采購內部控制制度

1、采購內部控制制度第一章 總 那么第一條 為了加強公司對采購業(yè)務的內部控制，標準請 購與審批、采購與驗收、付款等行為，防范采購過程中的差 錯和舞弊，根據國家有關法律法規(guī)和?公司內部控制根本規(guī) 范?，結合公司的實際情況 ,制定本制度。第二條 本制度所稱采購，主要是指公司外購商品并支 付價款的行為。第二章 職責分工與授權批準第三條 公司應當建立采購業(yè)務的崗位責任制，明確相 關部門和崗位的職責、權限，確保辦理采購業(yè)務的不相容崗 位相互別離、 制約和監(jiān)督。 公司采購業(yè)務的不相容崗位包括：一請購與審批。二供給商的選擇與審批。三采購合同協(xié)議的擬訂、審核與審批。四采購、驗收與相關記錄。五付款的申請、審批與執(zhí)行

2、。第四條 公司應當建立采購業(yè)務的授權制度和審核批 準制度，并按照規(guī)定的權限和程序辦理采購業(yè)務。第五條 公司根據具體情況對辦理采購業(yè)務的人員定 期進行崗位輪換，防范采購人員利用職權和工作便利收受商 業(yè)賄賂、損害公司利益。第六條 按照請購、審批、采購、驗收、付款等規(guī)定的 程序辦理采購業(yè)務，并在采購與付款各環(huán)節(jié)設置相關的記錄、填制相應的憑證，建立完整的采購登記制度，加強請購 手續(xù)、采購訂單或采購合同協(xié)議、驗收證明、入庫憑證、采 購發(fā)票等文件和憑證的相互核對工作。第三章 請購與審批控制第七條 公司應當建立采購申請制度，依據購置商品或 效勞的類型，確定歸口管理部門，授予相應的請購權，并明 確相關部門或人

3、員的職責權限及相應的請購程序。公司采購需求應當與公司生產經營方案相適應，具有必 要性和經濟性。需求部門提出的采購需求，應當明確采購類別、質量等 級、規(guī)格、數量、相關要求和標準、到貨時間等。采購部門才有資格組織采購，其他部門不得擅自采購任 何物資。第八條 建立嚴格的請購審批制度。加強采購業(yè)務的預 算管理。一為生產儲藏的周轉材料請購程序：由庫管員根據最 低庫存量或使用單位的所需， 材料員編制采購方案單部門 領導審核分管領導審核總工程師審核總經理審批。二生產使用固定資產請購程序：由使用部門提出申請材料員根據庫存量編制采購方案單部門領導審核 分管領導審核總工程師審核總經理審批。第九條 加強采購業(yè)務的預

4、算管理。對于超預算和預算外采購工程由董事長審批。第四章 采購與驗收控制第十條 建立采購與驗收環(huán)節(jié)的管理制度，確保采購過 程的透明化以及所購商品在數量和質量方面符合采購要求。第十一條 公司采購方式：大宗物資或效勞等的采購應 當采用招投標方式并簽訂合同協(xié)議；一般物品的采購可以采 用詢價的方式并簽訂合同協(xié)議；小額零星物品的采購可以采 用直接購置等方式。30 萬元以上的為大宗物資， 10 萬元以上 30 萬元以 下的為一般物品， 10 萬元以下為小額零星物品。第十二條 委托中介機構進行招投標的，應當加強對中 介機構的監(jiān)督。第十三條 公司應當充分了解和掌握有關供給商信譽、 供貨能力等方面的信息，由采購、

5、使用等部門共同參與比質 比價，并按規(guī)定的授權批準程序確定供給商。對小額零星采購，按照“比質比價、貨比三家的詢價 原那么，確保公開透明，降低采購本錢。第十四條 公司應當根據驗收制度和經批準的請購單、 合同協(xié)議等采購文件，辦理相關的驗收手續(xù)。公司對外采購的鍋爐煤和柴油等，必須經地磅房計量， 合理損耗以外的由承運車輛承當。合理損耗一般為3 %。對驗收過程中發(fā)現的異常情況，負責驗收的部門或人員 應當立即向有關部門報告；有關部門應當查明原因，及時處 理。第五章 付款控制第十五條 財務部應當參與商定對供給商付款的條件。 公司供給部在申請付款業(yè)務時，應當對采購合同協(xié)議約定的 付款條件以及采購發(fā)票、結算憑證和

6、驗收證明等相關憑證的 真實性、完整性、合法性及合規(guī)性進行嚴格審核，并提交付 款申請，財務部依據合同協(xié)議、發(fā)票等對付款申請進行復核 后，按?資金活動內控制度?和?工程工程內控制度?的相 關審批程序辦理。第十六條 公司建立預付賬款和定金的授權批準制度， 加強預付賬款和定金的管理。對招標合同的首次預付款不得超過合同總價的 30% ；除 特殊采購外，一般物品和小額零星物品的采購不得使用預付 款采購。公司禁止使用定金的方式簽訂物資采購合同。第十七條 公司加強應付賬款和應付票據的管理，由專 人按照約定的付款日期、折扣條件等管理應付款項。第十八條 公司應當建立退貨管理制度，對退貨條件、 退貨手續(xù)、貨物出庫、

7、退貨貨款回收等做出明確規(guī)定，及時 收回退貨貨款。第六章 附 那么第十九條 本制度由公司財務部負責解釋。第二十條 本制度自公布之日起執(zhí)行。銷售內部控制制度第一章總那么第一條 為了加強對銷售業(yè)務的內部控制，標準銷售行 為，防范銷售過程中的過失和舞弊，據國家有關法律法規(guī)和?公司內部控制根本標準?，結合公司的實際情況，制定本 制度。第二條本制度所稱銷售，主要是指公司銷售商品并取 得貨款的行為。第二章職責分工與授權批準第三條 公司應當建立銷售與收款業(yè)務的崗位責任制， 明確相關部門和崗位的職責權限，確保辦理銷售與收款業(yè)務 的不相容崗位相互別離、制約和監(jiān)督。銷售與收款不相容崗位包括：一銷售合同協(xié)議的審批、簽

8、訂與辦理發(fā)貨。二銷售貨款確實認、回收與相關會計記錄。三銷售退回貨品的驗收、處置與相關會計記錄。四銷售業(yè)務經辦與發(fā)票開具、管理。五壞賬準備的計提與審批、壞賬的核銷與審批。第四條 公司應當合理采用科學的信用管理技術，不斷 收集、健全客戶信用資料，建立客戶信用檔案。防止向未經 信用授權客戶發(fā)出貨品，并防止客戶以較低的信用條件進行 交易而損害公司利益。第五條 公司應當建立銷售業(yè)務授權制度和審核批準 制度，并按照規(guī)定的權限和程序辦理銷售業(yè)務。第六條公司應當根據具體情況對辦理銷售業(yè)務的人 員進行崗位輪換或者管區(qū)、管戶調整。第三章銷售與發(fā)貨控制第七條公司對銷售業(yè)務應當建立嚴格的預算管理制 度，制定銷售目標，

9、建立銷售管理責任制。第八條 公司應當建立銷售定價控制制度，制定價目 表、折扣政策、收款政策，定期審閱并嚴格執(zhí)行。第九條 公司在選擇客戶時，應當充分了解和考慮客戶 的信用、財務狀況等有關情況。第十條公司應當加強對賒銷業(yè)務的管理。賒銷業(yè)務應 當遵循規(guī)定的銷售政策、信用政策及程序。第十一條 公司應當按照規(guī)定的程序辦理銷售和發(fā)貨 業(yè)務。一銷售談判。公司在銷售合同協(xié)議訂立前，應當指 定銷售部人員就銷售價格、信用政策、發(fā)貨及收款方式等具 體事項與客戶進行談判。對談判中涉及的重要事項，應當有 完整的書面記錄。二合同協(xié)議審批。由銷售部通過雙方協(xié)商，初步確 定銷售數量、銷售價格、信用政策、發(fā)貨及收款方式等信息,

10、 由分管領導、總經理和董事長審核或審批。審批人員應當對銷售合同協(xié)議草案中提出的銷售價格、信用政策、發(fā)貨及收款方式等嚴格審查。三合同協(xié)議訂立。銷售合同協(xié)議草案經審批同意后， 與客戶簽訂正式銷售合同協(xié)議。簽訂合同協(xié)議應當符合?合 同法?的規(guī)定。合同一式四份，雙方各持兩份。公司檔案室留存一份、 銷售部留存一份。四組織銷售和發(fā)貨。1. 公司銷售部按照經批準的銷售合同協(xié)議編制銷售計 劃，向調撥員下達銷售通知單。銷售通知單上應填寫購貨單 位名稱、產品名稱、合同數量。2. 調撥員根據客戶經蓋章有效提貨單， 開具發(fā)貨通知單， 在發(fā)貨通知單上注明“現金煤 、“合同煤 ，并登記調撥明 細表。3. 承運車輛持發(fā)貨通

11、知單到地磅房過空磅，司磅員在產 品出廠登記表上登記空磅、車號、購貨單位等信息，并在發(fā) 貨通知單蓋章。4. 發(fā)貨員 裝車工 憑司磅員蓋章的發(fā)貨通知單發(fā)貨，發(fā) 貨通知單妥善保管，次日交銷售會計核對。5. 承運車輛裝重車后到地磅房計量，司磅員辦完相關手 續(xù)后，在出門證上蓋章。6. 司磅員認真登記產品出廠明細表，妥善保管提貨單和 產品運單，做好交接班記錄，確認無誤后雙方在產品出廠登 記表上蓋章，末班司磅員次日負責交銷售會計。7. 承運車輛到門衛(wèi)室交出門證，門衛(wèi)準予放行，出門證要妥善保管，次日交調拔員統(tǒng)計8. 調拔員根據調撥明細表和出門證，統(tǒng)計產品銷售量， 并于上午 11 點前上報銷售日報表，月末，上報

12、銷售月報表。9. 零售現金業(yè)務，駕駛員到地磅房計量后，憑司磅員打 出的計量單到財務出納處交款，司磅員核對收款數量、金額 后，在出門證上蓋章，車輛方可出廠。10. 銷售會計每天與調撥員核對銷售數量， 月末核對無誤 后雙方簽字認可，并進行帳務處理。第十二條 公司應當建立銷售退回管理制度。公司的銷 售退回必須經分管銷售領導審批前方可執(zhí)行。第十三條 公司在銷售與發(fā)貨各環(huán)節(jié)做好相關的記錄， 填制相應的憑證，建立完整的銷售登記制度，并加強銷售訂 單、銷售合同協(xié)議、銷售方案、銷售通知單、發(fā)貨憑證、運 貨憑證、銷售發(fā)票等文件和憑證的相互核對工作。銷售會計應當設置銷售臺賬，及時反映各種產成品銷售 的開票、發(fā)貨、

13、收款情況。第四章 收款控制第十四條 公司應當及時辦理銷售收款業(yè)務。以銀行轉 賬方式辦理的銷售收款，必須通過公司指定的專用賬戶結 轉。第十五條 公司應當將銷售收入及時入賬，不得賬外設 賬，不得擅自坐支現金。銷售人員嚴禁收取銷售現金。第十六條 公司建立應收賬款賬齡分析制度和逾期應 收賬款催收制度。 銷售部負責應收賬款的催收， 催收記錄包 括往來函電要妥善保存，財務部催促銷售部加緊催收。對催收無效的逾期應收賬款可通過法律程序予以解決。應收賬款應分類管理，針對不同性質的應收款項，采取 不同方法和程序。應嚴格區(qū)分并明確收款責任，建立科學、 合理的清收獎勵制度以及責任追究和處分制度，以有利于及 時清理催收欠款，保證公司營運資產的周轉效率。第十七條 公司對于可能成為壞賬的應收賬款，應當按 照國家統(tǒng)一的會計準那么制度規(guī)定計提壞賬準備，并按照權限 范圍和審批程序進行審批。對確定發(fā)生的各項壞賬，應當查 明原因，明確責任，并在履行規(guī)定的審批程序后做出會計處 理。第十八條 公司核銷的壞賬應當進行備查登記，做到賬 銷案存。已核銷的壞賬又收回時應當及時入賬，防止形成賬 外款。第十九條 公司結合銷售政策和信用政策，明確應收票 據的受理范圍和管理措施。加強對應收票據