伊電集團協同綜合管理系統采購招標平臺解決方案

1、伊電集團協同綜合管理系統采購招標平臺解決方案建立統一的信息化環(huán)境文件修訂記錄日期版本號文件內容描述編寫人/創(chuàng)建日期審核人/審核日期批準人/批準日期2016-10-191.0林維達王新民公司名稱： 公司名稱：鄭州通達軟件有限公司負責人簽字： 負責人簽字：日期： 日期：目錄一、項目背景4二、系統架構設計4(一)系統整體框架6(二)軟件平臺6(三)硬件平臺7三、系統功能設計7(一)系統功能整體設計8(二)供應商管理101、供應商門戶流程102、主要功能10(三)物資基礎管理131.物資編碼管理132.物資類別管理143.計劃類別維護154.物資屬性維護155.采購員名單維護166.其他基礎維護17(

2、四)采購申請管理191.物資采購申請202.申請接收與分配213.確定采購方式22(五)招投標管理231.招投標流程232.主要功能24(六)詢價管理241、詢價管理流程242、功能特點243、 報價揭示及處理264、報價分析275、報價回收站27(七)物資到貨管理281、 到貨單登記28(八)物資綜合查詢291、報價過程查詢292、采購需求綜合查詢293、 詢報價信息查詢30(九)采購協議、合同管理311、采購協議、合同流程312、主要功能31(十)系統基礎設置管理33四、項目價值33一、 項目背景我集團現應用的物資采購管理系統，為我集團有效的開創(chuàng)了集團集中采購的管理模式，充分發(fā)揮了集中規(guī)模

3、優(yōu)勢，在降低采購成本、控制采購價格、合理控制庫存、降低資金占用方面發(fā)揮了重要作用，說明這一管理模式是我們必須堅持而且還需要進一步加強和發(fā)展的。 根據集團管理信息化的發(fā)展，目前ERP系統和OA系統建設已經在集團管理上發(fā)揮越來越廣泛和深入的應用，物資采購管理系統作為一個獨立的系統在集團物料編碼、員工、供應商等基礎數據統一上越來越受到影響和制約，其管理價值難于進一步提升； 物資采購管理系統的采購需求計劃數據需要與ERP同步，合同審批流程還要與OA系統對接，需要整合和維護物資采購管理系統信息孤島的成本也越來越高； 公司機構調整為物資部和招標辦后，原系統無法適應新的應用需求； 系統應用中的問題無法得到有

4、效的升級服務；二、 系統架構設計伊電集團建設的“協同綜合管理系統”是一個覆蓋集團決策層、到集團管理層、到分公司應用層一直延伸到普通員工和重要生產班組四個層級，根據集團運營管理體系和內控監(jiān)督體系的管理思想，系統將實現垂直管理縱向的管理流程閉環(huán)，在流程閉環(huán)中，將內控監(jiān)督制度在流程中進行體現并控制。圍繞“煤、電、氧化鋁、資金計劃和設備”五個管理主線，打造管控平臺。那么在此平臺上設計開發(fā)“伊電集團采購招標平臺”。將信息流和工作流中給出了完美的整合，可以幫助企業(yè)解決企業(yè)運行的基本問題，大幅度提高企業(yè)的管理水平。(一) 系統整體框架 系統采用“協同綜合管理系統”的B/S架構； 與“協同綜合管理系統”采用統

5、一的MYSQL數據庫，可以與“協同綜合管理系統”數據表進有集成應用； 采用“協同綜合管理系統”統一的流程機制； 采用“協同綜合管理系統”統一的提醒機制； 采用“ERP系統”統一的物料編碼機制； 采用“ERP系統”統一的人員編碼機制；(二) 軟件平臺WEB服務器： 操作系統：Microsoft Windows 2003 企業(yè)版/服務器版 數據庫：MYSQL企業(yè)版客戶端： 操作系統：Microsoft Windows XP/7/8.1/10； 瀏覽器：Microsoft Internet Explorer 8.0及以上(三) 硬件平臺服務器建議最低配置： CPU：22.8G；內存：4G；硬盤：2*

6、100G客戶端建議最低配置： CPU：1G；內存：256M；硬盤：剩余1G 三、 系統功能設計(一) 系統功能整體設計集團采購招標平臺供應商門戶招標信息發(fā)布供應商管理供應商資格注冊供應商準入上報合格供應商準入審批合格供應商準入查詢合格供應商基礎數據維護合格供應商供應信息發(fā)布合格供應商類別維護供應商查看權限分配詢價信息發(fā)布供應信息發(fā)布ERP系統物料需求計劃接口采購計劃？計劃分解招標計劃詢價計劃公開邀請直供詢價管理招投標管理中標信息發(fā)布循環(huán)物資發(fā)布合同管理基礎管理組織機構維護、員工信息登記、計量單位維護、公司稅務信息維護、電子商務信息維護、登陸用戶注冊、系統角色管理、角色對應用戶、角色對就模塊、管

7、理員密碼重置、登錄日志查詢、功能模塊管理物料基礎管理物料信息與ERP接口入庫單與物料需求計劃鉤稽數據的提取計劃類別維護物資屬性維護采購員名單維護合格供應商評估管理在通達OA中開發(fā)采購招標平臺中相關的模塊，滿足集團采購招標業(yè)務需求，還要實現以下功能提升： 供應商準入流程：供應商在招標平臺外網網站注冊基本信息;內網流程審批（領導確認后，新增供應商信息）;供應商信息登記（包含供應商聯系人、供應商資質、供應商權限等） 招標運營流程:物資基礎維護（即物資編碼、物料類別、計劃類別、物資屬性、采購員等）;采購申請（物資采購申請同步，物資采購審核、物資采購分配）;詢價報價（采購員根據分配的物資采購，進行分類生

8、成詢價單發(fā)給供應商詢價，供應商競標，采購員揭示分析，確定中標單位。）;采購合同（中標后，系統自動根據采購信息、供應商信息自動生成合同進行審批備案） 集成短信平臺，實現短信提醒，（詢價、再次詢價、中標通知的自動短信提醒。目前為手動通知客戶，或等客戶自己查詢） 自動生成中標通知單及采購合同。（中標后系統根據采購信息，供應商競價信息自動生成中標通知單發(fā)給供應商，生成采購合同根據已有流程進行審批。） 實現金蝶EAS無縫對接，實現金蝶EAS產生采購計劃，招標平臺自動提取，進行招標流程，生成采購合同，EAS提取采購合同等數據，進行物資管理。財務系統自動根據合同信息進行資金管控。 供應商準入、采購合同流程審

9、批整合oa流程。 歷史信息查詢（詢價時，能根據物資編碼等信息查詢歷史中標價格、實際合同價格和EAS入庫真實價格等信息。） 實現EAS與OA的應用集成。在oa系統中，需要實現人員數據、招標等信息同步。目前整理接口有對金蝶EAS接口提取數據接口： 同步人員部門信息。（oa已經實現） 采購計劃同步，自動提取金蝶eas中的采購計劃到招標平臺中。 物料編碼同步，自動從金蝶中提取物料編碼。 金蝶需要從招標平臺中獲取的數據，合同及合同審批單。（中標產品、價格、供應商、到貨時間、交貨地點等信息）。(二) 供應商管理1、供應商門戶流程2、主要功能 支持供應商主動注冊或者邀請注冊，后臺可批量導入供應商，完成供應商

10、的初始化 供應商準入審核，在線評價供應商信用等級、售后服務等 供應商發(fā)貨訂單跟蹤，入庫、出庫登記等訂單管理 供應商信息變更審核、提前預警功能。 支持多種供應商帳號類型，按對口單位或對口的物資分類，直接對應供應商具體經辦人或聯系人。 合格供應商按組織維度進行管理，分子公司可向集團推薦。 支持禁用供應商賬號等操作。 供應商績效管理包括日?？己嗽u價、年度考核、專項考核。 支持供應商考核結果匯總、定級。 待辦事項：點擊具體的待辦事項條目，可以直接進入到相應的功能公告：點擊公告等欄目的標題，查看公告明細 及附件預警信息：根據后臺的設置在到期日之前進行預警提醒 供應商可通過供應商門戶，與企業(yè)進行采購執(zhí)行協

11、同，包括：采購訂單維護，采購訂單執(zhí)行情況跟蹤，合同查詢，合同協議報價，發(fā)貨計劃維護等等。 供應商可自助查詢訂單的到貨、入庫等信息。 供應商在線報價，下載報價單。 支持供應商資質證書、資質文件等過期預警提醒。(三) 物資基礎管理 物資基礎信息維護主要用來進行物資屬性、物資類別、物資編碼等信息的維護，在此形成伊電集團公司統一的物資編碼、形成一個完整的物資編碼體系，用于支撐物資申請、物資采購、物資到貨等物資全生命周期的管理。 注意：系統內的物資編碼、物資類別等信息完全取自伊電集團原有金蝶EAS系統，在對物資基礎信息進行管理時，請核對雙方系統內信息的一致性。1. 物資編碼管理在【采購招標平臺】點擊“物

12、資基礎管理”，進入“物資編碼管理”頁面：在此處維護整個伊電集團公司的物資編碼庫，支持對物資的增加、刪除和修改操作。新增物資：選中物資類別樹種的某個類別，點擊“增加”按鈕，則可以在此類別下新增物資，其中，伊電集團公司物資編碼自動生成，物資名稱、物資單位為必填內容。 修改物資：選中某物資，單擊其某屬性，則可對物資的該屬性進行編輯，編輯后，點擊“保存”，即可修改成功。2. 物資類別管理在【采購招標平臺】點擊“物資基礎管理”，進入“物資類別維護”頁面： 系統支持物資類別的增加、刪除和修改。其中，根類別“物資類別”唯一，不允許增刪改。不支持各物資類別問父子關系的調換，支持修改物資類別名稱。3. 計劃類別

13、維護在【采購招標平臺】點擊“物資基礎管理”，進入“計劃類別維護”頁面：系統支持對計劃類別的增加、刪除和修改操作，其中，根類別“計劃類別”無法編輯。1、新增：在左側計劃類別樹中，選中某類別，點擊“新增”按鈕，即可在該類別下新增一 個計劃類別。編碼自動生成，名稱可自定義。2、刪除：在左側計劃類別樹中，選中某類別，點擊“刪除”按鈕，即可將該計劃類別刪除。3、修改：選中某計劃類別，在右側名稱區(qū)域內重新錄入內容，點擊“保存”，則修改成功。 不支持對計劃類別編碼及父子關系的修改。 此計劃類別主要用于維護伊電集團公司物資編碼及物資采購申請時，對欲采購物資進行詳細的定義。例如，在“物資采購申請”等頁面，新增一

14、項物資后，需要定義其計劃類別。4. 物資屬性維護在【采購招標平臺】點擊“物資基礎管理”，進入“物資屬性維護”頁面： 父物資屬性編碼：某屬性的父級屬性編碼，用來定義物資屬性間的父子關系，形成物資 屬性樹。 父物資屬性名稱：某屬性的父級屬性名稱。 物資屬性編碼：物資屬性的唯一性標識，不允許重復。 物資屬性名稱：物資屬性名稱。 系統支持對物資屬性的增、刪、改操作，擁有“增加”、“刪除”、“修改”三個功能按鈕。其中，根屬性“物資屬性”無法編輯。1、新增屬性：在左側屬性樹中，選中某屬性，點擊“新增”，即可在此屬性下增加下級屬 性。2、刪除屬性：在左側屬性樹中，選中某屬性，點擊“刪除”，即可將該屬性刪除。

15、3、修改屬性：在左側屬性樹中，選中某屬性，在右側區(qū)域可以修改其編碼和名稱信息，點 擊“保存”后，修改完成。父級信息無法修改。 此物資屬性主要用于維護伊電集團公司物資編碼及物資采購申請時，對欲采購物資進行詳細的定義。例如，在“伊電集團公司物資編碼”和“物資采購申請”等頁面，新增一項物資后，需要定義物資屬性。5. 采購員名單維護 此采購員名單，用于“申請接收與分配”頁面，采購主管向下分配物資計劃時，可以選擇哪些采購員，以及確定采購主管才有物資計劃的分配權限。 在【采購招標平臺】點擊“物資基礎管理”，進入“采購員名單維護”頁面： 采購員類型：商務主管或采購經理。采購員類型為商務主管時，具有物資采購申

16、請的分 配權限，可以指定某人對某物資進行采購：采購員類型為采購經理時，具有接收物資采 購申請的權限，但無法向別人指定物資。 注銷標識：是或否。是，表示該采購員已注銷，無法使用，無采購員的分配或接收權限； 否，表示該采購員可正常使用。 系統支持對采購員信息的增加、刪除和修改操作。6. 其他基礎維護 其他基礎維護包括稅種稅率維護、付款方式維護、交貨地點維護、運輸方式維護。此信息用于在詢價單登記時，錄入詢價單的付款方式、交貨地點、運輸方式等。如下圖所示 如下圖“付款方式維護”頁面，系統支持增加、刪除、修改等操作，其他幾個維護頁面與此頁面功能、操作相似，請參考處理。 在【采購招標平臺】點擊“物資基礎管

17、理”，進入“付款方式維護”如下頁面(四) 采購申請管理 采購申請管理模塊主要用于各項目公司計劃員上報物資采購計劃，集團公司采購經理將其匯總后，對采購計劃進行分配。1. 物資采購申請 各項目公司計劃員在此錄入物資采購計劃。 系統支持三種方式錄入物資計劃：系統內逐條錄入和固定格式excel導入。 在【采購招標平臺】點擊“采購申請管理”，進入“物資采購申請”頁面： 系統內逐條錄入方式錄入采購申請 1、在“基本信息”區(qū)域內，錄入“聯系手機”，點擊“保存”。(此聯系手機為計劃員 聯系手機，用于供應商聯系計劃員確認物資詳細信息) 2、在下方物資列表區(qū)域，點擊“新增明細”，開始逐條錄入物資信息，其中物資編碼

18、、 物資名稱、單位、數量為必填項?！拔镔Y編碼”從系統內選擇，“所屬項目公司”為 當前計劃員所在的項目公司。 3、多條物資錄入完成后，點擊“保存”。 4、點擊【報送】按鈕，將按指定物資采購申請啟動審批流程。 固定格式excel導入方式錄入采購申請 1、在“基本信息”區(qū)域內，錄入“聯系手機”，點擊“保存”。(此聯系手機為計劃員聯系手機，用于供應商聯系計劃員確認物資詳細信息) 2、在下方物資列表區(qū)域，點擊“瀏覽”按鈕，選擇己編輯好的固定格式的excel文件，點擊“導入”。其中，excel文件必須為xls文件格式；文件內物資名稱、物資編碼、單位、數量信息不能為空，否則系統會給出報錯提示；對于系統內不存

19、在的物資編碼，系統會給出3、導入完成后，點擊“保存”。4、點擊【報送】按鈕，將按指定物資采購申請啟動審批流程。備注：（1） 在錄入或導入采購物資時，系統自動返回物資庫存和在途物資,如果存在有同一項目、同一理由重復上報物資時系統提示用戶是否繼續(xù)上報。（2） 對于重要備件（指復雜的進口備件、需安裝調試的、較為復雜的、須原廠家的備件、昂貴的、對安全生產有重大影響的關鍵備件,由生產部、物資部和各單位共同確定清單），在物資計劃審核時與其它計劃分開，由審核人員重點把關；需提供技術指標、圖紙類物資，必須由上報人把指標、圖紙附加上才能提交。（3） 項目名稱、規(guī)格型號（計量單位為非公稱計量單位時，須注明包裝規(guī)格

20、）、設備序列號（圖號）、物資代碼、材質（技術標準或圖紙）、單位、數量、用途、上報車間、使用人（上報人）姓名、手機號、生產廠家、是否必須原廠（必須原廠要注明原因）、上報時間、是否緊急（如緊急，在待分配和待確定詢價方式欄自動排序靠前，并顯示不同顏色，以示提醒）、計劃類別（小修、大修、日常）；五金件、金屬材料須注明材質；管道、彎頭、板材類須注明厚度、材質；化工原料（化學藥品），須注明成份比例；夾持工器具類須標明規(guī)格和緊固方式。2. 申請接收與分配點擊【采購招標平臺】中”采購申請管理”一“申請接收與分配”，進入采購申請接收與分配界面，如圖，顯示采購申請經過審批后的所有物資明細。注：可根據查詢條件，查詢

21、某個項目公司的物資明細 采購主管可再次對物資明細進行“自定義類別”，并將物資分發(fā)給不同的采購員，分發(fā)采購員支持批量操作。 其中，“批量自定義類別”彈出類別選擇窗口，此類別的展示內容與供應商類別完全一致?！芭看_定采購人”的采購員名單取值于“采購員名單維護”的內容。 采購主管選擇完采購人后，保存。然后勾選需要分配的明細后，點擊【分配】按鈕，就將物資分配給采購員了。如果明細需要退回，填寫退回原因后，保存，勾選明細，選擇【退回】。3. 確定采購方式 在【采購招標平臺】點擊“采購申請管理”，進入“確定采購方式”頁面，采購員能看到采購主管分配到當前采購員的物資。 勾選所要的物資明細(建議根據自定義類別分

22、批勾選)，選擇“詢價“方式，被詢過的價的物資，從頁面中隱藏了起來，如需要顯示所有記錄，選中圖中顯示所有記錄，點擊查詢，即可顯示所有物資，另外，被詢價的物資以紅色字體顯示。 如需要導出物資，只需要勾選上物資，點擊導出按鈕，即可將物資以excel格式導出。(五) 招投標管理1.招投標流程2.主要功能 招議標是指在一定范圍內公開貨物、工程或服務采購的條件和要求，邀請多家供應商參加投標，并按照規(guī)定程序從中選擇交易對象的一種市場交易行為 公告邀標通過采購公告邀請供應商；邀請招標通過短信、郵件等方式自動邀請、通知供應商具體的聯系人 適用于采購金額高、監(jiān)管要求高的杠桿類、戰(zhàn)略類大宗物資采購 設置定標委員會，

23、開標小組以加強對邀標過程的監(jiān)督管理 在邀標過程中組建評標專家小組，可在線評標 投標后組建專家小組，保證投標過程的公平、公正(六) 詢價管理1、詢價管理流程2、功能特點 詢價采購：可指定采購平臺的本級及以上的供應商 詢價通知可通過短信、郵件等方式自動邀請、通知供應商具體的聯系人 支持多輪報價，操作方便。 適用采購風險低、采購金額低的常規(guī)類物資采購 支持一個采購項目多家供應商中標情況。 支持在線查詢、導出詢比價報告操作，并對最低單價、總價進行標示，方便統計分析。 在【采購招標平臺】點擊“詢價報價管理”，進入“詢價單登記”頁面，如圖 點擊【增加】，新增詢價單，系統自動生成詢價單和詢價單號（默認狀態(tài)為

24、公開、限時5天，可手動更改為邀請、直購、競價或修改限時時段，顯示如圖 這里可以先點【保存】，選擇好物資之后再填寫詢價單標題，如物資選擇的不對也可以在物資選擇頁面中物資退回到確定采購方式頁面中，如下 3、點擊【保存】按鈕，詢價單號自動生成，再點擊【選擇物資】，進行詢價單號對應的采購物資明細。 4、點擊【發(fā)送電子商務郵件】，以便供應商電子商務平臺進行物資報價。 如果詢價供應商方式為邀請的，需要先點擊【選擇供應商】，此處供應商根據當前采購員可查看供應商的權限展示不同的供應商列表。 其中，“邀請”方式，選擇供應商數量應不少于3個；“直供”方式只能選擇一個供應商； 公開”方式可不選擇供應商。3、 報價揭示及處理 在【采購招標平臺】點擊“詢報價管理”，進入“報價揭示和處理”