商務(wù)秘書（商務(wù)管理）自學(xué)考試畢業(yè)論文 淺談秘書與上司的溝通技巧

1、淺談秘書與上司的溝通技巧1自自學(xué)學(xué)考考試試畢畢業(yè)業(yè)論論文文題目題目 淺談秘書與上司的溝通技巧淺談秘書與上司的溝通技巧 姓姓 名名 專專 業(yè)業(yè) 商務(wù)秘書（商務(wù)管理）商務(wù)秘書（商務(wù)管理） 準(zhǔn)考證號準(zhǔn)考證號 聯(lián)系電話聯(lián)系電話 聯(lián)系地址聯(lián)系地址 郵政編碼郵政編碼 淺談秘書與上司的溝通技巧2論文原創(chuàng)性聲明論文原創(chuàng)性聲明本人鄭重聲明：所呈交的畢業(yè)論文，是本人在導(dǎo)師的指導(dǎo)下，獨立進(jìn)行研究工作所取得的成果。除文中已經(jīng)注明引用的內(nèi)容外，本論文不包含任何其他個人或集體已經(jīng)發(fā)表或撰寫過的作品成果。對本文的研究作出重要貢獻(xiàn)的個人和集體，均已在文中以明確方式標(biāo)明。本人完全意識到本聲明的法律結(jié)果由本人承擔(dān)。 畢業(yè)論文作者

2、簽名： 日 期： 2010 年 05 月 15 日 淺談秘書與上司的溝通技巧3目目 錄錄摘要摘要.4abstract.4一、溝通的概述一、溝通的概述.5（一）溝通的定義.5（二）溝通的目標(biāo)、原則.6（三）溝通的重要性.7二、秘書與上司溝通的要點二、秘書與上司溝通的要點.7（一）秘書工作的上傳下達(dá).7（二）秘書對上司工作的輔助性.8（三）秘書與上司溝通的保密性.9三、秘書與上司匯報工作的溝通誤區(qū)三、秘書與上司匯報工作的溝通誤區(qū).10（一）重點不突出.10（二）受上司意向性態(tài)度的影響.11（三）計劃性、時間性把握不好.12四、秘書與上司的溝通的必備素質(zhì)四、秘書與上司的溝通的必備素質(zhì).13（一）努力

3、提升自身素質(zhì)和修養(yǎng).13（二）熟悉相關(guān)的業(yè)務(wù)工作.14五、秘書與上司溝通的技巧與方法五、秘書與上司溝通的技巧與方法.14（一）完整掌握上司的工作要求.14（二）靈活面對不同的上司.15（三）主動且不越權(quán)且公司分明.16（四）減少錯誤的發(fā)生.17六、結(jié)束語六、結(jié)束語.17七、參考文獻(xiàn)七、參考文獻(xiàn).18 公私分明？淺談秘書與上司的溝通技巧4摘摘要要隨著我國社會主義現(xiàn)代化建設(shè)的發(fā)展，作為一名秘書，要想當(dāng)好上司的助手，就必須掌握與上司溝通的諸多技巧并靈活運(yùn)用到工作中，這樣才能有助于秘書的工作達(dá)到事半功倍的效果。對我們來說，秘書與上司的溝通技巧更多的時候能體現(xiàn)一個人的教養(yǎng)和品味。作為一個合格的秘書,不僅

4、要具備豐富的專業(yè)知識，而且要有自然的職業(yè)微笑、公私分明的處事態(tài)度以及積極主動的工作態(tài)度，切勿擅權(quán)越位，保持一顆平常心尤為重要。溝通在其中起到舉足輕重的作用。秘書與上司的溝通技巧歸結(jié)為：第一，努力提升自身素質(zhì)和修養(yǎng)。第二，熟悉相關(guān)的業(yè)務(wù)工作。第三，完整掌握上司的工作要求。第四，靈活面對不同的上司。第五，主動而不越權(quán)且公私分明。第六，減少錯誤的發(fā)生。本文就秘書如何成為上司的得力助手，淺談秘書與上司的溝通技巧。關(guān)鍵詞：秘書關(guān)鍵詞：秘書 上司上司 溝通溝通 技巧技巧abstractwith the development of chinas socialist modernization, as a

5、secretary, an assistant to want to be a good boss, you must need to master the many skills and superior communication and flexibility to work, so as to achieve more with less help to the work of the secretary of effect. for us, the secretary of the communication protocol with the boss for more time

6、to reflect a persons upbringing and tastes. as a qualified secretary, not only has a wealth of professional knowledge, professional smile and be natural, gongsifenming the approach and the proactive work attitude, not good at the right offside, to keep a sense of balance is particularly important. c

7、ommunication in which play a decisive role.secretary and the boss comes down to communication skills: first, efforts to improve their own quality and accomplishment. second, familiar with business content. third, the complete control supervisor requirements. fourth, and flexible to face a different

8、boss. fifth, take the initiative to not overstep their authority and gongsifenming. sixth, to reduce error. this article on 淺談秘書與上司的溝通技巧5how to become boss of the secretary of right-hand man, secretary and supervisor of the communication skills.key words: secretary higher-up communicate skill一一、溝溝通通

9、的的概概述述 （一一）溝溝通通的的定定義義我們生活在一個人際關(guān)系非常重要的世界里。人與人相處的好壞是決定人生成敗的重要因素之一。溝通協(xié)調(diào)能夠帶來其它知識所不能帶來的績效，它是成就一個人的順風(fēng)船。溝通是人與人之間、人與群體之間思想與感情的傳遞和反饋的過程，以求思想達(dá)成一致和感情的通暢。溝通是信息憑借一定符號載體，在個人或群體間從發(fā)送者到接受者進(jìn)行傳遞、并獲取理解的過程。首先是意義上的傳遞，如果信息和想法沒被傳遞到，這就意味溝通沒發(fā)生。其次，溝通還需要被理解，溝通不僅僅是傳遞，它還需要相互理解。正是在這個意義上德魯克說：溝通是接收者的行為。人人之間需要相互溝通，目的是取得相互的理解，工作上為了更好

10、的配合，取得更大的經(jīng)濟(jì)效益，家庭上更和睦，朋友間更親密，事情更圓滿。有人認(rèn)為，既然我們每天都在與別人溝通，那么溝通并不是一件難事。是的，我們每天都在進(jìn)行溝通，但這并不表明我們是一個成功的溝通者，正如我們每天都在工作并不表明我們每天都能獲得工作上的成就一樣。溝通不是一個純粹單向的活動?；蛟S你已經(jīng)告訴對方你所要表達(dá)的信息，但這并不意味著對方已經(jīng)和你溝通了。溝通的目的不是行為本身，而是在于結(jié)果。如果預(yù)期結(jié)果并未發(fā)生，接收者并未對你發(fā)出的信息做出反饋，那么也就沒有達(dá)成溝通。淺談秘書與上司的溝通技巧6 （二二）溝溝通通的的目目標(biāo)標(biāo)、原原則則人們在不同的溝通活動中可能具有不同的目標(biāo)，例如傳遞、說明、教育、

11、娛樂、解釋、勸導(dǎo)、宣傳、號召等。根據(jù)溝通度和難度的不同，溝通目標(biāo)可以分為傳遞、接受和行動。傳遞是溝通的最初級的目標(biāo)，也是最容易達(dá)到的目標(biāo)。只要信息的發(fā)出者能夠使信息到達(dá)特定的個人或組織，就可以視為達(dá)到了溝通目標(biāo)，而并不追求信息一定對其他人或組織產(chǎn)生影響。理解是較深層次的溝通目標(biāo)，他要求信息的受眾能夠廣泛、深入明了信息的性質(zhì)、含義、用途和影響。要達(dá)到使人能夠理解的目標(biāo)，就要求信息發(fā)出者在進(jìn)行信息策劃時，必須考慮符合信息受眾習(xí)慣和能力的信息編碼和表達(dá)方式。接受的含義是信息受眾不僅要能夠廣泛、深入明了信息的性質(zhì)、含義、用途和影響，而且要認(rèn)同，同意信息的內(nèi)容。接受的核心是態(tài)度上的趨同。行動是溝通的最高

12、層次的目標(biāo)，它要求信息受眾不僅能夠接收、理解、接受信息的內(nèi)容，而且會受到該信息影響而采取某種行動。溝通的原則：（1）清晰，清晰是指表達(dá)的信息結(jié)構(gòu)完整，順序清楚；作為一個合格的秘書，在與上司溝通的過程中，必須清晰地表達(dá)出意思，這是秘書溝通必備的基本素質(zhì)。（2）簡明，是指表達(dá)同樣多的信息要盡可能占用較少的信息載體容量，這樣做既可以降低信息保存、傳輸和管理的成本，也可以提高信息使用者處理和閱讀信息的效率。（3）準(zhǔn)確，是衡量信息質(zhì)量的最重要的指標(biāo)，也是決定溝通結(jié)果的重要指標(biāo)。不同的信息往往會導(dǎo)致不同的結(jié)論和溝通結(jié)果。（4）完整，是對信息質(zhì)量和溝通結(jié)果有重要影響的一個因素。秘書向上司匯報工作時，表達(dá)意思

13、必須是完整而有效，信息的缺失必將使上司的工作造成困擾。（5）有建設(shè)性，實際上是對溝通的目的性的強(qiáng)調(diào)。溝通的目的是促進(jìn)溝通雙方的信息傳播，因此必須考慮信息接受方的態(tài)度和接受程度，力求通過溝通是對方的態(tài)度有所改變。淺談秘書與上司的溝通技巧7（6）禮貌，情緒和感覺是影響人們溝通效果的重要因素。禮貌、得體的語言、姿態(tài)和表情能夠在溝通中給予對方良好的第一印象甚至可產(chǎn)生移情作用，有利于溝通目標(biāo)的實現(xiàn)。（三三）溝溝通通的的重重要要性性溝通協(xié)調(diào)能夠帶來其他知識所不能帶來的績效，它是成就一個人的順風(fēng)船。在工作中良好的溝通協(xié)調(diào)會提高工作效率，增進(jìn)人與人之間的情感。做好溝通協(xié)調(diào)工作很重要，要想做好溝通協(xié)調(diào)工作,不僅

14、要有良好的方法,而且要學(xué)會相應(yīng)的技巧。作為秘書，要高度重視溝通協(xié)調(diào)工作，認(rèn)真研究溝通協(xié)調(diào)藝術(shù)，掌握溝通協(xié)調(diào)的規(guī)律和方法，真正成為上司放心、機(jī)關(guān)信賴的“協(xié)調(diào)通” 。如何做好工作中的溝通協(xié)調(diào)，是一門學(xué)問，更是一門藝術(shù)。秘書與上司溝通的堅持過程中，經(jīng)常會出現(xiàn)局部沖突，讓溝通雙方的心理感受很累。這樣的溝通沖突問題，存在于沒換位想一下，也就是秘書站在上司的角度考慮問題，在乎上司的處境；一旦上司感覺到你有在想他的難處，那就很容易讓感情產(chǎn)生共鳴，于是所有的問題也就都迎刃而解了。作為一名出色的秘書工作者，我們一定要對秘書工作的性質(zhì)、工作核心，有一個全面而深刻的認(rèn)識。秘書工作的核心是為上司服務(wù)，做好輔助性的工作

15、，當(dāng)上司的助手。作為一名秘書，要想當(dāng)好上司的助手，除了需要具備基本的專業(yè)知識和技能外，還需要掌握與上司溝通的諸多技巧并靈活運(yùn)用到工作中，這樣才能有助于秘書的工作達(dá)到事半功倍的效果。二二、秘秘書書與與上上司司溝溝通通的的要要點點（一一）秘秘書書工工作作的的上上傳傳下下達(dá)達(dá)秘書最重要的職能是上傳下達(dá)。因為各種條件和因素的限制，上司和秘書之間往往不能很好地溝通和了解，有時候一點點小誤會也會嚴(yán)重影響團(tuán)隊之間淺談秘書與上司的溝通技巧8的關(guān)系甚至公司的運(yùn)作。 作為辦公室秘書，應(yīng)該具備較強(qiáng)的分析和歸納能力，能夠準(zhǔn)確地領(lǐng)會上級的精神和指示，同時也能對下級反映的問如實、準(zhǔn)備地上報給上級，這就是有效地溝通。而秘書

16、良好的溝通協(xié)調(diào)對上司的工作有幫助的,廣范圍深層次的溝通協(xié)調(diào),秘書工作有明顯的中介作用和綜合性,秘書的職位與工作性質(zhì)是上司的參謀,因此,溝通工作主要是秘書協(xié)助上司做好上傳下達(dá)的工作。為了做好“上傳下達(dá)”的工作，應(yīng)注意以下幾個方面。第一，對上級的精神和指示，認(rèn)真分析領(lǐng)會，貫徹上級領(lǐng)導(dǎo)的思想，準(zhǔn)確傳達(dá)給下級部門，并做好解釋和說明工作，使上級領(lǐng)導(dǎo)的指示能夠在下級部門順便貫徹實施。第二，對下級部門反映的問題，進(jìn)行準(zhǔn)確的歸納和總結(jié)，分析問題癥結(jié)所在，將問題的要點、重點準(zhǔn)確、簡潔地上報上級領(lǐng)導(dǎo)，請領(lǐng)導(dǎo)做出批示或指導(dǎo)第三，為了更好的做好秘書工作，我會在平時注重加強(qiáng)自身學(xué)習(xí)，提高理論修養(yǎng)，同時向老同志請教，領(lǐng)會

17、工作的技巧和方式，學(xué)會更好的分析和總結(jié)問題，更好的完成“上傳下達(dá)”的工作。因此，秘書應(yīng)該及時進(jìn)行有效的溝通，動之以情，曉之以理，把事情說清楚。一個好的秘書，不僅給上司的工作帶來輕松，也是公司的形象的重要代表之一。（二二）秘秘書書對對上上司司工工作作的的輔輔助助性性工作的輔助性，是秘書工作的基本屬性。秘書只有通過有效的溝通，才能使自己的好建議、正確的一件為上司所接受，并以上司的名義或者組織的名義貫徹執(zhí)行，從而發(fā)揮應(yīng)有的作用。這種輔助性的表現(xiàn)形式，是由秘書的服務(wù)性和從屬性決定的。第一，從屬性是秘書工作的本質(zhì)要求。上下級機(jī)關(guān)的秘書工作沒有成序列， 也沒有常規(guī)固定的工作內(nèi)容，不像別的業(yè)務(wù)工作部門，工作

18、內(nèi)容明確， 范圍清楚， 可預(yù)先做計劃、定目標(biāo)。比如，新聞出版工作，年初可以定計劃，定指標(biāo)，定利潤。秘書工作卻做不到這些，不能設(shè)定自己的工作內(nèi)容，更不能計劃一年發(fā)多少個文件，開多少次會議，接待多少批客人，而是按照基本的工作職淺談秘書與上司的溝通技巧9能，根據(jù)機(jī)關(guān)和領(lǐng)導(dǎo)的要求，需要你辦什么事，你就辦什么事，不能自己想怎么做就怎么做。秘書工作本級領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)和單位，是機(jī)關(guān)單位辦公室工作的主要組成部分。秘書工作基本沒有主動權(quán)，是一種從屬的、被動的工作。上下級機(jī)關(guān)的秘書工作沒有隸屬關(guān)系，只有業(yè)務(wù)工作的指導(dǎo)關(guān)系。第二，服務(wù)性是秘書工作的基本特征。秘書工作是一種服務(wù)工作，為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)、為機(jī)關(guān)服務(wù)、為基層服務(wù)，是機(jī)

19、關(guān)單位里以政務(wù)服務(wù)為主要特點的服務(wù)工作。秘書工作絕不是地地道道的被動的服務(wù)工作。秘書工作要求秘書人員溝通上下，協(xié)調(diào)左右，出謀劃策，事無巨細(xì)，隨叫隨到，無所不管，“無所不能”。只要需要，領(lǐng)導(dǎo)指到哪里就打到哪里，豎到底、橫到邊，高級領(lǐng)導(dǎo)、平民百姓， 都是服務(wù)對象。有人說，秘書工作者，“吃飯在最后，出發(fā)走在先，走路走兩邊”，“沒有思想，沒有主見，沒有星期天”，這些說法只是自嘲而已。服務(wù)性決不是沒思想、沒主見，新時期的秘書工作強(qiáng)化了參與決策服務(wù)、獨立辦事、調(diào)查研究、指導(dǎo)工作等職能。秘書工作者直接為領(lǐng)導(dǎo)決策當(dāng)參謀助手，提供信息，提供依據(jù)，督促檢查落實決策。秘書的主要工作是為領(lǐng)導(dǎo)的決策提供一個切實實行的平

20、臺，其任務(wù)是為領(lǐng)導(dǎo)決策提供方便而不是干擾甚至代替領(lǐng)導(dǎo)決策。因此，秘書的工作首先是為領(lǐng)導(dǎo)的決策提供準(zhǔn)確、全面、有效的信息，其次要提供可行的預(yù)選方案，并將領(lǐng)導(dǎo)的決策最終形成文字，以利施行。 （三三）秘秘書書與與上上司司溝溝通通的的保保密密性性秘書秘書工作的機(jī)要性，主要是指秘書工作的保密性。今天人類已進(jìn)入一個信息化的社會，由于秘書的主要工作就是為上司處理大量的日常性的工作，在有意和無意之中容易知道一些機(jī)密的事情，這樣，稍有不慎，就有可能泄密。因此，對于工作方面的事情，秘書即使對自己的家人也不要多談。在這個競爭激烈的商業(yè)社會里，一些企業(yè)和個人會不擇手段地收集情報。秘書在日常工作中會經(jīng)?？吹?、聽到甚至直

21、接參與處理這類機(jī)密，因此，他們淺談秘書與上司的溝通技巧10往往是一些別有用心的人的重點公關(guān)對象。另一方面，現(xiàn)在的秘書大多年輕，社會經(jīng)驗不足，很容易被一些人利用。所以，秘書一定要有職業(yè)的警惕性。秘書工作是一項機(jī)要性很強(qiáng)的工作。尤其是商務(wù)秘書，處在一個非常敏感的職位和環(huán)境中，經(jīng)常出現(xiàn)在上司或者領(lǐng)導(dǎo)者身邊，必然要接觸到各種機(jī)密，這正好是一個中樞環(huán)節(jié)，也就決定了秘書工作中的相當(dāng)一部分：既是上司的輔助者，也是公司決策過程的參與者。無論是企業(yè)的內(nèi)部機(jī)構(gòu)變動醞釀、還是認(rèn)識獎懲初步方案；無論是公司未來的產(chǎn)品開發(fā)計劃，還是商業(yè)運(yùn)作設(shè)計等等，所有這些，都是決策層掌握的事情，作為一個秘書，就必須守口如瓶。為了嚴(yán)守機(jī)

22、密，秘書應(yīng)有非常豐富的知識和經(jīng)驗，具有高度的職業(yè)敏感，頭腦中有一把尺子，隨時衡量各種信息的價值以及與各方面的厲害關(guān)系。保密二字，一定要警鐘長鳴三三、秘秘書書與與上上司司匯匯報報工工作作的的溝溝通通誤誤區(qū)區(qū)案例張斌是某科研機(jī)構(gòu)的工作人員，業(yè)務(wù)一流，但不拘小節(jié)。單位飲業(yè)務(wù)關(guān)系派他去某國進(jìn)修，提高業(yè)務(wù)水平。進(jìn)修回國后去領(lǐng)導(dǎo)處匯報工作，因領(lǐng)導(dǎo)正處理其他事務(wù)，請他去稍等片刻。張斌做了片刻，覺得無聊，于是就大大咧咧地翻閱起了辦公室的報紙雜志。上司處理事情完畢，見他背心短褲妥協(xié)，不由眉頭一皺，但很快恢復(fù)正常了，與他交談起來。至此之后，單位有很多就修學(xué)習(xí)的機(jī)會，但上司沒有再批準(zhǔn)張斌去了。從這則案例我們可以看出

23、，作為秘書，在與上司匯報工作的過程中，經(jīng)常會陷入誤區(qū)，從而導(dǎo)致與上司的溝通不能有效進(jìn)行，進(jìn)而影響上司對自己的印象。因此，秘書必須掌握與上司匯報工作的溝通誤區(qū)，從而與上司進(jìn)行有效成功的溝通。（一一）重重點點不不突突出出秘書經(jīng)常需要向領(lǐng)導(dǎo)匯報工作，不做準(zhǔn)備的請示匯報，是對上司有失尊重淺談秘書與上司的溝通技巧11的行為，這樣既浪費了上司的時間，對于提高辦事效率是不利的。因此，在實際的辦公室事務(wù)中，秘書向上司匯報工作之前，都要做好充分的準(zhǔn)備，無論是事先約定的還是臨時安排的，在見上司之前，都要想好匯報的措辭及要點，做到有備而來。如果要匯報的內(nèi)容較多，可以事先擬好匯報提綱，選好事例。秘書實際與向上司匯報工

24、作中，重點不突出，表現(xiàn)為以下幾點：一是“散” 。即匯報的主題不突出，事無巨細(xì)，面面俱到。既沒有匯報主線，也沒有匯報層次，而是記“流水賬” ，把自己掌握的情況與簡單地羅列、堆砌起來，一股腦兒地敘述事物經(jīng)過，或者為了照顧各方面關(guān)系，把每個單位都表揚(yáng)一下，使人感到啰啰嗦嗦，不得要領(lǐng)，不知所云。使得領(lǐng)導(dǎo)無法清晰的了解匯報人所闡述內(nèi)容主題。 二是“偏” 。匯報人對應(yīng)該講什么，不應(yīng)該講什么，講的是否符合主題心中無數(shù)。過多過細(xì)地講了與主題無關(guān)或關(guān)系不大的內(nèi)容。對領(lǐng)導(dǎo)分析不夠，不能投其所好；對情況掌握不全，只能掛一漏萬，因此，在匯報中泛泛而談，蜻蜓點水，不能將自己的特色工作講清楚，不能把領(lǐng)導(dǎo)的注意力吸引住，匯

25、報質(zhì)量與效果不高。 三是“亂” 。想到哪里就講到哪里，往往這個問題沒講完，又講到那個問題上，甚至滔滔不絕地講了半天，自己也說不清楚講了些什么。 四是“空” 。不是緊緊把握住本單位或本人工作的特點匯報，而是大話、套話、官話、空話連篇。匯報中僅僅提出了問題，但是沒有能夠向接受匯報者提供問題的解決方案或者建議性解決方案，使得我們的匯報“僅僅提出了問題，而沒有解決問題” ，講得最多的一句是：“領(lǐng)導(dǎo)，您說咋辦，咱就咋辦。 ”只給領(lǐng)導(dǎo)出題目，不給領(lǐng)導(dǎo)出點子?？伎碱I(lǐng)導(dǎo)水平有多高。 五是“淺” 。對工作過程和典型事例缺乏分析、提煉，就事論事，沒有能夠結(jié)合政策挖掘事件形成的原因、事件即將產(chǎn)生后果，事件表象背后的

26、實質(zhì)，沒有足夠的數(shù)據(jù)與案例作為支撐，使得工作匯報的內(nèi)容成為空中樓閣，缺乏說服力。淺談秘書與上司的溝通技巧12（二二）受受上上司司意意向向性性態(tài)態(tài)度度的的影影響響秘書向上司匯報工作最重要的是提出解決問題的方案而不是簡單地提出問題。要記住，匯報問題的實質(zhì)是求得上司對你的方案的批準(zhǔn)，而不是問你的上司如何解決這個問題，否則事事上司拿主意，要下屬還有什么意義呢。我們?nèi)フ疑纤緟R報工作時要準(zhǔn)備多套方案，并將它的利弊了然于胸，必要時向領(lǐng)導(dǎo)闡述明白，并提出自己的主張，然后爭取領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)你的主張，這才達(dá)到匯報工作的最佳效果。秘書向上司匯報工作的過程中，必然會遇到上司情緒不好的情況。出現(xiàn)這種情況下，我們也要做好自己的

27、本職工作，認(rèn)真謹(jǐn)慎地向上司匯報工作，而不應(yīng)該因為害怕上司，而不敢來匯報工作。一般來說，任何一個上司比較看重兩樣?xùn)|西：一是他的上司是否信任他；二是他的下屬是否尊重他。作為上司來說，判斷其下屬是否尊重他的一個很重要的因素，就是下屬是否經(jīng)常向他請示匯報工作。心胸寬廣的上司對于下屬懶于或因忽視而很少向其匯報工作也許不太計較，會好心的認(rèn)為也許是工作太忙，沒有時間匯報，也許是本身就是他們職責(zé)內(nèi)的事，沒必要匯報，或者是我這段時間心情不好，表現(xiàn)在言談舉止上，他們怕來匯報，等等。但對于心胸狹窄的上司來說，他就會做出各種猜測，會認(rèn)為他的下屬不尊重他。因此，作為一個合格的秘書，要學(xué)會勤于向上司匯報工作，尤其是：完成

28、工作時，立即向上司匯報；工作進(jìn)行到一定程度，必向上司匯報；預(yù)料工作會拖延時，要及時向上司匯報。只有這樣，才能最大程度地得到上司的信任與倚重，從而打開事業(yè)之門。（三三）計計劃劃性性、時時間間性性把把握握不不好好向上司匯報工作情況，是下屬的一項重要工作內(nèi)容。在匯報工作時，若想與領(lǐng)導(dǎo)有良好的溝通，并讓領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)同你的工作想法，就必須以嚴(yán)肅而正確的態(tài)度對待匯報工作，講究匯報工作時的禮儀。遵守時間是匯報工作最基本的禮儀。下級向上級匯報工作，務(wù)必準(zhǔn)時按約淺談秘書與上司的溝通技巧13定的時間到達(dá)。過早或過晚的到達(dá)都是不禮貌的行為。如果過早到達(dá)，會讓領(lǐng)導(dǎo)因準(zhǔn)備不充分而顯得難堪；超過約定時間到達(dá)，則又會因讓領(lǐng)導(dǎo)等候

29、過久而失禮。因此，就算萬一因為有事而不能及時赴約，也要盡可能有禮貌地及早告知領(lǐng)導(dǎo)，并以適當(dāng)方式表示歉意。到領(lǐng)導(dǎo)的辦公室去匯報工作，還要講究敲門的禮儀，不能急于破門而入，而應(yīng)該先輕輕地敲門，等聽到招呼后再進(jìn)去。即使在夏天，辦公室的門是敞開著的，也不要貿(mào)然闖入，而應(yīng)以適當(dāng)方式讓領(lǐng)導(dǎo)知道有人來了。匯報期間，應(yīng)該注意自己的儀態(tài)、姿態(tài)，要站有站相，坐有坐相，做到文雅大方，彬彬有禮。做任何事情都要有一個時間掌控的概念。尤其是匯報工作，不宜時間太長。因為領(lǐng)導(dǎo)大都工作很忙，時間有限。所以匯報的時間要盡可能的簡短，最好限定在半小時內(nèi)。這樣就可以多一些時間和領(lǐng)導(dǎo)溝通，領(lǐng)導(dǎo)也可以有時間提問。而且領(lǐng)導(dǎo)還會認(rèn)為你是一個

30、很懂禮貌的人。四四、秘秘書書與與上上司司的的溝溝通通的的必必備備素素質(zhì)質(zhì)秘書作為上司的助手，一切的工作都必須和上司相關(guān)，怎樣和上司溝通協(xié)調(diào)是秘書工作的重中之重。作為秘書,不能一味從教科書上學(xué)習(xí)墨守成規(guī)的“秘笈” ，而應(yīng)努力提高自身的素質(zhì)和修養(yǎng)，提升自己的應(yīng)變能力，要學(xué)會從上司的言行中了解上司的性格，選用不同的溝通技巧，協(xié)調(diào)好各項工作。（一一）努努力力提提升升自自身身素素質(zhì)質(zhì)和和修修養(yǎng)養(yǎng)孫子謀攻：“百戰(zhàn)百勝，非善之善者也” ，與上司的交流就如同行軍打仗，也如同棋局博弈。我們不但要了解對手，還要了解自己。許多的秘書工作者失敗的最終原因就是不了解自己。盡管秘書人員級別不同，行業(yè)各異， “聞道有先后，

31、術(shù)業(yè)有專攻” ，其秘書意識與氣質(zhì)不能不具備，不能不深化。有較高的秘書意識與氣質(zhì)的修養(yǎng)，秘書功能才能得到最佳發(fā)揮，秘書職能才會高效運(yùn)轉(zhuǎn)。因此，秘書人員在不斷擴(kuò)充理論、應(yīng)用知識、提高各種辦事能力的同時，必須自覺加強(qiáng)秘書意識。淺談秘書與上司的溝通技巧14秘書提升自身素質(zhì)和修養(yǎng)，必須具備以下幾方面的條件：第一，在公務(wù)方面，要以高度的責(zé)任心去對待領(lǐng)導(dǎo)交給的任務(wù)，并保證這些任務(wù)有效完成。在工作上應(yīng)該具有主動精神，熱情、認(rèn)真地完成各項事務(wù)。此外，要學(xué)習(xí)積累組織工作經(jīng)驗，豐富自己的業(yè)務(wù)經(jīng)驗，提高業(yè)務(wù)水平。第二，在個人素質(zhì)方面，應(yīng)該要做藥服飾整潔，穿著適宜，既不要過分修飾，也不要不修邊幅。要培養(yǎng)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)淖黠L(fēng)，切記

32、松松垮垮。同時要注意靈活多變，處變不驚，善于應(yīng)對，善于解決。第三，要努力做到辦事迅速，準(zhǔn)確無誤，應(yīng)以認(rèn)真細(xì)致、嚴(yán)謹(jǐn)周密、一絲不茍的精神，去完成領(lǐng)導(dǎo)交予的各項事宜。從客觀說來，提升自身的素質(zhì)和修養(yǎng)應(yīng)該向著“改言、改性、改心，受教、受苦、受氣，思考、思想、思慮、敢說、敢做、敢當(dāng)”的方向前進(jìn)。一個秘書，日常工作中與上司的溝通是最直接而且也是最重要的。秘書人員有良好的修養(yǎng)和素質(zhì)，在上司下達(dá)工作任務(wù)時，及時發(fā)現(xiàn)問題和所存在的不足，向上司婉轉(zhuǎn)地表達(dá)看法，或者對于上司的工作任務(wù)總是理解透徹，不需要上司重復(fù)強(qiáng)調(diào)，這樣的溝通是深得上司贊許的。（二二）熟熟悉悉相相關(guān)關(guān)的的業(yè)業(yè)務(wù)務(wù)工工作作秘書人員需要熟悉相關(guān)的業(yè)務(wù)

33、工作，時刻做好準(zhǔn)備。秘書人員需要清楚自己每天的工作，對工作有一個合理的安排。在每天的例會前要準(zhǔn)備好上司需要的資料，使上司可以順利地開展工作。只有做好充分的準(zhǔn)備，熟悉會前該準(zhǔn)備的資料和會議流程，秘書才能與上司達(dá)到有效的溝通。例如公司準(zhǔn)備要開年會，上司要活動的方案，如果秘書人員已經(jīng)對相關(guān)的會議工作和流程了如指掌，搜集了其他公司成功的辦會方案，在這關(guān)鍵時刻就可以提出相關(guān)建議作為參考，為上司解決眼前的問題，自然可以達(dá)到與上司的有效溝通。秘書在辦公室日常的業(yè)務(wù)工作是協(xié)助上司處理日常事務(wù)，完成上司交派的任務(wù)；做好會前準(zhǔn)備、會議記錄和會后內(nèi)容整理工作；策劃組織公司各種活動，負(fù)責(zé)網(wǎng)站管理和維護(hù)，做好公司的宣傳

34、工作；負(fù)責(zé)公司辦公用品的領(lǐng)用和分發(fā)工作；做好材料收集、檔案管理、文書起草、公文制定、文件收發(fā)等工作；接待來訪、接聽來電、解答咨詢及傳遞信息工作；協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)做好公司各部門之間的協(xié)調(diào)工作。在各種行政事務(wù)方面幫助和服務(wù)于公司員工，例如負(fù)責(zé)訂機(jī)(車)票，聯(lián)系各種培訓(xùn)事宜。聯(lián)系和管理公司交通班車服務(wù)，食堂餐飲服務(wù)館管理，聯(lián)系和協(xié)調(diào)各種集體活動例如集體外出旅游。負(fù)責(zé)公司年、晚會的籌備等工作。淺談秘書與上司的溝通技巧15五五、秘秘書書與與上上司司溝溝通通的的技技巧巧與與方方法法（一一）完完整整掌掌握握上上司司的的工工作作要要求求上司喜歡“響應(yīng)式”的聆聽，當(dāng)上司交代你辦事情，或建議你在工作上做某些改進(jìn)時，一定要

35、讓上司知道，你確實聽明白他的話了。比如說，上司講話的時候，一旦說到了重點，往往都會稍作停頓，這個時候秘書就應(yīng)該醒目，明確地知道領(lǐng)導(dǎo)的意圖是看對方有沒有在聽，這時秘書就要認(rèn)真記下上司剛才說的那句話。又如，當(dāng)上司講話的時候，秘書人員盡量不要插話。不打斷別人講話是一種基本的禮貌，如果秘書實在有話要說，就請耐心等到上司把話說完，然后看準(zhǔn)時機(jī)發(fā)話。此外，聽上司說話的時候要看著他們的眼睛，這樣是對對方的一種尊敬，同時讓上司清楚你一直在全神貫注的傾聽，還有要不時地做好記錄。最后，請盡量保持微笑。笑容可以緩和緊張得氣氛，但不能過火。在聽的過程中摸清發(fā)言者的大意，從他人言語中明白一個人內(nèi)心的意圖，才能運(yùn)用合適的

36、辦法應(yīng)對不同的人、不同的事。認(rèn)真傾聽上司的發(fā)言，能夠讓秘書清楚知道上司的意圖，理解上司的做法，這樣在上傳下達(dá)的時候就不會傳達(dá)錯誤的信息，就能協(xié)調(diào)好各項工作。秘書人員直接服務(wù)于上司，因此，相對于一般人而言，秘書人員要更加懂得傾聽上司的話語，這樣才能完整掌握上司的工作要求，以更好地完成工作任務(wù)。（二二）靈靈活活面面對對不不同同的的上上司司在與上司溝通時，秘書要學(xué)會靈活變通，與上司之間建立信任，對不同風(fēng)格的上司和不同性格的上司應(yīng)注意采取不同的溝通方法。秘書工作的一個特性是靈活，我們不能把工作公式化，面對不同的上司，要采取不同的溝通協(xié)調(diào)方式，切實地做到“八面玲瓏” ，否則我們的工作將會事倍功半。例如，

37、對豪爽型的上司，一般說來豪爽型的上司喜歡有才能的人。因此，在這種上司的手下工作，秘書要善于表現(xiàn)自己的才能，運(yùn)用自己的才能，多向上司提出建議，要顯得成熟穩(wěn)重一些，與這樣的上司溝通要像鐘擺一樣，控制淺談秘書與上司的溝通技巧16在一定的幅度內(nèi)來回擺動，恰當(dāng)?shù)臅r候加一點力，這樣才會使鐘表無限地走下去，才會達(dá)到溝通的目的。又如，對猶豫型的上司，其最顯著的特點就是：對下屬提出的建議、計劃、方案等，往往都是含糊其詞，沒有一個明確的態(tài)度，顯得猶豫不決，很多時候都是不置可否，使得工作難以進(jìn)行。遇到這種情況很多下屬都會感到非常著急，可是又束手無策，不知如何應(yīng)付。與這樣的上司溝通要學(xué)會分析：他或是天性如此，或者有過

38、一朝被蛇咬的經(jīng)驗，使得他不敢輕易下結(jié)論；再不然，就有可能是資金或其它的什么條件因素制約了他的思維。面對這樣的上司，秘書的處理方法是，要事先了解好各種情況，站在上司的立場上，及時給予合理的建議。面不同類型的上司，溝通方法也會有著明顯的區(qū)別，作為文秘人員，我們要視自己的情況靈活運(yùn)用自己的知識，做好上司的參謀。（三三）主主動動且且不不越越權(quán)權(quán)且且公公司司分分明明秘書工作已經(jīng)成為一種廣泛的社會職業(yè)，秘書人員隊伍迅速壯大，秘書的服務(wù)范圍不斷擴(kuò)大，服務(wù)領(lǐng)域逐漸拓寬。在這種新形勢下，一些秘書人員參與意識增強(qiáng)。主動服務(wù)的積極性日益高漲，如果秘書工作者個人位置擺放不當(dāng)，不能很好地把握自己的角色特點，很容易導(dǎo)致擅

39、權(quán)越位的現(xiàn)象發(fā)生。 有些秘書在工作上遇到問題的時候，由于上司和我是“好朋友”，往往會在各方面維護(hù)他的權(quán)威，而忽視上司觀點的正確性和可行性，一味地盲從，以為上司是我的好友自己就四平八穩(wěn)，上司說啥就是啥，叫怎么著就怎么著，好壞沒有自己的原則。有時面對一些矛盾、難題，基于這種特殊關(guān)系而想得太多，退避三舍，這就是典型的公私不分。而有些秘書卻恰恰相反，會基于這樣好友關(guān)系而自恃高明，對上司的工作思路不研究，不落實，甚至另搞一套，陽奉陰違。同時，也因為這種關(guān)系 “主動”打小報告搬弄是非，影響團(tuán)隊協(xié)作，或者自以為是提出自己的一些觀點凌駕領(lǐng)導(dǎo)意圖之上等。這就是典型的因為公私不分而導(dǎo)致的主動過頭和越權(quán)的行為。概而言之，秘書越權(quán)現(xiàn)象的發(fā)生主要有以下幾方面的原因：一是對自己的職責(zé)認(rèn)識不清。不明確自己的工作權(quán)責(zé)，不能正確處理權(quán)利與義務(wù)、領(lǐng)導(dǎo)與服務(wù)的關(guān)系；二是自身的位置擺放不當(dāng)。不自覺地把自己擺上領(lǐng)導(dǎo)者的位置，不按工作程序辦事，自以為是，擅權(quán)擅斷；三是功利思想嚴(yán)重。急功近利，忘乎淺談秘書與上司的溝通技巧17所以，公私不分，千方百計樹立自己的威信，顯