會議預(yù)約管理系統(tǒng)

1、 現(xiàn)狀分析及概述現(xiàn)狀分析及概述 系統(tǒng)管理模式系統(tǒng)管理模式目目錄錄 系統(tǒng)設(shè)計(jì)部署系統(tǒng)設(shè)計(jì)部署 效果分析效果分析 功能演示功能演示現(xiàn)狀分析現(xiàn)狀分析p 隨著經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，企業(yè)競爭愈加激烈，企業(yè)管理者對于人隨著經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，企業(yè)競爭愈加激烈，企業(yè)管理者對于人性化、科學(xué)化管理便有著越來越高、越精細(xì)的追求，與此同時(shí)，性化、科學(xué)化管理便有著越來越高、越精細(xì)的追求，與此同時(shí)，伴隨科學(xué)技術(shù)水平的日新月異，科學(xué)化的管理思想便有了付諸伴隨科學(xué)技術(shù)水平的日新月異，科學(xué)化的管理思想便有了付諸實(shí)現(xiàn)的可能，通過借助先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人和管理者實(shí)現(xiàn)的可能，通過借助先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人和管理者將其獨(dú)特的管理思想

2、與創(chuàng)意融入到企業(yè)發(fā)展的各個環(huán)節(jié)，形成將其獨(dú)特的管理思想與創(chuàng)意融入到企業(yè)發(fā)展的各個環(huán)節(jié)，形成與眾不同的，帶有明顯企業(yè)個性特征的思維和行為方式，使得與眾不同的，帶有明顯企業(yè)個性特征的思維和行為方式，使得企業(yè)能在激烈競爭中脫穎而出，戰(zhàn)無不勝。企業(yè)能在激烈競爭中脫穎而出，戰(zhàn)無不勝。p 會議是現(xiàn)代企業(yè)解決部門內(nèi)部及跨部門事務(wù)經(jīng)常用到的方法，會議是現(xiàn)代企業(yè)解決部門內(nèi)部及跨部門事務(wù)經(jīng)常用到的方法，通過召開會議，集眾人之力解決綜合性問題、協(xié)調(diào)彼此利益、通過召開會議，集眾人之力解決綜合性問題、協(xié)調(diào)彼此利益、集思廣益進(jìn)行腦力激蕩等，如何有效記錄會議，評估會議效率，集思廣益進(jìn)行腦力激蕩等，如何有效記錄會議，評估會議

3、效率，最終提高會議效率，已經(jīng)得到眾多企業(yè)管理者的重視。最終提高會議效率，已經(jīng)得到眾多企業(yè)管理者的重視。概述概述p 會議信息發(fā)布系統(tǒng)會議信息發(fā)布系統(tǒng)會議信息發(fā)布系統(tǒng)就是一套以充分利用會議資源，提高會議效率為目會議信息發(fā)布系統(tǒng)就是一套以充分利用會議資源，提高會議效率為目標(biāo)，對會議全程從會議預(yù)約、顯示發(fā)布、會議紀(jì)要電子化、數(shù)據(jù)采集標(biāo)，對會議全程從會議預(yù)約、顯示發(fā)布、會議紀(jì)要電子化、數(shù)據(jù)采集分析等各個環(huán)節(jié)進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化控制和管理的軟件系統(tǒng)，通過對會議全程分析等各個環(huán)節(jié)進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化控制和管理的軟件系統(tǒng)，通過對會議全程的數(shù)據(jù)采集，可以對會議過程進(jìn)行事后分析、評估，為提高會議效率的數(shù)據(jù)采集，可以對會議過程進(jìn)行事后

4、分析、評估，為提高會議效率提供有利技術(shù)環(huán)境。提供有利技術(shù)環(huán)境。 是一種基于播放和顯示設(shè)備、以網(wǎng)絡(luò)為平臺的新型會議信息傳輸和視是一種基于播放和顯示設(shè)備、以網(wǎng)絡(luò)為平臺的新型會議信息傳輸和視頻播放系統(tǒng)。頻播放系統(tǒng)。支持多種分屏顯示模式（分屏、滾屏、滾動字幕），支持視音頻、圖支持多種分屏顯示模式（分屏、滾屏、滾動字幕），支持視音頻、圖片、文本等格式，支持播放內(nèi)容分組。片、文本等格式，支持播放內(nèi)容分組。分屏顯示分屏顯示三個主要特征三個主要特征遠(yuǎn)程統(tǒng)遠(yuǎn)程統(tǒng)一管理一管理網(wǎng)絡(luò)為網(wǎng)絡(luò)為基礎(chǔ)基礎(chǔ)會議室1會議室2會議室3會議室4數(shù)據(jù)庫服務(wù)器數(shù)據(jù)庫服務(wù)器網(wǎng)絡(luò)網(wǎng)絡(luò)網(wǎng)絡(luò)網(wǎng)絡(luò)概述網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)概述網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)概述系統(tǒng)拓樸圖概述系統(tǒng)拓

5、樸圖還可以根據(jù)需要增加顯示內(nèi)容）當(dāng)天會議安排滾動字幕即時(shí)新聞日期時(shí)間公司LOGO當(dāng)前會議信息 現(xiàn)狀分析及概述現(xiàn)狀分析及概述 系統(tǒng)管理模式系統(tǒng)管理模式目錄目錄 系統(tǒng)設(shè)計(jì)部署系統(tǒng)設(shè)計(jì)部署 效果分析效果分析 功能演示功能演示管理分站（管理分站（參會人員）參會人員）會議室會議室1 1管理分站（管理分站（會議發(fā)起人會議發(fā)起人）管理中心管理中心會議室會議室2 2會議室會議室3 3會議室會議室4 4會議室會議室5 5會議室會議室6 6會議信息發(fā)布需求分析會議信息發(fā)布需求分析安排會議計(jì)劃、編排會議、與發(fā)起人協(xié)調(diào)等 查詢會議時(shí)間安排 查詢會議計(jì)劃、發(fā)布會議、與管理者協(xié)調(diào)等 顯示會議通知、參加人員、會議主題、當(dāng)天

6、會議安排等信息。并可間隔插播企業(yè)產(chǎn)品、公告通知等信息。顯示信息可以是文字，也可以是圖片、視頻、Flash等形式。 操作員類型操作員類型對應(yīng)對象對應(yīng)對象說明說明系統(tǒng)管理員系統(tǒng)管理員前臺、會議管理專員前臺、會議管理專員安排會議計(jì)劃、編排會議、制作安排會議計(jì)劃、編排會議、制作會議發(fā)布節(jié)目與發(fā)起人協(xié)調(diào)等會議發(fā)布節(jié)目與發(fā)起人協(xié)調(diào)等會議查詢員會議查詢員會議發(fā)起人、參會人員會議發(fā)起人、參會人員查詢會議時(shí)間安排，與管理人協(xié)查詢會議時(shí)間安排，與管理人協(xié)調(diào)會議時(shí)間調(diào)會議時(shí)間管理模式管理模式會議管理員會議管理員會議發(fā)起會議發(fā)起人人參會人員參會人員會議信息發(fā)布計(jì)劃安排會議安排、播出流程會議安排、播出流程 現(xiàn)狀分析及概

7、述現(xiàn)狀分析及概述 系統(tǒng)管理模式系統(tǒng)管理模式目錄目錄 系統(tǒng)設(shè)計(jì)部署系統(tǒng)設(shè)計(jì)部署 效果分析效果分析 功能圖解功能圖解系統(tǒng)類型系統(tǒng)類型功能說明功能說明會議預(yù)約管理會議預(yù)約管理系統(tǒng)系統(tǒng) 會議預(yù)約管理系統(tǒng)通過預(yù)先將會議數(shù)據(jù)（會議日期及時(shí)長、會議室、開會議預(yù)約管理系統(tǒng)通過預(yù)先將會議數(shù)據(jù)（會議日期及時(shí)長、會議室、開會部門及成員名單、成員到會情況）輸入管理系統(tǒng)，合理安排會議資源，會部門及成員名單、成員到會情況）輸入管理系統(tǒng)，合理安排會議資源，制作出會議計(jì)劃，并對會議成員到會情況進(jìn)行實(shí)時(shí)記錄，監(jiān)督會議時(shí)間制作出會議計(jì)劃，并對會議成員到會情況進(jìn)行實(shí)時(shí)記錄，監(jiān)督會議時(shí)間安排是否合理，并最終形成簡易會議紀(jì)要進(jìn)行電子化

8、保存，方便進(jìn)行事安排是否合理，并最終形成簡易會議紀(jì)要進(jìn)行電子化保存，方便進(jìn)行事后查詢。后查詢。會議信息顯示會議信息顯示發(fā)布系統(tǒng)發(fā)布系統(tǒng) 會議發(fā)起人、參會人員通過網(wǎng)絡(luò)將存儲在管理電腦上的會議信息數(shù)據(jù)實(shí)會議發(fā)起人、參會人員通過網(wǎng)絡(luò)將存儲在管理電腦上的會議信息數(shù)據(jù)實(shí)時(shí)反映到會議室門口的顯示屏上，方便參會人員隨時(shí)了解會議進(jìn)展及當(dāng)時(shí)反映到會議室門口的顯示屏上，方便參會人員隨時(shí)了解會議進(jìn)展及當(dāng)天會議安排，為參加會議做好充分事前準(zhǔn)備，并可在無會議期間播放與天會議安排，為參加會議做好充分事前準(zhǔn)備，并可在無會議期間播放與企業(yè)相關(guān)的產(chǎn)品介紹，企業(yè)文化、活動安排等，使得信息的傳達(dá)更通暢企業(yè)相關(guān)的產(chǎn)品介紹，企業(yè)文化、

9、活動安排等，使得信息的傳達(dá)更通暢更人性。更人性。 系統(tǒng)設(shè)計(jì)系統(tǒng)設(shè)計(jì)會議預(yù)約管理系統(tǒng)會議預(yù)約管理系統(tǒng)- -圖解分析圖解分析會議預(yù)約管理系統(tǒng)使用流程主要分為以會議預(yù)約管理系統(tǒng)使用流程主要分為以上上5步：步：1、“會議室使用科室(人員)”通知電話、郵件等方式向“控制中心”發(fā)出會議室使用申請。2、“控制中心”查詢已安排會議情況給新申請者安排適當(dāng)?shù)臅h室及時(shí)間。3、“控制中心”提前在會議公告系統(tǒng)中公布會議信息。4、“會議使用科室(人員)”根據(jù)安排到會議室。5、“控制中心”定期統(tǒng)計(jì)會議室使用匯總表。會議預(yù)約管理系統(tǒng)會議預(yù)約管理系統(tǒng)- -文字表述文字表述會議會議信息顯示系統(tǒng)：信息顯示系統(tǒng)：1、會議節(jié)目預(yù)先版

10、面設(shè)計(jì)及制作。2、向不同會議室發(fā)布相應(yīng)節(jié)目，并根據(jù)需要進(jìn)行節(jié)目更新。3、遠(yuǎn)程控制播放終端開關(guān)機(jī)，進(jìn)行簡單日常管理。會議信息顯示系統(tǒng)會議信息顯示系統(tǒng)- -文字文字系統(tǒng)軟硬件組成系統(tǒng)軟硬件組成一、預(yù)約系統(tǒng)：一、預(yù)約系統(tǒng)：1、基礎(chǔ)數(shù)據(jù)輸入，包括會議室編號、人員所屬部門、姓名及卡號。、基礎(chǔ)數(shù)據(jù)輸入，包括會議室編號、人員所屬部門、姓名及卡號。2、會議記錄創(chuàng)建，事先安排每個會議室預(yù)約時(shí)間、會議主題、發(fā)起人、會議記錄創(chuàng)建，事先安排每個會議室預(yù)約時(shí)間、會議主題、發(fā)起人、參會人員等。參會人員等。3、預(yù)約分長期預(yù)約、臨時(shí)預(yù)約。如每周例會等會議可以長期預(yù)約會議室。、預(yù)約分長期預(yù)約、臨時(shí)預(yù)約。如每周例會等會議可以長期

11、預(yù)約會議室。固定的會議室使用者可以事先設(shè)置好。固定的會議室使用者可以事先設(shè)置好。4、會議開始前的簽到，實(shí)時(shí)提交簽到狀態(tài)，當(dāng)會議預(yù)約結(jié)束時(shí)間到了，、會議開始前的簽到，實(shí)時(shí)提交簽到狀態(tài)，當(dāng)會議預(yù)約結(jié)束時(shí)間到了，但會議仍未結(jié)束時(shí)，系統(tǒng)通過跳出對話框等方式提醒會議管理操作者，但會議仍未結(jié)束時(shí)，系統(tǒng)通過跳出對話框等方式提醒會議管理操作者，其可及時(shí)與發(fā)起人聯(lián)系，以核實(shí)會議進(jìn)行情況，并對后面安排的會議其可及時(shí)與發(fā)起人聯(lián)系，以核實(shí)會議進(jìn)行情況，并對后面安排的會議做及時(shí)的調(diào)整。做及時(shí)的調(diào)整。5、會議結(jié)束后生成電子版的會議紀(jì)要，內(nèi)容包括會議日期、會議時(shí)長、會議結(jié)束后生成電子版的會議紀(jì)要，內(nèi)容包括會議日期、會議時(shí)長

12、、會議主題、發(fā)起人、參會人員，并可進(jìn)行查詢等。會議主題、發(fā)起人、參會人員，并可進(jìn)行查詢等。系統(tǒng)功能詳解系統(tǒng)功能詳解二、顯示系統(tǒng)：二、顯示系統(tǒng)：1、顯示系統(tǒng)控制每一個會議公告牌的顯示信息。、顯示系統(tǒng)控制每一個會議公告牌的顯示信息。2、顯示信息可以是文字，也可以是圖片、視頻、顯示信息可以是文字，也可以是圖片、視頻、Flash等形式。等形式。3、可以自動滾動顯示會議信息、企業(yè)文化、產(chǎn)品信息、公告通知等信息。、可以自動滾動顯示會議信息、企業(yè)文化、產(chǎn)品信息、公告通知等信息。4、可以設(shè)置顯示文字大小、字體、顏色等格式?？梢灶A(yù)先設(shè)計(jì)固定的顯、可以設(shè)置顯示文字大小、字體、顏色等格式。可以預(yù)先設(shè)計(jì)固定的顯示模板

13、。示模板。5、會議公告牌可以顯示當(dāng)前會議室的會議情況。同時(shí)可以顯示當(dāng)天會議、會議公告牌可以顯示當(dāng)前會議室的會議情況。同時(shí)可以顯示當(dāng)天會議安排情況，以提示參會人員。安排情況，以提示參會人員。系統(tǒng)功能詳解系統(tǒng)功能詳解三、統(tǒng)計(jì)、查詢系統(tǒng)：三、統(tǒng)計(jì)、查詢系統(tǒng)：1、根據(jù)會議記錄進(jìn)行各種統(tǒng)計(jì)。包括按使用部門統(tǒng)計(jì)、按使用時(shí)段統(tǒng)計(jì)、根據(jù)會議記錄進(jìn)行各種統(tǒng)計(jì)。包括按使用部門統(tǒng)計(jì)、按使用時(shí)段統(tǒng)計(jì)、按主題統(tǒng)計(jì)等。按主題統(tǒng)計(jì)等。2、查詢已安排、已進(jìn)行、已取消等各種狀態(tài)的會議。、查詢已安排、已進(jìn)行、已取消等各種狀態(tài)的會議。系統(tǒng)功能詳解系統(tǒng)功能詳解 現(xiàn)狀分析及概述現(xiàn)狀分析及概述 系統(tǒng)管理模式系統(tǒng)管理模式目目錄錄 系統(tǒng)設(shè)計(jì)

14、部署系統(tǒng)設(shè)計(jì)部署 效果分析效果分析 功能圖解功能圖解價(jià)值分解價(jià)值分解提升會議效率提升會議效率其它效益其它效益提升企業(yè)形象提升企業(yè)形象l方便會議發(fā)布查詢方便會議發(fā)布查詢l會中數(shù)據(jù)收集會中數(shù)據(jù)收集l會后效率分析會后效率分析l品牌品牌/ /服務(wù)服務(wù)/ /形象形象l提升管理水平提升管理水平l打造溝通平臺打造溝通平臺l統(tǒng)一管理統(tǒng)一管理/ /監(jiān)督監(jiān)督l降低時(shí)間損耗降低時(shí)間損耗l吸引外部廣告吸引外部廣告會議信息發(fā)布的價(jià)值會議信息發(fā)布的價(jià)值提高效率，加強(qiáng)效果提高效率，加強(qiáng)效果 現(xiàn)狀分析及概述現(xiàn)狀分析及概述 系統(tǒng)管理模式系統(tǒng)管理模式目目錄錄 系統(tǒng)設(shè)計(jì)部署系統(tǒng)設(shè)計(jì)部署 效果分析效果分析 功能圖解功能圖解登陸界面及顯示界面登陸界面及顯示界面1、登陸界面（輸入服務(wù)器IP、用戶名及密碼）2、操作界面（由菜單欄、工具欄及功能欄組成）員工檔案添加員工檔案添加1、部門設(shè)置2、人員添加（已與門禁數(shù)據(jù)庫做好鏈接，可直接導(dǎo)入，包括姓名、所屬部門、卡號等信息）會議室添加會議室添加1、會議室添加（添加會議室及進(jìn)行一般屬性描述）創(chuàng)建會議創(chuàng)建會議1、創(chuàng)建會議（創(chuàng)建會議需要