3第二章會展組織管理

1、第二章 會展組織管理 組織是兩個或兩個以上的人為了達到一個共同的目標，通過分工和職能的分化，運用各種不同的權(quán)力和職責，充分運用該群人的各種資源的團體。第一節(jié) 會展組織設(shè)計一、組織設(shè)計原則 1.經(jīng)營目標導向原則 2.組織分工協(xié)作原則 3.控制管理幅度原則 4.有效約束監(jiān)督原則 5.動態(tài)適應(yīng)原則 企業(yè)組織設(shè)計的根本目的，就是為了實現(xiàn)企業(yè)的戰(zhàn)略任務(wù)和經(jīng)營目標。組織結(jié)構(gòu)的全部設(shè)計工作必須以此為出發(fā)點和歸宿點。 1.部門的設(shè)置必須合理。根據(jù)組織的需要，盡可能減少部門的設(shè)置數(shù)量。 2.要求人員的配備必須合理。能由一個人完成的崗位責任，就不要由兩個人去完成。 (1)人員素質(zhì)：主管或部屬能力強、學歷高、經(jīng)驗豐

2、富者，可以加大控制。(2)溝通渠道：公司目標、決策制度、命令可迅速而有效的傳達者，主管可加大控制。(3)職務(wù)內(nèi)容：工作性質(zhì)單純、標準化者，可加大控制層面。(4)組織文化：具有追根究底風氣與良好的制度文化背景的公司可加大控制。(5)所轄地域：地域近可多管，地域遠則少管。 制約也是實現(xiàn)企業(yè)任務(wù)目標的需要，它和協(xié)作是相輔相成的。例如，企業(yè)質(zhì)量管理部門、成本管理部門與生產(chǎn)管理部門之間既有協(xié)作關(guān)系，又有制約關(guān)系，唯有如此才能保證產(chǎn)量、質(zhì)量和成本之間的合理制衡。 企業(yè)的行為必須順應(yīng)環(huán)境的要求。在現(xiàn)代經(jīng)營環(huán)境快速變化的情況下，能夠“長壽”的企業(yè)不一定是能力最強的企業(yè)，而是最能適應(yīng)環(huán)境變化的企業(yè)。組織機構(gòu)最重

3、要的就是能夠適應(yīng)市場，并通過及時的調(diào)整面對市場的動態(tài)變化。 隨著環(huán)境的不確定性增加，計劃和預測變得必要。計劃能夠減少環(huán)境變化帶來的負面影響。具有不穩(wěn)定環(huán)境的組織通常需建立一個計劃部門，審視環(huán)境因素并分析其他組織的潛在行動和對策；當環(huán)境穩(wěn)定時，組織能夠集中精力解決當前的經(jīng)營和日常效率問題，長期的計劃和預測是不必要的。二、影響會展企業(yè)的組織機構(gòu)設(shè)計的因素 1.企業(yè)戰(zhàn)略 （1）低成本經(jīng)營戰(zhàn)略 （2）產(chǎn)品差異化經(jīng)營戰(zhàn)略 （3）集中經(jīng)營戰(zhàn)略 2.組織技術(shù) 3.組織環(huán)境 4.組織規(guī)模 指企業(yè)在提供相同的產(chǎn)品或服務(wù)時，通過在內(nèi)部加強成本控制，在研究、開發(fā)、生產(chǎn)、銷售、服務(wù)和廣告等領(lǐng)域內(nèi)把成本降低到最低限度，

4、使成本或費用明顯低于行業(yè)平均水平或主要競爭對手，從而贏得更高的市場占有率或更高的利潤，成為行業(yè)中的成本領(lǐng)先者的一種競爭戰(zhàn)略。 戴爾計算機公司就是改造個人計算機的制造和營銷價值鏈的先驅(qū)。在戴爾之前，絕大多數(shù)的個人計算機生產(chǎn)商都是進行大批量的生產(chǎn)，然后將產(chǎn)品通過獨立的特約經(jīng)銷商和分銷商進行銷售。但是，戴爾計算機公司卻直接把產(chǎn)品銷售給客戶，顧客一發(fā)出訂單，公司就生產(chǎn)訂單上的產(chǎn)品，并在接到訂單之后的幾天之內(nèi)將產(chǎn)品裝運給客戶。事實證明，戴爾公司的價值鏈方式在計算機行業(yè)產(chǎn)品的壽命周期“轉(zhuǎn)瞬即逝”(幾乎要不了幾個月就會出現(xiàn)帶有更快的芯片和新特色的機型)的情況之下很有成本有效性。戴爾公司的這種按照訂單生產(chǎn)的戰(zhàn)

5、略可以使得戴爾公司能夠避免錯誤地判斷公司各種機型的需求，從而避免背負過時很快的零配件和成品存貨；同時，它的直銷戰(zhàn)略將特約經(jīng)銷商和分銷商的成本和利潤從價值鏈中剔除了。 產(chǎn)品如何實現(xiàn)差異化？技術(shù)的創(chuàng)新當然重要，但通過挖掘產(chǎn)品自身的功能性賣點也一樣可讓產(chǎn)品身價陡增：電視不閃的才是健康的，空調(diào)可以成為氧吧，牛奶也分有抗無抗的，當一件普遍的產(chǎn)品被附加了某項功能后，立即會在市場中脫穎而出，企業(yè)借此不必陷入價格戰(zhàn)泥潭，而渠道也會因產(chǎn)品附加值的提高而受益。 為兵之事，在于順詳敵之意，并敵一向，千里殺將，此謂巧能成事者也。孫子兵法.九地 兵散則勢弱，聚則勢強。 百戰(zhàn)奇略.合戰(zhàn) 企業(yè)經(jīng)營也應(yīng)盡可能地集中自己全部的

6、力量，致力于成為某一行業(yè)、某一領(lǐng)域的專家，專注于自己的競爭力，專注再專注，而不要四面出擊，分散自己的資源。很多世界名牌企業(yè)都遵循著集中力量的法則，認準了一種主導產(chǎn)品，做得登峰造極。 英特爾認準了芯片、微軟認準了操作軟件、諾基亞認準了手機、可口可樂認準了飲料、柯達認準了膠卷、波音認準了飛機、勞斯萊斯認準了超級豪華轎車、瑞士某公司認準了軍用小折刀、日本某公司認準了嬰兒尿布，等等。最有意思的是日本岡野工業(yè)公司，它也只認準了一點，即只做手機、手提電腦鋰電池上的密封套，其他什么都不做，居然市場占有率高達，年產(chǎn)值高達億日元，公司卻只有個人。案例分析 50年代初，弗考夫和中學時代的伙伴創(chuàng)辦了科維特公司。這家

7、公司在益10年內(nèi)把營業(yè)額從5500萬美元提高到75000萬美元，一躍成為零售史上發(fā)展最快的公司之一。在60年代初，這家公司平均每7個星期增設(shè)一家大的商店。很快擴充到了25家商店。 從一開始，科維特的管理就是集權(quán)式的?？偛坎倏v著所有的經(jīng)營活動和其它各項政策，商店經(jīng)理和其它管理人員只被賦予少的可憐的權(quán)力。弗考夫經(jīng)常四處巡視，直接管理相當大數(shù)量的商店，直到這一數(shù)量超出了他力所能及的范圍。 科維特公司的規(guī)模越來越大，他所面臨的問題也變得越來越復雜。當公司的商店還沒有超過12家時，弗考夫及其總部的高級管理人員還能夠親臨現(xiàn)場給各商店作領(lǐng)導。但是，隨著公司的擴大，面對面的監(jiān)控，控制等一系列問題變得難乎其難了

8、。后來，科維特公司在經(jīng)營上的開始日趨嚴重。最后公司不得不減少新店的增設(shè)，把注意力轉(zhuǎn)向了現(xiàn)有的商店。最后弗考夫仍然無法拯救公司，科維特公司被斯巴坦斯工業(yè)公司收購，弗考夫從舞臺中心消失了。 問題：1所采用的組織結(jié)構(gòu)和管理方式使他獲得了成功，也導致了他的失敗。這是為什么？2.科維特公司的發(fā)展，當面對面的管理變得不再可行時，為確保有效得監(jiān)督管理，應(yīng)當怎樣進行組織設(shè)計？第二節(jié) 會展企業(yè)組織結(jié)構(gòu)建構(gòu)一、會展企業(yè)組織結(jié)構(gòu)模型 1.直線制組織結(jié)構(gòu) 2.職能制組織結(jié)構(gòu) 3.直線參謀制組織結(jié)構(gòu) 4.事業(yè)部制組織結(jié)構(gòu) 5.矩陣制組織結(jié)構(gòu) 6.虛擬型組織結(jié)構(gòu)二、會展企業(yè)職能部門設(shè)計1.策劃部 2.業(yè)務(wù)部 3.綜合部4

9、.管理部 5.工程部 6.財務(wù)部7.人事部 8.保安部第三節(jié) 會展活動組織機構(gòu)一、組織籌備委員會二、 大型國際會展籌備委員會組織機構(gòu) 1.指導委員會 2.籌備委員會 3.執(zhí)行委員會三、會展組織機構(gòu)及小組分工1.組織機構(gòu)的程序2.執(zhí)行委員會各小組工作說明 （1）注冊小組（2）文書小組（3）設(shè)計印刷小組（4）翻譯服務(wù)小組（5）總務(wù)小組（6）財務(wù)組（7）現(xiàn)場管理組（8）推廣小組（9）節(jié)目小組（10）住宿、旅游、餐飲小組 地 點：第一期 2006年10月15日20日第二期 2006年10月25日30日琶洲展館（中國廣州海珠區(qū)閱江中路380號）流花路展館（中國廣州流花路117號） 展出內(nèi)容：工業(yè)類 紡織

10、服裝類及醫(yī)藥保健類 日用消費品類 禮品類 第100屆展區(qū) 中國出口商品交易會，又稱廣交會，創(chuàng)辦于1957年春季，每年春秋兩季在廣州舉辦，迄今已有近五十年歷史，是中國目前歷史最長、層次最高、規(guī)模最大、商品種類最全、到會客商最多、成交效果最好的綜合性國際貿(mào)易盛會。 主辦單位： 中華人民共和國商務(wù)部 廣東省人民政府承辦單位：中國對外貿(mào)易中心組織結(jié)構(gòu)： 中國出口商品交易會領(lǐng)導委員會”由中華人民共和國商務(wù)部、廣東省人民政府、廣州市人民政府領(lǐng)導，各交易團團長、各展館館長、有關(guān)部門領(lǐng)導共同組成。職能機構(gòu) 1.大會秘書處 2. 業(yè)務(wù)辦公室 3.外事辦公室 4.政治工作辦公室 5.保衛(wèi)辦公室 6.新聞中心 7.

11、衛(wèi)生保障辦公室 8. 證件服務(wù)中心1.大會秘書處 負責廣交會大會總體協(xié)調(diào)；廣交會重大活動的組織與協(xié)調(diào)；商務(wù)部領(lǐng)導及嘉賓到會接待工作，落實部、司領(lǐng)導交辦事宜。負責廣交會有關(guān)信息的編號、上報；廣交會各辦之間的文件流轉(zhuǎn)和機要、保密等文秘管理工作；統(tǒng)籌現(xiàn)場展覽服務(wù)和通訊、財務(wù)等配套服務(wù)；后勤保障等日常工作。秘書處日常辦事機構(gòu)設(shè)在外貿(mào)中心辦公室 。 2. 業(yè)務(wù)辦公室 組織、布置出口成交工作，負責外貿(mào)政策研究、形勢分析，指導出口成交統(tǒng)計工作；指導廣交會展覽成效評估工作，研究制定廣交會組展工作方案；組織開展有關(guān)廣交會改革發(fā)展調(diào)研；負責有關(guān)業(yè)務(wù)信息編報（包括廣交會總結(jié)等）；指導查處違規(guī)轉(zhuǎn)讓和倒賣展位以及知識產(chǎn)

12、權(quán)侵權(quán)行為；聯(lián)系交易團、商會，協(xié)調(diào)有關(guān)展覽工作；指導和推動信息化工作，建立完善的廣交會電子政務(wù)系統(tǒng)、電子商務(wù)系統(tǒng)和信息服務(wù)系統(tǒng)等。業(yè)務(wù)辦日常辦事機構(gòu)設(shè)在外貿(mào)中心交易會工作處 。 3.外事辦公室 負責廣交會對外交往、外事活動的組織安排。包括安排交易會領(lǐng)導的外事活動；接待應(yīng)邀來訪的外國經(jīng)貿(mào)代表團；邀請或協(xié)助邀請外方主講人、駐華使（領(lǐng)）館官員、商會團體或公司代表等參加在交易會期間舉辦的上述相關(guān)會議。外事辦日常辦事機構(gòu)設(shè)在外貿(mào)中心外聯(lián)處 。4.政治工作辦公室 負責廣交會思想政治工作的組織、管理和協(xié)調(diào)。閉幕期間其辦事機構(gòu)設(shè)在外貿(mào)中心政工處 。5.保衛(wèi)辦公室 負責廣交會展館和重要活動的安全保衛(wèi)工作；負責對

13、到會采購商、國內(nèi)與會人員的住所及主要活動場所的安全保衛(wèi)工作實行統(tǒng)一的組織指揮，包括制定廣交會保衛(wèi)方案，協(xié)調(diào)各級公安部門行動，維護廣州地區(qū)的社會治安，為廣交會創(chuàng)造安全良好的社會環(huán)境；負責展館的防火安全；負責維護廣交會展館及其附近道路交通秩序，保障交通暢順。保衛(wèi)辦日常辦事機構(gòu)設(shè)在外貿(mào)中心保衛(wèi)處 。6.新聞中心 負責廣交會期間記者邀請、接待、重要采訪活動的安排以及組織召開新聞發(fā)布會；負責編輯出版廣交會通訊；負責宣傳品發(fā)放管理。新聞中心日常辦事機構(gòu)設(shè)在新聞宣傳處 。7.衛(wèi)生保障辦公室 負責統(tǒng)一領(lǐng)導和指揮廣交會衛(wèi)生保障工作。與衛(wèi)生行政部門保持密切聯(lián)系，了解和掌握衛(wèi)生動態(tài)，制定衛(wèi)生保障共走方案和衛(wèi)生防疫情

14、況宣傳口徑；檢查衛(wèi)生保障措施落實情況；接受病情報告，處理衛(wèi)生保障工作中的突發(fā)事件；組織、協(xié)調(diào)衛(wèi)生防疫力量及相關(guān)工作；匯總廣交會衛(wèi)生防疫情況信息，編寫演示文稿。 衛(wèi)生辦日常辦事機構(gòu)設(shè)在外貿(mào)中心展會服務(wù)部 。8. 證件服務(wù)中心 會同中心有關(guān)部門，負責廣交會證件的印證、制證、發(fā)證，采集、分析、匯總采購商信息資料；負責規(guī)劃完善辦證系統(tǒng)、培訓使用辦證系統(tǒng)和現(xiàn)場管理。 證件中心日常辦事機構(gòu)設(shè)在外貿(mào)中心保衛(wèi)處。 中國對外貿(mào)易中心，內(nèi)設(shè)直屬職能部門和經(jīng)營部門17個，擁有展覽、廣告、進出口等十多家公司。中國對外貿(mào)易中心是商務(wù)部的直屬事業(yè)單位，全面負責組織、管理和承辦中國出口商品交易會（簡稱廣交會）。中國對外貿(mào)易

15、中心的主要職責 （一）制定廣交會的中、長期發(fā)展規(guī)劃，擬定廣交會的改革方案并組織實施； （二）負責擬訂每屆廣交會的具體組織實施方案，制定廣交會的組展、招展原則和標準；會同各地外經(jīng)貿(mào)主管部門和各進出口商會確定各交易團、各專業(yè)展館的面積、位置和攤位等事宜； （三）綜合協(xié)調(diào)和組織廣交會的會務(wù)工作，負責大會臨時機構(gòu)的組建工作；（四）負責廣交會的海外招商和對外宣傳工作； （五）負責廣交會的客商邀請、境外代表的接待工作及各項技術(shù)保障和安全保衛(wèi)工作； （六）負責廣交會信息系統(tǒng)的建設(shè)和管理；（七）負責廣交會展館的維護、改造、擴建和相關(guān)物業(yè)管理； （八）組織國內(nèi)企業(yè)赴境外舉辦或參加展覽會、洽談會和招商會，在非廣交

16、會期間，主辦和承辦境內(nèi)各種博覽會、展覽會、洽談會； （九）管理中心及下屬企業(yè)的國有資產(chǎn)，負責中心及其下屬企業(yè)國有資產(chǎn)的保值和增值。 中國對外貿(mào)易中心最初名稱是中國出口商品陳列館機關(guān)，自成立之日起，就是中國出口商品交易會的常設(shè)機構(gòu)，負責承辦中國出口商品交易會。1957年-1979年間是外經(jīng)貿(mào)部直屬事業(yè)單位。 1979年4月，經(jīng)國務(wù)院批準，中國出口商品陳列館機關(guān)改為企業(yè)，更名為廣州外貿(mào)中心。1980年1月1日廣州外貿(mào)中心正式成立。 1986年秋，廣州外貿(mào)中心更名為中國（廣州）對外貿(mào)易中心。1988年8月29日，中國（廣州）對外貿(mào)易中心更名為中國對外貿(mào)易中心（集團）。1999年以良好的出口業(yè)績被列為

17、外經(jīng)貿(mào)部全國出口考核表彰的25家企業(yè)之一。2001年4月，經(jīng)中編辦批準，中國對外貿(mào)易中心（集團）改制為事業(yè)單位，更名為中國對外貿(mào)易中心，并于2001年7月31日完成事業(yè)單位法人登記。 中國對外貿(mào)易中心全面負責每年春秋兩屆中國出口商品交易會的組織管理和承辦工作，同時經(jīng)營各種形式的展覽（包括來華展覽、出國/境展覽和國內(nèi)展覽）、貿(mào)易、廣告、物業(yè)、旅游、酒店、餐飲、房地產(chǎn)等業(yè)務(wù)。 經(jīng)國家商務(wù)部黨組批準，在中國對外貿(mào)易中心設(shè)立理事會。 理事會為中心最高決策機構(gòu)，主要負責貫徹落實部黨組對中心的重要指示，制定中心發(fā)展戰(zhàn)略規(guī)劃和研究決定中心重大決策等，不參與中心的具體經(jīng)營管理活動。 理事會領(lǐng)導成員由 1 名理事長、 1 名副理事長、若干名常務(wù)理事組成。 巧妙運用