大量的參考文獻(xiàn)――用EXCEL來(lái)整理

1、大量的參考文獻(xiàn)用 EXCEL 來(lái)整理寫(xiě)綜述之類的文稿， 參考文獻(xiàn)必不可少， 十份二十份的管理起來(lái)還比較容易， 若上百份，甚至二三百份， 就不那么容易了。 近日對(duì)一篇綜述240 余篇參考文獻(xiàn)的整理頗費(fèi)了些心思，回想起來(lái)覺(jué)得一些 “技巧”可能還有些意義， 所以寫(xiě)出來(lái)權(quán)作拋磚引玉吧。寫(xiě)作之前，案頭羅列的參考文獻(xiàn)必然每份先給個(gè)編號(hào)，按此編號(hào)寫(xiě)作時(shí)作標(biāo)引。但可能由于檢索時(shí)間或檢索方式不同，同一篇文獻(xiàn)給了23個(gè)編號(hào)，因此寫(xiě)作標(biāo)引中就出現(xiàn)了“ 28 ”與“ 208 ”、“69 ”同是一篇文獻(xiàn)的情況（但在寫(xiě)作引用時(shí)并未覺(jué)察到） 。對(duì)于這樣的問(wèn)題，應(yīng)用 EXCEL 可以很好地解決。1 寫(xiě)作完成后，確定所有文獻(xiàn)不

2、再增減，將所引用到的文獻(xiàn)編號(hào)與文獻(xiàn)核對(duì)，做到一一對(duì)應(yīng)。2 在這眾多的參考文獻(xiàn)中，分辨出哪些是重復(fù)文獻(xiàn)。用 EXCEL 的方法是：將帶有舊編號(hào)的文獻(xiàn)標(biāo)題復(fù)制到 EXCEL 內(nèi)，然后將第一作者復(fù)制到第 1 欄，再按第 1 欄排序，相似或相同的作者就排在了一起， 這樣可迅速辨別出哪些是重復(fù)文獻(xiàn)了。 對(duì)于這些有重復(fù)編號(hào)的文獻(xiàn)，用號(hào)做上標(biāo)記，即“ 28” = “ 208” = “ 69”。并不是簡(jiǎn)單地刪除原來(lái) 的編號(hào)，那樣會(huì)引起混亂。3 按文內(nèi)引用順序?qū)⑷恳木幪?hào)全部抄下來(lái)，并注明所在草稿頁(yè)碼，將抄得的引文編號(hào)錄入另份EXCEL 內(nèi)。4 在 EXCEL 內(nèi) Sheet 1 內(nèi)保留為原順序（即剛抄得的順

3、序） ，將此順序復(fù)制到Sheet 2 內(nèi)，排序，可發(fā)現(xiàn)有“重號(hào)” （即在 2 頁(yè)上有“ 25”，在第 3 頁(yè)上也有“ 25”）， 然后抄下重號(hào)，到 Sheet 1 內(nèi)用“查找”功能找到重號(hào)“ 25”，并自后向前刪去重號(hào)。5 刪凈重號(hào)后，再?gòu)?fù)制到 Sheet 3 內(nèi)重新排序一遍，發(fā)現(xiàn)已無(wú)重號(hào)，定下。6 在 Sheet 1 中（刪重號(hào)后的），按引用順序，給出新編號(hào)1 、 2、 3（對(duì)于已做標(biāo)記的重復(fù)文獻(xiàn)不再給新編號(hào)）7 將 Sheet 1 （已有 3 欄：草稿頁(yè)碼，舊編號(hào)，新編號(hào)）復(fù)制到 Word ，分三欄打印出來(lái)，便可依此順序到草稿中將舊編號(hào)改為新編號(hào)。工作完成。如此整理，既顯著提高了工作效率及

4、準(zhǔn)確性，更減少了“漫無(wú)頭緒”的煩惱。當(dāng)您遭遇大量文獻(xiàn)時(shí)，不妨一試。寫(xiě)論文時(shí)，參考文獻(xiàn)的引用是一件很麻煩的事，每個(gè)雜志要求的文獻(xiàn)格式是不一樣的，包括在文章中插入的方法和在文章后面排列的格式和順序等都不同。根據(jù)排列順序，主要分為兩種：一是按插入順序排序，二是按作者的姓名排序。如果是按作者姓名排序，文章內(nèi)容如果要改動(dòng)（包括移動(dòng)、插入或刪除） ，對(duì)參考文獻(xiàn)在最后的排序影響不大，編號(hào)也好改。但如果是按插入順序排序（國(guó)內(nèi)的絕大部分雜志和國(guó)外的許多雜志都是這樣的） ，則文章如有改動(dòng)， 參考文獻(xiàn)的增刪和重新排序的工作就會(huì)變得很煩瑣， 而且容易出錯(cuò)。 有的編輯對(duì)這方面的要求很?chē)?yán)格， 把參考文獻(xiàn)的格式作為筆者是否

5、認(rèn)真的一個(gè)重要衡量標(biāo)準(zhǔn)。所以，參考文獻(xiàn)是我們寫(xiě)論文時(shí)不容忽視的一個(gè)環(huán)節(jié)。有一個(gè)很出名的軟件 Reference manager 是專門(mén)用來(lái)管理參考文獻(xiàn)的，它功能很強(qiáng)大，能對(duì)文獻(xiàn)進(jìn)行二次檢索、管理，與Word 結(jié)合還可完成論文中參考文獻(xiàn)的插入，相信很多高手都用它解決了參考文獻(xiàn)的插入問(wèn)題。但這個(gè)軟件不是免費(fèi)的（ D 版的不算），而且對(duì)于一些不是很高手的人來(lái)說(shuō)，把RM 的功能都開(kāi)發(fā)出來(lái)也不是件容易的事。我對(duì)RM 就掌握得不是很好，但我發(fā)現(xiàn)其實(shí)只要簡(jiǎn)單地用 Word 中的插入尾注的功能就能很好地解決按插入順序排序的論文中參考文獻(xiàn)的排序問(wèn)題。方法如下（以 Word2000 為例）：1 光標(biāo)移到要插入?yún)⒖?/p>

6、文獻(xiàn)的地方，菜單中“插入”“腳注和尾注” 。2 對(duì)話框中選擇“尾注” ，編號(hào)方式選“自動(dòng)編號(hào)” ，所在位置建議選“節(jié)的結(jié)尾” 。3 如“自動(dòng)編號(hào)”后不是阿拉伯?dāng)?shù)字，選右下角的“選項(xiàng)” ，在編號(hào)格式中選中阿拉伯?dāng)?shù)字。4 確定后在該處就插入了一個(gè)上標(biāo)“ 1”，而光標(biāo)自動(dòng)跳到文章最后，前面就是一個(gè)上標(biāo)“ 1 ”，這就是輸入第一個(gè)參考文獻(xiàn)的地方。5 將文章最后的上標(biāo)“ 1”的格式改成正常（記住是改格式，而不是將它刪掉重新輸入，否則參考文獻(xiàn)（格式按雜志要求來(lái)慢慢可以繼續(xù)寫(xiě)文章了。2 ”（Word 已經(jīng)自動(dòng)為你以后就是移動(dòng)的位置， 這個(gè)序號(hào)也不會(huì)變） ，再在它后面輸入所插入的參考文獻(xiàn)輸，好像沒(méi)有什么辦法簡(jiǎn)

7、化） 。6 對(duì)著參考文獻(xiàn)前面的“ 1”雙擊，光標(biāo)就回到了文章內(nèi)容中插入?yún)⒖嘉墨I(xiàn)的地方，7 在下一個(gè)要插入?yún)⒖嘉墨I(xiàn)的地方再次按以上方法插入尾注，就會(huì)出現(xiàn)一個(gè)“排序了），繼續(xù)輸入所要插入的參考文獻(xiàn)。8 所有文獻(xiàn)都引用完后，你會(huì)發(fā)現(xiàn)在第一篇參考文獻(xiàn)前面一條短橫線（頁(yè)面視圖里才能看到） 考文獻(xiàn)跨頁(yè)了，在跨頁(yè)的地方還有一條長(zhǎng)橫線，這些線無(wú)法選中，也無(wú)法刪除。這是尾注的標(biāo)志，但一般科技論文格式中都不能有這樣的線，所以一定要把它們刪除。9 切換到普通視圖，菜單中“視圖”“腳注” ，這時(shí)最下方出現(xiàn)了尾注的編輯欄。10 在尾注右邊的下拉菜單中選擇“尾注分隔符” ，這時(shí)那條短橫線出現(xiàn)了，選中它，刪除。11 再在下拉菜單中選擇“尾注延續(xù)分隔符” ，這是那條長(zhǎng)橫線出現(xiàn)了，選中它，刪除。12 切換回到頁(yè)面視圖，參考文獻(xiàn)插入已經(jīng)完成了。這時(shí)，無(wú)論文章如何改動(dòng)，參考文獻(xiàn)都會(huì)自動(dòng)地排好序了。如果刪除了，后面的參考