問(wèn)題無(wú)大小工作無(wú)小事——兼談如何做好辦公室工作

1、問(wèn)題無(wú)大小 工作無(wú)小事 兼談如何做好辦公室工作辦公室是一個(gè)部門(mén)辦文、辦公、辦事、辦會(huì)的綜合工作機(jī)構(gòu)。任務(wù)千頭萬(wàn)緒，工作千辛萬(wàn)苦，但沒(méi)有一樁屬于小事，沒(méi)有一件可以疏忽，任何微小的疏漏，都可釀造成大的失誤，稍有不慎或不當(dāng)都會(huì)影響整體甚至全局工作。每個(gè)人都會(huì)犯錯(cuò)誤，對(duì)于辦公室從事具體管理事務(wù)的人員來(lái)說(shuō)，不犯錯(cuò)誤是不可能的。但是，我們不能在同一個(gè)地方不斷犯錯(cuò)，這就要求我們不能忽略一些不起眼的小問(wèn)題。千里之堤，潰于蟻穴，要想提高綜合辦公室的管理水準(zhǔn)，就不能只重視“線(xiàn)”和“面”，而忽視了“點(diǎn)”，“點(diǎn)”真正完善了，“線(xiàn)”和“面”就簡(jiǎn)單了。因此，要想避免辦公室工作在細(xì)小問(wèn)題上不出差錯(cuò)，就必須從小事抓起，從基礎(chǔ)

2、做起，充分發(fā)揮參謀助手、綜合協(xié)調(diào)、督查落實(shí)、后勤保障四個(gè)作用，確保政令暢通、高效運(yùn)轉(zhuǎn)。按照這一思路，辦公室工作應(yīng)在內(nèi)強(qiáng)素質(zhì)、外塑形象上下功夫，在統(tǒng)籌兼顧、會(huì)彈鋼琴上做文章，在創(chuàng)新服務(wù)、提升效率上求實(shí)效，堅(jiān)持 “辦公室里無(wú)小事”的工作理念，形成大事小事認(rèn)真辦、當(dāng)日事情當(dāng)日辦、能辦事情馬上辦、一切事情依法辦“四辦”的工作格局，以新亮點(diǎn)、新變化影響和感染其他科室的工作，帶動(dòng)和促使機(jī)關(guān)整體工作質(zhì)量和水平的提高。小問(wèn)題之大管理，從個(gè)人來(lái)說(shuō)，要樹(shù)立“活電腦”形象。辦公室的特殊性質(zhì)要求在此崗位上的每位辦公人員都必須具備較高的綜合素質(zhì)。一是知識(shí)要廣。要廣學(xué)博采，對(duì)古今中外、歷史地理、邊緣科學(xué)、前沿知識(shí)都要有所

3、涉獵，努力成為包羅萬(wàn)象的“百科全書(shū)”和方方面面的“百事通”。二是信息要靈。辦公室人員要成為信息靈通人士，對(duì)國(guó)際、國(guó)內(nèi)以及本地本部門(mén)發(fā)生的重要事件要及時(shí)了解，始終掌握最新信息，特別是對(duì)領(lǐng)導(dǎo)決策有重要參考價(jià)值的信息要快速反饋，及時(shí)提供。三是情況要熟。辦公室人員要做“有心人”，注意搜集整理各層面的情況，成為領(lǐng)導(dǎo)的“資料庫(kù)”。對(duì)兄弟縣市好的經(jīng)驗(yàn)和做法，注意搜集總結(jié)，并結(jié)合實(shí)際加以吸收利用；對(duì)本地本部門(mén)的情況要了如指掌，尤其是對(duì)當(dāng)年重點(diǎn)工作、經(jīng)濟(jì)發(fā)展情況、基層先進(jìn)典型等要掌握具體，能夠熟記在胸，做到心中有數(shù)。四是反應(yīng)要快。堅(jiān)持高效率，快節(jié)奏，雷厲風(fēng)行，立竿見(jiàn)影。對(duì)領(lǐng)導(dǎo)交辦的事項(xiàng)要區(qū)分輕重緩急，做到急事急

4、辦，特事特辦，今日事今日結(jié)，不推諉扯皮，不拖拉散漫。小問(wèn)題之大管理，從機(jī)關(guān)來(lái)說(shuō)，要規(guī)范辦公流程。要處理好細(xì)節(jié)問(wèn)題，黨政辦公室就必須在文書(shū)傳送、文件制發(fā)、會(huì)務(wù)工作、檔案管理、印章管理等工作職責(zé)和管理制度上標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、制度化，以各項(xiàng)制度規(guī)范保障機(jī)關(guān)運(yùn)行。文件收發(fā)管理制度文件收發(fā)、管理工作是各級(jí)黨政機(jī)關(guān)的一項(xiàng)經(jīng)常性、基礎(chǔ)性工作，是傳遞黨和國(guó)家政令以及有關(guān)信息的一條重要途徑，在上傳下達(dá)、溝通左右等方面具有其他渠道不可替代的作用。做好文件收發(fā)、管理工作，對(duì)確保黨政機(jī)關(guān)工作有序、高效運(yùn)行，具有重要意義。為加強(qiáng)開(kāi)發(fā)區(qū)黨政機(jī)關(guān)文件收發(fā)、管理工作的科學(xué)化、制度化、規(guī)范化，提高文件制發(fā)效率，保證文件質(zhì)量，經(jīng)黨

5、政辦研究，決定對(duì)文件制定、審核校對(duì)、簽發(fā)程序及來(lái)文辦理予以規(guī)范，特制訂本方案。一、總體要求（一）文件收發(fā)、管理工作在黨政辦公室主任的領(lǐng)導(dǎo)下進(jìn)行。（二）黨政辦應(yīng)確定專(zhuān)職人員擔(dān)負(fù)文件收發(fā)、管理工作。擔(dān)負(fù)文件收發(fā)、管理工作的人員，應(yīng)當(dāng)具有高度的工作責(zé)任心和全心全意為人民服務(wù)的奉獻(xiàn)精神，具有嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致、熱情周到、雷厲風(fēng)行的工作態(tài)度和作風(fēng)，具有一定政策理論水平、文化素養(yǎng)，以及組織觀念和保密意識(shí)強(qiáng)的共產(chǎn)黨員或共青團(tuán)員。（三）黨政辦公室應(yīng)配備專(zhuān)門(mén)用于收發(fā)和保管文件的鐵質(zhì)檔案柜。（四）文件收發(fā)、管理工作總的要求是準(zhǔn)確、及時(shí)、安全、保密。文件管理人員必須嚴(yán)格按公文處理的有關(guān)法規(guī)和領(lǐng)導(dǎo)的批示辦事，優(yōu)質(zhì)高效地搞好服務(wù)

6、。二、收文辦理文件管理人員應(yīng)每日登陸黨政網(wǎng)、開(kāi)發(fā)區(qū)郵箱、省、襄陽(yáng)發(fā)改委開(kāi)發(fā)區(qū)管理處網(wǎng)站及楚都宜城網(wǎng)，每日到值班室收取信件、快遞、包裹，連同收到的外單位送達(dá)本機(jī)關(guān)的文件（包括電報(bào)、機(jī)要信函、傳真件、內(nèi)部刊物，下同）要認(rèn)真做好簽收、清點(diǎn)、登記、擬辦、分發(fā)、傳閱、收集、歸檔等工作。1、簽收。文件管理人員接收到文件時(shí)，首先應(yīng)對(duì)文件進(jìn)行初審，認(rèn)真清點(diǎn)核對(duì)。初審的內(nèi)容是：（1）文件是否多頭主送、行文是否規(guī)范；（2）文件的字號(hào)、份數(shù)、密級(jí)、起止號(hào)與發(fā)文通知是否一致；（3）檢查文件發(fā)出日期與收到日期的間隔時(shí)間是否正確，傳遞途中有無(wú)延誤現(xiàn)象。發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，要與來(lái)文機(jī)關(guān)或文件投遞單位聯(lián)系，查明原因并商定處理辦法，及時(shí)

7、解決。2、登記。配置專(zhuān)門(mén)的收文登記本，文件管理人員對(duì)收到的文件分門(mén)別類(lèi)及時(shí)、準(zhǔn)確、完整地進(jìn)行登記。登記的項(xiàng)目是：收文日期、來(lái)文單位、文件字號(hào)、文件標(biāo)題、密級(jí)、收文份數(shù)、文件起止號(hào)、文件的閱讀傳送范圍。需要分送的還應(yīng)登記分送的對(duì)象或范圍。收文登記本應(yīng)視同機(jī)要件保存。3、擬辦。根據(jù)收文是只需傳閱的文件，還是需要辦理的文件，分別印制不同的收文處理單。文件管理人員根據(jù)文件性質(zhì)附上相應(yīng)的收文處理單后，第一時(shí)間呈黨政辦主任，黨政辦主任就文件的傳達(dá)、閱讀、分發(fā)、貫徹落實(shí)等問(wèn)題逐件提出擬辦建議或預(yù)案，并填寫(xiě)在文件處理單上，連同文件一并報(bào)辦公室分管領(lǐng)導(dǎo)審定。此項(xiàng)工作應(yīng)當(dāng)在24小時(shí)內(nèi)完成，保證當(dāng)天的文件當(dāng)天處理，

8、緊急文件必須馬上向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)并處理。4、傳閱。黨政辦主任提出的擬辦意見(jiàn)經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審示后，文件管理人員應(yīng)嚴(yán)格按照領(lǐng)導(dǎo)批注的意見(jiàn)（或已有的規(guī)定和慣例）及時(shí)、準(zhǔn)確地呈班子成員傳閱。傳閱文件由文件管理人員逐人送取，閱文對(duì)象之間不橫傳。呈文順序一般自下而上，特殊情況下，也可按實(shí)際需要調(diào)整傳閱順序。班子成員在閱讀或處理完文件后應(yīng)在收文處理單上署名，并簽署閱文日期。5、辦理。一般情況下，公文要先傳閱，特殊情況下，邊簽邊辦，提高辦公效率。傳閱文件當(dāng)天下班之前必須收回，特殊公文要按時(shí)限要求辦理，“特急”電報(bào)應(yīng)在24小時(shí)內(nèi)辦理完畢。對(duì)領(lǐng)導(dǎo)閱文時(shí)作的批示，要及時(shí)報(bào)告辦公室分管領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)或交辦。要隨時(shí)掌握文件去

9、向，避免漏傳、誤傳和延誤，注意按照文件辦理時(shí)限要求督促經(jīng)辦人員，堅(jiān)持催閱（退）制度。6、收回。對(duì)已處理完畢的文件，文件管理人員要及時(shí)收回，并在回收時(shí)檢查閱文對(duì)象是否簽字，清點(diǎn)送閱的文件是否齊全。7、歸檔。對(duì)需要?dú)w檔的文件，要按照檔案部門(mén)的要求進(jìn)行整理、編制目錄，按時(shí)歸檔。8、清退。做好文件清退工作，每日查對(duì)、每月清點(diǎn)、年終清查，發(fā)現(xiàn)缺少，及時(shí)查找。 三、 發(fā)文辦理文件制發(fā)應(yīng)在機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人或辦公室負(fù)責(zé)人的主持、指導(dǎo)下進(jìn)行。一般來(lái)說(shuō)，綜合性文件由黨政辦公室起草；某一方面工作的文件由相應(yīng)的職能部門(mén)代擬文稿；重要文件由各部門(mén)分管領(lǐng)導(dǎo)或主要負(fù)責(zé)同志親自主持起草。起草公文要嚴(yán)格遵循黨的方針政策、上級(jí)有關(guān)文件

10、精神和區(qū)領(lǐng)導(dǎo)的指示，對(duì)公文的準(zhǔn)確性和可行性負(fù)責(zé)。（一）普通文件處理起草人草擬文件（電子文檔拷貝到黨政辦）部門(mén)負(fù)責(zé)人初核（對(duì)內(nèi)容進(jìn)行把關(guān)）分管領(lǐng)導(dǎo)修改（文稿合法性審核及字、詞、句的規(guī)范）黨政辦核稿（文字、文種、格式等校對(duì)）領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)（涉及全局性的重要文稿，由黨政辦主任審核、簽字后，呈主要領(lǐng)導(dǎo)審定；黨政辦常規(guī)文件，由副主任審核、簽字后，呈主任審定。）黨政辦負(fù)責(zé)制作打?。ň幪?hào)、登記、排版、用印等）發(fā)文（文件制作好后，黨政辦工作人員通知草擬文件人領(lǐng)取文件并分發(fā)，若重要文件則由黨政辦統(tǒng)一分發(fā)）存檔（領(lǐng)導(dǎo)批示、文件底稿和若干份數(shù)正式文件以及其他必須歸檔的資料及時(shí)收集整理，定期歸檔）。文件簽發(fā)和制作時(shí)間：35

11、天。（二）急件文件處理時(shí)間較緊的文件，草擬文件人直接請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。若簽發(fā)領(lǐng)導(dǎo)不在單位或在外出差，不能及時(shí)送到領(lǐng)導(dǎo)手中審簽，但草擬文件人必須在電話(huà)里征得領(lǐng)導(dǎo)同意后，黨政辦工作人員才能辦理，事后請(qǐng)簽發(fā)領(lǐng)導(dǎo)補(bǔ)簽后存檔。文件簽發(fā)時(shí)間：根據(jù)事情的輕重緩急。文書(shū)檔案管理制度 一、文件的收集歸檔（一）按照集中統(tǒng)一管理的原則，凡送本單位所有文件、信函、簡(jiǎn)報(bào)及其它資料等，統(tǒng)一由黨政辦指定專(zhuān)人實(shí)行規(guī)范管理，以達(dá)到完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全和有效利用的要求。（二）其他科室在接收到相關(guān)文件時(shí)必須先交黨政辦，由黨政辦負(fù)責(zé)統(tǒng)一登記、編號(hào)，呈送領(lǐng)導(dǎo)閱批，不得遺漏、延誤和丟失。文件傳閱完畢后，一般由黨政辦保存，相關(guān)科室保存復(fù)印件。

12、（三）外出開(kāi)會(huì)或從上級(jí)機(jī)關(guān)帶回的文件，及時(shí)交黨政辦專(zhuān)人進(jìn)行登記入檔保存。（四）所有科室需要送出文件，必須先交由黨政辦進(jìn)行送出公文登記，并復(fù)印一份留存。如若其他科室沒(méi)交由黨政辦進(jìn)行登記留存而直接送走，造成文件遺漏、缺失的，由相關(guān)科室負(fù)責(zé)。（五）黨政辦于次年9月底前，要完成上一年度所有文件、檔案及各種資料的分類(lèi)登記、整理裝訂、入檔保存工作。每年歸檔的文件材料原則上要求必須是原件。（六）檔案保管期限分為永久、30年、10年，檔案管理人員應(yīng)依據(jù)市檔案局等業(yè)務(wù)主管部門(mén)要求，實(shí)施分類(lèi)管理。對(duì)保管期限已滿(mǎn)的檔案，依據(jù)有關(guān)規(guī)定進(jìn)行鑒定銷(xiāo)毀。（七）檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真做好檔案室的防盜、防火、防濕、防蟲(chóng)、防毒、防塵

13、等工作。 二、文件借閱（一）檔案借閱要求在辦公室內(nèi)查看，若有關(guān)人員因工作需要需借出使用，文件管理人員應(yīng)根據(jù)文件的閱讀傳達(dá)范圍，請(qǐng)示主管領(lǐng)導(dǎo)，經(jīng)批準(zhǔn)后方可借閱。秘密文件不得外借。（二）借閱文件要履行簽字手續(xù)，并登記借閱時(shí)間、借閱人所在單位名稱(chēng)、文件字號(hào)、密級(jí)、份數(shù)、份號(hào)，同時(shí)確定歸還時(shí)間。（三）文件管理人員要及時(shí)收回借出的文件。對(duì)于歸還的文件，要認(rèn)真檢查，發(fā)現(xiàn)損毀、涂改，應(yīng)追究借閱者的責(zé)任。三、文件的清退、銷(xiāo)毀。文件管理人員每年要對(duì)上年度的文件進(jìn)行清理，對(duì)上級(jí)機(jī)關(guān)下發(fā)的密級(jí)文件，要按市委保密局的要求及時(shí)清退并寫(xiě)出書(shū)面報(bào)告。對(duì)上交、歸檔以后余留的文件，要進(jìn)行登記整理，經(jīng)有關(guān)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到指定的地

14、方銷(xiāo)毀，兩人以上監(jiān)銷(xiāo)。四、嚴(yán)格遵守保密紀(jì)律。各種秘密文件、檔案、統(tǒng)計(jì)資料、編制信息、會(huì)議記錄等，都由檔案管理人員專(zhuān)人負(fù)責(zé)管理，保守秘密。需銷(xiāo)毀的文件資料，要進(jìn)行清理登記，通過(guò)一定方式徹底銷(xiāo)毀。印章管理制度一、黨工委、管委會(huì)印章由黨政辦公室專(zhuān)人管理。其他業(yè)務(wù)章由部門(mén)負(fù)責(zé)人保管或指定專(zhuān)人保管。二、印章平時(shí)存放在專(zhuān)用柜中，隨用隨取，用畢放回并上鎖。三、建立用印登記簿，對(duì)印章使用情況進(jìn)行登記備查。其內(nèi)容包括：用印時(shí)間、批準(zhǔn)領(lǐng)導(dǎo)、內(nèi)容、份數(shù)、經(jīng)辦人員及使用人員簽字。對(duì)各類(lèi)用章文件要復(fù)印一份，妥善保管。四、印章應(yīng)在辦公室內(nèi)使用并由專(zhuān)管人員親自用印。印章保管人因故離開(kāi)工作崗位，應(yīng)向分管領(lǐng)導(dǎo)請(qǐng)假，分管領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)指

15、定印章臨時(shí)保管人，并監(jiān)督好交接工作。五、用印審批：使用黨工委、管委會(huì)印章必須經(jīng)黨工委、管委會(huì)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)簽批的文件蓋章，按簽批的要求辦理；其它事項(xiàng)蓋章，可經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)簽字或口頭批準(zhǔn)。一般情況使用印章均須主要負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，特殊情況也可由主要負(fù)責(zé)人授權(quán)辦公室主任審批。其他業(yè)務(wù)印章可經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。 六、印鑒不準(zhǔn)外借或授托外單位使用。七、不得隨意攜帶印章外出辦事，特殊情況須帶印鑒外出使用，必須由辦公室主任、副主任專(zhuān)人保管使用，并嚴(yán)格登記手續(xù)。八、因私需要蓋公章的本辦公室干部職工，須本人持有關(guān)證件和申請(qǐng)，經(jīng)辦公室領(lǐng)導(dǎo)同意后，方可使用。會(huì)務(wù)工作制度黨政辦公室負(fù)責(zé)全區(qū)各類(lèi)會(huì)議的組織籌備及鄉(xiāng)黨工委、管委會(huì)領(lǐng)導(dǎo)

16、參加的重要活動(dòng)和會(huì)議傳達(dá)、安排、協(xié)調(diào)和聯(lián)系等服務(wù)工作。一、 外來(lái)會(huì)議通知1、黨政辦公室接到上級(jí)或其他單位會(huì)議通知后，要第一時(shí)間向黨政辦主任匯報(bào)，由黨政辦主任負(fù)責(zé)安排參會(huì)人員及會(huì)議的通知傳達(dá)事項(xiàng)。需要班子領(lǐng)導(dǎo)參會(huì)的，直接通知到其本人；其他參會(huì)人員由黨政辦公室通知到其所在科室辦公室，由所在科室辦公室通知到其本人。2、黨政辦要制定專(zhuān)門(mén)的會(huì)議登記本，記錄每次會(huì)議的時(shí)間、地點(diǎn)、主題議題、參會(huì)市領(lǐng)導(dǎo)以及本單位參加人員。3、堅(jiān)持會(huì)議提醒制度。需班子領(lǐng)導(dǎo)參加的會(huì)議，黨政辦工作人員還須一并告知領(lǐng)導(dǎo)司機(jī)按時(shí)接送，并在會(huì)議之前短信或電話(huà)再次提醒參會(huì)領(lǐng)導(dǎo)，做到零失誤、零遺漏。二、 本單位辦會(huì)流程會(huì)議安排流程圖會(huì)議安排

17、通知明確會(huì)議主題、召開(kāi)的時(shí)間、出席范圍和人數(shù)安排會(huì)議場(chǎng)所及會(huì)后就餐 會(huì)議通知1. 通知內(nèi)容主要包括：會(huì)議的議題、時(shí)間、地點(diǎn)、出席范圍及其他注意事項(xiàng)。2. 及時(shí)與參會(huì)人員對(duì)接并落實(shí)擬出席人員。3. 及時(shí)將通知送達(dá)的情況和擬出席情況反饋到主會(huì)領(lǐng)導(dǎo)。會(huì)議前準(zhǔn)備會(huì)議用品準(zhǔn)備會(huì)議前一天開(kāi)始準(zhǔn)備會(huì)議材料撰寫(xiě)會(huì)議資料（秩序冊(cè)、議程、宣傳冊(cè)、封套、稿紙、筆）、簽到表、座次表、會(huì)標(biāo)、宣傳片、水果、茶水、午餐安排、投影相關(guān)設(shè)備、電子歡迎屏。1.領(lǐng)導(dǎo)講話(huà)稿（需經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審閱定稿）；2.會(huì)議議程、會(huì)議資料(如需參會(huì)人員反饋資料，需提前將反饋通知與會(huì)議通知一并下發(fā))。會(huì)場(chǎng)布置安排會(huì)議接待安排會(huì)議接待。根據(jù)會(huì)議需要，做好接站

18、、住宿安排等。大型會(huì)議要制作接送安排一覽表、住宿安排一覽表。根據(jù)會(huì)議安排，落實(shí)參觀游覽安排。會(huì)議前一天安排好簽約會(huì)： 1. 背景板、條幅、場(chǎng)內(nèi)鮮花、綠植、水牌、背景音樂(lè)光盤(pán)、公司宣傳片； 2. 茶、礦泉水、煙、煙灰缸、濕毛巾、資料、筆、臺(tái)簽； 3. 話(huà)筒、音響調(diào)試、錄音、調(diào)節(jié)室溫； 4. 禮儀服務(wù)就位（帶花、調(diào)換協(xié)議、倒酒）-由專(zhuān)人負(fù)責(zé)對(duì)接項(xiàng)目推進(jìn)會(huì)：1. 場(chǎng)內(nèi)鮮花、綠植、公司宣傳片試播；2. 茶、礦泉水、煙、煙灰缸、濕毛巾、資料、宣傳冊(cè)、筆、臺(tái)簽；3. 話(huà)筒、音響調(diào)試、錄音、調(diào)節(jié)室溫；4. 接待人員就位非正式會(huì)晤：1.（鮮花）、水果、茶、礦泉水、煙、煙灰缸、電子歡迎屏；2. 燈光、會(huì)場(chǎng)衛(wèi)生、調(diào)節(jié)室溫；3、就餐。三樓會(huì)議室：20人以?xún)?nèi)；六樓會(huì)議室：40人以?xún)?nèi)；如超過(guò)40人，需聯(lián)系市內(nèi)其他會(huì)議室。會(huì)前檢查工作會(huì)務(wù)準(zhǔn)備工作布置后，要重視動(dòng)態(tài)的檢查監(jiān)督，對(duì)沒(méi)有及時(shí)完成規(guī)定任務(wù)的，要及時(shí)采取措施加以彌補(bǔ)。臨會(huì)前后協(xié)調(diào)（大會(huì)）重大會(huì)議或會(huì)務(wù)準(zhǔn)備工作涉及多個(gè)單位和部門(mén)的，需要分割工作小組，并召開(kāi)工作協(xié)調(diào)會(huì)，落實(shí)有關(guān)工作。會(huì)務(wù)協(xié)調(diào)一般要求明確每一個(gè)工作