億潤(rùn)經(jīng)貿(mào)檔案培訓(xùn)課件

1、億潤(rùn)經(jīng)貿(mào)檔案管理培訓(xùn)課件第一部分檔案管理的基礎(chǔ)知識(shí)、幾個(gè)基本概念軍事、1檔案：檔案法對(duì)檔案的定義： 是指過去和現(xiàn)在的國家機(jī)構(gòu)、 社會(huì)組織以及個(gè)人從事政治、 經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教等活動(dòng)直接形成的對(duì)國家和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像 等不同形式的歷史記錄。2、企業(yè)檔案：企業(yè)檔案是指企業(yè)在日常工作中從事企業(yè)管理、生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、銷售、經(jīng)濟(jì)核算及科學(xué) 研究等活動(dòng)中直接形成有保存價(jià)值的真實(shí)記錄。主要包括文字、圖表、音像等。3、企業(yè)檔案的作用：憑證作用；參考作用； 具體體現(xiàn)在以下幾方面：a. 檔案是一個(gè)單位或個(gè)人歷史的真實(shí)、全面的反映。b. 檔案是一個(gè)單位或個(gè)人維護(hù)自身權(quán)益的重要工具。c. 檔

2、案我們積累和傳播知識(shí)重要載體。d. 檔案是開展單位文化建設(shè)的重要素材，特別是對(duì)于企業(yè)建立企業(yè)文化有不可替代的作用。二、檔案工作1檔案工作的性質(zhì)-專業(yè)性：檔案工作有自己專門的研究對(duì)象、理論體系和業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、工作規(guī)范。-服務(wù)性：為企業(yè)各項(xiàng)工作服務(wù)。-機(jī)要性：檔案中有不少內(nèi)容在一定的時(shí)間和空間具有機(jī)密性。2、檔案管理工作的內(nèi)容八環(huán)節(jié)論：收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、檢索、編研、禾U用服務(wù)。六環(huán)節(jié)論：收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、開發(fā)利用3、檔案工作的原則：- 統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理- 集中統(tǒng)一管理。第二部分檔案管理的操作實(shí)務(wù)第一章、檔案整理幾個(gè)概念一、檔案整理定義：是指將處于零亂的和需要進(jìn)一步條理化的檔案

3、，進(jìn)行基本的分類、組合、排列、 編號(hào)、編制目錄、建立全宗等，組成有序體系的過程。二、檔案整理的基本要求：遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件材料之間的有機(jī)聯(lián)系；區(qū)分文 件材料的價(jià)值，確定檔案的保管期限；便于保管和利用。三、檔案整理的方法：1以“案卷”為單位整理。應(yīng)用范圍：科技檔案；部分文書檔案；專門檔案2、以“件”為單位整理。四、檔案分類1. 按照整理方法的不同，可將檔案分為：文書檔案、科技檔案、專門檔案2. 公司檔案分類大綱：管理類：包括公司經(jīng)營(yíng)管理、人事管理、資產(chǎn)管理、法務(wù)管理、總務(wù)管理等資料工程類：包括工程合同及“西安市建設(shè)工程文件歸檔范圍”、（各類簽證、設(shè)計(jì)變更等）營(yíng)銷類：指項(xiàng)目經(jīng)營(yíng)

4、推廣、銷售、招商、租賃等資料第二章文書檔案的整理一、文書檔案整理流程鑒定一一分類一一裝訂一一排列一一蓋檔號(hào)章一一填寫檔號(hào)一一著錄一一裝盒、排架（一）鑒定：歸檔文件的來源主要有：集團(tuán)下發(fā)的文件、單位內(nèi)部形成的文件、政府部門針對(duì)本單位發(fā)文或需 要本單位執(zhí)行的文件及公司參與合作的項(xiàng)目，合作單位按要求向本單位提交的文件。對(duì)照歸檔范圍來 確定某類文件是否需要?dú)w檔。（二）分類：根據(jù)集團(tuán)及各公司情況，文件材料產(chǎn)生量不大，因此采用“年度-保管期限”結(jié)合事由分類法。1. 分年度：將歸檔文件按其形成年度分開。2. 分保管期限：嚴(yán)格對(duì)照本公司歸檔文件分類、保管期限表，將同一年度內(nèi)的文件按永久、長(zhǎng)期、短期或永久、30

5、年、10年三種保管期限分開。3. 分類別：將同一類別的文件排列在一起。（三）裝訂：歸檔文件以“件”為單位進(jìn)行裝訂。1. 件的概念。原件與復(fù)制件為一件；轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件；正文與附件為一件；同一年度內(nèi)相關(guān)的請(qǐng)示 與批復(fù)、報(bào)告與批示、函與復(fù)函為一件，但跨年度的則各為一件；文件處理單與相關(guān)文件為一件。不 同文字的文本，無特殊規(guī)定的，中文本在前，外文本在后；印章登記表等各種報(bào)表、圖冊(cè)，按其本來 的裝訂方法，一個(gè)自然本（冊(cè)）為一件。注：不允許若干件一個(gè)類型的歸檔文件合為一件，如將一個(gè)年度的所有“通知”作為一件。2. 保管期限為永久或長(zhǎng)期、30年的歸檔文件，最好拆除生銹金屬物，采用線裝、或膠裝，也可以

6、用不銹鋼備用夾，但裝訂前需進(jìn)行掃描。掃描件分年度存儲(chǔ)于硬盤，同時(shí)上傳至檔案管理系統(tǒng)中該條 目錄的原文處，并在一個(gè)年度結(jié)束后以年度為單位刻錄在光盤上脫機(jī)保存。3. 較厚歸檔文件采用三點(diǎn)一線方法進(jìn)行裝訂。4. 成冊(cè)的文件材料，如印章登記本、刊物等，可保持原貌。5. 保管期限為短期或10年的文件，根據(jù)實(shí)際情況選擇裝訂方法。（四）排列。在同一年度、保管期限內(nèi)，結(jié)合機(jī)構(gòu)（問題）或事由按文件形成時(shí)間進(jìn)行排序。（五）蓋檔號(hào)章，填寫相關(guān)內(nèi)容。歸檔章蓋在文件首頁右上方空白處，若右上方無空白，則蓋在其它 容易查看的地方。檔案章格式：全宗號(hào)-年度-保管期限-件號(hào)。全宗號(hào)：各單位代號(hào)； 年度：即文件形成年度； 保管期

7、限：可以寫永久、長(zhǎng)期、短期、30年、10年，也可以只寫代號(hào)：Y C、D、30、10；件號(hào)：一個(gè)年度一個(gè)保管期限編一個(gè)流水號(hào)，從1排起。（六）著錄，即編目。請(qǐng)示與批復(fù)為一件時(shí)，只對(duì)批復(fù)進(jìn)行編目。1. 全宗號(hào)：各單位代號(hào)。2. 年度：指歸檔文件文件的形成年度（如 2002，2003），要求寫全。3. 保管期限：歸檔文件保管期限，可以是其代號(hào)或是年限。4. 件號(hào)：文件的流水號(hào)，為三位數(shù)，不足三位，前用0補(bǔ)齊，如001、089。5. 文件編號(hào)：文件編號(hào)號(hào)即文件發(fā)文字號(hào)，填寫時(shí)應(yīng)照實(shí)抄錄，不能有任何省略或改動(dòng)。6. 題名：一般情況下，照錄文件題名，不得省略或變更。對(duì)于無題名或題名含義不能全面揭示文件內(nèi)容

8、的歸檔文件，為方便檢索，應(yīng)根據(jù)文件內(nèi)容重新擬寫或補(bǔ)充題名，并外加“”以示區(qū)別。如任免通知XX, XXX,或通知關(guān)于加強(qiáng)勞動(dòng)紀(jì)律的通知 7. 責(zé)任者：即發(fā)文機(jī)關(guān)；就是文件落款處蓋章單位。責(zé)任者可以用全稱，可以簡(jiǎn)化為“億潤(rùn)經(jīng)貿(mào)” 如無通用簡(jiǎn)稱，則用全稱。8. 主題詞：按照檔案主題詞表進(jìn)行著錄，此項(xiàng)可以省略。9. 日期：即文件形成日期，用 8位阿拉伯?dāng)?shù)字表示，如 20080101。10. 頁數(shù)：此件文件的總頁數(shù)，包括附件。有字的一面就算是一頁?？瞻醉摬挥?jì)頁數(shù)。11. 份數(shù)：一般歸檔文件只保存 1份，利用頻繁或非常重要的可以保存兩份。如有其它需要，保存 份數(shù)較多，應(yīng)在備注中注明。12. 實(shí)體分類號(hào)：就

9、是檔案分類、保管期限表中歸檔文件的實(shí)體分類。13. 檔號(hào)：此項(xiàng)由系統(tǒng)自動(dòng)生成。14. 盒號(hào)：為所有年度的大流水號(hào)，從第一盒檔案排起。作為查找檔案的輔助項(xiàng)目。因有些公司插 卷很多，此項(xiàng)不強(qiáng)制要求填寫。15. 存放位置：此項(xiàng)為查找檔案檔案的輔助項(xiàng)目，為方便查找檔案，建議填寫。16. 備注：用于填寫歸檔文件需要說明的各種情況，包括缺損、銷毀等。17. 密級(jí)：為文件上所標(biāo)示的密級(jí)，如無標(biāo)示，為內(nèi)部。（七）裝盒、排架1. 裝盒：按文件順序進(jìn)行裝盒。為節(jié)省空間，不建議一個(gè)問題（或類別）僅有幾份文件也裝為一 盒；禁止跨年度裝盒。探 特別注意：裝盒時(shí)一定要按照件號(hào)的順序排放，不要把里面的文件放錯(cuò)，借閱后也要放

10、回原 位，否則以后查找起來就會(huì)查找不到。2. 備考表：如文件盒內(nèi)有備考表，直接填寫其中項(xiàng)目；若沒有，則打印一份，將其置于盒內(nèi)文件之 后，項(xiàng)目包括盒內(nèi)文件情況說明、整理人、檢查人和日期。3. 背脊：填寫年度、保管期限和起止件號(hào)。4. 排架：按年度從檔案柜最上層排起，永久和長(zhǎng)期的可以一起排架，短期則另排一架。 第三章基建檔案管理一、注意區(qū)分基建工程準(zhǔn)備階段文件與文書檔案的區(qū)別在建筑工程管理資料規(guī)定的附錄中，明確了各個(gè)階段都會(huì)產(chǎn)生哪些文件，在工程項(xiàng)目準(zhǔn)備階 段中的文件，如：項(xiàng)目建議書與批復(fù)、用地批準(zhǔn)文件等容易與文書檔案混淆，要注意區(qū)分。二、注意由建設(shè)單位收集的文件的收集和積累工程準(zhǔn)備階段與工程竣工驗(yàn)

11、收階段的文件是由建設(shè)單位收集和積累的。有新項(xiàng)目動(dòng)工時(shí)，如若由 檔案室來負(fù)責(zé)產(chǎn)生文件的保存，那么要注意這兩個(gè)階段的文件的收集。三、注意案卷題名的擬定案卷題名要能反應(yīng)本卷文件的內(nèi)容，一般采用三段式：一是項(xiàng)目的名稱；二是項(xiàng)目的組件、部件、專業(yè)、階段的名稱；三是項(xiàng)目文件的名稱。女口：南玻工業(yè)大廈（項(xiàng)目名稱）結(jié)構(gòu)（專業(yè)）竣工圖。四、注意與當(dāng)?shù)爻墙n案部門保持聯(lián)系各地城建檔案部門對(duì)移交檔案的要求不一樣，要了解公司所在地城建檔案部門的要求，盡量關(guān)注文件形成的質(zhì)量，使其能夠滿足要求，減少重復(fù)工作。第四章專門檔案的整理第一節(jié)實(shí)物檔案一、實(shí)物檔案的歸檔范圍1. 集體或個(gè)人在各類公務(wù)活動(dòng)中獲得的獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)牌、獎(jiǎng)

12、章、錦旗、證書等；2. 公務(wù)活動(dòng)中獲贈(zèng)的紀(jì)念品；3. 本單位自形成以來使用過的牌匾、停用的各種印章、各種重大活動(dòng)中形成的紀(jì)念品和宣傳品；4其它有保存價(jià)值的實(shí)物。第一節(jié)實(shí)物檔案二、歸檔要求1個(gè)人在公務(wù)活動(dòng)中獲得的獎(jiǎng)狀、證書、紀(jì)念品等實(shí)物檔案應(yīng)先由集團(tuán)檔案室拍照登記，再交由個(gè) 人保管。2歸檔的實(shí)物應(yīng)用數(shù)碼相機(jī)拍成照片，并將照片掛接到檔案管理系統(tǒng)中相應(yīng)實(shí)物檔案條目后。三、實(shí)物檔案的編號(hào)、著錄實(shí)物檔案的檔號(hào)：全宗號(hào)類目號(hào)（一級(jí)類目+二級(jí)類目）順序號(hào)。如：CSG01 SW1 001CSG01集團(tuán)總部代號(hào)（全宗號(hào)） SW 實(shí)物類代號(hào)（一級(jí)類目）1牌匾類代號(hào)（二級(jí)類目）001順序號(hào)，第一件牌匾類實(shí)物注：如本

13、單位實(shí)物較少，也可不用二級(jí)類目。四、實(shí)物檔案的保管1小于A4幅面的實(shí)物，如證書等，貼好標(biāo)簽后按順序裝入檔案盒或放入資料立架中，存放于檔案 柜。2.較大實(shí)物檔案，如獎(jiǎng)牌、獎(jiǎng)杯、紀(jì)念品等，可在貼好標(biāo)簽后放在陳列柜或?qū)Ｓ霉裰斜９?，也?放置于走廊或會(huì)議室等處陳列，以更好地發(fā)揮宣傳作用。第二節(jié)照片檔案的管理一、數(shù)碼照片的歸檔范圍1選擇性歸檔重要的、有代表性的、有參考利用價(jià)值的2歸檔照片的數(shù)量各單位根據(jù)本單位實(shí)際情況自定，主要是要結(jié)合重要程度、實(shí)際工作需要等因素來定，在實(shí) 際工作中需要具體情況具體分析。二、數(shù)碼照片的歸檔流程收集-挑選-分組編寫組說明-沖印-裝冊(cè)一編寫照片說明-刻錄1收集。按照歸檔范圍，

14、收集有必要?dú)w檔之照片。2挑選。將重要的、有代表性的、最能夠體現(xiàn)本次活動(dòng)背景的照片挑選出來。3分組、編寫組說明。一組照片不是一類照片，而是一次活動(dòng)形成的照片。組說明包括本次活動(dòng)的時(shí) 間、地點(diǎn)、人物和事由。如：XX年XX月XX日XX視察XXXXXXXX 。組說明就是該組照片所在文件夾的名稱。4沖印。每一年結(jié)束后，將本年度所有需歸檔照片到數(shù)碼照片沖印點(diǎn)進(jìn)行沖印，一般沖印照片大小6寸。5裝冊(cè)。將沖印好的數(shù)碼照片裝入專門的照片檔案冊(cè)。6編寫照片說明。組說明在本組照片之前。組內(nèi)每張照片的說明，主要是人物、地點(diǎn)及事件細(xì)節(jié)。（攝影者和背景一般略）7刻錄。將一個(gè)年度的照片記錄到一次性寫入不可擦寫的光盤上，并在盤

15、面上做好記錄。如XX年度數(shù)碼照片。2011-6-17 是風(fēng)的細(xì)語、是雨的柔順、斑駁了一道道古老的憂傷，刻在了燈火闌珊處是橋的滄桑、是石的痕跡、流年了一首首陳舊的詩韻，銘在了秋月三更天海棠紅袖添香，墨跡染血蒼涼。安靜中，晨曦相伴花香，展一箋前世的千秋 歌遙；清雨深巷幽笛，揮灑寒月銀裝。情濃處，夕陽西落桃源，留一篇今生的婉艷 霓裳。挽輕風(fēng)拂墨，潑灑一秋雨紅，撥幵海棠的花事，聆聽花瓣細(xì)語呢喃，深情里, 香醉十里桃花，溪留百畝婉藍(lán)。搖曳的風(fēng)鈴，恍惚的倩影。沉月入水禪心未改，凝霜了一夜煙波的傷夢(mèng)。靈 潤(rùn)如玉的杏花黃似菊染的絲雨，陣陣飄瑩、落琴弦瑟。拂墨輕風(fēng)，筆尖瑩繞了一圈年輪，輕輕的描出了圓圓的印跡，淡色中，雅致 的輕雨，穿巷飄過，留下了一串串流香的詩花。模糊的撇捺、不清的橫豎，送走 著殘血的時(shí)光摘一支輕雨，鋪一箋墨跡，在燈火闌珊處窺探一葉欞窗，熟悉的倩影淡淡一 笑，傾城了歲月的柔情，暖雨中蜜意了情侶的夢(mèng)香。杯輕風(fēng)，半壺墨跡。捧著安靜的角落，獨(dú)飲墨香，留韻素白。輕風(fēng)拂過， 幵滿了一園禪意，一片櫻花。輕風(fēng)緩緩，墨香襲襲。長(zhǎng)長(zhǎng)的倩影里，柔軟了風(fēng)韻的味