關(guān)于下達(dá)《辦公自動(dòng)化(OA)系統(tǒng)管理暫行規(guī)定》等文件的通知

1、受控 杭州橡膠(集團(tuán))公司文件杭橡集司200926號(hào)關(guān)于下達(dá)辦公自動(dòng)化（OA）系統(tǒng)管理暫行規(guī)定等文件的通知所屬各單位：現(xiàn)將辦公自動(dòng)化（OA）系統(tǒng)管理暫行規(guī)定和辦公自動(dòng)化（OA）系統(tǒng)運(yùn)行應(yīng)急預(yù)案發(fā)給你們，請(qǐng)你們根據(jù)規(guī)定要求，認(rèn)真落實(shí)，嚴(yán)格執(zhí)行，制定相應(yīng)的管理規(guī)范，采取有利措施，將各項(xiàng)工作落實(shí)到實(shí)處，實(shí)現(xiàn)日常辦公、業(yè)務(wù)處理的自動(dòng)化、標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，形成上通下達(dá)的辦公自動(dòng)化體系，最終實(shí)現(xiàn)辦公過程的高度“無紙”化，達(dá)到降低辦公費(fèi)用、提高工作效率、提升管理水平的目的。特此通知！附件1：杭州橡膠（集團(tuán)）公司辦公自動(dòng)化（OA）系統(tǒng)管理暫行規(guī)定附件2：杭州橡膠（集團(tuán)）公司辦公自動(dòng)化（OA）系統(tǒng)運(yùn)行應(yīng)急預(yù)案杭州

2、橡膠（集團(tuán)）公司2008年4月8日主題詞： 下達(dá) 辦公自動(dòng)化 OA 管理 規(guī)定 通知 杭州橡膠（集團(tuán)）公司總經(jīng)理辦公室 2009年4月8日印 附件1： 杭州橡膠（集團(tuán)）公司辦公自動(dòng)化（OA）系統(tǒng)管理暫行規(guī)定第一章 總則第一條 杭州橡膠（集團(tuán)）公司辦公自動(dòng)化系統(tǒng)（以下簡(jiǎn)稱OA系統(tǒng)）是覆蓋集團(tuán)公司所屬各單位（包括集團(tuán)公司總部各部門、分廠及新安江分廠、永固分廠、蕭山分廠、下沙新工廠、朝陽橡膠、朝陽工貿(mào)、中策富陽、膠鞋萬里、富春江化工）的日常行政辦公管理信息系統(tǒng)。該系統(tǒng)是公司信息化建設(shè)與管理工作的重要組成部分，是提高工作效率、降低辦公費(fèi)用、提升管理水平的重要舉措。第二條 根據(jù)“立足全局、統(tǒng)一規(guī)劃、分步

3、實(shí)施”的原則，在OA系統(tǒng)一期項(xiàng)目中主要以“文件處理、信息傳遞”為主線，解決日常辦公中需要迫切解決的問題。第三條 為大力推進(jìn)企業(yè)信息化建設(shè)工作，加快OA系統(tǒng)建設(shè)，規(guī)范OA系統(tǒng)的使用、運(yùn)行和維護(hù)，確保公司OA系統(tǒng)能夠順利推廣應(yīng)用、安全高效運(yùn)行和科學(xué)規(guī)范管理，結(jié)合公司實(shí)際情況，制定本規(guī)定。第二章 系統(tǒng)構(gòu)成與功能第四條 OA系統(tǒng)以先進(jìn)管理理念和設(shè)計(jì)思想構(gòu)建的高端協(xié)同商務(wù)軟件為應(yīng)用平臺(tái)，采用基于J2EE技術(shù)規(guī)范的三層B/S架構(gòu)分布式系統(tǒng),服務(wù)器端采用Lunix操作系統(tǒng)與Oracle數(shù)據(jù)庫(kù)，客戶端采用IE瀏覽器登錄，可對(duì)日常行政辦公信息、文件進(jìn)行查閱、錄入、修改、傳遞與發(fā)布等。系統(tǒng)支持集團(tuán)化分級(jí)授權(quán)管理，

4、支持動(dòng)態(tài)密碼安全認(rèn)證，支持流程定制與文檔目錄個(gè)性設(shè)置，支持工作流程短信提醒與審批，支持電子簽章與數(shù)字簽名，支持傳真收發(fā)功能，支持信息分析與報(bào)表統(tǒng)計(jì)，還嵌套了OFFICE等日常辦公軟件，能完全滿足日常行政辦公管理工作的需求。第三章 系統(tǒng)管理的組織架構(gòu)第五條 公司OA項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)小組負(fù)責(zé)OA系統(tǒng)的領(lǐng)導(dǎo)與指導(dǎo)工作，由集團(tuán)公司沈金榮董事長(zhǎng)擔(dān)任組長(zhǎng)，姜民勝總會(huì)計(jì)師擔(dān)任副組長(zhǎng)，成員由公司各分管領(lǐng)導(dǎo)及所屬各單位負(fù)責(zé)人組成。第六條 公司OA項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)小組下設(shè)OA項(xiàng)目管理辦公室，由公司辦公室主任倪國(guó)良同志兼任主任、計(jì)算機(jī)信息技術(shù)中心副主任朱海洋同志兼任副主任，成員由OA系統(tǒng)管理員和各部門、分廠OA關(guān)鍵用戶及各分支機(jī)構(gòu)

5、OA責(zé)任人等組成。第七條 公司辦公室負(fù)責(zé)OA系統(tǒng)的組織、協(xié)調(diào)、考核、督辦工作，負(fù)責(zé)制定OA系統(tǒng)的有關(guān)管理制度，實(shí)行嚴(yán)格管理和考核，確保OA系統(tǒng)規(guī)范、有序運(yùn)行。公司辦公室設(shè)OA系統(tǒng)組織協(xié)調(diào)人員一名，負(fù)責(zé)日常工作的聯(lián)絡(luò)及OA系統(tǒng)門戶新聞的采編、通知公告的編撰、專題報(bào)道的組織、集中打印的處理、流程的督辦等相關(guān)工作。第八條 計(jì)算機(jī)信息技術(shù)中心負(fù)責(zé)具體實(shí)施和技術(shù)支持，結(jié)合企業(yè)信息化建設(shè)，制定OA系統(tǒng)建設(shè)方案并負(fù)責(zé)實(shí)施，負(fù)責(zé)OA系統(tǒng)日常運(yùn)行的管理，加強(qiáng)OA系統(tǒng)安全維護(hù)，確保OA系統(tǒng)安全、高效運(yùn)行。計(jì)算機(jī)信息技術(shù)中心設(shè)OA系統(tǒng)管理員4名，負(fù)責(zé)OA系統(tǒng)的運(yùn)行與維護(hù)，負(fù)責(zé)組織開展對(duì)各部門、分廠OA關(guān)鍵用戶的操作

6、技能培訓(xùn)工作，以及對(duì)各分支機(jī)構(gòu)OA系統(tǒng)管理員的系統(tǒng)管理培訓(xùn)、技術(shù)指導(dǎo)工作。第九條 各分支機(jī)構(gòu)也要成立相應(yīng)的OA項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)、項(xiàng)目管理機(jī)構(gòu)、系統(tǒng)使用考核機(jī)構(gòu)，至少要設(shè)立一名專職人員負(fù)責(zé)本機(jī)構(gòu)OA系統(tǒng)的組織協(xié)調(diào)、系統(tǒng)管理及運(yùn)行維護(hù)工作；有條件的分支機(jī)構(gòu)應(yīng)建立頂崗制度，安排兩名及以上人員進(jìn)行維護(hù)，確保人員請(qǐng)假、流動(dòng)時(shí)不影響系統(tǒng)的正常運(yùn)行。上述人員名單及聯(lián)系方式等信息報(bào)公司辦公室備案，如有人員變動(dòng)，應(yīng)及時(shí)報(bào)告公司辦公室。第十條 公司總部各部門、分廠負(fù)責(zé)人為本單位的OA工作責(zé)任人，各分支機(jī)構(gòu)的辦公室主任(或OA項(xiàng)目管理負(fù)責(zé)人)為本機(jī)構(gòu)的OA工作責(zé)任人。公司總部各部門、分廠負(fù)責(zé)人，各分支機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人及辦公室

7、主任，各受控文件收文人（兼職公文管理員），均為集團(tuán)公司所屬各單位的文件接收人。受控文件收文人負(fù)責(zé)信息的接收、處理、傳送、存檔等工作，如有人員變動(dòng)，應(yīng)及時(shí)報(bào)告公司辦公室。第四章 系統(tǒng)的使用第十一條 登錄OA系統(tǒng)的客戶端計(jì)算機(jī)，其最低要求配置需滿足Windows2K/XP系統(tǒng)的正常運(yùn)行，并正常接入公司局域網(wǎng)或Internet，內(nèi)存最低配置建議512M。OA系統(tǒng)的永久性訪問地址為，如果無法登錄的，也可以訪問16，將該訪問地址在IE瀏覽器設(shè)置為“受信任的站點(diǎn)”，并關(guān)掉百度、GOOGLE、雅虎、瑞星卡卡等網(wǎng)頁(yè)攔截工具。首次登錄系統(tǒng)請(qǐng)將IE瀏覽器升級(jí)到IE 7.0，并

8、在OA登錄首頁(yè)下載Microsoft的虛擬機(jī)(VM)和e-cology系統(tǒng)的插件包，下載完成安裝后，必須關(guān)閉掉所有的IE頁(yè)面，重新打開IE瀏覽器登錄OA系統(tǒng)，才能正常使用OA系統(tǒng)。第十二條 所屬各單位各級(jí)中，高層領(lǐng)導(dǎo)干部及管理、技術(shù)人員均為OA系統(tǒng)的終端用戶。從事管理、技術(shù)工作的非管理技術(shù)編制人員，因工作需要的，經(jīng)過審批后，也可以分配OA系統(tǒng)用戶帳號(hào)。新招聘大專院校畢業(yè)生，三個(gè)月試用期滿后，經(jīng)過審批，可以分配OA系統(tǒng)用戶帳號(hào)。由非管理編制轉(zhuǎn)為管理編制人員，由勞動(dòng)人事部門在轉(zhuǎn)編時(shí)提出申請(qǐng)，可以分配OA系統(tǒng)用戶帳號(hào)。全體OA用戶務(wù)必妥善保管好自己的用戶帳號(hào)和靜態(tài)密碼，每月至少修改一次靜態(tài)密碼。公司

9、總部各部門、分廠安全級(jí)別60的OA用戶，各分支機(jī)構(gòu)安全級(jí)別30的OA用戶，及所有銷售業(yè)務(wù)部門的全體業(yè)務(wù)員，均采用動(dòng)態(tài)密碼的方式進(jìn)行登錄，在現(xiàn)有輸入用戶名和靜態(tài)密碼的基礎(chǔ)上，OA系統(tǒng)將自動(dòng)發(fā)送短信到預(yù)先在OA系統(tǒng)內(nèi)登記的手機(jī)號(hào)碼上，OA用戶將手機(jī)接收到的密碼輸入OA系統(tǒng)進(jìn)行二次鑒權(quán)方可登錄進(jìn)行使用。第十三條 已經(jīng)納入OA系統(tǒng)管理的業(yè)務(wù)流程，必須通過OA系統(tǒng)進(jìn)行，禁止使用紙質(zhì)文件；凡不按規(guī)定操作的，各有關(guān)職能部門一律不得受理；非涉密文件，禁止使用紙張打印、傳真等傳統(tǒng)辦公方式（技術(shù)類圖紙除外）。所屬各單位要加強(qiáng)紙張、打印墨盒、硒鼓等日常辦公用品使用的監(jiān)督與管理，加強(qiáng)辦公費(fèi)用的使用考核，嚴(yán)格控制噴墨打

10、印機(jī)申購(gòu)，非技術(shù)圖紙打印需要，嚴(yán)禁購(gòu)買噴墨打印機(jī)；有條件的分支機(jī)構(gòu)，應(yīng)該采取文件集中打印模式，對(duì)現(xiàn)有耗材耗費(fèi)大的噴墨打印機(jī)使用進(jìn)行嚴(yán)格控制并逐步淘汰、回收。第十四條 OA系統(tǒng)的管理業(yè)務(wù)流程創(chuàng)建正文時(shí)，將調(diào)用系統(tǒng)內(nèi)預(yù)先設(shè)置的一些“編輯模板”，各OA用戶在編輯正文時(shí)，請(qǐng)不要更改模板設(shè)置，直接填充相關(guān)內(nèi)容即可。永固分廠、新安江分廠、中策富陽、朝陽工貿(mào)、朝陽橡膠、膠鞋萬里、富春江化工等分支機(jī)構(gòu)的“編輯模板”樣式，請(qǐng)參照集團(tuán)公司的統(tǒng)一模板進(jìn)行設(shè)置，形成全集團(tuán)公司統(tǒng)一的文化特色。文件的標(biāo)題，請(qǐng)使用規(guī)范命名，要求簡(jiǎn)單通俗，凸顯主題，便于查找，如“關(guān)于下達(dá)辦公自動(dòng)化（OA）系統(tǒng)管理暫行規(guī)定的通知”；文件的標(biāo)題

11、也可由時(shí)間、標(biāo)題、創(chuàng)建者組成，如“2009年3月工作計(jì)劃（姓名）”。文件的編號(hào)，紅頭文件、公司級(jí)通知公告一律由辦公室統(tǒng)一使用標(biāo)準(zhǔn)的發(fā)文字號(hào)；各部門、分廠發(fā)布的各類公務(wù)通知及業(yè)務(wù)聯(lián)系文件，一律由發(fā)文部門自行編號(hào)，如生產(chǎn)部在2009年3月10日發(fā)布一個(gè)生產(chǎn)公務(wù)通知，可以使用“SCB-2009-03-10-001”作為文件編號(hào)。根據(jù)體系管理要求，行政文件、公司通知公告、各類公務(wù)通知，創(chuàng)建時(shí)務(wù)必嚴(yán)格按照要求區(qū)分是否受控文件，各審批節(jié)點(diǎn)嚴(yán)格把關(guān)，從嚴(yán)控制。創(chuàng)建審批流程時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行流程的要求，不需要?jiǎng)?chuàng)建正文的，盡量減少創(chuàng)建正文。除需要簽收人下載填寫的表格外，其它的一律不允許掛WORD附件，應(yīng)把附件插入到

12、WORD正文里去，圖片也應(yīng)插入到WORD正文里去，單張圖片容量不得大于100K。為確保OA系統(tǒng)文件安全，在系統(tǒng)內(nèi)創(chuàng)建的文件，可以對(duì)復(fù)制、粘貼、下載、打印等權(quán)限進(jìn)行分配與管理。建議OA用戶創(chuàng)建文件完成后，將文件復(fù)制到本地個(gè)人計(jì)算機(jī)上存放。已經(jīng)開通“短信提醒”功能的管理業(yè)務(wù)流程，擬稿人在創(chuàng)建時(shí)，應(yīng)根據(jù)業(yè)務(wù)的輕重緩急合理使用“短信提醒”功能，非重要事宜，不得使用“短信提醒”功能。“短信提醒”功能發(fā)生的通訊費(fèi)用，列入所在部門的辦公費(fèi)用統(tǒng)計(jì)范圍內(nèi)。已經(jīng)開通OA系統(tǒng)傳真功能的OA用戶，應(yīng)合理使用傳真功能。傳真功能發(fā)生的通訊費(fèi)用，列入所在部門的辦公費(fèi)用統(tǒng)計(jì)范圍內(nèi)。禁止OA用戶在創(chuàng)建流程未經(jīng)過審批時(shí)就將流程轉(zhuǎn)

13、發(fā)給其他OA用戶，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，將對(duì)此類不規(guī)范的操作行為提出嚴(yán)厲批評(píng)，并進(jìn)行通報(bào)。OA系統(tǒng)管理員可直接對(duì)該流程及文檔進(jìn)行“刪除”。創(chuàng)建后未提交的作廢流程，請(qǐng)自行刪除；超出1個(gè)月未自行刪除的，OA系統(tǒng)將自動(dòng)進(jìn)行清理，因此造成的一切后果由創(chuàng)建者本人自行承擔(dān)。第十五條 全體OA用戶每天及時(shí)登錄OA系統(tǒng)審批、簽收相關(guān)文件，并及時(shí)落實(shí)、處理相關(guān)事宜。一般文件，要求2小時(shí)內(nèi)審批、簽收完畢；緊急文件，要求半小時(shí)內(nèi)審批、簽收完畢；重要的管理業(yè)務(wù)流程，OA系統(tǒng)將自動(dòng)發(fā)送“審批流程節(jié)點(diǎn)短信提醒”到相關(guān)OA用戶在OA系統(tǒng)內(nèi)登記的手機(jī)號(hào)碼上。OA用戶長(zhǎng)時(shí)間不具備上網(wǎng)條件時(shí)，應(yīng)在OA系統(tǒng)內(nèi)使用“流程代理”，將審批、簽收工作

14、代理給有能力代為處理相關(guān)工作的其他OA用戶。凡是超過3天未能簽收的，系統(tǒng)將視為超時(shí)自動(dòng)流入下一個(gè)節(jié)點(diǎn),默認(rèn)簽收意見為“系統(tǒng)自動(dòng)超時(shí)流轉(zhuǎn)至下一操作者”。OA系統(tǒng)內(nèi)審批、簽收文件時(shí)，必須填寫如“同意”、“已閱”、“收悉”、“已收到”、“請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)閱批”等語意妥當(dāng)?shù)暮炞忠庖?，不得任意將簽字意見填寫為無任何意義的阿拉伯?dāng)?shù)字、英文字母等字符串，如abc、123、lxz等。凡未按規(guī)定填寫簽字意見的一律視為無效，OA系統(tǒng)管理員一律對(duì)該文件進(jìn)行“強(qiáng)制收回”。通過OA系統(tǒng)內(nèi)發(fā)出的各類日常公務(wù)聯(lián)系文件，在部門負(fù)責(zé)人審批時(shí)，務(wù)必在OA系統(tǒng)流程的正文內(nèi)加蓋所在部門有“OA專用”水印的電子簽章；凡未按規(guī)定加蓋電子簽章的，各

15、級(jí)領(lǐng)導(dǎo)審批時(shí)將予以退回，相關(guān)部門一律不得簽收，OA系統(tǒng)管理員一律對(duì)該文件進(jìn)行“強(qiáng)制收回”。凡未按規(guī)定進(jìn)行審批、簽收文件的，按有關(guān)規(guī)定進(jìn)行考核。第十六條 凡是以集團(tuán)公司名義下發(fā)的通知、公告及各類公文（包括行政發(fā)文、黨委發(fā)文、工會(huì)發(fā)文、團(tuán)委發(fā)文、聯(lián)合發(fā)文），公司總部各部門、分廠可直接在集團(tuán)公司文件流程表單上進(jìn)行簽收和轉(zhuǎn)發(fā)，永固分廠、新安江分廠、中策富陽、朝陽工貿(mào)、朝陽橡膠、膠鞋萬里、富春江化工等分支機(jī)構(gòu)則必須將文件按“上級(jí)來文”進(jìn)行收文處理，禁止在集團(tuán)公司文件流程表單上直接進(jìn)行轉(zhuǎn)發(fā)。集團(tuán)公司各職能部門下發(fā)的各類公務(wù)聯(lián)系文件，所屬各單位均可以直接進(jìn)行簽收和轉(zhuǎn)發(fā)。第十七條 由于計(jì)算機(jī)的配備尚未覆蓋到生

16、產(chǎn)一線，OA系統(tǒng)用戶也未覆蓋基層人員，凡是需要到生產(chǎn)一線進(jìn)行傳閱、張貼的文件，由收文部門在OA系統(tǒng)內(nèi)將發(fā)文部門經(jīng)過審批、加蓋過電子簽章的文件打印出來進(jìn)行傳閱、張貼即可，在集團(tuán)公司內(nèi)部均具有同等的管理效應(yīng)。第十八條 “內(nèi)部留言”流程做為OA系統(tǒng)內(nèi)一個(gè)非正式的聯(lián)系溝通途徑，僅僅做為本部門、分廠內(nèi)部OA系統(tǒng)用戶之間交流、溝通的一個(gè)便捷渠道，沒有任何的審批節(jié)點(diǎn)，不具有日常公務(wù)聯(lián)系的嚴(yán)肅性，故只開放給公司總部各部門、分廠安全級(jí)別60的OA用戶及各分支機(jī)構(gòu)安全級(jí)別30的OA用戶使用。各部門、分廠、車間之間的日常公務(wù)聯(lián)系，請(qǐng)務(wù)必通過審批流程進(jìn)行；部門內(nèi)部較正式的通知，應(yīng)走“部門內(nèi)部通知”流程；凡需要通過審批

17、流程進(jìn)行卻走“內(nèi)部留言”流程的，收文部門可以拒簽，不予安排實(shí)施。第五章 系統(tǒng)的管理與維護(hù)第十九條 OA系統(tǒng)設(shè)集團(tuán)公司系統(tǒng)管理員帳戶一個(gè)，新安江分廠、永固分廠、朝陽橡膠、中策富陽、膠鞋萬里、富春江化工等分支機(jī)構(gòu)各設(shè)立二級(jí)系統(tǒng)管理員帳戶一個(gè)。分支機(jī)構(gòu)二級(jí)系統(tǒng)管理員在集團(tuán)公司系統(tǒng)管理員的指導(dǎo)下開展工作。集團(tuán)公司系統(tǒng)管理員負(fù)責(zé)公司總部各部門、分廠OA系統(tǒng)軟件、服務(wù)器、數(shù)據(jù)庫(kù)的管理與維護(hù)，以及對(duì)各分支機(jī)構(gòu)二級(jí)系統(tǒng)管理員的新技術(shù)及新功能等深度應(yīng)用培訓(xùn)指導(dǎo)。各分支機(jī)構(gòu)二級(jí)系統(tǒng)管理員負(fù)責(zé)本機(jī)構(gòu)的OA系統(tǒng)軟件的管理與維護(hù)。第二十條 集團(tuán)公司系統(tǒng)管理員負(fù)責(zé)公司總部各部門、分廠OA系統(tǒng)用戶的新增、更改及注銷；各分支

18、機(jī)構(gòu)二級(jí)系統(tǒng)管理員負(fù)責(zé)本機(jī)構(gòu)OA系統(tǒng)用戶的新增、更改及注銷。新增OA系統(tǒng)用戶時(shí)，務(wù)必將人員編號(hào)、姓名、職務(wù)/崗位、直接上級(jí)、安全級(jí)別等基礎(chǔ)信息填寫完整，并將新增OA系統(tǒng)用戶帳號(hào)及初始密碼告知申請(qǐng)人，進(jìn)行簡(jiǎn)單操作培訓(xùn)。同時(shí)，督促其本人及時(shí)登錄OA系統(tǒng)，填充本人的辦公室電話、移動(dòng)電話、傳真、電子郵件等相關(guān)信息，更改登陸密碼，確保系統(tǒng)安全；凡未及時(shí)登陸系統(tǒng)填充本人的相關(guān)信息、修改密碼的，OA系統(tǒng)將對(duì)用戶帳號(hào)進(jìn)行封存，禁止使用。為規(guī)范管理，公司總部的各部門、分廠及各分支機(jī)構(gòu)的各科室、車間內(nèi)部的人員上、下級(jí)都要實(shí)行內(nèi)部三級(jí)管理模式，即管理、技術(shù)人員部門分管負(fù)責(zé)人（部門副職或助理職）部門負(fù)責(zé)人（部門正職）

19、。部門副職或助理職從屬于正職；部門有副職（包括助理職，下同）的，管理、技術(shù)人員要從屬于副職；部門無副職的，管理、技術(shù)人員可以直接從屬于正職。部門負(fù)責(zé)人是本部門所有行政審批的唯一出口。所屬各單位各級(jí)中、高層領(lǐng)導(dǎo)干部的OA系統(tǒng)用戶信息更改，以職務(wù)任免的行政文件為準(zhǔn)；管理、技術(shù)人員的OA系統(tǒng)用戶信息更改，本部門、分廠內(nèi)部信息變動(dòng)時(shí)，由所在部門、分廠的關(guān)鍵用戶提交系統(tǒng)操作用戶更改申請(qǐng)；跨部門、分廠信息變動(dòng)時(shí)，由變動(dòng)后的部門、分廠的關(guān)鍵用戶提交系統(tǒng)操作用戶更改申請(qǐng)。借用人員，歸屬部門為借用后實(shí)際從事工作的部門，直接上級(jí)為借用后實(shí)際從事工作的業(yè)務(wù)主管。人員離職、退休后，由勞動(dòng)人事部門提交系統(tǒng)操作用戶注銷申

20、請(qǐng)。用戶的新增、更改及注銷經(jīng)過流程審批后，要求2小時(shí)內(nèi)予以辦結(jié)，并通知相關(guān)人員。為確保系統(tǒng)資源穩(wěn)定，新增OA系統(tǒng)用戶、新增角色，不得在工作日的9：00-16：00進(jìn)行，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，將對(duì)系統(tǒng)管理員進(jìn)行考核。第二十一條 集團(tuán)公司系統(tǒng)管理員負(fù)責(zé)公司總部各部門、分廠OA系統(tǒng)業(yè)務(wù)管理流程及文檔目錄的新增、更改、優(yōu)化、維護(hù)及停用；各分支機(jī)構(gòu)二級(jí)系統(tǒng)管理員負(fù)責(zé)本機(jī)構(gòu)OA系統(tǒng)業(yè)務(wù)管理流程及文檔目錄的新增、更改、優(yōu)化、維護(hù)及停用；新增、更改及停用OA系統(tǒng)業(yè)務(wù)管理流程時(shí)，務(wù)必由流程創(chuàng)建單位或使用涉及單位提出申請(qǐng)，經(jīng)會(huì)簽、審批后方可進(jìn)行。要求1個(gè)工作日內(nèi)予以辦結(jié)，并通知相關(guān)人員。為確保系統(tǒng)資源穩(wěn)定，新增OA系統(tǒng)業(yè)務(wù)管

21、理流程，不得在工作日的9：00-16：00進(jìn)行，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，將對(duì)系統(tǒng)管理員進(jìn)行考核。OA系統(tǒng)一期項(xiàng)目中主要以“文件處理、信息傳遞”為主線，一切文檔和流程都務(wù)必圍繞這一核心進(jìn)行。超出這一核心范圍的復(fù)雜需求，尤其是一些涉及數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)與分析的報(bào)表，仍按傳統(tǒng)辦公方式進(jìn)行，OA系統(tǒng)內(nèi)無法滿足其要求。由于流程圖形化嚴(yán)重占用系統(tǒng)資源，除各類公文（包括行政發(fā)文、黨委發(fā)文、工會(huì)發(fā)文、團(tuán)委發(fā)文、聯(lián)合發(fā)文）和其它因特殊情況必須使用流程圖形化的審批流程外，其它審批流程，不得使用流程圖形化，一律使用表單形式。已搭建好的圖形化流程，必須盡快更改成表單形式。通過表單形式+打印模板來滿足業(yè)務(wù)需求。非特殊需要，流程一律使用表單形式

22、，并盡量減少創(chuàng)建正文，盡可能地少使用流程“表單+正文+附件”的模式，可以不加附件的一律取消附件上傳功能，上傳附件的最大容量為5M。創(chuàng)建流程時(shí)，不得擅自新增、更改字段，如確有需要，請(qǐng)與集團(tuán)公司系統(tǒng)管理員協(xié)商、聯(lián)系解決。凡是涉及到費(fèi)用或重大管理事項(xiàng)的流程，搭建流程時(shí)在“歸檔”節(jié)點(diǎn)前一律增加“打印補(bǔ)簽”節(jié)點(diǎn)，關(guān)聯(lián)“打印模板”，由辦公室指定專人打印后交會(huì)簽人和總經(jīng)理（或分支機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人）親筆簽名，完畢后復(fù)印存檔，將簽字件交擬稿人做工作聯(lián)系、財(cái)務(wù)報(bào)銷用，擬稿人在OA系統(tǒng)內(nèi)提交歸檔。為確保系統(tǒng)資源穩(wěn)定，系統(tǒng)內(nèi)所有流程一律取消“提交后顯示流程圖”。除行政、黨委、工會(huì)、團(tuán)委發(fā)文和通知、公告、公務(wù)通知、請(qǐng)示報(bào)告等

23、重要業(yè)務(wù)審批流程外，其它非重要流程一律選擇“不記錄表單修改日志”。為合理使用OA系統(tǒng)流程短信提醒功能，凡是需要開通使用短信提醒的流程，必須經(jīng)過公司OA項(xiàng)目管理辦公室批準(zhǔn)方可設(shè)置。所有流程的“簽字意見”必須設(shè)置為必填項(xiàng)，為方便查閱，簽字意見一律設(shè)置為按正序排序。所有審批流程的簽收節(jié)點(diǎn)，一律設(shè)置為超過3天（72小時(shí)）系統(tǒng)將視為超時(shí)自動(dòng)流入下一個(gè)節(jié)點(diǎn)，在2天（48小時(shí)）時(shí)對(duì)其進(jìn)行流程超時(shí)提醒。第二十二條 文檔目錄的設(shè)置，應(yīng)遵循“安全、合理、實(shí)用、簡(jiǎn)潔”的原則。文檔目錄的初始瀏覽權(quán)限應(yīng)盡可能小，確保文件安全。需要分類存檔、查閱的文檔，也可以采取虛擬目錄的方式實(shí)現(xiàn)。第二十三條 OA系統(tǒng)傳真功能的開放使用

24、必須經(jīng)過審批方可設(shè)置。原則上，無跨地域辦公地點(diǎn)的職能部門和生產(chǎn)單位，只分配一個(gè)傳真分機(jī)號(hào)；有跨地域辦公地點(diǎn)的職能部門和生產(chǎn)單位，可以根據(jù)實(shí)際情況酌情分配多個(gè)傳真分機(jī)號(hào)。對(duì)外業(yè)務(wù)聯(lián)系不頻繁的職能部門和生產(chǎn)單位，原則上只開通接收傳真的功能；對(duì)外業(yè)務(wù)聯(lián)系頻繁的采購(gòu)、銷售、外協(xié)等職能部門，可以根據(jù)實(shí)際情況酌情開通接收、發(fā)出傳真的功能。第二十四條 OA門戶代表企業(yè)形象，公司辦公室負(fù)責(zé)集團(tuán)公司門戶的管理，公司黨委工作部負(fù)責(zé)集團(tuán)政工門戶的管理，各分支機(jī)構(gòu)辦公室負(fù)責(zé)本機(jī)構(gòu)門戶的管理，務(wù)必安排好專人充實(shí)門戶內(nèi)容。新聞動(dòng)態(tài)每周必須更新二次以上，中策橡膠報(bào)電子期刊以及各職能部門相關(guān)的簡(jiǎn)報(bào)、期刊必須定時(shí)定期更新，每月

25、至少應(yīng)有一篇專題活動(dòng)報(bào)道，會(huì)議紀(jì)要應(yīng)在會(huì)議結(jié)束后2個(gè)工作日內(nèi)發(fā)布，干部任免文件應(yīng)在文件下發(fā)當(dāng)日發(fā)布。第二十五條 集團(tuán)公司系統(tǒng)管理員負(fù)責(zé)對(duì)集團(tuán)公司范圍內(nèi)OA用戶創(chuàng)建的審批流程和文檔進(jìn)行督辦，各分支機(jī)構(gòu)二級(jí)系統(tǒng)管理員負(fù)責(zé)本機(jī)構(gòu)OA用戶創(chuàng)建的審批流程和文檔進(jìn)行督辦。為確保系統(tǒng)的正常運(yùn)行，充分發(fā)揮OA系統(tǒng)服務(wù)器資源的使用效率，所屬各單位OA系統(tǒng)管理機(jī)構(gòu)及系統(tǒng)管理員務(wù)必加強(qiáng)OA系統(tǒng)的使用管理，對(duì)于文件命名不規(guī)范、與工作無關(guān)的流程和文檔，以及對(duì)于擬稿時(shí)間超出1個(gè)月的仍在擬稿節(jié)點(diǎn)的無效流程和文檔，應(yīng)該及時(shí)進(jìn)行清理和刪除，并報(bào)有關(guān)部門按有關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。OA系統(tǒng)內(nèi)創(chuàng)建的流程與文檔，簽收人未查看前，創(chuàng)建人可以通

26、過提交“ERP、OA等系統(tǒng)數(shù)據(jù)處理管理”流程，審批通過后，系統(tǒng)管理員可以進(jìn)行強(qiáng)制收回、刪除等操作；凡是經(jīng)過審批或簽收人已經(jīng)查看過的，必須要經(jīng)過審批領(lǐng)導(dǎo)的同意方可進(jìn)行強(qiáng)制收回、刪除等操作。第二十六條 集團(tuán)公司OA項(xiàng)目辦不定期地對(duì)所屬各單位OA系統(tǒng)的使用情況進(jìn)行督促、回訪、監(jiān)督和考核，及時(shí)幫助、指導(dǎo)解決OA系統(tǒng)存在的各類管理和技術(shù)問題，適時(shí)地組織所屬各單位OA系統(tǒng)管理員進(jìn)行技術(shù)交流，推廣應(yīng)用OA系統(tǒng)的一些新功能、新方法，為OA系統(tǒng)正常運(yùn)行提供強(qiáng)有力的技術(shù)保障。第二十七條 OA系統(tǒng)的升級(jí)調(diào)試，首先應(yīng)經(jīng)過嚴(yán)格測(cè)試，確保升級(jí)方案正確無誤后方可進(jìn)行。普通的升級(jí)維護(hù)，可以放在工作日的11：30-12：00以

27、及18：00后進(jìn)行；大規(guī)模的升級(jí)維護(hù)，應(yīng)放在工作日的20：00以后及雙休日進(jìn)行。集團(tuán)公司系統(tǒng)管理員至少每周一次對(duì)OA系統(tǒng)應(yīng)用服務(wù)器和數(shù)據(jù)庫(kù)服務(wù)器進(jìn)行備份，時(shí)間定在每周四晚上18：00-20：00進(jìn)行。并將備份完畢的數(shù)據(jù)刻盤存檔，異地保存，確保系統(tǒng)安全。條件具備時(shí)，應(yīng)建立實(shí)時(shí)備份冗余機(jī)制，確保系統(tǒng)安全、高效、穩(wěn)定運(yùn)行。第六章 系統(tǒng)的安全措施第二十八條 全體OA用戶應(yīng)認(rèn)真貫徹執(zhí)行中華人民共和國(guó)計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)安全保護(hù)條例和公安部計(jì)算機(jī)信息網(wǎng)絡(luò)國(guó)際聯(lián)網(wǎng)安全保護(hù)管理辦法，嚴(yán)格遵守集團(tuán)公司關(guān)于計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)管理使的有關(guān)規(guī)定。第二十九條 OA系統(tǒng)的所有用戶均有保密的責(zé)任，不得利用OA系統(tǒng)從事危害國(guó)家、集體和他

28、人利益的活動(dòng)，不得在系統(tǒng)上制作、傳播有礙社會(huì)治安和不健康的信息，不得制造和輸入計(jì)算機(jī)病毒以及其他危害系統(tǒng)安全的數(shù)據(jù)。涉密文件一律按原有手工模式進(jìn)行處理，暫不通OA系統(tǒng)進(jìn)行辦理。第三十條 OA系統(tǒng)中的所有用戶應(yīng)按規(guī)定的權(quán)限閱讀和使用系統(tǒng)提供的信息，不得干擾其他用戶和破壞系統(tǒng)服務(wù)，不得采取任何非法手段破解被OA系統(tǒng)鎖定無法編輯的正文，不得盜用有“OA專用”水印的電子簽章。第三十一條 全體OA用戶務(wù)必妥善保管好自己的用戶帳號(hào)和靜態(tài)密碼，禁止請(qǐng)他人代為使用或輸入口令等，以防他人有意或無意打開系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)獲取信息，濫發(fā)電子郵件、惡意增刪資料或干擾公文運(yùn)轉(zhuǎn)。若發(fā)現(xiàn)登錄密碼被盜用，應(yīng)及時(shí)向系統(tǒng)管理員報(bào)告處理。

29、因密碼丟失或被盜用而引起的后果，由用戶本人承擔(dān)。第三十二條 OA系統(tǒng)出現(xiàn)故障無法使用時(shí)，應(yīng)啟動(dòng)系統(tǒng)運(yùn)行應(yīng)急預(yù)案，由計(jì)算機(jī)信息技術(shù)中心組織軟件、硬件技術(shù)人員查明原因、組織搶修，并在2小時(shí)內(nèi)排除故障。若超過2小時(shí)內(nèi)仍未排除故障，造成系統(tǒng)不能正常運(yùn)行時(shí)，由計(jì)算機(jī)信息技術(shù)中心與OA系統(tǒng)軟件供應(yīng)廠商聯(lián)系，并提出解決辦法，同時(shí)報(bào)告公司領(lǐng)導(dǎo)，并以紙質(zhì)書面的方式通知所屬各單位恢復(fù)手工辦公方式，確保日常行政辦公管理工作的正常進(jìn)行。第七章 系統(tǒng)的考核管理第三十三條 為確保OA系統(tǒng)的硬件、軟件和信息的安全及OA系統(tǒng)的正常運(yùn)行，所有OA用戶均應(yīng)嚴(yán)格遵守本規(guī)定，如有違反，公司將視其情節(jié)采取相應(yīng)的處罰措施。第三十四條 不執(zhí)行或怠于執(zhí)行本規(guī)定，影響OA系統(tǒng)文件信息正常接收、處理，導(dǎo)致系統(tǒng)不能正常運(yùn)行的，將予以通報(bào)批評(píng)，并對(duì)所在單位負(fù)責(zé)人進(jìn)行