 .采購部需及時接收各需求部門開出的采購申請單并進行采購預算。4. 一般采購申請單由采購經理根據(jù)采購申請單內容、公司采購相關規(guī)定和 供應商情況來審核，通過后反饋給申請部門，并及時組織開具采購訂單。5. 大宗物資或特殊物資的請購單，采購經理審核完畢后要上交總經理批準， 經批準后方可開立采購訂單。第5條開立采購訂單1 .采購部要根據(jù)已審核通過的采購申請單及時開具采購訂單。2.采購部要及時與供應商聯(lián)系協(xié)調簽單的相關事宜，采購部應注意維護公 司利益，在允許的價格內，確保交期、質量等方面滿足公司要求

32、。采購訂單應包括1 交貨方式：交貨時間、交貨地點等。2 驗收方式：檢驗設備、檢驗費用、不合格品的退換、提前或延遲交貨的 處理等規(guī)定。3罰則：延遲交貨或品質不符的扣款、違反合約的處理、取消合約等規(guī)定4品質保證：包修和包換期限、無償或有償換修等規(guī)定。5. 履約保證：不能按期履行合同需支付違約金等的規(guī)定。6仲裁或訴訟：買賣雙方紛爭、仲裁的地點或訴訟的法院等規(guī)定。第7條訂單編制規(guī)范訂單編制人員在編制采購訂單時，應完整填寫1 .供應商聯(lián)（第一聯(lián)），作為供應商交貨時的憑證2.回執(zhí)聯(lián)（第二聯(lián)），由供應商簽字確認后寄回公司，作為結算采購貨款的依據(jù)。3.物資聯(lián)（第三聯(lián)），作為公司控制存量和驗收的參考5.承辦聯(lián)（

33、第五聯(lián)），由采購部自存第8條米購訂單執(zhí)行1. 公司與供應商簽訂訂單后，采購部要隨時關注并緊密跟蹤訂單執(zhí)行情況， 保持同供應商的溝通，確保訂單能順利執(zhí)行。2. 加工型供應商要進行備料、加工、組裝、調試等過程，存貨型供應商只需從庫房中調集相關產品并進行適當處理即可送至公司。因此采購部需密切關注加工型供應商的備貨進程，確保其能按時交貨。第10條訂單保管1. 為了方便訂單查找與使用，采購部應對訂單進行分類歸檔、有序保存。2. 采購部應將采購訂單的原件按編號順序保管；復印件與相關采購申請和 往來信件一起，按供應商名字的字母順序保管。2異常訂單處理辦法總則第1條目的為規(guī)范采購訂單異常的處理過程，確保對異常

34、訂單進行及時有效的處理，特制定本辦法。第2條適用范圍本辦法適用于采購部異常訂單處理的全過程。第3條管理職責1 采購部負責及時有效地將異常信息傳遞給請購部門，以便公司及時調整 生產計劃，并與供應商積極協(xié)商處理異常情況。2請購部門負責協(xié)助采購部解決訂單異常情況，根據(jù)需求及時調整訂單。第4條術語解釋1 本辦法所稱交期異常，是指物資交期延后或交貨數(shù)量變更無法滿足需求。2本辦法所稱品質異常，主要指供應商在生產過程中發(fā)現(xiàn)的品質異常。3本辦法所稱下單異常，主要指由于采購人員的主觀因素導致的訂單下發(fā) 異常。4. 本辦法所稱突發(fā)異常，是指發(fā)生不可抗拒的外力因素（如地震、火災等） 或市場原材料嚴重緊缺等突發(fā)情況。

35、交期異常的處理第5條交期異常情況獲取采購人員需在下單后及時跟蹤訂單情況， 及時獲取訂單交貨進度，并與供應 商聯(lián)絡，及時獲知交期異常情況。第6條交期異常反饋采購人員發(fā)現(xiàn)異常后，應及時向采購經理和請購部門反饋信息，以便及時進 行補救或調整。第7條交期異常措施采購人員需要采取積極措施盡量挽回損失， 可以采用跟催法催交貨物，也可 依具體情況變更采購訂單或尋找替代供應商等。第8條評估交期異常損失采購部應積極聯(lián)絡相關部門評估損失費用，并可視情況向供應商進行索賠。品質異常的處理供應商發(fā)現(xiàn)品質異常無法自行解決時，應以書面形式將問題反饋給相應的采 購員，采購員要及時反饋給采購經理，請示解決辦法。第10條品質異常

36、措施采購部門和供應商協(xié)商及時更換，盡可能減少損失第11條評估品質問題損失如因品質問題退換貨導致本公司缺貨或斷貨的， 采購部應組織相關部門評估 損失費用，并可視情況向供應商提出索賠。下單異常的處理第12條下單異常反饋采購員如發(fā)現(xiàn)采購訂單等相關單據(jù)沒能及時下發(fā)，應立即聯(lián)系采購部下單人 員并反饋給采購經理。第13條下單異常處理1 如發(fā)生采購部下錯訂單，采購員應與供應商協(xié)商能否撤單，盡可能避免 呆廢物資，同時下達正確的訂購單。2如不能撤單，采購應與相關部門溝通看能否將訂單進行內部消化，并把 信息上報采購經理。3 如不能撤單又無法內部消化，產生的損失費用由責任部門承擔，并按公 司相關規(guī)章制度對責任部門進

37、行懲罰。突發(fā)異常的處理第14條突發(fā)異常范圍以下異常均可劃屬突發(fā)異常，并按照本章節(jié)規(guī)定進行處理。1 經確認屬發(fā)生重大事故（如嚴重火災、地震等），造成供應商短期內無法 恢復生產。2 突發(fā)事故造成市場物資嚴重短缺。第15條突發(fā)異常處理辦法1 出現(xiàn)突發(fā)異常時，采購員應及時向采購經理匯報，并通過多種渠道了解 市場行情，查看現(xiàn)有市場能否滿足運營需要。2 如突發(fā)異常影響運營進行時，采購人員需向請購部門確認是否通過高價 調撥現(xiàn)貨或采用其他能減少公司損失的方式進行采購。3. 訂單變更管理辦法總則第1條目的為了規(guī)范訂單變更管理工作，明確訂單變更流程，有效處理訂單變更中出現(xiàn) 的冋題，特制定本辦法。第2條適用范圍本辦

38、法適用于公司所有采購訂單的變更管理全過程。第3條職責1 采購部經理負責審核和批準訂單變更申請表及訂單變更表。2采購部負責接收、評審變更訂單，就訂單變更事項與請購部門進行溝通 并與供應商協(xié)調，做好訂單變更工作。3請購部門負責填寫采購訂單變更申請表，積極配合采購部做好訂單變更 過程中的相關工作。訂單變更作業(yè)第4條提出變更申請1 在采購訂單下達后，如果采購需求發(fā)生重大變化，請購部門可根據(jù)現(xiàn)實 情況向采購部申請?zhí)岢鲇唵巫兏暾垺?提出變更申請時要寫清楚變更具體內容，如交貨日期的變更、采購數(shù)量 的變更等。第5條訂單變更審核1 采購部需要審查下達的采購訂單是否已經收貨， 如是已經收過貨的訂單， 其變更內容

39、必須受到限制。2如果訂單貨物已經收到，但由于供應商方責任造成訂單變更時，采購部 方可與供應商聯(lián)絡，辦理訂單變更。3采購部需要求請購部門確認變更內容，并及時與供應商協(xié)商，詢問其是 否可以接受訂單變更，并確定變更事項及內容。第6條開立變更訂單1 采購部在訂單變更通過審批并與供應商協(xié)商完成后，應立即制定采購變 更單。2采購變更單一式四份，采購部自留一份，其余三份分別給財務部、總經 辦和供應商。1 由于本公司自身原因要求變更訂單時，給公司帶來的損失要由相關責任 部門承擔。2由于供應商原因不得不變更訂單時，由此給本公司帶來的損失按合同相 關規(guī)定由供應商負責承擔。第2節(jié)米購訂單表格工具1.1設備采購申請計

40、劃表編號：日期:序號名稱規(guī)格單位數(shù)量要求到 貨時間備注12345申請部門經辦人備注負責人審批意見采購部經理供應總監(jiān)總經理1.2物資（商品）采購計劃申請表編號：日期:序號名稱（品 牌）規(guī)格單位數(shù)量需求日期備注123456申請部門負責丿J日期審批意見采購部經理供應總監(jiān)總經理1.3采購變更申請表請購部門原訂單號米購日期物資名稱物資規(guī)格變更內容變更原因經辦人聯(lián)系電話請購部門意見簽字（蓋章）：日期：_年月采購部意見采購專員米購主管采購經理年 月日年 月日（蓋章）_年_月日總經理意見簽字（蓋章）：日期：年_月_日備注1 隨附資料：原米購請購單和訂購單復印件2本表一式四份，請購部門、采購部、財務部、總經理辦

41、公室各 執(zhí)一份1.4米購預算審核表申購部門申購單編號總經理采購預序號產品名稱規(guī)格單位單價數(shù)量總價1算2采購總監(jiān)34總計采購經理簽署意見制表：日期:1.5采購訂單編號：日期：年 月 日訂單編號采購申請單編號供應商名稱聯(lián)系人收貨地址收貨人聯(lián)系電話交貨日期分批交貨數(shù)量采購負責人訂單狀態(tài)編號品名與型號規(guī)格等級單價數(shù)量總價總計備注審核人：制表人:1.6采購訂單跟蹤表序號訂單號供應商名稱物資名稱采購數(shù)量下單日期擬交貨日期實交數(shù)量未交數(shù)量預計補齊日期1234編號:日期：年 月曰審核人：制表人:第5章采購交期管理第1節(jié)采購交期管理制度1采購交期跟催辦法總則第i條目的為了達到以下目的，特制定本方案，以指導采購物

42、資的催收工作。1 保證本公司生產經營活動的正常進行，確保采購交期滿足生產經營需求。2 促進采購合同與訂單的正常執(zhí)行。第2條適用范圍本辦法適用于公司所有采購的交貨跟催工作。第3條采購交期跟催原則采購人員需要在確定合適的交貨時間、 交貨質量、交貨數(shù)量、交貨價格的情 況下進行跟催。訂單跟蹤管理第4條訂單審核采購跟單員需審核訂單無誤后發(fā)給供應商，并要求其審核確認無誤后簽字回 傳。第5條訂單狀態(tài)監(jiān)督1 采購跟單員需跟蹤掌握供應商的備貨或發(fā)貨過程。2 如備貨中途出現(xiàn)相關變更的，需立刻解決，不得延誤。3 采購跟單員需及時跟蹤物資運輸過程，確保及時進行到貨檢驗和入庫工 作。催貨管理第6條了解備貨狀態(tài)1 訂單下

43、達后，采購需要在每周固定時間進行一次電話溝通，了解供應商 的備貨情況。2必要時，可以請供應商提供生產計劃表，據(jù)此掌握并督促備貨進度。第7條訂單跟催1 在訂單預訂到貨日期前 _周，采購跟單人員需要通過電話進行一次跟 催，弄清楚物資的備貨情況和預計發(fā)貨日期。2如果供應商不能按時交貨，可能影響公司的正常經營，采購部需向供應 商發(fā)送催貨通知單。3 催貨通知單發(fā)出后，采購人員需要及時聯(lián)系供應商，確定確切的交貨時 間。交貨延期處理與供應商考核第8條交貨延期處理1 如交貨期已過而供應商仍未交貨，采購人員應及時采用跟催法催交貨物2. 依具體情況變更采購訂單或尋找替代供應商等。第9條供應商考核1. 每項采購工作

44、結束后，采購部應當及時對供應商交貨過程進行記錄，作 為供應商考核的重要依據(jù)。2. 對于非常重要的供應商或者交貨過程易出現(xiàn)問題的供應商，采購部應派 人對供應商進行駐場指導和監(jiān)督檢查。3. 對于按時交貨的供應商應給予一定的獎勵。第10條交期跟催工作總結1. 采購部需及時對交貨延誤的原因進行分析。2. 依據(jù)供應商交期考核與評估的結果，分析是否必須轉移訂單或者更換供 應商。3. 可以與優(yōu)良供應商簽訂長期合約。2.物資交期跟催方案一、目的為了規(guī)范、有效地進行物資跟催，確保采購交期的按時達成，減少各種生產 損失，特制定本方案。二、適用范圍本方案適用于物資跟催作業(yè)的各相關事項。三、管理原則采購部管理物資進度

45、控制工作，負責采購下單、過程跟蹤、到貨驗收、交貨 問題處理等各項相關工作。四、物資采購跟催辦法物資采購常用的進度跟催方法有 4種，具體如下表所示，采購人員可以根據(jù) 情況進行合理選擇。采購跟催方法說明表跟催方法具體說明訂單跟催按照訂單預訂交付日期，提前一定時間進行跟催定期跟催每周固定時間將要跟催的訂單整理好，打印成報表，統(tǒng)一進 行跟催物資跟催表采用物資跟催表掌握供貨狀況，明確跟催對象，確保采購順 利進行物資跟催箱設置物資跟催箱，取代傳統(tǒng)翻頁打鉤辦法，在跟催箱里規(guī)劃32格，前31格分別代表每月的每一天，第32格是急件處理 格五、物資進度跟催1 采購人員應及時確定交貨日期、數(shù)量、供應商產能及其生產計

46、劃、供應 商物流及生產管理能力等。2 采購人員需規(guī)劃合理的購運時間，將請購、下單、供應商準備、運輸、 質檢等各項作業(yè)所需的時間都予以合理的規(guī)劃，并確定流程進度。3 采購人員應通知供應商編制實際進度表，將實際進度與計劃進度進行對 照，并要求其說明延誤原因及改進措施。4 如果供應商可能出現(xiàn)延期交貨現(xiàn)象，采購人員應當及時聯(lián)系其他貨源， 這樣才能在供應商延遲交貨后防止公司出現(xiàn)停產等損失。5 定期給供應商打電話查詢進度。6.定期將目前累計交貨結果以報表或者信函的形式告知供應商，促其改善六、重要物資的采購監(jiān)控對于重要物資，采購人員必須施以周密的監(jiān)視。1嚴格審查供應商的實際生產進度，每天比較實際生產進度和計

47、劃進度的 差距。2對于重要物資的采購，除了要求供應商按期報送生產進度之外，還需前 往實地進行訪問查證。七、采購跟催工作總結1 采購工作完成后，采購人員應當對交貨延誤的原因進行分析，以免以后 工作中再次出現(xiàn)類似問題。2. 對延期交貨的供應商進行懲罰，并對按時交貨的供應商給予適當?shù)莫剟畹?節(jié)采購交期管理表格工具1.1采購交期控制表預定交期請購日期請購單號物品名稱規(guī)格數(shù)量供應商驗收日期延遲日數(shù)備注1.2 采購催貨通知單編號：日期： 年 月 日本公司交貴公司下列采購訂單已到期，迄今尚未交貨，請于收到本通知后一周內交清為荷！公司到期未交貨的物資一覽表請購日期訂單編號物資名稱規(guī)格數(shù)量單位約定交貨日期備注注

48、：本單一式三聯(lián)，第一聯(lián)送供應商處催貨，第二聯(lián)送倉儲部門，第三聯(lián)留采購部存查1.3交期延誤分析表采購訂單號請購部門供應商采購員跟單員訂購情況規(guī)格品名數(shù)量原定交期已交量延遲天數(shù)備注延遲事由處理方案請購部門意見第6章采購質量管理第1節(jié)采購質量管理制度1. 采購檢驗管理細則總則第i條目的從而為了使所采購物資符合本公司質量要求，確保不合格物資不投入使用， 不影響最終產品質量，特制定本細則。第2條適用范圍本細則適用于各類采購物資的檢驗工作。第3條管理職責1. 采購部負責進行采購物資的接收、采購檢驗工作的組織與協(xié)調等。2倉儲部負責對采購的物資采取合適的方式進行檢驗，并出具檢驗報告。第4條 采購檢驗的依據(jù)1.

49、 采購部與供應商簽訂的采購合同。2. 供應商出示的質量認證。3. 供應商出示的產品合格證。4. 設備工藝圖紙。5. 供應商提供的樣品和“送貨單”。米購檢驗規(guī)劃第5條明確檢驗要項質量管理部要清楚物資質量檢驗要項，不明之處要向上級主管咨詢。第6條確定檢驗方式1. 全數(shù)檢驗，適用于物資數(shù)量少、價值高、不許有不合格品或指定的全檢 物資如設備。2. 抽樣檢驗，適用于平均數(shù)量較多、經常性使用的物資。第7條確定檢驗項目主要包括有數(shù)量檢驗、外觀檢驗、質量檢驗等米購檢驗實施第8條收貨核對工作1 采購部接受到物資到貨通知后后，應會同倉儲部相關人員進行收貨檢驗 工作。2 采購人員應與倉儲管理人員一起仔細核對訂貨單與供應商的送貨單，檢 查接收貨物是否正確。3檢查包裝箱外觀，確保包裝完好、無損。4 開箱核對物資名稱、規(guī)格、數(shù)量，并將到貨日期、物資名稱、實收數(shù)量 填入采購檢驗報告單。5 檢驗合格后，倉儲部負責物